Что такое сброшюровать документы – Помогите студенту! Как брошюровать документы? и что такое «спирально сшитый» и как это шить?

Содержание

Как сброшюровать документы?

Брошюровка документов позволяет систематизировать важную финансовую, юридическую или любую другую документацию, обеспечить ее долгосрочное хранение, удобное чтение и транспортировку. Если прошить документы неправильно, их могут не принять контролирующие органы для проверки отчетности. При этом возрастает риск расформирования и подмены, особенно если в компании/организации большой документооборот.





 


Какие документы нужно брошюровать?


  • Архивные, которые хранятся долгий период.
  • Бухгалтерские – книги, отчеты.
  • Кадровые и те, которые нуждаются в регулярных проверках.

Не скрепляются официальные документы для налоговой, поскольку сотрудники этой службы часто их разделяют для копирования и сканирования.


Строгих стандартов касательно того, как сброшюровать документы, нет. Есть только рекомендации Росархива и инструкции от Центрального банка РФ.





 


Как подготовить документы к сшиванию?


  1. Оформить обложку. Она может быть стандартной (для листов А4) и нестандартной. Для долговременного хранения выбираются плотные износоустойчивые обложки.
  2. Подготовить комплект документов. Толщина стопки не больше 4 см, это максимум 250 листов.
  3. Пронумеровать страницы. Карандашом в верхнем углу справа. Арабскими цифрами, подальше от напечатанного текста.
  4. Составить опись. Здесь нужно указать название компании/организации, дату и срок хранения, перечень, количество документов и страниц.



 


Варианты брошюровки


  • Иголкой и ниткой. После сшивания страниц нитки связываются и приклеиваются кусочком бумаги с надписью для заверения.
  • Шуруповерт и веревка. Хороший вариант для крепления объемных материалов.
  • Дырокол. Быстрый и удобный способ. Может применяться со скоросшивателем.
  • Переплетный станок. Выполняется в типографиях. Гарантирует респектабельный внешний вид и максимальную надежность крепления.



 


Как сброшюровать документы самостоятельно


  • После подготовки документа делаем в нем 3 прокола шилом или иглой. Дистанция между проколами – 3 см.
  • Начинаем вдевать иглу с задней стороны в отверстие посередине. Потом втыкаем вверх и через изнанку в нижний прокол.


  • Повторяем процедуру несколько раз для прочности. На изнанке завязываем узел и оставляем хвостик из ниток. На узел клеим листок 4х6 с подписью уполномоченного лица. Ставим штамп так, чтобы он был на наклейке и одновременно на самом деле.



 


Статья о том, как сброшюровать документы, написана при поддержке специалистов копировального центра Printside.ru




 


 

printside.ru

Как сброшюровать документы? |Блог о саморазвитии

Многие организации в рамках своей деятельности сталкиваются с  вопросом прошивки множества офисных бумаг и документов. С помощью качественной прошнуровки можно упорядочить все бумаги, и вести полноценный контроль сохранности документации.

Есть специальные правовые нормативные акты, согласно которым осуществляется контроль прошивки документов. Каким способом можно осуществить прошивку документов? Безусловно, для этого нужно иметь в наличии специальное оборудование, в качестве которого можно рассмотреть устройство для подшивки и сверления дел. Какие офисные бумаги следует подшивать? Необходимо сброшюровать документы,  которые являютсяважнымидоговорами, которые заверены официально нотариусом, кассовые книги, журналы регистрации. Документация подшивается с целью обеспечения ее сохранности, невозможности изъятия из общей стопки каких-либо отдельных листов.

Есть ли какие-то строгие правила по прошивке? Существуют только некоторые отдельные акты, в которых идет речь о правилах прошивки документов, например, есть специально созданные требования Национального Банка Украины, есть рекомендательные письма отдельных министерств, разнообразных архивов. Среди таких требований можно отметить следующее: необходима нумерации многостраничных документов, они подшиваются так, чтобы наклеенным отрезком можно было опечатать концы нити, поставить на отрезке бумаги печать и подпись, а также указать цифры, например, число листов в документе. Также предполагается вариант опечатывания сургучной печатью либо наклейкой пломбы концов нити, которой сшивались документы. Для того чтобы можно было прочитать текст внутри документа, обязательно делают несколько симметричных отверстий на полях, имеющегося множества страниц. По ходу прошивки документа используется прочная нить. Кончики такой нити аккуратно завязывают узлом, делая это посередине оборотной части документа, причем нужно оставить свободные кончики, длина которых должна быть не меньше 5 сантиметров. Подробная информация представлена на сайте  http://copy.spb.ru/poligr_prod/diplomy/. Только после этого можно переходить к наклеиванию на кончики нити отрезка бумаги, и поставить на нем подпись, которая заверит подлинность сшивания данного документа. В заверительной подписи обязательно прописываются должность ответственного должностного лица число листов в прошитом документе, а также ставится печать данной организации на наклейку из бумаги.

Специальное устройство для выполнения сшивания бумаг используется архивными службами, а также разнообразными архивными специализированными компаниями с целью автоматизации процедуры подготовки всей документации компании,  к сдаче в собственные либо государственные архивы. Станок, который позволяет прошивать документы, нужен сотрудникам кадровых служб и работников бухгалтерии.

Никакой специальной дополнительной подготовки для работы на таком станке от сотрудников не требуется. Есть такие компании, в которых до сих пор применяется обычный дырокол, либо шило, это значительно усложняет и замедляет работу бухгалтеров и делопроизводителей. Особое место процедура прошивания документов занимает в судах, а также в нотариальных и адвокатских конторах, земельных, жилищных, строительных организациях. При ручном труде сотрудников юридических, строительных компаний,  на подшивание документов могут уходить целые месяцы.

Читайте также:

hacklive.ru

Брошюровка документов! | Понятия и категории

Брошюровка придает печатному изделию законченный вид и делает его удобным для использования. Процесс представляет собой скрепление запечатанных листов в единое издание, тем самым повышает его износостойкость. Существует ряд разновидностей брошюровки, выбор которых в  основном зависит от качества и объема используемой бумаги.

К основным видам можно отнести:

  • — брошюровка на скобу;
  • — брошюровка пружиной из пластика;
  • — брошюровка на металлическую пружину;
  • — термопереплет и термоклеевой переплет.
  • Рассмотрим подробнее каждый способ.

Первый способ в народе часто называю «тетрадным». Он подходит для скрепления документов с небольшим количеством листов (до 40 листов бумаги с плотностью 80 г/м2). Используется для изготовления брошюр, буклетов, небольших каталогов.

Второй способ один из самых простых и дешевых способов скрепления листов печатной продукции.  Разный диаметр используемых пружин позволяет скреплять большое количество листов (от 40 до 450-500 в зависимости от вида и качества бумаги). Этот вид брошюровки удобен и тем, что гибкие пластиковые пружины позволяют вынимать либо добавлять бумагу, а то и полностью редактировать готовый документ. По мнению большинства именно скрепление пружиной является оптимальным вариантом «цена-качество».   

Переплет металлической пружиной в принципе почти ни чем не отличается от  пластикового переплета. Но этот способ имеет свои плюсы и недостатки. Преимущество этого способа — отличная презентабельность, прочность скрепления и способность разжима печатного блока на 360 градусов.  К недостаткам можно отнести неспособность редактировать готовый документ, то есть металлические пружины в отличии пластиковых не разжимаются, что не позволяет добавлять либо изымать листы. Документ с металлическим переплетом имеет значительно меньшую допустимую толщину блока (100-150 листов в зависимости от качества используемой бумаги).

Четвертый способ еще называют твердым переплетом. Он считается классическим и строгим вариантом брошюровки. Для него используют скрепление страниц печатного блока при помощи клея, при этом  применяя высокую температуру. После термопереплета готовая продукция остается плоской, то есть «не раздувается». Документ с использованием этого вида переплета имеет достаточно внушительную толщину блока (около 350-370 листов, в зависимости от вида и качества бумаги). Использование термопереплета считается одним из самых долговечных и дорогих методов переплета печатной продукции. Применяется в основном для сплетения дипломных работ, диссертаций, книг. Продукция такого типа имеет достаточно солидный вид.

Не стоит забывать, что не вся бумага поддается качественному склеиванию. К примеру, при применении  материала из плотной меловатой бумаги,  лучше использовать не клеевой способ переплета, так как в этом случае мало вероятности добиться качественного и надежного склеивания.

