Как работодателю поменять снилс при смене фамилии: Как получить или заменить СНИЛС?

Когда комплект документации подаётся через работодателя, к нему потребуется приложить их опись с целью предотвращения утери.

Сроки замены СНИЛС

Замена карты при изменении паспортных данных занимает столько же времени, что и получение документа в первый раз.

Через ПФР

При подаче заявления непосредственно сотрудникам ПФ, нормативные сроки выдачи нового документа составляют не более 5-ти дней. Именно такое время даётся служащим фонда внутренними нормативными актами.

Через Госуслуги

При обращении через сайт «Госуслуги», она поступает в обработку практически мгновенно. Поэтому, сроки рассмотрения поданного комплекта документации, и выдачи нового СНИЛС такие же, что и при личном посещении офиса фонда.

Через МФЦ

Наиболее длительным будет процесс замены документа через МФЦ. К установленным нормативами пяти дням понадобится прибавить время, уходящее на пересылку полученного комплекта документов из МФЦ в пенсионный фонд. Это обычно занимает от 1 до 3-х дней, в зависимости от скорости работы почтовой службы и дня недели.

Замена СНИЛС при смене фамилии

При трудоустройстве, работодатель требует от потенциального сотрудника предоставить ряд документов, в число которых входит страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС) – зелёная карточка, которая, после регистрации в пенсионном фонде, выдаётся каждому жителю России.

В некоторых случаях, требуется замена такой карточки, например, когда застрахованное лицо сменило фамилию. Чаще молодым девушкам требуется замена СНИЛС при смене фамилии после замужества. Лишь одно полое в новом документе будет изменено, а именно фамилия. Индивидуальный страховой номер останется прежним, который присваивается гражданину лишь единожды.

ПОИСКОВЫЕ ЗАПРОСЫ В ИНТЕРНЕТЕ

Когда остро стоит вопрос – как поменять СНИЛС при смене фамилии, то человек начинает суетиться, и чтобы решить проблему начинает искать информацию в интернете. На самом деле процесс замены страхового документа достаточно прост. Получить на руки новую карточку можно через миграционную службу, работодателя или пенсионный фонд. За услугу ничего платить не нужно, она предоставляется совершенно бесплатно. После подачи заявки, ожидание готовности страхового свидетельства составит до 5 дней.

А ещё, когда речь заходить о смене документов, в интернете становятся популярными такие запросы как – смена фамилии после замужества или документы 2019. Конечно, на первый взгляд всё это выглядит немного странно, но когда девушка впервые выходит замуж и меняет фамилию, то ей эта информация становится необходимой.

ДЕЙСТВИЯ ПРИ ЗАМЕНЕ СТРАХОВОГО СВИДЕТЕЛЬСВА

При смене фамилии в первую очередь нужно заменить паспорт, в котором будет указано новое имя. Направляясь в пенсионный фонд или миграционную службу с целью замены СНИЛС, следует с собой взять пакет документов:

1.  Паспорт
2.  Свидетельство о браке
3.  Старое страховое свидетельство

Специалист, приняв документы, попросит вас заполнить заявление об отмене страхового свидетельства. Если у вас по какой-то причине отсутствует старый СНИЛС, то следует его восстановить, написав ещё одно заявление.

Заявление об отмене старого СНИЛС

Заявление пишется строго по образцу. При совершении малейшей ошибки, специалист ведомства попросит его переписать заново. Поэтому при заполнении документа, не торопитесь, и делайте всё хладнокровно, и правильно. А лучше, находясь в спокойной обстановке, можно заполнить заявление дома.

 документе об отмене СНИЛС нужно указать:

1.  Данные паспорта– серию и номер паспорта, код подразделения, кем выдан, гражданство, место регистрации, дату и место рождения.
2.  Указать фамилию до замужества и после.
3.  Номер телефона

Заявление пишется чёрной ручкой, печатным шрифтом. Образец заявления можно скачать на сайтах пенсионного фонда или миграционной службы России. Сложностей в этом процессе у вас возникнуть не должно.

В каких случаях стоит обращаться к работодателю при замене страхового свидетельства

Если у вас есть официальная работа, то можно обратиться к своему работодателю за помощью по смене зелёной карточки. Ваш начальник сам подаст заявку в пенсионный фонд или миграционную службу о выдаче нового страхового свидетельства. Не имея на руках такого документа, работодатель не сможет отчислять в пенсионный фонд налоги от вашей заработной платы

Если вы работаете не официально или вовсе являетесь безработным, то рутиной работой придётся заниматься самостоятельно.

Таким образом, желая взять имя мужа, в первую очередь следует позаботиться о замене документов. Помимо паспорта, нужно поменять и СНИЛС. Вся процедура не займёт много времени.

Если вы официально устроены у работодателя, то он эту работу возьмет на себя, в противном случае вам придется все делать своими усилиями. Пенсионный фон выдаст документ в день подачи заявки, а в миграционной службе на это уйдёт до 5 дней.

Как получить, заменить и восстановить СНИЛС

Ежегодно 5 миллионов человек – и взрослых, и детей – регистрируются в Пенсионном фонде России и получают свидетельство обязательного пенсионного страхования с уникальным СНИЛС – «страховым номером индивидуального лицевого счета».
Помимо того что СНИЛС нужен для формирования пенсии, он необходим для получения государственных услуг в электронном виде и льгот, сокращения количества документов при получении различных услуг и др.

Как получить СНИЛС взрослым
• При устройстве на работу.
При заключении трудового договора или договора гражданско-правового характера работодатель в течение двух недель отправляет данные сотрудника и заполненную анкету в территориальный орган Пенсионного фонда России. Страховое свидетельство со СНИЛС оформляется в течение трех недель, передается сначала работодателю, который выдает его сотруднику.
• Самостоятельно в Пенсионном фонде России по месту регистрации (в том числе временной) или фактического проживания.
Необходимо предъявить паспорт и заполнить анкету. В этом случае оформление страхового свидетельства со СНИЛС занимает три недели. Такую же процедуру проходят те, кто добровольно делает отчисления на свою будущую пенсию в Пенсионный фонд России за себя или за другого человека.
Как получить СНИЛС детям
Для получения страхового свидетельства со СНИЛС для ребенка до 14 лет мама или папа с собственным паспортом и свидетельством о рождении могут обратиться в Пенсионный фонд России по месту жительства или фактического проживания. В ПФР нужно заполнить анкету, и не позднее чем через две недели Вы получите для своего ребенка страховое свидетельство со СНИЛС. Дети старше 14 лет могут обратиться самостоятельно со своим паспортом.

ПФР рекомендует
Пенсионный фонд России рекомендует получить СНИЛС всем взрослым гражданам, которые по разным причинам пока его не имеют. Это, как правило, военнослужащие и сотрудники силовых ведомств без стажа на «гражданке», которые будут получать или уже получают пенсию по линии своего ведомства, а также граждане, не имеющие страхового стажа. Например, домохозяйки.
Чтобы получить СНИЛС, необходимо обратиться в Пенсионный фонд России по месту регистрации (в том числе временной) или фактического проживания с паспортом. Военнослужащие, которые служат в гарнизонах, отдаленных от мест расположения органов Пенсионного фонда, могут получить СНИЛС через свою войсковую часть.
Иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов в соответствии с ФЗ от 25 июля 2002 года № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»), постоянно или временно проживающие на территории России получают свидетельство со СНИЛС лично территориальном органе ПФР по месту жительства (пребывания) либо через своего работодателя.
В случае потери «зеленой карточки» со СНИЛС
СНИЛС предоставляется каждому гражданину один раз и навсегда и закрепляется только за ним. А вот саму «зеленую карточку» можно и потерять. Если случилась такая неприятность, восстановить свидетельство просто.
Если вы работаете, обратитесь в отдел кадров с заявлением о выдаче дубликата. Если вы относитесь к категории самозанятого населения (индивидуальный предприниматель, адвокат, нотариус и т. д.), обратитесь в Пенсионный фонд России по месту своей регистрации в качестве страхователя с заявлением о выдаче дубликата. Неработающие граждане должны подать заявление о восстановлении «зеленой карточки» в Пенсионный фонд России по месту регистрации (в том числе временной) или фактического проживания.
В течение месяца со дня обращения гражданина или работодателя на основании данных индивидуального лицевого счета будет выдан дубликат страхового свидетельства.

СНИЛС при смене фамилии
Личные данные, указанные на «зеленой карточке», должны соответствовать данным паспорта, поэтому при смене фамилии необходимо поменять страховое свидетельство на новое. Для этого в Пенсионный фонд России по месту регистрации (в том числе временной) или фактического проживания подается (через работодателя или лично) заявление об обмене страхового свидетельства. Прежнее страховое свидетельство прикладывается к заявлению. Все изменения отражаются на индивидуальном лицевом счете гражданина, и ему выдается страховое свидетельство с тем же СНИЛС, но с измененной фамилией.

Пенсионный фонд информирует | Официальный сайт Новосибирска

19 марта отмечался Международный день клиента, в рамках этого мероприятия в УПФР в Советском районе г.Новосибирска состоялась прямая линия по вопросам, входящим в компетенцию органов ПФР. По итогам мероприятия размещаем часть вопросов и ответов.   

Наталья Владимировна, возраст 55 лет.

Вопрос: «Кто относится к предпенсионерам и чем можно подтвердить, что я отношусь к данной категории?»

Ответ: «К категории предпенсионеров относятся граждане, которые приобретают этот статус за 5 лет до достижения пенсионного возраста (женщины в 60 лет, мужчины — в 65).

Для подтверждения статуса предпенсионера можно получить справку непосредственно в органах ПФР по месту жительства, запросить информацию через многофункциональный центр или через  своего работодателя, а также такую информацию Вы можете получить через сайт ПФР».  

Светлана Константиновна, возраст 30 лет.

Вопрос: «Поменяла фамилию в связи с вступлением в брак. Как поменять СНИЛС?»

Ответ: «Для замены страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) при смене фамилии Вы можете обратиться непосредственно в территориальный орган ПФР, к работодателю (если Вы трудоустроены) либо в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг по месту жительства и заполнить заявление об обмене СНИЛС по форме АДВ-2. При себе необходимо иметь документ, удостоверяющий личность».

Ольга Алексеевна, возраст 70 лет.

Вопрос: «По какому телефону можно получить консультацию не приходя в ПФР?»

Ответ: «Для получения устной консультации Вы можете позвонить по горячему многоканальному телефону по Новосибирской области 229-19-49 (в режиме времени приема) либо по телефону Единой федеральной консультационной службы ПФР (сall-центр) 8-800-600-44-44.   Сall-центр работает круглосуточно, звонок для всех жителей РФ бесплатный».

Федор Сергеевич.

Вопрос: «Я работающий пенсионер, получаю страховую пенсию по старости. При увольнении с какой даты будет произведен перерасчет пенсии, как неработающему?»

Ответ: «В соответствии с частью 3 статьи 26.1 Федерального закона от 28.12.2013 г № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (с изменениями) пенсионерам, прекратившим осуществление работы и (или) иной деятельности, пенсии с учетом индексаций (корректировок) выплачиваются за период начиная с 1 числа месяца, следующего за месяцем прекращения работы и (или) иной деятельности. Новый размер пенсии с учетом индексации Вы получите спустя три полных месяца после увольнения, с доплатой за прошлое время с 1 числа месяца следующего за месяцем увольнения».

Алексей Николаевич, возраст 40 лет (получатель страховой пенсии по инвалидности).

Вопрос: «13. 03.2019 г. я своевременно прошел очередное переосвидетельствование. Нужно ли приходить в Пенсионный фонд для продления выплаты пенсии, ЕДВ и ФСД?

