Как написать правильно расписку образец: Расписка в получении денежных средств – образец 2020 и 2021

Как правильно написать расписку

Большинство сделок сегодня оформляется договором, заключаемым в простой письменной форме, в условиях которого оговаривается, что одной стороной передаются товары или оказываются услуги, а другой, соответственно, производится оплата. Вместе с тем, зачастую, единственным документом, с помощью которого можно подтвердить исполнение условий того или иного договора или сделки. Расписка также может стать единственным способом доказать в суде добропорядочность покупателя.

Для чего нужна расписка

Расписка составляется непосредственно при уплате денежной суммы и подтверждает действительность факта передачи денег. К сожалению, в практике имеется множество случаев, когда, например, при сделках с недвижимостью, уже после регистрации права собственности покупателя, недобросовестный продавец обращается в суд за расторжением сделки в связи с тем, что оплата стоимости квартиры не произведена. При наличии же простого документа как расписка, такой случай будет исключен.

Также расписку рекомендуется составлять в обязательном порядке в случае, если денежная сумма передается от одного лица другому на определенный срок и с оговоренными условиями возврата, поэтому вопрос как составить расписку в данном случае будет актуален как никогда. В таких случаях расписка будет основным документом сделки, и при ее отсутствии взыскать в судебном порядке переданную сумму в случае невозврата денег невозможно.

Как правильно составить расписку

Расписка составляется собственноручно лицом, получившим деньги в двух экземплярах для каждого участника сделки, использовать печатный вариант текста расписки не рекомендуется.

Для того, чтобы такой документ имел силу в дальнейшем, следует обязательно указать дату, время и место составления расписки, полные сведения (имя, отчество и фамилия, а также данные паспорта) о лице, как получившего денежную сумму, так и передавшего ее.

Также в тексте должны быть отражены условия, на которых передаются деньги, установлен срок их возврата, а в случае, если деньги передаются в качестве оплаты за вещь или услугу — основные характеристики приобретаемого объекта, например марка, модель и номер двигателя покупаемого автомобиля. Особо следует обратить внимание на написание предмета расписки — передаваемая денежная сумма должна быть указана как цифрами, так и прописью.

В конце текста расписки ставится дата и личные подписи представителей обеих сторон с полной их расшифровкой. Идеальным условием при составлении документа будет привлечение двух свидетелей, которые смогут подтвердить сведения, указанные в расписке в случае возникновения сомнений в их достоверности.

 

Расписка, образец:

Чтобы вам было удобнее возвращаться к данному материалу, пока от вопроса как написать расписку не останется и следа, приведем последовательную инструкцию:

1. Cогласно статье 808 Гражданского кодекса РФ, расписка, которую можно в будущем предъявить в суде, должна быть составлена в свободной рукописной форме. Также ее должен писать, тот человек, который получает денежные средства.
2. В обязательном порядке должна быть указана дата и место составления расписки. Это нужно для того, чтобы в суде могли восстановить необходимые события, при которых составлялся договор.
3. В расписке должны быть указаны: имена, фамилии, даты рождения, паспортные данные заемщика, и займодавца, при этом не забывайте указывать адреса их регистрации.
4. Та сумма, которая передается в долг, должна быть указана цифрами, в скобках — прописью.
5. Особо важным моментом считается написание точной даты, так как этот процесс касается возвращения денежных средств.
6. В договоре должен быть понятен тот момент, в котором указывается о том, что при составлении расписки, заемщику были вручены денежные средства от займодавца. Уделите этому моменту особо пристальное внимание.
7. Также необходимо понимать, что при составлении расписки, в случае присутствия свидетелей, необходимо указать их имена и фамилии. Ведь в суде, вы сможете опираться на их законные показания, что является важным моментом.
8. После того, как вы составили расписку, не забудьте проверить ее на ошибки. Как правило, большинство людей, делают ошибки при написании паспортных данных всех лиц, которые упомянуты в документе, а также ошибки связанные с датой написания расписки и датой возвращения денежных средств. Также не нужно в документе указывать, на что даны деньги, для бизнеса или торговой сделки. Вы должны понимать, что это является коммерческим риском, а он как правило во многих случаях не оправдывается, при этом потерянные деньги, должник не станет возвращать.

См. также:

Понравилась статья? Расскажите о ней своим друзьям

что такое, как правильно написать, образец

Последнее обновление: 18.02.2021

Расписка об отказе от имевшихся претензий – это письменное подтверждение, что требования гражданина или юридического лица выполнены другой стороной. Отказы от претензий адресованы конкретному человеку либо организации. Суть состоит в том, что в текст документа отказавшаяся сторона вписывает фразу о том, что не имеет претензий. Это означает выполнение ее требований или отказ от претензий к другой стороне.

Что такое расписка об отсутствии претензий?

Расписка о неимении претензий – это письменный документ, в котором содержится информация о том, что требования к стороне спорного дела более не актуальны.

Расписка имеет правовую силу, но не во всех случаях. В некоторых из них расписка не будет обладать юридическим значением, следовательно, претензия останется в силе. Это ситуации:

1. Расписку составило лицо, не являющееся дееспособным.
2. Расписка была составлена другим лицом, хотя на ней стояла подпись заявителя. При предъявлении ее в зале суда, документ признают ничтожным.
3. Недействительность в силу закона. Например, супруги пишут друг другу расписку о том, что не имеют претензий по поводу общего имущества. Для суда этот документ не имеет никакого значения, так как совместно нажитые вещи делятся поровну между мужем и женой, если не составлен брачный договор.
4. Отсутствие у лица полномочий на подписание расписки.
5. Опротестование расписки в суде. Гражданин, ее написавший, может потребовать от судьи в зале заседания отмены этого документа.

Расписка действительна, если она составлена дееспособным человеком. Она предъявляется в рамках досудебного разбирательства, а также при рассмотрении спора в суде.

Суть документа – подтверждение одной из сторон сделки, что она не имеет претензий к другой стороне (все обязательства выполнены, предмет спора отсутствует)

В каких случаях и для чего оформляется этот документ?

Письмо об отсутствии претензий составляется в определенных случаях. Например:

1. Выполнение работ. Частный мастер трудится в квартире и делает в ней ремонт. После окончания работ он может попросить хозяина написать ему расписку, что тот не имеет никаких претензий к качеству ремонта.
2. Авария. Если водители договариваются на месте ДТП об отсутствии претензий друг к другу, не вызывают сотрудников ГИБДД, то им стоит оформить расписку.
3. Возвращение долга. Это самый распространенный вариант. Например, гражданин давал в долг другому человеку определенную сумму денег. Последний вовремя их возвращает и требует от займодавца расписку о том, что последний не имеет никаких финансовых претензий.
4. При расторжении договоров гражданско-правовой природы. Например, кредитного, аренды, подряда. Необходимо, чтобы было очевидно из расписки, что долг, если он образовался перед конкретным лицом в правоотношении, был погашен в полном объеме.

ВАЖНО! Расписка необходима, если договор заключается устно: закон в некоторых ситуациях разрешает пользоваться этой формой соглашения.

Отказ от претензии можно составить как в момент завершения сделки, так и в процессе досудебных или судебных споров

Какую информацию должна содержать расписка

Документ обычно составляется от руки.

Правила оформления документа:

1. Отказ от претензий формируется на листе формата А4.
2. Пишем название документа. Это делается посередине. Никаких знаков препинания вокруг слова «расписка» быть не должно.
3. Указание на адресата: паспортные данные, адрес проживания.
4. Информация о составителе записки. Также прописываются его паспортные данные, контакты.
5. Если расписка составляется в присутствии свидетелей, в документ вписываются их паспортные данные, с указанием на имеющиеся контакты.
6. Если расписка, например, составляется на договор займа, то в ней обязательно указываются сведения о соглашении, требования по которому погашены. В качестве информации о договоре займа могут служить следующие данные:

• номер договора;
• его название;
• дата заключения;
• день окончания правоотношений между сторонами и т.д.

