Как правильно сшить договор – Как сшить документы для архива 🚩 сшить толстую пачку документов 🚩 Работа и карьера 🚩 Другое

Как прошивать договор | dolgoteh.ru

ГОСТ

  • Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.

Как прошить договор?

Инфо

Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново.


Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т.

е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов.


В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки.

Как правильно прошивать и заверять документы

Важно

Нам же остается только заверить оформленные листы. Называется это «заверительной подписью». Чтобы ее сделать, нужно взять небольшой кусочек бумаги размером 5 х 6 сантиметров и приклеить его на тыльной стороне так, чтобы он закрыл узел.


Внимание

Кончики нити должны выходить из-под него и свободно свисать. На этой записке нужно указать, сколько страниц было прошито.


Потом на ней ставится подпись директора, дата и печать организации. Вообще заверительная подпись делается либо директором фирмы, либо одним из замов.

Сама печать ставится так, чтоб одна часть ее приходилась на последний лист пачки, а другая – на записку. Для чего прошивают документы? Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов.

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  • Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
  • Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Как правильно сшивать документы

Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта. Подготовка документов для регистрации ИП Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А.

Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты. Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству.

В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве. Какие документы необходимо сшивать? В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.

Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.
Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Как прошить договор

Контур.эльба Подготовка составить описьготовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документамиподготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон) Обложка для документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг)указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки Пробивка отверстий отверстия делаются шилом или обычным дыроколомместо для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали Прошивка документы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкойобычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетомпрошиваются листы дважды В две дырки Самым простым вариантом является сшивание документов через два прокола.

Как прошивать договор

На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

  • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

Какой нитью сшивать документы

  • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
  • 2-3 листа сшиваются обычной нитью.

    Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

  • Иглу вводят сначала в среднее отверстие.

    Лучше использовать двойную прошивку.

Как прошить договор

На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ( ) лист ». Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью.
Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем. Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге.

То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала.

Как прошить договор ниткой

Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. И соединяем концы нитки
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ( ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Как прошить договор купли-продажи

Как правильно прошивать и заверять документы Внимание Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона

  • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки.

Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

  • С помощью шила делаем три отверстия.

Как правильно сшивать документы Я видела даже прошивку коричневой бечевкой, которой в советское время перевязывали торты и другие покупки. Важно Какие не подходят Не советую использовать синтетические или шерстяные нитки.

dolgoteh.ru

Как правильно сшивать договора в делопроизводстве

Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  • Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
  • Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Как правильно прошивать и заверять документы

Таким образом, один край уже готов.

  • Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
  • Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
  • Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей.

Как правильно сшивать документы

Важно

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись. Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист.


Внимание

Все скрепки, булавки должны быть удалены. 3. Нумерация. Нумерация страниц производится только простым карандашом.


Инфо

Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.


Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2». Основные инструкции:
  • Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть.

Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  • В документах письма хранятся в конвертах.
  • Как правильно сшить документы

    Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.

    4. Опись.

    Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

    К ним относятся:

    • приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
    • инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
    • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.

    Оформляем обложку Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела.
    Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

    • Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра.

    Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

    Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию. Инструкция:

    Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером? Об этом посмотрите видео.

    Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

    Негосударственные структуры должны заключить соответствующий договор с Федеральной архивной службой. Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше.

    Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная.

    Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа. Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции.

    Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

    Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта. Подготовка документов для регистрации ИП Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

    • Копия паспорта.
    • Заявление на регистрацию ИП.
    • Квитанция на оплату госпошлины.
    • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

    При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А.

    Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты. Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов.
    Содержание

    • 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
      • 1.1 Документы, подлежащие прошивке
      • 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
    • 2 Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
      • 2.1 В две дырки
      • 2.2 В три дырки
      • 2.3 В четыре дырки
      • 2.4 В пять дырок
    • 3 Особенности прошивки документов: дельные советы
    • 4 Как заверить прошитые документы
      • 4.1 Кто может заверить прошитые документы
      • 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения

    Регулирование прошивки документов в делопроизводстве В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.

    strahovanie58.ru

    Как правильно сшить договор вместе с приложениями

    Как подписан — неважно, главное, чтобы чётко прослеживалась воля сторон именно на подписание договора, а не протокола разногласий, к примеру. Дела с договорами, которые имеют постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения, в процессе экспертизы ценности, архивно-технической обработки (только для дел с постоянным сроком) и подготовки к архивному хранению / передаче в архив рекомендуется включать в годовой раздел соответствующей описи по году создания документа – заключения договора. И в последующих годовых разделах до года завершения сделки, т.к. собственно архивному хранению подлежат только исполненные и законченные делопроизводством документы, в каждом из годовых разделов будут делаться соответствующие отметки: « Документы по данному разделу см. также в разделе за год, №№ ».

    Как правильно сшить договор вместе с приложениями

    • Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
    • Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
    • Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.

    Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

    • количество листов в одной прошивке — не более 150
    • прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
    • инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
    • все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
    • Документы сшиваются способом в 2-4 прокола.

    Договора

    Инфо

    Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы Идиотизм, что сшивку подписывают стороны контракта Это вы так решили? Или есть легальный запрет? #18filatov Отправлено ЦитатаИдиотизм, что сшивку подписывают стороны контрактаЭто вы так решили? Или есть легальный запрет? Раз я с подобным не сталкивался — значит, идиотизмА так хоть напротив каждой строчки расписывайтесь. #19 БлонДа Отправлено Зачем столько шума? Я практикую подписание всех листов, прошивание оных и скрепления прошивки сторонами. #20Anna V Отправлено Зачем столько шума? Я практикую подписание всех листов, прошивание оных и скрепления прошивки сторонами. Даже когда их в сумме получается за сотню? #21SilentLaw Отправлено Ну, ГК РФ требует, чтобы договор был, в частности, составлен «в виде одного документа, подписанного сторонами».

    «подписание» договора только на прошивке

    Внимание

    ГК РФ Определение Верховного Суда РФ от 04.03.2014 N 18-КГ13-203Считается, что письменная форма договора соблюдена, даже если стороны подписали не каждый из листов договора, а только последний. Согласно нормам законодательства ставить подписи на каждом листе документа, содержащего более одного листа, не требуется, если указанный документ прошит и скреплен удостоверительными надписями с печатями, что исключает замену его частей.


    Но в данном деле акцент сделан на отсутствие в необходимости подписывать каждую страницу договора. Но следует учитывать также практику, которая говорит о том, что неподписание приложения и отсутствие в приложении ссылки на договор, влечет незключенность договора.


    Постановление ФАС Уральского округа от 01.02.2006 N Ф09-30/06-С3″…Согласно п. 3 ст.

    Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

    Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.Какие документы прошиваются?

    • Кадровая документация по итогам текущего года
    • Документация бухгалтерии
    • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
    • Документы для налоговой
    • документы для сдачи отчетности в ПФР
    • документы в различные отделы банка
    • документы на тендер
    • копии уставных документов
    • документы при заключении особо важных соглашений
    • книги учета прибыли
    • нотариально удостоверенные копии и переводы
    • при подготовке документации к сдаче в архив

    Какие документы подшиваются

    • Прошивать пакет документов принято иглой и нитка

    tk-advokat.ru

    Как сшить договор правильно | juridicheskii.ru

    Как правильно сшивать документы?

    Любое предприятие на протяжении года формирует определенный объем документов, часть из которых после истечения сроков хранения, должна перейти в архив. Сюда можно отнести, которые уже исполнены, а также документы, связанные с персоналом предприятия.

    Согласно сложившейся практике, дела передаются в архив, через год после того, как они завершены в делопроизводстве.

    Обязанность по передаче документов возложена на сотрудников службы, ответственной за документооборот, либо доверяется секретарю, бухгалтеру и другому ответственному лицу, и закрепляется соответствующим приказом.

    Как правильно оформить сшив многостраничных документов: как и где наклеивать этикетку (обязательно ли на узел), на сколько проколов (три или четыре) сшивать; какими нитками, тесьмой, лентой пользоваться?