Ответ: «Пенсионным законодательством урегулирована возможность установления пенсий на основании сведений, содержащихся в федеральной государственной информационной системе «Федеральный реестр инвалидов» (ФГИС ФРИ), при этом определен приоритет указанных сведений перед документами. В Пенсионный фонд для продления выплаты приходить не нужно».

Руководство по кадрам и начислению заработной платы при смене имени

Что в имени? Когда дело доходит до HR и заработной платы, много. Следуйте этим полезным советам всякий раз, когда сотрудник официально меняет имя.

Шаг 1. Попросите сотрудника обновить SSA

HR не одинок в этом: чтобы начать процесс смены имени, нужны двое. Вам необходимо убедиться, что затронутый сотрудник сообщил об обновлении в Администрацию социального обеспечения (SSA). Это самый важный шаг — сообщить сотруднику, что с точки зрения федерального правительства его карта социального страхования считается источником правды по ряду пунктов, включая налоги на заработную плату.

Из-за правил SSA, физическое лицо должно будет явиться в местный офис, чтобы обработать изменение. Агентство предоставляет на своем веб-сайте простой в использовании указатель офисов, который вы можете отправить своим сотрудникам. Часы работы SSA ограничены, поэтому мы рекомендуем дать сотруднику время для посещения в рабочее время, если это необходимо. Поверьте, оно того стоит.

После получения сотрудником заявления на получение новой карты социального обеспечения агентство обычно отправляет ему или ей новую карту в течение 10 рабочих дней.

Шаг 2: Обновите форму W-4 и свою систему расчета заработной платы

Как только изменение имени сотрудника согласовано с Администрацией социального обеспечения, мяч возвращается на вашу площадку. Здесь в игру вступает другое федеральное агентство; Служба внутренних доходов (IRS) требует, чтобы имя, указанное в W-4 и W-2 сотрудника, в точности совпадало с именем, указанным в карточке социального обеспечения сотрудника.

Если вам нужно переподготовить, форма W-4 является обязательной частью процесса адаптации сотрудника.Форма определяет размер федерального подоходного налога, удерживаемого из зарплаты сотрудника. Людей просят заполнить «таблицу личных надбавок» в зависимости от семейного положения, работы супруга сотрудника и других личных факторов. Правильное понимание имеет значение, поскольку удержание слишком небольшого количества налогов может означать большой баланс, причитающийся, когда сотрудник подает годовые отчеты.

Рекомендуется, чтобы сотрудники проверяли свои документы W-4 при изменении их личного или финансового положения.Если речь идет о смене имени, это не просто разумно — это необходимо. Попросите сотрудников заполнить новую форму и загрузить любые изменения в вашу платежную ведомость и систему управления персоналом.

Говоря о технологиях управления персоналом, обязательно дважды проверьте, обновлено ли имя сотрудника во всей системе. Когда придет время создавать W-2, вам нужно будет убедиться, что имена сотрудников указаны правильно и в этих формах.

Шаг 3. Повторная проверка формы I-9s

Закон не требует от работодателей обновлять записи о разрешении на работу после смены имени, но это рекомендуется.Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) рекомендует менеджерам по персоналу регистрировать эти изменения в форме I-9.

В Разделе 3, предназначенном для перепроверки и повторного найма сотрудников, запишите новое имя и подпишите форму. Вам не нужно запрашивать подтверждающие документы, подтверждающие изменение.

Если вы используете E-Verify в дополнение к бумажной форме I-9, обязательно дважды проверьте, что сотрудник уже зарегистрировал изменение своего имени в SSA.Если имя отличается от их записей, это может остановить повторную проверку.

В некоторых редких случаях человек может обратиться с просьбой об изменении имени, не связанной с браком или разводом. Например, если сотрудник был принят на работу под ложным именем, но впоследствии получил юридический статус, он может потребовать упорядочить свою форму I-9.

В этих случаях USCIS рекомендует заполнить новую форму I-9, указать первоначальную дату приема на работу в Разделе 2 и приложить старую форму с письменным объяснением.

Шаг 4: Подведение итогов о льготах и ​​банковской информации

Вы обновили данные о заработной плате и разрешениях на работу, чтобы обеспечить соответствие вашего бизнеса требованиям. Это отличные новости, но есть еще несколько неясных моментов, которые вам нужно исправить.

Изменение имени часто происходит в результате жизненного события, такого как брак или развод. Эти «квалифицирующие жизненные события», как их называют в страховой отрасли, позволяют людям обновлять свои льготы в середине планового года. Сотрудники могут захотеть либо отказаться от страхового покрытия, либо увеличить его, либо, возможно, добавить супруга или ребенка. У них будет только 60 дней после мероприятия, чтобы внести изменения, поэтому не забудьте напомнить им о временном влиянии решения.

Последнее напоминание о заработной плате: если сотрудник недавно женат, имейте в виду, что пары часто открывают совместные банковские счета. Убедитесь, что информация о прямом депозите и распределении заработной платы сотрудника актуальна. Если ваша система управления персоналом и начисления заработной платы является самообслуживанием, он или она может позаботиться об этом самостоятельно.

Возможно, вас не пригласили на свадьбу, но вы все равно можете преподнести молодоженам подарок в виде безупречного опыта работы с персоналом. Следуйте этим советам и сделайте процесс изменения имени легким.

Дискриминация по именам может затруднить поиск работы, но разве можно использовать псевдоним?

Независимо от того, есть ли в вашем резюме Руби или Рудаба, Майкл или Мохамед, не имеет значения, если ваши навыки являются отличными и подходят для этой работы. Верно?

Хотя это звучит хорошо в теории, многочисленные исследования показали, что резюме с женскими именами с меньшей вероятностью приведут к собеседованию или получению работы, и то же самое касается неанглоязычных имен.

Исследование, проведенное ANU в 2015 году, показало, что кандидаты с именами, звучащими из Китая, Ближнего Востока и коренных народов, с гораздо меньшей вероятностью будут приглашены на собеседование.

Это раздражающая и приводящая в ярость причина пропустить работу.

И когда вы молодой человек, ищущий работу, недостаток опыта уже ставит вас в невыгодное положение.

Так стоит ли вам когда-нибудь подумать о том, чтобы изменить свое неанглоязычное имя, чтобы продвинуться вперед?

«Это очень персонализированный выбор», — говорит Мишель Стратегейер, академик Мельбурнского университета по вопросам многообразия и инклюзивности.

«Это может улучшить перспективы трудоустройства человека, но какой ценой? Учитывая, насколько важны имена для нашей идентичности, возникает более широкий вопрос о потенциальных результатах такого изменения, помимо простого изменения результатов приема на работу».

Имея это в виду, мы поговорили с двумя молодыми людьми, чтобы узнать, как они принимали противоположные решения.

Преодоление предвзятого отношения и прием на работу

Получить работу в молодом возрасте достаточно сложно. Быть меньшинством может усложнить задачу.Вот несколько стратегий для максимального увеличения вашего воздействия, выясняя, стоит ли организация вашего времени.

Мохамед, 26 лет, корпоративный юрист

Во время учебы в университете Мохамеду редко перезванивали при подаче заявления на временную работу. Ему придется явиться лично и представиться, прежде чем кто-либо его рассмотрит.

То же самое продолжалось и при приеме на работу. Во время учебы в юридической школе он отправил 20-25 резюме в разные фирмы, но ничего не получил.

Мохамед говорит, что у него была двойная проблема — его имя и отсутствие постоянного места жительства в то время (он родом из Египта).

«Я определенно подумывал о смене имени», — говорит он.

«Но я никогда этого не делал. Думаю, я слишком горжусь.

« Если место не собирается нанимать меня из-за моего имени, то я не обязательно хочу там работать ».

Он говорит, что сетевое взаимодействие помогло ему в конечном итоге найти работу.

95 процентов руководителей бизнеса — белые.Вот как добиться успеха, если вы не

Итак, вы хотите перейти в управление? Мультикультурные работники сталкиваются с дополнительными препятствиями. Вот как некоторые пытаются их прорвать.

Он посещал мероприятия своего университета и профессиональных групп, таких как Юридический институт Виктории.

«Я также нашел очень полезным« холодный звонок », отправив электронные письма или сообщения LinkedIn в отдел кадров различных компаний», — говорит он. «В большинстве случаев они были более чем счастливы поболтать».

«Холодные звонки в сочетании с посещаемостью мероприятий означали, что HR с гораздо большей вероятностью узнают вас… Я думаю, они ценят усилия — пока, конечно, поскольку это разумно и не переусердствует.

После раунда контактов Мохамед сосредоточил свои усилия и подал заявку на шесть рабочих мест. В результате было получено в общей сложности четыре предложения о работе.

Но он говорит, что были и другие факторы, которые помогли. «Я ходил в частную школу. и я тоже относительно «белый» — у меня светлая кожа, несмотря на то, что я из Египта ».

Он признает, что эти факторы дают ему привилегии, которых нет у других соискателей.

Рудаба, 28, специалист по кадрам

Rudabah * при подаче заявления на работу имел другой опыт.

Оставив свою первую работу в консалтинговой фирме в возрасте 20 лет, она приняла сознательное решение оставить свое «длинное и сложное» полное имя в своем резюме.

«Но мне просто не звонили из [кадровых] агентств», — говорит она.

В конце концов она уступила и изменила свое резюме, указав свое прозвище Руби.

«И я не шучу, [я получил] еще много звонков.

Рудаба говорит, что этот опыт действительно ее обеспокоил и повлиял на то, как она сейчас подходит к набору персонала как специалист по персоналу.

Она не согласна с тем, порекомендует ли она другим также изменить свое имя.

давление] », — советует она.« Но, когда ты в отчаянии, иногда тебе просто нужно сделать это, чтобы попасть в дверь ».

Что делать, если тебя не на работе

Общение Работа с товарищами по работе может иметь решающее значение для карьерного роста, но некоторым труднее участвовать.

Рудаба вырос в Западном Сиднее и говорит, что отсутствие разнообразия в корпоративной Австралии имеет даже более глубокие корни, чем просто бессознательная предвзятость, основанная на именах.

«Если ваш отец и партнер ходят в один и тот же яхт-клуб, вы в нем. Или вы играете в гольф. Я не могу недооценить, насколько это реально. Если вы не живете с одним и тем же почтовым индексом или часто бываете в одном и том же общественные места… у вас не так много общего, чтобы даже обсуждать.

«И ваша ранняя карьера, которая будет наставлять вас и спонсировать ваше развитие, действительно начинается с этих социальных взаимодействий.«

Рудаба теперь работает в государственном секторе, который, по ее словам, является гораздо более инклюзивным и поддерживающим работодателем.

Хотя она по-прежнему носит псевдоним Руби, в ее рабочем электронном письме указано ее полное имя во всей его« длинной и сложной »славе. .

* Имя изменено в целях конфиденциальности.

ABC Everyday в вашем почтовом ящике

Получайте нашу рассылку новостей ABC Everyday каждую неделю

Как изменить свое имя

Изменение имени в рабочий день:

Войдите в Workday.

Щелкните значок «Личная информация», а затем щелкните «Изменить юридическое имя» или «Предпочтительное имя», в зависимости от ситуации. См. Полные инструкции Workday для обновления личной информации.

Важно : Не забудьте нажать Отправить , когда закончите!

• Ваше официальное имя должно в точности совпадать с тем, как ваше имя указано в вашей карточке социального обеспечения.
• После того, как вы отправите изменение, оно будет направлено вашему местному представителю отдела кадров, который запросит подтверждающую документацию.Преподаватели и сотрудники Cornell должны предоставить вашему местному представителю отдела кадров копию вашей карты социального обеспечения, на которой указано ваше новое имя. (другие формы идентификации не принимаются).

• Выберите «Предпочитаемое имя» в меню «Изменить». Снимите флажок «Использовать официальное имя в качестве предпочтительного имени» и введите необходимые изменения в поля.
• Workday всегда будет отображать предпочтительное имя (и искать по нему), хотя запись о сотруднике будет содержать ваш
• Все системы Cornell, получающие данные из Workday, также будут отображать предпочтительное имя.В целях соответствия юридическое название будет использоваться в W-2 и любой другой документации, связанной с соблюдением требований.

По умолчанию в системе электронной почты и календаря Office 365 используются ваши официальные имя, отчество и фамилия, как они указаны в Workday. Измените предпочтительное имя в Workday (см. Выше), чтобы оно отображалось в вашей электронной почте и календаре Cornell. Подробнее об электронной почте.

Любые вопросы, касающиеся использования юридических или предпочтительных имен, следует направлять в местный колледж или представителю отдела кадров.

• Сообщение голосовой почты
• Визитки
• Управление социального обеспечения
• Департамент автотранспортных средств

Распечатать в формате PDF

Политика изменения имени сотрудника

Номер политики: CS-1319-2017
Название политики: Политика изменения имени сотрудника
Владелец политики: Начальник отдела кадров
Дата вступления в силу: 18 января 2017 г.
Последняя редакция: 16 ноября , 2020

В свете COVID-19 обратите внимание на следующие изменения в Политике изменения имени сотрудника, вступающие в силу немедленно и до дальнейшего уведомления:

• Передача формы в отдел кадров (F102) и / или требование подавать документы «лично» временно приостановлены
• Отправляйте все запросы и / или формы об изменении имени сотрудников по электронной почте на адрес askHR [at] mohawkcollege.ок. Представитель отдела кадров ответит и предоставит рекомендации относительно следующих шагов в удаленном процессе.

1. Назначение

В этой политике описывается процесс смены имени сотрудниками в записях колледжа и обеспечения наличия соответствующих процессов для поддержания целостности записей колледжа.

2. Применение и сфера применения

Эта политика применяется к сотруднику, запрашивающему юридическое или предпочтительное изменение имени в записях колледжа.Эта политика не применяется к предпочтительным именам, поскольку они указаны в записях третьих лиц (пенсия CAAT, пособия, федеральная и провинциальная медицинская документация и т. Д.).

3. Определения

«Учетная запись сотрудника и вознаграждения» означает набор личной информации, которая организована и может быть извлечена с использованием имени или номера сотрудника.

«Юридическое имя» — это имя, под которым физическое лицо зарегистрировано в провинции или в иммиграционных документах Канады.

«Имя» — это слово или комбинация слов, с помощью которых человек обозначается, называется или известен.

«Предпочтительное имя» — это имя, которое вы обычно используете, и оно отличается от вашего официального имени.

«Заявитель» включает нынешнего или бывшего сотрудника колледжа Мохавк.

«Номер социального страхования (SIN)» — девятизначный номер, выданный Службой Канады, необходимый для работы в Канаде или доступа к государственным программам и льготам.

4. Принципы

Колледж обязуется поддерживать целостность записей своих сотрудников. Хорошее управление записями колледжа требует соблюдения протокола при изменении имени человека.

Колледж признает, что предпочтительное имя сотрудника должно использоваться всякий раз, когда это возможно, чтобы обеспечить благоприятную, здоровую и гостеприимную среду.

5. Подотчетность и соответствие

5.1 Система подотчетности

Эта политика была одобрена высшим руководством.

5.2 Соответствие

Директор отдела кадров отвечает за мониторинг эффективности этой политики и ее пересмотр в соответствии с установленным графиком или, чаще, в ответ на отзывы сообщества колледжа.

6. Правила

Сотрудники и бывшие сотрудники могут потребовать юридического или предпочтительного изменения имени, которое будет использоваться в соответствующих записях колледжа. Колледж будет предоставлять рекомендации и поддержку на протяжении всего процесса смены имени.

Колледж будет хранить записи всех имен, отчеств и фамилий как часть личных записей. Информация будет храниться в безопасном месте, и доступ будет ограничен теми, у кого есть законная деловая потребность в доступе к информации, чтобы защитить конфиденциальность сотрудника.

В тех случаях, когда желаемое изменение имени завершено, формы пособия / пенсии и налоговые формы будут отражать юридическое имя сотрудника.

6.1 Изменение юридического имени

Текущие и бывшие сотрудники, запрашивающие юридическое изменение имени, должны заполнить и подписать «Форму изменения официального имени» (Приложение 1).«Удостоверение личности, выданное государством с использованием нового юридического имени (водительские права, паспорт, свидетельство о браке и т. Д.), Необходимо подать вместе с заполненной формой лично помощнику по кадрам в отдел кадров, чтобы внести изменения в записи колледжа. Если вы работаете в дополнительном кампусе, предоставьте своему руководителю удостоверение личности государственного образца для проверки, и он отправит копию по внутренней почте / электронной почте в отдел кадров. Отдел кадров соответствующим образом обновит информационные системы сотрудников.

6.2 Изменение предпочтительного имени сотрудника

Сотрудники, запрашивающие изменение предпочтительного имени, должны заполнить и подписать «Форму запроса на изменение предпочтительного имени (Приложение 2)». Документация, полученная от сотрудника, будет храниться в безопасном месте с ограниченным доступом для защиты конфиденциальности и прав лица, отправившего запрос.

Колледж обновит соответствующие записи колледжа, чтобы отразить предпочтительное название.

Pension, Benefit и государственные учреждения, такие как CRA, могут не признавать или принимать предпочтительное имя для юридических целей.Сотрудники несут ответственность за устранение несоответствий имен с внешними организациями в соответствии с политиками и процедурами этих организаций.

7. Дата пересмотра политики

7.1 Дата редакции

Ноябрь 2025 г.

7.2 Ответственность

несет ответственность за обеспечение того, чтобы записи о сотрудниках вводились, поддерживались и изменялись в соответствии с этой политикой.

Информационные технологии отвечает за разработку и внедрение рабочего процесса и процесса регистрации изменений имен в системах (баннер, Active Directory, LMS Systems, ONE card, электронная почта и т. Д.)) и обеспечение сохранения прежних названий для исторических целей. Информация будет храниться в безопасном месте, и доступ будет ограничен теми, у кого есть законная деловая потребность в доступе к информации, чтобы защитить конфиденциальность сотрудника.

Начальник отдела кадров отвечает за пересмотр этой политики каждые пять лет или раньше, когда это необходимо.

8. Вложения

9. Конкретные ссылки

• GC-4301-1982 Политика уважения на рабочем месте (домогательства и дискриминация)
• SS-3106-1978 Политика доступа к записям учащихся
• SS-3207-2017 Политика изменения имени для студентов
• CS-1301-2013 Содержание и доступ к личным файлам Уголовный кодекс, RSC 1985 46 / latest / rsc-1985-c-c-46.HTML
• Кодекс прав человека Онтарио
• Закон об изменении названия, R.S.O. 1990

Приложение A — Процедуры изменения имени

П1. Сотрудники направляются в отдел кадров с оригинальными удостоверениями личности государственного образца.

P2. Для сотрудников, получающих пенсию и / или льготы, представитель отдела кадров свяжется с вами, чтобы обновить необходимые документы.

Изменение официального имени для сотрудников, получающих льготы и / или пенсии

П3. Консультант по компенсациям и льготам (C&BC) или помощник по персоналу (HRA) объяснит, как сотрудник может изменить свое официальное имя. Сотруднику предоставляется форма изменения официального имени для заполнения и предоставления соответствующей документации.

П4. Документация проверяется HRA (или менеджером сотрудников в дополнительных кампусах) перед применением обновлений в системе. Консультант по компенсациям и льготам (C&BC) свяжется с сотрудником по поводу изменений в документах о пособиях и / или пенсиях (при необходимости).Об изменении юридического имени будет сообщено в Payroll и IT, чтобы обновить все документы, связанные с заработной платой, и адрес электронной почты сотрудников.

П5. Копия документации, предоставленной сотрудником, будет внесена в его личный кабинет.

П6. Сотрудник получит электронное письмо после того, как изменение имени будет завершено в системе. После того, как изменение имени будет завершено, сотруднику необходимо будет посетить офис ONE CARD, чтобы забрать свою новую карту.(Подождите 24 часа, чтобы изменение было обработано. С новой картой не будет никаких затрат, если старая карта будет отправлена ​​при получении).

Изменение имени для сотрудников, не получающих льготы или пенсии

П7. HRA объяснит, как сотрудник может изменить свое официальное имя. Сотруднику предоставляется форма изменения официального имени для заполнения и предоставления соответствующей документации.

P8. Документация проверяется HRA (или менеджером сотрудников в дополнительных кампусах) до того, как HRA обновит информацию о сотрудниках в системе.Об изменении юридического имени будет сообщено в Payroll и IT, чтобы обновить все документы, связанные с заработной платой, и адрес электронной почты сотрудников.

П9. Копия документации, предоставленной сотрудником, будет помещена в его личное дело.

Предпочтительное изменение имени для сотрудников

П10. Если отправителю запроса требуется дополнительная информация о процессе изменения имени, он может просмотреть эту информацию в HRA или назначить встречу с консультантом по персоналу.Назначение можно запросить лично или через askHR [at] mohawkcollege.ca.

П11. Если запрошены встречи, представитель отдела кадров встретится с сотрудником и объяснит детали в форме запроса на изменение предпочтительного имени, выделив:

• записи о выплатах, пенсиях и заработной плате не будут изменены для отражения предпочтительного имени;
• некоторые внешние организации могут не признавать или не принимать предпочтительное имя для юридических целей;
• вариантов обновления записей колледжа, относящихся к
• информационная система сотрудника, электронная почта, удостоверение личности;
• несоответствие между предпочтительным названием, используемым Колледжем, и названием, используемым внешними организациями, может вызвать неожиданные трудности;
• , что ответственность за устранение несоответствий будет возложена на работника.

P12. После того, как сотрудник инициализирует и подпишет форму запроса на изменение предпочтительного имени, HRA сообщит:

• Заполните форму, чтобы убедиться, что обновление было выполнено в системе
• подать форму в свой личный кабинет
• связаться с I.T. для изменения адреса электронной почты сотрудников на основании подписанной формы.

P13. Сотруднику рекомендуется посетить офис ONE Card для получения новой идентификационной карты. (Стоимость новой карты не будет взиматься, если старая карта будет отправлена ​​при получении)

Хотите сделать карьеру лучше? Измени свое имя.| Сэм Струан

Часто клиенты спрашивают меня: «Как мое имя влияет на мой карьерный поиск?»

Многочисленные исследования (см. Ниже) доказывают, что Ваше имя играет большую роль в получении обратного звонка или собеседования от потенциального работодателя.

Подобное резюме Джейн Смит или Джона Смита всегда будет предпочтительнее резюме Хосе Рамиреса или Мэгги Чжу в западном мире.

Это неправильно. Это нечестно. Просто так оно и есть.

КАК ПРЕОДОЛЕТЬ ЭТО:

Если вы считаете, что ваше имя отрицательно влияет на ваш поиск, выберите английское профессиональное имя для своего резюме и присутствия в Интернете.Это особенно важно в Великобритании, Северной Америке, Австралии и Новой Зеландии. Для других стран выберите эквивалент Джейн Смит.

Для записи, я не говорю, чтобы изменить свое юридическое имя , но я говорю, что подумайте об использовании профессионального имени для своего резюме и профиля LinkedIn во время поиска.

