Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников
В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.
Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.
Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.
Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек
Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.
В данную книгу записывают:
- трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
- книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
- вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.
Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.
Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.
Эти две даты редко совпадают, поскольку:
- согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}
- согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.
При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.
В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.
При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.
Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.
В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.
В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.
В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.
Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.
В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.
Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.
Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.
Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:
- дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}
- дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.
Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.
Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.
Требования, предъявляемые к книге учета
Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.
Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.
Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.
Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?
Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.
Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.
Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.
Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально. В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.
Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.
hr-portal.ru
Основные правила внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек
Трудовые книжки на предприятии регистрируют в специальной форме. Поэтому кадровику нужно знать, как внести правильно изменения в книгу учета движения трудовых книжек. Учет подразумевает регистрацию документа в порядке, который регламентирован законодательной документацией.
Необходимо фиксировать создание, отправление и получение трудовых книжек. Документу при регистрации присваивают регистрационный номер и таким образом включают его в информационно-поисковую систему. Регистрироваться должны все документы, которые нуждаются в учете и могут быть затребованы.
Учет документов подразумевает, что служба по кадрам должна вести определенные регистрационные журналы и книги. Как правило, учетные книги могут быть в свободной форме, обязательным условием является лишь наличие полной информации о регистрируемом документе. Но исключение составляет процедура регистрации трудовых книжек. В приходно-расходной книге ведется учет бланков трудовых книг и вкладышей, а в книге учета движения – заполненные трудовые книжки и вкладыши. Оформляет это движение кадровая служба или уполномоченный сотрудник.
В 2003 году была утверждена новая форма этого документа. Ее отличие от старой заключается в том, что в новой книге объединили две графы в одну.
Но эта учетная книга имеет отличия от других. Она заполняется до окончания всех страниц, а не за один календарный год, как многие другие. Заменяется старая книга новой тоже по определенным правилам. Книгу закрывают с объяснением причин, по которым прекращают ее ведение, и указывают общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек. Старая книга ни в коем случае не ликвидируется, она хранится по общепринятым правилам.
В книгу учета движения необходимо вносить:
- переданные работником трудовые книжки при оформлении на работу}
- трудовые книжки, которые впервые оформлены этой организацией}
- вкладыши, которые выданы в период работы на этом предприятии.
Если при приеме на работу человек принес трудовую книжку с вкладышем, его не регистрируют. Учету подлежит только трудовая книжка.
Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек?
Существуют основные правила, которые следует соблюдать при заполнении всех книг учета движения. В первую колонку вносят номера, под которыми регистрируют трудовую книжку. Во втором, третьем и четвертом столбцах ставятся число, месяц и год первого дня на работе. Даты приема на работу и заполнения трудовой книжки могут не совпадать. Это обусловлено ТК Российской Федерации: впервые трудовая книжка оформляется в присутствии работника не позднее семи дней с первого рабочего дня, а также согласно правилам ведения трудовых книжек работнику, который проработал больше пяти дней.
В случае, когда даты не совпадают, будет целесообразнее вписать дату приема на работу, а не дату внесения записей. Все даты должны быть выполнены арабскими цифрами, сокращения запрещены.
В пятую графу вписывают полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращать или писать инициалы также запрещено.
В книге учета движения трудовых книжек заносятся данные о трудовой книжке: серия и номер вписываются в шестой столбец. При этом обязательно нужно учитывать особенности бланков. В старых образцах может не быть серии и номера. В таком случае лучше поставить прочерк, чтобы через несколько лет при необходимости каждый мог правильно воспринять эту запись, а не посчитать пустую строку просто халатным отношением к оформлению книги учета движения.
При регистрации трудовой книжки, которая выдана впервые, необходимо проверить, чтобы бланк обязательно был зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков с указанием серии и номера. Те бланки, которые не оприходованы в бухгалтерии, запрещено использовать.
В седьмой столбец необходимо внести полное название должности работника точно так же, как значится в штатном расписании и трудовом договоре. Иногда (ст. 57 ТК Российской Федерации) может быть указана конкретная трудовая обязанность.
В восьмую графу необходимо внести полное название структурного подразделения, куда принят работник. Если организация очень большая, то, помимо названия подразделения, нужно указать, куда именно принят работник.
Название, дата и номер документа, который подтверждает прием на работу, вносятся в девятый столбец. Это может быть приказ, распоряжение или другой документ.
Заполнение девятой графы актуально только для ведения учета трудовых книжек. Если происходит регистрация вкладышей, то достаточно поставить прочерк, так как ссылки на приказ или распоряжение быть не может.
Десятая графа предназначена для визы уполномоченного сотрудника, который ведет книгу учета движения трудовых книжек. Личная подпись является подтверждением того, что работник передал трудовую книжку в службу по кадрам. Если трудовая книжка оформляется впервые, то подпись будет служить доказательством того, что документ был выписан по всем правилам в присутствии работника.
Одиннадцатая графа предназначена для того, чтобы можно было зафиксировать сумму, внесенную работником за бланки. В законе указано, что организация имеет право требовать возмещение расходов, которые она понесла при приобретении бланков трудовой книжки или вкладыша. Этот столбец используется только при регистрации трудовых книжек, выданных впервые. В остальных случаях целесообразнее ставить прочерк, чтобы было четко видно, что деньги с данного работника не взимались.
Если организация приняла решение заводить трудовые книжки за свой счет и не требовать компенсации у сотрудников, то необходимо сделать об этом отметку в книге учета движения, чтобы в дальнейшем не возникали необоснованные претензии.
Столбцы под номерами двенадцать и тринадцать нужно заполнять при увольнении работника. В двенадцатом необходимо указать дату увольнения и выдачи трудовой книжки на руки работнику, а в тринадцатом уволенный сотрудник ставит личную подпись, которая свидетельствует о получении трудовой книжки. В тех случаях, когда у работника нет возможности забрать документ в день увольнения, служба по кадрам обязана выслать ему уведомление о необходимости явиться или сообщить о своем согласии, чтобы трудовая книжка была выслана по почте.
Тогда эти графы будут выглядеть так:
- Дата и номер, когда было выслано уведомление работнику.
- Если сотрудник даст согласие на отправку документа по почте, то необходимо указать дату, когда трудовая книжка была отправлена. В целях подстраховки можно указать номер квитанции об оплате.
В случае, когда во время работы в организации работнику выдавался вкладыш, поставить подпись он должен не только за полученную трудовую книжку, но и за вкладыш. Это необходимо потому, что вкладыш регистрируется отдельной строкой.
Порядок внесения изменений в книгу учета
В связи с тем, что книга учета движения трудовых книжек ведется вручную, то человеческий фактор может сыграть свою роль. Никто не застрахован от ошибок, поэтому такое может случиться и с сотрудником кадровой службы, который уполномочен вести данную книгу.
Порядок исправления ошибок не является строго регламентированным. Есть общепринятые негласные правила, которых старается придерживаться каждая организация.
Как внести изменения в книгу учета движения трудовых книжек? Ошибки можно исправить следующим способом. Аккуратной ровной линией зачеркнуть неправильные данные и внести новую информацию. Необходимо сделать пометку «Исправленному верить», поставить подпись уполномоченного работника, который ведет книгу учета, и поставить дату, когда были внесены исправления.
Единственным нюансом является тот факт, что эта книга не предназначена для такого рода исправлений, и может просто не оказаться места для новой записи.
Можно использовать и такой способ исправлений: не зачеркивать неправильные данные, а ниже сделать пометку «Запись недействительна» и внести новую информацию.
Существуют основные требования, которым должна соответствовать любая книга учета трудовых книжек и вкладышей:
- Желательно, чтобы книга имела твердую обложку, и страницы были прошиты нитками. Это обусловлено тем, что ведется книга учета несколько лет, поэтому необходимо позаботиться о сохранности ее внешнего вида.
- Каждая страница должна быть пронумерована по порядку.
- Книгу нужно прошнуровать, а концы шнура приклеить к обложке с внутренней стороны с помощью небольшого листа.
- Необходимо опечатать книгу или опломбировать. Сургучная печать должна быть поставлена так, чтобы захватить часть листа, обложку и концы шнура, которые немного выступают. Пломбу нужно поставить на концы шнура. Печати организации не ставятся при ведении данного документа.
- Обязательно должна быть запись, которая будет нести информацию о количестве страниц в книге. Это число должно быть написано и цифрой, и прописью. Заверить эту информацию должен руководитель организации собственной подписью.
- Новая книга учета начинается с очередного порядкового номера. Старую книгу не нужно сдавать в архив, так как она еще будет использоваться при увольнении сотрудников, запись о трудовых книжках которых находится там. В ней будут ставиться подписи работников.
Когда книга учета движения трудовых книжек будет полностью заполнена, ее необходимо передать в архив. Там она будет храниться 50 лет.
hr-portal.ru
Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников
Содержание статьи
В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.
Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.
Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.
Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек
Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.
В данную книгу записывают:
- трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию;
- книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании;
- вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.
Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.
Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.
Эти две даты редко совпадают, поскольку:
- согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней;
- согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.
При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.
В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.
При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.
Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.
В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.
В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.
В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.
Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.
В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.
Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.
Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.
Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:
- дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику;
- дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.
Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.
Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.
Требования, предъявляемые к книге учета
Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.
Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.
Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.
Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?
Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.
Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.
Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.
Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально. В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.
Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.
opersonale.ru
Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек
Существуют Правила по ведению и хранению трудовых книжек, изготовлению бланков для них и обеспечению ими работодателей. Они предусматривают, что все трудовые документы работников, вкладыши, находящиеся в них, а также запасные их бланки должны фиксироваться в специальном журнале, а именно в книге учета движения трудовых книжек. Чтобы документ содержал достоверную информацию, нужно знать, как правильно заполнить книгу движения трудовых книжек.
Регистрационная форма трудовой книжки
Учет документации осуществляется благодаря регистрации в определенной форме. Регистрация представляет собой занесение записи учетных данных о документе строго по установленному образцу, где должны быть указаны факты о создании трудовой книжки, ее отправлении или же получении. Регистрации подвергается вся документация, которая связана с исполнением, учетом и использованием в справочных целях. При регистрации документа происходит включение его в информационно-поисковую систему фирмы по присвоенному ему регистрационному номеру.
Понятие о регистрации документов, значение этой процедуры с юридической стороны и значимость процесса в делопроизводстве показывают, что кадровой службе любой организации приходится работать с большим числом регистрационных журналов и книг, которые в большинстве случаев не имеют строгой формы. Исключением является журнал, регистрирующий трудовые книжки. Приходно-расходная книга, предусмотренная в бухгалтерии, содержит информацию о вкладышах и бланках книжки, тогда как в книге учета движения хранятся данные о заполненных бланках книжек и их вкладышей. Вся эта работа ведется людьми из кадровой службы или теми, кто является ответственным за кадровое делопроизводство.
Форма, предусмотренная для книги учета
Ранее, до 1974 года, форма книги о движении трудовой документации имела 14 граф, но после постановления Минтруда России был введен новый образец, включающий в себя на одну графу меньше. Вследствие этого было внесено незначительное изменение: две графы, которые до этого момента отражали информацию о том, сколько в рублях и копейках было получено с претендента за бланк трудовой книжки при ее первоначальном оформлении или за бланк вкладыша, были объединены в общую графу с записью о сумме в рублях. При всем этом книга отличается от прочих учетных форм существенной особенностью.
Книга движения трудовых книжек заполняется не на протяжении всего календарного года, как многие формы по учету документации, а до того момента, как все ее страницы будут использованы по назначению, поэтому ведется несколько лет.
Как правильно завершить книгу
Проблема решается иным способом, если в организации велся учет в книге по произвольной форме. В таком случае книгу, которая не соответствует официально установленной, нужно закрыть, при этом дается пояснение о причине прекращения ее ведения и делается пометка об общем количестве зарегистрированных в документе трудовых книжек всех работающих в организации. После проведения этой процедуры начинается учет по строго установленной форме.
Стоит принять к сведению, что та книга, которая оказалась «неправильной», ни в коем случае не должна быть уничтожена. Это связано с тем, что в ней содержится информация не только о работниках, принятых ранее, но и отметки о получении трудовых книжек увольняемых сотрудников.
В журнал по учету движения трудовых книжек должна быть занесена следующая информация:
- о трудовых книжках, отданных в кадровую службу сотрудниками при устройстве на работу}
- о трудовых книжках и их вкладышах при трудоустройстве в первый раз в данную организацию, а также пометки о вкладышах, которые выдаются на протяжении работы в этой компании.
Если работником были предоставлены вкладыши с предыдущего места работы, то вносятся данные только о трудовой книжке.
Как заполнять графы в книге учета движения трудовых книжек
Графы в книге по учету документации заполняются в соответствии с установленными правилами.
- В первой графе должны находиться данные о регистрационных номерах как книжки, так и ее вкладышей. Обычно они регистрируются по очереди.
- Во второй, а также третьей и четвертой должны быть пометки о дате приема на работу, а также дата заполнения бланков вкладыша и самой трудовой книжки. Прописываются и год, и число, и месяц.
Нужно заметить, что зачастую эти даты не совпадают по следующим причинам:
- если работник проработал в компании больше 5 лет}
- если работник оформляется в первый раз, и дата о приеме на работу вносится позднее.
Итак, прием на работу и дата, когда была заполнена трудовая книжка, могут не совпадать. Если произошла подобная ситуация, то рекомендуется записывать в журнал учета данные о дне приема на работу. Дата вносится так же, как и в другие регистрационные формы и служебные документы: число и месяц прописываются арабскими цифрами, а год состоит из четырех.
- Пятая графа содержит информацию о фамилии владельца трудовой книжки, его полном имени и отчестве. Не допускается запись инициалов.
- В шестой графе делаются пометки о номере и серии трудовой книжки и, соответственно, ее вкладыша. Стоит заметить, что нужно внимательно отнестись к тому, как правильно заполнять книгу учета движения трудовых книжек в таких случаях:
- работник оформляется впервые}
- работник сам предоставил документ.
Работники в возрасте могут предъявить документ старого образца, в котором отсутствуют серия и номер. Чтобы пустая графа не была воспринята как небрежность и невнимательность при заполнении журнала, в ней ставится прочерк.
Бланки и вкладыши трудовых книжек 1974 года содержали буквы АТ и римские цифры, номер же был семизначным. Современные бланки также содержат буквы, но цифр нет, они имеются в номере, который так и остался семизначным. На бланках трудовых документов колхозников также имеют место и номер, и серия.
Нужно быть внимательным при оформлении книжки впервые, так как она должна быть зарегистрирована в соответствующей книге по приходу и расходу. Использование неоприходованного бланка трудового документа недопустимо, ведь их серия и номер должны быть занесены в специальную книгу.
- Седьмая графа несет в себе информацию о должности, на которую заступает работник. Пометка делается с учетом штатного расписания организации. Сначала указывается при заключении договора, а затем во всех документах по учету труда и его оплаты:
- приказ о приеме на работу}
- документ учета рабочего времени}
- личная карточка сотрудника}
- трудовая книжка.
Также вместо профессии может быть записана конкретная рабочая функция.
- В восьмой графе принято записывать подразделение компании, куда принят на работу сотрудник. В случае, если организация сложно структурирована, то во избежание путаницы и ошибок записывается не только подразделение, где будет выполнять свои функции работник, но и вышестоящий орган, в составе которого находится предыдущий.
- Девятая графа содержит записи о дате и номере документа, на основании которого был принят работник. К примеру, протокол совещания участников общества с ограниченной ответственностью, распоряжение или же приказ о приеме на работу. Запись имеет место лишь при регистрации трудовых книжек (как предъявляемых сотрудником, так и при оформлении первый раз). Информация о регистрации вкладыша неприемлема в данной графе, поэтому никаких ссылок на приказ не должно быть, ставится прочерк.
- В десятой графе должна быть поставлена подпись лица, которое приняло у работника трудовой документ или оформило его впервые. Подпись собственноручная и обычно принадлежит сотрудникам кадрового отдела организации.
- В содержание одиннадцатой графы должны быть внесены пометки о сумме, которую отдал работник за бланк трудовой книжки или вкладыша. Правила хранения и ведения трудовых книжек не прописывают конкретную цифру, но указывают, что при осуществлении выдачи трудового документа или вкладыша работодатель берет с работника определенную плату, которая рассчитывается с учетом расходов на ее приобретение. Данный столбец заполняется тогда, когда работник устраивается впервые. В остальных вариантах принято ставить прочерк, показывая таким образом, что деньги с сотрудника не были приняты.
Также, если организация имеет возможность выдавать трудовые книжки и их вкладыши бесплатно, и это зафиксировано в правилах внутреннего распорядка, то в одиннадцатой графе ставится прочерк, который будет свидетельствовать о том, что в данной компании эта информация не вносится.
- Как двенадцатая, так и тринадцатая графа заполняется при увольнении работника. В двенадцатой указывается дата, когда сотруднику возвращается трудовая книжка, а в тринадцатой он оставляет свою подпись.
Если же в день увольнения работник не смог по каким-либо причинам забрать документ, то работодатель должен отправить работнику уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку или дать разрешение на то, чтобы она была отправлена по почте. В таком случае в графах указывается:
- номер уведомления и дата}
- дата, когда была отправлена почтой трудовая книжка. Дополнительно нужно указать номера квитанций с почты, которые подшиваются в дело так же, как и копии отправленного уведомления.
Если за период работы сотруднику был выдан вкладыш, то он расписывается за него отдельно, ведь регистрация этого документа выделена отдельной строкой.
Исправление записей
Если учитывать тот факт, что записи в книгу учета заносятся от руки, то кадровик может допустить ошибку, которая непременно должна быть исправлена. Однако нет конкретных правил о том, как именно должны исправляться такие записи. Поэтому одним из вариантов по исправлению ошибок в рукописных документах и формах регистрации является зачеркивание одной чертой. При этом написанное закрепляется пометкой об исправлении и подписью сотрудника кадровой службы, который внес изменения в документ. Единственный минус данного метода – это отсутствие места для пояснения и подписи.
В связи с наличием такой проблемы, можно применить один из способов исправления ошибок в трудовой книжке, а именно под неверной записью делается пометка о том, что она недействительна, и ниже вносятся новые данные. Никакие зачеркивания не потребуются.
Требования для книги учета
Кроме знаний о том, как заполнить документ, в котором будет зафиксировано движение трудовых книжек, нужно следить за тем, чтобы книга соответствовала следующим требованиям:
- Желательно переплет книги прошить нитками или подобрать твердую оболочку, так как данный журнал ведется достаточно долго, а потом длительное время находится в архиве организации.
- До того момента, как книгу начнут заполнять, нужно проследить, чтобы каждая ее страница была пронумерована.
- Книга должна быть опломбирована или иметь сургучную печать, которая захватывает часть листа бумаги, концы шнура, выступающие из-под него, и обложку. Если же вместо печати из сургуча использована пломба, то она может быть поставлена на концы шнура. По правилам ведения и хранения книг по учету движения трудовых книжек не предполагается ставить оттиски печатей при заполнении документа.
- В книге должна присутствовать заверительная надпись с пометкой цифрами и прописью о количестве пронумерованных прошнурованных страниц. По правилам ведения и хранения учетной книги заверяется она подписью руководителя компании, а не кем-то из работников кадрового отдела.
После того, как книга была заполнена от первого до последнего листа, начинается ведение нового документа по учету движения трудовых книжек. Заполненная книга не сдается в архив, а остается на рабочем месте одного из работников кадрового состава организации, так как она понадобится при увольнении работника, которому нужно будет расписаться в журнале.
В последующем книга учета трудовых книжек и их вкладышей сдается по описи в архив организации. Хранение данного документа происходит до определенного срока, а именно 50 лет.
hr-portal.ru
Оформляем книгу учета движения трудовых книжек — Оперсонале
Содержание статьи
В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму. В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы. Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.
В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.
Форма книги
Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.
В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).
Замена регистрационного журнала
Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.
Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.
На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.
Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.
Заполнение
Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:
- трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
- впервые оформленных документах,
- вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.
В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.
В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.
В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.
Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.
В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.
Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.
12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки. В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой. В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.
Требования к регистрационным журналам
Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.
Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:
- Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
- Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
- Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
- После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.
В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.
Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.
opersonale.ru