Как нумеруются журналы в делопроизводстве
Как прошивать журнал учета
При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.
Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.
Каковы основные правила ведения документации по делопроизводству: правила прошивки, нумерации, какие журналы и учетные книги необходимы
Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. В журналах нумерация листов выполняет такую же функцию : исключат возможность дополнительной вклейки или удаления листов. Необходимо пронумеровать все листы в журнале. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. После завершения нумерации листов в заверительную надпись, которая располагается в конце журнала, в ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном журнале. Образец: Прошито, пронумеровано, скреплено подписью
2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.
Как нумеруются приказы по основной деятельности
Подготовить проект приказа с напечатанным номером означает, что приказ фактически был зарегистрирован до его согласования и подписания. Кроме этого, следует учитывать и такой факт, как подготовка приказа по основной деятельности двумя организациями. В этом случае приказу будет присвоен двойной номер каждой из организаций через косую черту, который тоже будет проставлен от руки.
Регистрация приказа включает в себя не только присвоение регистрационного номера и проставление его на документе, но и заполнение соответствующих регистрационных форм документа, куда вносятся данные о приказе, т. е. данные о подписанном документе, поэтому проставление номера на приказе производится после его подписания от руки.
Оформление журналов и книг
Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.
Форум инженеров по охране труда Беларуси
184. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.д.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).
185. Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело. При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов. Например: 15а, 15б
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:
Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.
Как нумеровать страницы акта и его приложений, в т
Таким образом, акт и каждое приложение к акту должны иметь самостоятельную нумерацию, которая в каждом документе начинается со второй страницы, несмотря на то, что весь комплекс документов может быть сшит опять-таки с целью обеспечения аутентичности и целостности уже комплекса документов – сшива (важна защита от фальсификаций, подмены и утраты документов внутри комплекса или отдельных листов).
Правила оформления приложений и порядок нумерации страниц организационно-распорядительных документов установлены ГОСТом Р 6.30-2003 (в настоящее время готовится новая редакция данного стандарта). Отдельные особенности, которые необходимо учитывать при оформлении приложений и нумерации многостраничных документов государственных органов и органов местного самоуправления, в том числе в процессе подготовки проектов нормативных правовых актов, зафиксированы в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации).
Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве
Разрабатывая систему документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, необходимо учитывать требования федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, постановления Госкомстата РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 № 65-ст, приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — неотъемлемый атрибут документооборота любой организации. Из нашей статьи читатель узнает, зачем необходима нумерация приказов, какие варианты организации кадрового документооборота существуют и как присвоить приказу номер.
Журнал регистрации входящих документов
О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.
Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.
Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы
Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.
Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…
24 Июл 2018 yslygiur 235 Поделитесь записьюНумерация листов в журнале регистрации с какой странице нумеровать
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы». Каким образом осуществляется нумерация – страниц или листов документов – это нормативными актами не устанавливается. Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала (книги), было указано, что пронумеровано – листы или страницы.
Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?
На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Какой нитью сшивать документы
- Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
- 2-3 листа сшиваются обычной нитью.
Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
- Иглу вводят сначала в среднее отверстие.
Лучше использовать двойную прошивку.
Голосование:
ВниманиеВ некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава! Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.
Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться.
Форум
Важно Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона- Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.
Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема
- С помощью шила делаем три отверстия.
Как пронумеровать журнал
В разделе Отдел кадров, HR на вопрос Как правильно пронумеровать документ? (Журнал регистрации, книгу приказов). С какой страницы, с какого номера? заданный автором Анна Моргунова лучший ответ это первый листик берете, ставите цифру 1, второй листик берете -цифра 2.нумеруются листы, а не страницыДалее прошнуровываете, склеиваете сзади бумагой и пишите: «Пронумеровано, прошнуровано скреплено печатью листов» Печать подписьПочитайте инструкцию по делопроизводству Ответ от 2 ответа[гуру]Привет! Вот подборка тем с ответами на Ваш вопрос: Как правильно пронумеровать документ? (Журнал регистрации, книгу приказов).
С какой страницы, с какого номера? Как правильно пронумеровать документ? (Журнал регистрации, книгу приказов).
Нумерация журналов
Инфо Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации. Брошюровочная машина Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:- документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
- бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
Какими нитками сшивать документы?
- Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку.
Как прошивать журнал учета?
Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии. Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал.
Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие. Нить для прошивки Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет.
Оформление журналов и книг
Коллеги! Нумеруется все в правом верхнем углу, карандашом! Откройте любую типовую инструкцию по делопроизводству! Номер ставится на тех листах, которые прошиты. Если обложка журнала не прошита, то нумерацию начинайте с первого прошитого листа.
А почему карандашом — потому что практически все журналы и книги учета являются согласно Номенклатуры дел отдельными ДЕЛАМИ. А где вы видели, чтобы нумерацию листов дела ручкой писали? Что-то Вы напутали. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Ирина [email protected] Российская Федерация, Москва #12[211651] 31 марта 2011, 16:00 Цитата: Нумеруется все в правом верхнем углу, карандашом! согласна Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Для этого необходимо расположить их по группам
- Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
- Сшиваем
- Оформляем сопроводительную надпись.
- Готовим внутреннюю опись.
- Заверяем готовое дело
Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:
- упустить этап систематизации документов
- распределить документы без нумерации
- возможна подача документов без заверительной надписи
Прошитые документы заверяются Этап 1:
- Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу.
Используем для этого простой карандаш. - Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.
legeterra.ru
Как пронумеровать страницы в журнале учета
На какой срок принят работник, значения не имеет. Она ведется до полного окончания, а после окончания передается в архив, где хранится в течение следующих пятидесяти лет. Только после этого ее можно уничтожить. Хранится книга учета в строгой отчетности и выдается человеку, который отвечает за ведение трудовых книжек. У работодателя обязательно должны иметься трудовые книжки всех работников, которых он принял на работу. Сами книжки должны быть записаны в книге учета трудовых книжек.
Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?
ВниманиеМарина [e-mail скрыт] Российская Федерация, Оренбург #5[101267] 15 марта 2010, 16:53 По приказу МО РФ 1999 года №170 нумерация дел книг и журналов ведется в правом верхнем углу простым карандашом, чистые листы (первый и последний — черновые) не нумеруются, на обороте последнего листа делается запись «В настоящем… пронумеровано., прошнуровано и скреплено… 100 (сто) листов» и заверятся подписью ответственного за делопроизводство Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Анна [e-mail скрыт] Российская Федерация, Тюмень #6[211298] 31 марта 2011, 8:51 Цитата: По приказу МО РФ 1999 года №170 нумерация дел книг и журналов ведется в правом верхнем углу простым карандашом, чистые листы (первый и последний — черновые) не нумеруются, на обороте последнего листа делается запись «В настоящем…
пронумеровано., прошнуровано и скреплено…
Голосование:
Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год.
Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Правила сшивания документов ГОСТ
- Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
- Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки.
Как прошивать журнал учета?
На что стоит обратить внимание:
- прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
- отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
- граница от края листа составляет 1,5-2 см
- первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину Видео: Как прошивать документы? Как сшить документы на уголок: схема Иногда требуется прошивка документа за уголок.
Оформление журналов и книг
Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии. Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал.
Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие. Нить для прошивки Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет.
Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.
Форум
Пропущен номер 33.Затем указывается должность, проставляются подпись должностного лица и ее расшифровка;
- Все журналы регистрации в конце года сдаются в архив с другими документами, а с начала нового календарного года заводятся новые журналы.
- Данные рекомендации имеют общий характер. Работодателю, при оформлении кадровой документации следует учитывать особые правила для оформления журналов и книг, ведение которых отнесено законодательством к обязательным.
При оформлении журналов, книг можно руководствоваться:
- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.
alfa-urist.ru
Как нумеровать листы при сшивании
Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов. Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:
- Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
- В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
- В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.
Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы
Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию. Инструкция:
Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером? Об этом посмотрите видео.
Как правильно прошивать документы?
Если дело заверяется печатью, то это также отмечается. Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными.
Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась. Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе.
К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.
Какие документы и для чего нужно сшивать Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный.
Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
Инфо Все делается гораздо проще. Инструкция:- В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия
- Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
- Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
- Обязательно стоит пронумеровать тетрадь. Это делается вверху справа
- Поставьте печать и подпись на клочке бумаги
Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец Как прошить папку с документами? Подробнее о подшивке можно узнать в видео.
ВИДЕО: Подшивка папки с документами Как прошить документы для архива В архив не принимают не подшитые дела. Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом.Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция
Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
4. Опись.
Прошивка документов: нормы гост и практические советы
Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист.
Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги. Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет.
В остальных случаях достаточно листа. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности. Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела.
При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке.
Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.
Как правильно сшивать бухгалтерские документы?
Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей.
Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства.
Приходится все делать заново. Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.
Как правильно сшивать документы
Содержание статьи
- Какие нормы регулируют эту процедуру
- Оформляем обложку
- Нумерация листов
- Опись на документ
- Процесс сшивания
- Заверение документа
- Какие документы и для чего нужно сшивать
Какие нормы регулируют эту процедуру Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:
- Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
- Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов.
Прошивка документов. процедура и советы
Если документы сшиты неправильно
- Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
- Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
- Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.
Какие документы нужно сшивать и зачем? Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.
Точка зрения законодательных структур Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли. Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141.
Как нумеровать листы при сшивании
Подходит для объемных материалов.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:
- иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;
- обложку;
- заверительный лист;
- ножницы и клей;
- дырокол (при необходимости).
Процесс сшивания документов Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать: 1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом).
Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.
viz-net.ru
Как пронумеровать страницы в журнале а не листы
ГОСТ
- Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
- Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.
Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?
На что стоит обратить внимание:
- прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
- отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
- граница от края листа составляет 1,5-2 см
- первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину Видео: Как прошивать документы? Как сшить документы на уголок: схема Иногда требуется прошивка документа за уголок.
Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы
ИнфоРоссийская Федерация, Самара #7[211304] 31 марта 2011, 8:58 так где же все таки правильно нумеровать?если этот приказ утратил силу!! ато мне сейчас надо будет прошивать книгу учета ТК Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… NEU [e-mail скрыт] Российская Федерация, Пермский край #8[211307] 31 марта 2011, 9:01 Позвони в местный архив и уточни.Потому что это будет актуально тогда,когда доки будут сдаваться в архив,не раньше.
Внимание
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Даже если ты почти ангел, всегда найдется тот, кому не понравится шелест твоих крыльев…
limurka [e-mail скрыт] Российская Федерация, Бийск #9[211311] 31 марта 2011, 9:11 А по-моему париться вообще не стоит, можно в верхнем, можно в нижнем. Ни разу не слышала, чтобы у кого-нить на эту тему были проблемы.
Как прошивать журнал учета?
Для этого необходимо расположить их по группам
- Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
- Сшиваем
- Оформляем сопроводительную надпись.
- Готовим внутреннюю опись.
- Заверяем готовое дело
Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:
- упустить этап систематизации документов
- распределить документы без нумерации
- возможна подача документов без заверительной надписи
Прошитые документы заверяются Этап 1:
- Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
- Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.
Голосование:
Опись документов После последней регистрационной записи (когда журнал закончился) работник, ответственный за делопроизводство, делает запись (без кавычек), например: В данном журнале зарегистрировано 128 документов с N 1 по N 129. Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации? Есть ли разница в том, как нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации? В каком документе прописаны данные правила? Нормативных документов, которые бы устанавливали в деталях порядок нумерации, прошивки и заверения журналов, нет.
Единственное, что может устанавливаться нормативным документом, это то, что регистрационно-учетный журнал (книга) должен быть пронумерован, прошнурован, заверен печатью организации и подписью уполномоченного лица. Например, в постановлении Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (п.
Как пронумеровать страницы при печати?
Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
- Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
- Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.
Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
- Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.
Делопроизводственная документация имеет разное значение.
Отличаются документы по толщине дела, форме листов.
Форум
Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:
- иглы с нитью подходящей толщины
- документов, которые необходимо прошить
- шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
- печати организации
- клея канцелярского
Прошиваем документ в 3 этапа:
- Готовим бумаги для прошивки.
Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.Где купить журналы? Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.
Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет — все эти документы шнуруются по одному принципу.
- Как сшить документы на уголок: схема
- ВИДЕО: Сшиваем документы на уголок
- Как прошить документы в 3 дырки вручную: схема
- Как прошить папку с 4 дырками: схема
- Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером?
- ВИДЕО: Скрепление документов степлером
- Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
- ВИДЕО: Подшиваем отчет для налоговой
- Как сшить дело?
- ВИДЕО: Сшиваем дело
- Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец
- Как прошить папку с документами?
- ВИДЕО: Подшивка папки с документами
- Как прошить документы для архива
- ВИДЕО: Подшивка для архива
- ВИДЕО: Сдаем на хранение
Делопроизводство — сложный процесс, требующий внимания и постоянного придерживания действующих нормативных документов.
Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.
Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы». Каким образом осуществляется нумерация – страниц или листов документов – это нормативными актами не устанавливается.
Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала (книги), было указано, что пронумеровано – листы или страницы.
advokat-na-donu.ru
Как правильно пронумеровать и прошнуровать журнал
Оглавление:
как пронумеровать и прошнуровать журнал
в разных образцах формулировки могут отличаться.
нужно ли прошивать журналы в частной конторе? ответ утвердительный. совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.
как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую каждый комплект документов снабжается описью. в ней содержится информация: при нумерации опись не учитывается.
как правильно сшивать документы
делопроизводители : входящую и исходящую документацию.
прошивать документы можно используя следующие инструменты: но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.
как правильно сшить документы
кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, министерством по налогам и сборам).
существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять. прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности.
как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек
можно использовать обычные нитки, например № 10.
но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. в некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным.
безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить лш-210. она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).
style=» float:=»» left;=»» margin:=»» 0=»» 10px=»» 5px=»» 0;»=»» src=»http://rushbiz.
Как пронумеровать и прошнуровать журнал
В разных образцах формулировки могут отличаться.
Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.
Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация: При нумерации опись не учитывается.
Как правильно сшивать документы
Делопроизводители : входящую и исходящую документацию.
Прошивать документы можно используя следующие инструменты: Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.
Как прошивать журнал учета?
Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего. Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.
Как прошить журнал?
В делопроизводстве необходимо постоянно работать с кучей документации, являющейся доказательством хозяйственной деятельности предприятия.
И любой делопроизводитель обязан знать, как правильно прошить журнал для учёта документооборота. И главное в ведении журналов — это непрерывное фиксирование документов, с обязательной регистрацией в журналах входящих и исходящих бумаг предприятия.
Журнал прошивается по левому полю так, чтобы нитки не мешали работать с документом.
Для этого слева, симметрично по всей высоте листов, по вертикали, шилом пробивается 3 отверстия. Затем нитками или банковским шпагатом прошиваются все листы журналы, желательно 2 раза. Кончики ниток, не менее 6-7 см, выпускаются на обороте журнала или на последнем листе, если обложка слишком толстая и не пробивается шилом.
Как прошить журнал регистрации
При прошивке документов соблюдается такая последовательность: Сначала наметьте точки на месте проколов.
Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.
В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов
profil-trud.ru
Как правильно пронумеровать и прошить
Как прошивать журнал учета
В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы. А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер. И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.
Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.
Как правильно сшить документы
Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.
Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.
Как правильно прошить и пронумеровать журнал — образец
После того как все листы журнала были пронумерованы и прошиты, на узел нитки крепится наклейка. Она представляет собой небольшой бумажный прямоугольник, размеры которого составляют примерно 4×6 см. Рекомендуется заранее подготовить и распечатать на принтере несколько экземпляров, чтобы они всегда были под рукой.
Когда прошивка окончена, кончики выпускают через среднее отверстие последнего листа. Для фиксации нить завязывают узлом. При этом следует оставить примерно 5 см концов. Для целостности документов на узел крепится наклейка, подтверждающая, что журнал прошнуровали.
Прошито и пронумеровано (скачать образец word)
Где используется форма «Прошито и пронумеровано»? Такая форма необходима для оформления документов на какой-либо конкурс или на запрос предложений. Такая форма используется для заверки документов в том случае, если документы состоят из нескольких или большого количества листов.
Многие люди задаются вопросом, для чего необходимо прошивать документы? Кроме того люди постоянно спорят о том, как все-таки правильно необходимо их прошивать? Споры о судьбе бумажных документов длятся на протяжении уже долгих лет. Документы порой необходимо скрепить не на одном листе. Клеить – не вариант, степлер также не разрешается использовать для подобных целей.
Как правильно прошивать документы
- Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
- Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
- Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
- Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003 , есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141 .
Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото
Во время подготовки бумаг к прошиванию необходимо обязательно пронумеровать страницы. Наличие нумерации является обязательным условием оформления. «Для чего это нужно?» — спросите вы. Для того, чтобы невозможно было незаметно вырвать, убрать часть листов. Этот момент очень важен. Поэтому давайте поговорим о том, как прошить и пронумеровать документы. Тут есть свои нюансы.
На этой записке нужно указать, сколько страниц было прошито. Потом на ней ставится подпись директора, дата и печать организации. Вообще заверительная подпись делается либо директором фирмы, либо одним из замов. Сама печать ставится так, чтоб одна часть ее приходилась на последний лист пачки, а другая – на записку.
Прошито, пронумеровано и скреплено печатью образец word, excel
Перед тем как сшивать документы пронумеруйте листы. Согласно правил делопроизводства нумерация должна быть в правом верхнем углу. Хотя я нумеровал и с права внизу. Когда прошиваете журнал не затягивайте нитку так чтобы она мешала журналу открываться. Завязываем. Затем на узел нитки наклеиваем бумажку «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью». Когда клей подсохнет пишем количество листов, ставим подпись и печать так чтобы часть отпечатка выходила за пределы наклейки. Хвостики нитки должны торчать из под наклейки. Ниже можно скачать образец наклейки «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» в форматах word и excel. Рекомендую настрич сразу несколько таких наклеек. Бывает что в командировке нет ни времени на их изготовление, ни принтера.
При оформлении исполнительной документации приходится нумеровать листы, прошивать общий и специальные журналы, тома с исполнительной и другие документы. Бывает что при окончательной приемке Заказчик требует чтобы каждая папка имела реестр, была прошита и скреплена печатью чтобы её содержимое невозможно было частично изъять, заменить или потерять.
Прошнуровать, прошить документы
В продаже имеются голографические наклейки для прошивания, которые приклеиваются к бумаге и оставляют следы при попытке их отклеить. Это не обязательно, но я люблю клеить такие наклейки так, чтобы ее часть заходила на полоску с надписью ‘прошнуровано, пронумеровано’, а часть оказалась на основном листе.
Листы в документе должны быть пронумерованы. Их можно пронумеровать вручную, а можно прямо напечатать с номерами. Если Вы шнуруете один документ с несколькими листами, то лучше сразу напечатать с нумерацией страниц. Будьте внимательны. Первый лист сшитого документа тоже должен быть пронумерован. При печати с нумерацией страниц иногда на первом листе номер не печатается. Если сшиваются несколько документов в один пакет, то нумеровать нужно вручную. При этом необходимо обеспечить, чтобы внутренняя нумерация в документах отсутствовала или не вносила путаницы.
Как прошить журнал
В делопроизводстве необходимо постоянно работать с кучей документации, являющейся доказательством хозяйственной деятельности предприятия. И любой делопроизводитель обязан знать, как правильно прошить журнал для учёта документооборота. И главное в ведении журналов — это непрерывное фиксирование документов, с обязательной регистрацией в журналах входящих и исходящих бумаг предприятия.
Эти свободные концы приклеиваются бумажной наклейкой размерами 3-4 см так, чтобы она закрыла собой только часть ниток. Концы должны быть видимы. На наклейке необходимо сделать заверительную надпись, в которой указывается буквально следующее: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью N-ное количество листов (дата, подпись)». Это должна быть подпись руководителя или лица, в чьи полномочия входит регистрация документооборота в данном журнале. Затем ставится печать, которая должна оставить оттиск как на бумажной наклейке с заверительной надписью, так и на обложке или листе журнала, к которому приклеены свободные концы ниток.
Как правильно прошить и заполнить книгу учета трудовых книжек
Прошивка документов – это один из способов привести в порядок некоторые важные бумаги и уменьшить их общий объем, который необходим для правильного хранения. Однако бывают такие ситуации, когда в работе какой-либо организации требуется защитить документы от произвольного изъятия или замены листов. К таким документам относится и книга учета трудовых книжек. В этом случае необходимо применять стандартную технологию прошивки, которая некоторым образом предохранит книгу учета от постороннего вмешательства.
- Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц). Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали.
- После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить к самой прошивке. Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз.
- По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки.
- Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги с последующим нанесением на него заверительной надписи.
firstjurist.ru