Правила сшивания документов: Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

Содержание

как и где наклеивать этикетку (обязательно ли на узел), на сколько проколов (три или четыре) сшивать; какими нитками, тесьмой, лентой пользоваться? Чем это регламентируется?

В работе с документами присутствуют и теория, и практика. Техника сшивания / прошивания многостраничных документов относится к нашему делопроизводственному ремеслу. Поэтому сначала – ответ практический.

В делопроизводстве многостраничные документы в случае необходимости прошиваются на 3 прокола. Книги учета и журналы, если они уже сброшюрованы и прошиты / скреплены промышленным способом (типографским), разрешается прошивать на 2 прокола. Если в момент составления и оформления документа вы уже знаете, что он должен быть прошит и скреплен, то рекомендуем оставлять для левого поля 35 мм, а не 20 мм.

Но и при стандартном размере левого поля необходимо представить, что лист документа делится горизонтально пополам. В середине левого поля (на этой горизонтальной линии) намечается первый (средний) прокол.

Верхнюю и нижнюю части листа мысленно (или с помощью линейки, но ничего не прочерчивая) делим каждую еще раз пополам. На левом поле на этих мысленных горизонтальных линиях намечаются верхний и нижний проколы. Сами проколы делаются с помощью любых доступных средств оргтехники – толстой иглы, шила, сверла или на специальном оборудовании – сшивателе. Для прошивания должны использоваться натуральные льняные, шелковые или хлопковые нитки или тесьма без добавления искусственных волокон.

Многостраничный документ (своеобразная «пачка») кладется лицевой стороной вниз, и со стороны последнего листа в верхний и нижний проколы продевается нитка. «Пачка» переворачивается, и концы нитки из верхнего и нижнего проколов одновременно продеваются в средний прокол. «Пачка» опять кладется лицевой стороной вниз, и концы нитки в среднем проколе перекрещиваются и затягиваются так, чтобы в узел вошла нитка, ранее продернутая через крайние проколы. Свободные концы нитки на обороте сшива оставляют такой длины, чтобы они выходили хотя бы на 2-3 см из-под отдельно наклеиваемого листа бумаги с оформленной заверительной (удостоверяющей) надписью.

Этот лист наклеивается так, чтобы закрыть узел сшива и часть свободных концов нитки. Его лучше наклеивать универсальным клеем ПВА, поскольку речь идет о сшивании многостраничного подлинника, и ни в коем случае не силикатным клеем. Клеящий карандаш и самоклеющиеся этикетки могут применяться для наклеивания заверительной (удостоверяющей) надписи на копиях многостраничного документа.

Заверительная (удостоверяющая) надпись оформляется на отдельном листе бумаги (см. Пример 1). Если весь текст надписи или его часть (например, количество листов цифрами и прописью, дата) оформляются от руки, то лучше, чтобы это было сделано той же ручкой, что и подпись удостоверяющего этот сшив уполномоченного лица. Печать организации проставляется так, чтобы ею затрагивалась часть приклеиваемого листа с заверительной надписью и часть оборотной стороны последнего листа самого сшива.

Пример 1. Оформление заверительной надписи на обороте сшива

А теперь – теория вопроса. Документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Предметную сущность документа составляет

единство формы (бумажной – журналы, книги, листы стандартных форматов, бланки; электронной – форматы представления электронных документов), формуляра (состав реквизитов документа и отметок на нем) и содержания (структура и правила изложения текста документа того или иного вида, лексика и грамматика). Самыми главными его признаками являются информационная природа, материальный носитель и юридическая сила. Причем все эти признаки взаимосвязаны и составляют природу самого документа.

Вопросы сшивания или иного скрепления документов, которые создаются как многостраничные подлинники, рассматриваются исключительно в аспекте обеспечения целостности материального носителя документа, защиты его от подлога, подмены и замены листов. Самый простой способ обеспечения целостности носителя многостраничных документов – нумерация его страниц и простое скрепление скобами степлера.

Во «внутренней» деловой среде организации такой способ «защиты» целостности документа обычно считается достаточным.

Если многостраничный документ будет существовать не только внутри организации, но и во «внешней» среде, то помимо нумерации страниц (начиная со второй) и простого скрепления листов может применяться еще один способ защиты целостности – парафирование каждой страницы. Параф – это особая форма визы, состоящая только из сокращенной подписи (личного росчерка) инициатора, исполнителя или уполномоченного лица по данному виду документа или сделки, «защищающая» целостность многостраничного документа. Пример – парафирование договоров перед их подписанием, когда на каждом листе оформляются подписи инициаторов или исполнителей от каждой из сторон. И третьим способом обеспечения целостности материального носителя является сшивание / прошивание многостраничного документа.

Обязательность сшивания или иного скрепления листов в момент оформления и подписания документов, которые по форме будут являться многостраничными оригиналами, а также техника сшивания напрямую не регламентируются ни общими правилами делопроизводства, ни Правилами нотариального делопроизводства.

Вопросы обеспечения целостности подлинника многостраничного документа и его защиты от подмены, подлога, замены листов решаются организацией самостоятельно и закрепляются в инструкции по делопроизводству или в регламентах издания или работы с документами определенного вида. Рекомендуем, например, в регламенте издания организационных документов или регламенте договорной работы специально оговорить вопрос о способе и технике скрепления / сшивания многостраничных документов, с учетом их возможного последующего представления во «внешнюю» деловую среду или для нотариального удостоверения, а также для государственной регистрации.

Требования, которые предъявляются действующими нормативными правовыми актами к форме скрепления многостраничных документов, устанавливают в общем виде лишь необходимость сшивания или прошивания и нумерации листов оригиналов, предъявленных для нотариального удостоверения, некоторых видов ежегодной отчетности, книг и журналов или копий документов.

Пример 2. Примеры того, какие документы нормативные правовые акты требуют сшивать

Так, кассовая книга помесячно, поквартально и за год должна быть сшита в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя (ст.16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»).

Все листы заявки на участие в конкурсе и все листы тома заявки на участие в конкурсе должны быть прошиты и пронумерованы в соответствии со ст. 25 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

А федеральные органы исполнительной власти, представляя на государственную регистрацию в Минюст России изданные ими нормативные правовые акты, должны обеспечить, помимо сшивания документа и нумерации листов, проставление на обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта визы руководителя юридической службы федерального органа исполнительной власти (приказ Минюста России от 04.05.2007 № 88 в ред. от 26.05.2009 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»).

Таким образом, организация (и ее служба делопроизводства) самостоятельно устанавливает и соблюдает правила обеспечения целостности документов в своей «внутренней» деловой среде и, безусловно, исполняет подобные требования, устанавливаемые государственными органами и органами местного самоуправления.

Как правильно сшивать документы

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 11

КАК ПРАВИЛЬНО СШИВАТЬ ДОКУМЕНТЫ

В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы <1>.

———————————

<1> Статья опубликована в журнале «Хороший секретарь», N 8, 2010.

Казалось бы, нет проще занятия, чем сшивать документы. А между тем, не так редки случаи, когда документы, подготовленные для сдачи в архив, возвращаются. Перешить, перенумеровать, добавить опись… Этот, с одной стороны, легкий, а с другой стороны, немаловажный процесс требует особого усердия, внимания и знания некоторых правил документооборота. К сожалению, четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Чаще всего необходимость прошить документы возникает при отправке пакета документов на тендер и при архивной обработке дел. Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны.

Нумерация листов

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке. Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др. ).

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Лист-заверитель дела N ____ │

│ │

│ В деле подшито и пронумеровано ______________________ лист (ов), │

│ (цифрами и прописью) │

│ в том числе: │

│ литерные номера листов _____________________________________________;│

│ пропущенные номера листов __________________________________________ │

│ + листов внутренней описи __________________________________________.│

│ │

│┌───────────────────────────────────────────────────────┬───────────────┐│

││ Особенности физического состояния и формирования дела │ Номера листов ││

│├───────────────────────────────────────────────────────┼───────────────┤│

││ 1 │ 2 ││

│├───────────────────────────────────────────────────────┼───────────────┤│

│└───────────────────────────────────────────────────────┴───────────────┘│

│ │

│Наименование должности │

│работника Подпись Расшифровка подписи│

│ │

│Дата │

│ │

│Формат A4 (210×297 мм) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и дату составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Опись документов

На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

Примерная форма

Общество с ограниченной ответственностью

«Луч»

Москва 00.00.0000

Опись документов

N
п/п

Дата документа

Заголовок документа

Номера
листов

Количество
листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Бухгалтер ____________________ Зайцева Т. В.