Будьте Джо Рамиресом, Джо Рамзи или Мэгги Зейн, или кем угодно, что вам подходит или привлекает. Тем не менее, я бы порекомендовал вам оставить его похожим на ваше настоящее имя.

Черт возьми, я изменил свою фамилию с «Сунг» на «Струан» во время обыска (да, меня звали Сэм Сун). Возьмите страницу звезд Голливуда, которые выбрали сценические имена для продолжения своей карьеры и, вероятно, не «сделали бы себе имя», если бы не тот факт, что они буквально сделали себе имя.

То же самое можно сказать и о вашей карьере.

Не уверены? Вот несколько примеров:

Приведенный выше список на самом деле является снимком экрана с черновиком, который я напечатал в LinkedIn Publishing.Те красные точки, которые вы видите, не мое дело — это проверка орфографии LinkedIn, которая помечает их фамилии. Весело, правда?

Нет.

Я не говорю, что убедитесь, что ваше имя проходит проверку орфографии, но правда в том, что некоторые менеджеры по найму рассматривают ваше имя так же, как проверка орфографии — как красный флаг.

Использование профессионального имени означает выравнивание игрового поля и получение равных шансов на собеседование.

На стадии предложения или у дверей компании вы можете попросить использовать свое официальное имя в официальных целях или, если вы чувствуете, что новое профессиональное имя принесет пользу вашей карьере, придерживайтесь его.

Дело не в том, что все кадровые агентства или специалисты по персоналу — невежды; часто речь идет об экономии времени, и, к сожалению, когда речь заходит о вашем имени, делаются поспешные суждения о коммуникативных навыках, лидерских способностях и культурном соответствии.

Все еще не уверены? Прочтите следующее:

Он уронил одну букву от своего имени при подаче заявления о приеме на работу, и появилось много ответов

«Отбеливание резюме» удваивает обратные вызовы для кандидатов на работу из числа меньшинств, исследование показывает

Новое исследование подтверждает удручающую правду об именах и расовых предубеждениях

Имя звучит иначе? Измените его на «Получите работу»

Как этническое имя может повлиять на поиск работы

13 удивительных способов, которыми ваше имя влияет на ваш успех

Знаменитости, чьи настоящие имена вас удивят

Удачи.

— S

Ваше имя сдерживает вас?

Что в имени? Неизменный вопрос Шекспира от Ромео и Джульетты по-прежнему имеет значение более чем через 400 лет после написания пьесы, поскольку предвзятость имени по-прежнему является препятствием для сотрудников.

В 2015 году тогдашний премьер-министр Дэвид Кэмерон затронул этот вопрос, хотя и менее поэтично, на конференции Консервативной партии. Он сказал: «Знаете ли вы, что в нашей стране сегодня, даже если они имеют точно такую ​​же квалификацию, люди с белыми именами почти в два раза чаще получают обратный вызов при приеме на работу, чем люди с именами, похожими на этническую принадлежность?»

Спустя почти пять лет рынок труда, безусловно, стал более сложным из-за проблем и неопределенностей, связанных с Брекситом, бизнесом и будущим, и это, возможно, может способствовать тому, что неосознанная предвзятость становится все более серьезной проблемой на рабочем месте.

Исследование показывает, что систематическая ошибка в именах резюме распространена

Исследование, проведенное Британской академией в начале года, показало, что в среднем 24 процента соискателей белого британского происхождения получали положительный отклик от работодателей. Только 15 процентов заявителей из числа этнических меньшинств, подавших заявки с идентичными резюме и сопроводительными письмами, получили положительные ответы.

В этих случаях не может возникнуть озабоченность по поводу свободного владения английским языком или уровня образования, поскольку все кандидаты четко указали в своих резюме, что они либо родились в Великобритании, либо жили в стране с шести лет и имели британское образование.

Заявители из числа этнических меньшинств и белые заявители с неанглоязычными именами должны отправить в среднем на 60 процентов больше заявлений, чтобы получить положительный ответ от работодателя, чем белые лица британского происхождения.

Люди пакистанского происхождения должны были подать на 70 процентов больше заявлений, в то время как кандидаты из Нигерии, Ближнего Востока или Северной Африки должны были подать на 80 и 90 процентов больше заявлений соответственно.

Это не просто вопрос политкорректности, это вопрос закона.В Законе о равенстве говорится, что работодатели, допускающие дискриминацию по признаку возраста, инвалидности, смены пола, брака или гражданского партнерства, беременности и материнства, расы, религии или убеждений, пола и сексуальной ориентации, нарушают закон и подвергаются потенциальному преследованию. Это настоящая причина того, почему крупные организации предпринимают масштабные согласованные усилия по обучению менеджеров противодействию бессознательной предвзятости.

Но это само по себе не изменит культуру и отношение, которые привели в 2016 году к тому, что Конфедерация британской промышленности рекомендовала удалить имена кандидатов из заявлений о приеме на работу, чтобы работодатели сосредоточились только на навыках и опыте соискателей.

Конкретные роли приводят к более высокому уровню предвзятости

Многие агентства, представляющие кандидатов, убирают имена из заявлений, выдвигая их на работу. Холли Олугози является партнером по обучению и талантам в кадровом агентстве The One Group, базирующемся в Кембридже, и ранее руководила своим финансовым отделом, выдвигая потенциальных кандидатов клиентам из финансового мира. Она воочию убедилась, как предвзятость имени удерживает квалифицированных кандидатов от вызова на собеседование.

Малые и средние предприятия более склонны к собеседованию с кандидатами с иностранными именами

«Это, безусловно, более заметно при наборе персонала, работающего с клиентами, администраторов или обслуживающего персонала», — говорит она. «Малые и средние предприятия, особенно семейные предприятия за пределами Лондона, где меньше культурного разнообразия, также с большей вероятностью будут сопротивляться собеседованию с кандидатами с иностранными именами».

Г-жа Олугози использовала свою девичью фамилию, Чепмен, когда работала на позиции, обращенной к клиенту.«Если мне нужно позвонить клиенту, и он спросит меня, как меня зовут, мне придется пройти через все вопросы по написанию и произношению», — объясняет она. «Меня не волнует, правильно ли они пишут, но они могут чувствовать себя немного неловко, поэтому я просто использовал Чепмена и начал использовать имя Олугоси только тогда, когда больше не был лицом к лицу с клиентом».

Бизнес-консультант Джулия Бернар-Томпсон также обнаружила, что ее имя может привести к сложным взаимодействиям. Хотя она тринидадка, ее имя часто заставляло некоторых людей предполагать, что она белая, — предположение, которое они часто не могли бы скрыть.«Люди говорили мне:« Ты не похожа на Джулию Бернар-Томпсон », — говорит она. «Но они не смогли бы объяснить, что они имели в виду, когда я их спросил».

Вербовка вслепую — путь вперед

Г-жа Бернард-Томпсон потратила много времени на изучение предвзятости имен и недавно выступила на Tedx с докладом о влиянии имен. Она обнаружила, что, хотя в большинстве случаев кандидаты из числа меньшинств будут подвергаться дискриминации с большей вероятностью, есть некоторые примеры, когда верно обратное.«Есть свидетельства того, что предвзятость работает в пользу некоторых меньшинств, когда дело доходит до технологий», — говорит она. «Азиатские имена часто имеют приоритет из-за стереотипов, которые люди имеют об этих группах людей».

По ее мнению, вербовка без именования — это путь вперед. «Это один из самых простых способов предоставить людям реальный доступ к возможностям. Они могут честно представить себя во время интервью, основываясь на своих навыках и возможностях », — говорит г-жа Бернард-Томпсон.

И это, похоже, становится нормой. Когда Кэмерон объявил в 2015 году, что он будет вводить слепой набор на государственную службу, HSBC, Deloitte и BBC последовали его примеру. В конце концов, предположения и мнения всегда будут основаны на той информации, которая есть у людей.

Г-жа Бернард-Томпсон рассказывает в своем выступлении на Tedx о том, как Барак Обама был известен как Барри Соторо до колледжа, прозападное сокращение его имени и фамилии отчима. Билл Клинтон использует имя своего отчима, а его официальное имя — Уильям, а полное имя Тони Блэра на самом деле Энтони Чарльз Линтон Блэр.

Повлияли ли эти изменения на положение, в котором эти люди оказались в дальнейшем в своей карьере? Трудно сказать, но прежде чем мы начнем спрашивать, что в имени, конечно же, следует сосредоточиться просто на том, какие навыки и опыт написаны в резюме этого человека?

Смещение имени на практике

Абделькарим Мессауди изо всех сил пытался найти во Франции низкооплачиваемую стажировку по маркетингу после окончания учебы и решил сменить имя в своем резюме на более французское.Он также решил не раскрывать, что владеет арабским языком. В течение четырех недель его удача изменилась, и он нашел позицию, которая, по сути, была шагом на пути к взлету его карьеры.

Это действительно вызывало некоторый дискомфорт, когда дело доходило до стадии адаптации, поскольку ему приходилось объяснять, почему он использовал другое имя в своем резюме. Чтобы избежать этого, некоторые люди даже меняют имя в паспорте, если чувствуют, что это их сдерживает.

Г-н Мессауди решил объяснить, что он боролся с предвзятым отношением к имени и хотел, чтобы его оценили на предмет его отношения и набора навыков, даже несмотря на то, что он упустил один из своих ключевых навыков, чтобы его рассматривали в качестве возможного кандидата.

Во Франции незаконен сбор данных, касающихся расы или религии, в интересах «общества дальтонизма». Однако это может затруднить мониторинг дискриминации и разнообразия, поскольку нет реальных данных для измерения.

Как инновации под руководством граждан могут изменить персонал изнутри: PwC

Свобода выбора

Вкратце, этот подход начинается с руководства, которое вдохновляет людей на повышение своих знаний и навыков.И речь идет о том, чтобы дать людям возможность сразу же применять полученные знания в повседневной работе, чтобы они чувствовали себя значимыми и актуальными.

Нам нравится думать о нашем подходе как о трехэтапном процессе: повышение знаний, повышение квалификации и повышение производительности. Вот как это работает: бизнес-лидеры определяют направление и цели, а также предоставляют людям обучение, инструменты и ресурсы, чтобы они могли учиться и применять свои навыки. Затем люди «повышают знания», повышая свою осведомленность и понимание новой информации по мере изменения работы, и «повышают квалификацию», сразу же применяя свои новые знания и навыки.Имея руководство по руководству, сотрудники могут свободно брать на себя инициативу в области инноваций, создания, совместного использования и тестирования решений. Они рады делиться решениями, и этот энтузиазм привлекает других людей. Изменения быстро распространяются по всей организации, помогая добиться масштабной эффективности или «повышения производительности». В нашей компании, например, мы увидели более 3200 вкладов в нашу цифровую лабораторию, платформу для совместной работы, где люди используют краудсорсинг и обмениваются решениями, которые они создали сами, такими как боты и автоматизированные рабочие процессы.

Ничего не требуется. Вместо этого нужно дать людям ресурсы и параметры, чтобы встряхнуть ситуацию изнутри. У них есть право выбора — решать, какие методы обучения подходят им лучше всего и в какой степени они хотят участвовать. Для одного человека это может означать двадцать минут в день, чтобы послушать подкаст на блокчейне или учиться на ходу через наше приложение Digital Fitness. С другой стороны, это может означать присоединение к одной из наших ускорительных программ. И им не нужно спрашивать разрешения, чтобы изобрести решение проблемы.Например, команда консультантов недавно помогла клиенту сократить ручной процесс с двух-трех часов до менее пяти минут. Они не только автоматизировали трудоемкую задачу, но и повысили качество своей работы, помогая снизить риск человеческой ошибки при копировании данных из одного места в другое и высвободив время, чтобы сосредоточиться на более ценной работе.