Подшив документов: Как правильно подшивать документы в архив, как сшивать листы?

Подшивка документов в дело от профессионалов

28.07.2016

Подшивка документов в дело выполняется как при сортировке документов, хранящихся на предприятии, так и при передаче дел на хранение в архив. Данная процедура требует от исполнителя огромного опыта, аккуратности и больших знаний в архивном деле.

Что даёт подшивка документов в дела?

Во-первых, выполняется сортировка документации, на сформированных делах оформляются корешки, поэтому после подшивки документов в дела работа с деловыми бумагами упрощается и ускоряется. При необходимости документы можно отсканировать, а из полученных файлов сформировать электронный архив. В этом случае работа с документацией станет максимально удобной. Во-вторых, после подшивки документов в дела достигается экономия ценной офисной площади. В-третьих, услуга о которой идёт речь, позволяет создать надлежащие условия для длительного хранения документации. В-четвёртых, при подшивке документов в дела исключается возможность несанкционированного внесения в них тех или иных изменений, изъятия или добавления листов.

Это особенно актуально при подшивке бухгалтерских, кадровых и других важных документов.

Этапы оказания услуги

• Разброшюровка;
• снятие скрепок, изъятие скоб;
• подшивка документов в дело.

При подшивке документов в дела, имеющие большую толщину, используется специализированное оборудование.

Несколько причин обратиться к нам

Наши специалисты имеют колоссальный опыт подшивки документов и используют в своей работе современное оборудование. Это позволяет нам исполнять заказы в сжатые сроки и обеспечивать стабильно высокое качество работы. Мы неукоснительно соблюдаем все правила подшивки документов, установленные действующим законодательством. Консультанты нашей компании окажут вам профессиональную помощь, подскажут, как систематизировать документы перед подшивкой, какой переплёт выбрать, ответят на любые другие возникающие вопросы. Мы не завышаем цены на оказываемые услуги, в том числе на работы по подшивке документов в дела.

Экономьте деньги, работая с нами.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на [email protected]

Подшивка документов. Как будет правильно подшить документы?

До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти — достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись? Можно ли подшивать бухгалтерские документы термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову.

На первый взгляд процедура оформления дела и сдачи его в архив совершенно несложна, но практика показывает обратное. В случае нарушения любого из правил делопроизводства данное учреждение откажется принять сдаваемый документ, и вам придется начинать всю работу вновь. Если подобные ситуации уже встречались в вашей жизни, читайте нашу статью — мы попробуем разобраться в данном вопросе.

Начнем с обложки

Если театр начинается с вешалки, то наша процедура — не иначе как с обложки. И выбор картонной «корочки» — одна из первых задач при процессе «упаковки» документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.

Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм. Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера. Если же по определенным причинам документ обладает достаточно специфическим внешним видом и параметрами, требуется нестандартная разновидность обложки. К последнему же виду относится та, в который будут храниться документы от 25 лет и более.

Согласно нормам законодательства, такие обложки производятся лишь из твердого картона в связи со значительным рабочим сроком. Необходимо принять меры к сохранению надлежащего вида документа и пригодности его к использованию спустя серьезный временной промежуток. Документы, предназначенные к сдаче в госархив, хранятся в обложках, выполненных из такого материала, как бескислотный картон.

Поговорим о нумерации листов

Перед тем как правильно подшить документы нитками, все они обязаны быть сложены в нужной последовательности. После чего производится процедура нумерации при помощи обычного простого карандаша. Главное правило здесь — нумеровать именно листы, а не страницы документа. Проставляется арабская цифра на каждом листе в его правом верхнем углу. При этом наши отметки обязаны не «заползать» на текст. К общей нумерации листов не относится опись документов.

Какие тонкости существуют в деле нумерации? Если в число подшиваемых документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно — каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц — свыше 250, принято разбивать его на несколько томов. Причём каждый из них обладает собственной нумерацией.

Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издания периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.

Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один. При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия. Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.

Исправление ошибок и опись документов

В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново. Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.

Без описи у вас ни одно архивное дело не примут. Информация, содержащая в ней, касается названия документа, даты составления, аннотации и непосредственно таблицы с указанием порядковых номеров листов, числа их и примечаний (в случае необходимости). Завершается все информацией о количестве документов в виде цифры, дублируемой прописью, затем всё скрепляется подписью делопроизводителя с расшифровкой Ф.И.О.

Как правильно подшить документы нитками

Начиная процедуру сшивания, следует удостовериться, что все необходимые материалы и инструменты у вас под рукой. Кроме собственно дела, потребуется шило, игла, картон для подшивки документов и специальные нитки. В качестве последних запасаются банковским шпагатом, суровыми или прошивными нитками Л-210. Последняя разновидность используется для нужд делопроизводства чаще всего.

В начале работы из документа удаляются любые скрепки и прочие металлические предметы, затем листы дела складываются ровной аккуратной стопой. С левой стороны на пространстве полей делается три отверстия иглой или шилом. Размещать их лучше всего посреди свободного места, предназначенного слева для отступа, то есть на расстоянии около полутора сантиметров. Данное замечание немаловажно — ведь иначе после подшивки документов их трудно будет прочитать.

Советы для удобства

Если ровные края отверстий имеют для вас принципиальное значение, возьмите дырокол. Но помните, что слишком большое количество листов ему «не по зубам». Следите за тем, чтобы все три отверстия были расположены по высоте равномерно и отстояли друг от друга на расстояние примерно 3 см. Среднее из них должно попадать на середину страницы.

Для предотвращения порчи титульного листа и развала дела часто рекомендуют место прошивания спереди и сзади укрепить полосками картона. Сквозь него будет пропущена нить. Обычный размер ее — 70 см. Но в каждом конкретном случае это зависит от толщины стопки.

Как прошивают на 3 дырки

Приведем содержание алгоритма такой подшивки документов. Сначала игла пропускается сквозь среднее из отверстий, причём на обратной стороне остаётся конец нитки. Затем следует вдеть ее в верхнюю из дырок. В результате оба ее конца выведены на оборот стопки прошиваемых листов. Иглу протягиваем сквозь нижнее из отверстий и проводим нитку на лицевую сторону. Затем вновь опускаем иголку в среднее отверстие. Таким образом наша нить оказалась проведенной через все необходимые дырки, после чего оба ее конца завязываются на обороте документа крепким узлом. Оставляются кончики длиной около 5 см.

Непосредственно на узел клеится кусочек бумаги с заверительной надписью. Ниже мы рассмотрим технологию ее изготовления.

Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок. Как это сделать? Процедура совсем не сложная. Четыре дырки пробиваются по вертикали симметрично с расположением на единой оси. Оставив хвостик нитки с тыльной стороны первого отверстия, ведем прошивку стежками, затем завязываем узелок аналогично описанному выше. Прошивка должна быть продублирована дважды в целях обеспечения прочности и надежности.

Заверительная надпись

Следующий этап после нумерования и прошивки — снабжение нашего дела заверительной надписью. Что это такое? Это наклейка размером 4х6 см с текстом «Прошнуровано и пронумеровано … листов» (число их указывается и цифрой, и прописью). Далее указывается должность работника, прошившего документ, с датой и личной подписью. Если требуется заверение печатью, это тоже должно быть отмечено. Надпись наклеивается поверх завязанного нами узла, кончики нитей которого при этом должны остаться свободными. Подпись ставят по окончании всей процедуры, когда клей уже высох. Делается это для предотвращения ее размазывания. Печать (при наличии) проставляют частью на лист, частью на саму надпись.