    Чем это регламентируется?

    Как правильно оформить сшив многостраничных документов: как и где наклеивать этикетку (обязательно ли на узел), на сколько проколов (три или четыре) сшивать; какими нитками, тесьмой, лентой пользоваться?

    Чем это регламентируется? Очень прошу дать разъяснения по поводу сшива многостраничных документов. Я оформляла книгу протоколов инструктивно-методических совещаний, делая сшив на три прокола.

    Как правильно сшить документы

    Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

    авансовыми отчетами, накладными, счетами-фактурами, путевыми листами, кассовыми книгами, оборотными ведомостями, актами выполнения работ, а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

    Инструкция по сшиванию документов

    Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается.

    Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками.

    Сшивание нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство. Вы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого.

    Как правильно прошивать и заверять документы

    В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче в архив, заверении копий для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию. Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации.

    Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков. Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы.

    Как сшить договор правильно

    Если у вас получился документ на нескольких страницах и необходима его прошивка, то удобнее всего сшивать страницы не в середине левой боковой части (как книгу.

    Это там, где мы пробивали бы страницы дыроколом, для подшивания в папку для бумаг), а только уголок. Общий смысл — всего 3 дырки (отверстия). Через них проходят нитки так, чтобы, скрепив, оба конца нитки оказались рядом (на обороте, в середине полосы прошивки (среднее отверстие).

    Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

    Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

    Неправильная прошивка может стать причиной для отказа в их принятии.

    • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
    • Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).
    • ГОСТ 51141 по делопроизводству;
    1. авансовые отчеты,
    2. акты выполненных работ,
    3. кассовую книгу,
    4. счета-фактуры,
    5. оборотные ведомости по материальным средствам,
    6. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
    7. путевые листы,
    8. накладные,

    Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело».

    juridicheskii.ru

    Как правильно сшивать договора в делопроизводстве

    Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую). В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник. Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы. В пять дырок Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.

    Как правильно прошивать и заверять документы

    ГОСТ

    • Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
    • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя.

      Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.

    • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.

    Как правильно сшивать документы

    • Как сшить документы на уголок: схема
    • ВИДЕО: Сшиваем документы на уголок
    • Как прошить документы в 3 дырки вручную: схема
    • Как прошить папку с 4 дырками: схема
    • Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером?
    • ВИДЕО: Скрепление документов степлером
    • Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
    • ВИДЕО: Подшиваем отчет для налоговой
    • Как сшить дело?
    • ВИДЕО: Сшиваем дело
    • Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец
    • Как прошить папку с документами?
    • ВИДЕО: Подшивка папки с документами
    • Как прошить документы для архива
    • ВИДЕО: Подшивка для архива
    • ВИДЕО: Сдаем на хранение

    Делопроизводство — сложный процесс, требующий внимания и постоянного придерживания действующих нормативных документов.

    Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

    Важно

    Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой.


    Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей).

    Как правильно сшить документы

    Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов. Как сшивать документы правильно (видео) Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов: Прошивка большого объема документов Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки.
    Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.

    Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

    Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

    • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
    • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия.

      Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

    • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

    Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

    Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

    А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России. Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил. Подготовка документов к сшиванию Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить.

    Процесс подготовки проходит в несколько этапов: 1. Оформление обложки. Обложки для документации бывают трех видов:

    • Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
    • Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
    • Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения.
      Они должны быть плотными и износостойкими.

    2. Комплектация.

    Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

    Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона

    • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать.
      Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

    Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

    • С помощью шила делаем три отверстия.

    Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

    Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации. Брошюровочная машина Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

    • документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
    • бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

    Какими нитками сшивать документы?

    • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
    • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам.


      Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

    Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.Какие документы прошиваются?

    • Кадровая документация по итогам текущего года
    • Документация бухгалтерии
    • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
    • Документы для налоговой
    • документы для сдачи отчетности в ПФР
    • документы в различные отделы банка
    • документы на тендер
    • копии уставных документов
    • документы при заключении особо важных соглашений
    • книги учета прибыли
    • нотариально удостоверенные копии и переводы
    • при подготовке документации к сдаче в архив

    Какие документы подшиваются

    • Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

    11-2.ru

    Как правильно оформлять договоры и другие документы 

    Как известно, неправильно составленный и оформленный договор можно оспорить в суде и признать недействительным, поэтому во избежание подобных проблем к подготовке документа надо подходить очень внимательно.

    При этом значение может иметь не только внесение всех обязательных условий (о предмете договора, его цене, сроках и ответственности сторон), не только наличие подписей сторон, нотариальное заверение или регистрация в соответствующем госоргане (например, Росреестре). Значение может иметь даже внешний вид договора: очень важно не только грамотно составить, но и правильно отформатировать документ в Microsoft Word (или любой другой программе, которой вы пользуетесь). 

    Простой пример: вы составили гражданско-правовой договор, все в нем учли, поставили подписи. Но, к структуре и внешнему виду документа (то есть к размеру шрифта, отступам, пробелам, нумерации и прочим нюансам) отнеслись спустя рукава. При распечатке документа текст сполз таким образом, что подписи сторон оказались на отдельной странице. Договор при этом не сшили и не отпечатали. Последний лист потерялся и все — договор можно считать неподписанным. Доказывать в суде, что отдельный лист с подписью относится именно к этому договору, будет весьма проблематично.  

    Правильное оформление гражданско-правового договора

    Существуют такие общие принципы для составления документа:

    • Договор в идеале должен иметь название. Например, «Договор оказания услуг» или «Договор подряда» или «Договор купли-продажи» — это сильно упростит работу с ним. Если вы не знаете, как называется договор или договор содержит смешанные условия, то название можно не писать (главное, чтобы предмет договора был отражен в тексте).
    • Договор в идеале должен иметь номер. Если вы не работаете в фирме и нумерацию не ведете, а являетесь частным лицом, просто напишите «договор б/н» (то есть без номера) или поставьте №1, — не ошибетесь.
    • В договоре обязательно должна быть отражена дата его составления. Без даты обойтись нельзя! Если изначально в договоре она не указана, то при подписании договора обязательно рядом с подписью укажите и текущую дату.
    • В договоре должны быть достаточно широкие поля, чтобы его впоследствии было удобно скрепить или сшить и текст без проблем читался. Если вы работаете в программе Microsoft Word, идите в меню «файл», затем – «параметры страницы» и ставьте у верхнего и нижнего поля по 2 сантиметра, у левого 2 или 3, а у правого — 1,5 сантиметра.
    • Все листы в договоре должны быть пронумерованы. Если вы работаете в Microsoft Word, идите в меню «вставка», а затем — «номера страниц» и автоматически ставите номера на всех страницах документа, включая первую.
    • Это не обязательный – но желательный для обеспечения безопасности момент: внизу или вверху страницы должен быть колонтитул, содержащий название договора и его дату. Если вы работаете в Microsoft Word, идите в меню «вид», затем — «колонтитулы». Далее вы увидите всплывшее окошко с меню. А также в вверху или внизу страницы появится рамочка, в которой будет находиться курсор. В этой рамочке вы сможете напечатать нужный вам текст (название и дату договора). Затем останется закрыть всплывшее меню, управляющее колонтитулами, и надпись (название и дата договора) автоматически будет отражаться на каждой странице. 
    • Следите, чтобы в договоре не сбивалась нумерация, то есть все пункты были под разными номерами и не перепутывались. Нужно это вот для чего: в договоре часто один пункт ссылается на другой. Пока вы работаете с договором, что-то дописываете и убираете, номера могут сбиться. Поэтому обязательно перечитайте окончательный вариант и обратите внимание на все номера пунктов — они должны идти по порядку, не должны дублироваться, а все ссылки должны вести на нужные пункты. Это может стать очень важным, если придется ссылаться на какой-то пункт договора в споре или в суде, и вдруг выяснится, что он дублируется или ведет не туда, куда задумано. 
    • Договор должен выглядеть ровно, красиво, аккуратно — это тоже очень важно! У документа должен быть шрифт одного размера и типа, соблюдены отступы, ничто не должно вылезать за границы. Красивый договор приятно читать, он понятен и удобен. Договор, оформленный вразнобой, не только выглядит неаккуратно — человек, составивший его, не воспринимается как профессионал, на подсознательном уровне оппонент может начать думать, что ему подсовывают филькину грамоту и отнестись к вам соответствующе. 
    • В договоре желательно подписать не только последнюю страницу. В идеале вообще все страницы должны быть подписаны. 
    • Документ желательно скрепить с помощью степлера, а лучше даже сшить и опечатать (хотя это далеко не всегда нужно). Рядовые гражданско-правовые договоры (оказания услуг, подряда и т.п.) как правило, не сшиваются. 

    Как правильно сшить документы (брошюровочно-переплетный процесс)

    Брошюровать документы далеко не всегда имеет смысл, обычно достаточно просто пронумеровать документ, скрепить все страницы с помощью стреплера и поставить подписи на всех листах договора. 

    Но если договор очень важен и вам хочется себя максимально обезопасить от возможного мошенничества или недопонимания, договор будет не лишним правильно сшить.

    Для сшивки договора понадобятся крепкие нитки и игла, а также шило. 

    Если договор скреплен чем-то, уберите все скрепки и сложите все листы ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать подальше от границы текста. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов. Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см. Среднее отверстие должно быть на середине листа. 

    Порядок прошивки договора на 3 дырки: пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки. Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне договора. Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону. Снова пускаем нить в среднее отверстие. Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Нитку не обрезайте слишком коротко, оставлять нужно 5-6 см. 

    Порядок прошивки договора на 4 дырки: пробейте 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шейте стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завяжите узел. Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.

    На узел наклейте прямоугольный кусочек бумаги (так называемую заверительную надпись) с текстом «прошнуровано и пронумеровано», с числом страниц в документе и подписью ответственного лица. 

    Если при составлении договора соблюдете эти условия, будьте уверены, так вы максимально обезопасите себя на будущее. 

    kreuzmarine.com

    Как правильно сшить договор вместе с приложениями

    Leoka [e-mail скрыт] Российская Федерация, Киров #3[222370] 3 февраля 2011, 14:38 и например ,прогноз продаж,мотивационная программа,план продаж,мониторинг????? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Lilo -Sju [e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва #4[222371] 3 февраля 2011, 14:39 Leoka писал(а): и например ,прогноз продаж,мотивационная программа,план продаж,мониторинг????? да.все,что не относится к бухгалтерским бумагам я подшиваю к договорам.и отмечаю в специальном реестре,что за документ подколола Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… — куда мисс?- к звездам!Завещаю,чтобы меня после смерти сожгли.А пеплом пусть картридж заправят.Плохо — это когда тебя упаковывают в черный полиэтиленовый мешок. Совсем плохо — когда по частям. Все остальное нормально.

    Как правильно сшить договор вместе с приложениями

    На что стоит обратить внимание:

    • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
    • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
    • граница от края листа составляет 1,5-2 см
    • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

    Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину Видео: Как прошивать документы? Как сшить документы на уголок: схема Иногда требуется прошивка документа за уголок.

    Договора

    Как правильно сшить договор вместе с приложениямиДоговора Это позволит уточнить или разработать заново классификатор для предварительного рассмотрения документов, которым пользуется служба делопроизводства при предварительном рассмотрении поступающих документов, в части маршрутизации документопотоков договоров и документов по их исполнению, в том числе и в СЭД или иной информационной или расчетной системе;

    • и, наконец, регламентирует порядок формирования дел с договорами и документами, возникающими в процессе их исполнения, сроки хранения, ответственность за обеспечение сохранности в подразделениях и порядок передачи в архив.

    Таким образом, разработка регламента договорной работы позволит установить единый порядок работы с данными документами и распределить ответственность за правильное формирование дел с договорами и обеспечение их использования и сохранности.

    «подписание» договора только на прошивке

    Z», в конце договора отдельным пунктом напишите, что составлен на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах, имеет такие-то приложения, являющиеся неотъемлемой частью, исправлений, подчисток нет… ну и водяные знаки #5Stas26 Отправлено естественно везде будут уполномоченные лица… если подписать только сзади, договор заключен??? просто с гос.контрактами по фз 94, запарился уже, они 1 приложение не подписанным пришьют, вот и интересуюсь, а считается ли оно «подписаным» если его на прошивке обе стороны подписали??? НицшеМусорок нефиг глумиться, вопрос серьезный. #6Сатир Отправлено А вариантов извращений может быть масса. Неоднократно в этом убеждался. #7AlexJalnin Отправлено Сатир Неоднократно в этом убеждался.

    Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

    Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

    • иглы с нитью подходящей толщины
    • документов, которые необходимо прошить
    • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
    • печати организации
    • клея канцелярского

    Прошиваем документ в 3 этапа:

    • Готовим бумаги для прошивки.

    Документооборот договоров: мастер-класс

    Суды, полно и всесторонне исследовав представленные в материалы дела доказательства, установили, что договор от 13.04.2010 подписан покупателем в редакции протокола разногласий от 15.04.2010; данный протокол разногласий не подписан поставщиком; в договоре не содержится определенных характеристик поставляемого товара, условие о его предмете сторонами не согласовано; Приложение N 1 к договору, содержащее сведения о товаре, определяющие в данном случае предмет договора, сторонами не подписано, в связи с этим пришли к выводам, что договор не является заключенным, ибо стороны не согласовали наименование товара, то есть не пришли к соглашению о существенных условиях договора; отсутствует единый документ, подписанный сторонами; оспариваемая хозяйственная операция является разовой сделкой купли-продажи, к которой подлежат применению нормы главы 30 «Купля-продажа» Кодекса…» #12 IP/Host: 78.140.9.
    Полагаю, что если приложения не подписаны (непосредственно на листе с текстом приложения) и сторона никаким иным образом (путем фактического исполнения, например) не выразила свою волю на заключение сделки на условиях, изложенных в приложении, оснований для признания юридической силы этого приложения нет. #4 IP/Host: 80.237.110. Дата регистрации: 05.09.2013Сообщений: 1,341 Re: договор и приложения — подписи А в договоре прописаны приложения? Мягкой и пушистой быть нельзя — растащат на воротники! #5 IP/Host: 78.140.9.
    Дата регистрации: 08.07.2014Сообщений: 689 Re: договор и приложения — подписи Сообщение отОльга Абрамович pмА в договоре прописаны приложения? да, есть ссылки на них #6 IP/Host: 78.140.9.

    Как правильно сшить договор вместе с приложениями

    Между ними должно быть расстояние 3-5 см.Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.

    • Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
    • Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол.
      Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
    • У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

    Как прошить документ в три дырки Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема Видео: Как сшить диплом три дырки? Как прошить папку с 4 дырками: схема

    • Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола.
      Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху.
    Важно ГОСТ
    • Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер.

    Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.
  • Внимание

    Змеюковна [e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва #14[222454] 3 февраля 2011, 17:20 старуха Реквизит, спасибо, исправляю тексте договора обычно пишут, что приложения к договору являются неотъемлемой частью этого договора, такие приложения ПРОшиваются(скрепление степлером тоже сюда) вместе с договором, остальное можно просто вложить в соответствующий файл. И, кстати, это относится не только в супер-пупер договорам, но и к банальным, например, оказания услуг, где ТЗ будет неотъемлемой частью, если оно так указано, надо просто текст Договора смотреть, хотя из моей судебной практики лучше чтоб прошито, пронумеровано, подписи на каждой странице, и все это счастье скреплено печатями сторон, а для госконтрактов еще и копию конкурсной документации желательно хранить.


    Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

    Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

    • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы.

      Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

    На прошитые документы клеится лист бумаги.
    На нем ставится печать, подпись и дата

    juristufa.ru

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *