Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – Книга учета трудовых книжек — образец документа, правила заполнения и образец, движение, вкладыши в журнал, бланк для скачивания, сроки хранения, нумерация страниц, оформление документа, электронная версия, выписка, опломбирование

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек — Оперсонале.ру

Содержание статьи

В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму. В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы. Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

 

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Форма книги

Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Замена регистрационного журнала

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.

Заполнение

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

• трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
• впервые оформленных документах,
• вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки. В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой. В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Требования к регистрационным журналам

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

opersonale.ru

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них как заполнять

Действующее трудовое законодательство обязывает работодателя держать специальную книгу, благодаря которой ведется учет движения трудовых книжек внутри предприятия. Это – книга учета (далее в статье- Книга).  Обязанность ведения и хранения данной Книги несет отдел кадров данного предприятия. Если предприятие не имеет такого отдела, то Книга, как правило, хранится у бухгалтера. 

На практике в Книге должна быть отражена следующая информация:

• факт получения трудовой книжки от сотрудника, которого приняли на работу в данной организации;
• приобретение и оформление трудовой книжки для сотрудника, который раньше нигде не работал;
• оформление нового вкладыша;
• оформление дубликата;
• выдача трудовой книги сотруднику, который был уволен.

Все записи в Книге вносятся по хронологической последовательности.

Некоторые требования

Конечно, конкретных требований к оформлению Книги не предусматривается, но их можно оформить на основании практики и судебных решений. В частности, можно перечислить следующие требования:

• Книга должна иметь твердую обложку. Подобная мера необходима для обеспечения сохранности Книги в течение всего периода ее заполнения. При этом период заполнения книги – не один год, а промежуток заполнения всех имеющихся листов. Также предусматривается определенный период ее хранения, который составляет 75 лет.
• Нужно делать надпись на задней части обложки, в которой будет информация о Книге, числе имеющихся страниц, дате начала ведения.
• Книгу нужно прошивать. Она также должна быть пронумерована. Основная цель подобного требования – обеспечение невозможности добавления дополнительных листов.
• Листы должны иметь определенную утвержденную форму.

При этом необходимо также знать о том, что заверять и ставить подпись на обложке Книги могут только определенные лица, наделенные подобными полномочиями. К их числу можно отнести руководителя предприятия или руководителя кадрового отдела, если, конечно, у него есть соответствующая доверенность.

Определенные требования также предъявляются к порядку осуществления прошивки. В частности, нити прошивки должны быть скреплены соответствующей печатью. При этом невозможно использование бумажной наклейки. Действующие правила, установленные законодательством, требуют наличие сургучной печати.

Все вышеуказанные правила являются обязательными и должны быть полностью соблюдены руководителем организации. Их несоблюдение или нарушение может стать основанием для применения определенных  мер ответственности.

Порядок внесения записей

Законодательством также регулируется порядок внесения записей в Книгу. В частности, соответствующим нормативно-правовым актом Министерства труда установлены 13 столбиков, которые должны содержаться в книге.  Ниже рассмотрен каждый из столбиков.

Первая графа содержит информацию о номере записи, которая вносится в Книгу. Законодательство гласит, что все записи, которые были внесены в Книгу, должны иметь свои номера.

Столбики 2-4 содержат информацию о дате приема конкретного работника на работу, о заполнении трудовой книжки или ее вкладыша. Необходимо указать не только год, но также число и месяц внесения соответствующей записи. Порядок их оформления тот же, что и при заполнении трудовых книжек: необходимо писать арабскими числами.

При этом необходимо знать о том, что на практике бывают случаи, когда дата приема на работу и подписания трудового соглашения не совпадает с датой внесения соответствующей записи в трудовую книжку.  В среднем, разница между днями может составлять 5-10 рабочих дней.

В пятой графе указывается ФИО сотрудника. При этом данные необходимо заполнять из паспорта. При их заполнении нужно быть предельно внимательным, и внести в Книгу ФИО именно так, как указано в паспорте.  Например, если имя сотрудника в паспорте написано через букву “ё”, то и в Книге оно должно быть записано именно так: нельзя писать через букву “е”.

