Вкладыш в трудовую книжку: как оформить (образец)
Трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения и определения стажа граждан Российской Федерации. Она используется при расчете и назначении пенсий в России. Указанный формуляр оформляется при первом трудоустройстве физического лица и сопровождает его при всех последующих перемещениях по должностям или местам работы. В результате может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку.
Трудовая книжка
Положениями ТК РФ особая роль в отношениях между работодателем и физическим лицом отведена трудовой книжке. Указанный документ заводится по факту первого трудоустройства работника.
При всех последующих оформлениях данный формуляр предоставляется по новому месту работы и хранится там вплоть до увольнения.
Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.
На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж. Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.
С учетом всего сказанного может возникнуть ситуация, когда вышеназванный формуляр будет заполнен и у работодателя появится вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.
Вкладыш в трудовую книжку
Учитывая особое значение трудовой книжки, законодатель разработал Правила их ведения и хранения, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.
Каждая трудовая книжка и любая запись, вносимая в нее, должны соответствовать вышеназванному нормативному документу.
В соответствии с пунктом 38 указанных Правил если в трудовой книжке заполнены все страницы, то возникает необходимость оформления вкладыша в неё. Форма такого документа разработана и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.
Следует учесть, что оформить вкладыш в трудовую книжку как самостоятельный документ нельзя. Данное предписание прямо следует из абзаца 2 пункта 38 Правил.
Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.
Несоблюдение данного предписания, равно как и его игнорирование, может явиться основанием для привлечения соответствующей организации или предпринимателя к ответственности в виде штрафа, размеры которого установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.
Правила оформления вкладыша в трудовую книжку
Правительство Российской Федерации, утвердив своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 Правила ведения трудовых книжек, не разработало детального описания действий по заполнению вкладышей в них.
Отсутствует такой алгоритм и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Не разработан указанными ведомствами и официальный образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.
Единственное, что прямо установлено Правительством Российской Федерации в Правилах, это необходимость проставления в трудовой книжке штампа «Выдан вкладыш». Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа.
Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.
Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.
При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. Данное предписание следует из пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.
На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя. Также обязательным является наличие оттиска печати предприятия или индивидуального предпринимателя.
В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.
Важно помнить, что если при оформлении вкладыша допущены ошибки, то следует обеспечить оформление вкладыша в трудовую книжку по образцу, указанному выше.
Как вшить вкладыш?
Каждый вкладыш в трудовую книжку должен быть вшит в нее. Без исполнения указанного требования такое вложение не может считаться действительным.
Действующее законодательство Российской Федерации не определяет порядок и способы вшивания вкладыша в основной документ.
Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.
Вшивание следует осуществить путем использования иглы или швейной машинки. Требования к качеству и цвету ниток, а также к ширине стежков акты нормотворчества Российской Федерации не содержат.
Вклеивание или прикрепление вкладыша иным способом противоречит закону, нарушает правила заполнения вкладыша в трудовую книжку и влечет необходимость оформления нового вложения в основной документ.
Сшивку следует осуществлять по развороту вкладыша. Данный способ позволит обеспечить максимальную прочность его скрепления с трудовой книжкой.
Вместо заключения необходимо отметить, что игнорирование процедуры оформления и сшивания вкладыша повлечет за собой признание его недействительным. В результате этого у работника могут возникнуть определенные сложности в будущем.
glavkniga.ru
Какие существуют правила заполнения вкладыша в трудовую книжку? — Оперсонале.ру
Содержание статьи
Ответственность за заполнение вкладыша трудовой книжки обычно возлагается работодателем на работника кадровой службы. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку ничем не отличаются от правил заполнения самой книжки, однако в каждом вопросе есть небольшие нюансы, которые мы и рассмотрим далее.
Вкладыш в трудовую книжку и его заполнение
Данный вкладыш — это отдельный документ. Однако он не является фактически действительным без предоставления трудовой книжки, на которой должны быть проставлены реквизиты этого вкладыша. Оформление вкладыша производится лишь в том случае, когда в трудовой книжке в любом из разделов закончилось место для записи. Количество вкладышей в трудовую не ограничивается никакими нормативными документами, их следует заводить по мере необходимости.
Полученный специалистом по кадрам бланк вкладыша следует зарегистрировать во всех необходимых учетных документах и вшить крепкими нитками в трудовую книжку соответствующего работника. Далее необходимо проставить в этой трудовой книжке на титульном листе специальный штамп, где есть обозначение «Выдан вкладыш», и указать в нем серию и номер вшитого вкладыша.
Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки?