И лишь после того, как дело прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью, его можно отправлять в архив.

Отношение к заверительной надписи обязано быть серьезным и внимательным. Именно она — документальное свидетельство неприкосновенности дела. В случае нарушения ее целостности или смещения документ может быть не принят органами контроля, либо возможно его оспаривание в суде.

Что и зачем прошиваем

В обязательном порядке сшиваются все документы, подлежащие сдаче в архив или в любой из проверяющих органов, к которым относится налоговая инспекция, пенсионный фонд и множество подобных. Нельзя сдавать туда документы склеенные или скрепленные при помощи степлера. Как уже было отмечено, в случае выявления несоответствия нормам делопроизводства его у вас просто-напросто не примут.

Подобной процедуре подлежат главным образом документы кадровой принадлежности и бухгалтерского учета. Те из них, делопроизводство по которым завершено, спустя год подлежат сдаче в архив организации или предприятия. В специальные архивные учреждения передают дела с прошедшим законным сроком хранения. Определяется он законодательно в зависимости от вида документа. К примеру, не менее 75 лет требуются хранить нотариальные записи, книги хозяйственного учета и документы со сведениями по персоналу.

Срок хранения конструкторских чертежей гораздо меньше — всего-навсего 20 лет. Фотодокументацию принято беречь 5 лет. В архивные учреждения подлежат сдаче дела как государственных, так и частных предприятий. При этом задача любой негосударственной структуры — заключить с Федеральной архивной службой об этом договор.

Следует помнить, что правом прошивки документов обладает лишь тот сотрудник, у кого данная обязанность прописана в должностной инструкции. В случае некачественного соединения документов вас ждут определенные санкции, особенно в случае изменений или нехватки отдельных важных листов.

Вернемся к технологиям подшивки

Описанные выше способы сшивания годятся как для архива, так и для налоговой инспекции. Но подшивка документов бухгалтерского учета, хранимых длительно (более 10 лет), должна быть особенно крепкой — чаще всего на 5 отверстий. Заверительная надпись производится на особой папиросной бумаге, для того чтобы отчётливо просматривался расположенный под наклейкой узел и не возникало сомнений в целостности документа.

Если в условиях офиса отверстия пробивают обычными канцелярскими дыроколами, то при необходимости оформлять большие объемы бумажной документации (например, в типографиях) используют профессиональное оборудование в виде бумагосверлильных машин или переплетных станков. Такие механизмы обладают серьёзной мощностью и могут быть как ручного действия, так и оснащенные электроприводом.

Механизм станка

В основе этих систем или станков — классический способ с использованием пружин. Такой переплетный станок снабжён устройством для перфорации. Другой механизм его насаживает документ на пружину из пластика, после чего снизу и сверху блока добавляются картонные или пластиковые обложки.

Преимуществом переплетного станка служит возможность скрепления весьма объемных документов. Толщина блока может доходить до 500 страниц. А также — возможность удаления или добавки страниц и листов в уже переплетенный документ. К недостаткам относится довольно серьёзная трудоемкость и не слишком высокая прочность.

Если переплетный станок для подшивки документов оснащен металлическими пружинами, для которых устанавливается определенный шаг и пробиваются отверстия соответственно ему, то бумажные блоки бывают надеты на гибкую пружину из стали, которая затем сжимается и закрывается. Преимущества аппарата с металлическими пружинами — в более презентабельном итоговом виде и повышенной надежности по сравнению с переплетом пружинами из пластика. Но при этом вставить либо удалить листы без повреждения невозможно.

Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются. Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).

Прогресс не стоит на месте

Что такое термопереплет? Это современный станок для подшивки документов, в котором возможно быстрое и неразъемное их соединение. С помощью термопереплетных машин можно комплектовать большое число материалов, а также оформлять единичные экземпляры. Такой вариант особенно подходит отправляемым по почте отчётам, договорам и рекламным материалам.

Работает машина для такого вида переплета путем использования термокорешков и термообложек, имеющих разные цвета и размеры. В зависимости от количества листов дела выбирается термообложка определенной толщины, затем всё вместе помещается в аппарат. Внутренняя сторона торца обложки промазана слоем полимерного клея. Машина снабжена нагревательным элементом, благодаря которому этот полимер бывает расплавлен, и все листы впаяны в горячий слой.

Лоток струбцина для подшивки документов. в Улан-Удэ от компании «Байкал-Импорт».

 Наиболее часто лоток струбцина для зажима бумаги(лоток в сборе  для Yunger M168) используется в делопроизводстве и архивах различных предприятий, которые регулярно имеют дело с большим объемом бумажных документов. При помощи нее можно легко и быстро прошить большой объем документации, затратив на это гораздо меньше времени, чем если бы работа производилась без использования специальных устройств.

 

 Конструкция струбцины состоит из двух металлических элементов, которые на концах скреплены болтами, а по центру имеют продолговатые отверстия. Для бумаги на струбцинах предусмотрен специальный лоток, на который необходимо уложить стопку листов. Листы укладываются вплотную к задней стенке и зажимаются между двух металлических элементов, путем закручивания болтов. Благодаря тому, что листы крепко и надежно закреплены, во время сверления бумага не сможет сдвинуться с места, что гарантирует создание ровных и качественных отверстий.

  Компания «Байкал-Импорт» предлагает несколько видов струбцин для зажима бумаги.

Среди предлагаемых нами моделей аппаратов:

 

 

 Наша компания реализует только качественные товары, которые смогут значительно облегчить такую непростую работу, как подшивка документов. При помощи данного оборудования работа будет проходить в несколько раз быстрее и легче. Заказывайте струбцины для зажима бумаги на нашем сайте по самым выгодным ценам.

 Для того чтобы оформить заказ необходимо связаться с нами по контактному телефону или заполнить заявку на сайте.

 

Наши контактные телефоны:

• +7(301) 265-47-73
• +7(301) 222-36-55
• +7(301) 222-38-16

 

Мы находимся:

• Россия,  Республика Бурятия, Улан-Удэ, ул.Воровского д.50, литер Н

 

 

Наша электронная почта:

OLX.

kz: сервис объявлений Казахстана. Сайт популярных объявлений

Нур-Султан (Астана), Сарыаркинский район Сегодня 03:09

Шымкент, Абайский район Сегодня 03:09

19 000 тг. Договорная Усть-Каменогорск, КШТ (Комбинат шелковых тканей) Сегодня 03:07

Актобе, Океан Сегодня 03:07

Караганда, Казыбекбийский район Сегодня 03:06 Полный день Полная занятость

Алматы, Алмалинский район Сегодня 03:06

I-qos Электроника » Аксессуары и комплектующие Алматы, Жетысуский район Сегодня 03:06

7 000 тг. Договорная Павлодар Сегодня 03:06

Балхаш Сегодня 03:06

Степногорск Сегодня 03:05

Балхаш Сегодня 03:05

Переплет документов — цена

Цены на переплетные работы

для формата А4

Наименование видов работ	Единица измерения	Стоимость в рублях
Разброшюровка единиц хранения
Фальцовка листов в делах (перед переплетом)
Переплет документов	дело до 100 листов
Переплет документов	дело до 200 листов
Переплет документов	дело свыше 200 листов
Комплексная расценка по переплетным работам (фальцовка листов в делах, подшивка дел, переплет документов, А4)	дело до 100 листов
Комплексная расценка по переплетным работам (фальцовка листов в делах, подшивка дел, переплет документов, А4)	дело до 200 листов
Комплексная расценка по переплетным работам (фальцовка листов в делах, подшивка дел, переплет документов, А4)	дело до 300 листов
Комплексная расценка по переплетным работам (фальцовка листов в делах, подшивка дел, переплет документов, А4)	дело свыше 300 листов

Цены на архивные работы

Наименование видов работ	Единица измерения	Стоимость в рублях
Комплексная расценка по упорядочению документов (систематизация документов внутри дела, составление заголовков дел, нумерация листов, оформление листов-заверителей, оформление обложек дел с простановкой архивных штампов)	дело до 50 листов
Комплексная расценка	дело 100 листов
Комплексная расценка	дело 150 листов
Комплексная расценка	дело 200 листов

Регулярное использование документов различного характера со временем приводит к их частичной деформации, при хранении бумаг и дел в разрозненном виде есть большая вероятность их утери. Благодаря надежному архивному переплету документов можно упорядочить и защитить документацию быстро и недорого.

Компания «Центр Переплет» оказывает широкий спектр услуг, среди которых обработка документов архива представляет собой одну из самых востребованных. Специалисты высокого профиля осуществляют задачу любой сложности и объема максимально быстро и качественно. Благодаря использованию современного оборудования и передовых технологий, архивно-переплетные работы выполняются на высшем уровне.

Переплет архивных документов

Специалисты нашей организации занимаются переплетом архивных документов не первый год. Их профессионализм и уникальный подход к реализации поставленных целей позволяют создавать продукцию, которую по достоинству оценит даже самый взыскательный заказчик.

Востребованность данной услуги связана не только с определенными требованиями к хранению документов, но и удобством в последующей эксплуатации. Благодаря подробно составленному, грамотному описанию можно без труда найти необходимый документ. Качественная архивно-переплетная работа позволяет сократить объемы хранимой информации. Этот фактор имеет большое значение для предприятий с большим оборотом документов.

Качественный переплет от компании «Центр Переплет»

Наша компания осуществляет широкий спектр архивных и переплетных услуг более 15 лет. За годы плодотворного труда мы сумели добиться расположения многочисленных заказчиков и стать лидером в своей сфере деятельности.

Специалисты организации с ограниченной ответственностью «Центр Переплет» выполняют заказы в соответствии с нормативными требованиями оформления архивной документации.

Мы осуществляем переплет архивов, цена которого вас приятно удивит! В компании предусмотрена доступная и приемлемая ценовая политика, благодаря чему задача любой сложности выполняется за максимально короткое время. Мы прислушиваемся к своим клиентам, учитываем их требования и пожелания. Можете не сомневаться, безупречный результат обеспечен!

Если вы не знаете, где заказать обработку документов архивов в г.Москва, обращайтесь к нам! Осуществляя свою деятельность более 15 лет мы ни разу не получили жалоб от заказчиков на выполненные заказы, всегда отличались достойным уровнем сервиса и безупречным качеством услуг.

За подробной информацией обращайтесь к менеджеру компании «Центр Переплет». Специалист даст исчерпывающую профессиональную консультацию, подробно расскажет об услугах, цене переплета документа архивов и оперативно оформит ваш заказ.

Подписание, заверение и подшивка документов для регистрации ООО

Список документов для регистрации ООО предусмотрен в ст. 12 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ. О перечне бумаг, необходимых для передачи в ФНС, а также о том, как осуществляется подготовка документов для регистрации ООО, расскажет статья.  

СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:

Список документов для регистрации ООО в 2017-2018 году

Перечень документов для регистрации ООО зависит от того, сколько учредителей в фирме (один или несколько). Кроме того, предусмотрены как обязательные, так и не обязательные документы.

Каждую бумагу требуется подготовить. Часть из них требует подписания, а часть — прошивки. Прошиваются документы с использованием ниток и иголки, а на задней стороне ставится заверительная надпись с подписью оформляющего бумаги лица. Прошивает, как правило, секретарь собрания, либо человек, за которого проголосовали на нем, однако в некоторых случаях прошивка осуществляется нотариусом.

ФНС не вправе требовать документы, не указанные в ст. 12 ФЗ № 129.

Все требуемые для подачи документы перечислены в таблице.

Если учредителей несколько (как минимум 2), вместо решения о создании фирмы регистратору подается протокол общего собрания. Он подписывается секретарем, председателем, всеми учредителями и прошивается секретарем.

Договор между учредителями об учреждении организации не предоставляется на регистрацию.

Как подготовить пакет документов для регистрации ООО (подписать, прошить, заверить)

Перечень документов, изложенный выше должен быть подготовлен – они должны быть подписаны и прошиты. Правила подписания и прошивки зависят от вида документа.

1. Заявление Р11001 сшивается только тогда, когда оно подается через представителя (подшивка производится нотариусом). Подписи ставятся каждым учредителем при нотариусе. Если же документы подаются лично, то заявление подписывается в присутствии сотрудника ФНС, а в услугах нотариуса нет необходимости.
2. Решение учредителя о создании фирмы подписывается учредителем. Если оно на 2 листах и более, то необходима подшивка, которую также осуществляет учредитель. Заверка у нотариуса не требуется.
3. Протокол общего собрания подписывают все учредители, секретарь, председатель. Подшивку осуществляет лицо, ответственное за регистрацию фирмы.
4. Договор об учреждении фирмы подписывается учредителями. Подшивка производится уполномоченным лицом, за которого проголосовало общее собрание, либо учредителями. Данный документ на регистрацию не предоставляется.
5. Устав не подписывается, но прошивается учредителями, либо назначенным на собрании ответственным.
6. Квитанция об оплате госпошлины не подписывается и не подшивается.
7. Уведомление о том, что фирма переходит на УСН подписывается уполномоченным на это общим собранием лицом, не прошивается.
8. Гарантийное письмо о том, что фирме предоставляется юр. адрес подписывается арендодателем и не прошивается.

Ознакомьтесь с подробной пошаговой инструкцией по регистрации ООО

Таким образом, подготовка списка документов для регистрации ООО – важный этап, предшествующий регистрации фирмы, который нельзя игнорировать.

различных способов хранения документов в картотеке | Малый бизнес

Кэрол Лютер Обновлено 5 марта 2019 г.

Быстрый доступ к важным бизнес-записям повышает производительность, а также может помочь вам пережить налоговую проверку. Двумя наиболее важными факторами при проектировании системы картотеки для документов являются ваши повседневные и долгосрочные потребности в информации. Однако ваша система хранения документов не должна быть настолько сложной, чтобы никто в вашем офисе не мог ею правильно пользоваться.

Алфавитная система хранения

Хранение документов в алфавитном порядке — это простая и проверенная временем система. Имя каждой папки с файлами соответствует имени каждого документа. Многие компании используют подвесные папки для файлов с вкладками или прочные предварительно отпечатанные разделители ящиков для файлов для разделения папок под каждым алфавитным заголовком. Одним из недостатков алфавитной системы является то, что часто бывает необходимо иметь указатель, чтобы отслеживать большое количество документов.

Система регистрации категорий

Используйте свои бизнес-подразделения и функции в качестве основы для системы регистрации категорий.Начните с четырех или пяти основных функций, таких как персонал, финансы, администрирование, маркетинг и данные о клиентах. С помощью категориальной системы вы можете включать такие подтемы, как текущий персонал и неактивный персонал. Вы можете подразделить свою финансовую категорию на расходы и доходы или дебиторскую задолженность и платежи.

Система хранения на основе даты

Регистрация документов по дате позволяет найти информацию, созданную в определенное время. Ежегодные файловые разделы являются основой файловой системы на основе даты, а каждый месяц года является частью этой системы.С помощью этого метода предприятия обычно хранят самые новые файлы перед ежегодным и ежемесячным разделами. Когда вы используете эту систему, вы должны установить систему, чтобы отслеживать, какие документы соответствуют какому месяцу и году.

Цифровая файловая система

Компании, которые в основном создают нумерованные документы, такие как счета-фактуры, часто создают цифровую файловую систему, в которой файлы хранятся с использованием присвоенных номеров документов. В этой файловой системе важнейшим элементом является маркировка каждого ящика картотеки последовательностью номеров, которые он содержит.Этой системе также может потребоваться индекс для быстрого доступа.

Объединение нескольких систем хранения

Общие недостатки простой алфавитной, хронологической или категориальной системы хранения могут затруднить поиск ваших документов. Для достижения желаемой эффективности предприятия часто комбинируют элементы двух или более систем хранения документов. Вы можете улучшить категориальную систему, создав подразделы по алфавиту или датам. Подтемы или категории, которые соответствуют основным функциям вашего бизнеса, могут повысить эффективность хронологической файловой системы.

На что следует обратить внимание

Независимо от того, какую систему вы внедряете, рассмотрите возможность создания области архивных документов, чтобы отделить текущие и часто используемые документы от тех, которые вы сохраняете для справки. Для обеспечения безопасности бизнеса и аварийного восстановления вы также можете хранить оригиналы важных юридических, договорных и налоговых документов в безопасном внешнем хранилище. Чтобы облегчить быстрый поиск, отсканируйте эти документы. Ограничьте несанкционированный доступ к вашим цифровым версиям с помощью паролей и шифрования.

Советы по заполнению форм | USCIS

Пожалуйста, прочтите и следуйте инструкциям по заполнению формы. Сборы за оформление, требования к участию, право на отказ от платы, необходимые документы и почтовые адреса различаются в зависимости от формы, которую вы заполняете, и причины, по которой вы подаете. Эти советы помогут гарантировать принятие вашей заявки, петиции или пакета запроса для обработки.

Точно заполните форму

• Не забудьте подписать форму! Мы отклоним и вернем любую неподписанную форму.
• Используйте самую последнюю версию формы. Мы предпочитаем, чтобы вы загружали формы с нашего веб-сайта, заполняли их в электронном виде, а затем распечатывали формы для отправки.
• Заполните форму полностью.
• Если вы пишете ответы от руки, используйте черные чернила. Убедитесь, что ваши записи аккуратны, разборчивы и находятся в пределах отведенного места.
• Не используйте маркеры, корректирующую жидкость или ленту. Сканеры, которые мы используем, не будут правильно считывать информацию, которая неактивна, выделена или исправлена ​​с помощью корректирующей жидкости или ленты.
• Если вы допустили ошибку, начните заново с чистой формы.
• При заполнении нескольких форм укажите свое имя, дату рождения и A-номер (если есть) одинаково на каждой форме.
• Уплатите правильную сумму. Мы отклоним формы, отправленные с неправильными или неполными сборами. Используйте калькулятор комиссионных, чтобы определить правильный размер комиссии.
• Отправьте односторонние копии заявок.

Соберите свое заявление, петицию или запрос

• Мы рекомендуем собирать вашу посылку в следующем порядке:
  • Чек, денежный перевод или форма G-1450, авторизация операций по кредитной карте.Если вы платите чеком или денежным переводом, напишите форму, которую вы заполняете, и свой A-номер или другое соответствующее удостоверение личности на чеке или денежном переводе. Если вы платите кредитной картой, см. Нашу веб-страницу «Оплата кредитной картой».
  • Форма G-1145, Запрос на электронное уведомление (если применимо)
  • Форма G-28, Уведомление о явке в качестве поверенного или аккредитованного представителя (если применимо)
  • Заполненная форма
  • Сопроводительная документация:
    • Предоставьте документы или доказательства, перечисленные в инструкции по форме.
    • Подтверждающие документы должны быть на английском языке или сопровождаться полным английским переводом.
    • Отправьте копии, если мы не запрашиваем оригиналы документов. Если вы отправите оригинал документа вместе с формой, он может стать частью записи, и мы не вернем его вам автоматически.
    • Если у вас есть какие-либо приложения, убедитесь, что на каждой прикрепленной странице есть ваше имя и A-номер (если есть). Вы также можете пронумеровать страницы и указать общее количество прикрепляемых страниц (например, «страница 1 из 11»).
    • Отправьте односторонние копии подтверждающей документации.
• Отметьте конверт и сопроводительное письмо с характером представления. Например, Первоначальное представление, записка на апелляцию или ответ на запрос дополнительной информации.
• Отметьте конверт и сопроводительное письмо номером формы. Например, I-129, I-130, I-690 или I-698.
• При подготовке пакета помните:
  • Не используйте папки или папки, которые сложно разобрать.
  • Используйте застежки, чтобы скрепить толстые или объемные заявления или петиции. Приветствуется пробивка двух отверстий в верхней части материала для легкого размещения в файле.
  • Липкие вкладки помогают находить элементы, указанные как вложения. Чтобы упростить регистрацию, поместите выступы внизу страницы, а не сбоку.
  • Не используйте прочные скобы; вместо этого используйте застежки или тяжелые зажимы.
  • Не отправляйте оригиналы, если это не требуется.
  • Не отправляйте негабаритную документацию, если в этом нет необходимости.
  • Отправьте односторонние копии подтверждающей документации.
• Если вы отправляете в конверте более одного ящика, четко разделите ящики резинкой или застежками.
• Если вы повторно отправляете пакет в ответ на запрос о предоставлении доказательств (RFE), поместите уведомление с запросом дополнительных доказательств / информации в верхней части пакета. Также используйте предоставленный специальный почтовый конверт.
• Если вы представляете доказательства в поддержку ранее поданной апелляции или ходатайства, поместите сопроводительное письмо с «Краткое изложение (апелляция / ходатайство)» вверху пакета.

Отправьте заявку, петицию или запрос по почте

• Отправьте формы по адресу, указанному на веб-странице этой формы. Вы можете отправить свои формы через USPS, FedEx, DHL или UPS.
• Если вы отправляете свои заявки, петиции или запросы по почте не в то место подачи, мы можем отклонить их как неправильно поданные и вернуть вам для повторной подачи.
Формы
• можно получить по почте, позвонив в Контакт-центр, либо загрузив или распечатав формы со страницы «Все формы».

Руководство по подаче бумажных документов

Чтобы сотрудники Канцелярии Секретаря могли предоставлять более быстрые и эффективные услуги, мы настоятельно рекомендуем вам следовать этим правилам при подготовке и подаче «единообразных» бумажных документов.

Конфиденциально, не для публичного ознакомления

Документы, содержащие информацию, которую следует скрывать от публичного ознакомления, должны иметь четкую и заметную пометку « КОНФИДЕНЦИАЛЬНО, НЕ ДЛЯ ОБЩЕСТВЕННОЙ ПРОВЕРКИ. «Это обозначение должно быть размещено в верхнем правом углу каждой страницы. Несоблюдение этих инструкций может повысить риск непреднамеренного раскрытия конфиденциальной информации.

Тип шрифта

Все документы должны быть набраны 12 кеглем или разборчиво написаны.

Копии / Сборка

Пакет для подачи документов должен состоять из оригинала документа без скобок и необходимого количества копий.

• Не сшивайте исходный документ; сшивайте каждую копию отдельно.

• Используйте резиновую ленту, зажим для папок или застежку типа Acco, чтобы скрепить упаковку.

Сопроводительное письмо или другой пояснительный документ

Если подача «не требует пояснений», сопроводительное письмо не требуется. Если прилагается пояснительная информация, копия сопроводительного письма должна быть приложена к оригиналу документа и каждой копии подачи.

Подписи

Подписи должны быть оригинальными и размещаться над напечатанным или четко напечатанным именем для обеспечения удобочитаемости.

Контактное лицо

Рекомендуется указать в документе контактное имя, адрес и номер телефона.

Документы с доставкой вручную

При использовании курьерской службы для документов с доставкой вручную:

• Попросите сотрудников службы доставки вынуть пакет документов из конверта или коробки перед отправкой . ( Сюда входит конфиденциальный материал ).

• Примите меры, чтобы избежать необходимости подписи сотрудника Федеральной комиссии по связи на бланке квитанции посыльного.Мы подпишем для получения заявки или предоставим копию квитанции с печатью, но не то и другое вместе.

• Заявки должны быть « готовы к подаче. » «Готовы к подаче» означает, что подача подписана, четко и на видном месте помечена и должным образом переплетена с требуемым количеством копий. При необходимости поместите копию сопроводительного письма или заявки на вверху пакета документов.

• «Готово к отправке» также означает, что документы не помещены в конверт или коробку.( Сюда входит конфиденциальный материал ).

Печать и копия квитанции:

• Вы можете получить копию квитанции с печатью (только для документов с доставкой вручную) , поместив копию сопроводительного письма или первой страницы заявки поверх пакета для подачи документов. Одна и только одна копия квитанции с печатью будет выдана на каждую подачу.

Требуемое количество бумажных копий

Если иное специально не предусмотрено в Правилах Комиссии (см. Раздел 1.51) количество подаваемых документов:

Нормотворчество

• Петиции, комментарии, ответы Комментарии:
  • Требуется Комиссией: Оригинал и 4 копии
  • Включая уполномоченных: Оригинал и 9 копий
  • Неофициальные комментарии: Оригинал и 1 копия
• Таблица распределения: оригинал и 4 копии

Слушания

• Документы приняли:
  • Судьи по административным делам: Оригинал и 6 экземпляров
  • Полная комиссия: оригинал и 14 копий
• Уведомления о внешнем оформлении: Оригинал и 2 копии
• Депонирование: оригинал и 3 копии
• Опросы: Оригинал и 3 копии

Все прочие документы

• Заявления, записки, петиции и т. Д .: оригинал и 4 копии

Быстро заполнить существующее дело в приложении для электронной подачи

Теперь, когда у вас создано, и настроено, ваша новая учетная запись, вы готовы к подаче электронного файла!

Эти инструкции относятся к Файл по существующему делу ; это означает, что это дело уже существует в судебной системе.Если его еще нет, вы захотите Инициировать новое дело .

Эти шаги проведут вас через процесс электронной регистрации существующего дела, которое мы должны получить из системы Суда. Как только делопроизводитель суда получит представление, мы быстро взглянем на наш экран статуса подачи.

Примечание. Чтобы подать иск в гражданский суд Лос-Анджелеса, следуйте инструкциям из этой статьи.

Быстрые шаги

Прокрутите вниз для получения более подробных инструкций.

На панели инструментов щелкните Файл в существующем обращении

1. Выберите ваше дело или Добавьте дело , чтобы получить свое дело из системы суда.
2. Выберите тип документа и введите описание документа . Затем щелкните ссылку Нажмите для загрузки , чтобы добавить документ.
3. Присвойте документу тип безопасности и просмотрите варианты в раскрывающемся списке «Дополнительные услуги ».Выберите любые необходимые услуги.
4. Введите Стороны нового дела , как требует суд.
5. Выберите Сторону или Стороны , от имени которых вы подаете заявку.
6. Добавьте любые Сервисные Контакты к своей документации для выполнения электронных услуг.
7. Просмотрите свои пошлины за подачу и выберите способ оплаты для уплаты ориентировочных сборов.
8. При необходимости выберите поверенного , проверьте точность всей информации и Отправьте заявку .

Видеоинструкция

Дело по существующему делу

На панели инструментов щелкните Файл в существующем обращении

1. Выберите дело — выберите свое дело или нажмите «Добавить дело», чтобы получить свое дело из системы суда. Если вы не видите свое дело в меню, щелкните ссылку Добавить дело . Возможно, вам потребуется выполнить расширенный поиск по запросу Party Name , если он не появится с первой попытки.
   
2. Добавить документы — Определите, выберите и загрузите документы, составляющие вашу регистрацию.
   
   1. Выберите тип документа : Суд предписывает список документов, которые вы видите в поле «Тип документа». Если вы не видите конкретный тип документа, который ищете, вам нужно выбрать тип документа, который наиболее соответствует или носит несколько общий характер. Подробнее о выборе типа документа, когда нужный не указан…
   2. Введите описание документа : После выбора введите настоящий заголовок документа в поле описания документа.
   3. Щелкните ссылку Нажмите, чтобы загрузить , чтобы добавить документ. После загрузки мы автоматически конвертируем большинство собственных форматов файлов (например, Word, WordPerfect, JPG, PNG, GIF, TIF) в предпочтительный для суда формат Adobe PDF.
   4. Нажмите кнопку Изменить , чтобы отредактировать описание, удалить документ, заменить документ или добавить вложение.
3. Безопасность и дополнительные услуги — Выберите уровень безопасности и любые необходимые дополнительные услуги для каждого документа.
   
   Примечание: Если податель устанавливает безопасность документа на конфиденциально И они не хотят, чтобы кто-либо обслуживал эти документы, то податели НЕ захотят в электронном виде обслуживать какую-либо сторону. Электронная служба отправляет ВСЕ документов в архиве ВСЕМ выбранным сторонам независимо от выбранного типа защиты документа.
   
   1. Выберите свой Защита документа : В большинстве случаев ваш выбор является публичным или конфиденциальным, но этот выбор будет варьироваться от суда к суду и от типа документа к типу документа.Вам нужно будет выбрать что-нибудь из представленных вам вариантов. В то время как многие люди выбирают общедоступный вариант, другие выбирают конфиденциальный, если есть конфиденциальная информация, которую, по их мнению, не следует публиковать.
      
   2. Выберите любые дополнительные услуги : Когда вы инициируете новое дело или файл по существующему делу, у вас есть выбор добавить дополнительные услуги для документов, которые вы регистрируете. Это может быть дополнительная плата или услуги, такие как гонорар судебного репортера или сбор за первую бумагу, или дополнительные вещи, такие как заказ заверенных копий (если суд предлагает это).Здесь может быть много разных вариантов, поэтому обязательно проверяйте их перед подачей заявки. Вы также можете добавить Qty к этим дополнительным услугам, если вам нужно что-то несколько.
      
4. Новые стороны дела — Каждый выбранный тип дела имеет обязательные стороны, которые необходимо определить. Вы можете добавить другие стороны, щелкнув ссылку Добавить стороны в нижней части этого раздела, но вы все равно должны иметь необходимые роли в суде, чтобы подавать документы.
   
   1. Большинство штатов будут предупреждать подателей документов о ролях, которые им необходимо определить, с помощью этого поля Tip .
   2. Некоторые штаты автоматически заполняют необходимые роли в самом разделе вечеринок.

   При заполнении этого раздела вы можете выбрать Представляющие поверенные из меню или щелкнуть ссылку Добавить другого поверенного , чтобы добавить их.

   Если вы не знаете адрес своей стороны, вы можете установить флажок Address Unknown .

5. Регистрирующая сторона — Выберите сторону или стороны, от имени которых вы подаете заявку. Если вы не видите свою группу в списке, вы можете добавить их на шаге выше, а затем вернуться в этот раздел, чтобы выбрать их.
   
6. Контакты службы поддержки — Добавьте контактные данные службы поддержки в свою документацию для выполнения электронных услуг. Если суд не перечислил какие-либо сервисные контакты или заявителю необходимо добавить дополнительные сервисные контакты; щелкните ссылку Добавить контактное лицо службы поддержки .Если суд перечисляет служебные контакты, которых не должно быть, заявитель может удалить их, только если они добавили их; только человек, добавивший сервисный контакт, может удалить сервисный контакт.
   
   ЕСЛИ ВЫ НЕ ХОТИТЕ, ЧТО СТОРОНА (ИЛИ ЛЮБАЯ СТОРОНА) ИМЕЕТ ДОСТУП К КОНФИДЕНЦИАЛЬНОМУ ДОКУМЕНТУ , НИКОГДА НЕ ОБСЛУЖИВАЙТЕ ИХ ЭЛЕКТРОННЫМ ОБСЛУЖИВАНИЕМ. ЭЛЕКТРОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ СТОРОНЫ ОЗНАЧАЕТ, ЧТО ВЫ, ФИЛЬТР, СОГЛАШАЕТЕСЬ НА ИМ ДОСТУП К ДОКУМЕНТУ НЕЗАВИСИМО ОТ НАСТРОЙКИ БЕЗОПАСНОСТИ. Подробнее о сервисных контактах
7. Сборы за подачу заявки — Выберите способ оплаты для уплаты ориентировочных сборов.Сборы за подачу заявки автоматически заполняются судом в зависимости от типа дела, типа (-ов) документа и дополнительных услуг, выбранных заявителями. Если вам кажется, что размер комиссии неверен, возможно, вам придется изменить один из этих типов.
   
   Если у вас есть отказ от сборов по вашему делу, вам необходимо выбрать тип Waiver Payment , чтобы избежать сборов, перечисленных в этом разделе. Чтобы создать учетную запись для оплаты отказа, щелкните ссылку Сохранить черновик в правом верхнем углу. Затем нажмите Настройки вверху экрана, а затем выберите Настройки платежей в меню слева.Затем вы щелкните Добавить платежный счет в правой части экрана. Дайте учетной записи псевдоним, затем выберите тип учетной записи Waiver . Вернитесь к своей документации, щелкнув Статус регистрации в левом меню на панели инструментов , и выберите это для варианта оплаты.
8. Просмотр и отправка — Завершите оформление, проверьте и отправьте.
   
   1. Если вы регистрируете для поверенного , выберите их в меню или щелкните ссылку Добавить поверенного .
   2. Когда фирма использует какой-либо тип Client Matter № , заявитель может ввести его здесь. Если вы хотите, чтобы неофициальная копия документов была отправлена ​​любому, кто связан с этим делом, например клиенту, введите здесь их адрес электронной почты. Примечание: это отличается от контактного лица службы поддержки, и он, вместе с номером дела клиента, используется только для ваших внутренних целей.
   3. Если в вашем суде есть возможность оставить секретарю служебную записку, введите здесь любую заметку в поле Записка для секретаря .
   4. Просмотрите всю свою документацию на предмет точности и отметьте поле Подтвердите , чтобы подтвердить, что вы имеете, а также согласитесь с любыми сборами поставщика услуг.

   Нажмите кнопку Отправить файл . После того, как заявители нажимают кнопку, заявка немедленно отправляет все документы судебному секретарю для рассмотрения. Затем система покажет регистрацию как Ожидание . Суд назначает время подачи, когда система завершает загрузку всех документов, и суд возвращает конверт № .

Поздравляем! Вы подали заявку в Файл по существующему делу . Суд рассмотрит его и отправит вам ответ по электронной почте в кратчайшие сроки, в зависимости от их отставания. Вы всегда можете перейти на страницу Статус регистрации в любое время, чтобы увидеть, где находится регистрация.

Federal Register :: Reader Aids :: Using FederalRegister.Gov

Веб-страница общественной инспекции в Федеральном регистре.gov предлагает предварительный просмотр документов, которые должны появиться на следующий день в выпуске Федерального реестра . Страница общественной инспекции может также включать документы, запланированные для более позднего выпуска, по запросу органа, выдавшего сертификат. Это дает публичный доступ к важным или сложным документам до их публикации в Федеральном реестре .

Что такое общественная инспекция?

Закон о Федеральном реестре требует, чтобы Управление Федерального реестра (мы) подало документы для публичной проверки в наш офис в Вашингтоне, округ Колумбия, по крайней мере, за один рабочий день до публикации в Федеральном реестре .См. 44 U.S.C. 1503 и 1507. PDF-версии документов общественной инспекции можно посмотреть на FederalRegister.gov.

Официальная версия документа общественной проверки хранится в нашем офисе в Вашингтоне, округ Колумбия. Мы также размещаем полнотекстовую версию зарегистрированного документа на веб-сайте FederalRegister.gov.

В поданном документе отражены дата и время официальной подачи, когда документ становится общедоступным в нашем офисе в Вашингтоне, округ Колумбия. Вы увидите официальную регистрацию, указанную на документе, с отметкой даты / времени.Мы стараемся согласовать время онлайн-публикации с официальным временем подачи, но точное время может варьироваться в зависимости от использования сервера и других факторов, поэтому оно может быть позже официального времени подачи.

Хотя мы прилагаем согласованные усилия для воспроизведения исходного документа в полном объеме на наших веб-сайтах Public Inspection, в некоторых случаях графика может не отображаться, а несущественный язык разметки может отображаться вместе с основным текстом. Если вы используете списки публичных инспекций для юридических исследований, вам следует сверить содержание документов с официальным форматом опубликованного документа Федерального реестра .Только официальный формат документа Федерального реестра обеспечивает юридическое уведомление общественности и судебное уведомление судов в соответствии с 44 U.S.C. 1507.

Обратите внимание, что большинство исходных документов, поданных нам, содержат расчетные даты вступления в силу, даты комментариев и другие применимые даты. Мы вычисляем и вставляем эти даты после того, как документы помещаются в файл. Вы можете обратиться к Таблице эффективных дат и периодов времени, чтобы определить календарную дату расчетной даты, содержащейся в PDF-файле Public Inspection.

Наличие документов

Начиная примерно с 8:45 утра каждый федеральный рабочий день вы можете использовать страницу общественной инспекции на FederalRegister.gov по номеру:

• Просмотрите список документов, поданных на общественную проверку, и
• Прочтите и распечатайте копии документов в формате PDF.

Мы отправляем новый пакет документов в Государственную инспекцию каждое утро примерно в 8:45 по восточному времени. Мы можем обновлять веб-страницу в течение дня по мере добавления или, в редких случаях, исправлять текст или удалять документы из Public Inspection.Обычно мы добавляем новые документы в 11:15 и 16:15. каждый день, но мы можем отправлять документы в любое время в течение рабочего дня. Наши официальные часы работы: с 8:45 до 17:15. По восточному времени. Документы не будут переданы на всеобщее обозрение после 17:15. Если документ подан незадолго до 17:15, он может появиться на веб-сайте только после 17:15 из-за времени, необходимого для отправки материала на сервер.

Ежедневный комплект документов размещается на новой странице общественной инспекции.Когда версия документа для публичной инспекции публикуется в Федеральном реестре , список публичной инспекции обновляется путем добавления ссылок на номер документа Федерального реестра и дату публикации. Эти ссылки приведут вас к опубликованному документу и к оглавлению Федерального реестра на этот день. В этот момент опубликованный документ Федерального реестра становится основным средством доступа к документам Федерального реестра , а не версии для публичной проверки.

Документы государственной инспекции только предварительно запланированы к публикации, потому что агентства могут отозвать документы из публикации в Федеральном реестре . Документы общественной проверки остаются доступными на FederalRegister.gov, если документ не был изъят из нашего офиса до запланированной даты публикации. Вы можете использовать инструмент календаря на странице Public Inspection, чтобы найти документы, относящиеся к разным датам. На сайте FederalRegister.gov вы также увидите ссылки на страницу общественной инспекции на страницах агентств и на боковой панели опубликованных документов Федерального реестра .

Иногда сайт общественной инспекции может быть отключен на техническое обслуживание в нерабочее время, но обновленный набор файлов будет публиковаться примерно в 8:45 утра по восточному времени каждый федеральный рабочий день.

Как найти информацию о государственной инспекции Стр.

Вы можете просмотреть список общественной проверки для получения информации, в том числе:

• Агентство, выдавшее документ
• Категория документа (Правило, Предлагаемое правило, Уведомление или Президентский документ)
• Краткое описательное название документа
• Федеральный регистр номер документа
• Номера агентств в реестре, если применимо
• Дата и время представления документа для всеобщего обозрения
• Дата, когда документ должен появиться в Федеральном реестре

Типы подачи

Список документов, размещенных в Интернете для всеобщего ознакомления, разделен на разделы «Специальная подача» и «Обычная подача».Нет никаких юридических различий между специальной и обычной подачей, за исключением разницы в дате и времени, описанной ниже. Различие между обычной и специальной подачей документов связано со сроками и сложностью публикации в печатном издании Федерального реестра . Некоторые специальные документы для подачи могут также отражать запросы агентств на «экстренную регистрацию» для решения срочного вопроса или критического юридического требования, которые обычно объясняются в тексте документа.

ОБЫЧНАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

Документы

«Обычная подача» подаются в обычном порядке в 8:45 утра по восточному времени для публикации в федеральном реестре на следующий день.

СПЕЦИАЛЬНАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

«Специальная подача» документов подается не в 8:45 за день до публикации в Федеральном реестре . К ним относятся документы, поданные позже 8:45 утра, уведомления о собраниях, которые можно обработать в ускоренном порядке, и документы, требующие графика «срочной подачи» для выполнения критических условий или юридических требований.Документы, поданные более чем за один день до появления в Федеральном реестре , остаются на публичной проверке до тех пор, пока они не будут опубликованы в Федеральном реестре . Зеленые значки в виде маркеров в специальных списках файлов предупреждают читателей о документах, поданных сегодня.

документов для подачи | Налоговое управление штата Аризона

Традиционно крайний срок подачи декларации о подоходном налоге с физических лиц — 15 апреля; однако бывают случаи, когда срок может быть продлен.Пожалуйста, проверьте обновления текущего года подачи.

Физические лица могут найти все налоговые формы и инструкции на веб-сайте ADOR или в наших местных офисах. Обратите внимание, что налоговый пакет штата Аризона и тома 1 и 2 буклета Аризоны X теперь доступны для загрузки с нашего веб-сайта. Налогоплательщики также могут найти заполняемые налоговые формы в Интернете.

Для физических лиц, которым необходимо подать доверенность от имени другого налогоплательщика, Аризона примет форму 2848 Федеральной доверенности (POA) при условии внесения определенных изменений.Для получения дополнительной информации см. Общую налоговую процедуру (GTP) 15-2 или заполните Аризонскую форму POA 285.

Затем налогоплательщики, получившие форму 1099-G, которая служит подтверждением возврата государственного налога за предыдущий год, могут подключиться к Интернету, чтобы получить доступ к форме и распечатать ее. Они могут зайти на сайт www.AZTaxes.gov, щелкнуть «Просмотреть мой 1099-G», предоставить необходимую информацию и загрузить формы. Помимо формы 1099-G, налогоплательщики могут подтвердить возврат налога штата за предыдущий год, просмотрев свою налоговую декларацию по индивидуальному подоходному налогу в штате Аризона за предыдущий год.

Кроме того, если человек не получил W-2 от работодателя, это лицо может связаться с IRS по телефону (800) 829-1040 для получения дальнейших инструкций. Лица, потерявшие W-2 или обнаружившие, что их W-2 неверный, могут запросить новый у своих работодателей.

Физические лица, которым требуется копия ранее поданных и обработанных налоговых деклараций и / или приложений, включая форму W-2, могут подать Аризонскую форму 450 «Запрос на заверенные копии документов». Плату за копии, которые налогоплательщики могут найти в форме, необходимо будет подать вместе с заполненным документом.

Более того, если в декларации штата Аризона есть ошибки, физические лица должны заполнить и подать исправленную налоговую декларацию с использованием формы 140X штата Аризона.

Обратите внимание, что обработанные налоговые декларации состоят из текущего налогового года и четырех предыдущих лет. Совместно поданные декларации о подоходном налоге с физических лиц могут быть запрошены любым из супругов и требуют только одной подписи в форме запроса. Для получения права на транзакцию, удержания или корпоративного налога запрашивающее лицо должно быть владельцем бизнеса или должностным лицом корпорации.В противном случае потребуется форма 285 Аризоны.

Помощь невиновному супругу

Лица, подающие совместную декларацию, но хотели бы запросить освобождение от совместной или раздельной ответственности в качестве невиновного супруга, могут подать Аризонскую форму 200, Запрос на освобождение невиновного супруга и разделение ответственности и справедливое возмещение. Однако эта форма не применяется к потерпевшему супругу или лицу, чья доля переплаты, указанная в совместной декларации, была или ожидается, что она будет засчитана в счет просроченных государственных налогов супруга, алиментов на содержание ребенка, содержания супруга или причитающихся долгов. в другое агентство штата Аризона.

19 CFR § 201.8 — Хранение документов. | CFR | Закон США

§ 201.8 Сдача документов.

(а) Применимость; куда подавать; дата подачи. Этот раздел применяется ко всем процедурам Комиссии, за исключением, несмотря на любой другой раздел этой главы, тех, которые проводятся в соответствии с 19 USC. 1337, на которые распространяются требования части 210 настоящей главы. Документы подаются в офисе Секретаря Комиссии в Вашингтоне, округ Колумбия. Такие документы, если они надлежащим образом поданы в рабочие часы, указанные в § 201.3 (c), будут считаться поданными в день их фактического получения в Комиссию.

(б) Соответствие правилам. Каждый документ, поданный в Комиссию с целью инициирования какого-либо расследования, считается надлежащим образом поданным, если он соответствует соответствующим правилам, установленным в этой главе. Существенное соблюдение соответствующих правил может быть принято Комиссией при условии, что в документе указана веская и достаточная причина неспособности полностью соблюдать соответствующие правила.

(c) Спецификации документов. Каждый документ, поданный в соответствии с данной главой, должен быть подписан, иметь двойной интервал, быть четким и разборчивым, за исключением того, что документ, состоящий из двух страниц или меньше, не обязательно должен иметь двойной интервал. Все материалы должны быть в формате письма (8,5 × 11 дюймов), за исключением копий документов, подготовленных для другого агентства или суда (например, состязательные бумаги), и односторонние. Имя лица, подписывающего оригинал, должно быть напечатано или иным образом воспроизведено на каждой копии.

(d) Подача документов.

(1) За исключением случаев, предусмотренных в параграфах (d) (2) — (6) и (f) этого раздела, все документы, поданные в Комиссию, должны быть поданы в электронном виде. Для завершения подачи необходимо предоставить бумажные копии до 12 часов дня по восточному времени следующего рабочего дня. Бумажная копия, предусмотренная в этом разделе, должна быть точной копией электронной версии документа, то есть копией, идентичной во всех возможных отношениях. Все бумажные копии электронных материалов, объем которых превышает пятьдесят (50) страниц, должны иметь разделительную страницу и идентификационную вкладку перед каждым экспонатом и / или приложением.Страница-разделитель и / или вкладка должны быть помечены буквой или цифрой, которые соответствуют более полному описательному индексу. Все документы должны соответствовать процедурам, изложенным на веб-сайте Информационной системы электронных документов Комиссии по адресу https://edis.usitc.gov. Несоблюдение требований данной главы и Руководства по процедурам подачи документов, которые применяются к подаче документа, может привести к отклонению документа как неправильно поданного.

(2) Записки, заявления, ответы, комментарии и запросы, поданные в соответствии с § 201.12, § 201.14, § 206.8, § 207.15, § 207.23, § 207.25, § 207.28, § 207.30, § 207.61, § 207.62, § 207.65, § 207.67 или § 207.68 настоящей главы должны быть поданы в электронном виде, и необходимое количество верные бумажные копии этих документов должны быть представлены в Комиссию в соответствии с положениями применимого раздела.

(3) Петиции и запросы, поданные в соответствии с § 206.2 или § 207.10 настоящей главы, должны быть поданы в бумажной форме, а приложения, приложения и приложения к документам должны быть поданы в электронной форме на CD-ROM, DVD или другом портативном электронном носителе. утверждены Секретарем в соответствии с положениями применимого раздела.Представленные носители будут сохранены Комиссией, за исключением того, что носители могут быть возвращены подателю, если документ не принят к подаче.

(4) Дополнительные материалы и свидетельские показания, предусмотренные в § 201.13, § 207.15 или § 207.24 настоящей главы, должны быть поданы в бумажной форме в соответствии с положениями применимого раздела.

(5) Определенные документы, поданные в соответствии с § 201.4 настоящей главы, и заявки на административные охранные судебные приказы, поданные в соответствии с §§ 206.17 и 207.7 настоящей главы подаются только в электронном виде; бумажных копий не потребуется.

(6) Секретарь может предусмотреть исключения и изменения в требованиях к подаче документов, изложенных в этой главе. Лицо, ищущее исключение, должно проконсультироваться со Справочником по процедурам подачи документов.

(7) В течение любого периода, когда Комиссия закрыта, сроки подачи документов в электронном виде и другими способами продлеваются, так что документы должны быть поданы в первый рабочий день после окончания закрытия.

(e) Идентификация документа стороны, подавшего заявку. Каждый документ, поданный в Комиссию с целью инициирования какого-либо расследования, должен содержать на первой странице имя, адрес и номер телефона стороны или сторон, которыми или от имени которых был подан документ, и должен быть подписан стороной. подачи документа или должным образом уполномоченным должностным лицом, поверенным или агентом такой стороны. (Также любой поверенный или агент, подающий документ, должен сообщить свой адрес и номер телефона.) Подпись лица, подписывающего такой документ, представляет собой подтверждение того, что он прочитал документ, что, насколько ему известно и насколько он уверен, содержащиеся в нем утверждения верны, и что лицо, подписывающее документ, было должным образом уполномочено подписать его.

(f) Неконфиденциальные копии. В случае, если требуется конфиденциальное обращение с документом в соответствии с § 201.6 (b), должна быть подана неконфиденциальная версия документа, в которой конфиденциальная деловая информация должна быть удалена и которая должна иметь заметную пометку «неконфиденциальный» или « общественный осмотр.Неконфиденциальная версия должна быть подана в электронном виде, а две (2) верные бумажные копии должны быть представлены в тот же рабочий день, что и эта электронная подача, за исключением случаев, предусмотренных в § 206.8 или § 207.3 настоящей главы. В случае, если конфиденциальная обработка документа не запрашивается в соответствии с § 201.6 (b), документ должен иметь заметную пометку «Конфиденциальная версия не подана», и документ должен быть подан в соответствии с параграфом (d) этого раздела. Имя лица, подписывающего оригинал, должно быть напечатано или иным образом воспроизведено на каждой копии.

(г) Титульный лист. При подаче документов на бумажном носителе стороны должны заполнить титульный лист на сайте http://edis.usitc.gov и распечатать титульный лист для подачи в канцелярию секретаря вместе с бумажным документом. Для документов, которые подаются в электронном виде, стороны должны заполнить титульный лист для такой подачи на сайте http://edis.usitc.gov во время электронной подачи. Сторона, представляющая титульный лист, несет ответственность за точность всей информации, содержащейся в титульном листе, включая, помимо прочего, статус безопасности и номер расследования, и должна соблюдать применимые ограничения на раскрытие служебной или конфиденциальной информации. согласно § 201.6 и §§ 206.8, 206.17, 207.