Современные технологии и новейшие модели оборудования позволяют выполнять брошюровку дипломных, курсовых работ, книг, буклетов и многой другой полиграфической  продукции  в чрезвычайно короткие сроки при этом придерживаясь всех норм и высокого качества.

ponjatija.ru

Виды брошюровки

 




 


В том, чтобы распечатать документ, нет ничего сложного. Гораздо сложнее и важнее придать ему должный вид. Ведь документ, оформленный в переплете, всегда смотрится интереснее и солиднее, чем просто скрепленный степлером или спрепкой. Брошюрование – один из лучших способов оформления напечатанного документа. Преимуществ у него – масса:


  • документ приобретает презентабельный вид
  • простота
  • надежность
  • скорость выполнения
  • универсальность
  • защищает страницы от различных повреждений
  • в любой необходимый момент часть документа можно отсоединить

 


 


Что такое брошюровка?


 


Брошюровкой называют технологический процесс подбора и последующего скрепления отпечатанных листов, в результате которого они соединяются в брошюру  – документ, состоящий как минимум из четырех скрепленных блоков. Формат, плотность и качество бумаги при этом не имеют никакого значения. Процедура брошюровки осуществляется на специализированном полиграфическом оборудовании – биндере. Вначале он перфорирует бумагу, а затем вставляет в полученные отверстия пружины соответствующего диаметра.


Этапы процесса брошюровки:


  • нарезка отпечатанных листов
  • складывание их в определенной заранее последовательности
  • подготовка блоков к брошюровке
  •  непосредственно брошюровка

 


 


Виды брошюровки, их особенности и преимущества


1. На пружину (пластиковую или металлическую)


 




 


Наиболее распространенная и доступная по цене разновидность брошюровки. Пользуется большой популярностью среди студентов, которые чаще всего именно таким образом прошивают курсовые и дипломные работы, диссертации.


Он очень практичен, смотрится весьма солидно. Разворот при таком переплете может быть как на 180 градусов, так и больше. Листы с пружины в любой момент можно снимать, заменять их другими. У такого вида брошюровки есть ограничение по количеству листов в документе – до 480.


 


2. Сшивание разъемными скобами


 




 


Один из самых простых видов брошюровки. Листы перфорируются под скобы, а затем продеваются в них. Скобы же, в свою очередь, уже закреплены на двухсторонней планшетке, служащей обложкой документа.


Несомненное преимущество такого метода в том, что в случае необходимости без особых усилий можно снимать старые и продевать новые листы.


 


3. Термоклеевая брошюровка


 




 


Эта разновидность скрепления чаще всего используется для небольших книг в мягком переплете. Страницы будущего документа укладываются стопкой, помещаются в машину, смазывающую корешок стопы горячим клеем, а затем вставляются в обложку.


Основной недостаток такого вида брошюровки заключается в том, что в открытом положении книга самостоятельно не может удерживать форму. То есть, для того чтобы она оставалась открытой, необходимо прилагать усилия, что со временем непременно приводит к порче переплета, его повреждению.


 


4. Шитье внакидку


 




 


Таким методом чаще всего брошюруются документы объемом до 128 страниц. Для большего объема он не практичен, поскольку внутренние страницы сшитого документа «сползают». Отпечатанные с двух сторон и разрезанные листы складываются вместе соответственно нумерации и скрепляются скобами вдоль корешка.


 


5. Шитье втачку




Метод применяется, когда нужно скрепить в единый документ большее число страниц,  это возможно при шитье внакидку. Скоба вставляется не по центру, а по краю стопы, пробивает листы и выходит с их обратной стороны.


Брошюровка – завершающий этап полиграфических работ с документом. Если важно надолго сохранить его целостность и презентабельный вид, то это – один из наиболее эффективных способов достичь желаемого.

printside.ru

Брошюрование

Переплетенный документ всегда выглядит лучше скрепленного степлером, а если документ объемный (до 450 листов), то без брошюровки не обойтись. Для брошюрования используются прозрачные обложки различных оттенков, пружины могут быть пластиковыми или металлическими. Курсовые, рефераты, доклады, отчеты — и многие другие документы, имеют совсем другой вид, будучи сброшюрованными.

Заказы на брошюровку обычно делаются в течение часа, большие заказы в течение суток.

Стоимость услуг брошюровки смотрите в прайсе или звоните нашим менеджерам.

ВИДЫ БРОШЮРОВКИ

Брошюрование на пружину.

Брошюрование позволят придать документации или продукции аккуратный и презентабельный вид. Технология такого переплета очень проста: по левому краю блока листов пробиваются отверстия, в которые затем продевается пластиковая или металлическая переплетная пружина. Скрепленные таким образом брошюры получаются прочными и аккуратными, к тому же пластиковый переплет позволяет достаточно просто заменять отдельные листы. Переплетные аппараты великолепно подходят для оформления рекламных проспектов, небольших тиражей печатных изданий, подшивок материалов, переплета в единое целое комплектов документов.

Немалую роль в оформлении переплетенных брошюр играют используемые переплетные материалы.

Расходные материалы для переплета пластиковой пружиной различаются не только по диаметру, но и по цвету, что позволяет придать переплетаемому краю брошюры любой цвет. А обложки не только защищают листы от повреждений, но и придают переплетенному документу нужный вид. Существует огромное количество обложек для переплета: от прозрачных пластиковых до картона различной плотности, цветов, глянцевого и тисненого, с исполнением «под кожу». Как показывает опыт гладкие пластиковые обложки для переплета, или, реже, рифленые обложки для переплета используются при переплете документации, бухгалтерской отчетности. Это связано в основном с тем, что прозрачная обложка позволяет видеть титульный лист переплетенного документа. Рифленые обложки обеспечивают за счет своей жесткости большую защиту первых переплетенных листов. Цветные и картонные обложки, придающие более «нарядный» или «строгий» вид используются в переплетных работах, связанных с рекламной, представительской продукцией, а также в малотиражной полиграфии для придания необходимого вида переплетенной брошюре.

Следует иметь ввиду, что максимальная толщина пачки при переплете пластиковой пружиной — до 450 листов, а максимальная толщина переплетаемой пачки при использовании металлической пружины — до 110 листов. Несмотря на то, что переплет металлическими элементами выглядит более элегантно, он не позволяет разжать пружину и добавить новые листы в уже переплетенный документ или заменить обложку.

Область брошюрования на металлическую пружину широка: изготовление различных тетрадей, блокнотов, книг, а также квартальных и перекидных календарей. Поэтому пик заказов на данный вид переплета приходится на конец года, так называемый «календарный сезон», когда огромное количество заказчиков мечтают получить к новому году календари со своей фирменной символикой. Преимущества такого переплета – презентабельность, прочность скрепления, а также возможность раскрытия переплетенного блока на 360 градусов. Недостатки — невозможность редактирования блока (металлическую пружину невозможно раскрыть, чтобы убрать/добавить листы), а также небольшая максимальная толщина блока (до 110 листов).

Брошюрование на пластиковую пружину применяется в основном для переплета различной внутренней документации, инструкций, презентационных материалов и т.д. Преимущества этого переплета: большая (до 450 листов) толщина переплетаемого блока и возможность раскрытия пружины после изготовления книги, то есть возможность редактирования готовой продукции.

Переплёт в термообложку

Термопереплет – современный способ быстрого неразъемного переплета документов. Термопереплет осуществляется за счет применения специальных термообложек и термокорешков различных размеров и цветов. Листы вставляются в термообложку нужной толщины (в зависимости от количества листов), термообложка помещается в аппарат. На торце термообложки с внутренней стороны нанесен полимерный клей. С помощью нагревательного элемента машины полимер размягчается, и листы “впаиваются” в горячий клей.

Этот способ подходит для переплета большого количества документов и для оформления единичных экземпляров. Переплет в термообложку незаменим для документов, отправляемых по почте, для отчетов, договоров, рекламных материалов.

Жесткий переплет в металлический канал

Твердый разъемный переплет в металлические каналы. Для переплета используются жесткие разъемные металлические каналы-корешки и твердые или мягкие обложки. Бумага в обжатом канале надежно закрепляется под действием сил трения. Корешки можно зажимать и разжимать до 10 раз без потери качества переплета. При этом переплетаемые листы бумаги остаются без повреждений.

fotoprint.org.ua

Правила оформления сброшюрованной документации

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 12Следующая ⇒

9.1 Каждый сброшюрованный документ оформляют обложкой по форме 14, приведенной в приложении Н. Обложку не нумеруют и не включают в общее количество страниц.

9.2 Первым листом текстового (графического) документа или нескольких сброшюрованных документов является титульный лист. Титульный лист выполняют по форме 15 приложения П. Пример заполнения титульного листа приведен там же.

9.3 Все листы сброшюрованного документа, начиная с титульного, должны иметь сквозную нумерацию страниц. При этом титульный лист не нумеруют.

Номер страницы на листах текстовых и графических документов указывают в правом верхнем углу рабочего поля листа.

Кроме того, в основной надписи текстовых и графических документов, включенных в том, альбом или выпуск и имеющих самостоятельное обозначение, указывают порядковую нумерацию листов в пределах документа с одним обозначением.

9.4 При комплектовании нескольких документов в виде тома, альбома или выпуска после титульного листа приводят «Содержание», которое выполняют по форме 2 приложения Б.

Первый лист «Содержания» оформляют основной надписью по форме 5 приложения Д, последующие — по форме 6 приложения Д. «Содержанию» присваивают обозначение, состоящее из обозначения документа и шифра «С».

Пример — 2345-ГТ.С, 2345-11-КЖ.ИС, 2345-11-ТХ.НС

9.5 Титульные листы проектных документов оформляют подписями:

руководителя или главного инженера организации;

главного инженера (архитектора) проекта.

Титульные листы рабочих документов оформляют подписью ответственного лица — главного инженера (архитектора) проекта.

Титульный лист отчетной изыскательской документации оформляют с учетом дополнительных требований соответствующих строительных норм и правил.

9.6 Состав проекта, согласно 4.1.2, приводят в ведомости, выполняемой по форме 16 приложения Р.

В ведомости приводят последовательный перечень томов проектной документации.

Первый лист ведомости оформляют основной надписью по форме 5 приложения Д, последующие — по форме 6 приложения Д.

Ведомости присваивают обозначение, состоящее из базового обозначения документа и через дефис — шифра «СП».

Пример — 2345-СП

ПРИЛОЖЕНИЕ А
(рекомендуемое)
Марки основных комплектов рабочих чертежей

Таблица A.1

Наименование основного комплекта рабочих чертежей Марка Примечание
Технология производства ТХ -
Технологические коммуникации ТК При объединении рабочих чертежей всех технологических коммуникаций
Генеральный план и сооружения транспорта ГТ При объединении рабочих чертежей генерального плана и сооружений транспорта
Генеральный план ГП -
Архитектурные решения АР -
Интерьеры АИ Рабочие чертежи могут быть объединены с основным комплектом марки АР или АС
Конструкции железобетонные КЖ -
Конструкции деревянные КД -
Архитектурно-строительные решения АС При объединении рабочих чертежей архитектурных решений и строительных конструкций
Конструкции металлические деталировочные КМД -
Водопровод и канализация ВК -
Отопление, вентиляция и кондиционирование ОВ -
Тепломеханические решения котельных тм -
Воздухоснабжение ВС -
Пылеудаление ПУ -
Холодоснабжение хс -
Газоснабжение (внутренние устройства) гсв -
Силовое электрооборудование эм -
Электрическое освещение (внутреннее) эо -
Системы связи СС -
Радиосвязь, радиовещание и телевидение РТ -
Пожаротушение пт -
Пожарная сигнализация ПС -
Охранная и охранно-пожарная сигнализация ОС -
Гидротехнические решения ГР -
Автоматизация … А… Многоточие заменяют наименованием и маркой соответствующего основного комплекта рабочих чертежей
Автоматизация комплексная АК При объединении рабочих чертежей различных технологических процессов и инженерных систем
Антикоррозионная защита конструкций зданий, сооружений -
Антикоррозионная защита технологических аппаратов, газоходов и трубопроводов АЗО -
Тепловая изоляция оборудования и трубопроводов ТИ -
Автомобильные дороги АД -
Железнодорожные пути ПЖ -
Сооружения транспорта ТР При объединении рабочих чертежей автомобильных, железных и других дорог
Наружные сети водоснабжения НВ -
Наружные сети канализации НК -
Наружные сети водоснабжения и канализации НВК При объединении рабочих чертежей наружных сетей водоснабжения и канализации
Тепломеханические решения тепловых сетей ТС -
Наружные газопроводы ГСН -
Наружное электроосвещение ЭН -
Электроснабжение ЭС -
Примечание — При необходимости могут быть назначены дополнительные марки основных комплектов рабочих чертежей. При этом для марок применяют прописные буквы (не более трех) русского алфавита, соответствующие, как правило, начальным буквам наименований основного комплекта рабочих чертежей

ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(обязательное)
Ведомости общих данных по рабочим чертежам

mykonspekts.ru

Как сброшюровать документ | 1privilege.ru

Содержание статьи

  • Какие нормы регулируют эту процедуру
  • Оформляем обложку
  • Нумерация листов
  • Опись на документ
  • Процесс сшивания
  • Заверение документа
  • Какие документы и для чего нужно сшивать

Какие нормы регулируют эту процедуру Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:

  • Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
  • Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам). Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

В две дырки

  • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

Как сброшюровать документы?

Работа, бизнес • Рабочий день • 27.04.2015 Подкаст Бизнес Поиск работы Начальство Доп. заработок Рабочий день HR Мылый бизнес Marketing и PR Менеджмент Посмотреть видеоинстукцию

1. В настоящее время есть несколько видов брошюраторов.

С помощью этой машины можно пробить отверстия любой формы. После пробивки отверстий блок листов надевается на пластиковую или металлическую пружину, в зависимости от вида брошюратора.
2. Прямо сейчас мы хотим вам рассказать про работу с ручным брошюратором. Поставьте машину устойчиво на стол или тумбу и подготовьте необходимые документы.

Внимание

Не забудьте также подготовить корочки, которые будут являться обложкой вашей брошюры. Не забудьте что после того как вы установите пружины добавление новых листов будет невозможно.

3. В начале мы перфорируем листы, т.е. делаем в листах отверстия.
Таким образом, один край уже готов.

  • Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
  • Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
  • Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей.

Как правильно сшить документы

  • вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
  • выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
  • вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
  • при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
  • концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
  • клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
  • указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец Видео: Как ИП прошить документы? Прошивка документов для архива Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Как правильно прошивать и заверять документы

Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.Какие документы прошиваются?

  • Кадровая документация по итогам текущего года
  • Документация бухгалтерии
  • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  • Документы для налоговой
  • документы для сдачи отчетности в ПФР
  • документы в различные отделы банка
  • документы на тендер
  • копии уставных документов
  • документы при заключении особо важных соглашений
  • книги учета прибыли
  • нотариально удостоверенные копии и переводы
  • при подготовке документации к сдаче в архив

Какие документы подшиваются

  • Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги. Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

Важно

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см). С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см. Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

Инфо

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек. Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два.

Как пользоваться брошюратором?

На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть. Опись на документ Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись.
В ней содержатся следующие сведения:

  • название данного документа;
  • дата составления описи;
  • аннотация;
  • непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
  • в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО. Процесс сшивания Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.
Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа. Видео: как прошить документы в большой папке для архива Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок Видео: как можно прошивать документы с помощью станка Как заверить прошитые документы Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей).

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

  • Главная
  • Блог
  • Как сброшюровать документы?

Брошюровка документов позволяет систематизировать важную финансовую, юридическую или любую другую документацию, обеспечить ее долгосрочное хранение, удобное чтение и транспортировку. Если прошить документы неправильно, их могут не принять контролирующие органы для проверки отчетности. При этом возрастает риск расформирования и подмены, особенно если в компании/организации большой документооборот. Какие документы нужно брошюровать?

  • Архивные, которые хранятся долгий период.
  • Бухгалтерские – книги, отчеты.
  • Кадровые и те, которые нуждаются в регулярных проверках.

Не скрепляются официальные документы для налоговой, поскольку сотрудники этой службы часто их разделяют для копирования и сканирования. Строгих стандартов касательно того, как сброшюровать документы, нет.

Как сброшюровать документ

Кто может заверить прошитые документы Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

Как сброшюровать документ ворд

Если документы сшиты неправильно

  1. Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
  2. Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
  3. Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов. Какие документы нужно сшивать и зачем? Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.

1privilege.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о