Для снилс какие документы нужны: Как и где получить, восстановить и заменить СНИЛС в Москве

5.     Дождитесь получения кода подтверждения (поступит в виде SMS либо Push-уведомления)

6.     Укажите полученный код подтверждения в строке «Введите код подтверждения» и нажмите «Подтвердить»

В случае возникновения технических проблем обратитесь за помощью по телефону горячей линии «Почта Банк»: 8-800-550-07-70 или на телефон горячей линии портала Госуслуги: 8 800 100-70-10.

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЛИЧНОСТИ ЧЕРЕЗ «Сбербанк»

1.     На главной странице приложения «Сбербанк» выберите раздел «Платежи»

2.     Из перечня выберите категорию «Регистрация на Госуслугах»

3.     В появившейся форме выберите «Подтвердить учетную запись»

4.     Проверьте правильность и актуальность личных данных

5.     Введите свой СНИЛС и нажмите «Продолжить»

6.     После поиска Вашей учетной записи на портале Госуслуг в приложении появится сообщение «Ваша учетная запись подтверждена»

В случае возникновения технических проблем, обратитесь за по телефону горячей линии «Сбербанк»: 900 или по телефону горячей линии портала Госуслуги: 8 800 100-70-10.

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЛИЧНОСТИ ЧЕРЕЗ «Тинькофф»

1.     На главной странице приложения «Тинькофф» нажмите кнопку «Платежи»

2.      Из перечня платежей выберите категорию «Госуслуги»

3.     Нажмите «Регистрация на gosuslugi.ru»

4.     В появившейся форме выберите «Подтвердить учетную запись»

5.     Проверьте правильность и актуальность личных данных

6.     Введите свой СНИЛС

7.     Нажмите «Подтвердить учетную запись»

В случае возникновения технических проблем, обратитесь за помощью по телефону горячей линии «Тинькофф Банк»: 8 800 555-777-8 или по телефону горячей линии портала Госуслуги: 8 800 100-70-10.

Для чего нужен СНИЛС

Для чего нужен СНИЛС

04.06.2021., Спасск-Дальний

 Формирование пенсии

СНИЛС прежде всего используется при устройстве на работу для перечисления страховых взносов на пенсию. Страховой номер содержит  информацию о приобретенных пенсионных коэффициентах, стаже, накоплениях и добровольных взносах. Без этих данных невозможно назначить пенсию.

• Получение социальных льгот и услуг

            СНИЛС применяется для формирования федеральных и региональных реестров граждан, имеющих право на государственные социальные услуги и льготы. Например, на получение бесплатных лекарств, ежемесячной денежной выплаты, льготных путевок, в том числе детям. СНИЛС также требуется в медицинских учреждениях, школах и дошкольных учреждениях.       

• Получение электронных услуг

Многие государственные услуги сегодня быстрее и удобнее получить в электронной форме через интернет. В личном кабинете на портале Пенсионного фонда России es.pfrf.ru

доступны сервисы, позволяющие оформить пенсионные и социальные выплаты и управлять получением мер господдержки. Большое количество электронных услуг по жизненным ситуациям доступно на Портале gosuslugi. ru, включая запись в поликлинику и детский сад, оформление российского и заграничного паспорта, постановку на учет автомобиля и многое другое.

• Сокращение количества документов

                СНИЛС служит идентификатором сведений о человеке в системе межведомственного взаимодействия, через которую организации самостоятельно запрашивают необходимые документы для оказания государственных услуг. Таким образом, человек не тратит время на сбор подтверждающих справок и документов, чтобы представить их в различные ведомства, а сразу получает нужную услугу.

Где получить СНИЛС иностранному гражданину

Идентификатор СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) присваивается не только российским гражданам, но и иностранцам, включенным в пенсионную систему РФ. Этот код является уникальным для каждого человека и не изменяется в течение всей его жизни. На открытом лицевом счете отображаются данные о трудовом стаже застрахованного лица и перечисленные работодателем страховые взносы. В случае утраты документа или изменения анкетных данных его нужно переоформить повторно, при этом сам идентификатор СНИЛС останется неизменным. В этой статье мы рассмотрим, как и где получить СНИЛС иностранному гражданину.

Для чего нужен СНИЛС

Что дает получение СНИЛС иностранному гражданину:

• Возможность заключения трудового договора с российским работодателем.
• Право на начисление пенсии в РФ, а также различных социальных пособий и выплат.
• Возможность получения бесплатного лечения в рамках ОМС.
• Возможность регистрации на государственном портале Госуслуг.
• Обеспечение взаимодействия между разными государственными ведомствами с целью получения или отображения сведений об иностранном гражданине.

Получение данного идентификатора является обязательной процедурой в том случае, если иностранец будет заключать трудовой договор или договор ГПХ с работодателем на территории РФ (ст. 65 ТК РФ; п. 1 ст. 7 закона «Об обязательном пенсионном страховании» от 15. 12.2001 № 167-ФЗ). После выдачи документа, подтверждающего получение СНИЛС, иностранный гражданин приобретает практически те же пенсионные права, что и российские граждане.

Не требуется получение СНИЛС высококвалифицированным специалистам.

Поскольку СНИЛС также дает возможность доступа к различным госуслугам, он необходим не только работающим иностранцам, но и безработным, а также их детям.

Документы на оформление СНИЛС работающим лицам подает работодатель. Остальные иностранные граждане, в т.ч. неработающие, получают его самостоятельно.

Какие документы потребуются

Перед тем, как получить СНИЛС иностранному гражданину, необходимо подготовить такие документы:

• Заявление-анкету по форме АДВ-1, утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 27.09.2019 № 485п (заполняется на русском языке).
• Документ, удостоверяющий личность. Если в паспорте вся информация на иностранном языке – потребуется нотариально заверенный перевод.
• Вид на жительство (для лиц, которые постоянно поживают на территории РФ) или разрешение на временное пребывание (для временно пребывающих в стране).

Если документы будет подавать доверенное лицо, дополнительно потребуется нотариально удостоверенная доверенность и документ, удостоверяющий его личность.

Если оформлением будет заниматься работодатель, потребуются такие документы:

• Заявление на выдачу СНИЛС, написанное заявителем лично на имя руководителя организации.
• Нотариально заверенная доверенность на лицо, которое действует от имени заявителя.
• Анкета по форме АДВ-1.
• Форма АДВ-6-1, содержащая опись передаваемых документов.

В случае, когда СНИЛС требуется ребенку, оформить его могут родители или иные законные представители, обратившись в ПФР или МФЦ, и предоставив помимо анкеты свой паспорт и паспорт или свидетельство о рождении ребенка.

Куда нужно обращаться для получения СНИЛС

Как получить СНИЛС иностранному гражданину в Москве и других городах России? В целом процедура ничем не отличается от порядка получения СНИЛС россиянами. Иностранец может самостоятельно получить данный идентификатор или обратиться к своему работодателю с просьбой оформить СНИЛС. Если все заботы возьмет на себя работодатель, иностранному гражданину не нужно обращаться ни в какие инстанции.

Для самостоятельного оформления персонального страхового номера используют один из нижеперечисленных способов:

• Личное обращение в клиентскую службу ПФР, расположенную по месту временной или постоянной регистрации иностранца.
• Обращение в многофункциональный центр (п. 1 ст. 6 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

В какие сроки будет оформлен СНИЛС

Если регистрация осуществляется через работодателя, процедура формирования уведомления, содержащего СНИЛС, займет около 5 рабочих дней. Затем уведомление будет направлено работодателю, а уже он выдаст его работнику. Отметим, что работодатель обязан подать документы на получение СНИЛС не позднее двух недель со дня официального трудоустройства работника.

При обращении в отделение ПФР или МФЦ уведомление, содержащее СНИЛС, будет выдано в тот же день.

Если иностранный гражданин уволится с работы, не дождавшись получения СНИЛС, работодатель должен оповестить его о готовности документа и необходимости его забрать.

Могут ли отказать в получении СНИЛС

Основания для отказа будут следующими:

• При заполнении анкеты гражданин допустил ошибки.
• Иностранный гражданин подал недостоверные сведения.
• Доверенность не была нотариально заверена.
• У гражданина при себе не было документа, удостоверяющего личность.

Надо ли платить за получение СНИЛС

Процедура производится абсолютно бесплатно. Как гражданам России, так и иностранцам не нужно уплачивать никаких взносов и пошлин. Заявителю придется заплатить только за возможные сопутствующие услуги: нотариальное заверение документов, перевод документов и т.д.

Разобравшись с тем, как получить СНИЛС иностранному гражданину в 2020 году, можно приступать к сбору необходимых документов. Отметим, что с 01.04.2019 г. пластиковые карточки СНИЛС больше не выдаются. По запросу граждан им выдаются справки, которые подтверждают получение данного идентификатора.

Читайте также: Миграционный учет иностранных граждан в 2020 году

5 самых важных навыков ведения документации для бизнес-аналитиков — ответы аналитиков

Когда мы думаем о навыках ведения документации, первое, что приходит на ум, — это письмо — грамматика, орфография и структурирование предложений. Но кому нравится читать плотный текст?

Документация предназначена для общения через различные средства массовой информации и поиска лучшего способа передать идею. И есть 5 быстрых навыков, которым вы можете научиться, чтобы стать лучше в документации:

1. Ясность, лаконичность и точность
2. Говорите на языке (словарный запас)
3. Устный перевод и чтение между строк
4. JIRA и объединение знаний
5. Использование изображений

Ясное, лаконичное и точное письмо

Четкое письмо использует оптимальный словарный запас.Лаконичное письмо краткое и по существу. Точное письмо — это использование правильной степени детализации.

Я думаю, что эти элементы говорят сами за себя, но давайте рассмотрим несколько примеров. Начиная с ясности:

• Непонятно: кнопку надо ставить внизу.
• Очистить: программист должен поместить свою кнопку «Щелкните здесь» на 10 пикселей снизу и отцентрировать ее.

• Это не лучший способ сказать кому-нибудь о своих чувствах.
• Действия выражают чувства более эффективно, чем слова.

Лаконичность выражает идеи кратчайшим из возможных путей :

• Не кратко: пробирайтесь через болото, пока не дойдете до песчаной косы.
• Кратко: Прогуляйтесь до отмели.

• Неточно: Нажмите здесь, чтобы увидеть больше.
• Краткий: Подробнее здесь.

Precision выражает идеи с нужным количеством деталей :

• Поднимите мяч вон там сбоку.
• Поднимите белый шар.

