Как правильно подшивать документы в архив: Как правильно подшивать документы?

Содержание

Как сшить документы для архива

Просмотр:

В результате деятельности любой организации формируется некоторый объем документации, который, по истечении определенного времени, необходимо сдать в архив, при этом каждый документ обязательно должен быть прошит.

Основные правила архивной обработки дел

Профессиональная прошивка документации не только существенно облегчает ее хранение и транспортировку, но и является своеобразной гарантией сохранности архивируемых документов. Отвечая на вопрос «как сшить документы для архива», необходимо руководствоваться рекомендациями, определяющими правила сшивания документации. Не стоит забывать, что правила приема в государственных и муниципальных архивах могут быть разными, поэтому для начала нужно их уточнить.

Прежде всего необходимо подготовить документы:

сформировать дело согласно правилам;
составить внутреннюю опись подшиваемых документов, если требуется;
пронумеровать все листы дела;
освободить листы от скрепок и скоб.

Заверительный лист

Не стоит забывать и про лист-заверитель. На нем обязательно должно быть указано:

количество прошнурованных и пронумерованных листов;
Ф.И.О, должность и подпись заверителя;
дату оформления документа.

Переплет документов

Листы, сложенные в нужном порядке, зажимаем струбциной или просто придавливаем и прокалываем шилом. Для облегчения выполнения этой операции можно приобрести специализированное устройство для прошивки документов. Строго по вертикали на расстоянии не меньше 3 см друг от друга проделываем 3 отверстия. Специальную иглу со вставленной в нее суровой ниткой (это также может быть шпагат или лента) продеваем, начиная с обратной стороны документа, через средний прокол, оставляя свободным небольшой кусочек нити. Далее иглу с лицевой стороны документа вводим в верхнее отверстие и направляем в нижнее с обратной стороны документа. Когда игла выходит на титульную сторону, вводим ее в среднее отверстие.

Оба конца нити на тыльной стороне необходимо завязать в крепкий узел вплотную к последнему листу подшивки.

Консультация от профессионалов

Консультационная услуга «как сшить документы для архива» является одной из составляющих сервисного портфеля нашей компании. Обратившись к нам, Вы гарантированно получите квалифицированные ответы на все вопросы, связанные с ведением делопроизводства.

Посмотреть все статьи

Как правильно сшивать документы: образец

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства. Приходится все делать заново.

Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться.

Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.

Содержание статьи

Какие нормы регулируют эту процедуру

Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:

Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
- приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
- инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
- методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.

Оформляем обложку

Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.

Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.

Нумерация листов

Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации.

Делается она простым карандашом.

Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.

В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.

Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.

При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.

Опись на документ

Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:

название данного документа;
дата составления описи;
аннотация;
непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО.

Процесс сшивания

Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.

Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.

Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см. Среднее отверстие должно быть на середине листа.

Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить. Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см.

Алгоритм прошивки на 3 дырки:

Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
Снова пускаем нить в среднее отверстие.
Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.

Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео:

Заверение документа

После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись. Что же она собой представляет? Это лист бумаги размером 4 на 6 см. На этой наклейке делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)». Количество пишется и цифрами, и буквами. Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.

Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными. Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась.

Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Какие документы и для чего нужно сшивать

Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия.

Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми.

Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.

И государственные, и частные предприятия передают в архивное учреждение свои дела. Негосударственные структуры должны заключить соответствующий договор с Федеральной архивной службой.

Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше. Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа.

Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции. Некачественная прошивка может быть использована против вас, если не досчитаются какого-либо важного листа, или он будет изменен.

Как правильно сшивать документы в архив: как прошнуровать журнал, фото?

Основные правила архивной обработки. Зачем это нужно ?

Основные правила архивной обработки дел

Прежде всего необходимо подготовить документы:

сформировать дело согласно правилам;
составить внутреннюю опись подшиваемых документов, если требуется;
пронумеровать все листы дела;
освободить листы от скрепок и скоб.

Заверительный лист

Не стоит забывать и про лист-заверитель. На нем обязательно должно быть указано:

количество прошнурованных и пронумерованных листов;
Ф.И.О, должность и подпись заверителя;
дату оформления документа.

Переплет документов

Консультация от профессионалов

Нумерация страниц в журнале регистрации образец

Российская Федерация, Самара #7 31 марта 2011, 8:58 так где же все таки правильно нумеровать?если этот приказ утратил силу!! ато мне сейчас надо будет прошивать книгу учета ТК Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… NEU Российская Федерация, Пермский край #8 31 марта 2011, 9:01 Позвони в местный архив и уточни.

Потому что это будет актуально тогда,когда доки будут сдаваться в архив,не раньше. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Даже если ты почти ангел, всегда найдется тот, кому не понравится шелест твоих крыльев… limurka Российская Федерация, Бийск #9 31 марта 2011, 9:11 А по-моему париться вообще не стоит, можно в верхнем, можно в нижнем.

Ни разу не слышала, чтобы у кого-нить на эту тему были проблемы.

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?

Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь.

Как прошнуровать журнал фото

Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

В крайний прокол с тыльной стороны

С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

И соединяем концы нитки

При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

Остается завязать нитку узлом

Обрезать лишнюю длину концов нитки

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е.

Как прошить журнал фото

Это обязательное требование налоговой службы.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них наличие печати – дело выбора. Для инспекции будет достаточно личной подписи предпринимателя. Когда проверка завершена, на бланках ставится гербовая печать.

Как уже упоминалось, подпись и печать должны быть разборчивыми.

ИнфоОформление штампа зависит от организационно-правовой формы. Государственные предприятия могут использовать печати с гербом. Для ООО и ИП законодательством предусмотрены другие требования.

Подведем итог.

Наклейка «Прошито и пронумеровано» выполняется в виде бумажного прямоугольника. Он наклеивается на узел шва после окончания прошивки. Нити покрываются клеем, поверх наносится бирка. Когда клей высохнет, на листке делаются необходимые пометки.

Сначала указывается количество подшитых в журнал листов.

Далее ставится подпись руководителя, его ФИО и подпись. В некоторых случаях это может поручаться другому ответственному сотруднику. Также на наклейке ставится штамп организации. При предоставлении документов в налоговую инспекцию это обязательное требование для ООО.

В случае с индивидуальными предпринимателями достаточно личной подписи.

Как правильно прошить журнал фото

Для фиксации шва должна быть приклеена специальная бирка.

В конце статьи можно загрузить «Прошито и пронумеровано» образцы word.

Где используется надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью»

Подобный вариант оформления был введен еще на основании ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», а также Приказа Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года.

В этих нормативных актах подробно изложены требования, предъявляемые к обрабатываемым документам, а также методика и рекомендации по их прошивке.

Обязательным элементом при этом является заверительный листок, на котором написано «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Журнал регистрации обязательно должен иметь достаточно твердую обложку для защиты от естественного износа. Помимо этого, все листы, находящиеся внутри него, в обязательном порядке должны быть пронумерованы и прошиты прочной нитью.

Как прошнуровать журнал образец фото

ВажноПротягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.

Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой. Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

Как прошить папку с 4 дырками: схема

Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола.

Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.

Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны.

Как правильно прошнуровать журнал образец фото

Российского государственного университета правосудия

Вы не обязаны хранить кадровые документы вечно, но и уничтожить их раньше времени нельзя. Даже если документы больше не нужны вам, они могут понадобиться бывшим сотрудникам, проверяющим или суду. Не сможете предъявить по их требованию — будете отвечать за нарушение правил хранения архивных документов, ст.
13.20

ВниманиеКоАП….

Шаг 7. Дальнейшие действия аналогичны прошивке журнала. Проделываются отверстия для прошивки иглой или шилом – для малой толщины, дыроколом – для средней, дрелью – для толстых папок. Если документов много и часто приходится архивировать их, целесообразно приобрести специальный станок для прошивки документации (УПД), он прост в использовании и пробивает папки толщиной 10 см.

Шаг 8.

Комплект скрепляется с помощью нити, желательно в два раза — для большей прочности, концы нитки завязываются с тыльной стороны.

Шаг 9.

Статьи про порядок оформления, состав и ведение исполнительной документации в строительстве.

Примеры правильного заполнения журналов работ и актов. Статьи про проектирование и технологию производства строительно-монтажных работ.

Калькуляторы расчета количества материалов и другая полезная информация для профессиональных строителей и тех кто строит своими руками.

Образец штампа прошнуровано и скреплено печатью

Скрепление и прошивка документов является не только удобным методом хранения бумажных носителей информации, но и, в некоторых случаях, необходимым действием, регламентируемым российским законодательством. Прошивка документов необходима в тех случаях, когда дело касается бумаг, которые нельзя скреплять степлером, например, финансовые отчеты.

Форма, называемая «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» используется для оформления документации, предоставляемой на конкурсы или имеющие характер запроса.

Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.

Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

Нумерация

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему.

Располагаются отверстия примерно посередине книги.

После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

Длина нити

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Контрольный лист

Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц.

Как прошить журнал фото пошагово

Концы нитей обязательно должны быть свободны.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. пример: В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Опись документов

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Прошить журнал фото как правильно

Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.
Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать.
Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см. Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху.

Прошить журнал фото как правильно в 3 прокола

Можно указать следующий порядок приведения бумаг в надлежащий вид:

Правильная прошивка документов;
Оформление нитки, используемой для прошивки, в узел;
Нанесение поверх узла наклейки из бумаги с надписью «прошито, пронумеровано и скреплено печатью»;
Внесение на поля бланка наклейки информации о количестве листов и заверение печатью учреждения.

Как правильно прошнуровать и скрепить печатью документы?

Несмотря на отсутствие четких требований по манере прошивки бумаг, нередки случаи, когда многолистовые документы отклонялись из-за неправильного оформления. Информацию о технике выполнения прошивки можно почерпнуть из приказа Росархива о «Делопроизводстве и архивном деле».

Перед тем, как скрепить документы, их надо подготовить к данной процедуре. В первую очередь, на бумагу наносятся отверстия. Расположение проколов должно быть строго вертикальным.
В тех случаях, когда скрепляется небольшое количество бумажных листов, прокол осуществляют толстой иглой или шилом.

Как правильно прошить общий журнал работ фото

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф».
Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Ответственность

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный.

Как правильно прошить журнал нитками фото

Исправления в обязательном порядке заверяются подписью ответственного лица.

Ошибка

Нарушение в нумерации страниц, даже неумышленное, может вызвать подозрения, стать поводом к более тщательному расследованию и даже привести к наложению административного взыскания.

Как правильно подшивать документы в архив

Документ хранится в активном делопроизводстве в течение года после его завершения, затем сдается в архив предприятия. Срок хранения документации в организации зависит от ее типа, но рано или поздно она переезжает в госархив. К этой отправке ее нужно грамотно подготовить, в частности, подшить в архивные папки.

Не существует законодательных актов, содержащих детальную инструкцию по прошивке документов в архив в 2018 году.
Приведенный ниже алгоритм основывается на рекомендациях Росархива и инструкции Центрального банка по документоведению, которые регулируют правила хранения документов.

Шаг 1. Проверить каждый документ на наличие металлических деталей и изъять их.

Шаг 2. Если у документа нет достаточно широкого поля для пробивания отверстия, нужно нарастить его с помощью полоски бумаги.

Шаг 3.

Прошивка журналов, официальных документов и любых деловых бумаг – это ответственное дело, которое не терпит дилетантства и требует особенной аккуратности. Совершить ошибку здесь недопустимо, поскольку она может повлечь за собой серьезные проблемы: повышается риск расформирования документа и подмены страниц. Поэтому очень важно знать, как правильно прошить журнал или любой другой документ, чтобы ни у проверяющих органов, ни у партнеров не возникло никаких вопросов.

Какие журналы и документы нужно прошивать?

Прошивка журналов и документации осуществляется для того, чтобы исключить потери или подмену важных документов. Эта проблема особенно остро стоит в компаниях с большим объемом документации, где запутаться в бумагах проще простого.

Обязательной прошивке подлежат документы, которые в последствии архивируются, отдаются на проверку или являются особенно ценными для владельца:

Для архива
Журналы отдела кадров
Документация бухгалтерии
Документы для органов аудита

Документы, предназначенные для проверки в налоговой службе, не сшиваются, поскольку работники налоговой их постоянно сканируют и перегруппировывают.

Есть ли правила сшивания журналов?

Строгого регламента по прошивке документов нет, однако действуют рекомендации, которые были официально утверждены Росархивом. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ, а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу.

Жёстких стандартов не существует, поэтому разобраться в том, как правильно прошить журнал очень сложно, ведь каждый проверяющий орган требует соблюдать свои рекомендации и правила.

Готовим документы и журналы к прошиванию

Оформляем обложку. Она может быть стандартных размеров (для листов А4 чаще всего), нестандартных из-за формата документации, а также для долгого хранения. Последние обложки производятся из плотного износоустойчивого материала.
Составляем комплект листов для журнала. Их не должно быть больше 250, а папка не должна превышать 4 см в толщину. Обязательно добавляем пустой листок.
Нумеруем страницы. Все номера проставляются карандашом в правом углу страницы, вверху. Цифры не должны попадать на текст. Нумерация начинается со второго листа и цифры «2».
Делаем опись. В ней указывается: организация и название самого документа, дата сшивания и срок хранения журнала, число страниц и документов.

Выбираем способ прошивания журнала

Прошивать документацию можно несколькими способами – выбор зависит от установленных норм на предприятии и тех приспособлений, которые есть в наличии.

Игла и нитки – это классический вариант, самый доступный и простой. Он подходит для сшивания небольшого количества документов. Необходимо сделать три прокола иглой на расстоянии 3 см друг от друга и таким образом прошить несколько раз все листы. Затем концы нитки завязываются на узел и заклеиваются заверительным листком 4х6 см. После ставится подпись и печать таким образом, чтобы часть была на документе, а часть на наклейке.
Шуруповерт и плотная веревка. Этот вариант больше подойдет для толстых журналов и большого объема бумаг. С помощью шуруповерта сверлятся отверстия, в которые продевается веревка и прошивает все листы. После завязывания концов наклеивается заверительный листок, как в примере, описанном выше.
Дырокол. Этот способ более удобный, однако он редко подходит для сшивания журналов, так как запрещается многими контролирующими органами.
Переплетный станок. Способ архивного переплета или брошюровки доступен только в профессиональных типографиях. Он гарантирует качественную и долговечную прошивку журналов любого объема.

Как правильно прошивать документы: схема, образец, инструкция

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Основные принципы сшивания документов

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

Название организации.
Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
Индекс дела.
Заголовок дела.
Срок хранения.
Номер тома.
Количество листов в подшивке.
Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

Название документа.
Дата подшивки.
Срок хранения.
Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Фото инструкция по прошивке документов нитками

Общая схема прошивки документов

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
15 лет – для научной документации.
5 лет – для кинодокументов.
3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

Дата составления описи.
Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

Контроль группировки документов в деле.
Подшивка.
Нумерация листов.
Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
Составление описи дела.

Видео: Как прошить документы для архива

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Как прошить документы для налоговой

Фото: Заверительная надпись

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

Количество листов в деле (цифрами и прописью).
Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

( Пока оценок нет )

Как сшивать документы | Контур Бухгалтерия

Обзор практики : как правильно сшивать документы

Вроде бы и эпоха интернета давно длится, и выросли уже те, кто никогда не знал как выглядел мир людей без интернета, и к слову “гаджет” уже все привыкли, и к гаджетам тоже, однако бумажные документы никуда не исчезли. Это как упаковка – её становится всё больше, и выносить её на помойку нужно всё больше и больше. Так и с деловыми процессами – всё больше и больше процессов документируется на предприятиях, да и в учебных заведениях, и в бюджетных, а значит создаются бумажные документы всё в тех же огромных количествах, а значит нужно учиться как правильно сшивать документы – ведь их придется хранить, отдавать на проверку, пересылать и т.п. В общем, лес гибнет, бумаги меньше не становится. А вот единого стандарта в России как правильно сшивать документы и как хранить важные документы не существует, есть различные нормативные государственные документы, а также мнения и требования отдельных инстанций (обратите на них особое внимание – кто у вас требует документы, есть ли у них свои правила и требования), но прежде чем их изучить, нужно хоть примерно разграничить тех, кто будет пользоваться этими документами, ведь от этого и будет зависеть то, какие именно правила нужно использовать чтобы правильно сшивать документы ( см. : Пошаговая инструкция для общих случаев как сшивать документы).

Кто работает с бумагами и кому по долгу службы нужно время от времени правильно сшивать документы?

Кадровики. В кадровом делопроизводстве нужно сшивать приказы, штатное расписание и др.
Бухгалтера. В бухгалтерии объем работы, наверное, максимальный – здесь нужно правильно сшивать документы в виде накладных, путевых листов, счетов-фактур, актов выполненных работ и т.д. Нередко именно бухгалтеру выпадает “честь” подготовиться и изучить как правильно сшить документы для архива, всё это сделать и отдать на хранение
Делопроизводители. Документоведы, секретари работают тоже с важными документами, и им нужно знать как правильно сшивать документы в делопроизводстве. Чаще всего эти документы имеют оперативное значение, поэтому сшивать документы для архива не нужно, но тем не менее в упрощенном виде сшивать правильно документы приходится
Банковские работники. Банки… это сами себе придумывают правила. Даже банковские юристы запросто могут считать ИП юридическим лицом, и ничего с этим не поделать, а уж как они любят снимать копии с паспорта постоянного клиента при каждом обращении – леса на них не хватает! В общем, есть указания ЦБ РФ, внутрибанковские правила и т.д., и всё это привносит свою специфику
Предприниматели и физические лица. Ситуаций существует очень много, когда подобные знания понадобятся, например нужно учиться правильно сшивать документы для суда, для ведения КУДИР в бумажном виде также необходимо знать как сшить и пронумеровать документы подобного рода. Конечно, во многих случаях бумажные процедуры уже можно заменить на электронные, причем без всяких там инвестиций, внедрений и т.д., но об этом чуть ниже.
студенты, которым нужно сшить дипломную работу.

Ситуаций очень много, и всех объединяет необходимость защитить от изменений и повреждений документы. То есть по сути, тема как правильно сшивать документы – это тема про то, как сохранить неизменность (содержание) и целостность (внешнюю) документов.

Нормативные документы, требующие правильно сшивать документы

На первое место, вероятно, стоит поставить Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (утверждён приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст). Данный стандарт упразднил действовавший ранее ГОСТ. Примечательно, что в данном нацстандарте прямым текстом указана одна проблема и её решение, на что длительное время никто (из чиновников) внимание не обращал – это изменения стандартов. В текст черным шрифтом на белом фоне написано, что ” целесообразно проверить действие” в сети Интернет (да, да, там написано с заглавной буквы!) или по специальному указателю, который ежегодно печатается. Прежде всего, это касается не самостоятельного поиска стандартов, указаний, а чтение различных обзоров, инструкций, где показано как правильно сшивать документы – в таких документах очень часто содержится устаревшая информация. Так, практически во всех обзорах указывается ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, который уже давным-давно отменен (это можно посмотреть в системе Контур Норматив, Консультант Плюс, Гаранте, а пользователям Контур Бухгалтерии просто зайти в личный кабинет – в этой онлайн-бухгалтерии нормативно-правовая база встроена).

Точно также упоминается Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 на каждом шагу, однако его сфера применения – это делопроизводство федеральных органов исполнительной власти. Так что стоит быть внимательными при чтении обзоров в интернете, они очень редко обновляются! Изучение того, как правильно сшивать документы ложится, конечно же, на исполнителя, так что очень важно читать и проверять, а не делать как написано в каких-нибудь старющих обзорах.

Соответственно, чтобы не идти по этому неправильному пути, лучше ещё раз обратить внимание на требования того ведомства, которое от вас что-то хочет. Даже если это налоговая инспекция. Как многим известно, очень распространена ситуация, когда сотрудницы одной инспекции делают то, что им хочется, а не то, что требует закон, а вот в той части, где закон предполагает наличие деловой практики, то тут уж ничего не поделаешь, различия неизбежны. Кстати, о позиции ФНС – ещё в 2019 году начал действовать приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ , так что если налоговая истребует у вас документы, то, во-первых, внимательно читайте требование, во-вторых приказ – там достаточно подробно расписано как правильно сшивать документы. К слову, приказ является продолжением ст.93 НК РФ, так что там нет кучи нововведений, но тем не менее разъяснения очень важны.

Сколько отверстий?

Ведь с этого начинается тема как правильно сшивать документы. Однако этот момент нормативные документы далеко не всегда регламентируют. А если есть пробел в требованиях, то руководствоваться можно значимостью документов и их размером – всё-таки если использовать стандартный дырокол, то для полёта фантазии места будет ну совсем немного (не будет его).

Конечно, правильнее говорить и писать про отверстия в теме про то как правильно сшивать документы, но авторы видеоуроков, обзоров почти всегда пишут и говорят про то, сколько нужно сделать дырок и как. Простим их)

Прошить документы можно на 2, 3, 4 дырки. В данном видео, конечно, стоит почитать комментарии, ну и в первую очередь не забывайте правило №1 – читать требования той организации, в которую вы сдаете документы (по чьим правилам нужно сшивать документы, ведь “правильно” от слова “правило”).

В очень-очень редких случаях может понадобиться узнать как сшить документы на 4 дырки или на 5 дырок (отверстий!). Например, это может быть уголовное дело, немного потренировавшись, можно сделать и четыр, и пять отверстий, тут важнее может быть красиво и надежно затем сшить дело через получившиеся отверстия.

Ну и маленький профит напоследок – как перестать сшивать документы?

В статье уже упоминалось, что есть способы избежать бумаготворчества. Попытки внедрить электронный документооборот были в стране, но… оказалось, что внедрение для многих займет столько времени, съесть столько денег, что проще и дешевле продолжать работать с бумажными документами. Всё изменилось, когда появились онлайн-сервисы для предпринимателей и для бухгалтеров. Совершенно новые возможности – ничего не нужно устанавливать, учиться, внедрять, обновлять, переживать-проверять актуальность форм и формул, колоссальное количество интегрированных возможностей, например сканирование и распознавание бумажной первички, формирование и сдача отчетности, сверка с контрагентами, сверка с контролирующими органами, справочно-правовая система, всё и не перечислить! Применительно к настоящей статье можно отметить юридически значимый электронный документооборот через систему “Диадок” – разработан компанией СКБ Контур, а также онлайн-бухгалтерию от той же компании – Контур Бухгалтерию. В последней есть утвержденные государством форматы документов, так что конвертировать, переделывать ничего не нужно, достаточно выбрать нужный документ и послать его контаргенту, или создать такой внутренний документ. К сожалению, в России мы пока что может говорить только об одном онлайн-сервисе такого уровня и такого качества – это Контур Бухгалтерия, в которую электронный документооборот встроен (есть роуминг с разными операторами данных, и многое другое, в общем, универсальность огромная). Сервис чрезвычайно популярен и интересен, но конечно, его необходимо “мерить”, создать всю бухгалтерию, да ещё с таким мощным заделом, очень не просто, и целевая аудитория у онлайн-бухгалтерии имеет вполне конкретные рамки. Собственно, в мире 1С все прекрасно знают про различные конфигурации, модули и т.д., ведь в бухгалтерии есть разные направления и специализации, а также смежные отделы продаж, рекламы, логистики и т.д. Но что интересно, так это возможность знакомства без не то, чтобы затрат, без лишних движений – достаточно зарегистрироваться по акции для новых пользователей, экспортировать инфобазу 1С или файл “эксель” и поработать со своим же данными. Без обучения, без подготовки – разработчики, пользователи замеряли, всё настолько просто, логично, что хватает максимум двух дней, чтобы уверенно и комфортно работать со всеми бухгалтерскими задачами. И это вызывает всегда удивление у бухгалтеров. Акция для новых пользователей даёт полмесяца в подарок полноценной работы после регистрации в Контур Бухгалтерии и квартал в подарок после перехода на любой платный тариф, у акции есть промокод 1240, он указывается при регистрации в онлайн-сервисе, подарки выдаются автоматически. С одной стороны, это приятная щедрость, с другой почти вынужденная мера, бухгалтерий в стране много по типу/виду, есть различные особенности, так что проще всего взять и померить.

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой? :: SYL.ru

У многих предпринимателей, секретарей и бухгалтеров, особенно начинающих, возникает вопрос: «Как сшивать документы?» Казалось бы, что в этом сложного? Однако не так все просто. Документы предоставляются в контролирующие органы или сдаются в архив, а значит, должны быть оформлены с соблюдением всех норм и правил. Давайте подробно разберемся в нюансах этой темы.

Методические рекомендации делопроизводства

Делопроизводство — сложный процесс в плане оформления документации. Это касается и прошивки деловых бумаг. Нельзя просто сложить пачку листов и сшить. Очень часто документы возвращаются именно из-за того, что подшивки неверно оформлены.

Чтобы понять, как правильно сшивать документы в делопроизводстве, стоит ознакомиться с Методическими рекомендациями. Они утверждены Росархивом (23.12.09).

Для чего сшивают документы?

Прежде чем разобраться, как правильно сшивать документы, давайте обсудим, для чего, собственно, это нужно. Далеко не каждый человек знает, зачем это делается. А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде. Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д.

Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа. Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются арабскими цифрами. Ставятся они в верхнем правом уголочке. Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла. На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц. На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.

Оформление обложки

Оформляя документы надлежащим образом, стоит позаботиться и об обложке. Чаще всего она картонная. Кроме того, она может предназначаться для длительного использования, быть стандартной (формат А4) и нестандартной.

Из плотного картона изготавливают обложки в тех случаях, когда изначально предполагается длительное хранение бумаг (более двадцати пяти лет). А для подачи в государственный архив подойдет и более простой вариант.

Опись документов

Перед тем как сшивать документы, нужно все верно оформить внутри самого дела, чтобы в дальнейшем не пришлось его расшивать. Оно ведь может содержать не один пакет бумаг, а несколько. В этом случае каждый комплект должен прошиваться отдельно и содержать четкую информацию о названии папки, дате описи, перечне всех листов, Ф.И.О. ответственного лица. Сама опись не нумеруется.

Как правильно нумеруются листы

Для того чтобы правильно пронумеровать листы, следует знать некоторые правила:

Номера присваиваются листам, но не страничкам. Помните об этом.
Опись не нумеруется.
Если среди бумаг есть письма, то нумеруются вначале конверты, а уж потом поочередно каждый лист.
Номера листов ставятся в уголочке сверху (правый верхний уголок) простым карандашом. Пользуются арабскими цифрами.
Если дело содержит не один том, то каждый из них нумеруется отдельно.
Если внутри есть документы с собственной нумерацией, то они все равно должны пройти общую нумерацию.
Листы больших форматов (А2, А3) разворачиваются, и в верхнем уголочке ставится порядковый номер. Подшиваются они только за один край.
Если лист содержит полностью приклеенные фрагменты, то он имеет только один номер, а внизу следует рукой написать весь перечень наклеенных чеков, выписок.
Если же фото, чеки прикреплены к листу только одной стороной, то в этом случае каждый из них будет иметь свой собственный номер.
Диаграммы, чертежи и фото тоже нумеруются.
Склеенные из нескольких листов схемы и карты имеют один номер, но в общей описи указывается, из скольких листов они состоят.

Допускаются ли ошибки в нумерации?

Перед тем как сшивать документы нитками, лучше удостовериться, все ли корректно оформлено. Особенно проверяйте, все ли страницы содержат верные номера. При небольших погрешностях (например, пропущены листочки) допускается буквенная нумерация, но только при согласии работников архива. Это означает, что все листы остаются без исправлений, а на пропущенных ставится цифра (предыдущего листа) и буква.

Если же допущены грубейшие ошибки, то придется переделывать работу полностью. Для этого и нужен простой карандаш, чтобы можно было стереть некорректную информацию. Но даже если вы пользовались ручкой, не беда. Зачеркиваются аккуратно старые номера, а рядом вписываются новые. В этом случае меняется и заверительная записка. Она, конечно, не изымается из дела. Просто вкладывается новая.

Как правильно сшивать документы ниткой?

Если вы подготовили все документы и уверены в правильности всех вложений, можно переходить к следующему этапу. Прошивают листы только специальными нитками (их еще называют банковским шпагатом) и иголкой. А как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Давайте подробно, шаг за шагом, рассмотрим, как это делается.

Оформить дело нужно таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было прочитать. Поэтому с левой стороны, на расстоянии полутора сантиметров от края, прокалываются шилом три дырочки, одна под другой. Среднее отверстие должно располагаться ровно посередине, а два остальных — находиться в трех сантиметрах от него.

Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы. Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат. Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы. Очень длинной ее не делайте, т. к. она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить.

Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное – 2, а нижнее – 3. Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие. Вот как сшивать документы в архив.

Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади). Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.

Заверим документы подписью

Как правильно сшивать документы, вроде бы разобрались. Теперь осталось заверить подшивку подписью. Она, кстати, так и называется — заверительная. Делается она на отдельном листике и приклеивается на задней стороне последней страницы. Записка обязательно должна содержать информацию о том, каково количество прошитых бумаг, с указанием особенностей (возможно, это наличие справок, фото, рисунков, чертежей).

Заверительная надпись подписывается непосредственно директором или его заместителем, который указывает свою должность. Сама записка тщательно приклеивается на шпагат, которым мы шнуровали дело. Сверху на нее ставится печать предприятия. Но есть один нюанс. Оттиск печати должен частично быть на записке, а частично — на самом листе дела. Это очень важный момент. И о нем следует помнить.

Мы поэтапно рассмотрели, как сшивать документы. Фотографии, представленные в статье, более наглядно продемонстрируют процесс.

Есть ли отличия в оформлении документов для налоговой?

Мы неспроста хотим особое внимание уделить именно оформлению документов для налоговой. Знание нюансов и особенностей позволит избежать некоторых проблем, а именно придирок со стороны контролирующих лиц. Небрежность в этом вопросе может породить лишние претензии.

Таких случаев немало, когда возвращают дела, мотивируя ненадлежащим оформлением. Неспроста Минфином РФ было дано специальное разъяснение (письмо от 29.10.15г. № 03-02) относительно правильности предоставления прошитых документов, а также их копий в бумажном виде.

Хочется напомнить, что при проведении проверок налоговая имеет право истребовать в бумажном варианте копии документов, которые должны быть заверены. Минфин разъясняет, что копия — это экземпляр, полностью воспроизводящий оригинал. Заверенным считается только тот вариант, на котором присутствуют все реквизиты, дающие бумаге юридическую силу. При этом ведомством даются рекомендации, как правильно сшивать документы и их копии. Даже ксерокопии подаются подшитыми. И не принимаются в ином виде.

Как сшивать документы для налоговой?

Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов. Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого. Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой. Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.

Рекомендации даются не только относительно того, как сшивать документы, но и как оформить бумажную наклейку на оборотной стороне. Она должна закрывать место прошивки и сам узел. Размеры наклейки не превышают сорока — пятидесяти миллиметров. На ней размещается заверительная подпись с указанием числа пронумерованных страниц. Подписывается это все руководителем организации или иным представителем, имеющим такие полномочия. Далее ставится печать предприятия — таким образом, чтобы она захватывала и наклейку, и подпись с Ф.И.О. человека, заверившего документы.

Ведомство однозначно подчеркивает, что при оформлении подшивок следует обеспечить сохранность и целостность самих оригиналов и их копий. Сшитые документы предоставляются в налоговую с сопроводительным письмом. В нем указывается основание подачи подшивок, их количество, число листов в каждой из них.

Мы проанализировали рекомендации Минфина относительно того, как сшивать документы при их подаче в контролирующие органы. Как видим, принципы все те же, но есть небольшие нюансы.

Вместо послесловия

В нашей статье мы поговорили о том, как правильно сшивать документы в архив, для налоговой или просто в делопроизводстве. Много споров есть на этот счет, поскольку нет единого стандарта. Но если создать подшивку газет и документов просто для хранения в офисе в течение определенного времени не составит особого труда, то уж к сшиванию и оформлению бумаг для подачи их контролирующим органам нужно отнестись со всей ответственностью, дабы избежать проблем. Вообще считается, что подшивка является наиболее надежным способом хранения деловых бумаг, поскольку их сложнее изменить или подделать. Надеемся, наша информация будет для вас полезной.

Сшивка документов для архива от профессионалов

Хранение бумажной документации в архиве должно соответствовать определенным нормам. Одна из них — сшивка документов для упорядочения и удобства хранения. Однако далеко не в каждой организации есть специалисты, знающие, как сшивать дела в архив. Для того чтобы сшивка документов для архива была выполнена правильно, стоит обратиться за данной услугой к профессионалам.

Зачем нужна сшивка документов:

сократить объем документации практически вдвое за счет ее компактного хранения;
упорядочить документацию в архиве для быстрого поиска, благодаря наличию корешков и подписей к папкам, составлению описей документов;
облегчить работу с документами внутри переплетенной папки.

Выполнение правильной сшивки документов

Данные работы позволяют выполнить правильную сшивку документов. Наши специалисты точно знают, как сшить документы для архива, благодаря большому опыту работы в данной области. Особенно важно выполнение требований Государственного архива, чтобы не пришлось переделывать сшивку документов в соответствии с ними. Это учитывается нами при работе.

Оцифровка документов

Кроме того, перед тем как сшить архив, мы рекомендуем выполнить оцифровку документов. То есть, при согласии заказчика выполняем полное сканирование всей документации, перед тем как сшить документы для архива, распознавание и упорядочение для организации электронного архива. Это необходимо для надежной сохранности документов, их безопасности, а также удобного хранения и поиска необходимого документа. Электронный архив в целом упрощает и ускоряет работу с архивными делами.

Работа нашей компании:

перед тем как сшить дела для архива, выполняется полная архивная обработка каждого документа;
анализируются требования Государственного архива для документов, предназначенных для сдачи в Госархив с целью соблюдения данных требований на начальном этапе.

Качество выполнения работ

В компании «Архивный Центр» сшивка документов для архива выполняется качественно, с гарантией. Вы можете выбрать различные материалы для переплетов. Если вы не знаете, как сшивать дела в архив или не имеете возможности выделить для этого отдельного специалиста, мы поможем вам сделать все правильно и качественно. Наши специалисты давно работают в этой области и точно знают, как сшить архив правильно, включая документы, передаваемые на хранение в Государственный архив.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на [email protected]

5 главных советов по архивированию бумажных документов и управлению ими

Эффективный и прибыльный бизнес зависит от того, насколько хорошо вы управляете своими документами, и одним из аспектов эффективного управления документами является архивирование. Если вы не организованы в отношении того, как вы ведете процесс архивирования записей, это может привести к замедлению повседневных операций, юридическим проблемам и недовольству клиентов. Вот основные советы по архивированию бумажных документов.

1. Сначала удалите ненужные файлы

Архивирование бумажных документов выполняется быстрее и проще, если вы начнете с очистки файлов.Начните с избавления от файлов, срок хранения которых превышает установленные законом. Профессиональная служба уничтожения упрощает для вас процесс очистки файлов. Мешки для безопасного уничтожения документов сбрасываются на ваш объект до начала вашего проекта по очистке, а затем собираются, когда они наполняются. Весь процесс уничтожения осуществляется проверенными профессионалами, которые соблюдают строгий протокол цепочки поставок во время сбора и измельчения. Сертификат об уничтожении предоставляется после уничтожения ваших документов.

2. Проверка сроков хранения записей

Архивные документы имеют определенные «сроки хранения», поэтому важно ознакомиться с инструкциями по хранению, чтобы обеспечить архивирование в течение правильного периода времени. Перед окончательной доработкой политики хранения записей обратитесь за советом к партнеру по управлению документами, который понимает как нюансы вашего бизнес-сектора, так и соответствующие требования соответствия.

3. Выделите подходящее место для хранения

Большинство архивных бумажных документов редко доступны до их уничтожения, но тем временем они должны храниться в месте, где они должным образом защищены и сохранены.Бумажные документы особенно уязвимы для непоправимого ущерба в результате пожаров, наводнений и стихийных бедствий. В результате архивирование должно происходить в безопасном удаленном помещении.

Профессиональный архивный центр специально разработан для защиты ваших документов от катастроф, которые могут случиться с вашим учреждением. Все файлы хранятся на стеллажах высокой плотности, защищающих их от пыли, мусора и влаги. Кроме того, архивный центр оснащен следующими функциями для обеспечения долгосрочной защиты и хранения документов:

Климат-контроль
Системы обнаружения и предотвращения пожара
Пожарный надзиратель

4.Обеспечьте быстрый и точный поиск

Вам могут не понадобиться ваши архивные записи очень часто, но когда вы это сделаете, их восстановление должно быть быстрым и эффективным. Большинство локальных архивных систем плохо организованы и требуют рыться в ящиках, чтобы найти важную информацию. Когда ваши архивные записи хранятся вне офиса в центре документации, они получают штриховой код и отслеживаются для быстрого доступа и оперативно извлекаются, когда они вам нужны.

5. Оцифруйте свои активные файлы

Архивирование бумажных документов также означает наличие решения для наиболее активных записей.Оцифровка ваших активных файлов избавляет от трудоемких поисков одного важного документа в нескольких комнатах и картотеках. В профессиональной службе сканирования документов во время обработки изображений используется приложение оптического распознавания символов (OCR), поэтому оцифрованные файлы можно быстро найти с помощью простого поиска по ключевым словам. Активные документы будут на расстоянии одного клика, а не в углу вашего офиса.

Следуйте этим советам, чтобы начать работу сегодня. И обращайтесь к нам, если вам понадобится помощь.

Архивное хранилище данных документов (ADDS) предоставляет решения для управления записями и информацией для предприятий в Лондоне, Бристоле, Бате и Суиндоне. Для получения дополнительной информации свяжитесь с нами по телефону или заполните форму на этой странице.

6 лучших практик архивации и хранения файлов в 2021 году

Мы храним много данных на этой планете. Одна из фирм прогнозирует, что к 2025 году «глобальная сфера данных» достигнет 175 зеттабайт.

Не похоже на много? Подумайте вот о чем: зеттабайт эквивалентен 1 000 000 000 000 000 000 000 байтов.Все еще не вычисляет? По данным Cisco, если бы каждый гигабайт в зеттабайте составлял метр, он превышал бы длину реки Амазонки — самой длинной реки в мире — более чем в 150 000 раз.

Архивирование файлов стало необходимостью для современных компаний. Это фундаментальная часть управления документами, позволяющая компании отслеживать и управлять созданием, распространением и доступностью важной документации.

Так как же реализовать архивирование файлов в своей организации? В этом руководстве будут подробно описаны основные элементы и способы обеспечения надлежащих процедур.

Обзор: Что такое архивный файл?

Архивный файл — это набор данных для хранения для последующего доступа. Архивные файлы — это компьютерные файлы, которые обычно содержат несколько других компьютерных файлов, включая метаданные. По сути, это множество компьютерных файлов, сжатых в один, что упрощает хранение информации, занимая меньше места.

Архивирование файлов является ключом к хорошему управлению записями для любой организации, поскольку оно предотвращает потерю важных данных, которые могут потребоваться позже, от потери с течением времени.

Как управлять архивными файлами

Процесс архивирования документов прост, но менеджер должен следить за тем, чтобы процесс был выполнен правильно, чтобы избежать повреждения или потери важных данных и информации.

1. Получите систему управления документами

Компьютерное архивирование начинается с системы управления документами, поэтому, если у вас ее нет, вы должны ее получить. Программное обеспечение электронной системы хранения документов доступно от многих различных поставщиков. Некоторые из лучших решений, рассмотренных The Blueprint, включают DocSend, M-Files и Box.

Имея хорошее программное решение, вам не придется выполнять большую часть задач по архивированию вручную, и это в конечном итоге сэкономит время для вашей организации. Эти системы также защищают ваши файлы, чтобы они не попали в чужие руки ни изнутри, ни из-за внешних угроз со стороны хакеров.

2. Создание процесса архивирования

Чтобы создать систему архивирования файлов, вы должны создать процесс для своей организации. Составьте руководство, в котором укажите, какие документы следует заархивировать и как это сделать, в зависимости от типа используемого вами программного обеспечения.У вас могут быть отдельные файловые системы для контрактов, данных о продуктах, информации о клиентах и других типов данных. Получите обратную связь от своей команды, прежде чем внедрять этот новый процесс, чтобы убедиться, что вы охватываете все свои основы.

3. Стандартизируйте процесс

Вы должны стандартизировать процесс в вашей системе управления документами на протяжении всего жизненного цикла контента, чтобы гарантировать, что каждый может получить доступ к архивным файлам. Например, если расширение файла архива отличается в зависимости от отдела, вы столкнетесь с ненужными препятствиями.Убедитесь, что в процессе архивирования между отделами нет существенных различий.

4. Убедитесь, что система доступна для всех.

Возможность архивирования информации не должна ограничиваться несколькими заинтересованными сторонами. Каждый, кто создает и распространяет информацию, должен иметь возможность архивировать файлы и данные, чтобы быть уверенным, что ничего не потеряно.

Конфигурация вашей системы архивирования должна быть удобной и интуитивно понятной для вашей команды. Он должен быть организован так, чтобы любой мог правильно заархивировать файл и легко получить файл.Ваше программное обеспечение должно позаботиться об этом, но вам, возможно, придется предпринять некоторые особые шаги в зависимости от потребностей вашей организации.

5. Аудиторская деятельность

Любая программная платформа для управления документами, которую вы выбираете, должна автоматически отслеживать активность, независимо от того, определяет ли она, какие пользователи загружали какие файлы и когда, или какие пользователи обращались к архивным файлам и вносили изменения. Отслеживайте эту активность, чтобы убедиться, что ваша команда правильно использует систему и что соответствующие лица получают доступ и загружают файлы.

6. Проверяйте и корректируйте

Регулярно — возможно, ежеквартально — проверяйте процесс архивирования в вашей электронной системе хранения и определяйте, как он обслуживает вашу организацию. На архивирование файлов уходит много времени? Могут ли люди легко получить доступ к этим файлам? Разрешается ли неавторизованным пользователям доступ к файлам, который должен быть ограничен определенными лицами?

Определите, нужно ли вносить какие-либо изменения в ваш процесс, и затем внесите их. Продолжайте периодически проверять процесс.

Советы по использованию архивных файлов

Создавая архив, вы создаете огромное хранилище информации, управлять которым может быть сложно. Эти советы по управлению бизнес-документами помогут вам избежать ошибок.

Назначьте владельца

Если никто не несет ответственности, никто не может быть привлечен к ответственности, если файл не заархивирован должным образом или если к документу получил доступ неавторизованный пользователь. Вы должны назначить владение определенными файлами и данными и делегировать ответственность этому человеку, указав, что именно он должен делать с файлом.

Если люди понимают ожидания и вы даете четкие указания, вы обнаружите, что вашей команде будет легче соблюдать новый процесс.

Управлять доступом

Как правило, не рекомендуется предоставлять всем сотрудникам вашей организации доступ ко всем заархивированным файлам. Например, вы можете не захотеть, чтобы сотрудники нижнего уровня имели доступ к конфиденциальным финансовым данным компании. Установите необходимые ограничения на доступ к архивным данным, чтобы убедиться, что они защищены.

Храните данные в безопасном месте и последовательно обновляйте меры безопасности. Ваша программная платформа должна позволять вам устанавливать разрешения для определенных файлов.

Создание таймфреймов

Следует ли хранить файл вечно или у него должен быть срок действия? Решите, как долго хранятся файлы, в зависимости от того, какая информация в них хранится, и запишите это в свои процессы. Поручите кому-нибудь следить за этими датами и при необходимости удалять файл, если ваше программное обеспечение не делает этого автоматически.

Например, вы можете хранить необработанные данные неограниченное время, но анализировать эти данные всего несколько лет, прежде чем они станут устаревшими и бесполезными.

Если у вас нет системы архивирования, некогда терять зря.

Если вы похожи на многие малые предприятия, архивирование файлов, вероятно, последнее, о чем вы думаете. В конце концов, у вас есть клиенты, которым нужно угодить, и целевые показатели доходов, которые нужно достичь. Кого волнует, что какой-то случайный файл, который вы не просматривали в течение нескольких месяцев, пропал или случайно был удален?

Дело в том, что вы никогда не узнаете, насколько важна информация, пока она не исчезнет.Возьмем, к примеру, программиста из Сан-Франциско Стефана Томаса, который был в новостях из-за того, что почти 240 миллионов долларов в биткойнах были заперты в цифровом кошельке. Он получил биткойны много лет назад в качестве награды за проект криптовалюты, когда они не стоили так много, и он, очевидно, потерял пароль. Теперь, после восьми ошибочных предположений, у него осталось два предположения, прежде чем жесткий диск зашифрует себя и навсегда уничтожит его состояние. Ой!

Ваша компания постоянно производит данные, даже если вы этого не осознаёте.Когда-нибудь вам может потребоваться вернуться к нему, возможно, в целях налогообложения, или, может быть, есть некоторые данные из прошлой маркетинговой кампании по электронной почте, которые могут дать вам конкурентное преимущество.

В любом случае ваши данные намного ценнее, чем вы думаете, поэтому вы должны хранить их и защищать. Каждый день, когда вы откладываете, вы подвергаете свою компанию риску, поэтому внедряйте систему архивирования раньше, чем позже.

Настройка бумажных файлов | Архивы Смитсоновского института

Для бумажных файлов часто требуется много места в офисе.Архивы Смитсоновского института предоставляют рекомендации по настройке этих файлов, чтобы минимизировать объем необходимого хранилища файлов. Время, потраченное на правильную настройку файлов вначале, сократит время, затрачиваемое персоналом на поиск файлов и управление ими в дальнейшем.

Определения многих терминов на этой странице можно найти в глоссарии.

Где хранить бумажные дела?

Если файлы будут использоваться несколькими сотрудниками, создайте централизованные файлы, которые будут физически доступны всем, кто их использует.Используйте карты «out» при удалении любого файла из центральных файлов. Карточки «Out» должны содержать имя файла, имя человека, который удалил его, и дату, когда он был удален, а карточка должна быть помещена в то место, из которого был удален файл. Файлы, которые используются чаще всего, следует хранить ближе всего к персоналу, который их использует. Любой файл, содержащий личную информацию (PII), включая дату рождения, место рождения, номера социального страхования, номера кредитных карт и другую конфиденциальную информацию, касающуюся личности, должен храниться под замком, когда персонал не находится в комнате.Это может быть запертый картотечный шкаф или запертая комната. Если хранение становится проблемой, удалите или удалите файлы, если это необходимо, или рассмотрите возможность передачи файлов в архивы. Обратитесь к руководству Архивов по удалению, передаче или уничтожению записей, а также по удалению записей, чтобы свести к минимуму объем файлов, которые хранятся без надобности.

Начало страницы

Как следует организовать файлы?

Как центральные файлы, так и файлы отдельных лиц должны быть на самом высоком уровне разделены на серии, перечисленные в графике размещения записей для всего Смитсоновского института или отдельных подразделений (для просмотра только персоналом).В серии или типе записей выберите логическое расположение записей (например, буквенное, хронологическое или числовое по номеру проекта). Для работы, которая обычно создает похожие документы для каждого проекта, рассмотрите возможность создания стандартного списка имен файлов, который будет использоваться для всех проектов.

Начало страницы

Как я могу подготовиться к удалению файлов?

Во многих случаях подразделения получают указание удалить определенные типы файлов из постоянных записей перед их передачей в архивы.Обычно это логистические или справочные файлы или копии бухгалтерских записей, которые хранятся вместе с постоянными файлами для удобства, пока проект еще активен. Не смешивайте эти материалы в тех же папках, что и постоянные файлы. Вместо этого создайте отдельную папку или папки для этих материалов и отметьте на этикетке папки, что они должны быть удалены. Чтобы эти папки выделялись еще больше, используйте папку другого цвета или сделайте специальную отметку для этикетки. Для получения дополнительной информации о прополке файлов обратитесь к инструкциям по отсечению файлов в архивах.

Начало страницы

Какие папки следует использовать?

Стандартные папки с файлами манильского типа с верхними вкладками предпочтительны, но цветные папки также приемлемы, особенно если цвета полезны для офиса в поддержании порядка. Хотя это неизбежно в некоторых системах хранения, боковые вкладки больше не видны после того, как они помещены в коробку. Перед переносом постоянных файлов в архивы информацию с боковой вкладки нужно будет записать на верхнем краю папки.Постоянные файлы должны быть удалены из файлов аккордеона, подшивок и подвесных папок и помещены в помеченные папки с файлами перед передачей в архивы. При использовании висящих папок размещение всех файлов в помеченных папках с файлами перед их помещением в висячие папки сэкономит время в дальнейшем.

Начало страницы

Насколько заполнены папки?

В большинстве папок с файлами есть линии в нижней части передней части папки. Складывание по линиям надреза создает более толстую основу, на которой могут поместиться файлы.Как только будет достигнута последняя линия счета, пора открыть новую папку. Эти папки можно пометить двумя способами. Если содержимое папки можно разделить логическим образом, например, в определенную дату или точку в алфавите, к метке можно добавить дату или диапазон алфавита. Если логического разрыва нет, добавьте к этикеткам «папка 1» и «папка 2».

Начало страницы

Как следует маркировать папки?

Наклейки, написанные непосредственно на папке, служат дольше, но липкие наклейки, особенно на принтере, более удобны для пользователя.Если липкие этикетки начинают отслаиваться, прикрепите их к папке. Как минимум, этикетка должна содержать несколько слов, описывающих тему и / или содержимое папки, а также название выставки или проекта (можно обрезать) или номер, если применимо. Диапазон дат записей внутри папки также полезен, но не всегда практичен. Иногда может быть полезна такая информация, как серия записей или дата обращения.

Начало страницы

Следует ли использовать контролируемый словарь и соглашения об именах?

Управляемый словарный запас — хорошая идея для любого аспекта рабочего места, особенно для файлов.Подобные файлы всегда должны называться одинаково, как в точном смысле слова, так и по структуре. Например, подразделение может решить назвать свои бухгалтерские записи по финансовому году, за которым следует тип записи, за которым следует более конкретная информация, например, поставщик. Другое подразделение может решить назвать свои файлы корреспонденции, начиная с фамилии корреспондента. Другой модуль может просмотреть свои файлы выставки, отметить, что они всегда могут быть разделены на одни и те же категории, а затем может создать список заголовков папок, которые будут использоваться для каждой выставки.Один и тот же контролируемый словарь следует использовать для всей единицы. Использование контролируемого словаря и соглашений об именах помогает персоналу определить, где папка вписывается в файловую систему и где искать папку позже. При создании контролируемого словаря и соглашений об именах учитывайте рекомендации, приведенные в разделе «Настройка электронных файлов», чтобы гарантировать, что один набор правил будет работать для всех файлов модуля.

Начало страницы

Архивирование, управление документами и делопроизводством | Стэн Гарфилд

Первоначально опубликовано 15 июня 2017 г.

38-е место в серии из 50 компонентов управления знаниями (слайды 49, 102 и 103 в KM 102)

Архивирование : автономное хранилище файлов для юридических, аудиторских или исторические цели, используя кассеты, компакт-диски или другие носители длительного пользования.Архивирование — это процесс перемещения файлов, которые больше не используются активно, на отдельное устройство хранения для долгосрочного хранения. Архивные файлы по-прежнему важны для организации и могут потребоваться для использования в будущем или должны быть сохранены для соответствия нормативным требованиям. Архивы должны быть проиндексированы и доступны для поиска, чтобы файлы можно было легко находить и извлекать.

Важным заключительным этапом жизненного цикла информации является архивирование. Хранение слишком большого количества старой информации доступной в сети требует ценного хранилища, которое можно было бы лучше использовать для новой информации, увеличивает количество возвращаемых нерелевантных результатов поиска и увеличивает усилия, необходимые для обслуживания, переноса и переклассификации контента.

Есть веские причины архивировать контент, а не просто удалять его. Законы могут требовать хранения контента в течение определенных периодов времени. Внутренний и внешний аудит могут потребовать сохранения документации. Еще одна достойная цель — сохранить информацию как часть истории. И бывают случаи, когда информация, которая считалась бесполезной, позже оказывается необходимой. Информация об архивировании отвечает каждому из этих требований.

Управление документами : отслеживание и хранение электронных документов и / или изображений бумажных документов, отслеживание различных версий, измененных разными пользователями, и архивирование по мере необходимости.Система управления документами (DMS) — это технология, которая предоставляет комплексное решение для управления созданием, вводом, индексированием, хранением, поиском и удалением записей и информационных активов организации.

Управление записями : ведение записей организации с момента их создания до их окончательного удаления; это может включать классификацию, хранение, защиту, архивирование и уничтожение записей. Управление записями — это знание того, что у вас есть, где это есть, как долго вы должны это хранить и насколько это безопасно.

Примеры процессов, политик и процедур

1. Процесс управления документами: идеальный процесс управления жизненным циклом информации обеспечивает простой метод проверки содержимого, при этом повторно используемый контент сохраняется, а другой контент архивируется на подходящих носителях. Например, в конце проекта перечислены все документы в пространстве группы проекта, пользователь устанавливает флажки для документов, которые можно использовать повторно, а затем нажимает кнопку архивации. В результате повторно используемые документы извлекаются из пространства группы и сохраняются в соответствующем репозитории с использованием связанных метаданных, а все другие документы архивируются на компакт-диск, который затем сохраняется в указанной архивной библиотеке.

2. Политика управления записями: определяет политику управления бизнес-записями организации

3. Процедура архивации: подробно описывает шаги, которые необходимо выполнить для поддержки правил архивирования политики управления записями

a. Пример: HP

b. Пример: Deloitte

Insights

1. Рекомендации по разработке политики управления информацией и записями Патрика Ламбе и Мариты Кинан

Требования к системе обмена знаниями, включая требования к таксономии и метаданным, должны быть сбалансированы с необходимостью: управлять записями в соответствии с законодательными и нормативными требованиями.Знания, информация и записи образуют единый континуум, которым необходимо управлять в целом, и интегрированная политическая основа помогает поддерживать это.

2. Управление знаниями и управление документами / ECM, Ник Милтон

Управление документами — это подмножество управления информацией. Управление документами охватывает управление электронными документами, независимо от того, являются ли они знаниями или нет. Управление знаниями охватывает управление знаниями, некоторые из которых могут быть кодифицированы в документах.Между этими двумя аспектами есть совпадение, а также отдельные отдельные области.

4. Назовите меня циничным, но… Автор: Юан Семпл

Системы управления документами — где знания постепенно умирают.

5. Сложные адаптивные процессы в вики? Дэйв Сноуден

Проблема с вики всегда заключалась в отказе от двух существенно разных операций: сохранения и публикации. Вы редактируете и сохраняете страницу. Что происходит? Вы публикуете в мире. Нет одобрения. Нет возможности убедиться, что он сочетается с изменениями процесса, внесенными где-то еще, по сравнению с нормативными требованиями или правилами корпоративного управления, чтобы получить поддержку от заинтересованных сторон или получить юридическое одобрение.Как правило, в Вики отсутствуют возможности управления контентом и рабочего процесса, и, поскольку они не работают с утвержденными записями, им также не хватает средств управления записями и хранения записей.

6. Обеспечение будущего доступа к истории Дэвид Вайнбергер

Еще в 1940-х годах архивисты говорили о машиночитаемых записях. Споры и эксперименты продолжаются многие десятилетия. Один из первых подходов заключался в том, чтобы заявить, что электронные записи не являются архивами, потому что архивы не могут иметь с ними дела.(По его словам, у архивистов и менеджеров документации всегда были разногласия, потому что RM занимается графиками хранения, то есть удалением записей). Со временем архивисты пришли в норму. К 2000 году некоторые из них работали с электронными записями. В 2010 году многие делают это, но многие — нет. Споры продолжаются.

Нам нужны три языка: юридический, делопроизводство и ИТ. Как заставить старые методы работать в новых? Нам нужны как новые методы фильтрации, так и традиционные понятия оценки.

7. Обсуждения в сообществе лидеров SIKM

a. Архивирование содержимого

Вопрос. Сотрудник ИТ-отдела предлагает заархивировать контент старше 6 месяцев (все еще доступный для поиска) и удалить контент старше 12 месяцев (владелец получит уведомление по электронной почте). Стоит ли нам это делать?

Ответы:

От Хауи Коэна: Я предлагаю вам поработать со своей командой по комплаенсу. Существуют юридические аспекты управления и хранения записей, которые зависят от компании и отрасли.У ИТ-специалистов могут быть идеи, но чаще всего мы не знаем законов или правил. В своей практике я всегда работаю с юридическими, корпоративными, кадровыми службами и комплаенс.
От Чака Георго: Желание архивирования обусловлено ограничениями дискового пространства или внутренними политиками хранения? Первое может быть решено путем поддержки покупки большего объема хранилища, второе будет сложным, поскольку они могут не захотеть сохранять определенный контент по истечении определенного периода времени. Вы также можете попробовать фильтровать контент, чтобы сохранить только то, что может быть наиболее полезным.
От Пола МакДауэлла: Архивирование имеет большой смысл в области, которая меняется и растет, но произвольные правила архивирования хороши для менеджеров документации и ИТ-менеджеров и часто не так хороши для практиков. Правила должны иметь смысл в первую очередь для практиков, при условии, конечно, что нет явных юридических оснований для правил архивирования.
От Тэмми Бирден: Это может зависеть от объема, стоимости и видимости контента. Можете ли вы количественно оценить его ценность и, следовательно, необходимость наглядности? Если вы не можете заставить ИТ сдвинуться с места, а ценность сохранения / повторного использования по-прежнему высока, вы можете рассмотреть возможность преобразования «истекающего» контента в записи вики или записи другого типа в банке знаний или в коллекции рабочих продуктов.

б. CoP — Политика архивирования и хранения

Вопрос: Мы рассматриваем возможность переноса содержимого в архив с возможностью поиска через 12 месяцев, а затем очистку содержимого через 6 лет. Это разумно? Как люди это делают?

Ответ Ли Ромеро: уход сообщества и закрепление его знаний

c. Должна ли группа управления знаниями нести ответственность за управление записями?

г. Ответ Мюррея Дженнекса: политика хранения электронной почты и передовые методы архивирования электронной почты

8.Не архивировать контент автоматически; вместо этого улучшите поиск

Репозитории знаний часто настроены на автоматическое архивирование документов по прошествии некоторого заданного периода времени. Цель состоит в том, чтобы после того, как контент был доступен в течение 90 дней (или любой другой выбранной продолжительности), он больше не является актуальным и, следовательно, должен быть удален из репозитория. Предполагается, что этот старый контент не должен появляться в результатах поиска или в списках доступных документов.

Причины включают:

Старые документы больше не актуальны, точны или полезны.
Поиск дает слишком много результатов, поэтому удаление старых документов повысит удовлетворенность пользователей поиском.
Авторы контента должны периодически обновлять документы.

Добавляемый контент не устаревает автоматически по прошествии определенного периода времени. Он может оставаться ценным бесконечно.

Я предлагаю аналогию с тем, что только потому, что Питер Друкер умер в 2005 году, мы не убираем его книги из библиотеки. Его идеи будут полезны еще очень долго.

В одной фирме, где я работал, был автоматический процесс архивирования. В результате я часто получал сообщения от разочарованных пользователей, которые искали контент, который они ранее находили в репозитории, но больше не могли найти. Мне пришлось бы восстановить этот контент из архива в активный репозиторий. Это приводило к раздражению пользователей программой KM, приводило к потере большого количества времени и усилий, а иногда задерживало получение важной информации, необходимой для работы клиента.

В своей книге «Управление знаниями и инновации» Стив Деннинг писал: «Качество знаний зависит не от того, старые они или новые, а от того, актуальны ли они и работают ли они. Неважно, старый он или новый. Вопрос в том, работает ли? Динамика академических кругов иная. Здесь празднуют новое, полезно оно или нет. На старое смотрят свысока не потому, что оно бесполезно, а потому, что смысл существования академического сообщества — создавать новое, а не полезное.Инновации в промышленности часто основываются на уроках прошлого, особенно на тех, которые были забыты, или на тех, которые можно объединить в новые комбинации для достижения новых результатов. Однако главное не в том, являются ли эти знания новыми, а в том, работают ли они на практике ».

Поскольку стоимость массового хранения постоянно снижается, существует несколько веских причин для удаления содержимого из репозиториев знаний, если только известно, что оно устарело, некорректно или бесполезно. Вместо этого разрешите поисковым системам ограничивать результаты на основе дат и других метаданных, чтобы пользователям было легче находить нужный контент.

Запрещается автоматически архивировать контент в хранилище знаний, в обсуждениях по цепочкам или в другом собрании знаний. Вместо этого убедитесь, что поисковая система может ограничивать результаты по дате объекта знаний. Можно установить значения по умолчанию, чтобы ограничить результаты последними 90 днями, одним годом или любой другой желаемой продолжительностью. Но пользователям должно быть легко изменить диапазон дат, чтобы включить более старый контент в результаты поиска.

Кроме того, разрешите помечать контент тегами «рекомендуется», «хороший пример» или «проверенная практика» авторитетным источником, а пользователям — «Я нашел это полезным» или кнопкой «Мне нравится».Затем разрешите поиск по дате, атрибуту тега, наиболее понравившимся пользователям и т. Д. Подробнее о рекомендуемых тегах см. В разделе Рейтинг содержимого за брандмауэром.

Ресурсы

Процесс управления контентом
DMS и ECM: разница между контентом и управлением документами с помощью NE Docs
Почему управление документами не является управлением записями с помощью NE Docs
Жизнь контента: искусство архивирования Пол Чин
«Собака съела мою домашнюю работу» и другие жалкие оправдания отказа от архивации, Шон Раган
Записи и архивирование Присоединяйтесь к таблице управления информацией Энди Мур
Архивирование как краеугольный камень для электронных открытий: пять шагов вперед, Шон Ragan
Архивирование корпоративной социальной сети и эффективное управление информацией. Джордан Ричардсон.
. Как внедрить программное обеспечение для управления документами, Джулия Скавичкио.
. Как внедрить систему управления документами в SharePoint с использованием типов контента. Грегори Зелфонд.
. Начало работы с управлением документами: сокращение затрат. и повысьте продуктивность с помощью интеллектуальной системы управления документами от Тодда Джонсона
Список желаний программного обеспечения для управления записями: 10 обязательных функций Стива Вайсмана
Управление записями — Преодоление препятствий для получения вознаграждения, Джудит Ламонт
Растущие проблемы с данными бросают вызов подходам RM Джудит Ламонт
Лаги электронного управления записями Повсюду, Патрик Ламбе.
KM / Knowledge Services & Archives: Get Practical by Guy St.Clair

17. AIIM

18. CMSWire

19. KMWorld

20. TechTarget

Продукты

Программное обеспечение для управления документами от CMSWire
8 компаний, ведущих работу с ECM в 2015 году, Дэвид Роу
Программные продукты для управления от Capterra
Лучшее программное обеспечение для управления документами 2017 года от Молли К. Маклафлин
Системы управления документами: руководство для покупателя от Чада Брукса
Программное обеспечение для управления документами от Крейга Боровски
Программное обеспечение для записей от Крейга Боровски
Сравнение RMS , Информационные порталы ECM и предприятия по TAB
Сравнительная таблица программного обеспечения для управления документами по предприятиям.com
Топ-5 лучших систем управления документами в 2017 г., Николас Ферн Управление контентом 2016 через Hyland
Gartner ECM 2016 — «Магический квадрант» — изменения, шумиха и сфальсифицированные? by Technology Services Group
Магический квадрант Gartner для ECM и обзор рынка Венус Тамтурк

Книги

Архивирование данных на предприятии — стратегический подход Кристофера Морана
Лучшие практики архивирования данных Джеймсом Сеймуром
The Silence of the Archive (Principles and Practice in Records Management and Archives) Валери Джонсон, Саймон Фаулер и Дэвид Томас
Сохранение цифровой информации Генри Глэдни
Управление документами на предприятии: принципы, методы и приложения Майкла Дж.Д. Саттон
Управление корпоративным контентом с помощью Microsoft SharePoint, Кристофер Райли и Шадрах Уайт
Практическое управление корпоративным контентом SharePoint 2013, Стив Гудиер
Технология управления корпоративным контентом: что вам нужно знать Том Дженкинс, Дэвид Глейзер и Хартмут Шапер
Решения для управления корпоративным контентом: что вам нужно знать Билла Форкуера, Питера Джелински и Тома Дженкинса
Управление контентом в облаке — управление корпоративным контентом 2.0 by Tom Jenkins
Управление записями Джудит Рид и Мэри Леа Джинн
Управление записями для чайников Блейк Ричардсон
Управление записями и информацией Патриция К. Фрэнкс
Управление записями и информацией: основы профессиональной практики Уильям Саффади
Управление записями и метаданными SharePoint: цифровое архивирование в Office 365, Альфред де Верд
Управление записями, Дебби Вест
Внедрение систем электронного документооборота и управления записями, Азад Адам
Управление электронными записями: методы, передовой опыт и технологии Роберта Ф.Смоллвуд и Роберт Ф. Уильямс
Управление записями: Руководство по принципам и практике Элизабет Шеперд
Основы управления записями Кайли Уэлч

Как организовать компьютерные файлы (Советы по управлению электронными файлами)

Хранение ваших электронных документов в порядке в современном «проводном» мире может быть довольно сложной задачей.

Помимо локального хранения документов на настольных компьютерах, ноутбуках или мобильных устройствах, все больше и больше предприятий используют облако для базовых бизнес-приложений и хранения файлов.

Проблема хранения еще больше усложняется тем, что многие компании вынуждены обмениваться документами между сотрудниками. В офисе это обычно достигается с помощью файлового сервера или сетевого устройства хранения данных (NAS).

Если требуется общий мобильный доступ, документы можно хранить в облаке и совместно использовать путем назначения разрешений на доступ.

Результатом всего этого может стать кошмар управления файлами, когда некоторые документы человека хранятся в облаке, а некоторые локально, и даже отдельные документы хранятся только в одном или другом месте.

Организация — ключ к электронному управлению файлами

Где бы ни хранятся документы, важно поддерживать их порядок и актуальность. Цель электронного управления файлами — гарантировать, что вы сможете найти то, что ищете, даже если вы ищете это спустя годы после его создания.

Большинство деловых людей в то или иное время оказывались в неловком положении, когда звонили клиенту и не могли быстро найти соответствующий счет-фактуру или другие важные документы клиента.Не менее неприятно копаться в конце года в попытках найти документы, относящиеся к счетам компании, для бухгалтера или, что еще хуже, для налогового инспектора.

Правильная организация цифровых документов особенно важна в общей среде — если один из ваших сотрудников отсутствует (временно или постоянно!), Вы сможете легко найти любые документы, созданные или управляемые этим человеком.

Потенциальная потеря данных из-за недовольных уходящих сотрудников — еще одна причина для защиты ваших бизнес-данных.

Эти советы по управлению файлами помогут вам сохранить доступ к файлам:

1. Используйте папки установки по умолчанию для программных файлов

При установке прикладных программ используйте расположение файлов по умолчанию. В Windows файлы прикладных программ по соглашению находятся в каталоге (Буква диска:) -> Program Files. Установка приложений в другом месте сбивает с толку и не нужна.

2. Единое место для всех документов

Поместите все документы в единую «корневую» папку.Для одного пользователя в среде Windows по умолчанию используется папка «Мои документы».

В среде обмена файлами попробуйте сделать то же самое. Создайте единую корневую папку (например, называемую «Общие документы») и храните все документы во вложенных папках внутри корневой папки. Единое место для всех электронных документов упрощает их поиск и создание резервных копий и архивов.

3. Создание папок в логической иерархии

Это, так сказать, ящики картотеки вашего компьютера.Используйте простой язык для именования папок; Вы не хотите, чтобы в будущем, глядя на этот список папок, задавался вопросом, что означает «TFK» или любое другое интересное сокращение, которое вы придумали.

4. Вложить папки в папки

При необходимости создайте другие папки в этих основных папках. Например, папка «Счета» может содержать папки «2018», «2017» и «2016». Папка с именем клиента может включать папки «данные клиента» и «корреспонденция».Цель состоит в том, чтобы иметь каждый файл в папке, а не перечислять несколько ненужных файлов.

Не создавайте сложных многоуровневых папок. По возможности используйте вместо этого описательные имена файлов.

5. Следуйте правилам именования файлов

Некоторые операционные системы (например, Unix) не допускают пробелов в именах файлов или папок, поэтому избегайте этого, если ваша вычислительная среда смешанная. Вместо этого используйте символы подчеркивания в качестве разделителя (например, Doe_John_Proposal.также запрещены в именах файлов и папок под Windows.

Используйте описательные имена файлов для легкой идентификации и поиска, но не переусердствуйте — имена файлов / путей имеют ограничения по длине, которые различаются в зависимости от операционной системы.

В Windows максимальная длина полного пути к файлу (например, буква диска + имена папок + имя файла) составляет 260 символов. По возможности используйте общепринятые сокращения, например, Jan для января или Corp для Corporation.

6. Будьте конкретны

Дайте электронным файлам логические, конкретные имена и, если возможно, укажите даты в именах файлов.При именовании файлов цель состоит в том, чтобы понять, о чем идет речь, без необходимости открывать его и просматривать. Поэтому, если документ представляет собой письмо клиенту с напоминанием о просрочке платежа, назовите его как-то вроде «overdue_20180115»; а не что-то вроде «письма». Как узнать, кому это письмо, не открывая его?

Если вы обмениваетесь файлами по электронной почте или с портативных устройств, вы можете захотеть, чтобы имя файла включало более конкретную информацию, поскольку информация о папке не будет включена в общий файл.

Например, если ваш документ находится в папке «Мои документы \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc» и файл открыт для общего доступа или отправлен по электронной почте, получатель увидит только Doe_John_20170416.doc и не сможет определить, что файл является клиентом. счет-фактуру, не открывая его.

7. Файл на ходу

Лучшее время для подачи документа — это когда вы его впервые создаете. Так что возьмите за привычку использовать диалоговое окно «Сохранить как» для сохранения документа и присваивать ему имя, в первую очередь помещая его в нужное место.

8. Заказ файлов для вашего удобства

Если есть папки или файлы, которые вы часто используете, поместите их в верхнюю часть списка файлов, переименовав их с помощью символа! или AA в начале имени файла.

9. Регулярно удаляйте файлы

Иногда то, что старое, очевидно, как в примере с папкой «Счета» выше. Если это не так, не загромождайте папки, удалив старые файлы.

Не удаляйте файлы, связанные с бизнесом, , а не , если вы не уверены, что этот файл вам больше никогда не понадобится.Вместо этого в основной коллекции папок под корневой папкой создайте папку с именем «Старая» или «Неактивная» и перемещайте в нее старые файлы, когда они встречаются.

10. Регулярно создавайте резервные копии файлов

Независимо от того, копируете ли вы файлы на другой диск или на ленту, важно установить и соблюдать регулярный режим резервного копирования.

Хорошее управление файлами упрощает поиск нужной информации

Управление электронными документами должно быть частью общей стратегии управления документами для вашего бизнеса.Надлежащий план управления документами должен включать все аспекты работы с документами, включая хранение, поиск, резервное копирование и безопасность.

Функция поиска — замечательная вещь, но она никогда не сравнится с легкостью прямого перехода к папке или файлу. Если вы последовательно следуете этим советам по управлению файлами, даже если вы не знаете, где что-то находится, вы знаете, где это должно быть — огромное преимущество, когда дело доходит до поиска того, что вы ищете. Хорошие методы управления файлами сэкономят время и деньги вашего бизнеса.

Как создать систему управления документами

Управление документами — это процесс обработки документов таким образом, чтобы информация могла создаваться, совместно использоваться, организовываться и храниться эффективно и надлежащим образом. Таким образом, изучение того, как создать систему управления документами, имеет решающее значение для бизнеса.

Многие компании имеют дело с важной информацией, которая должна быть защищена и конфиденциальна или доступна быстро. В таких случаях необходима отлаженная система управления документами.Но даже если ваш бизнес носит более случайный характер, все равно важно вести надлежащий учет для бухгалтерского учета и ради эффективности.

Узнайте больше о том, как создать систему управления документами, которая наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса.

Опции системы управления документами

В наши дни большинство предприятий комфортно работают с цифровыми документами и используют программы с функциями хранения и управления. Нет недостатка в общем и отраслевом программном обеспечении или приложениях для управления документами, специально разработанных для улучшения работы вашего бизнеса с электронными файлами.Например, отели могут по-прежнему иметь книжный реестр при регистрации и могут по-прежнему запрашивать подпись на бумажной вкладке кредитной карты, но за кулисами отели используют OPERA для управления номерами, ведения записей и выставления счетов. Варианты оплаты, такие как Square и Venmo, чаще используются в розничной торговле и сфере обслуживания, что также устраняет необходимость в бумажном бухгалтерском учете.

Однако многим малым предприятиям приходится иметь дело со смесью устаревших данных в бумажных и электронных файлах, а в некоторых случаях доля бумажных данных намного больше.

Преобразование бумажных документов в цифровые форматы

Одним из решений проблемы смешанной среды данных было бы использование системы визуализации документов для преобразования всех бизнес-документов в электронные файлы. В зависимости от типа данных и документов, с которыми вы работаете, это может быть относительно простой процесс или он может включать творческий подход и специальные подходы.

Например, небольшой розничный магазин, который управляет квитанциями и запасами, может преобразовать бумажные документы в цифровые таблицы с некоторыми дополнительными усилиями по вводу данных.С другой стороны, стоматологическому кабинету, который ведет учет здоровья пациентов, выставления счетов, рентгеновских снимков и т. Д., Вероятно, потребуется более надежный метод преобразования множества бумажных файлов в цифровые форматы, например, найм подходящего для бизнеса специалиста. услуга сканирования документов или покупка программного обеспечения для сканирования, способного передавать изображения с высоким разрешением.

Шаги к системе управления документами

Независимо от того, работаете ли вы в цифровой среде или в гибридной среде с цифровыми и бумажными документами, настройка системы управления документами включает три этапа:

Создайте план управления документами.
Внедрить план управления документами.
Завершить.

Первый шаг самый подробный, поэтому давайте рассмотрим его дальше.

Создание плана управления документами

Первый шаг включает ответы на эти четыре вопроса:

Каковы правила создания документов?

Счета, напоминания об оплате, рекламные буклеты, электронная почта, балансы, электронные таблицы, отчеты — все компании создают различные документы в процессе ведения и отслеживания бизнеса.А чтобы все было организовано, всем компаниям необходимо установить правила для создания документов.

Существуют ли собственные шаблоны для некоторых стандартных деловых документов, например писем и счетов, и где они находятся?
Существует ли внутреннее руководство по стилю, которому необходимо следовать?
Следует ли указывать дату или время в новых документах?
Какие процедуры необходимо соблюдать для совместного использования или просмотра документов?

Для некоторых малых предприятий единственное, что имеет значение, — это то, где расположены шаблоны для различных бизнес-документов и как их использовать.Но если для создания документов в рамках вашего бизнеса задействованы разные люди, которые совместно работают над документами, просматривают или обновляют их, вам нужно будет потратить некоторое время на то, чтобы решить, как это следует делать, чтобы обеспечить эффективность и согласованность.

Google Docs — это отраслевой стандарт для совместных проектов, поскольку он предлагает различные возможности для управления разрешениями, просмотра правок и иного обмена одним документом между несколькими людьми с установленными проверками безопасности.

Как будут храниться документы?

С хранением данных связаны расходы, самая большая из которых для большинства малых предприятий, вероятно, связана с потерей времени, когда люди ищут документы.Возникает вопрос: как будут подаваться документы? Ключом к хранению документов является соблюдение хороших практик управления файлами. Очень важна ясная и понятная система.

Вам также необходимо знать, как вы будете архивировать документы. Как вы будете обрабатывать файлы, которые устарели или готовы к перемещению на задний план в вашей системе управления документами?

Например, в начале каждого года вы должны просмотреть различные файлы, связанные с работой, на вашем компьютере, отсеять те, которые уже устарели, и создать новые папки с пометкой года и тематики, перемещая файлы по мере необходимости.То же самое можно сделать и с бумажными файлами; удалить старые документы из папки с файлами и создать новый со словом «Старый» в заголовке несложно. Некоторое программное обеспечение предлагает опции автоматического архивирования.

«Хранилище» в цифровой среде может быть в облаке или на локальных серверах, но для хранения бумажных документов вам понадобится физическое пространство на сайте или, как многие юридические бюро, для которых требуется резервирование файлов клиентов, вы можете необходимо арендовать складское помещение.

Как можно упростить получение документов?

Этот вопрос лежит в основе вашей системы управления документами.По некоторым оценкам, поиск пропавшего документа обходится компании в среднем в 120 долларов США, а на его замену — 220 долларов.

Опять же, хорошая практика хранения документов может иметь большое значение для решения проблемы. Если вы настроите надежные процедуры и протокол, например, последовательно следуете строгим соглашениям об именах, документы будет намного легче найти.

И независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или владельцем бизнеса с сотрудниками, вам следует создать список местоположений файлов, который будет напоминать пользователям, где находятся определенные типы файлов, и помогать людям знать, где их найти.Не забудьте указать, будет ли файл находиться в вашей компьютерной системе, на внутреннем сервере, в облаке или храниться в физическом месте, например, в картотеке. Например, предположим, что вы используете изображения, видео или даже бумажные фотографии в своем бизнесе. Запись в вашем списке расположений файлов может быть:

Цифровые изображения / видео: компьютер (или сервер) — диск E: / photos — файл в соответствующей тематической папке
Фотографии на бумаге: картотечный шкаф 3 — Фотографии — альфа по теме

Общие сетевые или облачные диски должны быть помечены в соответствии с содержимым, как и ящики шкафов для хранения документов.

Как сделать и сохранить документы в безопасности?

Первой линией защиты документов является физическая безопасность самих помещений. Все предприятия, даже домашние, нуждаются в установке систем безопасности.

Предприятиям также могут потребоваться или они захотят инвестировать в другие устройства безопасности, такие как оконные решетки, камеры безопасности или службы патрулирования. Вы можете сколько угодно времени тратить на создание паролей и шифрование файлов, пытаясь защитить свои электронные файлы, но это не имеет большого значения, если кто-то может просто зайти и украсть ваш компьютер.

Дополнительные меры защиты документов включают:

Запирание всех шкафов для документов в нерабочее время (и во время обеда, если никто не присутствует)
Регулярное резервное копирование электронных документов, желательно за пределами офиса, чтобы предотвратить уничтожение ваших бизнес-данных в результате стихийных бедствий
Ограничение доступа пользователей к определенным документам, приложениям и папкам на любых общих компьютерах
Предотвращение краж сотрудников путем проверки биографических данных и рекомендаций в рамках процесса приема на работу

Внедрить и выполнить

После того, как вы создали свой план управления документами, ответив на приведенные выше вопросы, вы готовы его реализовать.Убедитесь, что весь ваш персонал знает детали системы управления документами вашего бизнеса и что все соблюдают соответствующие процедуры при создании, хранении и извлечении документов.

Вы также должны быть уверены, что каждый, кто получает доступ к документам и использует их в вашей организации, последовательно именует и хранит документы соответствующим образом. Выборочная проверка на регулярной основе, чтобы проверить, можно ли легко найти определенные файлы и принять меры против неправильного размещения. Даже случайная небрежность может вывести из строя всю систему.

Вы можете настроить систему управления документами за день, но ее последовательное внедрение с течением времени будет ключом к ее успеху. Награды огромны — вы сэкономите массу времени и обретете душевное спокойствие.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое лучшая система управления документами?

Не существует единой системы, которая работала бы для всех предприятий. Главное — понять потребности вашего бизнеса и затем применить наиболее подходящие методы.Некоторые факторы, которые следует учитывать, включают:

Масштаб ваших операций (сколько будет храниться документации)
Диапазон типов данных и информации, необходимых для управления
Как используются ваши документы и как часто к ним нужно обращаться
Требуемые уровни безопасности
Ваш бюджет — можете ли вы нанять специализированную услугу или приобрести высококачественное программное обеспечение или будете управлять самостоятельно?

Считается ли SharePoint системой управления документами?

Одним словом, да, но с оговоркой: продукт Microsoft Office не предназначен для работы в качестве системы управления документами для малых предприятий и должен быть реализован осторожно и правильно, чтобы интегрироваться с вашими операциями.SharePoint действительно имеет возможность хранить, защищать и управлять документами, а также включает функции совместной работы и архивирования.

Как реализовать систему архивации документов

Архивирование документов — это практика хранения статических документов в безопасном физическом или цифровом пространстве, и это важный аспект любой системы управления документами (DMS). Компании в различных отраслях и областях практикуют архивирование документов, особенно те, которые должны хранить записи и файлы, которые больше не используются.

Что такое архивирование документов?

Архивирование документов — это практика перемещения документов, которые больше не используются регулярно, но которые все еще необходимо хранить, в хранилище.

Документы могут храниться по ряду причин, в том числе:

Законодательные требования
Деловые записи
Налоговые записи
Освобождение места

Документы могут быть физическими или цифровыми, хотя многие предприятия переходят на него от бумажных до цифровых документов, управления и архивирования, чтобы уменьшить физическое пространство для хранения и упростить повседневные операции.Архивирование данных — важная часть любого бизнеса, позволяющая сохранять важные документы и классифицировать их таким образом, чтобы облегчить их поиск, если они понадобятся вам в будущем.

Важно отметить разницу между данными резервного копирования и архивными данными. Резервные копии данных — это временное средство восстановления активно используемых документов. И наоборот, архивные данные включают документы, которые вы или ваши сотрудники не используете активно (и не будете использовать в обозримом будущем), но вам все равно нужно держать их под рукой.

Способы архивирования документов

Есть несколько методов архивирования документов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Мы можем сравнить три наиболее распространенных метода, чтобы определить, что можно получить или потерять, выбрав любой из них. (Необязательно выбирать только один метод; часто используются несколько архивов и диверсификация.)

Хранение бумаги

Самым старым методом, конечно же, является традиционное хранение бумаги — картотеки, заполненные документами или копиями. Это один из самых безопасных методов архивирования в цифровом мире: бумажное хранилище невозможно взломать, и невероятно сложно редактировать физически заархивированную информацию, не оставляя следов.

Главный недостаток хранения бумаги в том, что он громоздкий и медленный в использовании. Компьютер может открывать цифровые документы, искать их содержимое, сортировать и каталогизировать информацию за секунды. Поиск той же информации с бумажными документами может занять часы, а в некоторых случаях даже дни. Бумага повышает безопасность, но приносит в жертву эффективность.

Цифровые архивы

Цифровое хранилище, вероятно, является наиболее распространенным методом архивирования сегодня. У вас есть цифровые копии всех ваших документов, и эти цифровые файлы могут храниться на жестких дисках, локальных серверах, облачных ресурсах или любой другой компьютерной системе.Цифровые архивы чрезвычайно доступны и эффективны. Это причины, по которым они были изобретены.

Обратной стороной цифровых архивов является то, что они могут быть взломаны или взломаны. Кроме того, если они недостаточно дублируются на нескольких устройствах, они могут быть потеряны в результате одного инцидента.

Сканирование по запросу

Другой распространенный метод хранения — это сканирование по запросу. Он служит гибридом цифрового и бумажного архивирования. Сканирование по запросу — это служба, которая хранит вашу информацию в виде бумажных документов, но также сканирует их и отправляет в виде цифровых документов.Вы получаете надежность и безопасность бумажных документов с удобством оцифровки. Конечно, наличие как бумажных, так и цифровых записей означает устранение недостатков обоих. Сканирование по требованию далеко не так быстро, как в цифровых архивах, и создает риски цифровой безопасности для ваших бумажных архивов.

Что такое документооборот?

Архивирование документов — это часть управления документами, которая представляет собой организованный подход к регистрации и хранению документов. DMS — это программное обеспечение, которое собирает, хранит, хранит и распространяет документы среди членов вашей организации.

Примечание редактора: Ищете программное обеспечение для управления документами для вашего бизнеса? Заполните анкету ниже, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Преимущества архивирования документов для вашего бизнеса

Электронное архивирование важно по многим причинам. Прежде всего, он позволяет вам систематизировать важные файлы и обеспечивает простой способ их повторного поиска, если они когда-либо понадобятся.

Ваш бизнес будет производить много данных и отдельных документов, независимо от того, в какой отрасли вы работаете, и вы как владелец малого бизнеса обязаны убедиться, что данные хранятся таким образом, чтобы их можно было эффективно использовать.

Архивирование документов может принести пользу вашему бизнесу несколькими способами:

Освобождает офисное пространство и место для хранения. Если ваш бизнес использует физическое управление документами, велики шансы, что большая часть вашего офиса будет занята рядами ящиков для хранения или картотечных шкафов, заполненных документами и бумагами, на просмотр которых уходит часы. Однако использование системы архивирования может освободить это пространство. Или, если вы уже используете цифровую систему, архивирование может освободить место для хранения активных документов.
Обеспечивает безопасность. Многие компании имеют дело с документами, которые необходимо хранить в безопасности, особенно в таких отраслях, как здравоохранение, юриспруденция или финансы. Решения для архивирования документов и DMS часто имеют встроенные меры безопасности, которые управляют доступом пользователей, отслеживают изменения и контролируют пароли.
Документы защищены от физических опасностей. Ящики с физическими документами особенно подвержены физическим бедствиям или опасностям, таким как пожар, наводнение или кража.Архивирование ваших документов в цифровом виде или в облаке дает уверенность в том, что ваши файлы и документы в безопасности, несмотря ни на что.
Повышает эффективность вашего бизнеса. Мир все больше переходит на цифровые технологии, и компаниям, которые все еще используют аналоговые системы, становится все труднее удовлетворять спрос. Использование системы цифрового архивирования может улучшить ваш рабочий процесс, позволяя вам и вашим сотрудникам вызывать любой документ всего несколькими щелчками мыши, избавляя от необходимости сортировать ящик за ящиком.
Это способствует соблюдению требований. Для предприятий юридической, медицинской или финансовой отрасли часто существуют строгие правила хранения данных и информации клиентов, соблюдение которых может быть затруднено, если вы в основном обрабатываете и храните бумажные копии. Системы цифрового архивирования часто поставляются с автоматизированными мерами соответствия, чтобы помочь вашим бизнес-документам соответствовать требованиям.

Как реализовать архивирование документов в малом бизнесе

Архивирование документов и управление записями важны и, как таковые, не являются быстрым делом.Вы должны уделять время и ресурсы и делать все правильно, чтобы получить максимальную пользу.

Есть шаги, которым вы можете следовать, чтобы сделать процесс как можно более безболезненным с минимальным временем простоя.

1. Оцените свою текущую систему.

Во-первых, посмотрите на вашу текущую систему управления документами. Существует ли формальная система или документы обрабатываются на разовой основе? Посмотрите, как каждый документ создается, получается, обрабатывается, хранится и удаляется. Отметьте, что работает хорошо, а что нет.

Затем вам нужно будет провести инвентаризацию ваших существующих документов, чтобы определить, сколько места вам нужно (физически и в цифровом виде).Вам также необходимо распределить инвентарь по функциям, таким как финансы, персонал, бюджеты и т. Д.

2. Определите свои цели.

Ваш следующий шаг — решить, что ваша система должна делать за вас. Вы хотите снизить затраты? Повысить продуктивность? Внедрить систему, которую проще использовать? Автоматизировать меры соответствия?

Перечислите свои цели в порядке приоритета. Вы также должны определить, кто в вашей команде будет отвечать за надзор за этой новой системой и управлять ею, и включить их в свое планирование.

3. Составьте график хранения.

График хранения определяет, как долго вы должны хранить документ. У некоторых документов есть графики хранения, регулируемые извне, другие соответствуют передовой практике, поэтому важно, чтобы вы сделали это ключевой частью своей системы архивирования. Например, вы должны вести постоянный учет финансовых отчетов или имущественных документов, в то время как все налоговые и налоговые документы должны храниться не менее семи лет.

Если вас беспокоит ответственность за уничтожение определенных документов, вы можете нанять поставщика Национальной ассоциации уничтожения информации для безопасной транспортировки и уничтожения конфиденциальных документов.

4. Оцифруйте все бумажные документы.

Это может занять много времени и утомительно, но преобразование ваших бумажных документов в цифровые файлы окупится в долгосрочной перспективе. Это может помочь вам сократить расходы и сэкономить на физическом хранилище, упростив доступ к важным документам. Вы можете по-прежнему хранить бумажные копии определенных документов, но также оцифровывать их в целях безопасности.

Для оцифровки бумажных документов вы можете использовать сканер, входящий в комплект поставки вашего принтера, или мобильное приложение для сканирования.Самый простой способ обеспечить универсальный доступ к вашим заархивированным документам — отсканировать их как файлы PDF.

5. Выберите поставщика хранилища.

Хотя вы можете сами хранить файлы на компьютерах своей компании, если у вас очень маленький бизнес, часто в ваших интересах найти поставщика, который будет хранить их для вас. Использование службы управления документами, которая предлагает архивирование документов, предоставляет множество функций, включая дополнительную безопасность, и они могут помочь с настройкой и устранением неполадок, когда вам это нужно.

6. Оцените процессы и хранение.

Архивирование документов — это активный непрерывный процесс, который требует постоянного внимания, чтобы обеспечить его правильную работу. Сделайте частью политики вашей компании, чтобы все процедуры управления документами и архивирования ежегодно пересматривались и вносили необходимые корректировки.

Убедитесь, что ваши сотрудники знают весь процесс от начала до конца, сделав его частью вашего процесса адаптации, и предложите ежегодное повышение квалификации для сотрудников, которые этого хотят.

Вам также следует периодически просматривать архивные материалы, чтобы убедиться, что информация безопасна и доступна, и вы также хотите проверять, кто имеет — и не имеет — доступа к этим документам.

Лучшие практики архивирования документов

Архивирование документов и управление ими — это постоянно развивающийся процесс, который требует постоянного контроля и корректировок. Сделайте свой архив документов наилучшим с помощью этих методов.

1. Будьте осведомлены о требованиях к хранению записей.

Ознакомьтесь с правилами, определяющими, как долго следует хранить каждый тип документа. Общее эмпирическое правило, исключая документы, определенные финансовые отчеты и налоговые документы, составляет 10 лет, но многие отрасли и организации имеют особые правила и положения.

2. Определите, что составляет деловую запись.

Каждый бизнес индивидуален; документ, необходимый для архивации одной компании, может быть не так важен для вашей компании. С самого начала определите, что такое бизнес-запись (и как вы хотите, чтобы она велась), и убедитесь, что это различие ясно для ваших сотрудников.

3. Иметь четкую систему хранения.

После того, как вы определили, какие записи будут храниться, внимательно придумайте систему , как они будут храниться. Вы можете классифицировать документы по типу, функциям, группе или клиенту и соответственно называть файлы. Что бы вы ни решили, добавьте это в список политик вашей компании и убедитесь, что они внедрены в масштабах всей компании.

4. Определитесь с политикой хранения документов.

Ваши сотрудники будут иметь доступ к сотням, если не тысячам документов, пока они работают в вашей компании.Вам решать, кто какие документы видит или редактирует и как долго каждый сотрудник должен иметь доступ к этим файлам.

Политики должны определяться в зависимости от уникального использования и потребностей вашей компании, но это некоторые общие политики, связанные с управлением документами и архивированием:

Хранение электронной почты
Принесите свое собственное устройство
Управление мобильными устройствами

5. Рассмотрите ваши потребности в безопасности.

Первым шагом в безопасном архивировании файлов является изучение соответствия.В каждой отрасли есть стандарты, которые часто устанавливаются правительственными постановлениями. Вы должны знать эти правила и соблюдать их, чтобы избежать серьезных проблем.

Когда вы точно знаете требования, вы захотите провести аудит безопасности файлов, чтобы найти недостатки и источники несоответствия. Вы можете поручить аудит безопасности архива профессиональным группам, что часто является хорошим способом определить слепые зоны, которые легко пропустить при внутреннем аудите.