Правительство уточнило понятие «документ в электронном виде»
Доброе утро, дорогие читатели! Сегодня на новостной ленте с вами Юлия Дидух. Первая информация касается всех бизнесменов, юристов, а также простых граждан, ведь понятие электронного документа давно вошло в разные сферы. Чиновники решили разделить понятия «документ», «электронный документ» и «документ в электронном виде». Последнему из них дано уточненное определение.
Правительство РФ в целях повышения качества электронного документооборота и установления взаимосвязи между тремя понятиями — «документ», «электронный документ» и «документ в электронном виде», приняло постановление от 24.01.2017 N 63. Документом внесены поправки в Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденные постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 N 1494.Что такое «документ в электронном виде»
В прежней редакции Правил под документом в электронном виде подразумевалась структурированная совокупность данных, которую можно обработать с использованием информационных технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные документа и усиленную квалифицированную электронную подпись. После внесения уточнений определено, что у электронного документа состав реквизитов определяется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477. Только такие документы теперь признаются соответствующими понятию « в электронном виде».
Чиновники ожидают, что это уточнение позволит придать юридическую силу документам, передаваемым в рамках Правил обмена, и обеспечить возможность их использования их в делопроизводстве. Изменения необходимы еще и в связи с тем, что с 1 января суды общей юрисдикции начали принимать исковые заявления и другие документы через интернет. Новые правила вступят в силу 4 февраля 2017 года.
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!
ПодписатьсяПодписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен
e-mail рассылка
Подпишитесь на новости для бухгалтера!
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту
Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.
ppt.ru
Что такое электронный документ?
Уровень компьютеризации сегодня требует перехода на «безбумажное» делопроизводство. В его основу положен электронный документ, который, в отличие от традиционного, характеризуется рядом новых свойств и особенностей. До настоящего времени единого определения этому явлению не существует ни в законодательстве, ни в научном мире России.
Понятие «электронный документ» появилось уже в 1970-е годы. Так начали называть «машиночитаемые документы». Их особенностью является то, что они должны быть созданы с помощью вычислительной техники и быть пригодными для обработки на ЭВМ. При этом обязательные реквизиты оформляются строго в установленном для всех документов порядке.
Электронный документ — это объект информационный, состоящий из двух обязательных частей: 1) реквизитов (имя, данные об авторе, время, место создания, и т.д.) и электронной цифровой подписи; 2) основной содержательной части, включающей текстовую, графическую и числовую информацию, обрабатываемую в качестве единого целого.
Электронный документ должен подписываться квалифицированной электронной подписью, что делает его равнозначным бумажному, подписанному собственноручно. Информация представлена в нем в цифровой (электронной) форме. Воспринимать данные можно с использованием ЭВМ, передавать по информационно-телекоммуникационным сетям, обрабатывать — в информационных системах. В случае необходимости такой документ может приобретать форму визуального отображения и на экране, и на бумаге.
Электронный документооборот — это цикл жизни электронных документов на предприятии (в организации, фирме) от их получения, изменения состояния (согласован, доведен до сведения, в работе, подписан, закрыт и т.д.) до списания в архив. Такой документооборот иногда обозначается как «workflow», что характеризует движение документов как единый поток отдельных работ в рамках определенного бизнес-процесса. Вся система электронного документооборота включает в себя программное обеспечение, которое необходимо для организации и поддержки жизненного цикла такого рода документов.
Электронный документ и документооборот на его основе имеют ряд преимуществ в сравнении с традиционными. Они дают возможность сотрудникам организации контролировать не только собственный участок работы, но и весь процесс. Пользоваться электронным архивом гораздо удобнее, чем бумажным. Найти документ можно за несколько минут, сокращается время по прохождению его согласования и исполнения. В целом он более экономичен, чем бумажный. Существует довольно много программ электронного документооборота («Мотив», «Е1 Евфрат», «DocsVision», «1С: Документооборот» и др.).
На сегодняшний ень существует зарубежный опыт регулирования отношений в сфере электронного документа в правовом плане. В России проблема регулирования этих отношений так и не получила законодательного решения, хотя попытки принятия соответствующего закона предпринимались (2005 год). Принятие законодательного акта о такого рода документе — одно из актуальных направлений законодательного регулирования.
fb.ru
Электронный документ — это… Что такое Электронный документ?
- Совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе и/или передаваемых по электронным каналам связи с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора. Электронный документ может создаваться на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождаться в процессе информационного взаимодействия Сторон без каких-либо прообразов.
Депозитарных терминов. 2000.
- Член Секции, обслуживаемый Держателем
- Эмиссионная ценная бумага
Смотреть что такое «Электронный документ» в других словарях:
электронный документ — ЭлД Форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде. [ГОСТ Р 52292 2004] электронный документ Документ, в котором информация… … Справочник технического переводчика
Электронный документ — документ на цифровом носителе, состоящий из трех элементов: содержание информации; форма предоставления содержания; носитель информации. Во многих сферах деятельности широкое распространение получило использование электронных документов, причем… … Большой юридический словарь
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ — документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники, документ, в котором информация представлена в электронно цифровой форме … Юридическая энциклопедия
Электронный документ — (electronic document) — документ, в котором информация представлена в электронно цифровой форме и который как юридически полноценный аналог бумажного документа, создан, передается и хранится с помощью программных и технических средств,… … Экономико-математический словарь
электронный документ — 3.1 электронный документ : Документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ — в соответствии с ст. 1 Закона от 10 января 2000 г. Об электронном документе (далее Закон) под электронным документом понимается информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом. Согласно ст. 2… … Юридический словарь современного гражданского права
Электронный документ — 11.1) электронный документ документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно… … Официальная терминология
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ — 1) согласно Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2001 № 1 ФЗ, – документ, в котором информация представлена в электронно цифровой форме; 2) согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Электронный документ — Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и… … Википедия
электронный документ — информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом (Ст. 1 Закона Республики Беларусь Об электронном документе ) … Право Белоруссии: Понятия, термины, определения
dic.academic.ru
Раздел 3. Электронный документ Понятие документа
Документом называется структурированная совокупность информации, предназначенной для восприятия человеком, которая может быть цельным объектом обмена между пользователями и/или информационными системами.
Электронным документом называется документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена электронной цифровой подписью.
Появление термина «электронный документ» связано с интенсивным применением информационных технологий на предприятиях и в организациях и формированием на машинных носителях разнообразной информации: научно-технической, производственной, управленческой и др.
В силу незнания нормативных документов, определяющих статус электронного документа, этим термином часто пользуются при создании электронных копий отчетов, писем, платежных поручений, квитанций, других видов текстовой информации, а также баз данных на машинных носителях.
Согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе»электронный документ – информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом.
Машинный носитель – магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.
Основные требования, предъявляемые к электронному документу
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;
иметь структуру, установленную Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», и содержать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;
быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.
Структура электронного документа
Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной.
Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Информация об адресате относится к общей части.
Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа.
ЭЦП используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручно правомочным лицом и скрепленного печатью.
Средства электронной цифровой подписи – программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе сертификации Республики Беларусь.
Для формирования ЭЦП используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ), использующие так называемые асимметричные алгоритмы, в которых применяются открытый и личный ключи каждого пользователя.
Личный ключ подписи – набор символов, принадлежащий конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи.
Открытый ключ проверки подписи – набор символов, доступный для всех заинтересованных лиц и используемый при проверке электронной цифровой подписи.
Карточка открытого ключа проверки подписи – документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа проверки подписи и подтверждающий его принадлежность какому-либо физическому или юридическому лицу.
Личный ключ пользователя хранится на машинном носителе в недоступном другим лицам месте, открытый ключ передается всем участникам обмена информацией.
Электронный документ может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут совершаться сделки (заключаться договоры), производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации.
Электронные документы могут пересылаться с помощью любых средств связи, включая информационные системы и сети, если это не противоречит законодательству Республики Беларусь и международным договорам Республики Беларусь.
Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления.
Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе.
Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.
Закон РБ «Об электронном документе» определяет основные понятия, связанные с юридической силой оригинала и копией электронного документа.
Оригинал электронного документа существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.
В случае, когда одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.
Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.
Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может осуществляться:
нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;
индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющими в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности.
Воспроизведение электронного документа на ином, кроме бумажного, отделимом от машинного носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа.
Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.
Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.
Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях имеют одинаковую юридическую силу.
Основные вопросы придания юридического статуса электронным документам, а также защиты электронных документов регулируются следующими законодательными актами и нормативными документами Республики Беларусь:
Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», который устанавливает юридический статус электронного документа в качестве официального документа, требования к его оформлению, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов;
СТБ 1221-2000, который устанавливает единые требования к порядку создания, оперативного обращения и архивного хранения официальных электронных документов независимо от способов обмена, обработки информации и области применения;
СТБ РБ 1176.1-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедура хэширования»;
СТБ РБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи»;
РД РБ 07040.12-3-2004 «Банковские технологии. Технология электронной цифровой подписи. Термины и определения»;
РД РБ 07040.1204-2004 «Банковские технологии. Формат карточки открытого ключа»;
РД РБ 07040.1206-2004 «Банковские технологии. Формат сертификатов открытых ключей и списков отозванных сертификатов» и др.
studfiles.net
Электронный документ: реквезиты, перевод из бумажных
Электронный документ представляет собой любую информацию (символы любого типа, звукозапись, изображение), зафиксированную с помощью электронных средств и передаваемую при помощи средств вычислительной техники, электросвязи для хранения и использования всем обществом.
Документ, преобразованный в электронную форму, превращается в информацию, которая может быть отправлена, получена, сохранена на электронных носителях – от магнитного или лазерного диска до любого другого электронного носителя – материального хранилища информации.
Документ в электронном состоянии воспринимается человеком при использовании электронных технических средств, передается по телекоммуникационным каналам связи, обрабатывается в любых типах информационных систем.
Реквизиты электронного документа
Электронные документы в Российской Федерации имеют юридический статус при наличии электронной подписи, заменяющей личную подпись гражданина на бумажном документе.
При этом должен быть соблюден определенный ряд условий:
- в наличии должен быть сертификат ключа подписи. Ключ подписи относится к конкретной цифровой подписи и должен быть актуальным (действующим) в момент подписания документа;
- в наличии доказательств, верифицирующих процесс написания;
- использование цифровой подписи должно соответствовать сведениям, которые указаны в сертификате ключа подписи.
В процессе работы с электронными документами в целях проверки достоверности информации и соблюдения безопасности персональных данных сверяется набор его индивидуальных реквизитов электронного документа:
- соответствие наименования и назначения документа;
- корректность даты создания, утверждения и последней измененной версии;
- информация об авторах – создателях документа;
- информация об установленной защите на электронную форму документа;
- проверка данных о кэшировании, которые служат контрольной точкой проверки документа или его цифровой подписи;
- информация о программно-технических средствах, которые необходимы для воспроизведения документа;
- данные о содержании документа.
Все обозначения, имеющие отношение к электронному документу, создаются организацией-разработчиком. При этом должно соблюдаться соответствие законодательно-нормативным положениям.
Как перевести бумажные документы в электронные
Перевод обычного бумажного документа в электронный производится путем обработки – сканирования для перевода в электронную форму для осуществления дальнейшего электронного документооборота.
Документы, подвергнутые электронной обработке, позволяют осуществлять их более эффективное использование – тиражирование, рассылку, хранение и корректировку данных. Существуют различные технологии, которые переводят бумажную документацию в электронное состояние и имеют свою специфическую терминологию.
На основе учета путевых листов не только погашается стоимость бензина, но и рассчитывается заработная плата водителя.
Хорошим инструментом оценки будущего партнера является проверка его баланса, зафиксированного отметкой налоговой службы на последнюю отчетную дату. Этот показатель можно получить в сервисах проверки контрагентов. О том как это сделать читайте здесь.
На основе учета путевых листов не только погашается стоимость бензина, но и рассчитывается заработная плата водителя.Первичный этап преобразования – перевода документов в электронный вид – представляет собой сканирование и создание электронной копии в виде цифрового изображения (образа документа).
Процедура сканирования дает возможность автоматизированного ввода документов. При этом программные средства обрабатывают изображение, осуществляется визуальный контроль итогового качества.
Распознавание электронной версии документа
Сканирование и получение изображения – лишь промежуточный этап. Необходимо наделить электронную версию технической вероятностью поиска в его структуре, редактирования содержимого, использования его фрагментов для создания следующего поколения документов.
Для этого осуществляют распознавание документов специальным программным обеспечением. Необходимый инструментарий – программа, которая распознает символ оптическим путем (OCR).
Таким образом текст отделяют от иллюстративного материала, таблицы от диаграмм и т.д. В итоге программа компонует содержимое в исходный вариант, расставив необходимые точки распознавания.
В процессе перевода в электронную форму документы классифицируются по трем направлениям: формализованное состояние, неформализованное и специальное.
Документы в электронном состоянии (введенные в компьютер) условно разделяют на три разновидности: прошедшие формализацию, неформализованные и специальные. Формализованные имеют определенный тип полей, заполненных данными (анкеты, бланки, каталоги).
Документ различной, произвольной формы называется неформализованным (письмо, договор). Специализированный тип документов может иметь своим содержанием отпечатки пальцев, картографические изображения. Каждая из разновидностей имеет свою технологическую специфику распознавания.
Процедура ввода документов формализованного типа в базу данных
При использовании формализованной документации обычно встает задача автоматизированной обработки большого количества однотипных документов (анкеты, опросы). Создав электронный образ каждой анкеты, необходимо также обработать информацию, которую они содержат.
Создается строка в базе данных с соответствующей информацией. После ввода всех анкет можно сделать анализ результатов анкетирования и принять соответствующее решение (модернизировать работу отдела, повышать качество обслуживания клиентов и т.п.).
При введении форм в базу данных производится определение полей, заполненных вручную, которые необходимо распознавать. Рукопечатный текст (письмо печатными буквами, раздельно) распознается при помощи технологии ICR и является задачей сложнее распознавания печатных символов.
Предприниматель, работающий на базе ОСНО, обязан оплачивать налоговые платежи на добавленную стоимость и на доходы физических лиц с предоставлением соответствующих отчетов. Подробнее о отчетах ИП на ОСНО читайте тут.
В составе пакета необходимых документов для открытия ИП необходимо представить: паспорт гражданина РФ, заявление на регистрацию, ксерокопию ИНН и квитанцию об оплате госпошлины.Отклонения при ручном заполнении обусловлены человеческим фактором – индивидуальными особенностями письма, характерной формы руки и т.д.
Электронные документы стали полноправными участниками официального документооборота.
Расширенные возможности документов на электронных носителях (обработка, распознавание, пересылка по электронным каналам, хранение) позволяют перевести весь документальный поток в электронную форму в целях экономии затрат и оптимизации рабочих процессов.
Читайте так же:
- Корректировка алкогольной декларации Алкогольной декларацией принято называть документ, подаваемый юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка по […]
- Усиленная электронная подпись С 1 января 2014 года любая отчетность, которую компании сдают по телекоммуникационным каналам связи, должна быть подписана только усиленной квалифицированной электронной подписью. До […]
tvoi.biz
Что такое электронный документ и какова его юридическая сила? — СКБ Контур
Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.
В то же время при работе с электронными документами необходимо учитывать и другие условия:
| Нормативный акт | Нет запрета на выставление, передачу и хранение в электронном виде |
| Содержимое, форма | Состав информации, порядок составления. Форма электронная |
| Формат | Структура файла |
| Порядок передачи | Порядок выставления и получения документа |
| Подписи | Электронные подписи: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная (63-ФЗ «Об электронной подписи») |
| Соглашение сторон | О признании электронного документа с электронной подписью равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Правила работы с электронным документом |
Все эти условия должны быть выполнены при необходимости. Остановимся на каждом подробнее.
1. Нормативный акт
Все документы, которые обязаны составлять организации, прописаны в нормативных актах: для счетов-фактур – ст. 169 НК РФ, для первичных документов – ст. 9 №402-ФЗ, договор в ГК РФ и т д. Если в нормативном акте нет прямого указания, что документ составляется только на бумаге, значит, его можно составлять и выставлять в электронном виде.
Документы представляют третьим лицам: факторинговым компаниям, банкам, налоговой, прокуратуре и прочим контролирующим органам. На данный момент не все контролирующие органы могут принять и обработать электронные документы. По специфическим документам придется спросить мнение органа. Например, по поводу товарно-транспортной накладной (ТТН) закон 402-ФЗ говорит, что документ может быть составлен в электронном виде, но ТТН необходима водителю в пути для предъявления ГИБДД. И иной возможности ее предъявить, кроме как на бумаге, у водителя нет.
2. Содержимое и форма
Документ — это информация, и неважно, в каком виде составлен документ, он должен содержать одинаково важную информацию о сделке. Есть обязательная информация (например, для первичных документов она перечислена в ст. 9 закона №402-ФЗ), без которой документ не имеет юридической силы, а есть необязательная. Обязательность диктуется законодательством и объясняется очень просто: чтобы контролирующие органы смогли прочесть документ и определить, что за событие произошло в их хозяйственной жизни, им нужно минимум этой информации. Все прочее организации могут либо не указывать, либо писать, как им угодно. Что организации и делали, изобретая свои формы, добавляя свои графы и столбцы, согласовывая друг с другом порядок составления документа.
3. Формат
Документ, как говорилось выше, представляет собой информацию, которая структурирована на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (или в утвержденной нормативным документом форме, как для счетов-фактур(СФ)): реквизиты, таблица с цифрами и т д.
Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет свою структуру. Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы пользователь смог увидеть ее). В формате известна структура информации, длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен многим участникам, то все они без труда с помощью своего ПО смогут прочитать документ.
На данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг) и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов формат был рекомендован и не является обязательным.
Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.
4. Порядок передачи
Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость.
Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ.
А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет требований к порядку передачи.
5. Подписи
Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», придает электронным документам юридическую значимость.
Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи — простую и усиленную. Простая подпись позволяет идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару. Простая электронная подпись (ЭП) – это информация, которая присоединена к файлу и говорит, кто подписал документ. Пользователь авторизуется в системе под своим логином-паролем и от своего имени отсылает файл получателю. Система фиксирует пользователя, таким образом получается, что файл содержит информацию о пользователе (простая ЭП).
Усиленная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от изменений. Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и два ключа: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.
Квалифицированная ЭП (КЭП) отличается от неквалифицированной тем, что имеет квалифицированный сертификат, который выдан аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ) и соответствует определенным требованиям. Также средства криптографической защиты информации (СКЗИ) КЭП должны быть сертифицированы ФСБ. КЭП самая защищенная из всех подписей.
В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ). На данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие документы чем подписываются. КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным работником. Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между собой.
По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ).
6. Соглашение сторон
Помимо того, что придется составить соглашение, если электронные документы будут подписаны не КЭП, возможно, понадобится составить соглашение о переходе на ЭДО.
Переход на ЭДО с контрагентом – дело добровольное. Стороны могут выразить свое согласие или отказ работать с электронными документами. Согласие может быть выражено в различной форме. Например, в конклюдентной, то есть когда участники своими действиями подтверждают согласие. Так, в системе Диадок свое согласие участники выражают тем, что отправляют запрос на работу с электронными документами контрагенту, который в свою очередь его принимает или нет. Еще один способ — оформление согласия в письменной форме, в виде соглашения.
Что должно содержать соглашение, участники определяют самостоятельно.
В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.), лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами.
Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией «СКБ Контур».
В случае если стороны захотят составить соглашение о переходе на ЭДО, сделать это можно будет на бумаге или в электронном виде, но подписать КЭП.
Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота
kontur.ru
Кассовые документы в электронном виде #электронный документ #СЭД #ECMJ
|
Ситуация: На производстве вышла из строя машина, потребовалось срочно заменить деталь. Подотчетное лицо получает в бухгалтерии расходный кассовый ордер, но руководитель и главный бухгалтер длительно отсутствуют на месте, поэтому подписать расходник не могут. Кассир деньги из кассы не выдает, без подписей в расходном кассовом ордере. В итоге производство простаивает, а сотрудники (в том числе и кассир) скидываются на покупку недешевой детали из личных денег.
|
А что было бы, если б расходный кассовый ордер создали в электронном виде, а главный бухгалтер и руководитель подписали его, используя средства электронной подписи? Возможен ли перевод кассовых документов в электронный вид? Вот об этом подробнее.
В указании Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-у «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривается работа со следующими видами кассовых документов:
● Приходный кассовый ордер;
● Расходный кассовый ордер;
● Кассовая книга;
● Журнал регистрации кассовых документов;
● Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
В этом же документе, разрешается ведение кассовых документов в электронном виде: «Документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде» (п.4.7. Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Значит в электронный вид можно перевести все кассовые документы. Но какие требования предъявляются к электронным документам и будет ли это действительно удобно?
Требования носят общий характер и описаны в 3м абзаце п.4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У: «Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации», а также «В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается». Простая электронная подпись отпадает сразу, поскольку технически не позволяет отследить искажения и исправления подписанной информации. А при использовании неквалифицированного сертификата ЭП, необходимо заключать соглашение с каждым, кто обратится в кассу с приходом или расходом. Очевидно, подписывать электронные кассовые документы следует квалифицированной электронной подписью.
Каждый подписант документов должен иметь сертификат КЭП (руководитель, главный бухгалтер и кассир), что не так уж сложно, если речь не идет о кассовых ордерах. Например расходный кассовый ордер должен подписать получатель денежных средств, а он не всегда может иметь квалифицированный сертификат.
В случае получения денежных средств, необходимо выдать квитанцию от приходного кассового ордера лицу, вносящему денежные средства. Конечно электронная квитанция может формироваться автоматически, но как она должна выглядеть и как ее передать лицу, внёсшему деньги — загадка. В указании Банка России об этом не говорится. Как вариант, можно передавать электронную квитанцию, подписанную квалифицированной электронной подписью, через оператора ЭДО, который может обеспечить доступ физических лиц к электронным документам и их хранение.
Несмотря на то, что кассовые документы можно переводить в электронный вид уже давно, об успешной практике не слышно. Возможно, время электронных кассовых ордеров еще не настало – слишком много открытых вопросов, слишком мало владельцев сертификатов квалифицированной электронной подписи среди физических лиц.
Но что мешает перевести в электронный вид кассовую книгу, журналы регистрации кассовых документов и книгу учета денежных средств? Намного быстрее и проще сформировать электронный документ и подписать его сторонами (учитывая, что все стороны – сотрудники одной организации), чем ежедневно распечатывать и подшивать кассовые бумаги, которые еще надо где-то хранить. Тем более оправдано использование электронных кассовых документов и сервисов электронного обмена, если используются услуги удаленной бухгалтерии.
|
Возвращаясь к нашему примеру из жизни, представим себе ситуацию: требуемый документ, созданный в электронном виде, отправлен на подпись руководителю и главному бухгалтеру. Они его тут же подписывают (убедившись, в том, что деньги пойдут на нужды производства, а в кассе достаточно средств). Деталь оперативно куплена и установлена. Производство не простаивает, а сотрудники не потрошат свои кошельки. Цена вопроса – стоимость одного сертификата электронной подписи, для подотчетного лица. |
Источник: Synerdocs
ecm-journal.ru