При возврате денег обязательно в расписке указывается сумма, которая была передана займодавцу.

7. Если в расписке фигурирует организация или компания, то на документе обязательно ставится печать ЮЛ.
8. Указание на обстоятельства, в которых возможно оспаривание документа. Например, это данные о том, можно ли оспорить этот документ в порядке судебного производства.
9. Дата составления.

Правила составления и оформления документа

Образцы расписок на отказ претензий показывают, что документы составляются в письменной форме, на листах формата А4. По стилю написания – собственноручно или через ПК, закон не предъявляет обязательных требований. Таким образом, допускается, что расписка будет составлена любым из этих способов.

Тот, кто пишет расписку, не важно, человек это или представитель организации, то есть ЮЛ, должен придерживаться правил соблюдения структуры документа. В частности:

1. Юридическое лицо обычно имеет специальный бланк, предназначенный для отказа от претензий. Для граждан этот бланк не актуален, достаточно в документе написать свои данные и адрес регистрации.
2. Если бумага составляется от имени организации, то на ней должен стоять исходящий номер, наименование контрагента, организационная форма работы предприятия и его юридический адрес.
3. Если ЮЛ отказывается от притязаний в сторону своего контрагента, то на бумаге нужно указать данные о ранее направленной ему претензии. В частности:

• дата претензии;
• ее исходящий номер;
• номер почтового уведомления.

4. На отказе нужно указать, на каком основании снимается претензия. Например, это может быть возмещение, ошибка, покрытие расходов, замещение продукции и т.д.

Это основные требования, предъявляемые к структуре расписки.

Особенности оформления расписки об отсутствии претензий

Расписка отказа от претензий выступает юридически важным документом. Поэтому в ней нужно точно формулировать фактические обстоятельства, которые привели к отказу от требований.

Нюансы написания бумаги об отсутствии претензий в арендных отношениях

В этих отношениях по желанию арендодателя участники договорились мирно закончить договор аренды, но досрочно. Это позволяет им сделать ГК РФ. Арендодатель обязан выплатить арендатору компенсацию в денежном выражении, но на момент возврата помещения он еще не сделал этого. В этой ситуации составление расписки неуместно, так как одна из сторон еще не выполнила обязанность по соглашению.

При передаче акта (по приемке помещения) необходимо указать объем исполненного по соглашению и прописать, что отсутствие претензий со стороны арендатора актуально только в отношении того, что было сделано на текущий момент. Например, можно добавить фразу, что арендодатель не имеет ко второй стороне претензий в связи с состоянием отданного назад помещения, которое выступало ранее предметом арендного договора.

Расписка о возврате долга

Этот документ важен, прежде всего, для должника. Он свидетельствует о том, что деньги были переданы займодавцу, причем своевременно и полностью. Поэтому при составлении расписки нужно быть предельно внимательным: если она будет признана не соответствующей закону, то факт передачи денег доказать очень сложно.

Расписку имеет полное право потребовать должник. Обязанность кредитора – выдать бумагу. Суть ее написания состоит в том, что заемщик отдал деньги полностью или частично. А займодавец их принял.

Расписка между физическими лицами о получении суммы долга предельно проста по своему содержанию. Например, можно прописать, что займодатель подтверждает возврат суммы (прописью и цифрами). В следующем предложении написать, что претензий к конкретному гражданину (фамилия, имя, отчество, год рождения) не имеет. Бумага должна иметь дату и роспись кредитора.

В каких случаях расписка теряет юридическую силу?

Расписка может быть ничтожна по факту написания. На это существуют определенные причины. Их необходимо понимать, чтобы не тратить время и силы на бесполезное занятие по составлению незаконного документа:

1. Написание документа лицом, не имеющим права на это действие. Например, человек написал расписку, а второй ее подписал.
2. Составление бумаги несовершеннолетним.
3. Оформление документа лицом, которое не отвечает за свои действия из-за имеющегося психического заболевания.
4. Отсутствие в документе необходимых реквизитов.

Расписка может быть написана как в стадии претензионного урегулирования спорной проблемы, так и предъявлена в суд. Но она теряет правовое значение, если в зале заседания человек просит судью ее аннулировать, так как решил, что претензии ко второй стороне у него все-таки имеются.

Образцы расписок об отсутствии претензий для разных случаев

Образец расписки об отсутствии предъявления претензий в будущем

Еще один вариант составления документа

Образец расписки о неимении претензий к поставщику услуг

Скачать образец расписки об отсутствии претензий Скачать образец расписки о возврате долга и отсутствии денежных претензий Заказать бесплатную консультацию юриста

Помогите правильно составить расписку в получении денег при покупке гаража, Желательно показать образец, Заранее спасибо.

, Кострома | вопрос №2453218 от 30.05.2021

Расписка пишется в простой письменной форме в присутствие двух свидетелей с полными данными Сторон (Заемщика и Займодавца), размер денежных средств данных в займы и на какие цели, подпись и расшифровка подписи, дата и место где составляете расписку. Унифицированной формы расписки нет, потому пишите как вам удобнее.

РАСПИСКА В ПОЛУЧЕНИИ ДЕНЕГ

РАСПИСКА

Г.____ «________»_______________ 201__ г.

Я, ____________________________________________________________________________, «___»______________________ года рождения, паспорт: серия_______________________ №________________________, выдан «_____»____________________г. _____________________________________________________, зарегистрированный (-а я) по адресу:____________________________________________________ проживающий (-ей) по адресу: ________________________________________________________________________ ,

получил (-а) от __________________________________________________________________

_____________________________________, «___»__________________ года рождения, паспорт: серия_______________________ №_______________________, зарегистрированного (-ой) по адресу:_____________________________________________________проживающего (-ей) по адресу: __________________________________________________________________

денежную сумму, составляющую ____________ (_____________________________________

___________________________________________________________________________) рубля, что соответствует ______________ по курсу ЦБ РФ на день выдачи настоящей расписки в оплату за проданный мной гараж по адресу: _______________________________________________________________________________ .

Договор купли-продажи в простой письменной форме от «_______»_____________ 201__ г..

Расчёт произведён полностью. Претензий к покупателю по расчётам не имею.

________________________________________________________________________

ФИО полностью и кратка я роспись.

Как написать квитанцию: основы

Вы хотите покорить деловой мир, решать сложные задачи и подняться на вершину пищевой цепочки. Все это замечательно, но прежде чем вы покорите деловой мир, вам нужно будет хорошо разбираться в основах. Одна из самых важных вещей, которую нужно знать при покупке и продаже товаров и услуг, — это как написать квитанцию. Имея это в виду, мы подумали, что поможем вам, предоставив вам шаблон общей квитанции, чтобы вы могли начать с правильного пути.

Начало работы Начните свою общую квитанцию ​​Ответьте на несколько вопросов. Об остальном позаботимся мы.

Перечислите каждую сторону

Независимо от того, находитесь ли вы на стадии покупки или продажи, первое, что нужно сделать, — это составить список всех участников. Слово «квитанция», конечно же, должно быть на самом верху, за которым следует информация о продавце, такая как имя и / или название компании, контактная информация и любые другие соответствующие данные. Точно так же нужно указать всю актуальную информацию о покупателе.Наконец, отметьте дату транзакции и, возможно, конкретное время (в зависимости от того, что продается).