В шестом столбике заполняется номер трудовой книжки. При этом серия или номер могут значительно отличаться в зависимости от периода выпуска конкретной трудовой книжки. Например, трудовые книжки, выпущенные с 1938 года не имели номеров. В этом случае нужно ставить пробел в данном столбике, что свидетельствует об отсутствии номера трудовой книжки. А, например, с 2003 года трудовые книжки имели серии из русских букв, а номер состоял из 7 арабских цифр. При этом необходимо обратить особое внимание на внесение реквизитов вкладыша. В частности, если вкладыш был оформлен в данной организации, то в этом случае в Книге необходимо заполнить также данные вкладыша. Если же вкладыш бы оформлен ранее, то в этом случае реквизиты вкладыша вносить не нужно.

В следующей графе нужно заполнить информацию о должности сотрудника. При этом нужно заполнить трудовую функцию, которую осуществляет данный работник. В Книге необходимо заполнить должность и трудовую функцию работника так, как они указаны в трудовом соглашении.

В восьмой графе заполняется место работы, на которую был принят сотрудник.  Запись должна соответствовать данным, указанным в трудовом соглашении. Необходимо внести наименование предприятия, а также отдела, в котором будет работать сотрудник.

В следующей графе заполняется информация о дате  назначения сотрудника на соответствующую должность, а также номер приказа. В частности, необходимо указать реквизиты приказа или другого внутреннего документа предприятия, на основании которого сотрудник был принят на работу. При этом необходимо сперва заполнить дату принятия данного документа и только после этого внести его номер. Данная графа должна быть заполнена, только если осуществляется регистрация движения трудовой книжки. При выдаче вкладыша ее заполнять не нужно.

В десятом столбике заполняется расписка лица, которое несет ответственность за оформление трудовой книжки. Здесь необходимо поставить подпись того лица, которое несет ответственность за хранение и оформление трудовых книжек на данном предприятии.

На практике очень часто бывают случаи, когда сотрудник отдела кадров, который только был принят на работу, обнаруживает, что до него Книга в данном предприятии не велась. В подобной ситуации необходимо написать докладную, иначе сотрудник может быть привлечен к ответственности за невыполнение трудовых обязательств. После обнаружения факта отсутствия Книги, ее нужно создать с “нуля”.  Конечно, в этом случае сотрудник должен внести записи о всех трудовых книжках, которые на данный момент находятся в предприятии.

Записи должны быть внесены в хронологическом порядке.

В следующей графе необходимо указать данные о сумме, которая была получена за заполнение трудовой книжки или вкладыша. Сумма указывается в рублях. Ее передает работник. Но бывают случаи, когда на конкретном предприятии с работников не взимается плата за приобретение нового бланка. В этом случае в данном столбике нужно поставить пробел.

В графе 12 заполняется информация о дате выдачи трудовой книжки сотруднику. Данная графа заполняется при расторжении заключенного с сотрудником трудового соглашения. При этом нужно заполнить дату последнего дня осуществления трудовой деятельности у данного работодателя. На практике бывают случаи, когда сотрудник оформляет отпуск перед своим увольнением. В подобной ситуации последним днем работы считается последний день отпуска. На практике, конечно, трудовая книжка выдается сотруднику до  отпуска. Расчет также осуществляется до отпуска.  Но даже в подобной ситуации в Книгу необходимо внести дату официального окончания работы, т.е. последний день отпуска.

В последней графе  сотрудник ставит расписку о том, что он получил свою трудовую книжку.

Данный столбик может также содержать следующие данные:

• подпись работника о том, что сотрудник получил свою трудовую книжку. Подпись ставится в том случае, если работник получил свою трудовую книжку лично;
• если работник не явился для получения трудовой книжки, то  в этом случае необходимо внести данные об уведомлении, в котором говорится о необходимости получения трудовой книжки (например, номер заказного письма).
• если трудовая книжка был отправлена сотруднику по почте, необходимо внести данные о письме.

В последних двух случаях также необходимо сохранить чеки и квитанции, которые свидетельствуют об отправке письма или уведомления. 

 

Эта статья была вам полезна? Поделитесь с друзьями!

xn—-8sbeh0ahhpccbdsxemcdk5p.xn--p1ai

Компания Vertex — Рекомендации по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями пункта 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.
Форма регистрации трудовых книжек
Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.06 № 7418).
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (п. 4.1.2 Типовой инструкции). В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему организации.
Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных книг и журналов.
Как правило, эти книги и журналы не имеют строго определенной обязательной формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книжек. Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши — в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемой кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших организациях).
 Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России 10.10.03 №68. До введения в действие новой книги учета применялась книга, имеющая 14 граф, утвержденная в 1974 году.
Различие между старой и новой формами очень незначительно: вместо двух граф (11 и 12) в прежней книге, отражавших в рублях и копейках сумму, полученную с работника за бланк трудовой книжки при оформлении ее впервые или за бланк вкладыша, в новой книге осталась одна графа (11) — «сумма в рублях».
Однако эта книга имеет существенную особенность, отличающую ее от многих других учетных форм.
Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.е. ведется на протяжении нескольких лет.
Иначе решается вопрос о замене одной формы книги на другую в том случае, когда в организации велась книга учета трудовых книжек и вкладышей в них произвольной формы, не соответствующей официально установленной. Такую книгу необходимо «закрыть», пояснив причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих. Затем следует начать учет трудовых книжек по установленной форме. При этом книга «неправильной» формы ни в коем случае неподлежит уничтожению, т.к. в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.
В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

Заполнение граф книги учета

При заполнении граф в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо соблюдать следующие правила.
В первую графу книги вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).
Во второй, третьей и четвертой графах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
Следует заметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:
— в ст. 66 ТК РФ говорится о ведении трудовых книжек на работников, проработавших в организации свыше пяти дней;
— в п.8 Правил ведения и хранения трудовых книжек указывается, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Таким образом, даты приема на работу и заполнения трудовой книжки или вкладыша могут не совпадать. В этом случае представляется более целесообразным вписывать в книгу учета дату приема на работу, а не дату заполнения трудовой книжки.
Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц — двумя арабскими цифрами, год — четырьмя (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
В пятую графу книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).
Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в шестую графу, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.
Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г., в бланках которых нет серии и номера. В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).
В бланках трудовых книжек и вкладышей в них образца 1974г. серия обозначалась буквами AT и римскими цифрами (например: AT-IV), номер был семизначным. В современных бланках образца 2003 г. серия обозначается буквами (в книжках — ТК, во вкладышах — ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.
Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации, т. е. используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (пункт 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге.
В седьмую графу вносится должность (профессия специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ) а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в табеле учета рабочего времени, в личной карточке работника Т-2) и в трудовой книжке.
Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст.57 ТК РФ).
Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в восьмую графу. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят работник, но и вышестоящее, в состав которого оно входит, например: отдел маркетинга, сектор рекламы.
В девятую графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника.
Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных pa6отниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в девятой графе можно поставить прочерк.
В десятой графе книги ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. При регистрации вкладыша в трудовую книжку личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).
Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма ( в рублях) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче pa6oтнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или регистрации выданных работникам вкладышей.
Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.
Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в и организации эта графа не заполняется.
Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой — расписывается в получении трудовой книжки.
Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ). В этом случае в двенадцатой и тринадцатой графах книги учета соответственно указываются:

• дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику;
• дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте. Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т. к. он регистрируется в книге отдельной строкой в момент его заведения.

Порядок исправления записей

Книга учета ведется в рукописном виде, и, естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок в этой нигде не оговорен.
Одним из способов исправления ошибок в рукописных документах и регистрационных формах является зачеркивание одной тонкой чертой прежней информации и внесение новой с пометкой «Исправленному верить» или «Исправлено в графе № …», «Исправлено наименование должности» подписанной и датированной работником кадровой службы, внесшим исправление. Однако такой способ мало подходит для этой книги, т. к. он требует специально отведенного места для пояснительной и, правильной записи и даты, не предусмотренного в данной книге.
В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части трудовой книжки: ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение «Запись недействительна» и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).
Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям:

• книгу желательно переплести в твердую обложку (с прошивкой страниц нитками), т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве;
• все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы;
• книга должна быть прошнурована, концы и шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки;
• книга должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура. Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают использование в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что указывают при проверках инспектора Государственной инспекции труда.
• книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц.

В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).
После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.
В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги учета установлен 50 лет.

vertexglobal.ru