Прошивка документов и нумерация листов
← предыдущий раздел | вернуться к содержанию | читать далее →
Прошивка документов и нумерация листов
Интеллектуальная работа. Нужно запастись капроновой нитью белой или черной и огромной цыганской иглой (чем больше, тем лучше) или изготовить из большой скрепки. Сверху и снизу листов в папке лучше подложить картонную бумагу или прозрачный пластиковый лист (такие можно взять с сброшюрованных проектов) чтобы не рвались листы в местах примыкания нити. Сшивается в отверстиях листов сквозняком так, чтобы у нити был запас для переворачивания листов в папке по арочным скобам (иногда наоборот такое запрещают), выводится на последний лист (можно сзади или на верхнюю страницу последнего листа), на концы нитей сверху клеится специальная бумажка с напечатанным текстом, на ней делается подпись, дата и ставится печать. Рабочие чертежи подшиваются по разному. Последний раз по совету умного ЦУПовца я прошивал как швея все отверстия чертежей, предварительно их разброшюровав вытащив пластиковые зубатые штуки (хз как называются).
Продырявить и сложить документы в папку нужно так, чтобы они в прошитом состоянии листались и читались. Если все-таки пришлось улаживать заводскую документацию на оборудование в виде брошюрок то лучше не раскрепляя и не переворачивая прошить на переплете как есть. Как складывать большие листы чертежей можете глянуть в ГОСТ 2.501-88.
Дырявить журналы лучше нормальным большим дыроколом на 50л, если такого нет, то иногда приходится сверлить дрелем. Ебать, один раз когда даже дреля небыло, дырявили сверлом обмотанным скотчем, при этом быстро-быстро раскручивал по столу от сверла журнал предварительно накернив его как положено.
В какую папку сложить бумажки, с арочными замками или старую «Дело» зависит от требований заказчика. Бывает просто сверху ложили прозрачную пленку, а под низ картонную и писдец.
Для папок с арочными замками можете воспользоваться методом без использования иглы:
- Открыть папку (защелка замков в закрытом положении, бумага на месте — справа).
- Оттянуть пальцем на пару миллиметров верхнюю скобу замка, в щель замка вложить край петли нити.
- Через сантиметров 30 капрона сделать вторую петлю (чтобы между ними был запас) и вложить, оттянув второй замок.
- Открыть и держа обеими руками петли закрыть замок подбородком.
- Аккуратно по частям переложить бумагу на левую сторону папки, передвинув листы по направляющим с нижних замков на верхние, при этом зажатые в замках петли капрона пройдут сквозь направляющие отверстия пакета документов.
- Вытащить концы нити сзади книги.
Листы ручкой нумеруйте только перед сдачей на проверку эксплуатации иначе заебетесь подкрашивать и перенумеровывать, делаете это только с одной стороны (лицевой), т.е. нумеруете листы, а не страницы. Журналы (пронумерованные) в папке нумеруйте только на первом листе, при этом количество листов считайте все, включая и картонки обложки.
Реестр является списком документов в папке с указанием количества листов отдельных документов и сквозной нумерацией. Чтобы быстро пронумеровать большой реестр сразу в электронном документе, можете воспользоваться таким вот методом: После укомплектовки папки прописывается наименование и номера документов по принципу — отдельному документу отдельная строка. Заполняется столбец «количество листов». Выделяется и копируется в буфер весь столбец «количество листов», открывается лист Excel и, выделив вертикально аналогичное строкам реестра количество ячеек нажимаем вставить. Таким образом столбец таблицы в Word превращается в Excel. С правой стороны первой ячейки ставится формула «= левая ячейка». С правой стороны второй ячейки ставится формула «= левая ячейка+верхняя ячейка» и протягивается до конца. В итоге получаем последнюю цифру каждого документа сквозной нумерации. Теперь выделяем ячейки правого столбца сквозной нумерации, копируем и выделив в реестре Word соответствующий столбец нажимаем вставить. Остается вручную поставить первую цифру сквозной нумерации в тех позициях, которые имеют больше одного листа.
← предыдущий раздел | вернуться к содержанию | читать далее →
Пособие инженеру ПТО по исполнительной документации (полный текст пособия)
isp.yoppo.ru
Как прошить документы при регистрации ИП|Открытии ИП
Всем доброго времени суток! В прошлый раз мы рассматривали как самостоятельно подготовить и сдать документы для регистрации ИП .
Сегодня разговор пойдет об одной части подготовки документов , о том как самостоятельно прошить документы ИП.
Прошивка документов при регистрации ИП
При подготовке комплекта документов для сдачи в налоговую для регистрации в качестве ИП необходимо прошить:
- Заявление о регистрации ИП по форме Р21001
- Ксерокопия паспорта, всех страниц где есть записи (в некоторых налоговых вообще требуют полностью все страницы паспорта, даже без записей).
Вы можете спросить-«Почему именно эти документы ?», и я Вам отвечу, все очень просто, прошивать необходимо документы количество листов в которых более 1.
В заявлении Р21001 страниц больше чем 1, Вы это увидите когда будете его готовить. Относительно паспорта, тоже все ясно из-за того что необходима ксерокопия всех страниц где есть записи то их минимум 2 (данные о человеке и прописка), у некоторых больше.
Что потребуется для прошивания ИП своих документов ?
Давайте разберем, что нам необходимо для этой процедуры:
- Дырокол. Я обычно использую простое шило. Если листов не много, то можно обойтись цыганской или даже простой иголкой.
- Нитки. Я использую шелковую нить черного цвета. Понятно что шелковая, потому что она намного прочнее обычной. Что касается цветовой гаммы, попрошу не задавать глупых вопросов о том каким цветом можно прошивать еще (уже были прецеденты, я честно без понятия и мне даже не интересно можно ли это делать зелеными или красными нитками, если Вас сильно интересует этот вопрос — то налоговый кодекс Вам в помощь 🙂 ), в каждой семье есть черные нитки и я не вижу никакой проблемы чтобы прошить именно черными.
- Клей канцелярский или клеящий карандаш.
- Ножницы, ручка и стикер (можно распечатанный на принтере).
Прошивают документ по левому краю. Я делаю это через 3 отверстия которые заблаговременно пробиваю шилом.
Прошивать необходимо в несколько слоев, возможно 5-10 в зависимости от толщины нити.
Прошивать необходимо таким образом, чтобы в итоге на заднюю часть документа вышли оба конца нити. После чего нить связывается узлом и данный узел заклеивается заранее подготовленным стикером.
После этого (хотя можно конечно и до) необходимо пронумеровать листы. Нумерация документов начинается с самого первого «титульного листа», нумеровать необходимо в правом нижнем углу.
Вот теперь документ пронумерован и прошнурован.
Остался последний штрих — это скрепить его своей подписью. На стикере будущий предприниматель пишет: Пронумеровано и прошнуровано на «количество листов» и подпись.
Довольно сложно все объяснять на пальцах. Я обязательно запишу видео в котором покажу наглядно и приложу его к статье.
Процедура государственной регистрации индивидуального предпринимателя теперь стала еще проще, подготовьте документы на регистрацию ИП совершенно бесплатно не выходя из дома через проверенный мной онлайн сервис: «Регистрация ИП бесплатно за 15 минут».
Совет: В настоящее время многие предприниматели для расчета налогов, взносов и сдачи отчетности онлайн используют данную «Интернет-бухгалтерию». Сервис помог мне сэкономить на услугах бухгалтера и избавил от походов в налоговую. Мне также удалось достать подарочный промокод для подписчиков моего сайта, по которому Вы сможете получить 3 месяца сервиса бесплатно, чтобы по достоинству оценить его. Для этого просто введите промокод
На этом пожалуй все! Присоединяйтесь к нашей группе ВК «Секреты бизнеса для новичка», мы всегда рады новым участникам! Пока!
biz911.net
Как правильно прошить документы и пронумеровать — Медицинская карта
В данной статье мы расскажем о тонкостях прошивки документов. Вы узнаете, как правильно пронумеровать страницы, составить опись и передать в архив кадровые документы.
Казалось бы, нет проще занятия, чем сшивать документы. А между тем, не так редки случаи, когда документы, подготовленные для сдачи в архив, возвращаются обратно. Перешить, перенумеровать, добавить опись… Этот, с одной стороны, легкий, а с другой стороны, немаловажный процесс требует особого усердия, внимания и знания некоторых правил документооборота. К сожалению, четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
Нумерация листов
Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке. Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и дату составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
Опись документов
На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.
Обложка дел
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.
Прошивка документов
1. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).
2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.
3. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.
4. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.
5. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.
6. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.
Образец наклейки для многостраничных документов и образец расположения печати (в правом нижнем углу)
7. Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников.
medicmap.ru