Подробная информация о транзакции

Следующим шагом является предоставление всех возможных подробностей о задействованных товарах или услугах. Составьте четкий список инвентаря, включая количество предметов, состояние предметов и цену, уплаченную за них. В хорошем чеке также должен быть указан способ оплаты. Платежи чеком должны включать номер чека, а платежи с помощью кредитной и / или дебетовой карты должны включать тип карты, последние четыре цифры, а иногда и код безопасности.Вы также должны указать количество платежей, и если товар был забран или доставлен. Если оплата произведена полностью, это должно быть отражено в квитанции.

Теперь, когда вы знаете основы написания квитанции, мы рекомендуем использовать наш шаблон общей квитанции. Это базовый шаблон товарного чека, быстрый, подробный и простой в использовании, который сэкономит вам много времени!

Начало работы Начните свою общую квитанцию ​​Ответьте на несколько вопросов. Об остальном позаботимся мы.

Начало работы Начните свою общую квитанцию ​​Ответьте на несколько вопросов.Об остальном позаботимся мы.

Эта статья содержит общую юридическую информацию и не содержит юридических консультаций. Rocket Lawyer не является юридической фирмой и не заменяет адвоката или юридическую фирму. Закон сложен и часто меняется. За юридической консультацией обращайтесь к юристу.

Как написать счет: пошаговое руководство

Независимо от того, отправляли ли вы много счетов раньше или вы работаете над написанием первого, важно знать, как правильно составить счет.При составлении счета есть много разных разделов, и отсутствие одного из них может привести к тому, что вы будете выглядеть непрофессионально.

Имейте в виду, что мы использовали Invoice Simple в качестве руководства по выставлению счетов, но шаги должны оставаться последовательными независимо от того, какое программное обеспечение для выставления счетов вы используете. Если вам сначала нужно уточнить, что такое счет, прочтите это. Если вы предпочитаете работать с файлом шаблона, а не с нашим онлайн-генератором счетов, посетите нашу страницу бесплатных шаблонов.

Хотя написание счета — хороший знак для вашего бизнеса, это, безусловно, может показаться немного утомительным.Через некоторое время вы можете почувствовать, что тратите больше времени на заполнение счетов, чем на фактическую работу, за которую вам платят.

Вот почему так важно иметь сверхпростое программное обеспечение для выставления счетов, такое как Invoice Simple, которое позволяет вам тратить меньше времени на бухгалтерскую работу и больше на выполнение любимой работы. Вот как можно проще всего составить счет — с помощью программного обеспечения для онлайн-выставления счетов.

Как выписать счет

Это пять шагов к эффективному и профессиональному составлению счета.

1. Персонализируйте и сделайте свой счет профессиональным

Для начала выберите цвет, который лучше всего представляет ваш бренд, и загрузите логотип своего бренда. Это придаст вашему счету профессиональный и индивидуальный вид. Наконец, вы можете изменить содержимое поля «счет-фактура». Если вы называете свои счета чем-то еще (например, счетом, формой, квитанцией), в противном случае оставьте все как есть.

2. Заполните соответствующую контактную информацию в счете-фактуре

Этот шаг довольно прост, но его часто упускают из виду при составлении счета.Включите контактную информацию о том, кому отправляется счет, а также от кого он поступает. Это включает имя, адрес электронной почты, адрес и телефон. Если у вас есть служебный номер, укажите его тоже. Это еще один способ помочь вам писать счета, которые выглядят и выглядят профессионально.

3. Выберите срок оплаты в счете-фактуре

Invoice Simple гордится тем, что упрощает для вас процесс выставления счетов. Итак, в этом разделе все, что вам нужно сделать, это установить флажок рядом с «Срок».Затем выберите дату, когда вы хотите оплатить счет. Оттуда условия будут автоматически заполнены. Кроме того, счет-фактура «Номер» и «Дата» позаботятся о себе сами.

Если вы уже отправляли счета раньше (например, с помощью одного из наших шаблонов счетов), измените номер счета здесь, чтобы он соответствовал вашей текущей последовательности.

Что такое номер счета?

Номер счета-фактуры — это простой способ отслеживать ваши счета, а ваши клиенты могут отслеживать вас.Присваивая уникальный номер каждому отправляемому вами счету, вы упрощаете себе отслеживание статуса платежа. Сохраняя последовательность номеров, вы упрощаете клиентам понимание того, как и когда им нужно платить.

4. Заполните проекты / задачи, которые вы выставляете клиенту на .

Хотя мы почти закончили показывать вам, как составлять счет-фактуру, не забудьте уделить особое внимание этому разделу, потому что он, возможно, самый важный. Клиенты хотят точно знать, за что вы выставляете им счет … поэтому больше подробностей здесь лучше, чем меньше.Дайте четкое и ясное описание услуги или задачи. Например: «Управление маркетингом в социальных сетях в июле». Затем введите описание из 1–3 предложений, напоминающее клиенту, в чем заключалась ваша работа.

Затем введите цену и количество — . Количество будет варьироваться в зависимости от того, взимаете ли вы почасовую оплату или по проекту . Вы также можете установить или снять флажок в поле «налог» в зависимости от того, включаете ли вы налоги или нет.

И, наконец, вы можете заполнить несколько дополнительных комментариев внизу для более подробной информации — это отличное место, чтобы поблагодарить вашего клиента за возможность работать с ним .

5. Добавьте информацию об оплате

Для беспрепятственной оплаты добавьте в счет реквизиты платежа (включая условия и способы оплаты).

Если вы решили добавить к услугам налоги или скидки, вы можете сделать это в этом разделе. Хотя это, конечно, необязательно.

Отсюда выберите разделение счета. Вы можете поделиться URL-адресом, загрузить его в формате PDF, распечатать или просто отправить по электронной почте своему клиенту.

У вас есть еще вопросы о том, как выписывать счет или как выставлять счета клиентам? Если да, то отправьте нам письмо по адресу [email protected].Если нет, начните создавать счет здесь.

Что включать в счет-фактуру

В дополнение к пяти шагам, описанным выше, вам необходимо обязательно включить в счет наиболее важную информацию. Большинство из этих элементов покрываются пятью шагами для написания счета-фактуры: условия оплаты, номер счета-фактуры и так далее.

Но вы также можете захотеть включить в счет более подробный список. Дважды убедитесь, что вы включаете каждый из этих элементов в каждый счет, который вы отправляете:

• Слово «счет-фактура» — , чтобы выделяться из цитат или оценок.
• Уникальный номер счета
• Ваша полная информация — имя, адрес и номер телефона
• Полная информация о клиенте — имя, адрес и номер телефона
• Дата выставления счета
• Перечень предоставляемых товаров или услуг, включая стоимость
• Общая сумма счета-фактуры
• Налоги
• Условия оплаты и информация
• Платежные инструкции

руководство и бесплатный шаблон скачать

Вы открыли свой бизнес и продали товары или услуги клиентам и покупателям, а это значит, что вам нужно отправить им счет.Но как написать счет?

Даже если вы уже какое-то время ведете свой бизнес, вам может быть интересно, нужно ли включать дополнительную информацию при составлении счетов-фактур.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это счет, который предприятия отправляют клиентам или клиентам с просьбой об оплате товаров или услуг. Счета-фактуры обычно включают описание товаров, за которые вы выставляете счет, а также условия оплаты и прочую информацию.

Счета — важная часть ведения учета, поскольку предприятиям необходимо хранить информацию о продажах и доходах для налогов и бухгалтерского учета.

Счета-фактуры отличаются от квитанций (подтверждающих оплату) и заказов на покупку (которые уведомляют о намерении купить товары и услуги).

Загрузите бесплатный шаблон счета-фактуры

В этой статье объясняется, как сделать счет-фактуру, но как насчет получения примера счета, который вы можете использовать прямо сейчас?