- Первая страница вкладыша содержит те же сведения, которые заполнялись на титульном листе трудовой книжки работника. Однако надо быть особо внимательным при заполнении этой страницы вкладыша и не стоит переписывать все данные из трудовой книжки, поскольку у сотрудника за период его трудовой деятельности в данной организации могли измениться профессия (специальность) и уровень его образования, да и фамилия — тоже. Специалист по кадрам должен вносить все записи только на основании подтверждающих документов, действительных в данный период времени, которые ему обязан предоставить этот сотрудник.
- Датой заполнения вкладыша обычно считается та дата, с которой началась первая запись в этом вкладыше.
- Заполнявший первую страницу вкладыша специалист по кадрам в конце нее должен поставить свою подпись.
- Заверяется вкладыш печатью работодателя.
- Личная подпись работника на первой странице вкладыша в его трудовую книжку также необходима.
- Записи во вкладыше являются продолжением записей в трудовой книжке, поэтому их нумерация также должна быть продолжена.
- Все сведения о работе данного сотрудника и его награждениях следует вносить во вкладыш так же, как и в трудовую книжку.
Исправление допущенных ошибок при заполнении вкладыша
При заполнении вкладыша к трудовой книжке могут быть допущены ошибки. Специалист по кадрам должен знать правильный выход из этой ситуации.
Рекомендуемая последовательность
Будет правильно, если работник кадровой службы произведет заполнение бланка вкладыша до того, как вошьет его и проставит в трудовую книжку соответствующий штамп о выдаче этого вкладыша с указанием его реквизитов.
Поскольку ошибочно внесенные записи при заполнении нового бланка вкладыша исправлению не подлежат, то ответственному лицу необходимо будет заменить его на такой же чистый бланк. Оплата стоимости такого испорченного бланка входит в обязанность работодателя.
Об испорченном бланке вкладыша следует составить акт, а сам бланк подлежит уничтожению. В таком случае специалист по кадрам должен будет удалять этот бланк вкладыша из трудовой книжки, делать запись о недействительности проставленного штампа в трудовой книжке работника и проставлять новый штамп с реквизитами нового вкладыша. При этом надо учесть, что для таких исправлений на титульном листе трудовой книжки не предусмотрено дополнительного места. А если испорченный бланк уже был зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то придется и в эту книгу вносить соответствующие исправления.
Поэтому ответственным за ведение трудовых и вкладышей в них следует запомнить, что вначале производится заполнение вкладыша, и только потом его можно вшивать, регистрировать и проставлять в трудовую книжку работника штамп о его выдаче.
Если запись или ее часть попала в другой раздел
Нередко по невнимательности допускается еще одна ошибка. Когда закончились свободные строчки в разделе трудовой книжки «Сведения о работе» работники кадровых служб, перелистывая страницу, продолжают начатую запись уже на странице «Сведения о награждениях», при этом не замечая, что нужный им раздел уже закончен. Каким образом в таком случае нужно внести исправление и как правильно сделать запись в вкладыш в трудовую книжку?
В п.30 Правил №225 о ведении трудовой книжки прописано, что не допускается исправлять ошибочную запись методом ее зачеркивания. Ее возможно будет изменить только путем внесения в трудовую книжку записи о ее недействительности с последующим внесением правильной записи.
Рассмотрим вариант, когда часть записи об увольнении работника попала на страницу «Сведения о награждениях», и специалист по кадрам заметил это до того, как заверил ее своей подписью и поставил печать. В этом случае ошибочную запись можно не дописывать, а сразу начинать ее исправление. Например:
|
1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 1 | кодекса Российской Федерации | ||||
| Закрытое акционерное общество «Лининвест» | |||||
(ЗАО «Лининвест») | |||||
| 2 | 17 | 01 | 2014 | Запись за номером 1 недействительна | |
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать | |||||
Теперь во вкладыше в нужном разделе можно сделать правильную запись, которая будет продолжать ранее сделанные записи в трудовой книжке.
В нашем случае следует внести недописанную часть записи об увольнении в графу №3 раздела вкладыша «Сведения о работе», а затем заверить ее подписью специалиста по кадрам и печатью организации. Например:
1 | 2 | 3 | 4 | ||
| кодекса Российской Федерации | |||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать | |||||
Изменение фамилии
Допустим, что у работника поменялась фамилия, например, сотрудница вышла замуж, либо расторгла брак. На основании ее заявления и предоставленных ею подтверждающих документов необходимо издать соответствующий приказ. Затем специалист по кадрам должен внести изменения не только в трудовую книжку работника, но и во вшитый и оформленный вкладыш. Для этого на титульном листе обоих документов следует аккуратно зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию и рядом с ней вписать новую фамилию работника.
Затем на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать ссылку на предоставленный работником документ, подтверждающий факт изменения его фамилии, заверить подписью специалиста по кадрам и поставить печать организации.