• Вставьте диск и закрутите его.
• Вставьте уплотнительный диск слева так, чтобы угол 90 ° находился под подбородком, затем вкрутите его отверткой с крестообразным шлицем диаметром 1 дюйм.

Четкое, краткое и точное письмо способствует общению и совместной работе внутри организации. Это навык, который нужно практиковать. Когда вы это сделаете, люди будут хвалить вашу документацию.

Говорите на языке (словарь)

Когда вы путешествуете за границу, вы не ожидаете, что местные жители поймут вас автоматически.Большинство людей пытаются выучить несколько слов до прибытия, чтобы пообщаться с местными жителями.

Иногда вам повезет и вы встретите людей, которые поймут, что вы говорите по-английски, но для них это, безусловно, менее приятно.

Идея здесь проста: научитесь говорить на языке бизнес-анализа. Вам необходимо знать, что означают такие выражения, как «критерии приемлемости», «определяющее бизнес-правило» и «нефункциональное требование», чтобы писать четко.

Эту страницу разработал Международный институт бизнес-анализа (IIBA).Вы увидите неоднозначность терминов в профессии. Конечно, вам не обязательно знать их все. В большинстве дисциплин есть несколько неиспользуемых терминов.

Лучший способ узнать то, что вам нужно, — это проводить время в профессии, разговаривать с другими и читать книги об идеях. Тогда словарный запас придет естественным образом.

С учетом сказанного, вот список из 10 фраз и слов, которые вы, вероятно, должны знать как можно скорее, потому что они очень важны.

10 этапов, которые необходимо знать

1. Минимально жизнеспособный продукт — самая элементарная версия продукта или функции, которую вы можете протестировать вживую
2. Функциональное требование — что продукт должен уметь делать / выполнять
3. Нет -функциональное требование — показатели, которых должен достичь продукт, а не фактическое поведение
4. Анализ требований — сбор и интерпретация требований, выраженных клиентами, заказчиками или заинтересованными сторонами
5. Унифицированный язык моделирования (UML) — набор « язык », используемый для стандартизации того, как профессионалы визуально представляют системы
6. История пользователя / отображение историй — общий путь, по которому пользователь проходит через любую данную систему, часто канал продаж от первого контакта до получения продукта
7. Заинтересованная сторона — любой, кто имеет финансовую или организационную заинтересованность в продукте или проекте
8. Спонсор — заинтересованное лицо, предоставляющее руководство по проекту или продукту
9. Выявление — сбор функциональных и нефункциональных требований
10. Бизнес-проблема — рыночные, организационные или управленческие проблемы, с которыми сталкивается бизнес

Одна из Ключевые навыки «разговора на языке» — это умение различать похожие термины. Часто тонкость между похожими словами может изменить смысл сообщения. Если, например, вы забудете поставить «не -» перед «функциональным требованием», это может привести к серьезной путанице в вашей команде.

Устный перевод и чтение между строк

В контексте бизнес-анализа восприятие означает понимание разницы между тем, что люди говорят, и тем, что им нужно. Если вы сделаете шаг назад, вы поймете, что делаете это ежедневно.Буквально сегодня я хотела очистить яблоко от кожуры и попросила у соседа по комнате нож. Он засмеялся и протянул мне овощечистку. Иногда мы не знаем лучший инструмент для выполнения работы.

Другой пример ошибочной интерпретации того, что нам нужно, носит более концептуальный характер. Допустим, вы разочарованы тем, что сосед по комнате ест вашу еду. Вы думаете, что нужно крикнуть ему / ей, чтобы он остановился. Затем домовладелец ставит перегородки в кладовой, и сосед перестает есть вашу еду. Решение вашей проблемы совершенно иного характера.

Те же принципы действуют и для бизнес-аналитиков, но бизнес-аналитики не имеют отношения к проблеме. Им нужно прислушиваться к тому, что говорят люди, и к предъявляемым ими требованиям. Затем они должны интерпретировать эти требования и предложить свои собственные решения. Как говорится: вы можете не дать клиенту то, что он хочет, но вы даете ему то, что ему нужно .

Это то, что вам нужно будет задокументировать. Чем больше вы овладеете навыками интерпретации и восприятия, тем успешнее будет ваша документация.

JIRA, Confluence и другие инструменты

Документация сложна и требует много времени. Вот почему компании создают программное обеспечение для документации и продажи билетов, такое как Confluence и JIRA.

Эти технологии — мир сами по себе. Чтобы полностью освоить их, могут потребоваться годы, но оно того стоит. Если организация правильно структурирована, тикетинг JIRA может помочь каждому члену команды и заинтересованному лицу лучше организовать себя. Это гарантирует, что люди будут постоянно обновлять проекты, чтобы избежать деструктивных действий.

Confluence — это новейшая технология обмена документами. Он работает так же, как Интернет, но внутри компании. Кто угодно может размещать страницы документации, загружать документы Microsoft, ссылаться на работы друг друга и централизовать информацию. Поскольку это находится в рамках администрирования ИТ-систем компании, время задержки невелико.

Обучающее программное обеспечение для оформления билетов и документации, подобное этому, значительно расширит ваши возможности по предоставлению качественной документации и сделает это быстро.

Используйте изображения и модели UML

Если вы не берете ничего другого из этой статьи, не забудьте использовать изображения в своей документации.На самом деле это один из основополагающих принципов бизнес-анализа. Картинка стоит тысячи слов, особенно если вы хорошо поработали над ее созданием.

Обычный инструмент или язык, который бизнес-аналитики используют для создания изображений документации, называется Unified Modeling Language, как мы видели выше. Это не обязательно язык программирования, хотя вы можете использовать код для его создания. Это чаще всего рассматривается как набор руководящих принципов, которым нужно следовать при создании визуального представления системы.

Тем не менее, существуют определенные символы и шаги, которым вы должны следовать при использовании UML. Вот видео, которое поможет вам понять (я не связан с LucidChart).

Так что да, изображения невероятно важны. Вам необходимо научиться говорить на языке UML для представления систем. В то же время вы также можете использовать простые картинки для передачи сообщений. Например, простое представление о том, как работает AnalystAnswers.com, выглядит примерно так:

Это не должно быть необычным. Вам просто нужно донести суть. Теперь вы знаете, что на веб-сайте есть статьи о навыках, информация о ролях, советы по знанию предметной области и информация о карьере.

Как улучшить навыки ведения документации

Вы всегда можете улучшить свои навыки, практикуясь, практикуясь, практикуясь. Я из тех, кто учится на практике, поэтому я рекомендую вам начать писать документацию и получать отзывы. Если вы просто хотите стать лучше, постарайтесь более четко придерживаться пунктов, рассмотренных выше.

Для получения более подробной информации пройдите через AnalystAnswers.com. У нас есть много материалов, которые помогут вам произвести впечатление на своих коллег, своего начальника и принести истинную пользу вашей организации. Наша цель — помочь вам улучшить свои слабые стороны, не тратя тысячи долларов на сертификаты, которые на самом деле не помогут вам добиться лучших результатов.

Заключение

Еще раз пять наиболее важных навыков ведения документации для бизнес-аналитика:

1. Ясность, лаконичность и точность
2. Говорите на языке (словарный запас)
3. Устный перевод и чтение Строки
4. JIRA и объединение знаний
5. Использование изображений

Если вы научитесь овладевать этими навыками, вы станете высокопроизводительным документалистом. Но было бы глупо предполагать, что это единственные навыки, необходимые для достижения успеха. Как только вы их улучшите, обратите внимание на некоторые из этих навыков документирования. Вы можете узнать о них на сайте.

1. Наличие руководств по документации — обеспечивает согласованность и ясность структуры документации
2. Скорость — быстрое документирование требований позволяет избежать недопонимания из-за недостатка интеллекта
3. Терпение, настойчивость и гибкость — терпение и настойчивость помогут вам проработайте то, что иногда может быть утомительным процессом документирования.Гибкость поможет вам, когда вам нужно будет внести изменения.
4. Грамматика и правописание (Да, вы должны) — если у вас нет хорошей грамматики и орфографии, это рецепт недопонимания
5. Подход, основанный на фактах и ​​непредвзятый — постарайтесь скрыть свои эмоции от документации , так как он раскрасит то, как люди читают и понимают текст

5 Навыки управления документами, которые доказывают, что вы профессионал

Первое, о чем мы поговорим, — это профессиональная нумерация. У этого действительно есть несколько компонентов. Существует внутренняя и внешняя нумерация, которые необходимо освоить для достижения профессионального статуса. Внутри вы хотите использовать последовательную схему нумерации, потому что непоследовательная нумерация сбивает с толку ваши команды, делает сообщение кошмаром и заставляет вас выглядеть тупицей. Кроме того, вы хотите подумать об упрощении вашей внутренней системы нумерации. Слишком хитрость, сообразительность или фантазия может вызвать замешательство в вашей команде, что означает, что они не будут следовать правилам или не смогут найти то, что им нужно.Будь проще. Второй аспект — это внешняя или клиентская нумерация. Ваши клиенты — это клиенты, и отсюда деньги текут. Вы хотите удовлетворить своих клиентов, предоставив им возможность просматривать и искать, используя знакомую им нумерацию. Очевидно, вы хотите сообщать своим клиентам, используя их формат нумерации. Настоящие профессионалы делают это возможным, а лучшие профессионалы следят за тем, чтобы это происходило автоматически. Если вы хотите узнать, как автоматизировать этот процесс, напишите нам, и мы организуем консультацию.

Второе, что вы можете сделать, чтобы доказать, что вы профессионал в области управления документами, — это распространять документы как профессионал. Первый шаг в освоении дистрибутивов — это уже останавливаться на файловых серверах. Когда ваши клиенты или ваши партнеры используют VPN или удаленный рабочий стол для входа на сервер, или Dropbox для поиска файлов в структуре папок заставляет вас искать JV (Junior varsity). Вы хотите донести это до университетской группы, поэтому перестаньте заставлять своих клиентов бороться с этими системами глуши. Второе, о чем следует подумать, — это онлайн-дистрибутивы.Курьеры, электронная почта и все такое старомодное. Его невозможно отследить, и это действительно небезопасно. Если вы используете приложение для распространения документов в формате задачи, вы будете впереди всех. Третье — самообслуживание.

Распространение документов — это больше не просто толкающий механизм. Это еще и вытяжной механизм. Вы хотите, чтобы ваши команды, ваши партнеры и клиенты могли заходить туда, где у него есть ваши документы, и, как мы уже говорили ранее, это не должна быть файловая структура на сервере или в приложении, подобном Dropbox.Вы хотите, чтобы они могли войти в систему и получить доступ к тому, на что у них есть разрешения, очень быстро и очень легко. Документы должны быть в реестре с фильтрами, а НЕ СТРУКТУРА ПАПКИ. Они должны иметь возможность экспортировать данные в реальном времени и загружать документы в пакетном режиме. Я действительно склонен думать, что им нужен доступ по требованию, чтобы им не приходилось рассматривать контроль над документами как привратник или арбитр документов. В конце концов, это ваши клиенты, поэтому вы действительно обязаны облегчить задачу своим клиентам и партнерам.Если вам удастся с вами легко работать, они могут захотеть работать с вами чаще.

Третье, о чем следует подумать, это как профессионально обрабатывать наценки и обзоры. Здесь вам нужно подумать о нескольких вещах. Первый — позволить вашим техническим специалистам делать онлайн-обзоры, наценки и утверждения. Я уверен, что в вашем офисе есть люди, которым действительно нравится печатать документы и вручную размечать документы, сканировать их обратно на свой рабочий стол и затем загружать обратно в систему.Вся эта печать и сканирование кажутся мне огромной болью, но некоторым это нравится, поэтому вам также нужно разместить свои толкатели для бумаги. Как говорится, «разные штрихи для разных людей». Что это значит? Это означает, что вы хотите быть любезными и сделать так, чтобы ваши команды чувствовали себя комфортно с вашим процессом — иначе они просто будут заниматься своими делами или саботировать ваш процесс. Это просто человеческая природа. С другой стороны, когда вы соглашаетесь с этим, вы получаете репутацию хорошего контролера документов.Это также укрепит репутацию ваших отделов как хорошей группы управления документами.

Переплетенный с рассылками, обзорами, пересылками и подачей документов, которые составляют повседневную жизнь контролера документов, также важно иметь историю. Имейте систематический способ собирать пометки каждого рецензента и вносить их в документ в нужной редакции. Вы также хотите последовательного и ясного отношения. Когда кто-то проходит по холлу и говорит: «О, это хорошо», и вручает вам пачку документов, которые все размечены, это не очень четкое решение.Вам нужно знать, одобрено ли оно, отклонено или одобрено, как указано. Вам необходимо иметь этот документ в электронном виде в системе со всеми его исправлениями, наценками и удалениями. Желательно, чтобы регистрация и категоризация этих документов также были автоматизированы. Если вы умеете это автоматизировать — это верный признак профи. Если вам нужна подробная информация о том, как это сделать, напишите нам, и мы назначим консультацию.

Четвертое, что вы можете сделать, чтобы справиться с управлением документами как профессионал, — это интегрироваться как профессионал.Вот некоторые области, с которыми вы хотите интегрироваться. Закупки, например, вы хотите, чтобы у ваших поставщиков и продавцов были последние версии, потому что, если они строят из неправильной версии, это будет стоить серьезных денег, и это определенно может вернуться в вашу группу контроля документов и заставить вас, ребята, посмотреть плохо и стоит денег вашей компании. Очевидно, это нехорошо, поэтому вы не хотите этого делать. Вторая область — это контроль затрат. Когда отдел затрат готовит отчеты о проделанной работе, очень сложно бегать туда-сюда и находить прогресс для вашего реестра документов.Контролеры затрат, они действительно не хотят быть связаны с вашим графиком и вашим списком задач, которые нужно выполнить. Если бы вы могли интегрировать свои данные в свою систему контроля затрат, чтобы ваш прогресс передавался автоматически, вы бы были на шаг впереди. Вы получите безумное уважение со стороны своей группы по контролю над расходами.

Третье направление интеграции — инспекции. Вашим инспекторам, как и вашим поставщикам, нужна соответствующая подготовка для выполнения своей работы. Если у них нет нужной ревизии, они либо неэффективны, либо сидят в поле на месте проверки без дела.Вы хотите предоставить им правильные исправления. Вы также хотите добавить элемент самообслуживания, о котором мы говорили ранее. Ничто так не вызывает разочарования, как ненадежный FTP или ожидание флешки по почте из Нового Орлеана, когда вы находитесь на фабрике в Корее.

Пятое, о чем мы поговорим, — это профессиональная отчетность. Отчетность состоит из трех частей — согласованности, согласованности и согласованности. Профессионалы предоставляют отчеты в единообразном формате. В противном случае, похоже, что отчеты просто сколачиваются каждую неделю в последнюю минуту.Вы выглядите неуверенно и неорганизованно. Согласованность, часть 2. Вы хотите получить свои отчеты из центральной базы данных документов, чтобы все отчеты и статус сохранялись. Мы упомянули интеграцию с контролем затрат. Если вы составляете отчет о проделанной работе для своего клиента, а ваши контролеры по расходам создают отчет о освоенной стоимости, в котором приводится информация о ходе работы над документом, а цифры не совпадают, они будут задавать вопросы, на которые будет довольно сложно ответить. Последовательность, часть 3. Когда дело доходит до отчетности, вы должны быть уверены, что ваши отчеты удобны для клиентов, т.е.В соответствии с их нумерацией. Мы уже упоминали об этом ранее. Вы хотите отчитаться, используя номера документов клиента, и упростить им возможность увидеть, что происходит в их собственном понимании.

Искусство подачи документов — Тренинг по тайм-менеджменту от MindTools.com

Управление документами … и ваше время

© iStockphoto
Elenathewise

Подача документов — важный навык!

Вы когда-нибудь заставляли клиента или начальника ждать у телефона, пока вы обыскивали груды бумаг на своем столе в поисках важного документа? Если да, то ваш босс или ваш клиент могут не иметь о вас хорошего мнения, потому что в ключевой встрече вы их подвели.

И если ваша работа — помогать людям, сколько времени других людей вы тратите, если не можете найти нужные документы и бумаги, когда они вам нужны?

Вы обязаны эффективно подавать документы, как бы скучно это ни казалось. Представьте себе, насколько это было бы впечатляюще, если бы — когда вас спросили — вы бы улыбнулись, получили доступ к хорошо организованной системе хранения, сразу же нашли документ и быстро дали ответ!

Управление временем

Даже в эпоху электронной почты и Интернета мы все еще имеем дело с большим количеством бумажных документов и файлов.Со всех сторон поступает поток данных, которые нам нужно обработать и, как правило, сохранить для последующего извлечения. Мы хотим иметь возможность получить нужную нам информацию — в нужный момент, когда она нам нужна — чтобы ее можно было использовать для дальнейшего анализа или написания отчетов, или, возможно, для создания презентации.

Однако слишком часто мы тратим свое собственное время (а часто и время других людей) на поиск данных, которые на самом деле находятся где-то на нашем столе или в офисном картотеке.Это усиливает стресс и делает задачу использования данных более сложной, чем это должно быть. Поэтому нам нужно стать более организованными и эффективными в управлении файлами, если мы собираемся выполнять свою работу своевременно.

Эффективное управление информацией

Когда вы получаете документ от коллеги, продавца или покупателя, возникает соблазн «просто отложить его» в стопку на вашем столе или в ящике. «Хм. Выглядит интересно, но я рассмотрю это позже, когда у меня будет больше времени.«Звучит знакомо? Через некоторое время накапливается много таких документов, что приводит к большому беспорядку. Маловероятно, что вы когда-нибудь найдете время, чтобы вернуться и систематизировать всю эту информацию, особенно с учетом того, что вы обычно давление с другими вещами.

Вы можете потратить часы драгоценного времени на поиск документов, которые вы куда-то спрятали, потому что легко забыть, куда вы их положили, или даже забыть, что этот документ у вас изначально. Итак, как вы можете упростить свою работу? Научитесь лучше управлять файлами.

Эффективное управление файлами

Эффективное хранение сводится к следующему: хранить информацию в папках — по категориям и в понятной для вас последовательности.

Вот несколько советов по управлению файлами:

• Избегайте сохранения ненужных документов — Не делайте привычки сохранять все, что попадется к вам. Потратьте несколько секунд, чтобы просмотреть содержимое, и сохраните файл, только если он имеет отношение к вашей работе. Наличие слишком большого количества ненужных документов создает беспорядок и затрудняет поиск вещей в будущем.Будьте избирательны в том, что вы оставляете!
• Следуйте единому методу именования файлов и папок — Например, разделите основную папку на подпапки для клиентов, поставщиков и сотрудников. Дайте сокращенные имена, чтобы определить, к чему или к кому относятся папки. Более того, вы даже можете придать другой вид или просмотреть разные категории папок — это поможет легко отличить их с первого взгляда.
• Хранить связанные документы вместе, независимо от их типа — Например, хранить отчеты, письма, заметки к презентациям, электронные таблицы и графику, относящиеся к конкретному проекту, в одной папке — вместо того, чтобы иметь одну папку для презентаций для всех проектов, другую папку для таблиц для всех проектов и т. д.Таким образом, гораздо быстрее найти документы для конкретного проекта.
• Отделить текущую работу от выполненной — Некоторые люди предпочитают держать текущую или текущую работу на своем столе до тех пор, пока работа не будет завершена. Затем, когда это будет сделано, они перемещают его в соответствующее место, где хранятся файлы той же категории. Периодически (например, еженедельно или каждые две недели) перемещайте файлы, над которыми вы больше не работаете, в папки, где хранится ваша выполненная работа.

• Избегайте переполнения папок — Если у вас большое количество файлов в одной папке или большое количество вложенных папок в основной папке, разбейте их на более мелкие группы (вложенные папки или вложенные папки).Например, вы можете разделить папку «Бизнес-план» на подпапки «BP2008», «BP2009» и «BP2010». Точно так же вы можете разделить папку для клиента с именем Delta Traders на подпапки с именами «Презентации продаж Delta Traders» и «Контракты Delta Traders». Идея состоит в том, чтобы поместить каждый файл в логическую папку или подпапку, а не иметь один огромный список файлов.

  Сказав это, обычно нет смысла создавать папку для менее чем примерно пяти документов.

• Создание цифровых копий бумажных документов с помощью сканера — это полезно, если у вас мало места для хранения бумажных документов или если вы хотите архивировать документы, не уничтожая их полностью. (Это не будет подходить для всех типов документов, например, с юридическими контрактами или документов с оригинальными подписями. Так что используйте здесь свое здравое суждение.)

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Учебное пособие по управлению временем , бесплатно !

Определение приоритетов файлов для действий

Воспользуйтесь этими подходами, настроив управление файлами.Это поможет вам расставить приоритеты в работе, что повысит эффективность.

• Упорядочивайте документы по датам — Напишите дату на документе. Это поможет вам упорядочить документы по дате, не открывая папку и не просматривая все документы.

• Используйте файлы «Tickler» — Файлы Tickler, также известные как метод «43 папки» , представляют собой уникальную систему, которая используется многими людьми для организации файлов. Создайте 12 папок (по одной на каждый месяц года) и дополнительную 31 подпапку (на каждый день месяца).Заполните каждую папку документами, с которыми вам нужно работать в этот день. В начале каждого дня открывайте папку этого дня. Выньте все элементы из папки и переместите их в папку «сегодня» или на рабочий стол. Затем переместите пустую папку в соответствующий слот на следующий месяц. Если вы не можете выполнить некоторые задания к концу дня, перенесите их в папку на следующий удобный день. Эта система управления файлами помогает вам отслеживать все, что вам нужно сделать, а также выполняет функцию дневника.

Совет:

Чтобы любая система была полезной и эффективной, она также должна быть удобной для вас. В некоторой степени это зависит от характера вашего бизнеса или выполняемой вами работы. Итак, хотя универсального решения для управления файлами не существует, вы, вероятно, получите прибыль, воспользовавшись некоторыми из этих советов по управлению файлами и настроив их так, чтобы они наилучшим образом соответствовали вашим потребностям.

Ключевые моменты

Вы теряете слишком много времени на поиск нужных файлов в беспорядке на столе? А когда вы находитесь под давлением, можете ли вы быстро и легко получить информацию?

Тратить драгоценное время на поиск документов может лишить вас удовольствия от любой творческой работы, которую вы выполняете, а также это усугубит ваш уровень стресса.Простые хорошие привычки управления файлами могут значительно упростить вашу рабочую жизнь!

Примени это к своей жизни

Мы знаем, что это скучно, но вы знаете, что это нужно делать!

Освободите час в своем расписании где-нибудь на следующей неделе и настройте свою файловую систему!

% PDF-1.4 % 54 0 объект > эндобдж xref 54 122 0000000016 00000 н. 0000003245 00000 н. 0000003344 00000 п. 0000003918 00000 н. 0000004355 00000 п. 0000004737 00000 н. 0000005187 00000 н. 0000005546 00000 н. 0000006084 00000 н. 0000006110 00000 п. 0000006221 00000 н. 0000006335 00000 н. 0000006448 00000 н. 0000006593 00000 н. 0000006629 00000 н. 0000007008 00000 н. 0000007430 00000 н. 0000007859 00000 п. 0000008278 00000 н. 0000011744 00000 п. 0000016901 00000 п. 0000020829 00000 п. 0000025576 00000 п. 0000028813 00000 п. 0000029307 00000 п. 0000029894 00000 п. 0000030482 00000 п. 0000030813 00000 п. 0000031218 00000 п. 0000031622 00000 п. 0000032021 00000 п. 0000032359 00000 п. 0000036467 00000 н. 0000041283 00000 п. 0000045228 00000 п. 0000045273 00000 п. 0000046052 00000 п. 0000046088 00000 п. 0000046200 00000 н. 0000046315 00000 п. 0000046384 00000 п. 0000046463 00000 н. 0000048732 00000 п. 0000049013 00000 п. 0000049377 00000 п. 0000051346 00000 п. 0000051458 00000 п. 0000051487 00000 п. 0000051601 00000 п. 0000053398 00000 п. 0000057551 00000 п. 0000059427 00000 н. 0000061858 00000 п. 0000062288 00000 п. 0000062586 00000 п. 0000065723 00000 п. 0000065803 00000 п. 0000065873 00000 п. 0000065902 00000 п. 0000068551 00000 п. 0000068625 00000 п. 0000068700 00000 п. 0000068779 00000 п. 0000068896 00000 п. 0000069042 00000 п. 0000069342 00000 п. 0000069397 00000 п. 0000069513 00000 п. 0000071981 00000 п. 0000072303 00000 п. 0000072674 00000 п. 0000076981 00000 п. 0000077343 00000 п. 0000077779 00000 п. 0000077863 00000 п. 0000078271 00000 п. 0000078501 00000 п. 0000078888 00000 п. 0000079275 00000 п. 0000079505 00000 п. 0000079677 00000 п. 0000079822 00000 п. 0000080049 00000 п. 0000080436 00000 п. 0000080557 00000 п. 0000080702 00000 п. 0000080776 00000 п. 0000080891 00000 п. 0000080965 00000 п. 0000080988 00000 п. 0000081063 00000 п. 0000081136 00000 п. 0001482286 00000 п. 0001482667 00000 п. 0001482947 00000 н. 0001483013 00000 п. 0001483129 00000 п. 0001483152 00000 п. 0001483227 00000 п. 0001483300 00000 п. 0003046072 00000 п. 0003046435 00000 п. 0003046715 00000 п. 0003046781 00000 п. 0003046897 00000 п. 0003086009 00000 п. 0003086396 00000 п. 0003086493 00000 п. 0003086682 00000 п. 0003086755 00000 п. 0003086781 00000 п. 0003087218 00000 п. 0003087363 00000 п. 0003087675 00000 п. 0003089561 00000 п. 0003089635 00000 п. 00030

00000 п. 00030 00000 п. 00030 00000 п. 00030

  {
    "навыки": [
        {
            "@ odata.type": "#Microsoft.Skills.Text.SplitSkill »,
            "name": "# 1",
            "описание": ноль,
            "context": "/ document / reviews_text",
            "defaultLanguageCode": "ru",
            "textSplitMode": "страницы",
            "maximumPageLength": 5000,
            "входы": [
                {
                    "имя": "текст",
                    "источник": "/ документ / reviews_text"
                }
            ],
            "выходы": [
                {
                    "name": "textItems",
                    "targetName": "страницы"
                }
            ]
        },
        {
            "@odata.введите ":" # Microsoft.Skills.Text.SentimentSkill ",
            "name": "# 2",
            "описание": ноль,
            "context": "/ document / reviews_text / pages / *",
            "defaultLanguageCode": "ru",
            "входы": [
                {
                    "имя": "текст",
                    "источник": "/ документ / reviews_text / pages / *",
                }
            ],
            "выходы": [
                {
                    "имя": "счет",
                    "targetName": "Настроение"
                }
            ]
        },
  "когнитивные услуги": нуль,
  "knowledgeStore": {}
}
  

  "@ odata.type": "# Microsoft.Skills.Text.SplitSkill",
      "name": "# 1",
      "описание": ноль,
      "context": "/ document / reviews_text",
      "defaultLanguageCode": "ru",
      "textSplitMode": "страницы",
      "maximumPageLength": 5000,
      "входы": [
        {
          "имя": "текст",
          "источник": "/ документ / reviews_text"
        }
      ],
      "выходы": [
        {
          "name": "textItems",
          "targetName": "страницы"
        }
  

  {
    "@ odata.type": "# Microsoft.Skills.Util.ShaperSkill",
    "name": "# 5",
    "описание": ноль,
    "контекст": "/ документ",
    "входы": [
        {
            "name": "reviews_text",
            "источник": "/ документ / reviews_text",
            "sourceContext": нуль,
            "входы": []
        },
        {
            "name": "reviews_title",
            "источник": "/ документ / reviews_title",
            "sourceContext": нуль,
            "входы": []
        },
        {
            "name": "AzureSearch_DocumentKey",
            "источник": "/ документ / AzureSearch_DocumentKey",
            "sourceContext": нуль,
            "входы": []
        },
        {
            "имя": "страницы",
            "источник": ноль,
            "sourceContext": "/ document / reviews_text / pages / *",
            "входы": [
                {
                    "name": "SentimentScore",
                    "источник": "/ document / reviews_text / pages / * / Настроение",
                    "sourceContext": нуль,
                    "входы": []
                },
                {
                    "name": "LanguageCode",
                    "источник": "/ документ / Язык",
                    "sourceContext": нуль,
                    "входы": []
                },
                {
                    "name": "Страница",
                    "источник": "/ документ / reviews_text / pages / *",
                    "sourceContext": нуль,
                    "входы": []
                },
                {
                    "имя": "ключевая фраза",
                    "sourceContext": "/ document / reviews_text / pages / * / Keyphrases / *",
                    "входы": [
                        {
                            "source": "/ document / reviews_text / pages / * / Keyphrases / *",
                            "name": "Ключевые фразы"
                        }
                    ]
                }
            ]
        }
    ],
    "выходы": [
        {
            "имя": "вывод",
            "targetName": "tableprojection"
        }
    ]
}
  

  "проекции": [
    {
        "таблицы": [
            {
                "tableName": "hotelReviewsDocument",
                "createdKeyName": "Documentid",
                "источник": "/ документ / tableprojection"
            },
            {
                "tableName": "hotelReviewsPages",
                "createdKeyName": "Pagesid",
                "источник": "/ документ / tableprojection / pages / *"
            },
            {
                "tableName": "hotelReviewsKeyPhrases",
                "createdKeyName": "KeyPhrasesid",
                "источник": "/ документ / tableprojection / pages / * / keyphrase / *"
            }
        ]
    }
]
  

  "проекции": [
    {
        "таблицы": [
            {
                "tableName": "hotelReviewsInlineDocument",
                "createdKeyName": "Documentid",
                "sourceContext": "/ документ",
                "входы": [
                    {
                        "name": "reviews_text",
                        "источник": "/ документ / reviews_text"
                    },
                    {
                        "name": "reviews_title",
                        "источник": "/ документ / reviews_title"
                    },
                    {
                        "name": "AzureSearch_DocumentKey",
                        "источник": "/ документ / AzureSearch_DocumentKey"
                    }
                ]
            },
            {
                "tableName": "hotelReviewsInlinePages",
                "createdKeyName": "Pagesid",
                "sourceContext": "/ document / reviews_text / pages / *",
                "входы": [
                        {
                    "name": "SentimentScore",
                    "источник": "/ document / reviews_text / pages / * / Настроение"
                    },
                    {
                        "name": "LanguageCode",
                        "источник": "/ документ / Язык"
                    },
                    {
                        "name": "Страница",
                        "источник": "/ документ / reviews_text / pages / *"
                    }
                ]
            },
            {
                "tableName": "hotelReviewsInlineKeyPhrases",
                "createdKeyName": "KeyPhraseId",
                "sourceContext": "/ document / reviews_text / pages / * / Keyphrases / *",
                "входы": [
                    {
                        "name": "Ключевые фразы",
                        "источник": "/ document / reviews_text / pages / * / Ключевые фразы / *"
                    }
                ]
            }
        ]
    }
]