Ниже вы найдете пакет из четырех шаблонов счетов-фактур, которые можно использовать для создания собственных профессиональных счетов-фактур. Наш пакет шаблонов включает редактируемые шаблоны счетов-фактур для компаний с ограниченной ответственностью и индивидуальных предпринимателей — как с НДС, так и без него.

Получите бесплатные шаблоны счетов

Загрузите бесплатные шаблоны счетов, которые вы можете редактировать самостоятельно. Получите мгновенный доступ нажатием нескольких кнопок.

Ваш адрес электронной почты будет использоваться Simply Business, чтобы держать вас в курсе последних новостей, предложений и советов. Вы можете отказаться от подписки на эти электронные письма в любое время. Политика конфиденциальности Simply Business.

Как создать счет: шаг за шагом

Хотите знать, что включить в счет? Gov.uk сообщает, что в ваши счета-фактуры должна входить определенная информация — следуйте инструкциям ниже, чтобы в кратчайшие сроки приступить к работе со счетами.

1. Сделайте ваш счет профессиональным

Первый шаг — составить ваш счет. Вы можете сделать это самостоятельно, используя текстовый редактор или Excel, но вы также можете использовать один из наших бесплатных шаблонов счетов выше.

В вашем текстовом процессоре могут быть даже образцы шаблонов, в зависимости от программы, которую вы используете.

Вы должны использовать профессиональные шрифты и стили, соответствующие вашему бренду, а затем, если возможно, добавить свой логотип и цвета.

2. Четко пометьте свой счет

Убедитесь, что ваши клиенты знают, что это счет, который они получают.Простое добавление слова счет-фактура в верхней части документа может повысить вероятность того, что вам заплатят вовремя, поскольку это выделяет ваш запрос на оплату среди других документов, которые может получить ваш клиент.

В правилах на веб-сайте gov.uk также указано, что «вы должны четко указать в документе слово« счет-фактура »».

Ваш счет должен иметь уникальный идентификационный номер . Это для вас, так как у вас должны быть ссылки на все выставленные вами счета, чтобы не создавать дубликатов.

Можно использовать последовательность чисел, которая постепенно увеличивается. Вы также можете использовать буквы перед числом, что может указывать на конкретного клиента.

3. Добавьте название компании и информацию

Это означает как информацию о вашей компании, так и сведения о компании, которой вы выставляете счет:

• название вашей компании, адрес и контактные данные

• название компании вашего клиента и адрес, включая имя контакта, чтобы он мог попасть к нужному человеку

• адрес вашего зарегистрированного офиса и регистрационный номер компании, если вы являетесь компанией с ограниченной ответственностью, а также официальное зарегистрированное имя

Имейте в виду, что если вы компании с ограниченной ответственностью, и вы решили добавить имена своих директоров в счет, вам необходимо добавить имена всех директоров.

4. Напишите описание товаров или услуг, которые вы платите за

. Эти описания не должны быть длинными, но они должны быть достаточно подробными, чтобы ваши клиенты знали, за что они платят.

В конце концов, если они понятия не имеют, за что им выставляют счет, они с большей вероятностью запросят счет, что приведет к задержке платежа.

После того, как вы добавили четкое описание каждого товара, вы должны добавить количество каждого товара и цену.

5.Не забывайте даты

. Вам нужно добавить даты в счет. Это:

Вы можете добавить дату поставки к описанию ваших товаров или услуг и добавить дату счета вверху вместе с вашим именем, адресом и контактными данными.

6. Сложите причитающуюся сумму

Помимо затрат на отдельные товары или услуги, вам также необходимо указать общую сумму задолженности.

Плюс, если вы договорились со своим клиентом о скидке, отметьте это в счете и вычтите ее из общей стоимости.

Если применимо, укажите также сумму НДС.

7. Укажите условия оплаты

Вы должны заранее согласовать условия оплаты с покупателем, но также рекомендуется указать условия оплаты в счете.

Поэтому, если вы ожидаете, что вам заплатят в течение определенного количества дней, напомните покупателю, включив его в счет.

Что еще более важно, запишите, как именно ваш клиент должен произвести платеж. Скорее всего, вы захотите, чтобы клиент производил оплату напрямую на банковский счет.В таком случае обязательно укажите свои банковские реквизиты.

Четкие условия оплаты, а также облегчение для клиентов процесса оплаты должны помочь с денежным потоком вашего бизнеса, поскольку это способствует быстрой оплате.

Если вы ищете банк, вот лучшие банковские счета для предприятий, за которые проголосовали сами предприятия.

Выставление счетов-фактур

Gov.uk сообщает, что вам следует использовать счета-фактуры НДС, если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС. Для этих счетов-фактур требуется больше информации, чем для обычных счетов-фактур.

Существуют различные типы счетов-фактур, которые вы можете выписать — полный счет, измененный счет для розничных поставок на сумму более 250 фунтов стерлингов и упрощенный счет для поставок менее 250 фунтов стерлингов.

Информация, которую вам необходимо указать, зависит от типа выставляемого вами счета-фактуры. На веб-сайте gov.uk есть удобная таблица, в которой можно узнать, какую информацию следует добавить в зависимости от счета.

Как правило, им нужна та же информация, что и в обычных счетах, плюс:

• пункт налогообложения (время поставки), если оно отличается от даты счета-фактуры

• ставка НДС и общая сумма начисленного НДС, если все товары оплачиваются по одинаковой ставке

• , если разные товары имеют разные ставки НДС, покажите это для каждого из них

Как отправить счет

Самый быстрый и простой способ отправить счета — это электронное письмо.Вы можете прикрепить счет-фактуру в формате PDF, который не редактируется (во избежание мошенничества), и включить четкое и краткое описание вашего бизнеса и счета-фактуры в тему и текст сообщения электронной почты.

У разных клиентов и клиентов могут быть разные процессы получения счетов. Было бы неплохо узнать, есть ли в теме письма определенная информация, которая поможет вам быстрее получать деньги.

После того, как вы отправили счет, вы можете позвонить своему клиенту, чтобы убедиться, что он его получил, а если платеж не поступает, вы можете вежливо подтолкнуть клиента.

В качестве альтернативы есть программное обеспечение, которое может упростить отправку счетов. В некоторых случаях вы можете создавать и отправлять счета прямо из мобильного приложения — подробнее об этом ниже.

А как насчет программного обеспечения для выставления счетов?

Выше мы предоставили несколько бесплатных загружаемых шаблонов счетов, которые вы можете редактировать самостоятельно. Вы можете использовать их, чтобы снять стресс при создании собственных счетов-фактур с нуля.

Если вы хотите узнать, как самостоятельно выставить счет, вы также можете ознакомиться с нашим списком лучших приложений для выставления счетов, где вы найдете еще больше вариантов шаблонов счетов.

Кроме того, некоторые банки, ориентированные на цифровые технологии и только для мобильных устройств, могут даже создавать и отслеживать счета за вас, избавляя от необходимости вести учет. Взгляните на лучшие банки-конкуренты.

Как у вас дела с выставлением счетов? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Справочник для малого бизнеса

7 мин. Читать

Малым предприятиям необходимо вовремя платить, чтобы поддерживать денежный поток.Важно найти способы получать деньги быстрее. Предприниматель рекомендует с самого начала четко представлять график платежей и расходы. Хорошее общение формирует ожидания клиентов и помогает быстрее получать платежи.

Один из способов сделать это — включить в свой счет выигравшее письмо-фактуру. Хороший счет-фактура задает профессиональный, но дружелюбный тон, в котором указывается, когда должна быть произведена оплата и к кому обращаться с любыми вопросами.

Формат письма-фактуры должен соответствовать формату стандартного делового письма.В этой статье мы расскажем, как его написать.

Нужен шаблон счета? FreshBooks предлагает бесплатные загружаемые шаблоны счетов для малого бизнеса, которые делают выставление счетов еще проще.

В этой статье мы рассмотрим:

1. Получите шаблон

Для написания инвойса на оплату можно использовать пустой документ. Или вы можете скачать шаблон делового письма. В MS Office есть простой бесплатный шаблон, который вы можете скачать для Word.

Откройте любой текстовый редактор, который вы предпочитаете, и откройте либо свой шаблон, либо создайте новый пустой документ.

2. Введите свой адрес

Пропустите этот шаг, распечатав счет на фирменном бланке компании.

Если у вас нет фирменного бланка, напишите свое имя или название компании и свой полный адрес (почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс) в верхней части письма. Выровняйте текст по левому краю.

Стандартный формат адреса:

Название
Компания
Улица
Город Государственный Почтовый индекс

Например:

Дженна Майклс
Hollywood Groomers
64 Sunnyside Road Ste 400
Beverly Hills CA

Это соглашение следует за U.S. Руководство почтовой службы. Обратите внимание, что между каждым словом или числом нет знаков препинания и одного пробела, за исключением двух пробелов между штатом и почтовым индексом.

3. Добавьте дату

Добавьте дату составления счета-фактуры или дату завершения, если вы писали письмо в течение нескольких дней.

Используйте американский формат даты: месяц, день, год.

• Например: 1 января 2020 г.

Напишите дату в одну строку под вашим адресом. Если ваш адрес выровнен по ширине, дата также должна быть слева.Если вы используете фирменный бланк, поместите дату по центру, — советует онлайн-лаборатория письма Университета Пердью.

4. Укажите адрес получателя

Добавьте адрес получателя под датой. Включите имя, должность, компанию и адрес получателя. Убедитесь, что вы указали почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс. Он должен быть выровнен по левому краю и на одну строку ниже даты.

Лучше всего указать здесь конкретное имя. Предприниматель рекомендует дважды проверить, кому вы должны отправлять счет.Это особенно важно для крупных компаний, где вам может потребоваться отправить счет напрямую в финансовый отдел или третьему лицу, нанятому для обработки платежей.

Свяжитесь со своим клиентом, чтобы обсудить, кто будет производить платеж, кому должен быть адресован ваш счет и кого, если кто-либо, вы должны скопировать в счете. Отправьте письмо со счетом основному лицу, производящему платеж.

Личные титулы

При добавлении имени контакта вам может быть интересно, какой заголовок использовать.Стандартные личные титулы — мистер, мисс, миссис и доктор

.

К женщинам можно обращаться как к мисс, миссис или мисс. В случае сомнений используйте мисс

.

5. Добавьте приветствие

А теперь пора открыть письмо. Используйте то же имя и титул, что и в адресе получателя. Включите приветствие под адресом получателя.

Если вы хорошо знаете получателя, вы можете использовать только его имя. Если нет, используйте их титул и фамилию. В конце добавьте двоеточие.

Например:

• Дорогая Анна:
• Уважаемая госпожаСмит:

Не знаете пол получателя? Вместо этого можно указать их полное имя, например:

.

6. Напишите текст письма

Одиночный интервал между буквой и выравнивание абзацев по левому краю. Вам не нужно использовать отступ для первой строки. Между каждым абзацем вставляйте пустую строку.

С точки зрения содержания, написание должно быть максимально ясным и кратким.

Во-первых, включите дружеское начало. Вот образец:

• Надеюсь, у вас все хорошо.

Тогда переходите сразу к делу:

• Пожалуйста, найдите прикрепленный счет-фактуру [номер] для [название проекта].
• Ваш заказ [детали заказа] отправлен. К этому приложению прилагается счет-фактура.
• Прилагаем счет на [укажите сумму].

Теперь добавьте реквизиты для оплаты, например:

• Напоминание об условиях оплаты: оплата должна быть произведена до 20 января 2020 г. Если вы отправите платеж в течение 15 дней, предоставляется скидка 5%.
• Пожалуйста, отправьте оплату чеком или прямым переводом.
• Обратите внимание, что мы взимаем плату за просрочку в размере 5 процентов в неделю.

На случай возникновения вопросов лучше указать нужного контактного лица:

• Если у вас есть какие-либо вопросы по поводу вашего счета, свяжитесь с [имя] по [контактные данные].
• Я вернусь в офис на следующей неделе, если у вас возникнут вопросы или проблемы.
• По вопросам проекта обращайтесь к [имя] по [контактные данные].По вопросам оплаты обращайтесь к [имя] по [контактные данные].

Теперь добавьте дружескую строку:

• Спасибо за ваш бизнес.
• Было приятно работать с вами.
• Я с нетерпением жду продолжения сотрудничества с вами в будущем.
• Пожалуйста, дайте мне знать, если мы снова сможем вам помочь.
• Мы ценим возможность вести с вами дела.

И напоследок:

• Подтвердите получение этого счета.

7. Запишите закрытие

Закрытие — это одна строка после последней строки тела. Только первое слово должно быть написано с заглавной буквы, а в конце должна быть добавлена ​​запятая. Если подпись добавляется, включите четыре пустые строки между подписью и своим именем.

Например:

Спасибо,

Дженна Майклс

8. Упомяните вложения

Приложения, в данном случае ваш счет, также называются приложениями. Напишите «Приложения» в четырех строчках под закрытием.Вы можете просто добавить количество вложений или перечислить их по имени.

Например:

• Количество корпусов: 3
• Приложения: счет-фактура 001, предварительные чертежи, 3D-модель

Ваш счет-фактура почти готов к отправке. Перед отправкой обязательно тщательно вычитайте орфографические или грамматические ошибки.

Еще спрашивают:

Как написать сопроводительное письмо к счету

Сопроводительное письмо для счета-фактуры по сути является письмом-счетом.Следуйте инструкциям выше, чтобы написать профессиональное деловое письмо.

Вот несколько дополнительных советов по написанию сопроводительного письма, согласно Университету Висконсин-Мэдисон:

• Это должна быть только одна страница
• Составьте сопроводительное письмо под клиента. Обращайтесь к конкретным деталям и срокам проекта. Укажите любые дополнительные счета-фактуры.
• Избегайте жаргона. Используйте активный голос и короткие предложения. Будь понятен. Передают уважение к клиенту и профессионализм.
• Сосредоточьтесь на цели вашего письма: получить деньги. Укажите причину выставления счета и сумму к оплате в первом абзаце текста письма. Всегда указывайте контактную информацию, чтобы клиент мог немедленно решить любые проблемы, связанные со счетом.
• Каждый абзац основного текста должен быть сосредоточен вокруг одной точки
• Вычитайте свою работу. Попросите сделать это надежного коллегу или друга.

В этой статье есть советы о том, как написать счет за внештатную работу или для малого бизнеса, а также примеры формулировки счета.

Как написать счет-фактуру по электронной почте

Вот как написать электронное письмо со счетом-фактурой. Электронные письма часто гораздо менее формальны, чем деловые, но они все же должны быть профессиональными и хорошо написанными.

Вот пример:

Привет [укажите имя клиента],

Пожалуйста, найдите прикрепленный счет на [вставить название проекта].

Спасибо за ваш бизнес. Если у вас есть какие-либо вопросы по поводу вашего счета, свяжитесь с [имя] по [контактные данные].

Бест,

[укажите свое имя]

В этой статье подробно рассказывается, как отправить счет по электронной почте.

Как написать счет для быстрой оплаты (с помощью шаблонов)

В день выплаты жалованья солнце светит ярче.

Но прежде чем вам заплатят, вам нужно выставить счет. Чем точнее счет (т.е. чем проще клиенту заплатить вам), тем быстрее вам заплатят.

В этой статье мы рассмотрим , как выписать счет-фактуру , и дадим несколько советов для популярного программного обеспечения для выставления счетов (на случай, если вы хотите просто подключи и работай).

ПОЛУЧИТЬ ДОСТУП К ШАБЛОНУ СЧЕТА APPSUMO

После того, как вы освоили процесс выставления счетов и некоторое время работали с клиентом, вы можете переходить к написанию письма о повышении цены.

Два типа счетов-фактур

Перед запуском проекта

Перед началом работы целесообразно выставить счет на часть стоимости проекта. Думайте об этом как о сборе добросовестного платежа. Когда я за несколько лет собираю эти платежи, я обычно выставляю счет в размере от 30% до 50% от полной стоимости проекта.

В этом счете-фактуре включают формулировки, которые вызывают у клиента интерес к проекту, но при этом твердо относятся к этому первому платежу. Стартовый взнос должен быть выплачен до того, как вы начнете выполнять какую-либо работу. Это побуждает клиента платить быстро.

Также убедитесь, что в счете-фактуре четко указано, какой процент от общей стоимости этот платеж покроет . На случай, если позже ответит — «Что ?! Я оплатил ваш счет в начале проекта. Почему вы снова выставляете счет? — лучше всего, чтобы в первоначальном счете была четко указана «⅓ от общей суммы платежа по проекту».

Сохраняет ясность и в письменной форме.

После завершения проекта

Это очевидная фактура, о которой все думают: проект окончен; пора собирать.

В этот счет-фактуру обычно включается любезное примечание для клиента, например: «Спасибо за ваш бизнес!»

Как написать счет

Первое правило требования денег: облегчить другому человеку выплату .

Если ваш клиент запутается, он может отложить выплату вам только потому, что у него нет времени, чтобы выяснить ваш странный процесс оплаты.

Совершение платежа вам должно быть самым простым делом, которое клиент может сделать, открывая ваш счет. Если клиент чихает или спотыкается, глядя на ваш счет, есть небольшая вероятность, что он заплатит вам случайно. Это должно быть так просто.

(Ладно, ладно, может, не , а просто. Но близко.)

Как упростить оплату счетов? Сделав их понятными, с простыми инструкциями и подходящими инструментами для обработки платежа или отправки вам чека.

Простота не означает, что вам нужно использовать новейшее лучшее программное обеспечение (, хотя это может помочь ). Вы можете отправлять совершенно четкие счета, например, в формате PDF или с помощью повседневных платежных инструментов, таких как PayPal — бизнес-версия.

Как должен выглядеть счет-фактура?

Давайте перейдем к фактической информации, которую вы будете включать в каждый счет.

Чтобы упростить вам создание самого первого счета, мы создали шаблон, который вы можете копировать и редактировать:

ПОЛУЧИТЬ ДОСТУП К ШАБЛОНУ СЧЕТА APPSUMO

1. Начните с номера счета

Это полезно для ведения записей. Номер счета-фактуры обычно отображается в верхнем углу счета-фактуры.

Иногда мне приходилось запрашивать у клиентов обновления платежей. В таких случаях я обычно ссылаюсь на счет-фактуру по номеру : «Привет, Фрэнк, только что проверяю счет-фактуру №122. Просрочена неделя. Вы хотите, чтобы я отправил его повторно? »

2. Добавьте дату и крайний срок выдачи

Включите в свой счет-фактуру день, когда он был отправлен клиенту, и день, когда должна быть произведена оплата .

3. Вставьте контактную информацию клиента

Перед заполнением этого раздела вы можете спросить своего клиента: «Кому я должен направить счет?»

Они могут посоветовать вам отправить счет в бухгалтерию компании. Независимо от того, кому вы его направляете, обязательно укажите в человека, название отдела и адрес компании .

4. Введите свою контактную информацию

Аналогичным образом, вы должны указать свою информацию (или информацию о вашем бизнесе) в счете.Это включает в себя ваше имя, название компании, служебный адрес и, возможно, номер телефона или адрес электронной почты .

5. Включите подробные статьи затрат

Здесь вы должны указать все позиции, по которым выставляется счет. Это должно включать название , количество и стоимость товара . Если ваш клиент шокирован наклейкой, позиции позволяют ему просмотреть каждую оплачиваемую позицию одну за другой, чтобы подтвердить проделанную вами работу и сумму, которую вы взимаете.

6.Обеспечьте четкие варианты оплаты

Большинство программ для выставления счетов позволяет получать переводы по кредитным картам или ACH с помощью своего инструмента. Это так же просто, как установить или снять флажки в нужных полях перед отправкой счета.

Но если вы создаете счет в формате PDF, вам может потребоваться добавить дополнительные способы оплаты и инструкции. Хотите, чтобы они отправили вам чек по почте? Так и сказал. Вы требуете оплату через почтового голубя? Скажите им, где найти самых быстрых птиц.

7.Добавить условия оплаты

Вы также должны указать условия оплаты. Помимо крайних сроков, вы также можете предложить варианты, например, для разбивки платежей по частям.

8. Заключить с резюме

Резюме должно быть кратким. Его следует отделить от остальной части счета, чтобы его было легко найти. Вы можете сказать всего лишь «Итого: $$$».

9. Напишите короткое сообщение

Вы можете отправить счет клиентам по электронной почте.Это ваша возможность напомнить клиентам, как вы были взволнованы работой с ними, предложить ответить на любые дополнительные вопросы или даже предложить следующий проект. Тот факт, что вы выставляете счет для одного проекта, не означает, что вы не можете выставить счет для следующего.

В электронном письме со счетом лучше всего быть твердым, уверенным и дружелюбным. Избегайте хеджирования — это может показаться извиняющимся или небезопасным. Вам не о чем сожалеть или не о чем беспокоиться. Вы сделали свою работу. Они должны тебе $ $ $.

Примеры хеджирования vs.конфиденциальные электронные письма для выставления счетов:

Хеджируемый адрес электронной почты: «Дайте мне знать, если здесь все хорошо — с радостью внесу изменения, если что-то кажется неправильным. Никакой спешки или чего-то подобного.

Уверенно: «Я приложил счет за проект. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут дополнительные вопросы ».

10. Отправьте счет-фактуру

Самое приятное: нажмите «Отправить» и дождитесь получения заслуженных денег.

Популярное программное обеспечение для выставления счетов

Если вы не хотите создавать счета с нуля, на рынке есть десятки инструментов, которые вы можете использовать вместо этого.

Deskera

AppSumo Сделка: Deskera

Отмеченная наградами унифицированная платформа для выставления счетов, бухгалтерского учета, расчета заработной платы, управления персоналом и CRM.

149,00 $ | $ 1,188,00

Узнать больше

Deskera позволяет создавать и отправлять счета в кратчайшие сроки с помощью телефона или ноутбука, используя прилагаемый шаблон из приложения или настраивая свой собственный. Вы можете конвертировать свои котировки в счета одним щелчком мыши, а затем автоматически добавлять ссылки для оплаты Stripe, чтобы сразу же получать оплату.

Вы не просто получаете функцию выставления счетов при использовании Deskera, вы также получаете полнофункциональную платформу, которая позволяет управлять бухгалтерским учетом, расчетом заработной платы, кампаниями по электронной почте, CRM и т. Д. Получите годовое предложение Deskera на AppSumo сегодня.

Гибкий

Сделка AppSumo: Agiled

Интегрированная платформа white label, которая объединяет и оптимизирует все ваши бизнес-операции.

249,00 $ | 540,00 $

Узнать больше

Agiled — партнер Appsumo с обширными функциями выставления счетов.Вы можете создавать профессиональные счета-фактуры и оценки за секунды с помощью Agiled. Публичные ссылки счетов-фактур и оценок могут быть полностью помечены белым цветом.

Вы также можете принимать онлайн-платежи по своим счетам, поскольку Agiled интегрируется со многими платежными шлюзами, такими как Stripe, Paypal, Mollie и т. Д.

Самое приятное: Agiled — это комплексное решение для управления бизнесом, поэтому вам не нужно выходить из учетной записи, чтобы управлять своими проектами, клиентами и командой. Получите Agiled годовое предложение на AppSumo уже сегодня.

Quickbooks

Quickbooks принадлежит Intuit, материнской компании таких финансовых инструментов, как Mint.com и TurboTax. В качестве инструмента бухгалтерского учета Quickbooks предлагает простое выставление счетов по всем своим планам.

Freshbooks

Как и Quickbooks, Freshbooks — это бухгалтерский инструмент. Его часто считают проще и компактнее, чем Quickbooks, который нравится многим малым предприятиям. Помимо множества функций Freshbooks предлагает выставление счетов.Таким образом, вы можете отслеживать свои доходы и расходы с помощью того же инструмента, в котором вы создаете и отправляете счета.

Fiskl

AppSumo Сделка: Fiskl

Автоматизируйте свои финансы в дороге с помощью интуитивно понятной мобильной и веб-платформы, которая работает для вас.

149,00 $ | 240,00 $

Узнать больше

Fiskl является партнером AppSumo с инструментами и функциями, аналогичными Freshbooks. Вы можете получить годовой план за 149 долларов.В набор инструментов бухгалтерского учета Fiskl входит элегантная платформа для выставления счетов, поэтому вы можете произвести впечатление на клиентов и упростить получение оплаты.

ConvergeHub

Сделка AppSumo: ConvergeHub

Универсальная платформа CRM для продаж, маркетинга, поддержки и выставления счетов.

199,00 $ | 324,00 $

Узнать больше

ConvergeHub — еще одна сделка от AppSumo. Эта мощная CRM позволяет отправлять профессиональные счета прямо из того же инструмента, в котором вы управляете контактами.Получите пожизненный доступ от 69 долларов.

Plutio

Сделка AppSumo: Plutio

Управляйте всем своим бизнесом с одной панели.

199,00 $ | 360,00 $

Узнать больше

Вы также можете рассмотреть Plutio, инструмент для управления клиентами и проектами, упакованный в одно целое. Выставление счетов — это лишь одна из десятков функций, доступных на платформе. Получите годовой доступ за 199 долларов.

Я намеренно оставил эти описания краткими, потому что у нас есть еще один пост, посвященный нашему любимому программному обеспечению для выставления счетов.

Напишите и отправьте счет с уверенностью

Готовы отправить первый счет и получить деньги за свой тяжелый труд?

ПОЛУЧИТЬ ДОСТУП К ШАБЛОНУ СЧЕТА APPSUMO

Научиться писать счет — это процесс, который в конечном итоге должен пройти почти каждый владелец бизнеса.

Помните: счета — это не только оплата вашей работы. Они являются частью вашего бренда.

Когда счет-фактура имеет элегантный дизайн и интуитивно понятен в использовании, эти детали говорят о профессионализме.В качестве альтернативы, если ваш счет запутан или громоздок, он может оставить негативное впечатление у вашего клиента.

Стоит потратить время на создание шаблонов или поиск подходящего программного обеспечения для выставления счетов. Таким образом, вы сможете произвести впечатление на клиентов и , которые положат больше денег в банк.

П.С. Если у вас недостаточно возможностей для отправки счетов, возможно, вам нужны более эффективные предложения. Вот несколько основных инструментов предложения, которые стоит учитывать для вашего бизнеса.

Как написать счет-фактуру по электронной почте | Шаблон электронной почты для счета-фактуры

После того, как вы предоставили клиенту товар или услугу, пора получать деньги.Но прежде чем вы это сделаете, вам нужно будет выставить счет и отправить его по электронной почте. Многие малые предприятия и фрилансеры сталкиваются с проблемами просроченных платежей, и, хотя это не всегда эффективно, четкое и понятное электронное письмо со счетом может помочь вам быстрее получить оплату. Хотите узнать, как написать электронное письмо со счетом-фактурой? Читайте наши главные советы, а также образец электронного письма со счетом, которое вы можете использовать для своих клиентов.

Советы по составлению счета по электронной почте

Научиться писать электронное письмо с прикрепленным счетом — несложный процесс.Мы собрали несколько основных советов, которые помогут вам максимально упростить обработку вашего счета для клиентов:

Включите счет как вложение

Не вставляйте счет в текст сообщения электронной почты. Вместо этого прикрепите его как загружаемый файл PDF. Это позволяет вашим клиентам сохранять, распечатывать или загружать ваш счет в свою бухгалтерскую программу.

Включите всю важную информацию в строку темы.

Многие компании завалены электронными письмами, поэтому чем проще вы сможете помочь им найти свой счет, тем быстрее вы получите оплату.Поместив всю важную информацию в строку темы, включая номер счета и дату оплаты, вашим клиентам будет намного проще идентифицировать ваш счет.

Рассмотрите возможность использования шаблона счета-фактуры

Если вам нужно выставить много счетов-фактур, использование шаблонов электронной почты счетов-фактур может сэкономить вам значительное количество времени. Все, что вам нужно сделать, это изменить ключевую информацию, что не займет больше нескольких минут, и вы сможете быстро и легко отправить счет.

Убедитесь, что в вашем счете есть все, что нужно знать клиенту.

Если вы не включили всю необходимую информацию, вашему клиенту, возможно, потребуется запросить второй счет, или он может просто пренебречь оплатой.

Шаблон электронной почты для счетов-фактур

Написание электронных писем с нуля может занять много времени, особенно если вам нужно выставить счета большому количеству клиентов. После того, как вы научитесь составлять электронное письмо со счетом, использование шаблонов может стать отличным способом сократить количество администраторов, с которыми вам придется иметь дело. Вот простой и эффективный образец, который вы можете использовать, чтобы отправить дружеское напоминание о счете, который должен быть оплачен в ближайшее время:

Строка темы: Счет-фактура [X] на [Услугу / продукт] срок оплаты [Дата]

Привет [Имя получателя] ],

Надеюсь, у вас все хорошо! См. Прикрепленный номер счета [X] для [Продукт / услуга], срок оплаты — [Дата].Не стесняйтесь обращаться, если у вас есть какие-либо вопросы.

С уважением,

[Имя отправителя]

Если вы уже отправили счет, но он просрочен, возможно, вам придется проследить за просрочкой платежа. Вот образец электронного письма для сбора счетов, которое вы можете использовать для этого:

Строка темы: Просроченный счет [X] на [Услугу / продукт], срок оплаты [Дата]

Привет, [имя получателя],

Надеюсь, вы хорошо! Мы еще не получили платеж по счету № [X] для [Продукт / услуга], который должен был быть оплачен [Дата].Сообщите нам, когда мы можем ожидать получения платежа, и не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникнут какие-либо вопросы или проблемы.

С уважением,

[Имя отправителя]

Как видите, лучшие электронные письма со счетами просты, удобны и содержат всю информацию, необходимую клиенту для обработки вашего счета.

После отправки счета-фактуры по электронной почте

Конечно, отправка счета-фактуры не всегда является концом истории. Иногда ваши клиенты могут задерживать оплату.В таких случаях всегда полезно связаться с вашим собеседником по телефону, так как возможно, что ваши электронные письма просто попадут не тому человеку. Если это не сработает, вам может потребоваться эскалация процесса, отправив официальное письмо. Последующие шаги, такие как отправка сборщиков долгов, взимание пени за просрочку платежа или начало судебного разбирательства, должны рассматриваться только как крайнее средство.

Мы можем помочь

GoCardless поможет вам автоматизировать сбор платежей, сократив количество администраторов, с которыми ваша команда должна иметь дело при поиске счетов.Узнайте, как GoCardless может помочь вам со специальными или регулярными платежами.

GoCardless используется более чем 55 000 компаний по всему миру. Узнайте больше о том, как вы можете улучшить обработку платежей в своем бизнесе уже сегодня.

Узнать большеЗарегистрироваться

Как написать счет: пошаговое руководство

Вы, вероятно, получали их периодически на протяжении всей своей жизни, практически не обращая внимания на сам документ. Но если вы являетесь владельцем бизнеса, фрилансером или индивидуальным предпринимателем, вам нужно будет иметь возможность выставить счет, если вы хотите получить оплату.

Хорошая новость заключается в том, что составить счет-фактуру с помощью программного обеспечения легко, и многие из лучших бухгалтерских программных приложений сделали это еще проще с помощью шаблонов счетов и настроек, включенных в их продукты.

Есть пять простых шагов для создания счета, но важно, чтобы каждый шаг был выполнен правильно. Пропуск такого шага, как указание срока платежа, может привести к задержке платежа, а ввод неверной информации о переводе может привести к тому, что платеж будет отправлен на неправильный адрес или зачислен на неправильный банковский счет.

Кратко: как написать и отправить свой первый счет

• Шаг 1: Персонализируйте счет, чтобы он отражал ваш бизнес.
• Шаг 2: Введите всю необходимую информацию о клиенте.
• Шаг 3: Назначьте условия и укажите дату оплаты.
• Шаг 4: Объясните, для чего предназначен счет.
• Шаг 5: Включите информацию о денежном переводе или ссылку для онлайн-оплаты.

---

Основы выставления счетов: что вам нужно знать

Поздравляем с открытием собственного дела! Это большой шаг, и ваши дни, вероятно, будут наполнены как испытаниями, так и наградами.

Хорошая новость в том, что вам как владельцу бизнеса доступно огромное количество ресурсов. Скорее всего, вы уже определились с названием и юридической структурой для своего бизнеса. Итак, что вам следует делать дальше?

Если вы хотите получать деньги (а кто этого не делает?), Вам нужно научиться составлять счет. Если вы уже знакомы с процессом создания счета, это прекрасно. Но если вы ничего не знаете о создании счета или просто хотите освежить в памяти информацию, продолжайте читать.

Для тех, кто не знает, что такое счет-фактура, это просто способ взыскать деньги, причитающиеся вашей компании. Каждый раз, когда вы продаете товар, будь то бейсболка или пара серег, и вы не собираете оплату за эти товары во время продажи, вам нужно будет выставить счет-фактуру.

То же самое касается предоставления услуги, будь то ремонт сломанной трубы или подготовка профессионального отчета для клиента. Чем бы вы ни занимались, продаете ли вы товары или услуги, если вы хотите принять оплату за эти товары или услуги позднее, вам нужно будет создать счет.

---

Как правильно написать и отправить счет

Ваше бухгалтерское программное обеспечение — наиболее вероятное место, из которого вы будете создавать счет. Если вы в настоящее время не пользуетесь бухгалтерским программным обеспечением, я настоятельно рекомендую вам это сделать.

Однако, в крайнем случае, есть также множество шаблонов счетов, которые вы можете загрузить из Интернета или из приложения, такого как Microsoft Word, которые помогут вам начать выставлять счета своим клиентам. В любом случае одна и та же информация потребуется для создания надлежащего счета-фактуры.

Вот то, что вам нужно, за пять простых шагов.

Шаг 1. Персонализируйте счет-фактуру

Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета или хотите приобрести такое программное обеспечение для своего бизнеса, вы, вероятно, будете готовить счета с его помощью. Большинство бухгалтерских программных приложений, представленных сегодня на рынке, предоставляют отличные возможности для выставления счетов с возможностью настройки счета по своему усмотрению.

В большинстве случаев бизнес-информация, которую вы вводите в свое программное обеспечение, например название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты, будет автоматически заполнять любой счет-фактуру, который вы создаете.

Но многие бухгалтерские приложения идут дальше, предоставляя вам возможность настроить счет, добавив логотип вашей компании, строку слогана или цветовую схему. Хотя это не обязательно, настройка счета-фактуры так, чтобы она лучше отражала ваш бизнес, сделает его более узнаваемым для ваших клиентов и может помочь вам получать оплату немного быстрее.

Шаг 2: Введите данные о клиенте

Одна из самых важных вещей, которую вы хотите сделать, — это правильно управлять своими клиентами или клиентами.Если у вас небольшой сувенирный магазин, правильно управлять покупателями означает иметь возможность общаться с ними о распродажах и других рекламных акциях или кампаниях.

То же самое и с предприятиями сферы услуг, при этом, если вы предоставляете кредит своим клиентам, вы должны убедиться, что у вас есть соответствующая информация для этих клиентов, включая точный почтовый адрес, адрес электронной почты и контактное лицо. .

Наличие неполного почтового адреса или неправильного адреса электронной почты может задержать обработку платежа на несколько недель.Вы также захотите присвоить индивидуальный номер каждому счету, который вы создаете, но обычно это автоматически выполняется вашим бухгалтерским программным обеспечением.

Шаг 3. Назначьте условия и срок оплаты счета

Назначение условий вашим клиентам просто означает, что вы принимаете решение о том, сколько времени они должны заплатить. Во многих случаях Net 30 является термином по умолчанию, что означает, что у вашего покупателя или клиента есть 30 дней с даты выставления счета для оплаты вам.

Счет-фактура выше отражает фактурирование количества, которое используется при выставлении счетов-фактур на продукты.Источник: программное обеспечение волнового учета.

Если они не заплатят до истечения 30 дней, вы можете применить штрафы за просрочку к просроченной сумме. Для новых клиентов вы можете использовать К оплате при получении в качестве условия платежа, что означает, что счет подлежит оплате, как только он будет получен. Net 10 Условия также являются общими, но вы как владелец бизнеса сами решаете, какие условия должны применяться к каким клиентам.

Шаг 4. Объясните, что такое счет-фактура.

Если вы продаете товар, вы должны добавить его описание, а также количество и цену за товар.

Счет-фактура выше отражает фактурирование количества, которое используется при выставлении счетов-фактур на продукты. Источник: программное обеспечение волнового учета.

Если вы продаете услуги, вы, вероятно, захотите включить подробное описание оказанных услуг и того, что клиент получил взамен. Если, как и в счет-фактуре выше, вы создали настраиваемый отчет, эта информация должна правильно отображаться в счете-фактуре.

Если вы выставляете счет за отработанные часы, вы, вероятно, захотите использовать стиль счета, который отражает эту информацию.

Шаг 5: Добавьте информацию о переводе или ссылку для онлайн-платежа

После того, как счет будет заполнен, вы можете распечатать его и отправить его клиенту или отправить счет напрямую по электронной почте. Большинство бухгалтерских программных приложений также предлагают возможность включения онлайн-платежа, который позволяет вашим клиентам быстро и легко производить оплату кредитной картой или переводом через ACH прямо из счета.

Хотя вам придется платить за услуги, если вы решите принимать онлайн-платежи, очень реальным преимуществом является то, что вам, вероятно, будут платить намного быстрее.

Однако, если вы выберете более традиционный способ оплаты, убедитесь, что информация о переводе указана в счете правильно, чтобы ваши клиенты знали, куда отправлять свои платежи.

---

Нужен шаблон для выставления счета?

Несмотря на то, что существует множество шаблонов счетов-фактур, которые можно использовать для выставления счетов вашим клиентам, вы сможете лучше управлять всем своим бизнесом с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета.