Прошивка документов для налоговой: Как сшивать документы для налоговой по требованию?

Это сделано для упрощения работы сотрудникам налоговых инспекций. Они обязаны сканировать каждый документ перед регистрацией, что делать в сшитом виде неудобно.

Наравне с этим никто не запрещает сшивать или как-то скреплять документы, подаваемые в налоговую службу (при этом не важно, кто сдает заявление в налоговую). Далее мы обсудим общие требования к заявлению по форме Р11001, рассмотрим основные методы скрепления документов и дадим важные рекомендации, которые пригодятся начинающему предпринимателю.

Требования к заявлению по форме Р11001

Прежде чем перейти к скреплению документов, необходимо проверить их на соответствие определенным правилам:

1. Все листы должны быть пронумерованы. Те, которые не использовались в заявлении, не включаются в него и не нумеруются.
2. Налоговому сотруднику пакет документов передается без скоб, скрепок и булавок.
3. Если документы на регистрацию ООО отправляются по почте, дополнительно требуется подробная опись всего пакета.
4. Лист «Н» заполняется от руки в ИФНС в присутствии сотрудника налоговой или нотариуса.
5. Если документы будет подавать третье лицо, необходима заверенная у нотариуса доверенность от каждого из учредителей. При личной подаче это не требуется.

Предприниматель сам решает, скреплять документы или нет, обязательного требования в 2020 году нет. Важнее проверить весь пакет на соответствие правилам и нормам, ведь даже при малейших нарушениях регистрацию компании отклоняют.

Надо ли сшивать заявление на регистрацию ООО

Сегодня нет обязательного требования по сшиванию заявления Р11001. Но практика показывает, что документы, состоящие более чем из одного листа, для некоторых ИФНС необходимо сшивать. Советуем заранее уточнить данный вопрос в налоговой инспекции, куда планируете подать заявление и другие необходимые для регистрации документы.

Это правило распространяется при подаче документов любым способом: если сдает сам учредитель или это делает нотариус. Допускается скрепление заявления скрепкой, но ни в коем случае степлером.

При этом документы, состоящие из одного листа, сшиваются. На месте узелка от нити разместите специальную наклейку, содержащую следующую информацию:

• количество прошитых листов/страниц;
• подпись заявителя;
• дата прошивки.

Нужно ли прошивать формы заявлений перед заверением у нотариуса

Форма Р11001 при подготовке и заверении нотариусом не прошивается, как и в случае личной подачи. Обратите внимание, что Устав при этом нотариус сшивает сам (если принято такое решение), так как оплата вносится за комплексные услуги, в число которых входит доведение пакета документов до соответствия техническим нормам.

Как прошить заявление Р11001

Есть ряд правил, которые вы должны соблюсти:

1. Сшиваются только заполненные и пронумерованные листы. Те, которые остались без заполнения, не вкладываются в пакет документов.
2. Перед сшиванием убедитесь, что все посторонние предметы убраны: скрепки, скобы и тому подобное.
3. При отправке по почте надо составить подробную опись каждого документа, подаваемого в ИФНС.

Как показывает практика, в 2020 году при несоблюдении одного из этих правил (если вы решили сшить документы), регистрация организации будет отклонена налоговой инспекцией.

На иллюстрациях ниже показано, как правильно прошивать заявление, Устав или другие документы, необходимые для регистрации компании.

Важные рекомендации по прошивке документов

Если вы решили прошивать документы, что на сегодняшний день делать не обязательно, воспользуйтесь важными рекомендациями. Они позволят сделать все правильно и заявку на открытие фирмы одобрят.

• для скрепления листов нужно использовать черную, белую или красную нитку или шпагат;
• отступ от левой стороны документов — 1,5 сантиметра;
• расстояние между отверстиями — 3 сантиметра;
• длина нити — 70 сантиметров;
• для прошивки необходимо три отверстия.

Когда закончите прошивать документы, обязательно завяжите нитку в узел. Поверх узла закрепите специальную наклейку, на ней укажите количество листов. Она заверяется подписью учредителя (или другого лица, осуществляющего подачу документов в ИФНС). Делается это в налоговой инспекции после первичного осмотра документов сотрудником ИФНС.

Если вы внимательно ознакомились со статьей, то теперь знаете, как правильно прошивать документы для регистрации общества с ограниченной ответственностью. И не забывайте, что по актуальным требованиям налоговой службы это делать необязательно.

В конце предлагаем посмотреть видеоролик о трех простых способах прошить документы для регистрации ООО. В нем наглядно описан каждый метод, с ним справится любой начинающий предприниматель.

Как правильно прошивать документы нитками

До 3 июля 2013 года действовали особые правила по оформлению документов для регистрации ИП. Среди них отдельное значение придавалось прошиванию документов. Сейчас прошивать заявление для регистрации ИП не нужно. Но тем не менее, полезный навык пригодится для других действий с документами, например, для оформления КУДИР, для сдачи документов в архив или при ответе на требование налоговой с приложением большого количества бумаг.

Согласно Методическим разъяснениям по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (Приказ ФНС РФ от 01.11.2004 № САЭ-3-09/16@) каждый документ (в том числе заявление), содержащий более одного листа, представляется в прошитом, пронумерованном виде.

Единого стандарта прошивки документов мною обнаружено не было. При этом есть ГОСТы по делопроизводству (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»), общие требования в банках (Инструкция Банка России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)») и частные требования в различных инстанциях. Наиболее подробно процесс подшивки и переплета дела описан в рекомендациях Росархива (Приложение 24 к Приказу №76 от 23.12.2009).

Выдержка из рекомендаций Росархива:

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

С полным текстом документа можно ознакомиться по ссылке.

Смысл сей процедуры в том, чтобы документы не потерялись и чтобы их нельзя было подменить, поэтому листы должны быть пронумерованы, прошиты и заверены подписью на последней странице. Наклейка с заверяющей надписью крепит нить на обратной стороне подшивки и содержит информацию с количеством листов. При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.

Как прошить документы

Упрощенный способ с прошивкой документов ниткой в два прокола:

Как здесь:

Возможны варианты, например, в налоговой 46 выдают выписку из ЕГРИП прошитую степлером с наклеенной поверх заверяющей надписью, а вот такие милые бантики вяжет госпожа Усольская из ООО «Юридический партнер»:

Читать похожие статьи:

Как прошить книгу доходов и расходов (КУДиР) правильно? — Контур.

Кто должен прошивать КУДиР

Книгу доходов и расходов ведут ИП на ОСНО, УСН, ЕСХН и патенте, а также организации на УСН. Книгу можно заполнять вручную или с помощью бухгалтерского сервиса, чтобы избежать ошибок при оформлении. После завершения очередного налогового периода — календарного года — распечатайте книгу и прошейте. Пустые разделы также распечатывайте и сшивайте. При отсутствии прибыли, расходов и деятельности вообще — все равно придется сшить нулевую КУДиР.

Прошить книгу может сам ИП или директор организации. Если в компании есть штатный или приходящий бухгалтер, обычно это проделывает он. На последней странице ставится подпись, которая закрепляет прошивку книги, — ее должен поставить владелец бизнеса.

Заверять в налоговой КУДиР не требуется с 2013 года. На каждый налоговый период (год) заводится новая книга.

Какой законодательный акт устанавливает порядок работы с КУДиР

Работу с книгой регламентирует Приказ Минфина России от 22. 10.2012 № 135н «Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, и Порядков их заполнения». Вот на что указывает этот документ:

• книгу нужно пронумеровать и прошнуровать;
• на последней странице прошнурованной книги указывают число страниц в ней;
• здесь же заверяют эти данные подписью ИП или директора организации и печатью (при наличии).

Но ни один документ не регламентирует метод сшивания и не дает образец прошивки КУДиР. Хотя, конечно, такая инструкция облегчила бы жизнь всем, кто имеет дело с книгой. В этой ситуации бухгалтеры и предприниматели полагаются на сложившиеся традиции прошивки документов и опираются на нормы Росархива и государственных стандартов. Мы рассказывали о способах прошивки в этой статье.

Как прошить КУДиР

Книгу сшивают, чтобы предотвратить подделывание или изъятие части книги. Именно для этого «хвостик» прошивки заклеивают кусочком бумаги и ставят печать и подпись частично на листе книги, а частично на бумажной наклейке.

Чего делать с книгой нельзя: скреплять листы степлером, склеивать их или соединять с помощью пластиковых держателей, купленных в ближайшем копицентре.

Что понадобится для сшивания книги:

• сама книга (все разделы, включая пустые) — правильно заполненная, распечатанная, с пронумерованными листами;
• прочная и достаточно толстая нитка или тесьма — подойдет даже атласная ленточка любимого цвета;
• игла, шило или дырокол;
• клей для бумаги;
• листок бумаги приблизительно 8×8 см;
• шариковая ручка синего цвета;
• печать (при наличии).

Сшивайте книгу по левому боку или за левый верхний угол. Длина шва не имеет значения. Важно только вывести концы нитки или тесьмы на тыльную сторону документа, связать их и оставить «хвостик» около 10 см, чтобы заклеить его листком бумаги.

Программа заполнит и выведет на печать

Выбрала Контур.Бухгалтерию, потому что в ней удобно и понятно работать тем, кто в бухгалтерии вообще не разбирается. Плюс приемлемая цена. Все отчеты и КУДиР программа заполнит, и выведет на печать, если надо.

Вера Сергеева, директор в ООО «ГринРива» (Санкт-Петербург)

Порядок действий:

1. Нумеруем листы книги, если номер не проставлен при печати.
2. Складываем листы по порядку, делаем отверстия шилом или дыроколом в левом верхнем углу или по левому боку.
3. Протягиваем нитку или тесьму через отверстия, формируем шов и выводим концы на тыльную сторону книги.
4. На тыльной стороне завязываем концы нити или тесьмы, оставляем «хвосты» длиной до 10 см.
5. Сгибаем маленький листок бумаги в соотношении 1:2. Меньшая часть листка закроет шов с лицевой стороны документа, а большая часть закроет шов с узелком с тыльной стороны.  
6. Беремся за клей и наклеиваем листок. Концы нитки или тесьмы должны торчать из-под листка.
7. На листке с тыльной стороны документа пишем: «Прошито и пронумеровано N страниц» (обозначьте число страниц в вашей книге).
8. Можно прописать текущую дату.
9. Руководитель ставит подпись, чтобы ее часть была на КУДиР, а часть заходила на наклеенный листок.
10. Точно так же ставим печать, чтобы часть оттиска была на книге, а часть на листке.

Дело сделано. После этого храним книгу в вашем деловом архиве четыре года.

КУДиР легко вести и выводить на печать в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис подходит для организаций на УСН, для ИП на упрощенке и ОСНО, а также для совмещения режимов. Легко ведите бухучет, начисляйте зарплату, платите налоги вовремя и отправляйте отчетность через интернет в нашем сервисе. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.

Прошивка документов

В процедуре регистрации юридического лица важна каждая мелочь, независимо от его организационно-правовой формы и других индивидуальных особенностей каждого вновь учреждаемого предприятия.

Документы, регламентирующие на сегодняшний день прошивку документов на регистрацию, это «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей от 26.02.2004 N-110 и «Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица» (статья 1, абзац 3).

Теперь непосредственно о правилах прошивки документов.

Сначала устав. Готовый устав прошивается и пронумеровывается, начиная со второго листа (титульный лист устава не нумеруется, но в последующей нумерации учитывается). На оборотной стороне устава (в месте сшивки) приклеивается пломбирующий листок, который содержит надпись (напечатанную или написанную от руки) «Прошито и пронумеровано Х (указываете количество) листов». Здесь же ставится подпись директора, приводится расшифровка подписи (ФИО) и, если речь идет о регистрации изменений, то и скрепляется печатью организации (поскольку при первичной регистрации печати фирмы еще нет).

При оформлении ксерокопии устава, прошивка осуществляется по тому же принципу, что и в случае с оригиналом. При этом делается ксерокопия всех листов устава, включая титульный, ксерокопия также прошивается, подклеивается пломбирующим листком, но без каких-либо записей на нем, без подписей и печатей.

Если решение об учреждении ООО на двух и более листах – его также необходимо сшить за подписью заявителя (прошито, пронумеровано Х листов, Заявитель).

Также нужно правильно подшить документы об уплате государственных пошлин (за регистрацию юридического лица и за изготовление копии устава). Так, госпошлина за устав прикалывается степлером к письменному запросу на выдачу устава, а квитанция об уплате госпошлины за регистрацию юридического лица – к самой форме заявления.

Новая форма заявления – это единый документ, и все его многочисленные страницы и приложения – неотъемлемая часть этого документа, поэтому прошиваются вместе. В результате у Вас должен получиться единый документ, с одной сшивкой на последней странице и с одной сшивкой внутри.

Здесь следует обратить внимание: первичная регистрация ООО сегодня производится по новой форме, а ЗАО – по старой. Если Вы подаете старую форму, то к нотариально заверенным первым трем листам заявления также следует подшить сведения об учредителях, сведения о лицах, способных действовать от имени юридического лица без доверенности, а также лист с кодами ОКВЭД.

На прошивке также указать количество листов и поставить подпись заявителя. Если же это новая форма, то нотариус все оформляет сам, и Вам ничего дошивать не придется.

См. также:

Понравилась статья? Расскажите о ней своим друзьям

Как правильно прошивать документы? : выпуск от 30.07.2013

Ваше имя

Эл. почта

Телефон

Название организации

МоскваМосковская обл. Санкт-ПетербургЛенинградская обл.Адыгея, Респ.Алтай, Респ.Алтайский, край.Амурская, обл.Архангельская, обл.Астраханская, обл.БайконурБашкортостан, Респ.Белгородская, обл.Брянская, обл.Бурятия, Респ.Владимирская, обл.Волгоградская, обл.Вологодская, обл.Воронежская, обл.Дагестан, Респ.Еврейская, Аобл.Забайкальский, край.Ивановская, обл.Ингушетия, Респ.Иркутская, обл.Кабардино-Балкарская, Респ.Калининградская, обл.Калмыкия, Респ.Калужская, обл.Камчатский, край.Карачаево-Черкесская, Респ.Карелия, Респ.Кемеровская, обл.Кировская, обл.Коми, Респ.Костромская, обл.Краснодарский, край.Красноярский, край.Крым, Респ.Курганская, обл.Курская, обл.Липецкая, обл.Магаданская, обл.Марий Эл, Респ.Мордовия, Респ.Мурманская, обл.Ненецкий, АО.Нижегородская, обл.Новгородская, обл.Новосибирская, обл.Омская, обл.Оренбургская, обл.Орловская, обл.Пензенская, обл.Пермский, край.Приморский, край.Псковская, обл.Ростовская, обл.Рязанская, обл.Самарская, обл.Саратовская, обл.Саха /Якутия/, Респ.Сахалинская, обл.Свердловская, обл. СевастопольСеверная Осетия — Алания, Респ.Смоленская, обл.Ставропольский, край.Тамбовская, обл.Татарстан, Респ.Тверская, обл.Томская, обл.Тульская, обл.Тыва, Респ.Тюменская, обл.Удмуртская, Респ.Ульяновская, обл.Хабаровский, край.Хакасия, Респ.Ханты-Мансийский Автономный округ — Югра, АО.Челябинская, обл.Чеченская, Респ.Чувашская Республика -, Чувашия.Чукотский, АО.Ямало-Ненецкий, АО.Ярославская, обл. Регион

После регистрации Вам на почту придет письмо, содержащее ссылку для участия в событии. Пожалуйста, не удаляйте его.

нормы гост и практические советы

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства. Приходится все делать заново.

Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.

Какие нормы регулируют эту процедуру

Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:

• Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
• Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141 , именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
  • приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
  • инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
  • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.

Оформляем обложку

Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения :

• Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.
• Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
• И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.

Нумерация листов

Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом .

Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа . Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

• Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
• В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
• В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
• Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
• Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
• Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
• Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.

При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.

Опись на документ

Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:

• название данного документа;
• дата составления описи;
• аннотация;
• непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
• в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО.

Процесс сшивания

Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210 . Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.

Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.

Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см. Среднее отверстие должно быть на середине листа.

Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить. Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см.

Алгоритм прошивки на 3 дырки:

1. Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
2. Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
3. Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
4. Снова пускаем нить в среднее отверстие.
5. Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.

Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео:

Заверение документа

После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись. Что же она собой представляет? Это лист бумаги размером 4 на 6 см. На этой наклейке делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)» . Количество пишется и цифрами, и буквами. Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.

Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными. Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась.

Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Какие документы и для чего нужно сшивать

Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия.

Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми .

Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.

И государственные, и частные предприятия передают в архивное учреждение свои дела. Негосударственные структуры должны заключить соответствующий договор с Федеральной архивной службой.

Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше. Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа.

Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции. Некачественная прошивка может быть использована против вас, если не досчитаются какого-либо важного листа, или он будет изменен.

Предприниматели и сотрудники офисов в работе сталкиваются с необходимостью правильного оформления многостраничных документов. Контролирующие органы и вышестоящие организации, как известно, придирчиво относятся к оформлению деловых бумаг, а потому иногда возникают сложности. Давайте разберемся, как правильно прошить и пронумеровать документы, чтобы при их подаче не возникало ненужных вопросов.

Кто занимается оформлением документов?

Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет. Но на самом деле не все так просто. Есть определенные правила, по которым это делается. Если вы хотите сделать подшивку газет или журналов для пользования внутри организации, то это одно. А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно. Причиной отказа может послужить неверное оформление.

Таких случаев очень много. А все из-за того, что не знаем, как правильно прошить и пронумеровать документы. Образец оформления вряд ли предоставят в налоговой или архиве.

Сейчас работает достаточное количество фирм, занимающихся прошивкой документов. Вы можете прибегнуть к их услугам. У них, безусловно, большой опыт работы. Они предложат большой ассортимент обложек. Но это не всегда удобно. Дело в том, что типографии бывают переполнены заказами. А вам, предположим, нужно срочно сделать эту работу. Как тогда быть? Остается только самому заняться этим вопросом.

Кроме того, в условиях экономии руководство не всегда готово оплачивать лишние расходы, а потому такой вид работы ложится на плечи секретарей, бухгалтеров. Значит, лучше один раз разобраться самому, чтобы в дальнейшем не было проблем. Эти знания могут пригодиться.

В помощь начинающим

Хотим отметить, что нет единых стандартов относительно того, как прошить документы. Кстати, государственные структуры тоже не дают никаких разъяснений на этот счет. А значит, придется самим во всем разобраться. В этом нам помогут методические рекомендации делопроизводства (приказ Росархива от 23.12.09).

Что нужно для того, чтобы прошить документы?

Перед тем как начать саму работу, нужно подготовиться. Вам понадобятся следующие материалы:

1. Сами документы.
2. Клей.
3. Бумага.
4. Игла.
5. Шило.
6. Дырокол.
7. Специальные нитки.
8. Печать фирмы.

Вообще весь процесс можно условно разбить на три этапа. Первый — подготовка, второй — непосредственно сама прошивка, третий — заверение готового документа.

Какую выбрать обложку?

Говоря о том, как прошить документы, нужно вспомнить о таком нюансе, как оформление обложки. Безусловно, в типографии вам предложат красивые варианты, но они не всегда нужны, если речь идет не о дипломной работе.

Для небольшой подшивки вполне хватит бумажной обложки. Если предполагается длительное использование подшивки (например, хранение в архиве свыше 25 лет), то используют плотный картон.

Обложка может быть стандартного размера (формат А4) и нестандартного. Это уже зависит от формата подшиваемых листов. Обложка должна соответствовать по размерам документу.

Нумерация страниц

Во время подготовки бумаг к прошиванию необходимо обязательно пронумеровать страницы. Наличие нумерации является обязательным условием оформления. «Для чего это нужно?» — спросите вы. Для того, чтобы невозможно было незаметно вырвать, убрать часть листов. Этот момент очень важен. Поэтому давайте поговорим о том, как прошить и пронумеровать документы. Тут есть свои нюансы.

При проставлении нумерации нужно помнить правила:

1. Нумеруются листы, а не страницы.
2. Пользуются только арабскими цифрами.
3. Сама опись документов не имеет номера.
4. Если нужно пронумеровать письмо, то вначале присваивается порядковый номер конверту, а уж потом и каждому листочку.
5. Если Дело очень большое (как правило, такие сдают в архив), то оно может состоять из томов, каждый из которых будет иметь свою нумерацию.
6. При наличии внутри подшивки бумаг, на которых уже проставлены цифры, следует их повторно пронумеровать в едином формате.
7. Если есть вложенные листы больших размеров (А3), их необходимо развернуть и поставить цифру в верхнем правом уголке. Затем вновь сложить. Подшиваться он будет только за один край.
8. Бывает, что на листы наклеивают мелкие документы (чеки, справки и т. д.). В этом случае листу дается один номер, но внизу него перечисляется список приклеенных бумаг.
9. Когда небольшие документы приклеены только за уголок, то можно каждому из них дать свой номер.
10. Чертежи, схемы, фотографии, планы также нумеруются.

Чтобы понимать, как правильно прошить и пронумеровать документы (образец приведен в статье), нужно пошагово рассмотреть последовательность действий.

Что делать, если в нумерации допущены ошибки?

Перед тем следует удостовериться в правильности оформления подшивки. Особенно тщательно просмотрите номера страниц. Если оказалось, что некоторые из них пропущены, то можно ввести дополнительную буквенную нумерацию. Все листочки останутся под своими номерами, а на пропущенных следует написать цифру с предыдущего листа и букву.

При грубейших ошибках имеет смысл аккуратно зачеркнуть написанное и рядом сделать верную запись. Все произведенные изменения должны быть отражены в заверительной записке.

Описание документа

Перед тем как прошить документы нитками, лучше проверить правильность оформления всего Дела. Ведь не хотелось бы его потом расшивать. Как правило, внутри него находится несколько пакетов бумаг. Абсолютно весь перечень должен быть перечислен в описи. Ее составляет ответственное лицо, указывая дату. Опись не нумеруется.

Как прошить документы нитками в три дырки?

Если все документы подготовлены, то можно приступать к прошиванию. Для этого понадобятся специальные нитки или же можно воспользоваться шпагатом. Безусловно, несколько листочков не имеет смысла шить суровой нитью, можно взять обычную, сложенную вдвое.

Итак, переходим непосредственно к вопросу о том, как прошить документы нитками. Фотографии с подробным описанием послужат наглядным дополнением к алгоритму действий. Начнем с того, что скрепить листы надо так, чтобы потом можно было с легкостью прочитать изложенную на них информацию. Для этого прокалывают отверстия с левого края, примерно на расстоянии полутора сантиметров. Дырочек должно быть три. Располагаются они друг над другом. Проколы можно сделать дыроколом, когда пачка листов небольшая. Для толстых томов понадобится шило. Приготовьте нить, но не делайте ее слишком длинной, достаточно будет семидесяти сантиметров.

Как правильно прошить документы? Образец выполнения работы приведен ниже. Для удобства объяснения присвоим номера отверстиям: верхнее — 1, среднее — 2, нижнее — 3.

Шить нужно начинать с тыльной стороны Дела, продев иголку сквозь отверстие 2 на переднюю сторону. При этом один кончик нити останется сзади. Затем через 1 дырочку иглу вновь выводят на тыльную сторону. В тот момент, когда иголочка и свободный кончик нити окажется сзади документа, нужно опять переместиться на лицевую сторону, а потом снова на обратную.

Как прошить документы, мы практически разобрались. Осталось дело за малым. Раз все листы скреплены, можно смело завязать нити на узел с тыльной стороны Дела.

Он должен быть сильно затянут, чтобы потом его можно было заклеить заверительной запиской. Концы нитей нужно оставить свободно свисающими из-под наклейки.

Каким образом заверяются документы?

Что ж, как видите, нет ничего сложного в решении вопроса, как прошить документы нитками. Фото, представленные вашему вниманию, — прямое тому подтверждение. Нам же остается только заверить оформленные листы.

Называется это «заверительной подписью». Чтобы ее сделать, нужно взять небольшой кусочек бумаги размером 5 х 6 сантиметров и приклеить его на тыльной стороне так, чтобы он закрыл узел. Кончики нити должны выходить из-под него и свободно свисать.

На этой записке нужно указать, сколько страниц было прошито. Потом на ней ставится подпись директора, дата и печать организации. Вообще заверительная подпись делается либо директором фирмы, либо одним из замов. Сама печать ставится так, чтоб одна часть ее приходилась на последний лист пачки, а другая — на записку.

Для чего прошивают документы?

Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов. Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет. Пользоваться степлером не разрешается. Это считается грубым нарушением.

Вообще Минфин даже дает собственные рекомендации, как прошить документы. Так, подшивка не может быть очень объемной. Оптимальный размер — до пятидесяти страниц. Если документов много, то лучше разбить их на несколько Дел. Обязательно должна быть сплошная нумерация арабскими цифрами. Прошиваются листочки грубой нитью, которая обязательно завязывается на тыльной стороне готового документа. Сверху узел заклеивается заверительной запиской, которая должна быть оформлена по всем правилам. Не забывайте, что на ней проставляется количество листов Дела. Для контролирующих органов очень важна подпись в заверительной записке. Ее вправе ставить только директор или иное лицо, имеющее на это полномочия. Все это заверяется печатью. Оттиск ее должен лечь так, чтобы захватить часть листа и записки. По сути, все эти рекомендации повторяют изложенную нами выше информацию. Мы посчитали нужным привести их, дабы вы смогли убедиться, что все делаете верно, в соответствии с указаниями вышестоящих инстанций.

Налоговая предъявляет однозначное требование к целостности и сохранности не только самих документов, но и копий. Причем ксерокопии тоже подшиваются в отдельную пачку.

Вместо послесловия

Мы поговорили в статье о том, как правильно прошить документы нитками для подачи в архив и контролирующие органы. Возникают иногда споры относительно оформления подшивок, ведь нет документа, который давал бы точные разъяснения по этому вопросу, да еще и с комментариями. Поэтому ориентироваться приходится на стандарты, принятые в делопроизводстве. Нужно помнить о том, что в госструктурах, куда вы подаете бумаги, могут предъявляться свои требования к их оформлению. А потому лучше всегда заранее уточнять такую информацию, чтобы избежать ошибок и возврата документации на доработку. Ведь везде могут быть свои нюансы.

У многих предпринимателей, секретарей и бухгалтеров, особенно начинающих, возникает вопрос: «Как сшивать документы?» Казалось бы, что в этом сложного? Однако не так все просто. Документы предоставляются в контролирующие органы или сдаются в архив, а значит, должны быть оформлены с соблюдением всех норм и правил. Давайте подробно разберемся в нюансах этой темы.

Делопроизводство — сложный процесс в плане оформления документации. Это касается и прошивки деловых бумаг. Нельзя просто сложить пачку листов и сшить. Очень часто документы возвращаются именно из-за того, что подшивки неверно оформлены.

Чтобы понять, как правильно сшивать документы в делопроизводстве, стоит ознакомиться с Методическими рекомендациями. Они утверждены Росархивом (23.12.09).

Для чего сшивают документы?

Прежде чем разобраться, как правильно сшивать документы, давайте обсудим, для чего, собственно, это нужно. Далеко не каждый человек знает, зачем это делается. А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде. Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д.

Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа. Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются арабскими цифрами. Ставятся они в верхнем правом уголочке. Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла. На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц. На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.

Оформление обложки

Оформляя документы надлежащим образом, стоит позаботиться и об обложке. Чаще всего она картонная. Кроме того, она может предназначаться для длительного использования, быть стандартной (формат А4) и нестандартной.

Из плотного картона изготавливают обложки в тех случаях, когда изначально предполагается длительное хранение бумаг (более двадцати пяти лет). А для подачи в государственный архив подойдет и более простой вариант.

Опись документов

Перед тем как сшивать документы, нужно все верно оформить внутри самого дела, чтобы в дальнейшем не пришлось его расшивать. Оно ведь может содержать не один пакет бумаг, а несколько. В этом случае каждый комплект должен прошиваться отдельно и содержать четкую информацию о названии папки, дате описи, перечне всех листов, Ф.И.О. ответственного лица. Сама опись не нумеруется.

Как правильно нумеруются листы

Для того чтобы правильно пронумеровать листы, следует знать некоторые правила:

1. Номера присваиваются листам, но не страничкам. Помните об этом.
2. Опись не нумеруется.
3. Если среди бумаг есть письма, то нумеруются вначале конверты, а уж потом поочередно каждый лист.
4. Номера листов ставятся в уголочке сверху (правый верхний уголок) простым карандашом. Пользуются арабскими цифрами.
5. Если дело содержит не один том, то каждый из них нумеруется отдельно.
6. Если внутри есть документы с собственной нумерацией, то они все равно должны пройти общую нумерацию.
7. Листы больших форматов (А2, А3) разворачиваются, и в верхнем уголочке ставится порядковый номер. Подшиваются они только за один край.
8. Если лист содержит полностью приклеенные фрагменты, то он имеет только один номер, а внизу следует рукой написать весь перечень наклеенных чеков, выписок.
9. Если же фото, чеки прикреплены к листу только одной стороной, то в этом случае каждый из них будет иметь свой собственный номер.
10. Диаграммы, чертежи и фото тоже нумеруются.
11. Склеенные из нескольких листов схемы и карты имеют один номер, но в общей описи указывается, из скольких листов они состоят.

Допускаются ли ошибки в нумерации?

Перед тем как сшивать документы нитками, лучше удостовериться, все ли корректно оформлено. Особенно проверяйте, все ли страницы содержат верные номера. При небольших погрешностях (например, пропущены листочки) допускается буквенная нумерация, но только при согласии работников архива. Это означает, что все листы остаются без исправлений, а на пропущенных ставится цифра (предыдущего листа) и буква.

Если же допущены грубейшие ошибки, то придется переделывать работу полностью. Для этого и нужен простой карандаш, чтобы можно было стереть некорректную информацию. Но даже если вы пользовались ручкой, не беда. Зачеркиваются аккуратно старые номера, а рядом вписываются новые. В этом случае меняется и заверительная записка. Она, конечно, не изымается из дела. Просто вкладывается новая.

Как правильно сшивать документы ниткой?

Если вы подготовили все документы и уверены в правильности всех вложений, можно переходить к следующему этапу. Прошивают листы только специальными нитками (их еще называют банковским шпагатом) и иголкой. А как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Давайте подробно, шаг за шагом, рассмотрим, как это делается.

Оформить дело нужно таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было прочитать. Поэтому с левой стороны, на расстоянии полутора сантиметров от края, прокалываются шилом три дырочки, одна под другой. Среднее отверстие должно располагаться ровно посередине, а два остальных — находиться в трех сантиметрах от него.

Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы. Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат. Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы. Очень длинной ее не делайте, т. к. она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить.

Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное — 2, а нижнее — 3. Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие. Вот как сшивать документы в архив.

Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади). Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.

Заверим документы подписью

Как правильно сшивать документы, вроде бы разобрались. Теперь осталось заверить подшивку подписью. Она, кстати, так и называется — заверительная. Делается она на отдельном листике и приклеивается на задней стороне последней страницы. Записка обязательно должна содержать информацию о том, каково количество прошитых бумаг, с указанием особенностей (возможно, это наличие справок, фото, рисунков, чертежей).

Заверительная надпись подписывается непосредственно директором или его заместителем, который указывает свою должность. Сама записка тщательно приклеивается на шпагат, которым мы шнуровали дело. Сверху на нее ставится печать предприятия. Но есть один нюанс. Оттиск печати должен частично быть на записке, а частично — на самом листе дела. Это очень важный момент. И о нем следует помнить.

Мы поэтапно рассмотрели, как сшивать документы. Фотографии, представленные в статье, более наглядно продемонстрируют процесс.

Есть ли отличия в оформлении документов для налоговой?

Мы неспроста хотим особое внимание уделить именно оформлению документов для налоговой. Знание нюансов и особенностей позволит избежать некоторых проблем, а именно придирок со стороны контролирующих лиц. Небрежность в этом вопросе может породить лишние претензии.

Таких случаев немало, когда возвращают дела, мотивируя ненадлежащим оформлением. Неспроста Минфином РФ было дано специальное разъяснение (письмо от 29.10.15г. № 03-02) относительно правильности предоставления прошитых документов, а также их копий в бумажном виде.

Хочется напомнить, что при проведении проверок налоговая имеет право истребовать в бумажном варианте копии документов, которые должны быть заверены. Минфин разъясняет, что копия — это экземпляр, полностью воспроизводящий оригинал. Заверенным считается только тот вариант, на котором присутствуют все реквизиты, дающие бумаге юридическую силу. При этом ведомством даются рекомендации, как правильно сшивать документы и их копии. Даже ксерокопии подаются подшитыми. И не принимаются в ином виде.

Как сшивать документы для налоговой?

Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов. Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого. Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой. Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.

Рекомендации даются не только относительно того, как сшивать документы, но и как оформить бумажную наклейку на оборотной стороне. Она должна закрывать место прошивки и сам узел. Размеры наклейки не превышают сорока — пятидесяти миллиметров. На ней размещается заверительная подпись с указанием числа пронумерованных страниц. Подписывается это все руководителем организации или иным представителем, имеющим такие полномочия. Далее ставится печать предприятия — таким образом, чтобы она захватывала и наклейку, и подпись с Ф.И.О. человека, заверившего документы.

Ведомство однозначно подчеркивает, что при оформлении подшивок следует обеспечить сохранность и целостность самих оригиналов и их копий. Сшитые документы предоставляются в налоговую с сопроводительным письмом. В нем указывается основание подачи подшивок, их количество, число листов в каждой из них.

Вместо послесловия

В нашей статье мы поговорили о том, как правильно сшивать документы в архив, для налоговой или просто в делопроизводстве. Много споров есть на этот счет, поскольку нет единого стандарта. Но если создать подшивку газет и документов просто для хранения в офисе в течение определенного времени не составит особого труда, то уж к сшиванию и оформлению бумаг для подачи их контролирующим органам нужно отнестись со всей ответственностью, дабы избежать проблем. Вообще считается, что подшивка является наиболее надежным способом хранения деловых бумаг, поскольку их сложнее изменить или подделать. Надеемся, наша информация будет для вас полезной.

В каждой организации постепенно накапливаются материалы, которые по истечении срока, подлежат передаче в архивные фонды. Обычно, дело сдается архивариусу по прошествии года, после завершения делопроизводства.

С этой целью дело готовят по форме. В эту процедуру включается несколько обязательных моментов:

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

• Проверяется, насколько правильно документы распределены по группе.
• Сшивают дело.
• Тщательно проверяют правильность нумерации листов.
• Делают сопроводительную надпись.
• Заполняют внутреннюю опись.
• При необходимости корректируют реквизиты, вынесенные на переплет.

Подшивкой документов должен заниматься человек, имеющий на это соответствующие полномочия.

Законодательство

На первый взгляд, процедура подшивки документов какой-либо сложности не представляет, но дело в том, что какой-то один общий для всех порядок подшивки отсутствует. Тем более интересно, что сотрудник налогового или архивного органа имеет право возвратить неверно, на его взгляд, подшитые бумаги, а ведь это обстоятельство только увеличивает сроки бумагооборота, хотя имеются утвержденные ГОСТы, регламентирующие данную процедуру.

1. Несмотря на то что какой-то один стандарт по подшивке и заверению документов отсутствует, существуют, например, “Методические рекомендации”, в которых разработана инструкция делопроизводства во властном федеральном исполнительном органе, регламентирующая определенные правила. Согласно их и следует заверять подшитые документы формата А4. Эти рекомендации прописаны в Приказе Российского архива под номером 76, подписанном 23 декабря 2009 года, и в ГОСТе Р 51141-98 (по архивному делу и делопроизводству).
2. При необходимости регистрации Общества с ограниченной ответственностью, оформлять документы следует руководствуясь соответствующими “Требованиями …” №110, утвержденными 26 февраля 2004 года для документации, используемой в случае госрегистрации юрлиц, а также физлиц, при регистрации индивидуальной предпринимательской деятельности и соответствующими “Методическими разъяснениями …” (ст. 1, абз.3), растолковывающих в каком порядке заполняются формы документов, которые необходимо использовать при госрегистрации юрлица.
3. Конечно, когда вдруг закрадываются сомнения, что все делается правильно, наверняка есть смысл выяснить все тонкости процедуры в месте предстоящей сдачи документов. Где-то, в частности, требуется нумерация страниц и заверение каждого листа.

Как бы там ни было, общее правило следующее: если в документ входит два и больше листов, они должны быть прошиты.

Зачем документы подшиваются

В некоторых ситуациях неподшитые документы просто не принимаются.

Уметь сшить документы обязательно должны те, кто намерен:

• открыть свой бизнес;
• участвовать в проводимых мероприятиях по тендеру;
• сдавать материалы в судебные либо архивные органы;
• передавать на проверку бух.отчеты и т. п.;

Какие документы подшиваются

Чаще всего приходится заниматься подшивкой бухгалтерских, кассовых и некоторых других делопроизводительных бумаг, например:

• хоз. книг;
• налоговых и конструкторских документов;
• нотариальных дел;

Если какие-то важные документы нельзя передавать в оригинальном виде, подшиваются их заверенные копии.

Как правильно сшивать документы нитками

Для сшивания документа необходимо обзавестись:

• дыроколом;
• крепкой ниткой, лучше суровой;
• пергаментной или обычной бумажной наклейкой (можно калькой).

Процесс сшивания включает следующие этапы:

1. На заверяющей наклейке в тексте указывается количество нумерованных, скрепленных с помощью печати и подписи листов, наименование фирмы, должность уполномоченного лица, дата, его роспись и расшифровка.
2. Каждый лист аккуратно прикладывается друг к другу. Далее, дыроколом пробивается необходимое количество отверстий. Когда документ состоит из двух-трех листов, можно использовать шило или толстую иглу.
3. Если используется два отверстия, нитка продевается через них так, чтобы концы оказались сзади. Нитку надо продеть два раза для надежности.
4. Хвостики нити завязываются, оставляются длиной в 5–6 см, остальное срезается ножницами. Подготовленная наклейка должна прикрывать узел, но не прятать целиком. При сроке хранения свыше десятка лет, для наклейки применяется пергаментная бумага (калька).
5. Наклейка заранее подписывается, но иногда на нее ставят печать и подпись после высыхания клея.
6. Когда документ сшит, его заверяет на последнем листе с обратной стороны подписью уполномоченное лицо, отвечающее за сдачу подготовленного документа в налоговую или иную структуру. Иногда требуется расписаться на каждой странице.

Способы прошивания

Обычно существует три способа сшивания документа нитями: с использованием трех, четырех и пяти дырок.

1. В первом случае на листах с левого края трижды пробиваются отверстия на расстоянии друг от друга не больше, чем три сантиметра. Затем дело переворачивается и в среднюю дырочку пропускается нить, конец которой остается снаружи с обратной стороны документа. Далее, нитка пропускается через дырку сверху, оттуда — с другой стороны, через дырку снизу и вновь в среднюю. В результате два кончика нитки окажутся на оборотной стороне документа, где они завязываются узлом, на который наклеивается кусок пергаментной бумаги с печатью и подписью.
2. При четырех отверстиях (между ними примерно 1,5 см) дело переворачивается и нить просовывается в третью снизу дырку, далее ее пропускают через самую нижнюю дырку и ведут вверх змейкой: сквозь вторую нижнюю дырку проводят, снаружи дела, в третью снизу, дальше продевают в самую верхнюю и вновь пропускают в третью снизу дырку. С задней стороны дела образуются два конца, которые завязываются и заклеиваются пергаментом или калькой.
3. Допустимо прошивать документы и с использованием пяти дырок, сам механизм прошивки остается такой же.

Разные документы прошиваются различными способами:

• для бухгалтерских документов используется система из пяти дырок;
• для архивных и налоговых – из трех;
• у кассовых материалов зачастую скрепление осуществляется в левом верхнем углу;

Общими правилами, конечно, пользоваться можно, но следует помнить, что некоторые структуры добавляют в эту процедуру свои нюансы, которые обязательно следует учитывать.

Пошаговая инструкция оформления документов

1. Чтобы сохранность документов была лучше, сверху оформляется обложка, которая может быть обычной или специальной — для на длительный период.
2. В первом случае она состоит из тоненького картона или обычного листа , для длительного хранения берется твердый, довольно плотный картон. Документы, подлежащие хранению в государственных учреждениях, должны отдаваться с обложкой из бескислотного картона.
3. Если в сдаваемом деле использованы листы , четвертого формата (А4), применяют обложку габаритами – 22,9 на 32,4 сантиметра, то есть немного превышающую размеры листа.
4. Когда у подшитых в дело листов размеры нестандартные , то у обложки будет соответствующий размер, не имеющий припусков по сторонам.
5. Чтобы придать дополнительную прочность , к обложке впереди и сзади подшивают картонки в виде тонких полосок, сквозь которые проходит нитка.
6. Клеем можно пользоваться только канцелярским либо силикатным , другие виды (клейстер и тому подобное) недопустимы, так указано в существующих особых предписаниях.

Для того чтобы не было путаницы в листах, а также чтобы они не утерялись, необходимо документ пронумеровать. Это процедура является важнейшей при сшивании и отличается своими специфическими тонкостями и правилами:

1. До начала проставления цифр, следует освободить дело от всех чистых листов и вытащить бланк описи, так как нумеровать ее нет необходимости.
2. Далее, каждый вкладываемый лист отсортировывается по дате либо другому критерию (алфавиту и т. п.). Обычно исключение составляют тендеры, когда компания-организатор сама диктует порядок расположения документов.
3. Простым карандашом обычные листы пронумеровываются в верхних углах с правой стороны ; вшитые фото, карт-схемы, чертежи — наоборот, сверху в левых углах с обратной стороны.
4. У листов, имеющих большой формат, номер страницы указывается наверху с правой стороны. Если в карту входят несколько листов, которые склеены воедино, это будет считаться в документах за один и нумероваться одной цифрой. С обратной стороны карты в подобной ситуации делают надпись с указанием количества склеенных листов. Пример: “Лист 5, карта-склейка на восьми листах”.
5. Таким же образом нумеруются наклеенные фото, какие-нибудь вырезки либо схемы. Пример: “На лист № 8 приклеено 3 (три) вырезки, 2 (две) схемы и 4 (четыре) фотографии, смотри опись на обратной стороне”.
6. Когда такая вставка приклеена только одним уголком, она будет являться отдельным листом и нумеровать ее нужно отдельно.

Большие форматы прошиваются следующим образом:

• лист сворачивается так, чтобы формат его стал таким, как необходимо;
• далее, свернутый лист прикладывается к документам и становится видно, где должна пройти нитка;
• точно в этом месте делаются отверстия, через которые будет проходить нитка;

Если в деле имеется своя нумерация в каком-нибудь журнале или брошюре, она не меняется лишь тогда, когда совпадет с общей. Во всех других случаях должна производиться перенумерация и листы должны проходить по общему списку.

Если какие-либо материалы находятся в специальном конверте, они пронумеровываются индивидуально. Конверту (пакету) присваивается свой номер, что отмечается в описи. Все, что лежит в пакете, должно быть перечислено в отдельной описи вложения.

Когда в дело входит не одна часть или том, каждые из них нумеруется сами по себе.

В случае совершения описки при нумерации страниц, неверная цифра перечеркивается наискосок, а рядом ставится правильная и заверяется подписью.

Когда ошибки встречаются в очень большом количестве, следует перенумеровать полностью все листы, старая заверительная запись перечеркивается и составляется другая. В качестве исключения допустимо обозначать страницы с помощью букв: 4а, 4б и т. п.

Когда все листы пронумерованы, завершается все заверительной надписью, где указывается сколько всего листов подшито, каково состояние вшитых фотографий, карт, вырезок (возможно есть порванные, подпорченные), есть ли пропущенные листы и т. д. Затем проставляется подпись с расшифровкой фамилии и инициалов, подшивавшего дело лица. Запись заканчивалась указанием даты и формата листов.

Для контрольного сравнения подшитых страниц делается опись, которая не нумеруется и располагается в начале дела.

В ней указывается:

• фирма,
• название местонахождения;
• текущее число;
• должностное положение;
• фамилия, имя, отчество исполнителя;

Форма описи вложения бывает табличной, где обозначается:

• число, когда составлен вложенный документ;
• как он называется;
• на каких страницах дела располагается;
• в скольких листах;

В любом, подготовленном к сдаче документе, должно быть, присутствие обобщающей описи. Кроме этого, вложения, в виде конвертов, могут содержать отдельные описи.

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

На обложке проставляются данные:

• Название организации.
• Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
• Индекс дела.
• Заголовок дела.
• Срок хранения.
• Номер тома.
• Количество листов в подшивке.
• Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

• Название документа.
• Дата подшивки.
• Срок хранения.
• Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
• Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
• Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

• С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
• С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
• С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
• С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Фото инструкция по прошивке документов нитками

Общая схема прошивки документов

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

• 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
• 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
• 15 лет – для научной документации.
• 5 лет – для кинодокументов.
• 3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

• Дата составления описи.
• Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
• Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

• Контроль группировки документов в деле.
• Подшивка.
• Нумерация листов.
• Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
• Составление описи дела.

Видео: Как прошить документы для архива

Как прошить документы для налоговой

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

• Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
• Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
• Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
• На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
• Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

• Количество листов в деле (цифрами и прописью).
• Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
• Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

Что сэкономить, а что выбросить — советник Forbes

Если вы похожи на многих из нас, то порой трудно справиться с количеством бумаги, попадающей в ваш дом. От почты до квитанций и документов — очень сложно организовать все это. Хотя многие компании переходят на безбумажные системы, этого не происходит, когда вы смотрите на груды финансовых бумаг у себя дома.

Когда вы принимаете жизненные и финансовые решения, обычно есть бумажный след.То же самое верно, когда вы что-то покупаете, продаете или страхуете. А после уплаты налогов каждый год к вашим файлам добавляется еще одна пачка документов. Что вам следует сохранить и что можно выбросить в мусорную корзину на этой неделе — что мы имеем в виду, что нужно измельчить и утилизировать должным образом?

Основная причина для хранения финансовых документов — это возможность защитить ваши годовые налоговые декларации, если это необходимо, но есть и другие причины для сохранения определенных типов документов. Вот краткое руководство о том, что делать с вашими финансовыми документами: как долго вам нужно хранить важные, как хранить документы, которые вы действительно храните, и как безопасно избавиться от остальных.

Как долго нужно хранить финансовые документы?

Некоторые финансовые документы следует хранить долгое время. Вот список документов, которые нужно сохранить, в зависимости от времени, в течение которого они должны храниться.

Семь лет и более

Когда дело доходит до налогов, лучше хранить налоговую отчетность не менее семи лет. Срок исковой давности IRS для аудита составляет три года. Однако есть обстоятельства, при которых они могут возрасти до шести или семи лет, например, если вы занижали доход на 25% или более.Срок исковой давности штата может быть разным, поэтому узнайте у налогового специалиста об ограничениях в вашем штате.

Лучше всего держать налоговые декларации как можно дольше. Если вы когда-нибудь столкнетесь с налоговой проверкой, у вас будет вся необходимая информация. Вам также следует подумать о сохранении документов, которые подтверждают информацию о ваших доходах в течение как минимум семи лет, таких как формы W-2 и 1099, квитанции и платежи. Если у вас есть квитанции, связанные с активами, например квитанции по проектам ремонта дома, храните их до тех пор, пока вы являетесь владельцем.

Один год

К этой категории относятся документы, не связанные с налогами, банковские выписки и выписки по кредитным картам, инвестиционные отчеты, платежные квитанции и квитанции для крупных покупок. Храните эти записи под рукой в ​​течение года, если они вам понадобятся для поддержки налоговой подготовки за текущий год или в качестве доказательства дохода при совершении крупной покупки.

Федеральная торговая комиссия предлагает подержать ваши оплаченные медицинские счета в течение года, прежде чем выбросить их — если у вас нет нерешенного страхового спора, и в этом случае вы сохраните медицинские счета до тех пор, пока спор не будет разрешен.Медицинские счета сбивают с толку, и разумно иметь под рукой записи для оспаривания платежей или ошибок.

Многие банки и эмитенты кредитных карт теперь предлагают электронные выписки, поэтому вам, возможно, не придется держать под рукой бумажные копии, что позволит избежать лишнего беспорядка. Если хранение других документов в долгосрочной перспективе вызывает у вас беспокойство, вы можете сканировать их для создания электронных копий, а затем утилизировать исходные бумажные документы.

Менее года

Некоторым документам не нужно надолго занимать ценное место в доме.Например, не беспокойтесь о хранении квитанций, если они не относятся к:

• Гарантия на продукцию
• Ваши налоговые декларации
• Страховые случаи

Вы можете отказаться от большинства ежемесячных счетов после их оплаты или после того, как платежи будут зачислены на ваш банковский счет. Если вам в конечном итоге понадобится вернуться, чтобы проверить что-либо, посмотрите, можете ли вы получить доступ к прошлым счетам через доступ к онлайн-аккаунту. Многие компании хранят прошлые счета и счета-фактуры доступными онлайн за последние несколько месяцев или дольше.

Банки, как правило, больше не отправляют вам аннулированные чеки по почте, но если вы это делаете, большинство аннулированных чеков можно уничтожить после того, как вы проверите правильность выписки по счету. Однако некоторые аннулированные чеки следует сохранять, если они связаны с налоговыми декларациями, как и любые благотворительные пожертвования.

Какие финансовые документы следует хранить навсегда?

Мы рассмотрели документы, которые можно выбросить по прошествии определенного времени, но есть множество документов, которые следует хранить в течение неопределенного времени.Важные документы, которые нужно сохранить навсегда, включают:

• Свидетельства о рождении
• Карты социального страхования
• Свидетельства о браке
• Документы об усыновлении
• Свидетельства о смерти
• Паспорта
• Завещания и завещания
• Доверенности
• Юридические документы
• Военное дело
• Пенсионные и пенсионные планы
• Наследственные документы
• Формы получателя

Для всего, что вы купили или застрахованы, вы должны хранить соответствующие документы, по крайней мере, пока они у вас есть или пока не истечет гарантия.Впрочем, не помешает продержать их подольше, на всякий случай. Сюда входят титулы, документы, страховые полисы, гарантийная документация и многое другое.

Полисы медицинского страхования и связанные с ними документы также важны для долгосрочного хранения. Эти записи следует вести до тех пор, пока действует ваша медицинская страховка. Если ваше страховое покрытие закончилось или вы перешли в другую страховую компанию, бросьте документы, как только убедитесь, что они вам не понадобятся. То же самое верно, если вы получаете пособие по инвалидности или безработице.Храните документацию до тех пор, пока она вам больше не понадобится.

Если у вас есть финансовые записи или документы, которые вы не уверены, что они вам понадобятся, проявите осторожность. Сохраняйте все документы, пока не убедитесь, что они вам не нужны.

Как хранить финансовые документы

Вы можете уменьшить беспорядок, создав надежную систему для хранения финансовых документов. Не менее важно обеспечить безопасность ваших документов. При хранении документов вам понадобится решение для хранения:

• Легкодоступный
• Защищено от кражи
• Защищено от окружающей среды / погодных условий / повреждений
• Хорошо организованный

Независимо от того, есть ли у вас бумажные документы или электронные версии, вот варианты безопасного долгосрочного хранения финансовых документов.

Хранение бумаги

Многие люди предпочитают хранить документы в картотеке. Используйте папки с файлами, чтобы систематизировать документы по темам, годам или другим способом по вашему выбору. Банковские ящики — еще один вариант хранения, но они более подвержены повреждению водой.

Для ваших самых важных документов стандартного картотеки может быть недостаточно. Лучшим вариантом может быть использование домашнего сейфа. Ищите сейф, который является огнестойким и водонепроницаемым для максимальной защиты.Домашний сейф не обязательно должен быть сложным или дорогим, как то, что вы, вероятно, видели в фильмах (нет необходимости в скрытых стенных сейфах за произведениями искусства). Простой сейф, который можно взять и унести, идеально подходит для хранения документов на случай пожара или наводнения в доме.

Сейфы были популярным средством хранения ценностей, в том числе важных документов. Не все отделения банков сегодня предлагают сейфы, но это может быть вариант, если вы предпочитаете хранить эти документы за пределами офиса.Имейте в виду, что вы находитесь во власти финансового учреждения относительно того, когда вы можете получить доступ к своей сейфовой ячейке.

Электронная память

Если вы хотите сократить количество бумаги, существует множество вариантов цифрового хранения.

Многие финансовые учреждения и предприятия теперь позволяют вам выбирать электронные счета и выписки по электронной почте или через онлайн-доступ. Некоторые банки теперь взимают плату за бумажные отчеты, поскольку электронные документы становятся более доступными.

Для других документов вы можете использовать сканер, чтобы сканировать их на свой компьютер, или вы можете делать фотографии с помощью мобильного телефона.

Хранение всех документов на компьютере не очень эффективно и может привести к сбоям в работе вашей системы. Другие варианты цифрового хранения включают внешние жесткие диски, такие как жесткие диски и SDD, которые представляют собой компактные решения для хранения больших объемов электронных данных. Еще более компактным решением является хранение электронных документов на флеш-накопителе, хотя флеш-накопители также легче потерять или повредить.

Если вы идете по цифровому маршруту, может быть хорошей идеей создать несколько резервных копий на случай, если одна из них будет повреждена или выйдет из строя. Цифровые резервные копии занимают гораздо меньше места, чем несколько бумажных копий важных документов.

Другой вариант — использовать облачное хранилище для важной документации. За последние несколько лет произошел взрывной рост облачных решений, в том числе:

• Dropbox
• Google Диск
• Microsoft OneDrive
• iCloud
• Amazon Cloud Drive
• Ящик
• NextCloud
• iDrive
• Карбонит

Использование облачного хранилища не только экономит место, но также может быть отличным решением для организации и обеспечения безопасности ваших документов, поскольку большинство сервисов гарантируют защиту через зашифрованные сети.Многие облачные решения обеспечивают доступ через мобильные устройства, что делает ваши документы доступными практически в любой точке мира.

Если вы все же выберете решение для цифрового хранения, убедитесь, что в будущем вам не понадобится физическая копия или оригинал документа. Последнее, что вы хотите сделать, — это измельчить что-нибудь для экономии места, а через пять лет это понадобится.

Как избавиться от старых финансовых документов

Очистить свой дом от груд старых бесполезных документов — это прекрасное чувство, но не выбрасывайте его еженедельной вывозом мусора.Большинство этих документов содержат личную информацию, которую вы не хотите раскрывать.

Согласно отчету Федеральной торговой комиссии (FTC), в 2019 году в сеть Consumer Sentinel было подано более 3,2 миллиона жалоб потребителей, и 20% из них касались кражи личных данных. Выбрасывая документы вместе с мусором, ваша информация становится доступной для всех, кто готов сделать небольшую грязную работу, чтобы украсть вашу личность. Вы можете не осознавать, сколько информации содержится в ваших старых счетах, выписках, аннулированных и аннулированных чеках и других финансовых документах.

Вот что может быть на документах, которые вы хотите выбросить:

• Полное наименование
• Физические адреса
• Номера телефонов
• Номера счетов
• Маршрутные номера
• Номера водительских прав
• Номера полисов
• Имена пользователей
• Пароли
• Информация о членстве
• Медицинская карта
• Подписи

Лучше всего измельчить все документы, содержащие конфиденциальную информацию, перед тем, как выбросить их.Либо купите измельчитель для дома, либо воспользуйтесь услугами профессионального измельчителя. Вы, скорее всего, заплатите за эту услугу, но это небольшая плата за сохранение вашей личной информации.

Вот несколько розничных магазинов, которые предлагают услуги по измельчению:

• Офисное депо
• Офис Макс
• Скобы
• Магазин ИБП
• Центр печати и доставки FedEx

Многие города также проводят для жителей бесплатные дни уничтожения бумаги.Посетите веб-сайт своего города, чтобы узнать о подобных мероприятиях.

Финансовая жизнь обязательно включает в себя значительный объем документации — от ежемесячных банковских выписок до страховых документов и различных материалов, необходимых для подачи налоговой декларации. Узнав, что нужно оставить, а что можно уйти, вы можете свести к минимуму количество материалов, которые накапливаете с течением времени.

Самостоятельная занятость? Все, что вам нужно знать о налогах

Нельзя не отдать должное дяде Сэму, и если вы хотите избежать проверки, важно сделать это правильно с первого раза.В отличие от сотрудников W-2, у самозанятых лиц нет налогов, автоматически вычитаемых из их зарплаты. Они должны отслеживать свои долги и вовремя платить.

Поскольку налоги не удерживаются автоматически, получаемая на руки заработная плата для самозанятых обычно выше, чем для наемных работников. Однако, если вы не хотите, чтобы IRS постучал, разумно выделить часть этих средств для покрытия ваших налоговых обязательств.

«Владельцы бизнеса, независимо от того, являются ли они самостоятельно занятыми фрилансерами или владельцами корпораций, несут ответственность за соблюдение налогового законодательства в отношении своего бизнеса, — сказала Шошана Дойчкрон, вице-президент по коммуникациям и бренду Upwork.«Финансовая грамотность — важнейший навык, [и] эта грамотность включает понимание налогообложения».

«Вам нужно сохранить часть своих денег», — добавила Лиз Грин-Льюис, эксперт по налогам и сборам TurboTax. «Вы должны притвориться, что у вас не так много денег, потому что ваш доход очень часто меняется. Вы должны подумать об уплате налогов».

Не только формы правительства устрашают, но изучение веревок налогообложения может быть действительно сложным. Если вы регистрируетесь как самозанятый в IRS, вот основы подачи, уплаты и накопления налогов.

Налоговые обязательства самозанятых

Самостоятельно занятые лица, в том числе фрилансеры, должны учитывать свои налоги при установлении цен, учитывать свое налоговое бремя при планировании своих финансов на год (например, экономить деньги или реинвестировать их в Business) и отслеживать свои бизнес-расходы, чтобы вычесть их в конце года, сказал Дойчкрон.

IRS классифицирует самозанятых лиц на следующие категории:

По данным Pew Research, примерно 15 миллионов американцев являются самозанятыми.Если вы работаете на себя, вы должны платить налог на самозанятость, а также подоходный налог.

Что такое налог на самозанятость?

Когда вы работаете на предприятии, налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь делятся между вами и работодателем. Вы платите чуть меньше 8% своего валового дохода в счет этих налогов, и ваш работодатель выплачивает этот взнос.

Если у вас нет работодателя, вы должны полностью уплатить 15,3% налога. Этот налог разделен следующим образом: 12,4% идет на социальное обеспечение и 2.9% поступает в Medicare. (Стоит отметить, что только первые 137 700 долларов, заработанные в год [эта заработная плата может меняться каждый год], должны платить налог на социальное обеспечение. Все заработные платы, превышающие этот показатель, не облагаются налогом. Для Medicare существует инверсия. Заработная плата выше 200 000 долларов a год, облагаются налогом в размере 3,8% и не ограничены

Основы подачи налоговой декларации о самозанятости

Прежде чем вы сможете определить свои налоговые обязательства, узнайте свою налоговую ставку и подумайте, требует ли ваш регион отдельных городских налогов.Чтобы определить ставку, сначала рассчитайте чистую прибыль или чистый убыток от вашего бизнеса. Вы можете рассчитать это, вычтя бизнес-расходы из своего коммерческого дохода. Если ваши расходы меньше вашего дохода, разница составляет чистую прибыль и является частью вашего дохода. Если ваши расходы превышают ваш доход, разница составляет ваш чистый убыток.

Чтобы подготовиться к подаче налоговой декларации, вы должны сначала понять свою налоговую ставку, а также любые государственные и местные налоги, которые могут применяться к вам. Чтобы определить свою налоговую ставку, вы должны сначала определить вашу чистую прибыль или убыток в течение налогового периода.

Затем, если ваш заработок от самозанятости превышает 400 долларов, вы должны заполнить Приложение C (Форма 1040). Даже если ваш чистый доход от самозанятости был менее 400 долларов, вам все равно придется подавать декларацию, если вы соответствуете любому из других требований, перечисленных в форме 1040.

Согласно IRS, самозанятые налогоплательщики, которые рассчитывают, что должны больше Налог на самозанятость более 1000 долларов США должен уплачивать расчетные налоговые платежи четыре раза в год. Вам нужно будет использовать форму IRS 1040, чтобы подавать эти ежеквартальные налоги.

Вы можете рассчитать свой ожидаемый налог на самозанятость, используя бесплатные инструменты, такие как этот от QuickBooks или этот от TaxAct.

Как рассчитать налог на самозанятость

Ставка налога на самозанятость на 2019 год составляет 15,3%, что включает налог на социальное обеспечение в размере 12,4% и налог на медицинское страхование в размере 2,9%. Налог на самозанятость применяется к вашей чистой прибыли. В 2019 году только первые 132 900 долларов вашего дохода облагаются налогом на социальное обеспечение (эта сумма увеличивается до 137 700 долларов в 2020 году), но 0.Дополнительный налог в размере 9% по программе Medicare может также применяться к вашему заработку от самозанятости, если он превышает 200 000 долларов, если вы подаете индивидуальную заявку, или 250 000 долларов, если вы подаете заявку совместно.

Как упоминалось ранее, для точного расчета налога на самозанятость вам необходимо рассчитать свой чистый годовой доход от самозанятости — это ваш валовой доход от самозанятости за вычетом ваших коммерческих расходов. Как правило, 92,35% вашего чистого дохода от самозанятости облагается налогом на самозанятость. Как только у вас будет общий чистый доход от самозанятости, облагаемый налогом, примените 15.Ставка налога 3% для определения общей суммы налога на самозанятость.

Если у вас был убыток или небольшой доход от самозанятости за год, есть два дополнительных метода расчета чистой прибыли в IRS Schedule SE.

Часто задаваемые вопросы по налогу на самозанятость

Платите ли вы налог на самозанятость с пассивного дохода?

Короткий ответ — нет. Если ваш пассивный доход определяется как таковой IRS, то он не облагается налогом на самозанятость (хотя, скорее всего, он будет облагаться подоходным налогом).Согласно IRS, существует два типа пассивного дохода. Первый — это торговля или бизнес, в которых вы не участвуете активно в течение года. Если вы владеете или частично владеете бизнесом, который работает независимо от вас, то это пассивный доход. Второй тип — это аренда, если вы не профессионал в сфере недвижимости. Вы можете активно участвовать в этой деятельности и не платить налог на самозанятость.

Какие виды работ освобождены от уплаты налога на самозанятость?

Любая работа с оплатой менее 400 долларов в год освобождается от уплаты налогов.Это верно независимо от типа проделанной работы. Основное исключение относится к духовенству, которое работает в собрании. Весь их доход освобожден от налога на самозанятость. Если член духовенства получает зарплату от церковной организации, а не непосредственно от конгрегации, это исключение может не применяться.

Платят ли самозанятые люди более высокие налоги?

В среднем самозанятые люди платят более высокие налоги. Ставка налога на бумаге выше из-за налога на самозанятость. Это соображение важно для всех, кто задумывается о самостоятельной занятости.Тем не менее, существуют обстоятельства, которые могут привести к тому, что самозанятые люди будут платить более низкие эффективные налоги.

По большей части это касается владельцев бизнеса. Если вы владеете своим бизнесом, у вас есть доступ к налоговым льготам и списаниям. При правильном использовании эти дополнительные налоговые льготы могут компенсировать более высокий налог на самозанятость и привести к более низкой общей эффективной налоговой ставке.

Как подать налоговую декларацию

Ежеквартальные платежи

Если вы планируете делать расчетные налоговые платежи ежеквартально, используйте форму 1040-ES «Расчетный налог для физических лиц», которая содержит таблицу, аналогичную форме 1040.Сохраните свой отчет — вам понадобится отчет за предыдущий год, чтобы заполнить форму 1040-ES.

Вы можете использовать пустые ваучеры, включенные в форму 1040-ES, для отправки расчетных налоговых платежей по почте или можете произвести оплату через Интернет с помощью электронной системы федеральных налоговых платежей (EFTPS). Если вы работаете не по найму в первый год, вам нужно будет оценить сумму дохода, которую вы ожидаете получить за год. См. Страницу «Расчетные налоги» IRS для получения дополнительной информации.

Годовой отчет

Чтобы подать годовой отчет, вам нужно будет сообщить о своем доходе (или убытке) от бизнеса, которым вы управляли, или профессии, которой вы занимались в качестве индивидуального предпринимателя.Чтобы сообщить о налогах на социальное обеспечение и медицинскую помощь, вы должны заполнить Schedule SE (форма 1040), налог на самозанятость.

Используйте доход или убыток, рассчитанные в Приложении C или Приложении C-EZ, для определения суммы налогов на социальное обеспечение и Medicare, которые вы должны были уплатить в течение года. Инструкции для Schedule SE могут быть полезны при заполнении формы.

Способы сэкономить на налогах

Если вы переходите с работы на полную ставку, важно точно определить списание.Вот шесть способов списания налогов:

• Начальные расходы: Если вы недавно начали новый бизнес, вы можете вычесть начальные затраты из вашего налогового счета. К ним относятся судебные издержки, маркетинговые расходы и многое другое.
• Расходы на транспортное средство: Вы можете вычесть до 25 000 долларов США расходов на транспортное средство в дополнение к вычету миль по дорожным расходам.
• Вычет из домашнего офиса: Вы можете вычесть домашний офис, если у вас есть место, предназначенное только для рабочих задач.Для этого измерьте квадратные метры вашего домашнего офиса, чтобы определить, сколько вы можете вычесть за аренду или ипотеку, коммунальные услуги и налоги на имущество.
• Принадлежности и оборудование: Любые канцелярские товары или оборудование, необходимые для выполнения вашей работы, могут быть вычтены из ваших налогов.
• Налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание: Как и другие работодатели, самозанятые лица должны платить полный налог на социальное обеспечение и медицинское обслуживание. Однако в конце года они могут списать половину из них.
• Взносы на медицинское страхование: Если вы работаете не по найму, у вас может быть право вычесть расходы на медицинское обслуживание для вас и вашей семьи из ваших налогов.

«Вы можете быть удивлены тем, что подлежит вычету из налогооблагаемой базы», ​​- сказал Грин-Льюис. «Например, реклама помогает людям зарабатывать деньги, но это также большой вычет для людей».

Налоговое программное обеспечение может помочь вам точно определить списания, которые в противном случае вы могли бы пропустить, упростить процесс подачи документов и упростить определение налоговой ставки.Он также сохраняет ваши декларации, и, если ничего не изменится, вы можете перенести налоговую информацию за прошлый год в новый налоговый год.

Налоговые вычеты и налоговые льготы

Когда вы ищете способы сэкономить на налогах, вы можете автоматически перейти к налоговым вычетам и налоговым кредитам. Но знаете ли вы разницу между ними? Согласно H&R Block, налоговые льготы напрямую уменьшают сумму ваших налогов, а налоговые вычеты уменьшают общую сумму вашего налогооблагаемого дохода.

Поскольку вычеты уменьшают ваш налогооблагаемый доход, они также уменьшают сумму налогов, которую вы должны, за счет уменьшения вашей налоговой категории, а не за счет снижения ваших фактических налогов.Существуют стандартные вычеты и детализированные вычеты:

• Практически каждый имеет право на стандартный налоговый вычет — сумма вычета зависит от вашего статуса регистрации (например, холост, женат совместно, женат отдельно, или глава семьи), но все с одинаковым статусом регистрации получает одинаковую стандартную сумму вычета.
• Существует множество возможных вычетов по статьям, и суммы вычетов варьируются в зависимости от человека. Вот некоторые из наиболее распространенных вычетов по статьям:
  • Определенные медицинские и стоматологические расходы свыше 7.5% от вашего скорректированного валового дохода
  • Государственный подоходный налог
  • Государственный налог с продаж и местный налог
  • Налоги на недвижимость
  • Благотворительные взносы
  • Проценты по ипотеке
  • Процентная ставка по студенческому кредиту

Однако, когда дело доходит до детализированных вычетов, есть одна загвоздка. Каждому налогоплательщику разрешается использовать только свои стандартные или детализированные вычеты, в зависимости от того, что больше, но не оба сразу.

Когда дело доходит до налоговых льгот, существует два типа — возвращаемые и невозвратные:

• Невозмещаемые налоговые льготы позволяют снизить ваши налоговые обязательства до 0.
• Возмещаемый налоговый кредит также может снизить вашу налоговую надежность до 0. Кроме того, если от вашего возвращаемого кредита останется какая-либо сумма, вы получите оставшийся кредитный баланс.

Вот пример разницы между налоговым вычетом и налоговым вычетом: если вы находитесь в налоговой категории 25%, вычет в размере 1000 долларов снижает ваши налоги на 250 долларов. Однако кредит в размере 1000 долларов снижает ваш налоговый счет на 1000 долларов.

Что лучше? Если бы вам пришлось выбирать, вы, вероятно, предпочли бы получить налоговую скидку.Вот список возможных налоговых кредитов:

• Кредит заработанного дохода
• Дополнительный налоговый кредит на ребенка
• Американский кредит возможностей
• Кредит на федеральный налог на топливо
• Налоговый кредит на премию
• Налоговая скидка на медицинское страхование

Подготовка к налоговому сезону

Ключ к готовности к налоговым обязательствам — это отслеживать свои расходы круглый год. — Не откладывайте до последней минуты, чтобы подсчитать свои расходы, — сказала Грин-Льюис.Она посоветовала использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета, чтобы отслеживать, что вы зарабатываете и тратите.

Business News Daily рекомендует QuickBooks как лучшее бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса в целом и Zoho Books как лучшее бухгалтерское решение для микробизнеса (индивидуальных предпринимателей, фрилансеров, консультантов и т. Д.). Дополнительные предложения и обзоры программного обеспечения см. В наших лучших подборках.

Приведенная выше информация предназначена в качестве основного руководства для самозанятых лиц.Если вы работаете не по найму и у вас есть вопросы о налогах, обратитесь за помощью к специалисту по бухгалтерскому учету.

Электронные услуги | Служба доходов штата Мэн

Посетите сайт www.maine.gov/reemployme, чтобы подать в электронном виде свой отчет о взносах по безработице, форма ME UC-1.

Если требуется помощь с системой ReEmployME, обратитесь в Департамент труда штата Мэн по телефону 207-621-5120 или [email protected].

Если запрашивается электронный платеж или возмещение, которое финансируется или предназначено для источника за пределами США.S. или будет проходить через иностранные банки, тогда входящие и исходящие платежи должны обрабатываться в бумажной форме чека.

ПРИМЕЧАНИЕ. Формы налоговой декларации и подтверждающие документы должны подаваться в электронном виде (см. Ниже) или на бумаге. НЕ отправляйте диски, USB-накопители или любые другие электронные носители. Электронные носители не подлежат обработке и будут уничтожены.

Налог с продаж / использования и поставщиков услуг

Важное примечание

Удержание

Удержание подачи через Интернет квартальных отчетов или формы годовой сверки W-3ME

Портал электронной регистрации MEETRS по налогам на трудоустройство

Регистрация для продаж / использования / поставщика услуг и удерживаемого налога

Поддержка браузера

Наши приложения больше не поддерживают браузеры, использующие скомпрометированные протоколы безопасности, такие как SSLv3, TLS 1.0 и TLS 1.1. Возможно, вам потребуется включить TLS 2 в браузере Internet Explorer. Чтобы включить эту функцию, перейдите в главное меню Internet Explorer, выберите инструменты, параметры Интернета, выберите вкладку «Дополнительно», в категории безопасности установите флажок «Использовать TLS 1.2» и нажмите «ОК», затем выйдите и перезапустите Internet Explorer.

Ниже перечислены распространенные браузеры, версии тех браузеров, которые поддерживают TLS 1.2, и ссылка для загрузки последней версии этого браузера:

Internet Explorer
IE 11 поддерживает TLS 1.2 (IE 8-10 поддерживает TLS 1.2, но по умолчанию отключен)
http://windows.microsoft.com/en-us/internet-explorer/download-ie

Mozilla Firefox
Версия 27 и новее поддерживает TLS 1.2
https://www.mozilla.org/en-US/firefox/new

Google Chrome
Версия 30 и новее поддерживает TLS 1.2
https://www.google.com/chrome/browser/desktop

Apple Safari
Версия 7 и новее поддерживает TLS 1.2
https: // support.apple.com/downloads/safari

Новости | Флорес-Ассошиэйтс

Счета гибких расходов на здравоохранение
Хорошей новостью является то, что никаких дополнительных налоговых форм для FSA Health Care или Limited Health Care FSA не требуется. Однако, если вы планируете указывать медицинские расходы в своей федеральной налоговой декларации, вы должны не забыть вычесть любые суммы, которые вам были возмещены из вашего Health Care FSA, из общей суммы расходов, чтобы избежать двойного падения.

Счета гибких расходных средств иждивенцев
Если вы участвуете в программе FSA по уходу за иждивенцами, вам нужно будет заполнить форму 2441 при подаче федеральной декларации. В форме 2441 вы укажете общую сумму взносов по уходу за иждивенцами (указана в поле 10 вашего W-2), любую сумму, перенесенную с предыдущего налогового года, которая использовалась в текущем налоговом году, и любую сумму, которую вы внесли в налоговый год, который не использовался и будет либо аннулирован, либо перенесен на следующий налоговый год.Если вы являетесь участником программы Flores Dependent Care FSA, эта информация будет доступна вам на веб-портале Flores247.

Сберегательные счета здравоохранения
Если вы или кто-либо от вашего имени (в том числе ваш работодатель) внесли свой вклад в HSA в 2018 году или вы получили распределение HSA, вы заполните форму 8889 при подаче федеральной налоговой декларации.

Взносы в HSA могут быть сделаны с 1 января до крайнего срока подачи федеральной налоговой декларации. В 2018 календарном году это будет с 1 января 2018 года по 15 апреля 2019 года.Если вы хотите внести взнос до крайнего срока 15 апреля 2019 г., помните о периодах обработки данных в вашем банке-хранителе HSA; ваш запрос может потребоваться подать за несколько рабочих дней, чтобы он был обработан вовремя и уложился в срок. Взносы работодателей и отчисления на сокращение заработной платы до вычета налогов будут указаны в графе 12 вашего W-2.

Ваш попечитель в HSA должен до 31 мая отправить вам форму 5498-SA, в которой указаны ваши общие взносы в HSA за предыдущий налоговый год. Окончательная форма 5498-SA не отправляется до истечения крайнего срока подачи налоговой декларации, поэтому держатели счетов HSA должны полагаться на документы W-2 и выписки со счетов, чтобы сообщать о взносах по форме 5498-SA.Если вы определили, что внесли сверхнормативные взносы сверх лимита IRS для вашего уровня страхового покрытия (в 2018 году 3450 долларов США для индивидуального покрытия, 6900 долларов США для семьи), вы можете снять избыточные взносы (и соответствующий заработанный доход) до истечения срока подачи федеральной налоговой декларации, чтобы избежать уплаты налогов и 6-процентный акцизный налог на сверхнормативные взносы.

Вы получите копию формы 1099-SA до 31 января от вашего попечителя HSA. Держатели счетов HSA должны использовать форму 1099-SA для отчета об общих распределениях в предыдущем налоговом году на форме 8889.

Форма 1099-SA не сообщает, производились ли распределения на приемлемые расходы. Ответственность за отслеживание и документирование правомочности расходов и, при необходимости, составление отчетов о распределении неприемлемых расходов возлагается на владельцев счетов. Плата за администрирование / обслуживание HSA, снятая с вашей учетной записи сторонним администратором, доверенным лицом или хранителем, не считается распределением от HSA. Если вы получили распределение HSA за неприемлемые расходы, распределение будет облагаться обычным подоходным налогом, а в некоторых случаях — 20-процентным штрафом.Если вам 65 лет и старше, вы являетесь инвалидом или вы скончались в том же году, когда было произведено распределение, 20-процентный штраф может не применяться.

Соглашения о возмещении медицинских расходов
Соглашение о возмещении медицинских расходов — это план, финансируемый работодателем, который покрывает определенные квалифицированные расходы в соответствии с графиком, установленным вашим работодателем. Поскольку он полностью финансируется вашим работодателем, вам не нужно платить налоги с любых возмещений, полученных от плана, или указывать их в своей налоговой декларации.Однако, если вы планируете указывать медицинские расходы в своей федеральной налоговой декларации, вы должны не забыть вычесть любые суммы, которые вам были возмещены из HRA, из общей суммы расходов, чтобы избежать двойного падения.

Содержание этой статьи не является юридической или налоговой консультацией и предназначено только для общих информационных целей. Не следует предпринимать никаких действий, полагаясь на информацию, представленную в этой статье. Всегда консультируйтесь со своим юрисконсультом или налоговым инспектором, чтобы получить рекомендации по вашей конкретной налоговой ситуации.

Как мне получить доступ к моему налоговому документу?

Торговля ценными бумагами предлагается самостоятельным клиентам компанией Webull Financial LLC, брокером-дилером, зарегистрированным в Комиссии по ценным бумагам и биржам (SEC). Webull Financial LLC является членом Регулирующего органа финансовой индустрии (FINRA), Корпорации по защите инвесторов в ценные бумаги (SIPC), Нью-Йоркской фондовой биржи (NYSE), NASDAQ и Cboe EDGX Exchange, Inc (CBOE EDGX).

Webull Financial LLC является членом SIPC, который защищает клиентов своих членов по ценным бумагам на сумму до 500 000 долларов (включая 250 000 долларов в случае требований о выплате денежных средств). Пояснительная брошюра доступна по запросу или на сайте www.sipc.org.

Наша клиринговая компания Apex Clearing Corp приобрела дополнительный страховой полис. Лимиты покрытия обеспечивают защиту ценных бумаг и денежных средств на общую сумму до 150 миллионов долларов США при максимальных лимитах в 37,5 миллионов долларов США для ценных бумаг любого клиента и 900 000 долларов США для денежных средств любого отдельного клиента.Подобно защите SIPC, это дополнительное страхование не защищает от потери рыночной стоимости ценных бумаг.

Торговля криптовалютой предлагается через учетную запись в Apex Crypto. Apex Crypto не является зарегистрированным брокером-дилером или членом FINRA, и ваши активы в криптовалюте не застрахованы FDIC или SIPC. Перед торговлей убедитесь, что вы полностью понимаете связанные с этим риски.

Все инвестиции сопряжены с риском и подходят не каждому инвестору. Стоимость ценных бумаг может колебаться, и в результате клиенты могут потерять больше, чем их первоначальные инвестиции.Прошлые показатели ценной бумаги или финансового продукта не гарантируют будущих результатов или доходов. Имейте в виду, что, хотя диверсификация может помочь в распределении рисков, она не гарантирует прибыль и не защищает от убытков на падающем рынке. Когда вы инвестируете в ценные бумаги или другие финансовые продукты, всегда есть возможность потерять деньги. Перед инвестированием инвесторы должны тщательно обдумать свои инвестиционные цели и риски.

Опционы сопряжены с рисками и подходят не всем инвесторам, поскольку особые риски, присущие торговле опционами, могут подвергнуть инвесторов потенциально быстрым и значительным убыткам.Права на торговлю опционами подлежат рассмотрению и одобрению Webull Financial LLC. Пожалуйста, ознакомьтесь с характеристиками и рисками стандартизированных опционов, прежде чем инвестировать в опционы.

Никакой контент на веб-сайте Webull Financial LLC не может рассматриваться как рекомендация или предложение о покупке или продаже ценных бумаг, опционов или других инвестиционных продуктов. Вся информация и данные на веб-сайте предназначены только для справки, и никакие исторические данные не должны рассматриваться в качестве основы для оценки будущих тенденций.

Инвесторы должны знать, что реакция системы, цена исполнения, скорость, ликвидность, рыночные данные и время доступа к счету зависят от многих факторов, включая волатильность рынка, размер и тип ордера, рыночные условия, производительность системы и другие факторы.

Бесплатная торговля акциями, ETF и опционами означает комиссию в размере 0 долларов США для индивидуальных денежных или маржинальных брокерских счетов Webull Financial LLC и IRA, которые торгуют ценными бумагами, зарегистрированными в США, через мобильные устройства, настольные компьютеры или продукты на веб-сайтах.Могут применяться соответствующие регулирующие и биржевые сборы. Пожалуйста, обратитесь к нашему Таблице сборов для получения более подробной информации.

Резервное копирование или восстановление — внешнее устройство хранения данных

Как сделать резервную копию и восстановить Drake Tax с помощью USB-накопителя или другого внешнего устройства хранения данных?

Резервное копирование файлов Drake на внешний диск — хорошая защита от стихийных бедствий. USB-накопитель можно извлечь и хранить отдельно от компьютера, так что локальная авария, вывести из строя ваш компьютер (например, скачок напряжения, пожар или повреждение водой), не повредит ваши файлы резервных копий.Если вы чередуете ежедневное резервное копирование между двумя USB-накопителями, вы всегда можете хранить текущую резервную копию вне офиса.

Процесс, подробно описанный ниже, также можно использовать для перемещения ваших клиентских файлов на компьютер, не подключенный к вашей сети. На принимающем компьютере откройте Drake того же года, в котором была создана резервная копия, и восстановите ее с запоминающего устройства.

Drake Tax может напрямую выполнять резервное копирование и восстановление с USB-накопителя (USB-накопитель, флэш-накопитель, флэш-накопитель, карта памяти и т. Д.)).

• Флэш-накопители обычно медленнее, чем ваш жесткий диск.
  — При большом задании по резервному копированию вы сэкономите время, сделав резервную копию файлов Drake Tax на жесткий диск, а затем скопировав папку резервных копий Drake с жесткого диска на флэш-накопитель.
  — При восстановлении большого количества файлов будет быстрее скопировать резервную копию папки с флэш-накопителя на жесткий диск и восстановить с жесткого диска.
• Чтобы предотвратить потерю данных и возможное повреждение, обязательно безопасно извлеките USB-накопитель, щелкнув значок USB на панели задач и выбрав «Безопасное извлечение оборудования».«
• Если ваш USB / флэш-накопитель защищен от записи или заполнен, вы можете получить сообщение об ошибке — используйте другое устройство резервного копирования.
• Начиная с 2012 года, Drake Software внедрила файловую структуру клиента, которая содержит файлы PDF, а также архивы и файл данных. Резервное копирование может занять больше времени. Возможно, вы захотите создать резервную копию клиентов и файлов установки отдельно.

Резервное копирование

1. Вставьте USB-накопитель в USB-порт, если он еще не установлен.
2. Убедитесь, что USB-накопитель виден в Computer (или My Computer ).
3. Откройте Drake.
4. Перейдите в Инструменты> Обслуживание файлов> Резервное копирование .
5. Выберите место для резервной копии:
   • Начиная с Drake16, установите флажок Резервное копирование в локальное или сетевое расположение
   • В Drake15 и более ранних версиях нажмите кнопку Выберите место для резервной копии .
6. Найдите и выберите свой USB-накопитель, затем нажмите OK . USB-накопитель отображается в качестве хранилища резервных копий.
7. Настройте резервную копию:
   • Начиная с Drake16, выберите Выполнить полное резервное копирование и Включить шкаф архива DD (необязательно) или Selective Backup .
   • В Drake15 и более ранних версиях установите флажок Все типы файлов для полной резервной копии или Файлы установки , Системные файлы и / или Файлы клиента для выборочного резервного копирования.Для более конкретных требований к резервному копированию щелкните Advanced .
8. Нажмите кнопку Backup , чтобы продолжить.
   
9. Когда резервное копирование будет завершено, вы получите уведомление.
10. Закройте или Закройте экран резервного копирования.
    

Восстановить

1. Вставьте USB-накопитель с резервной копией в USB-порт, если он еще не установлен.
2. Убедитесь, что USB-накопитель отображается в Компьютер (или Мой компьютер ).
3. Открытый налог Дрейка.
4. Перейдите в меню Инструменты> Обслуживание файлов> Восстановить .
5. Выберите место для резервной копии.
   
   • Начиная с Drake16, выберите Локальное или сетевое расположение и выберите свой USB-накопитель в качестве места восстановления .
   • В Drake15 и более ранних версиях выберите USB-накопитель в качестве расположения для восстановления файлов с .
6. Выберите резервную копию, которую вы хотите восстановить:
   • Начало в Drake16, Выберите резервную копию для восстановления — резервная копия будет отображаться как резервная копия вручную или автоматически и включать дату и время создания резервной копии.
   • В Drake15 и ранее, Выберите папку для восстановления из — выберите дату резервной копии, которую необходимо восстановить.
7. Выберите тип реставрации:
   • Начиная с Drake16, нажмите Предварительный просмотр под Выберите файлы для восстановления . Выберите, какие файлы нужно восстановить.
   • В Drake15 и более ранних версиях выберите либо Восстановить все файлы в папке , либо Восстановить выберите файлы в папке .
8. После выбора файлов для восстановления нажмите Восстановить .

Flash Alert — Просмотреть все

29.12.2020: США — президент подписал закон о борьбе с COVID-19, вступили в силу налоговые положения

23.12.2020: Польша — Подоходный налог с физических лиц и последствия Brexit для социального обеспечения

23.12.2020: США — Ограничения на границе с Канадой и Мексикой продлены до 21 января

23.12.2020: Великобритания — ограничения на поездки, запуск программы тестирования до выпуска

23.12.2020: Европейский Союз и Великобритания — COVID-19: ограничения на поездки

23.12.2020: Чехия — Брексит: правила для U.K. Граждане, проживающие в Чешской Республике

23.12.2020: Люксембург — премьер-министр объявляет о продлении срока подачи налоговых деклараций

23.12.2020: Люксембург — новый закон о бюджете изменяет планы опционов на акции и неприемлемый режим

23.12.2020: Ирландия — COVID-19: продление иммиграционных разрешений, закрытие офисов регистрации

23.12.2020: Польша — Брексит: иммиграционные последствия для граждан Великобритании

23.12.2020: США — Конгресс принимает пакет стимулов

22.12.2020: Италия — ограничения на поездки в праздничный период

22.12.2020: Италия — Требования к визе и разрешению на проживание для U.K. Разъяснение граждан

22.12.2020: Бразилия — COVID-19: тесты RT-PCR, необходимые для всех прибывающих путешественников

21.12.2020: Финляндия — Brexit и право проживания для граждан Великобритании в Финляндии: обновление

21.12.2020: Хорватия — поправки к налогу на доходы физических лиц на 2021 год

21.12.2020: Аргентина — COVID-19: снова продление срока проживания

18.12.2020: Ирландия — влияние Brexit на ирландскую иммиграцию

17.12.2020: Европейский Союз — Обязательное раскрытие налоговой информации

15.12.2020: США — Срок действия FBAR продлен для некоторых лиц с полномочиями подписи

14.12.2020: Швейцария — Брексит: Найм U.K. Граждане в 2021 году

11.12.2020: США — иммиграционные обновления: восстановление DACA, расширение TPS

12/11/2020: Швейцария — COVID-19: распространение гибких правил социального обеспечения на другие страны

10.12.2020: Франция — Брексит близок, и Франция проясняет права британских граждан

10.12.2020: Румыния — важные поправки в Налоговый кодекс, касающиеся физических лиц и их работодателей

10.12.2020: Франция — Проект закона о финансах от 2021 года содержит несколько мер, затрагивающих отдельных лиц

09.12.2020: Италия — Разъяснения по поводу чрезвычайной ситуации в связи с COVID-19 и налоговой резиденции

12/09/2020: Австралия — обновленное руководство по договорам и удаленным работникам, перемещенным сотрудникам

12/09/2020: Чешская Республика — Brexit: что происходит с точки зрения личного налога и социального обеспечения?

08.12.2020: Румыния — Brexit: изменение правил для U.К. Граждане с 1 января 2021 г.

12.04.2020: Нидерланды — изменение требований к доходу для иностранных рабочих на 2021 год

12.04.2020: Малайзия — Налоговые меры в отношении физических лиц в бюджете на 2021 год

12.04.2020: Австралия — ATO принимает решение Федерального суда в полном объеме по делу о налоговом резидентстве

12.04.2020: США — суд признал недействительными правила программы DHS и DOL H-1B

12/04/2020: Бельгия — обновленная информация о влиянии изменения режима работы из-за кризиса COVID-19

12/03/2020: Испания — COVID-19: Путешествие в Испанию на Рождество

12/02/2020: Бельгия — Brexit: обновление иммиграционной политики в переходный период и после Brexit

12.02.2020: Аргентина — статус блокировки в Буэнос-Айресе продлен

02.12.2020: Сингапур — новые технологии.Пропуск для основателей, руководителей и экспертов в области технологий

30.11.2020: США — Ограничения на границах с Канадой и Мексикой до 21 декабря

30.11.2020: Греция — новые меры налогового законодательства в отношении физических лиц

25.11.2020: Финляндия — введена в действие пересмотренная Директива о размещенных работниках

25.11.2020: Канада — обновление COVID-19: новые обязательные требования для прибывающих путешественников

25.11.2020: США — Visa Bulletin за декабрь 2020 г.

25.11.2020: Россия — новый режим уплаты подоходного налога с доходов КИК

25.11.2020: Бразилия — COVID-19: ограничения на поездки продлены, прилет рейсов освобожден

24.11.2020: Чили — COVID-19: объявлены санитарные меры для путешествующих

24.11.2020: Бельгия — региональные власти Валлонии установили новые критерии минимальной заработной платы на 2021 год

24.11.2020: Швеция — Обновление Брексита: время для подготовки

23.11.2020: Италия — Права У.K. Гражданский постпереходный период: некоторая ясность, некоторая двусмысленность

19.11.2020: Аргентина — COVID-19: Правительство снова продлевает сроки проживания

19.11.2020: Великобритания — обновление туристических коридоров, ограничения на поездки в Данию, правила для Англии

18.11.2020: Китайская Народная Республика — приостановление действия въездных виз и видов на жительство для иностранцев

18.11.2020: Чешская Республика — Суд рассматривает иностранного сотрудника как сотрудника по контракту

17.11.2020: США — Государственный департамент поэтапно возобновил предоставление некоторых визовых услуг

16.11.2020: Испания — COVID-19: объявлены медицинские меры для въезда в Испанию

13.11.2020: Чили — ограничения на поездки в связи с COVID-19 целенаправленно отменены

13.11.2020: Швеция — Парламент одобрил введение концепции экономического работодателя

11/12/2020: Италия — COVID-19: рост числа инфекций приводит к ограничению передвижения, ограничению активности

11/12/2020: Бразилия — изменение виз для иностранных моряков и других оффшорных рабочих

10.11.2020: Аргентина — блокировка в Буэнос-Айресе ослаблена, ограничения на поездки остаются

11.06.2020: Испания — налоговые меры в отношении физических лиц включены в законопроект о бюджете на 2021 год

11.06.2020: Австралия — планы налоговых органов по программе сопоставления данных для мониторинга соблюдения

11.05.2020: США — Апелляционный суд вернул в действие правило DHS о взимании государственных сборов

11.04.2020: Европейский Союз — Предложение по Директиве о достаточной минимальной заработной плате

11.04.2020: Испания — Brexit: иммиграционные процедуры для британских граждан

11.04.2020: Канада — новые пилотные иммиграционные программы введены в Квебеке

03.11.2020: Испания — COVID-19: новое состояние тревоги до 9 мая 2021 г .; Ограничения на поездки

11/03/2020: Великобритания — Заявление об изменениях в новой иммиграционной системе в эпоху после Брексита

11/03/2020: Аргентина — богатство налогоплательщиков может подлежать обязательному и чрезвычайному взносу

11.02.2020: США — DHS предлагает изменения в процессе выбора лотереи H-1B

11.02.2020: Визовый бюллетень США — ноябрь 2020 г.

29.10.2020: Аргентина — COVID-19: возобновление карантина в Буэнос-Айресе, открытие туризма для соседних стран

28.10.2020: Бразилия — COVID-19: возобновление сроков и процедур иммиграции

23.10.2020: Великобритания — HMRC публикует руководство по COVID-19 и U.K. Налогообложение

23.10.2020: Китайская Народная Республика — Иностранные граждане могут повторно въезжать с действующим видом на жительство

22.10.2020: США — Судебный иск против новых правил DOL и DHS

22.10.2020: Филиппины — COVID-19: снятие запрета на несущественные выездные поездки

21.10.2020: Великобритания — иммиграционная надбавка за здоровье для некоторых категорий виз

21.10.2020: Бельгия — власти Фландрии и Брюсселя установили новые критерии минимальной заработной платы на 2021 год

21.10.2020: Аргентина — COVID-19: еще одно продление сроков проживания

20.10.2020: Дания — новое законодательство, касающееся командирования работников

19.10.2020: Австралия — основные показатели бюджета на 2020-2021 годы

19.10.2020: США — FinCEN разъясняет расширения FBAR, которые должны быть поданы до 31 октября

19.10.2020: США — Служба гражданства и иммиграции США увеличивает сбор за обработку премий

16.10.2020: Финляндия — Brexit и право на проживание для U.K. Граждане Финляндии

14.10.2020: Аргентина — продление карантина в Буэнос-Айресе до 25 октября

10.09.2020: Италия — чрезвычайное положение продлено, тестирование для британских и голландских посетителей

10.09.2020: Бразилия — COVID-19: политика медицинского страхования больше не требуется для посетителей

10.07.2020: США — Новые правила повышения заработной платы и требования H-1B

10.07.2020: США — вынесен ограниченный судебный запрет в связи с введением запрета на выдачу визы 22 июня

10.06.2020: Филиппины — COVID-19: продление карантина и исключения из ограничений на поездки

10.05.2020: США — Расширение премиальной обработки, продление некоторых иммиграционных программ

10/02/2020: США — DOL объявляет о постоянной выдаче электронных трудовых сертификатов PERM

, 02.10.2020: США — судебный запрет на внесение изменений в сборы USCIS

, 02.10.2020: США — Государственный департамент выпускает визовый бюллетень