Например:
| Фамилия изменена на фамилию «Кузнецова» на основании свидетельства о браке серия _____ № ______ от «___» _____ 20___г. и паспорта серия _____ № ______ выданного ________________________________________»___» _____ 20___г.Инспектор по кадрам Подпись Н.К. ГалкинаПечать |
opersonale.ru
Вкладыш в трудовую книжку как оформить образец 2016
К сожалению, количество страниц в трудовой книжке является ограниченным. И граждане, которые достаточно часто меняли место работы или их рабочая деятельность, в принципе, является очень активной (частые поощрения и карьерный рост), попадают со временем в ситуацию, когда их работодателю уже не хватает места в соответствующем разделе для того, чтобы внести очередную запись со сведениями о должности. Как оформить запись о работе в таком случае? Порядок один: работодатели по существующим правилам по заполнению и по инструкции должны осуществить заполнение вкладыша по образцу и вставить его в трудовую книжку работника.
Вкладыш в трудовую книжку как оформить образец
За заполнение вкладыша отвечает тот работодатель, у которого осуществляет свою деятельность работник в тот момент, когда закончились страницы в любом из разделов. В большинстве случаев это раздел со сведениями о работе. Одно из главных правил образца – дата на титульном листе отвечает времени заполнению, а не времени заведения трудовой книжки. Сведения по учету вносятся те, которые актуальны на данный момент, ведь за время могла поменяться фамилия или уровень образования. По инструкции и по образцу под записанными словами ставится подпись ответственного работника и штамп. Общее число вкладышей в основном документе по учету труда является неограниченным.
Как составить: правила?
Внесение данных не отличается от ведения трудовой книжки – все сведения нужно вносить в таком же порядке, после чего новый вкладыш просто вшивают. Без самой трудовой книжки вкладыш в любом случае является недействительным. Нумерация в новом листе продолжается, а не начинается заново. То есть если последняя страница в основном документе 16, то во вкладыше правильно написать 17, а не 1. Может осуществляться перенос (продолжение) записи с последней страницы на вкладываемую. Вопрос при изменении фамилии кадрового сотрудника решается следующим образом так: изменения информация происходит не только в одной трудовой книжке, но и во всех вкладышах.
Титульная страница скачать образец
Образец титульного листа для трудовой книжки вкладываемых страниц показывает, что ставится те день, месяц и год, в который по факту работодатель будет выдавать вкладыш. Очень важно, что акт внесения данных – будь это факт того, что выдано награждение в определенном размере, постановление о повышении или даже увольнение – сопровождается подписью отвечающего сотрудника. Работодатель же должен при заполнении поставить печать.
Если страницы заканчиваются, то вкладыш нужно вшить после всех бланков. Прошить его необходимо нитками. Данные об этом вносятся в соответствующий журнал в том же году. О том, как правильно заполнить этот журнал, кто должен это делать и, кто должен покупать его, пойдет речь в следующем разделе.
Приходно расходная книга по учету трудовых книжек и вкладышей к ним
Первым делом нужно было сказать, что в соответствии с приказом, который решили утверждать в профильном Министерстве РФ, по установленным правилам, которым должны следовать все работодатели, в распоряжении каждого предприятия обязана присутствовать приходно расходная книга. Именно приходно расходная книга, как показывает образец, содержит все сведения о бланках и дополнительных листах, а также их заполнении на предприятии.
Именно наниматель отвечает за выдачу новых бланков для своих работников. Кстати, если бланки трудовой книжки или вкладыши были испорчены, но ее ведение может продолжаться, то нужно составить акт по соответствующему заявлению и вшивать эту информацию в приходно расходную книгу с указанием даты.
Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним 2016
Сегодня образец заполнения этих документов изображен в Интернете и в виде фото, и в виде видео. При выдаче каждого нового вложения на основной странице трудовой книжки записывается, что «Выдан вкладыш…». Внесение данных проходит точно таким же образом – с нового рядка и с указанием точной даты.
Зачем пишется доверенность? Если вы как наниматель нашли, где взять эти книжки, то по правилам за покупку отвечают подотчетные лица и для того, чтобы ими были сделаны движения в сторону места продажи, необходимо оформление доверенности. Нередко после того, как сотрудник решил заполнять образец заявления об увольнении, он уходит и оставляет свой основной документ для работы на предприятии. Установлено, что срок его хранения составляет 2 года и еще 50 дней в архиве.
Правила составления записи работодателями
Случается, что при заполнении трудовой книжки допускается ошибка. Действовать в этих условиях нужно по образцу: утилизировать лист по акту. А сам номер вкладыша вырезается и вшивается в журнал учета. Также существующие правила строго запрещают работодателям использовать новые бланки вместо вкладыша и подшивать чистые листы в этот документ.
spasfinans.ru