Трудовая книжка и вкладыш в трудовую книжку – Вкладыш в трудовую книжку — как оформить и вшить, образец заполнения и правила выдачи

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2019

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.

Работники, ведущие активную деятельность, как положительную, так и отрицательную, а также их работодатели часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Два документа о стаже одновременно работник иметь не может, поэтому в случае утери ему выдается дубликат, а завести вторую трудовую, даже если закончилась первая, — нельзя. Также нельзя продолжать записи о работе в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел о заполнении вкладышей в этот документ. Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, требования о вклейке и другие условия. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

• «Сведения о ­работе» — насчитывает 9 ­разворотов,
• «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распрастраняются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель должен поставить в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, ведь дополнений может быть несколько (но не одновременно). Выглядит образец записи «Выдан вкладыш» в трудовую книжку следующим образом:

Если штампа в хозяйстве организации нет, можно написать информацию от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно должны быть указаны серия и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки должны быть четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку:

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки должен заниматься именно тот работодатель, у которого она закончилась. Именно его печатью должен быть заверен новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и может привести к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника также указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно должна быть сделана запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Поэтому его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его обязательно нужно вшить в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому можно сделать это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

ВАЖНО!

Обратите внимание, что если вам встречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах должна быть сделана под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

• точек в конце записи не ставить;
• использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами;
• каждая запись должна быть заверена подписью и ФИО уполномоченного лица, а также печатью (если используется).

Выглядеть этот образец будет примерно так:

ppt.ru

Что такое вкладыш в трудовую книжку, и как его правильно заполнять

Трудовая книжка имеет строго определенное количество страниц. И иногда случаются такие ситуации, когда свободные страницы книжки заканчиваются. Для этих целей предусмотрен специальный вкладыш, который должен стать продолжением официального документа о трудовой деятельности человека. С такой ситуацией можно столкнуться не только в тех случаях, когда вы часто меняете работу.

Например, мой отец при выходе на пенсию в прошлом году получил книжку со вкладышем. И связано это было с частыми переводами на другую должность, в другое подразделение в течение его профессиональной деятельности. Здесь были внесены сведения о его карьерном росте и получаемых поощрениях за отданные им 30 лет жизни одной организации. И в этой статье я расскажу вам, как правильно должен быть оформлен данный документ, чтобы потом его не признали недействительным.

Что такое вкладыш

По своей сути это дополнительные страницы книжки, в которых отражается аналогичная информация о трудовой деятельности человека. Трудовым законодательством установлено, что порядок заполнения вкладыша будет аналогичным, как и самого трудового документа.

По своей форме он похож на саму книжку, только имеет более тонкий титульный лист светло-голубого цвета. На нем прописано название документа. Без основного документа он не имеет юридической силы, поэтому обязательно должен предоставляться вместе с ним. Вкладыш состоит из следующих частей:

1. Титульный лист. На нем изображается название документа.
2. Первая страница. Здесь указывается точно такая же информация, как и в самом трудовой документе. Также обязательно наличие своего идентификационного номера, который защищает бумагу от подделки. Также здесь должен быть расположен обязательно герб страны. При заполнении этой страницы надо переписать всю информацию о сотруднике из его личного дела, чтобы не было расхождений. Но если фактические сведения сотрудника изменились (например, фамилия), потребуется указать последние актуальные данные.
3. Остальные листы. Они выглядят точно так же, как и в официальном трудовом документе. В них отражаются все те же сведения о трудовой деятельности.

Таким образом, существенным отличием между этими двумя документами является только название, которое и предоставляет им разную юридическую силу.  Вкладыш должен предъявляться вместе с основным документов. В противном случае он будет недействительным. А сама книжка является действительной и без вкладыша, если он отсутствует.

Правила заполнения

Несмотря на то, что правила заполнения одинаковые, у многих сотрудников возникает множество вопросов, относительно некоторых нюансов. Давайте их рассмотрим:

1. Необходимость в заполнении дополнительного документа возникает только в том случае, когда в самой книжке не осталось свободных страниц для внесения новой записи.
2. При заполнении первой страницы ставится не дата оформления книжки, а дата оформления самого вкладыша.
3. На первой странице дополнительного документа указываются актуальные данные сотрудника. Если происходила смена фамилии, получение дополнительного образования, эти сведения должны быть указаны в книжке. При этом предыдущую фамилию указывать не требуется.
4. На первом листе внизу обязательно должны стоять подпись сотрудника, внесшего всю эту информацию, а также печать организации. При отсутствии печати в компании надо проставить подпись «Верить без печати».
5. Количество вкладышей законодательством не ограничено. Поэтому если в вашей компании ведется активная деятельность, которая вносится в трудовые книжки сотрудников, не стоит переживать. Все данные обязательно будут внесены в данный документ.

Вкладыш обязательно подшивают к самой книжке и на первом листе книжки ставят отметку «Выдан вкладыш». Здесь же прописывают его реквизиты и дату выдачи. По законодательству сделать данную запись можно при помощи штампа или вручную. Строгих требований по данном оформлению на указано.

Однако следует знать, как это делает большинство сотрудников отдела кадров:

1. Штамп или надпись надо ставить таким образом, чтобы его текст был читаем. А также он не должен заходить на другие записи. В этом случае можно будет свободно прочитать и тот и другой текст.
2. Допускается составление текста вручную, но желательно применение штампа.
3. Подшив вкладыша делается в конце книжки. Хотя намного правильнее сделать это перед информацией о награждениях сотрудника.

Некоторые практикуют вшивание вкладыша и в середине книжки, где находятся крепления скоб. Порядок вшивания дополнительных страниц не регламентирует конкретное их место расположения. Поэтому вы можете вшить, куда вам более удобно.

Что запрещено

Важно знать, что вкладыш, как и сама книжка, являются официальным документом, поэтому их заполнение должно соответствовать законодательным нормам. Не допустимо:

1. Совершать ошибки при оформлении нового вкладыша. Если вы испортили первую страницу, где указывается информация о владельце, вам потребуется утилизировать испорченный документ. При этом вы должны вырезать уникальный красный номер и вклеить его в специальный журнал, где учитываются все утилизированные документы. Поэтому оформление вкладыша лучше всего начинать именно с заполнения первой страницы, и только потом проставлять всю остальную информацию, особенно в саму книжку.
2. Категорически нельзя заводить новую книжку в качестве продления использованной. Допустимо наличие только одного документа с неограниченным количеством вкладышей.
3. Подшивать простые чистые листы. Они обязательно должны быть оформлены в качестве вкладыша.
4. Продолжать вписывать сведения о работе в раздел книжки, где оставлена информация для сведений о наградах человека.

В случае неправильного заполнения вкладыша, он будет считаться недействительным. И даже если он будет оформлен правильно, но в самой книжке не будет стоять штамп о наличии этого документа, юридической силы он иметь не будет. Поэтому обязательно надо контролировать, чтобы добавление вкладыша было оформлено правильно.

Более подробно об этом вы можете узнать из представленного видео.

Нюансы

При оформлении дополнительного документа к книжке необходимо знать, как должны быть сделаны сами записи о трудовой деятельности. Предусмотрен следующий порядок:

1. Нумерация пунктов не должна начинаться сначала, а они должны продолжать начатую нумерацию в самой книжке. То есть при наличии последней записи под пунктом «22», первая запись во вкладыше будет иметь номер пункта «23».
2. Аналогичным способом нумеруются и записи о наградах.
3. Если вписать полную запись не получилось на последнюю страницу книжки, ее можно продолжить на вкладыше. Хотя лучше сразу оформить полностью эту запись на новой странице, чтобы не было такого переноса. Но в любом случае, делать это не запрещено.
4. Если вы обнаружите отсутствие печати на первой странице вкладыша, где указываются сведения о человеке, вам придется обратиться к тому работодателю, который его оформлял. Не допускается простановка штампа другой компании, если первая запись была сделана другим работодателем.

Чтобы вам не пришлось в дальнейшем возвращаться в свои предыдущие места работы, я рекомендую сразу проверять правильность ведения ваших трудовых бумаг. Для этого надо запрашивать копию книжки и вкладыша каждый раз после внесения в них новой записи.

В этом случае вы сможете своевременно обнаружить ошибку или неточности и попросить ее исправить. А также полученная вами копия всегда будет являться подтверждением внесенных записей в вашу книжку. И в случае ее утраты или порчи вам намного легче будет восстановить дубликат, так как вы будете иметь документальное подтверждение всей внесенной информации в книжку.

grazhdaninu.com

Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку

На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

Вкладыш в трудовую книжку принято считать отдельным документом, но без самой трудовой книжки он не является действительным. При оформлении вкладыша многие работодатели допускают огромное количество грубейших ошибок.

Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений. Что же происходит на практике? Когда в бланке трудовой заканчивается пустое место в разделе «Сведения о работе» и просто некуда вносить новую информацию, кадровики делают следующее: в разделе «Сведения о награждениях» перечеркивают слово «награждениях» и пишут «работе». Такие действия являются ярким примером безответственного, некорректного ведения бланков трудовых книжек со стороны работодателей. Проблемы, которые в будущем, скорее всего, появятся у сотрудника:

1. Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
2. Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.

Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

• Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
• Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:

1. фамилию, имя и отчество}
2. дату рождения}
3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).

• Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
• Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

1. На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
2. Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
3. Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу

Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ.  Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.

По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

• Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

Сотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме. Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может. Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш. После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства. Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.

• На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

• Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Дополнительная информация

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные. От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей. Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

hr-portal.ru

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее. В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш. Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить. Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек. Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

• зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности}
• вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку}
• применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

Вшивание вкладыша

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа. Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша. Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

• трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой}
• вкладыш разворачивается посредине}
• шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке}
• при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)}
• нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки. Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа. Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя. Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу. Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись. Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке. Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании. После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.

hr-portal.ru

3. Вкладыш в трудовую книжку

3.1. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

3.2. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 x 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп и указываются серия и номер вкладыша.

3.3. При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного (1938 г.) образца).

4. Выдача трудовой книжки при увольнении

4.1. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

Если трудовая книжка заполнялась одновременно на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа и на официальном языке СССР, то заверяются оба текста.

Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном пунктом 2.9 настоящей Инструкции.

4.2. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.

4.3. В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа (распоряжения)). Эта запись заверяется в установленном порядке.

5. Дубликат трудовой книжки

5.1. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

5.2. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

5.3. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал в качестве рабочего или служащего, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник, а начиная с 1 января 1986 г. — и сведения (при их наличии), предусмотренные в абзаце третьем пункта 2.13 настоящей Инструкции.

Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.

Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данное предприятие.

5.4. Не указываются в суммированном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов помимо сведений, предусмотренных в пункте 2.17 настоящей Инструкции, следующие записи:

а) о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;

б) о времени обучения в совпартшколах и на рабфаках;

в) о работе в качестве члена артели промысловой кооперации.

5.5. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т.п.), то администрация по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

studfiles.net

Вкладыши в трудовую книжку: правила оформления :: BusinessMan.ru

О том, что такое вкладыши в трудовую книжку, не все знают. Правду сказать, далеко не каждому человеку эти сведения необходимы. Но если кто-либо столкнется с получением такого документа, то следует иметь общее представление о том, что это такое и для чего нужно. Вероятно, вкладыши в трудовую книжку лично вы получите лет через десять. Но и тогда их актуальность не утратит силы. Откуда такая уверенность? Давайте разбираться.

Для чего нужен вкладыш?

В трудовой книжке делаются специальные официальные записи. Они расскажут специалисту о том, в каких организациях владелец трудился, то есть платил налоги. Данные очень важные. Ведь пенсионное содержание начисляется и выплачивается, исходя из стажа человека. По большому счету имеет значение его участие в строительстве государства. Каждый гражданин, если его обязанности не говорят иного, стране отдает налоги. А их выплачивает предприятие, где он трудится. Но нынче такие времена, что люди часто меняют работу.

То предприятие обанкротится, то иное место предложат, получше. И кадровик в каждой новой организации делает свои записи, подтверждающие прием и увольнение. Потому места в книжке не хватает. Кроме того, в ней есть специальный раздел, где записываются сведения о наградах. Некоторые граждане умудряются их столько получить, что место тоже кончается. Чтобы не заводить нового документа, придумали вкладыши в трудовую книжку. Это специальный бланк, вид которого соответствует прототипу. Он является продолжением того раздела трудовой книжки, где кончилось место. Там делают соответствующие записи.

Некоторые особенности использования

Знаете, с рассматриваемым документом возникают всяческие недоразумения в основном по незнанию. Иной раз мошенники используют его, чтобы обмануть государство. Дело в том, что кадровик обязан знать, как использовать вкладыш в трудовую книжку, как оформить. Образец содержится в специализированных внутренних документах. Нельзя, к примеру, распечатать бланк из интернета. Он не будет считаться действительным. Саму форму найти очень просто. Она не секретна. Но вложить таковую в трудовую книжку и делать там записи строго запрещено.

Вкладыши в трудовую книжку – это особый бланк установленного образца, защищенный от подделки. Каждому присвоен номер, который регистрируется в журнале. Администрация предприятия обязана создать условия для того, чтобы любой человек мог подтвердить факт вклеивания вкладыша. То есть все документы, связанные с ведением трудовых книжек, в соответствии с номенклатурой дел хранятся не менее семидесяти пяти лет. Если предприятие ликвидируется, бумаги поступают в архив. Работник в любой момент должен получить всю информацию о своем стаже. За это отвечает либо администрация предприятий, либо государственные органы. Дело непростое. Поэтому нельзя просто так взять и завести себе вкладыш в трудовую книжку.

Как оформить? Образец

Перейдем к практике кадрового делопроизводства. Многие работяги считают, что в конторе только лентяи сидят. Целый день в компьютер смотрят и ничего не делают. Ошибочное мнение. Человек, занимающийся кадровой работой, несет огромную ответственность. От него в прямом смысле зависят судьбы людей. Что работнику делать, если места в трудовой книжке не осталось? Поверьте, ничего! За вас все сделает кадровик. Он следит за документами, пока вы работаете на предприятии. Закончились странички, сам дополнит документ специальным бланком. Делается это так. Бланки все номерные. Кадровик в регистрационном журнале делает запись о том, что работнику Иванову И. П. выдан вкладыш. Далее указываются его реквизиты. То есть вписывается номер вкладыша в трудовую книжку. С этого момента документ становится персональным. Его невозможно передать иному человеку. В нем продолжают писать то, что положено по законодательству. Запись о выдаче бланка будет иметь такой вид:

• № п.п 15.02.2016; Иванов Игорь Петрович; серия, номер бланка; должность; структурное подразделение; реквизиты приказа о приеме на работу.

Чем отличаются вкладыш и трудовая книжка?

Образец документа следует внимательно изучить. На самом деле вкладыши имеют те же графы, что и первичный документ. Это и понятно. Ведь они, по сути, его продолжения. В нем содержатся графы: порядковый номер, дата, запись, реквизиты документа, на основании которого она сделана. Заполняются вкладыши точно так же, как и первичный документ. Ответственность за нелегитимность записей та же, что и при оформлении трудовой книжки. Следует знать, что законодательством предусмотрены штрафы за ошибки и мошенничество с этими документами. Выявить их могут специализированные или правоохранительные органы. А у работника с нелегитимным вкладышем возникнет целая куча проблем, когда он захочет оформить пенсию. Придется доказывать, что действительно трудился на предприятии и платил налоги.

Правила оформления

Чтобы не получить наказания, необходимо знать, что и как делать. Первичное заполнение вкладыша трудовой книжки проводится точно так же, как и нового документа. На бланке указываются персональные данные работника, реквизиты организации. Его вшивают в трудовую книжку, на первой странице которой делается отметка. Необходимо поставить штамп «выдан вкладыш», ниже фиксируется дата, когда это было сделано, и реквизиты. Она должна соответствовать данным, занесенным в журнал регистрации. У нас получается двойная трудовая книжка. Образец:

• Штамп «выдан вкладыш».
• 12.04.2016 г.
• Серия, №.

Рекомендации кадровику

Опытные сотрудники советуют внимательно относиться к заполнению личных документов работников. Необходимо сначала заполнить вкладыш, строго в соответствии с личным делом. В персональных дынных нельзя допускать описок. Только после этого делайте запись на титульном листе трудовой книжки. Сверьте несколько раз правильность написания серии и номера вкладыша. Затем работайте с журналом регистрации. Такой порядок обусловлен тем, что ошибка в первом документе исправляется проще, чем в остальных. Испорченный вкладыш списывается специальным актом. А если напутали в действительной трудовой книжке, то придется составлять целый ряд документов, фиксирующих ошибку. То есть новую бумагу поменяете, а уже используемый бланк довести до ума будет сложнее. Учет вкладыша в трудовую книжку тоже требует внимательности. От четкости записей в журнале будет впоследствии зависеть пенсия сотрудников. Помните, что в случае серьезной ошибки время работы на предприятии просто не включат в стаж. Человек пострадает. Может и в суд обратиться.

Как изменить данные?

На практике приходится сталкиваться с тем, что женщины выходят замуж. Они при этом, как правило, меняют фамилию. Если к кадровику поступил документ, подтверждающий это, то необходимо исправить данные в трудовой книжке и вкладыше. Делается это так. Перечеркивается старая фамилия, одной четкой линией. Сверху вносятся новые данные. А на обложке (внутри) указываются реквизиты приказа, на основании которого внесены изменения, печать предприятия и подпись ответственного лица. То же самое делают и со вкладышем. Нужно зачеркнуть четко старую фамилию и внести новую. Другие данные меняются в том же порядке. Обратите внимание, что для этого необходим соответствующий приказ.

Заключение

Как и трудовая книжка, вкладыш является важным документом. К нему следует относиться бережно и внимательно. Не только кадровик, но и сам работник должен понимать ценность документа, контролировать правильность его заполнения и использования.

businessman.ru

заполнить и вшить, образец записи, кто должен покупать его

Прошли те времена, когда человек начинал трудиться на одном предприятии подмастерьем в возрасте 18 лет и уходил с него на пенсию в должности мастера или начальника производства. Сейчас за трудовую деятельность, в поиске более «теплого» местечка сотрудник может сменить десяток организаций. Трудовая книжка не бесконечна и нужные страницы могут просто закончиться. Как справится с этой проблемой, рассмотрим подробно в данной статье.

Содержание статьи

Что это за приложение и в чем его важность

Потребность в дополнительной вставке возникает, когда нет чистых страниц формуляра, необходимых для внесения новых записей.

Ранее кадровики особо не утруждали себя приобретением новых бланков, а просто перечеркивали сведения о награждениях и делали необходимые записи. Сейчас такое ведение документации недопустимо.

Также запрещены следующие действия:

• вклеивание в книжку чистых страничек с отметкой отдела кадров о подобной модификации документа;
• оформление второго формуляра в продолжение первоначального.

При отсутствии чистых страниц для внесения сведений о перемещение с одного места работы на другое необходимо оформлять вкладыш. Данный документ соответствует правилам ведения кадровой документации.

Наличие квалифицированных сотрудников, ответственных за правильное ведение кадровой документации – это «головная боль» руководителя. Отсутствие квалифицированных менеджеров по персоналу приводит к большим проблемам, как для предприятия, так и для его сотрудников. Менеджер должен не только уметь правильно заполнить и выписать формуляры, но и соблюдать сроки оформления бланков и следить за их наличием.

Наличие вкладыша обязательно, так как если в организацию оформляется сотрудник, у которого нет свободного места в трудовой книжке (ТК), запись о приеме на работу необходимо сделать в течение 5 рабочих дней. Если не выполнить данное требование в установленные сроки, возникает нарушение.

Приложение – это важный, хотя не всегда необходимый формуляр. Он имеет те же данные и размер что и трудовая книжка.

Работодатель не имеет права требовать приобретение вставки у сотрудника. Также запрещено принятие отделом кадром чистого документа от служащего. Приобретение бланков разрешено только у определенных лицензированных организаций, поэтому предприятие должно это делать самостоятельно.

Вкладыши относятся к бланкам строгой отчетности.

Правила и пример оформления вкладыша

Все правила оформления вклейки четко регламентируются российским трудовым законодательством. Для опытного кадровика это не составит особого труда. Следует выполнять следующие правила:

• бланк заполняется с первого листка. Информация не берется из трудовой книжки. Все данные берутся исключительно из паспорта, диплома и других официальных документов;
• исправления на титульном листе приложения недопустимы;
• первый лист документа заверяется печатью предприятия, открывающего формуляр и подписью сотрудника, ответственного за его заполнение. Фамилия и инициалы должностного лица должны четко читаться. Печать может быть двух видов – предназначенная для ведения кадровой документации или общая для всего предприятия;
• на первом листе ставится дата выписки вкладыша, а не трудовой книжки.
• нумерация записей сквозная.

Запись о выписке вставки на трудовой книжке может производиться вручную или при помощи специального штампа. При ручном заполнении все цифры и буквы обязаны четко читаться и не перекрывать другие сведения.

Не существует строго регламента о количестве возможных вклеек в трудовую книжку. Следовательно, их может быть от одной и более. Главное чтобы запись о них присутствовала на основном документе.

Пример оформления вкладыша и соответствующей записи можно увидеть на фотографии приведенной ниже.

Документы для скачивания (бесплатно)

Как корректно вшить вставку в трудовую

Правильная вшивка приложение – задача ответственного сотрудника. Сделать это необходимо безупречно, так как неверное оформление приведет к необходимости замены бланка. Выписка документа проходит в несколько основных этапов:

1. На странице под номером один ТК либо внутренней стороне корочки необходимо сделать запись о передаче вкладыша. Обязательна пометка о номере и серии бланка;
2. Оформление первого листа производится на основании предъявленных работником оригиналов документов;
3. Непосредственное подшивание бланка. Делается это в рекомендованные законодательством сроки.

В трудовом законодательстве не прописана сама процедура вшивания. Само слово «вшивание» предусматривает плотное скрепление обоих документов при помощи нитей. То есть обычное склеивание в данном случае не подойдет.

Специалисты рекомендуют произвести соединение бланков следующим образом:

1. Трудовая книжка раскрывается в месте стыка заключительной страницы и обложки;
2. Вкладыш разворачивается ровно посередине;
3. Документы стыкуются друг с другом. При помощи острого шила или толстой иглы подделывается два отверстия;
4. В отверстия просовываются прочная нить белого цвета. Документы прочно скрепляются друг с другом. При этом концы нити не должны остаться снаружи.

В данном случае не требуется скрепление концов при помощи клея, бумаги, сургуча и удостоверения печатью.

Как сделать правильную запись о вклейке

Для регистрации движения бланков строгой отчетности на предприятиях существуют специальные книги учета. Наличие такого учета обязательно для отдела кадров. Все формуляры находятся в подотчете у ответственного сотрудника, поэтому должны строго регистрироваться. Учетный формуляр имеет определенные графы:

• Порядковый номер записи. Регистрация идет сквозная;
• Дата выписки кадрового документа;
• Ф.И.О. владельца;
• Номер и серия бланка строгой отчетности;
• Должность владельца документа;
• Подразделение, цех или участок, на который оформляется сотрудник;
• Подпись должностного лица, ответственного за выписку документа;
• Подпись сотрудника, на которого оформляется бланк.

Самые распространенные ошибки и способы их устранения

Оформление или заполнение вкладыша не требует особых знаний и узкой специализации. Тем не менее, вклейку вкладыша делают очень редко, поэтому ну удивительно, что сталкиваясь с этой задачей впервые, сотрудник может совершить множество неправильных действий. Самые распространенные ошибки:

1. Соединение с трудовой книжкой чистого бланка вклейки. В результате заполнения могут отличаться данные на титульных листах документов. В итоге вкладыш придется отделить и подкреплять новый бланк. Списание испорченного документа довольно хлопотная процедура, так как необходимо будет составить акт об его уничтожении с указанием причины такого действия.
2. Удаление обложки с вкладыша. Сшивание двух довольно толстых документов с корочками трудное занятие для хрупкого сотрудника кадрового отдела. Для облегчения задачи изымается твердая обложка. Это является нарушением законодательства о кадровом делопроизводстве. В результате работодатель может получить ощутимые штрафы при проверке соответствующими органами. Такая трудовая книжка будет признана недействительной, что приведет к необходимости ее переоформления.

Если ошибка сотрудника вовремя замечена, достаточно произвести замену испорченного бланка. Его стоимость может быть вычтена и заработка виновного сотрудника. Работнику, которому оформляется документ, он предоставляется бесплатно, так как замещение произошло по вине администрации.

При оформлении данного документа не допускаются помарки и исправления. В случае внесения неверной информации или допущения ошибки формуляр нельзя вшивать в трудовую книжку. Форма подлежит списанию при помощи специального бланка.

Возможно, что сотрудник отдела кадров уже успел сделать запись о серии и номере испорченного вкладыша на титульном листе трудовой книжки. Понятно, что из-за невнимательного работника никто не будет менять основной документ, необходимо делать исправления. Поэтому сотруднику отдела кадров необходимо помнить о следующем:

• Не вносить записи на титульный лист ТК до момента полного оформления вкладыша и его тщательной проверки;
• Если запись сделана, а приложение подлежит списанию, на титульном листе придется делать пометку о внесении ошибочной информации. Ниже записать правильные данные.

Если бланк подшит, его лицевая сторона оформлена правильно, и делается неверная запись о приемке или увольнении с работы, то исправления производятся в соответствии с Инструкцией об оформлении трудовых книжек: ошибочные сведения не перечеркиваются и не штрихуются. Сотрудник на той же странице делает запись о том, что запись под определенным номером является недействительной. Ниже, производится верная запись.

На сотруднике отдела кадров лежит большая ответственность. От правильного заполнения трудовой книжки и ее дополнений зависит нормальное оформление пенсии или без проблемный переход специалиста на другую работу. Люди могут ошибаться, но подобные упущения следует свести к минимуму. Для обучения сотрудников необходимо иметь образцы правильно оформления титульных листов и записей в трудовой книжке и вкладыше.

Основные нюансы заполнения

К основным нюансам внесения информации в бланк приложения можно отнести следующие моменты:

• вставка является дополнением ТК, без нее она не имеет юридической силы;
• нумерация записей не начинается с единицы, а является продолжением уже ранее существующей информации о смене мест работы;
• если запись в полном объеме не поместилась на последней странице основного формуляра, ее логично продолжают на первой странице приложения;
• данные об изменении фамилии вносятся в каждый документ одновременно;
• на бланке должна присутствовать печать организации, которая произвела ее вклейку. Если печать ставит последующее предприятие, приложение будет считаться недействительным.

Если по каким-то причинам произошла порча или потеря вкладыша, то предприятие обязано выдать его дубликат по требованию сотрудника.

Сотрудники отдела кадров не могут принимать вкладыш без трудовой книжки, а тем более делать в нем какие-либо записи. Согласно российскому законодательству трудовая книжка и ее дополнение должны быть предоставлены одновременно в сшитом виде. Без соблюдения данного регламента сотрудник может получить отказ в оформлении на работу.

Видео содержит дополнительную информацию о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую.

znaybiz.ru