Обложка дел

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Прошивка документов

1. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).

2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.

3. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.

4. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.

5. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.

6. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Образец наклейки для многостраничных документов

и образец расположения печати

┌───────────────────────────────────┐

│ Прошнуровано, пронумеровано и │

│ скреплено печатью │

│ │

│ 75 (Семьдесят пять) листов │

│ │

│Бухгалтер ООО «Сентравис Сейлс Рус»│

│ │

│ ┌─────┼──────┐

│ _______(подпись) ___ Зайцева│Т. В. │ │

│ │ │ │

│»__» _______ 2010 г. │ │ │

└─────────────────────────────┼─────┘ │

│ │

│ │

└────────────┘

Рис. 1

7. Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников.

Д. Севостьянова

Эксперт

компании «Тайм драйв секретариат»

Подписано в печать

08. 10.2010

Как сшивать документы | Контур Бухгалтерия

Обзор практики : как правильно сшивать документы

Вроде бы и эпоха интернета давно длится, и выросли уже те, кто никогда не знал как выглядел мир людей без интернета, и к слову “гаджет” уже все привыкли, и к гаджетам тоже, однако бумажные документы никуда не исчезли. Это как упаковка – её становится всё больше, и выносить её на помойку нужно всё больше и больше. Так и с деловыми процессами – всё больше и больше процессов документируется на предприятиях, да и в учебных заведениях, и в бюджетных, а значит создаются бумажные документы всё в тех же огромных количествах, а значит нужно учиться как правильно сшивать документы – ведь их придется хранить, отдавать на проверку, пересылать и т.п. В общем, лес гибнет, бумаги меньше не становится. А вот единого стандарта в России как правильно сшивать документы и как хранить важные документы не существует, есть различные нормативные государственные документы, а также мнения и требования отдельных инстанций (обратите на них особое внимание – кто у вас требует документы, есть ли у них свои правила и требования), но прежде чем их изучить, нужно хоть примерно разграничить тех, кто будет пользоваться этими документами, ведь от этого и будет зависеть то, какие именно правила нужно использовать чтобы правильно сшивать документы ( см. : Пошаговая инструкция для общих случаев как сшивать документы).

Кто работает с бумагами и кому по долгу службы нужно время от времени правильно сшивать документы?

  1. Кадровики. В кадровом делопроизводстве нужно сшивать приказы, штатное расписание и др.
  2. Бухгалтера. В бухгалтерии объем работы, наверное, максимальный – здесь нужно правильно сшивать документы в виде накладных, путевых листов, счетов-фактур, актов выполненных работ и т.д. Нередко именно бухгалтеру выпадает “честь” подготовиться и изучить как правильно сшить документы для архива, всё это сделать и отдать на хранение
  3. Делопроизводители. Документоведы, секретари работают тоже с важными документами, и им нужно знать как правильно сшивать документы в делопроизводстве. Чаще всего эти документы имеют оперативное значение, поэтому сшивать документы для архива не нужно, но тем не менее в упрощенном виде сшивать правильно документы приходится
  4. Банковские работники. Банки… это сами себе придумывают правила. Даже банковские юристы запросто могут считать ИП юридическим лицом, и ничего с этим не поделать, а уж как они любят снимать копии с паспорта постоянного клиента при каждом обращении – леса на них не хватает! В общем, есть указания ЦБ РФ, внутрибанковские правила и т.д., и всё это привносит свою специфику
  5. Предприниматели и физические лица.  Ситуаций существует очень много, когда подобные знания понадобятся, например нужно учиться правильно сшивать документы для суда, для ведения КУДИР в бумажном виде также необходимо знать как сшить и пронумеровать документы подобного рода. Конечно, во многих случаях бумажные процедуры уже можно заменить на электронные, причем без всяких там инвестиций, внедрений и т.д., но об этом чуть ниже.
  6. студенты, которым нужно сшить дипломную работу.

Ситуаций очень много, и всех объединяет необходимость защитить от изменений и повреждений документы. То есть по сути, тема как правильно сшивать документы – это тема про то, как сохранить неизменность (содержание) и целостность (внешнюю) документов.

Нормативные документы, требующие правильно сшивать документы

На первое место, вероятно, стоит поставить Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (утверждён приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст). Данный стандарт упразднил действовавший ранее ГОСТ. Примечательно, что в данном нацстандарте прямым текстом указана одна проблема и её решение, на что длительное время никто (из чиновников) внимание не обращал – это изменения стандартов. В текст черным шрифтом на белом фоне написано, что ” целесообразно проверить действие” в сети Интернет (да, да, там написано с заглавной буквы!) или по специальному указателю, который ежегодно печатается. Прежде всего, это касается не самостоятельного поиска стандартов, указаний, а чтение различных обзоров, инструкций, где показано как правильно сшивать документы – в таких документах очень часто содержится устаревшая информация. Так, практически во всех обзорах указывается ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, который уже давным-давно отменен (это можно посмотреть в системе Контур Норматив, Консультант Плюс, Гаранте, а пользователям Контур Бухгалтерии просто зайти в личный кабинет – в этой онлайн-бухгалтерии нормативно-правовая база встроена).

Точно также упоминается Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 на каждом шагу, однако его сфера применения – это делопроизводство федеральных органов исполнительной власти. Так что стоит быть внимательными при чтении обзоров в интернете, они очень редко обновляются! Изучение того, как правильно сшивать документы ложится, конечно же, на исполнителя, так что очень важно читать и проверять, а не делать как написано в каких-нибудь старющих обзорах.

Соответственно, чтобы не идти по этому неправильному пути, лучше ещё раз обратить внимание на требования того ведомства, которое от вас что-то хочет. Даже если это налоговая инспекция. Как многим известно, очень распространена ситуация, когда сотрудницы одной инспекции делают то, что им хочется, а не то, что требует закон, а вот в той части, где закон предполагает наличие деловой практики, то тут уж ничего не поделаешь, различия неизбежны. Кстати, о позиции ФНС – ещё в 2019 году начал действовать приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/[email protected] , так что если налоговая истребует у вас документы, то, во-первых, внимательно читайте требование, во-вторых приказ – там достаточно подробно расписано как правильно сшивать документы. К слову, приказ является продолжением ст.93 НК РФ, так что там нет кучи нововведений, но тем не менее разъяснения очень важны.

Сколько отверстий?

Ведь с этого начинается тема как правильно сшивать документы. Однако этот момент нормативные документы далеко не всегда регламентируют. А если есть пробел в требованиях, то руководствоваться можно значимостью документов и их размером – всё-таки если использовать стандартный дырокол, то для полёта фантазии места будет ну совсем немного (не будет его).

Конечно, правильнее говорить и писать про отверстия в теме про то как правильно сшивать документы, но авторы видеоуроков, обзоров почти всегда пишут и говорят про то, сколько нужно сделать дырок и как. Простим их)

Прошить документы можно на 2, 3, 4 дырки. В данном видео, конечно, стоит почитать комментарии, ну и в первую очередь не забывайте правило №1 – читать требования той организации, в которую вы сдаете документы (по чьим правилам нужно сшивать документы, ведь “правильно” от слова “правило”).

В очень-очень редких случаях может понадобиться узнать как сшить документы на 4 дырки или на 5 дырок (отверстий!). Например, это может быть уголовное дело, немного потренировавшись, можно сделать и  четыр, и пять отверстий, тут важнее может быть красиво и надежно затем сшить дело через получившиеся отверстия.

Ну и маленький профит напоследок – как перестать сшивать документы?

В статье уже упоминалось, что есть способы избежать бумаготворчества. Попытки внедрить электронный документооборот были в стране, но… оказалось, что внедрение для многих займет столько времени, съесть столько денег, что проще и дешевле продолжать работать с бумажными документами. Всё изменилось, когда появились онлайн-сервисы для предпринимателей и для бухгалтеров. Совершенно новые возможности – ничего не нужно устанавливать, учиться, внедрять, обновлять, переживать-проверять актуальность форм и формул, колоссальное количество интегрированных возможностей, например сканирование и распознавание бумажной первички, формирование и сдача отчетности, сверка с контрагентами, сверка с контролирующими органами, справочно-правовая система, всё и не перечислить! Применительно к настоящей статье можно отметить юридически значимый электронный документооборот через систему “Диадок” – разработан компанией СКБ Контур, а также онлайн-бухгалтерию от той же компании – Контур Бухгалтерию. В последней есть утвержденные государством форматы документов, так что конвертировать, переделывать ничего не нужно, достаточно выбрать нужный документ и послать его контаргенту, или создать такой внутренний документ. К сожалению, в России мы пока что может говорить только об одном онлайн-сервисе такого уровня и такого качества – это Контур Бухгалтерия, в которую электронный документооборот встроен (есть роуминг с разными операторами данных, и многое другое, в общем, универсальность огромная). Сервис чрезвычайно популярен и интересен, но конечно, его необходимо “мерить”, создать всю бухгалтерию, да ещё с таким мощным заделом, очень не просто, и целевая аудитория у онлайн-бухгалтерии имеет вполне конкретные рамки. Собственно, в мире 1С все прекрасно знают про различные конфигурации, модули и т.д., ведь в бухгалтерии есть разные направления и специализации, а также смежные отделы продаж, рекламы, логистики и т.д. Но что интересно, так это возможность знакомства без не то, чтобы затрат, без лишних движений – достаточно зарегистрироваться по акции для новых пользователей, экспортировать инфобазу 1С или файл “эксель” и поработать со своим же данными. Без обучения, без подготовки – разработчики, пользователи замеряли, всё настолько просто, логично, что хватает максимум двух дней, чтобы уверенно и комфортно работать со всеми бухгалтерскими задачами. И это вызывает всегда удивление у бухгалтеров. Акция для новых пользователей даёт полмесяца в подарок полноценной работы после регистрации в Контур Бухгалтерии   и квартал в подарок после перехода на любой платный тариф, у акции есть промокод 1240, он указывается при регистрации в онлайн-сервисе, подарки выдаются автоматически. С одной стороны, это приятная щедрость, с другой почти вынужденная мера, бухгалтерий в стране много по типу/виду, есть различные особенности, так что проще всего взять и померить.

Особенности сшивания документации: основные требования

Для того, чтобы обеспечить полноценное ведение дел в организации, необходимо правильно производить процедуру сшивания деловых бумаг. Это позволит не только найти быстро документ при возникновении необходимости, но и обеспечить порядок в делопроизводстве предприятия.

Правильная процедура сшивания документации

Как правильно сшивать документы?

Наиболее часто деловые бумаги, которые оформляются на формате А4, сшиваются с применением трех отверстий. Для проведения этой процедуры, нужно использовать:

  • Иголку,
  • Нитки,
  • Клей,
  • Шило,
  • Бумагу.

В документах с левого края нужно сделать проколы с помощью шила. Расстояние между ними должно составлять от 3 до 5 см. Сшивание с использованием иголки должно начинаться с тыльной стороны. При этом необходимо оставить часть нитки, длина которой составляет не менее семи сантиметров. Далее с лицевой стороны протыкается верхняя дырка документов, а с тыльной – нижняя. С лицевой стороны нужно снова проткнуть нижнее отверстие и оставить нить такой же длины, как и предыдущая нитка. Далее необходимо связать две нитки в узел и наклеить на него прямоугольник бумаги.

Для сшивания документации можно использовать специальный канцелярский дырокол. В данном случае получится две дырочки. Для того, чтобы увеличить надежность процедуры в документах можно сделать четыре дырочки. Начинать процесс нужно со второго отверстия, которое находится вверху документа.

После этого иглой необходимо продеть верхнее отверстие и снова второе сверху. После этого направляем иглу в третье отверстие сверху и в четвертое отверстие.

Для того, чтобы нить удерживала сшитые документы длительное время, нужно отдавать предпочтение капроновому изделию. В некоторых случаях сшивание документов производится с помощью специального шпагата. Для выполнения данной процедуры можно использовать обыкновенную нитку, которая предварительно складывается в несколько раз. Иногда сшив документов производится с применением тонкой лавсановой ленты.

При сшивании документов нужно придерживаться симметричности и вертикальности. Проколы должны быть с левой стороны документов. При этом отступать от края нужно от 0,5 до 2 см. Если сшиваемые деловые бумаги очень важные, тогда в них делают пять проколов. При этом деловые бумаги сшивается с тыльной стороны.

Особенности заверения деловых бумаг

Заверение деловых бумаг

После того, как деловые бумаги будут сшиты, их необходимо заверить. Предварительно нужно взять небольшой квадратный листок бумаги и написать или напечатать на нем: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». На листке необходимо соответственно действующему законодательству расписаться и поставить печать.

При сшивании документов их листы должны в обязательном порядке нумероваться. О количестве листов нужно написать не только цифрами, но и буквами. Подписывать заверенные документы и оригиналы должны только уполномоченные люди, которые имеют доверенность на проведение данной процедурой. Лучше всего, чтобы на документах ставили подписи сами руководители предприятий.

Подписываться необходимо таким образом, чтобы половина подписи располагалась на наклеенном листке, а вторая половина – на самих документах. Точно также нужно ставить и печать. Соответственно действующему законодательству необходимо поставить дату, когда был заверен или подписан документ.

Заверять документы можно только ответственному лицу, которое подписывало оригинал. Если основой работы лица, которым осуществляется заверение документации, является доверенность, то рядом при этом нужно написать ее дату и время возле фамилии, имени и отчества подписанта.

Сшивание документации в соответствии с нормами

Правовые нормы при формировании сшива документов

Сшивать деловые бумаги необходимо в соответствии с нормами действующего законодательства. Данная процедура должна производиться в соответствии с Методическими рекомендациями по делопроизводству, которые утвердил Росархив соответствующим приказом в 2009 году.

Также при проведении данной процедуры нужно руководствоваться соответствующим ГОСТом Р 51141-98.

Регулировка процесса сшивания документации производится целым рядом правовых норм. Прежде всего, необходимо руководствоваться инструкцией Центрального Банка Российской Федерации, с помощью которой производится определение основных норм в ведении делопроизводства.

Также нужно пользоваться методическими разъяснениями в порядке заполнения отдельных форм документации, которые утвердил приказ Министерства по налогам и сборам. В период сшивания документов рекомендуется руководствоваться приказом Министерства культуры Российской Федерации, который утвердила типовая инструкция делопроизводства.

Если руководствоваться всеми вышеперечисленными нормами и правилами во время сшивания документов, то это обеспечит порядок в делопроизводстве организации.

Разновидности документации

В современном делопроизводстве может производиться сшивание разнообразных документов. Наиболее часто в организациях сшиваются журналы учета. Для выполнения процедуры можно использовать иглу или дырокол. В большинстве случаев в журналах производится прошивание только внутреннего блока.

Журналы имеют большое количество листов, и поэтому для проделывания отверстий в их внутреннем блоке может использоваться дрель или шуруповерт. Также существует еще один способ проделывания отверстий – вместе с обложками. При использовании данного метода в большинстве случаев осуществляется применение специальных станков для отверстий.

Деловые бумаги, которые подлежат длительному хранению в архивах, должны иметь твердую обложку.

Папка, которая получится из данных документов, должна быть толщиной не более четырех сантиметров. С целью упрощения процесса прошивки документации в большинстве случаев производится применение брошюровочно-переплетных станков или готовых архивных папок. Кассовые документы могут прошиваться в специальных банках. При этом их толщина может составлять не более десяти сантиметров.

Для того, чтобы просверлить бумажный блок применяется высокопроизводительная бумагосверлильная машина.

Разновидности документации

При прошивке документов в органах суда и полиции необходимо руководствоваться определенными правилами. Некоторые структуры запрещают проводить сшивание документов с применением белых ниток. В судопроизводстве сшивание документации должно производиться только через пять отверстий.

Судебные инстанции при проведении данной процедуры требуют использования обложек, материалом производства которых является тонкий мелованный картон. Обложка при этом должна перегибаться пополам и накрывать документацию только с одной стороны.

Для сшивания важных юридически значимых документов очень часто применяются специальные металлические колечки. Сквозь них продевается тонкая лента из атласа, которая имеет фигурную наклейку.

Очень часто для прошивки документов применяются папки с гребнями. Данное занятие является достаточно трудоемким. Это объясняется нужностью совмещения отверстий в гребнях и документах. При правильном выполнении папок их дырочки будут совпадать с отверстиями в документах, которые проделываются с помощью дырокола.

Прошивка документов может осуществляться разнообразными способами. Выбор определенного метода прошивки напрямую зависит от разновидности документации и организации, которой проводится данная процедура.

Особенности оформления обложки

Для того, чтобы процесс сшивания документации был правильным, необходимо произвести выбор обложки. В большинстве случаев отдают предпочтения изделиям, которые выполняются из картона.

Обложки могут предназначаться для долговечного хранения документации, а также быть стандартными или нестандартными.

Наиболее часто для сшивания документов осуществляется применение стандартных обложек. Они используются при обычном типовом размере документации. Нестандартные обложки применяются при неспецифическом, не шаблонном размере документов.

Если хранение документов должно производиться в архивах более 25 лет, тогда осуществляется применение третьего вида обложек. Материалом их производства в обязательном порядке должен выступать твердый картон. Для того, чтобы деловые бумаги могли храниться в архивах достаточно длительное время, производится использование обложек, материалом изготовления которых выступает бескислотный картон.

Титульная сторона должна включать в себя информацию о названии организации и группе документов. С целью упрощения объяснений производится нумерация отверстий с тыльной стороны. Обложка документов соответственно действующему законодательству должна иметь заверительную подшивку с титульной стороны. Ее нужно сделать на небольшом листке, который приклеивается к обложке. В записке в обязательном порядке необходимо указать информацию о количестве прошитых бумаг.

Если в документах имеются чертежи, фотографии или рисунки, то об этом нужно указать в заверительной записке. Опись папки с документами может производиться любым человеком. Но подпись на заверительной записке соответственно действующему законодательству должен ставить директор учреждения после предварительной оценки.

Прошивка документов может производиться различными способами. Выбор определенного из них напрямую зависит от особенностей деятельности организации. При прошивке документации необходимо в обязательном порядке руководствоваться действующим законодательством Российской Федерации.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Как правильно прошивать документы и нумеровать

Для систематизации документооборота принято сшивать более чем один лист документации. Документы сшивают перед отправкой в архив или при подачах в инспектирующие органы. Прошивка бумаг сводит к минимуму возможность утери или подмены какого-либо документа. Как правило, прошивание документации не регулируется какими-то специальными нормативными актами.

Документы, которые требуют подобного оформления

В каждом учреждении и предприятии документация прошивается по каждому из подразделений. Персонал отдела кадров систематизирует и архивирует документы по итогам прошедшего года.

Архивации подлежат такие документы, как:

  • приказы по предприятию;
  • штатное расписание.

Читайте также: Документы для увольнения в связи с призывом в армию

Работники бухгалтерского отдела архивируют следующие:

  • авансовые отчеты;
  • кассовые книги;
  • товарно-транспортные накладные;
  • путевые листы;
  • акты выполненных работ;
  • расчетно-зарплатные ведомости.

Для сшивания документации существуют различные приспособления, такие как:

  • степлер;
  • дырокол;
  • шило;
  • нитки;
  • клей канцелярский.

Они прошиваются либо вручную либо специальными приспособлениями.

Общие правила оформления

Бумаги, которые подлежат архивации, первым делом раскладывают по датам (аккуратно и ровно: листик к листику). Затем пронумеровывают все листы. Нумерация начинается с цифры «1», расположенной в правом верхнем углу. Для каждого прошитого документа составляется опись. В ней надо обязательно указать название документа, дату составления, аннотацию, то есть описание сшиваемых бумаг, реестр, фамилию, имя, отчество, должность человека, составившего опись (ее нумеровать не надо). Опись составляется для того, чтобы по ней можно было контролировать наличие имеющихся документов, вкладывается перед первым листом.

Как сшивать документы

Правильное сшивание документов выполняется следующим образом:

  1. Перед тем как начать сшивать бумаги, обязательно следует убрать все скобы, скрепки от степлера.
  2. Сложить ровно и аккуратно все листы.
  3. Затем взять шило или большую иглу и проделать не менее трех сквозных дырок. Одно отверстие должно быть посередине, другие два сделайте на расстоянии трех сантиметров вверх и вниз друг от друга.
  4. Взять канат или бечевку примерно 80 сантиметров. Если нить, то берите капроновую – она не будет перетираться через время.
  5. Вдеть нить снизу в отверстие посередине.
  6. Затем вдеть нить чрез лицевую сторону документа в верхнее отверстие.
  7. Опять продеть нить в центр.
  8. Завязать узелок на обратной стороне документа. Хвостики должны быть примерно по 8 сантиметров.
  9. На узелок наклеивается прямоугольный кусочек бумаги.

Читайте также: Сколько в организации хранятся документы

На нем заранее должно быть написано «Прошито и пронумеровано», указано количество прошитых листов, фамилия, инициалы директора, дата и подпись, также поставлена печать предприятия. Стоит заметить, что дата и печать должны попадать как на сам документ, так и на кусочек приклеенной бумаги.

Существует еще один способ прошивки документации. По нему скрепляются бумаги через левый верхний угол. Все этапы аналогичны манипуляциям при стандартном сшивании, только проделывается не три, а два отверстия. Лист бумаги приклеивается таким же образом, чтобы виднелись кончики шнуровки, потом ставится печать и подпись. Данным способом сшиваются некоторые бухгалтерские бумаги.

Сшивание документов при помощи машинки

Если вы не знаете, как правильно прошивается и архивируется документация или, не хотите долго возиться с этим делом, может быть, вам надо сшить очень большое количество бумаг за короткое время, то существует специальное приспособление. Это нечто среднее между электродрелью и швейной машиной.

Такой аппарат компактен, бывает полуавтоматическим или электрическим. Он способен прошивать сто листов за одну минуту. Как эта машина работает? На полотно укладываются все бумаги, затем делаются дырки при помощи сверла или иглы, через которые машина продевает нить.

Существует еще одно очень удобное и полезное приспособление для скрепления разного рода бумаг – биндер. Главное отличие биндера от машинки для сшивания документов заключается в том, что он делает отверстия сразу по всей длине листа и скрепляет их при помощи пружин.

По виду переплета биндеры бывают на пластиковых пружинах, металлические, комбинированные и термопереплетчики. В отличие от документов, прошитых при помощи ниток, биндер имеет переплет с рядом преимуществ: он хорошо разворачивается, можно также добить или удалить листы вуже прошитый документ. Переплет при помощи пластиковых пружин является самым распространенным из-за, невысокой стоимости расходного материала. Такой способ удобен для прошивки документов, имеют не более 500 страниц. Переплет металлическими пружинами является надежным прочным профессиональным.

Большим минусом является невозможность повторного использования расходного материала. Количество прошиваемых бумаг таким способом не превышает отметку в 150 страниц.

Термопереплетные биндеры работают определенным образом. Так, бумага складывается в специальную термопапку и при нагревании корешок папки, который пропитан клеем, становится мягким, тем самым соединяет листы между собой. Максимальный объем термопереплета может достигать до 700 страниц.

Для чего необходимо знать и уметь сшивать документы

Необходимость прошивать документы возникает на каждом предприятии, фирм, учреждении. Бумаги сшиваются по разным причинам для открытия предприятия, участия в тендерах, для их подачи в налоговые и другие инстанции. При этом сшиваются не только оригиналы, но и копии наиболее важных документов, такие как устав предприятия, протоколы собрания акционеров и т. д.

Читайте также: Порядок заключения трудового договора

Некоторые документы имеют свои правила прошивки. Например, бухгалтерские сшиваются через пять отверстий, налоговые и архивные дела – через три, кассовые книги прошиваются только через левый верхний угол. Главное – знать, что сшивать документы имеет право только тот человек на фирме, который наделен данными полномочиями.

Внимание! В рамках нашего портала вы можете совершенно бесплатно получить консультацию нашего корпоративного юриста. Все, что нужно, это оставить свой вопрос в форме ниже. Обращайтесь!

Услуги прошивки документов в Москве, компания Fortis-Архив

Прошивка и опечатывание документов – простая процедура, однако эту работу лучше доверить опытным специалистам, так как существуют определённые стандарты и нормы, которым должна соответствовать прошитая документация. Все бумаги обязательно должны быть заверены ответственным лицом. При правильном выполнении всех требований не возникнет проблем во время отправки документов в банк, налоговую инспекцию, различные фонды и другие учреждения.

Ключевые особенности

Нормы прошивки документов допускают использование степлера, ниток с иголкой, различного станочного оборудования. Все страницы нумеруются, сортируются по типу и виду документации, после чего прошиваются. Несмотря на тот факт, что чёткие требования к сшиву отсутствуют, есть ряд рекомендаций, которых следует придерживаться. Детально эти правила описаны в соответствующем приказе государственного архива.

Правила прошивки документов разрешают применение шнуровки. В некоторых случаях это требование является обязательным, так как установлено на государственном уровне. Прошивке подлежат:

  • общие и личные приказы;
  • расписания;
  • отчётности;
  • счёт-фактуры;
  • акты;
  • ведомости;
  • кассовые книги.

Правильная прошивка документов для архива обязательно включает наличие картонной обложки, на которой указывается: название организации, индекс дела, заголовок, срок хранения, количество листов и т. д. К каждому комплекту документации составляется опись.

Методы прошивки документов

В ходе выполнения работ важно соблюдать порядок прошивки документов. Если выполнить прошивку неправильно, это может послужить причиной отказа их принятия. В случае, когда прошивка выполнена неаккуратно, вероятность их подмены существенно увеличивается. При проверке придётся доказывать подлинность документации, а это впустую потраченные нервы и время. Поэтому лучше доверить работу опытным специалистам, которые знают все способы прошивки документов.

Прошивка архивных документов начинается с рассортировки листов по дате или другим параметрам. Если на бумаге присутствуют скобы, скрепки, другие крепёжные элементы – их нужно удалить. Затем изготавливается титульный лист (обложка), где указывается ИНН предприятия, ФИО владельца, другие данные. Прошивка может выполняться в два, три или четыре прокола, в зависимости от типа документации, её объёма, требований.

Прошивка документов для архива в два прокола считается самой простой. Отверстия в бумаге проделываются толстой иглой, или дыроколом. Проколы делают с левой стороны, на расстоянии 1-2 см от края листов. Далее нить пронизывается через отверстия и завязывается с другой стороны крайнего листа на узел. В верхнем или нижнем правом углу проставляется нумерация страниц. На край нити прошивки наклеивается бумага, размером примерно 3х5 см, на которой указывается количество страниц.

Прошивка на три и четыре прокола

Прошивка бухгалтерских документов по ГОСТу выполняется на три прокола. Первое отверстие проделывают в центре листа, с левой стороны. Второе и третье – по разным сторонам, на небольшом расстоянии от первоначального. При выполнении прошивки иглой и ниткой, сначала делается прокол с тыльной стороны, второй прокол – с обратной, следующий – также с тыльной. После этого игла с нитью заводится в первое отверстие, нитки подтягиваются для плотной стяжки листов, и завязываются на узел.

Прошивка документов по ГОСТу на четыре прокола выполняется только для документов особой важности. Сшивание иголкой по этому стандарту более сложное, чем выполнение аналогичной операции на три прокола. Если количество страниц довольно много, и выполнить прокол с помощью иглы не получается – лучше использовать специальный станок. После прошивки документов проставляются реквизиты заверяющего лица, где указана его должность, ФИО, личная подпись.

Важные моменты

В некоторых случаях допускается прошивка через 1-2 прокола, сделанных в левом верхнем углу. Как и в вышеописанных способах, с тыльной стороны листа на нитку клеится листок бумаги с указанием реквизитов для сверки. Номера страниц проставляются в правом верхнем углу. Если к документации прилагается письмо, сначала пронумеровывается конверт, затем – листы самого письма. При наличии в документах приложений, они также маркируются сквозной нумерацией.

Услуги прошивки документов лучше доверить людям, которые хорошо разбираются в тонкостях этой процедуры. Неподготовленные сотрудники, не обладающие должными знаниями, часто допускают ошибки. Вследствие этого приходится заново выполнять весь спектр работ. Самые распространённые ошибки заключаются в отсутствии определённых бумаг, нарушении нумерации. Чтобы избежать возможных проблем при сдаче подшитой документации, поручите работы по прошивке опытным сотрудникам нашей компании.

Поделиться в соц сетях:

Как прошить заявку на конкурс

КАК СШИТЬ ЗАЯВКУ НА УЧАСТИЕ В ТЕНДЕРЕ

 

ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УЧАСТИЯ В ТЕНДЕРАХ

Довольно часто предприниматели сталкиваются с необходимостью сдачи документов в бумажной форме. При этом скреплять их степлером или склеивать категорически запрещено. В подобных случаях необходимо сшивать документы.
Может показаться, что сшивать документы достаточно просто, однако если не подходить к этому процессу ответственно, можно получить все отправленные документы обратно, работу придется полностью переделывать. Лучше сразу разобраться в правилах сшивания и основных требованиях.

Итак, как же правильно сшивать документы ниткой? Перед тем, как

сшивать документы нитками, нужно подготовить необходимые

принадлежности:

— документы, которые нужно сшить

— нитки

— иголки

— печать компании

— канцелярский клей

— конверт.

Весь процесс прошивки можно разделить на 3 этапа: подготовка документов, непосредственно сшивание их и заверение готового дела. Как сшивать документы нитками — показано на фото — не сложнее, чем пришить пуговицу на рубашку.

Подготовка документов. На этом этапе документы необходимо разложить в правильном порядке, пронумеровать их карандашом в правом верхнем углу и сделать отверстия (дырки). Отверстия можно делать дыроколом или шилом. Если документ состоит из нескольких листов, можно просто прокалывать иголкой с ниткой. В случае, когда пачка документов для прошивки настолько толстая, что дыроколом воспользоваться затруднительно, можно воспользоваться шилом или даже острым гвоздем с молотком. Чаще всего используют вариант с тремя проколами, реже — с двумя. Располагаться отверстия должны слева, в середине свободного поля. Расстояние от одного отверстия до другого, как правило, составляет 3 см.

Сшивание документов. Для прошивки документов принято использовать банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Однако можно использовать и любую другую суровую нить. Начинать прошивку нужно с тыльной части среднего отверстия. В конце нитка выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и завязывается узелком.

Заверение сшитого документа. Для заверения необходимо подготовить небольшой листочек-наклейку размером 4 на 5-6 см, где будет указано, сколько листов прошито в документе (цифрами и прописью), должность, фамилия и инициалы заверившего. Данный листочек наклеивается на узелок и нитки так, чтобы концы ниток оставались свободными. Далее заверяющий должен поставить свою подпись и печать. Подпись и печать нужно ставить так, чтобы края их выходили за границы наклейки.

8 (347) 216-36-96 

.CONCORD SALES.

.АГЕНТСТВО ПО ГОСЗАКАЗАМ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН.

Перерезание красной ленты — Как сшить юридический документ

Считается, что термин «отрезание красной ленты» произошел от работ Чарльза Диккенса; Международная кампания в феврале отметила двухсотлетие со дня рождения писателя.

Выражение относится к избеганию бюрократических барьеров на пути к достижению цели и часто применяется к правительству, корпорациям или другим крупным организациям. Это также относится к ленте, которая на самом деле теперь розового цвета (первоначально красный со временем потускнел до розового, и поэтому, вероятно, для экономии денег, позже он был изготовлен в розовом цвете!), Которая используется для скрепления пачки официальных бумаг.Розовая лента все еще используется в юридических кругах. Такая лента представляет собой прочный, хлопчатобумажный материал, который был окрашен.

Вы встретите эту ленту в самых разных ситуациях. Например, розовая лента используется для перевязки пачки юридических документов для отправки документов юрисконсульту, зеленая лента используется для зашивания других документов, а черная лента используется для завещаний и документов о завещании.

Юридические фирмы имеют разные предпочтения в отношении современных документов и документов. В курсе дипломного секретаря по правовым вопросам вам дадут инструкции о том, как подготовить задний лист для юридического документа.Способы привязки таких документов разнообразны; некоторые используют небольшой уголок карты с напечатанным на нем названием своей фирмы и логотипом там, где достаточно одной скобы, а другие предпочитают переплетать документы с помощью переплетной машины. Типы переплетных машин также различаются, например, термическая переплетная машина, в которой используются предварительно склеенные корешки. Вы кладете бумагу на предварительно приклеенный корешок и кладете ее в предварительно нагретый удерживающий лоток на машине. Машина нагревает клей. После того, как клей остынет, у вас будет хорошо переплетенный документ.Другой вариант — гребенчато-переплетная машина, которая сначала пробивает отверстия для бумаги; Затем вы помещаете гребенку для связывания на машину и тянете за ручку, которая открывает гребни для вас, чтобы вы могли продеть гребешок через отверстия и закрыть пластиковый гребешок.

Тем не менее, некоторые документы все же должны быть связаны с использованием старомодного метода сшивания документа. Вот пошаговые инструкции, которые помогут вам сшить юридический документ:

  1. Вам нужно создать пять перфорированных отверстий на расстоянии примерно 2 см от левого края документа с равными промежутками между ними.Верхнее и нижнее отверстия также должны быть на расстоянии примерно 3 сантиметра от верха / низа страницы, а одно отверстие должно быть посередине при измерении по вертикали. У некоторых фирм есть дырокол в один конец, в то время как другие используют традиционный метод битья с глазком. Он похож на отвертку, но имеет острый игольчатый наконечник и быстро и аккуратно протыкает документы.
  2. Теперь вы можете приступить к вышиванию документа. Для этого вам понадобится подходящая швейная лента и большая игла.Вы должны выполнить следующие шаги по порядку:
  • Начните с того, что пропустите ленту через среднее отверстие от передней части документа к задней. После завершения шитья оставьте достаточно материала для завязки банта (около 5 см).
  • Теперь ваша игла должна находиться на обратной стороне документа. Вам нужно будет обернуть ленту вокруг отверстия, прошивая спереди назад. Ваша игла должна оказаться на обратной стороне документа.
  • Затем проденьте ленту через следующее отверстие вверх сзади вперед и повторите действие петли.Теперь ваша игла должна оказаться перед документом.
  • Проденьте иглу спереди назад через верхнее отверстие и повторите петлю. Теперь ваша игла должна находиться на обратной стороне документа в верхнем отверстии.
  • Проденьте иглу через второе отверстие сверху, затем через среднее отверстие, не создавая больше петель.
  • Затем вставьте иглу в четвертое отверстие (следующее вниз от середины) сзади вперед и повторите операцию сгибания.Ваша игла должна находиться в передней части документа.
  • Проденьте иглу через пятое (нижнее) отверстие от передней части документа к задней и повторите действие петли. Ваша игла должна оказаться на обратной стороне документа.
  • Вставьте иглу через заднюю часть четвертого отверстия так, чтобы игла оказалась спереди документа.
    Теперь вы можете связать два конца ленты бантом.

Когда я впервые пришел в юрист, сшивание документов было одним из первых вещей, которым меня научил судебный исполнитель, с которым я работал, и, возможно, однажды вы передадите и эти навыки.

PDF Stitch

Обзор

Действие «Сшивание PDF» объединяет коллекцию отдельных документов, полученных из разных мест, в единый документ PDF. Действие берет на себя ответственность за преобразование PDF, позволяя изображениям и текстовым документам также стать частью объединенного PDF.

Включенные функции:

  • Объедините два или более файлов pdf, doc, docx, jpg, gif или png в один документ pdf.

  • Позволяет составному документу иметь соответствующее имя.

  • Обеспечивает порядок для выбранного набора вопросов, например, выбор файла.

Как настроить действие сшивания PDF

1) Откройте проект как минимум с двумя документами, в приведенном ниже примере уже есть вопросы по загрузке и сгенерированные документы.

2) Перетащите действие PDF Stich на страницу завершения.

3) Настройте свойства действий, как описано в таблице ниже, щелкнув вкладку свойств.

4) Выберите Созданный заказ.

5) Как видно ниже, вы можете настроить порядок документов при их загрузке на страницу «Готово». Выбрав этот вариант; просто позволит документам работать в логическом порядке. Что, как говорится; этот порядок будет установлен по умолчанию.

6) Вы также можете ввести название документов в текстовое значение по своему усмотрению. Это позволит вам изменить порядок, выбрав документ, который вы хотите структурировать в сшитом PDF-файле.

7) После выбора первого варианта; не забудьте нажать «Добавить», чтобы документ мог генерировать выбранные входные данные.
8) Выберите порядок вопросов.
9) Вы можете ввести ID вопроса для двух выбранных файлов, как показано на рисунке 1, или просто использовать инструмент справки по вопросам, чтобы указать порядок.

10) Выберите имя сшитого документа.
11) Просто введите соответствующее имя, которое вы хотите выбрать для своего сшитого PDF-документа.

12) Сохраните и опубликуйте свой проект для производства.
13) Загрузите свои новые документы.

Ваша форма в Produce должна выглядеть следующим образом:

14) Нажмите «Отправить», чтобы запустить свой проект и проверить созданный «Сшитый» PDF-файл, в котором сшитый документ был назван «Заявочная виза». Как вы можете сделать в следующем; вам доступны все четыре документа; а заявление на получение визы включает все документы, встроенные в один документ.

Примечание: вы можете настроить три входа действий вместе или по отдельности в созданной вами форме любым способом, которым вы хотите, чтобы ваши формы сшивались.Однако у вас есть шанс использовать каждый вход только один раз.

10 Часто задаваемых вопросов о методе переплета внакидку

1) Почему это называется сшиванием внакидку?

Сшивание внакидку может показаться странным названием для процесса переплета книг, при котором скобы продвигаются сквозь листы бумаги, но в полиграфической промышленности сшивание обычно называют сшиванием. Кроме того, в процессе сшивания / сшивания разобранные листы накидываются на устройство типа «Седло»… отсюда и название «Сшивание внакидку».

2) Как строится книга, прошитая внакидку?

Чтобы проиллюстрировать процесс создания, давайте в качестве примера воспользуемся брошюрой, сшитой внакидку, с готовым размером 8,5 x 11 дюймов. Страницы и обложка этого буклета должны быть сделаны из листов размером 11 x 17 дюймов, которые сложены пополам до 8,5 x 11 дюймов. Сложенные листы будут вложены один в другой, а затем сшиты вместе вдоль сложенного сгиба. Эта сложенная складка образует корешок книги. Каждый лист размером 11 x 17 дюймов, сложенный пополам, дает четыре страницы книги.

После того, как страницы размером 11 x 17 дюймов и обложка напечатаны, частично сложены и вложены вместе, они соединяются скобами. Затем страницы и обложка плотнее сгибают вместе, чтобы сжать книгу. На последнем этапе открытые края обрезаются по мере необходимости, чтобы страницы оставались однородными и аккуратными.

В большинстве случаев обложка книги, сшитой внакидку, создается из другой бумаги, чем внутренние страницы. Обложка часто более тяжелая, глянцевая или имеет другую текстуру, чем внутренние страницы.Иногда обложка книги сделана из той же бумаги, что и страницы. В этом случае книга упоминается как книга с самообложкой.

3) Какое минимальное количество страниц можно сшить внакидку?

По своей природе сшивание внакидку требует, чтобы количество страниц книги было кратным четырем. Это означает, что минимальный размер книги — это 8-страничная книга с самообложкой или 4-страничная + обложка… обе страницы созданы из двух сложенных листов, вложенных вместе.

4) Какое максимальное количество страниц можно сшить внакидку?

Страницы и обложка буклета со сшиванием внакидку сшиваются вместе перед сшиванием и обрезкой

Максимальное количество страниц во многом зависит от толщины бумаги, используемой для создания книги. Это потому, что скобы могут вместить только определенное количество листов заданной толщины. Слишком большой объем — и книга для вышивки внакидкой не будет лежать ровно … она будет склонна «пружинно открываться».»Это особенно актуально для книг небольшого физического размера.

Как правило, из 64 страниц или меньше получается хороший плоский буклет. Если бумага, используемая для страниц, очень тонкая, буклеты со сшиванием внакидку могут быть сделаны из 100 страниц или около того. Как только количество страниц в буклете превысит предел, допускаемый методом брошюровки внакидку, рекомендуется использовать методы Perfect Binding и Coil Binding.

5) Может ли книга, прошитая внакидку, иметь печать на корешке?

№Корешок традиционной книги, сшитой внакидку, не может быть напечатан, потому что это не плоская поверхность.

6) Сколько проволочных скоб используется для переплета внакидку?

В 99% случаев для фиксации обложки и страниц используются две скобы. Для очень больших книг может потребоваться больше скоб вдоль корешка. Очень маленькие книги, например, с длиной корешка около 2 дюймов или меньше, часто изготавливаются с использованием всего одной скобы.

7) Можно ли использовать сшивание внакидку для книг очень маленьких или очень больших размеров?

Сшивание внакидку хорошо работает практически с книгами всех размеров, включая мини-книги и негабаритные книги. Метод переплетения внакидку также хорошо работает с любой книжной ориентацией: книжной, альбомной или квадратной.

8) Сшивание внакидку — самый дешевый метод переплета книг?

Да. Сшивание внакидку — наименее затратный метод создания книг и других переплетенных документов. Несмотря на низкую стоимость и относительную простоту, метод переплетения внакидку позволяет получить документ очень профессионального вида.

9) Какие типы книг можно сшивать внакидку?

Книги, которые обычно сшиваются внакидку, включают каталоги, руководства, буклеты, программы, каталоги, многостраничные брошюры, прайс-листы и списки запчастей, информационные бюллетени, комиксы, книжки-раскраски, журналы, настенные календари и почтовые рассылки.

10) Каковы основные преимущества метода переплетения внакидку?

  • Самый дешевый способ переплета.
  • Время возврата обычно довольно быстрое.
  • Может использоваться как для коротких, так и для больших серий.
  • Этот метод очень хорошо работает для меньшего количества страниц.
  • Позволяет изготавливать книги самых разных размеров — маленькие, как карманный справочник, или большие, как дорожный атлас.
  • В книгах можно сделать перфорацию вдоль корешка для вставки в переплет с кольцами.
  • Относительно прост в дизайне и позволяет размещать иллюстрации или изображения на двух соседних страницах (перекрестные изображения).
  • Добавляет минимальный объем или вес при печати, поэтому особенно хорош для частей, которые будут отправлены по почте.

Если у вас есть какие-либо вопросы о сшивании внакидку или у вас есть другие вопросы по переплету или печати книг, просто позвоните Formax по телефону 866-367-6221 . Или, если вы уже знаете свои спецификации и хотели бы получить расценки на предстоящий проект, нажмите здесь, чтобы получить доступ к нашей простой форме запроса расценок.Мы печатаем книги уже более 30 лет и надеемся помочь вам в следующем книжном проекте!

Береги себя! Keith

Переплет внакидку | PrintingCenterUSA

Что такое переплет внакидку?

Сшивание внакидку — это когда отдельные листы бумаги печатаются с обеих сторон, сортируются по порядку номеров страниц, складываются пополам, а затем сшиваются через сшиватель с помощью сшивателя внакидку. Переплет внакидку — один из наиболее распространенных методов переплета при изготовлении буклетов.

Переплет внакидку — идеальный и экономичный выбор для буклетов с меньшим количеством страниц. Мы также рекомендуем брошюровку для публикаций объемом менее 92 страниц. Если количество страниц превышает 92, мы рекомендуем печать буклетов с идеальным переплетом. Буклеты для прошивки внакидку хороши тем, что они лежат ровно и остаются открытыми, когда вы листаете страницы, что облегчает чтение. Сшивание внакидку — наш самый популярный тип переплета, который обеспечивает самое быстрое время выполнения работ и самые доступные и рентабельные цены.

Мгновенное переплетение внакидку Цена: Подробнее
Мгновенное идеальное переплетение Цена: Подробнее

Сколько страниц нужно для переплета внакидку?

Переплет внакидку требует, чтобы любая публикация имела минимум восемь страниц, четыре страницы на разворот и до 92 страниц в целом. Документы со сшиванием внакидку должны составлять страницы, кратные 4 страницам (8, 12, 16 и т. Д.), Потому что они печатаются на листах, сложенных пополам.

См. Ниже более подробное объяснение того, как листы становятся страницами.

Способ нумерации страниц зависит от окончательного количества страниц. Например, в 8-страничном буклете передняя обложка считается страницей 1, а обратная сторона этой страницы — страницей 2 (внутри передней обложки). Внутренние страницы будут продолжаться в порядке, показанном на схеме ниже, как 3, 4, 5, 6 и так далее. Последние 2 страницы будут вашей внутренней задней обложкой (страница 7) и задней обложкой (страница 8). Вы можете узнать расценки на буклет для брошюровки внакидку, посетив наш веб-сайт.

Связанная статья: Печать внакидку для книг, календарей, каталогов и журналов


Счетчик бумаги в буклете для переплета внакидку

Как упоминалось выше, метод брошюровки требует, чтобы буклет был распечатан на больших листах бумаги, а затем сложен пополам. Каждый лист бумаги будет содержать 4 страницы буклета.

Если вы печатаете книгу для брошюровки 8,5 x 11 дюймов, ее страницы и обложка будут сделаны из листов 17 x 11 дюймов, сложенных пополам до размера 8,5 x 11 дюймов.

Во-первых, давайте начнем с одного листа бумаги. Имеет 2 стороны — лицевую и оборотную. Когда лист сложится пополам, у него будет 4 стороны (или 4 страницы). Количество листов будет зависеть от окончательного количества страниц буклета.

Обычно буклетом считается любое количество страниц, равное 48 или меньше, а любое задание, превышающее 48 страниц (при максимальном размере 92), считается книгой.Если ваша публикация превышает 92 страницы, рассмотрите другие доступные варианты переплета! Наш самый популярный тип переплета для больших страниц — это идеальный переплет (28 страниц — 2 дюйма толщиной).

Типы переплета документов: как выбрать

Когда вы печатаете или выпускаете любой вид книги, буклета, журнала, каталога, журнала или другой публикации, в какой-то момент придется решить вопрос: как вы будете переплетите свою книгу или проект? Существует множество вариантов, и не все типы переплетов подходят для каждого продукта.

Thomas Group предлагает несколько различных типов переплетов, из которых наша пресс-служба имеет опыт оказания помощи клиентам в выборе. Мы делаем упор не только на том, чтобы вы получили правильный переплет для своей книги, но и на том, чтобы вы были удовлетворены тем, что используете лучший стиль переплета, который улучшит ваш конечный продукт. Здесь мы потратим некоторое время, чтобы объяснить различные виды привязки и то, что может быть лучшим выбором для различных проектов.

Какие есть привязки?

Существует несколько способов переплета книги, каждый из которых имеет свой стиль и функцию.Прежде чем вы сможете решить, какой тип переплета вы хотите использовать в своем печатном проекте, вам необходимо знать, какие виды переплета доступны.

Сшивание внакидку

Буклеты со сшиванием внакидку скрепляются скобами. Этот метод переплета лучше всего подходит для документов объемом от 8 до 80 страниц.

Сшивание внакидку — это метод сшивания документов, при котором скрепки помещаются посередине больших листов с вкладными листами, чтобы закрепить их. Это экономически выгодно, широко распространено и идеально подходит для переплета буклетов и других небольших проектов.Вы часто видите, как сшивание внакидку используется в журналах, небольших журналах и каталогах, а также во всем, что не обязательно должно иметь долгую жизнь. Однако шитье внакидку не самый надежный и эффективный вариант для больших проектов, нестандартных размеров или справочников, которые будут долго лежать на полке.

Идеальный переплет

Книги в идеальном переплете создаются путем приклеивания частей страниц к обложке у корешка. Этот метод переплета лучше всего подходит для документов объемом от 50 до 250 страниц.

Совершенный переплет — один из самых популярных переплетов, который вы найдете в книжных магазинах, поскольку он используется для книг в мягкой и мягкой обложке. Этот особый стиль переплета — отличный выбор практически для любого проекта. Готовый продукт легко складывается и выглядит очень профессионально. Большие каталоги, книги, годовые отчеты и коллекции документов хорошо сочетаются с идеальным переплетом, а также его можно использовать для долговечного и элегантного вида небольших проектов.

Переплет с проволокой

Буклеты с переплетом с проволокой создаются путем пробивания отверстий в страницах документа и пропускания через них спиральных проводов, позволяющих буклету лежать ровно. Этот метод переплета лучше всего подходит для документов объемом от 16 до 275 страниц.

Переплет Wire-O — это доступный вариант для малых и средних проектов печати, он очень популярен для документов, а также других предметов, таких как календари. Связывание Wire-O не является спиральным, а вместо этого использует C-образную проволоку, которая продевается через отверстия в документе, а затем сжимается, образуя одноименную букву «O».Это позволяет размещать страницы бок о бок на плоской поверхности для облегчения чтения и использования. Wire-O предлагает более прочное переплетение катушек, чем пластиковые катушки, и помогает печатной продукции служить дольше даже при частом открытии и обращении с ней. Учебные пособия для сотрудников, отчеты и более крупные проекты, в которых используется спиральное или проволочное переплетение, подходят для переплетения проводов.

Переплет футляра

Переплет футляра — это тип переплета, используемый для книг в твердом переплете. Страницы обычно сшиваются по частям и приклеиваются к твердой обложке у корешка.Этот метод переплета лучше всего подходит для документов с количеством страниц от 60 до 400.

Когда дело доходит до книг в твердом переплете, типичный переплет, который вы видите практически на любой версии, называется переплетом коробки. Этот стиль переплета идеально подходит для крупных или высококачественных полиграфических проектов, и это отличный способ произвести наибольшее впечатление. Книжный переплет — это тип переплета, который фактически сшивает страницы вместе по частям, прежде чем эти разделы затем приклеиваются к краям бумаги, а затем приклеиваются к корешку и обложке книги.

Брошюровочный переплет

В почтовом переплете просверливаются отверстия в страницах документа и устанавливаются металлические стойки, чтобы скрепить страницы вместе. Этот метод переплета лучше всего подходит для документов длиной 16-400 страниц.

Эта форма переплета, также известная как переплет винтами и шпильками, или иногда переплет Чикаго, требует просверливания отверстий в законченном книжном проекте. Через эти отверстия вставляются цилиндрические стойки и добавляется винт с головкой под ключ, чтобы переплетное переплетное дело держалось хорошо.Этот стиль популярен для индустриальных, художественных и творческих проектов.

Важно: Количество ваших страниц зависит от типа привязки, которую вы используете.

В процессе печати разные типы документов собираются по-разному. Используемый метод переплета может повлиять на количество страниц, которое может содержать буклет. По этой причине рекомендуется разрабатывать дизайн с учетом стиля печати вашего документа, чтобы получить наилучший результат для вашего печатного изображения.

Количество страниц для документов со сшиванием внакидку:

При печати документа со сшиванием внакидку большой лист бумаги печатается спереди и сзади, затем сгибается и сшивается посередине, в результате получается один лист бумаги на четыре части. страниц. Это сделано для экономии бумаги и обеспечения печати вашего контента на каждой доступной поверхности. Итак, при использовании сшивания внакидку убедитесь, что ваше окончательное количество страниц делится на четыре, чтобы избежать пустых страниц в готовом документе.

Количество страниц для всех других документов:

Когда для документа используются другие типы переплета, правила меняются. Поскольку каждая страница привязана к документу индивидуально, они печатаются только спереди и сзади, а не сгибаются. Это означает, что если ваша книга будет иметь идеальный переплет, переплет по регистру, переплет по почте в Чикаго, переплет из проволоки с гребенкой или спиральный переплет, окончательное количество страниц документа должно делиться на два.

Thomas Group Printing может помочь

Как видите, существует множество вариантов, из которых можно скрепить документы.Если вы не уверены, что лучше всего подходит для ваших конкретных требований к печати, свяжитесь с нами, и мы обсудим особенности вашего проекта и ваши потребности. Имея в наличии все эти варианты, мы уверены, что сможем найти переплет, который наилучшим образом соответствует вашим ожиданиям, эстетике вашего проекта и вашему бюджету.

Какие форматы файлов вышивки?

Существует несколько типов форматов файлов вышивки, которые можно использовать в Digitizer 10000 или Digitizer Pro / MB.

.jan — Когда дизайн вышивки находится в процессе создания, Digitizer 10000 отслеживает каждый элемент вышивки. Детали вышивки называются объектами. Каждый объект на самом деле является описанием вышивки. Он содержит информацию о свойствах, такую ​​как размер, форма, цвет, последовательность в дизайне, тип и значения стежка, а также правила для вышивания.

Если вы изменяете объект, например его цвет или форму, описание свойств изменяется.Легче изменить дизайн вышивки, который представляет собой серию объектов, чем дизайн вышивки, основанный на строчках.

Файл .jan — это файл, содержащий свойства объекта вышивки. Для каждого объекта существует «слот», поэтому, если в дизайне вышивания 15 объектов, в файле .jan будет 15 «слотов». Это формат файла, который используется, пока вышивка находится в промежуточном состоянии. Если вы сохраняете незавершенную вышивку, вы должны сохранить ее как файл.jan, чтобы вы могли легко изменить его позже.

.jef — файл на основе стежков, который читается MemoryCraft 10000.

.sew — формат файла на основе стежков, используемый машинами MemoryCraft 5700, 8000 и 9000.

.pes — формат файла на основе строчки, используемый вышивальными домашними швейными машинами Brother и Babylock.

.pec — формат файла на основе строчки, используемый вышивальными домашними швейными машинами Brother и Babylock.

.hus — формат файла на основе строчки, используемый домашними швейными машинами Husqvarna / Viking для вышивания.

.pcs ​​ — Формат файла на основе строчки, используемый домашними швейными машинами Pfaff.

.csd — формат файла на основе строчки, используемый вышивальными домашними швейными машинами Poem, Huskygram и Singer EU.

.xxx — формат файла на основе строчки, используемый домашними швейными машинами Singer.

.dst — формат файла на основе строчки, используемый коммерческими вышивальными швейными машинами Tajima.

.exp — формат файла на основе строчки, используемый коммерческими вышивальными швейными машинами Melco.

Одной из самых выдающихся особенностей программы Digitizer 10000 является то, что она может читать любой из вышеперечисленных файлов на основе стежков и преобразовывать их в файл на основе объектов. Это означает, что их можно быстро и легко редактировать и изменять.

правил сшивки транзакций

Сшивание — это процесс объединения частичных транзакций в полные транзакции.Иногда транзакции, которые должны быть объединены вместе, отображаются как частичные транзакции в окне

Анализировать транзакции

. Вы можете создавать правила для объединения фреймов транзакций с помощью определенной строки; например, GUID.

Вы идентифицируете строку и устанавливаете родительский и дочерний ключи. Только последний кадр в пути транзакции может быть установлен в качестве родительского ключа. В качестве дочернего ключа можно установить только корневой кадр транзакции.

Правила вышивания сохраняются в правилах

.xml

и применяются к новым захваченным транзакциям.

Для транзакций с фреймами SQL только фреймы перед фреймом SQL могут быть установлены в качестве родительского ключа.

Для настройки родительских и дочерних ключей доступны следующие параметры:

  • Использовать точную строку

    Эта опция использует эту строку для вышивания. Например, если вы хотите сшить транзакции по категориям.
  • То же, что и родительский ключ

    Эта опция доступна только для установки дочернего ключа.Фрейм дочерней транзакции наследует информацию о родительском ключе.
  • Использование встроенного регулярного выражения

    Эти параметры представляют собой предопределенные выражения, которые используются для определения того, как транзакции соединяются вместе. Возможные варианты: IPv6, IPv4, GUID, адрес электронной почты и URL-адрес.
  • Использование специального регулярного выражения

    Эта опция позволяет вам создать собственное выражение.

Создайте правила сшивки, чтобы собрать вместе фреймы транзакций, которые совместно используют определенную строку.

  1. Из окна

    Analyze Transaction

    в виде списка щелкните ссылку транзакции в столбце

    Name

    . Отобразится диалоговое окно сведений о транзакции.
  2. Выберите вкладку XML и выделите строку, которая будет использоваться для сшивания других транзакций, и нажмите

    Установить родительский ключ

    .Открывается диалоговое окно

    Set Parent Key

    . Путь транзакций указывается в поле

    Path

    .
  3. Выберите один из следующих вариантов:
    • Использовать точную строку

    • Использование встроенного регулярного выражения

    • Использование настраиваемого регулярного выражения

  4. Перейдите к дочернему фрейму с помощью кнопок навигации и нажмите

    Набор детских ключей

    .
  5. Выберите один из следующих вариантов:
    • Использовать точную строку

    • То же, что и родительский ключ

    • Использование встроенного регулярного выражения

    • Использование специального регулярного выражения

После создания правил вы можете просматривать, удалять и группировать правила объединения полезных данных.Правила группирования вместе определяют, как два или более фрейма транзакций упорядочиваются в один путь транзакции. Этот упорядоченный путь транзакции представляет собой фактические операции, которые произошли в приложении.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *