Гарантийное письмо это – особенности, требования к его составлению от организации, а также образец документа от компании на примере ООО

Гарантийное письмо

ключевые слова: сделка  ошибки  споры   отсрочка платежа  долговая расписка   коллектор нет

 

В зависимости от содержания гарантийное письмо юридически можно квалифицировать как:

Во-1х, признание долга по договору поставки (продажи), оказания услуг и определение сроков погашения долга,

Во-2х, как просьба продать товар (оказать услугу, выполнить работу) в долг на условиях отсрочки платежа,

В-3х, возможен вариант, когда гарантийное письмо не содержит существенных условий договора, поэтому договор является не заключенным, а гарантийное письмо как договор не будет иметь юридической силы, но имеет статус, как намерение в будущем заключить договор.

Чаще всего гарантийные письма предоставляются для подтверждения факта оплаты. В этом случае обязательным является указание ссылки на номера договора или счета, согласно которым должна быть произведена оплата. В тоже время гарантийное письмо может быть документом и для третьих лиц. Так например, при регистрации юридического лица, достаточно гарантийного письма на предоставление юридического адреса. Так же гарантийное письмо может быть принято и банком, как обеспечение кредита. Письмо в этом случае будет подтверждением того, что адресат получит необходимую сумму для его погашения.

Гарантийное письмо обычно  отличает ясность, точность и однозначность формулировок – поскольку в нем идет речь о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, а иногда и полная процедура, которая будет произведена. В случае составления «гарантийного письма» необходимо тщательно подготовить  текст самого письма  и четко оговорить условия на предмет возможности в будущем урегулирования Ваших взаимоотношений нормами ГК РФ. 

Рекомендации по составлению гарантийного письма:
Во-1х, заполняется на фирменном бланке фирмы отправителя, скрепляется круглой печатью и подписью директора и бухгалтера фирмы.
Во-2х, данный документ необходимо составить наиболее полно, т.е. указать наименование товара, накладную, счет-фактуру в соответствии с которыми товар был передан,  все реквизиты организации, счёт с которого будет осуществляться оплата и местонахождение банка, в котором открыт счет.
В-3х, на данном письме желательно наличие подписи главного бухгалтера (если это юридическое лицо)  и руководителя.

В–4х, приложение к гарантийному письму: копия свидетельства о регистрации организации (предпринимателя), копия свидетельства о постановке на учет в ИФНС, копия приказа о назначении директора, подтверждающего полномочия лица, подписавшего письмо, свежая выписка из ЕГРЮЛ).

В гарантийное письмо могут быть внесены дополнительные положения:
 В-5х, к обычному тексту добавьте небольшую оговорку о рассмотрении предпоставки, как факта предоставления коммерческого кредита в соответствии со ст. 823 ГК РФ и возможность начисления повышенных процентов за каждый день просрочки. В том случае, если этой оговорки не будет, вы сможете взыскать с непунктуального в оплате контрагента только проценты за пользование чужими денежными средствами, в соответствии со ст. 395 ГК РФ                                                                                       

 В-6х, к обычному тексту есть смысл добавить небольшую оговорку о том, что «Настоящее гарантийное письмо   является   обязательным   для   наших   законных наследников, представителей, правопреемников и агентов».

Судебная практика по данному вопросу разнообразная, принятие  судом гарантийного письма, как договора заключенного сторонами или не принятие  зависит от текста документа, оговоренных условий сторонами, позиций сторон по делу. Однако что бы ни было написано в гарантийном письме, и на каком бы бланке оно ни было составлено, все-таки гарантийное письмо не дает надежных юридических гарантий исполнения обязательств, и дать такую гарантию может только заключенный по всем правилам договор поручительства.

 

zakon.ru

Гарантийное письмо это юридический документ

Как правильно составить гарантийное письмо: подробная инструкция и образец

By Семен Зелькин / 21st Июль, 2018 / Медицинское право / No Comments

Одна из неотъемлемых составляющих деловых отношений – это деловая переписка. Одним из видов которой, в свою очередь, является гарантийное письмо. В нем отправителем выражаются обещания/гарантии осуществления каких-либо действий относительно адресата, напрямую связанных с интересами адресата. Письмо это – не официальное обязательство, а подтверждение обязательств, которые берет на себя отправитель. Каждое гарантийное письмо в обязательном порядке подписывается руководителем организации, имеет соответствующие печати и регистрируется через канцелярию компании.

1. Как оформить гарантийное письмо
2. Основные виды гарантийных писем
3. Гарантийное письмо с юридической стороны

Как оформить гарантийное письмо – нюансы составления гарантийного письма

В наши дни гарантийные письма – довольно распространенное явление в деловой сфере. Наиболее часто они используются в следующих случаях:

1. Подтверждение оплаты за что-либо (работа, услуги, товары и пр.).
2. Гарантия отсроченного платежа.
3. Намерения юр/лица относительно потенциального сотрудничества.
4. Предоставление информации 3-им лицам.

Особенности составления гарантийного письма:

1. Сугубо деловой язык, отсутствие длинных и размытых фраз.
2. Четкость формулировок.
3. Указание вида обстоятельств или изложение всей процедуры по выполнению обязательств.
4. Составление данного документа на фирменном бланке отправителя.
5. Скрепление документа печатью компании-отправителя.
6. Наличие подписи руководства и гл/бухгалтера.
7. Стилистические, и тем более орфографические/пунктуационные ошибки в письме недопустимы.
8. Не по правилам оформленное письмо могут признать недействительным.

Большая часть подобных документов начинается с фраз «Настоящим письмом заверяем (гарантируем)…» или «Ввиду договора, подписанного между нашими компаниями и осуществленной предоплаты…», и пр. При условии, что речь в письме – о гарантиях оплаты, в обязательном порядке указываются реквизиты банка. Также к письму нередко прикладывают копии определенных документов, если в этом есть необходимость.

Что должно быть в письме?

1. Название компании-отправителя + стандартный набор реквизитов организации.
2. Порядковый номер письма + дата регистрации данного документа, как исходящего.
3. Данные адресата (ФИО либо название компании).
4. Суть обращения – в содержании письма.
5. Подпись адресата (руководителя).
6. Гербовая печать организации (читаемый оттиск).

Основные виды гарантийных писем – характеристики и особенности заполнения гарантийных писем для физических и юридических лиц

Предоставление организацией гарантийного письма может осуществляться и физическим, и юридическим лицам, в соответствии с обстоятельствами. Причем, само слово «гарантия» может в тексте даже не упоминаться. Главное, чтобы в содержании письма присутствовало подтверждение намерений организации. Виды гарантийных писем следующие:

1. Гарантийное письмо об оплате задолженности или на оплату приобретенного товара. Этот документ чаще всего используется в отношениях фирм и компаний. Таким письмом компания подтверждает обязательства – своевременно осуществить оплату за услуги/товары, что были предоставлены в долг.
2. Гарантийное письмо на выполнение работ. В таком документе, помимо номера/даты «исходящего» и адресата, обычно указываются сами обязательства (к исполнению), их объем и сроки. Формулировки — «Гарантируем…», «Настоящим гарантируем…» и пр. А также реквизиты, подпись с расшифровкой и печать.
3. Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса или гарантийное письмо потенциального арендодателя. Этот документ нужен для регистрации юр/лица, не имеющего своего помещения и арендующего площадь. По запросу арендатора собственником помещения оформляется подобный документ (то есть, подтверждение юридического адреса компании), который по сути является гарантией предоставления организации указанного в регистрационных документах помещения в аренду. Стоит отметить, что отсутствие этого письма не может стать поводом для последующего отказа в регистрации.
4. Гарантийное письмо на поставку товара. В этом документе обычно пишут об обязательствах поставщика относительно сроков и количества товаров/услуг. Письмо должно максимально четко отвечать ранее подписанному вами договору.
5. Гарантийное письмо о трудоустройстве. Данный документ создается на бланке предприятия-адресата. В тексте письма указывается – кому, от кого и по какой специальности предоставляются гарантии в трудоустройстве.
6. Гарантийное письмо приема на работу. Этот документ являет собой подтверждение подписания договора на базе трудовых отношений между работодателем и самим сотрудником. Такое письмо часто требуется предоставить в ФМС при, например, отправлении сотрудника в другую страну. Также письмо используется в качестве юридического документа, при традиционном трудоустройстве и регулировании отношений «работник/работодатель».
7. Гарантийное письмо для приглашения иностранца. Его составляет юридическое лицо, по приглашению которого в страну прибывает для работы иностранный гражданин. В письме указывают, что организация обязуется обеспечить такого работника жильем, регистрацией, медицинской и прочей помощью на весь срок его пребывания в РФ. Все доходы при депортации сотрудника организация тоже обязуется взять на себя.

Гарантийное письмо с юридической стороны — имеет ли юридическую силу гарантийное письмо?

По сути, гарантийное письмо не относится к виду официальных подтверждений обязательств. Такое понятие в кодексе РФ просто отсутствует. Но судебная практика с использованием гарантийных писем уже существует, и юридическая сила этого документа будет зависеть от его оформления и текстового наполнения.

На заметку:

Если придать гарантийному письму силу договора, то юридический статус самого письма будет изменен (исходя из ст.435-443 ГК РФ). Например, поставщик, при желании поставить заказчику продукцию, составляет гарантийное письмо с соответствующим предложением (офертой) потенциальной поставки. При условии ответа заказчика на это письмо также в письменном виде своим согласием (акцептом), оба документа уже будут рассматриваться в качестве доказательств по приятым на себя договорным обязательствам. Которые, в свою очередь, уже обладают юридической силой, и которые, при их невыполнении, могут обернуться судебным решением в пользу истца. Главное в этом процессе – содержание в тексте письма-оферты всех значимых условий по выполнению поставки товаров либо услуг (то есть, конкретика). Иначе оферта не будет иметь существенного значения.

Ключевые основы

В торговых взаимоотношениях довольно часто возникают ситуации, когда один из партнеров не может расплатиться за товар или услугу сразу. Получить отсрочку платежа можно разными способами, например заключить дополнительное соглашение с поставщиком, получить кредит или заемный капитал, оформить покупку в рассрочку или оформить документальную гарантию. Актуальный образец гарантийного письма об оплате товара можно скачать в конце статьи.

По сути, документ не имеет существенной юридической силы, и нарушить письменное обещание расплатиться в срок покупателю ничего не мешает.

Что такое гарантийное письмо на юридический адрес

Однако такой вид документации может:

• восстановить срок исковой давности, то есть ГП подтверждает, что должник признает и принимает задолженность;
• компенсировать отсутствие заключенного договора, например, если товар был поставлен, а договор еще не подписан, то «гарантийка» исключит юридические проблемы;
• исправить ошибки договора, например, если соглашение между компаньонами заключено неуполномоченным лицом, то ГП исключит юридическую помарку.

В некоторых случаях поставщик может самостоятельно затребовать гарантийное письмо об оплате (образец скачать бесплатно можно в конце статьи), даже если условия договора не «горят». Например, гарантия требуется предоставить третьим лицам в качестве подтверждения условий поставки и расплаты.

Наличие подобного документа не освобождает стороны от ответственности и исполнения условий заключенных договоренностей. Например, если по договору покупатель обязан рассчитаться за продукцию в течение 10 дней, а в гарантии указал 35 дней, то поставщик вправе принять условия ГП, но в то же время начислить неустойку за нарушение сроков перечисления платы за поставленную продукцию.

Порядок составления «гарантийки»

Унифицированного бланка для составления гарантийного письма нет. Устанавливать единую форму бессмысленно, так как в каждом случае содержание и текст просьбы-гарантии определяются в индивидуальном порядке. Предлагаем использовать примерный бланк гарантийного письма об оплате (скачать можно бесплатно).

Гарантию составляем на листе формата А4, допустимо использовать фирменный бланк организации. Далее следуем простым правилам:

1. В первую очередь прописываем наименование и адрес получателя «гарантийки», также указываем должность руководителя компании и его Ф.И.О.
2. Указываем наименование документации, образец: «гарантийное письмо об оплате за товар».
3. Подробно расписываем условия и суть обращения. В обязательном порядке указываем реквизиты договора и расчетных документов, прописываем сроки и порядок проведения расчетов между компаньонами. Указываем сумму, которая подлежит перечислению, периодичность платежей и особые условия, при наличии.
4. Если ГП составляется для корректировки реквизитов, условий соглашения, то необходимо подробно расписать новые условия и реквизиты.
5. Подписываем документ у руководителя и главного бухгалтера. Ставим дату и печать компании.
6. Регистрируем документ в журнале исходящей документации.

Вы можете скачать образец гарантийного письма об оплате совершенно бесплатно.

Образец гарантийного письма

Образец гарантии по оплате кредиторской залолженности

Аналогичным образом составляется гарантийное письмо (образец) об оплате услуг или об оплате кредиторской задолженности.

Гарантийное письмо: виды, образцы, рекомендации к составлению

Еще статьи по теме

berkutgun.ru

Гарантийное письмо. Пример и правила составления

В современном мире между коммерческими организациями выстраиваются прочные деловые отношения. Неотъемлемой частью таких отношений являются товарно-денеждый обмен и деловая переписка. Одной из форм деловой переписки является гарантийное письмо. Такой документ имеет несколько особенностей. Поговорим о них подробнее.

Гарантийное письмо – это документ, в котором отправитель обещает или гарантирует осуществить какие-либо действия в отношении адреса связанные с его интересами. Данное письмо не является официальным обязательством, скорее это знак серьёзности намерений и подтверждение взятых на себя обязательств. Однако при составлении гарантийного письма обычно под ним подписывается руководитель организации и ставится печать. Все гарантийные письма регистрируются через канцелярию и являются частью официальной деловой переписки.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Отправителем гарантийного письма обычно является юридическое лицо, либо лично руководитель организации. Адресоваться такой документ может как юридическому, так и физическому лицу. Иногда само слово «гарантия» и не фигурирует в тексте письма, однако сама форма говорит о том, что данная переписка именно такого рода. Гарантироваться могут различные действия, например, своевременная оплата за товар, сроки отгрузки или надлежайшее качество выполнения работ. В отдельных случаях гарантийные письма могут требоваться одной из сторон товарных отношений. Это происходит тогда, когда одна сторона не уверена в своём деловом партнёре. Гарантийные письма часто служат дополнением к основному договору, как дополнительная гарантия качественного сотрудничества.

Наиболее распространённым случаем использование гарантийного письма является факт подтверждения оплаты. Тогда по тексту самого письма или в приложении нужно указать ссылку на номер счёта, по которому производится оплата. Но иногда такое письмо может служить и заверяющим документом. В случае регистрации фирмы в государственных органах, когда помещение для юридического адреса будет предоставлено только через какое-то время, достаточно гарантийного письма от арендодателя. Некоторые банки могут принимать гарантийные письма от сторонних организаций для выдачи кредита. В этом случае такой документ подтверждает платёжеспособность заёмщика.

Язык, которым пишется письмо, должен быть сугубо деловым. Содержание должно быть чётким и понятным, без длинных размытых фраз и выражений. В письме указываются реквизиты организации, а так же вид операции, по которой предоставляется гарантия. Необходимо указывать суммы и чёткие сроки осуществления перевода. Только в этом случае переписку можно в полной мере назвать гарантийным письмом.

Данное письмо обычно составляется в двух видах. Первый – это когда первыми строками текста отправитель даёт гарантию, а далее по тексту расшифровывает суть обязательств, сроки, условия и т.п. (письмо начинается «Гарантируем настоящим письмом…»). Второй вариант, это когда по тексту описывается суть переписки, а в конце письма добавляется «Выполнение условий гарантирую» или «гарантирую своевременную оплату». В каком случае, какой вариант применить определяется исходя из конкретных обязательств и уровня деловых отношений между организациями.

Если в письме идёт речь о финансовых вопросах и суммах оплаты, то помимо подписи руководителя или должностного лица, от чего имени ведётся переписка, ставится ещё и подпись главного бухгалтера или финансового директора. Общие правила оформления гарантийных писем и примеры данных документов можно найти в интернете.

class365.ru

Как и когда составлять гарантийные письма?

Гарантийное письмо – это деловой официальный документ, который адресуется от одной стороны другой в партнерских отношениях. Текст письма чаще всего содержит намерения одного из участников выполнить свои обязательства перед партнером.

В каких случаях составляют гарантийное письмо?

Гарантийное письмо – это неофициальное подтверждение обязательств, в законодательстве отсутствует такое понятие. Но существует судебная практика по рассмотрению вопросов с их использованием. Юридическая сила этого документа зависит от того, насколько юридически верно он составлен, и оправдана ли необходимость его написания.

Гарантийное письмо используются в случаях, когда возникает необходимость:

• в подтверждении оплаты за приобретение товаров или услуг;
• при предоставлении информации третьим лицам при обеспечении кредита, регистрации юридического лица и т. д.;
• при необходимости выражения намерения юридического лица о сотрудничестве.

Необходимость написания подобного документа появляется, если одна из сторон сделает запрос на предоставление такого документа, когда ей недостаточно устного заверения в исполнении обязательств. Наиболее употребительный случай для предоставления гарантий в письменной форме – это вопросы, связанные с оплатой услуг или товаров, выплатой задолженностей в установленные сроки.

Кто может составлять такое письмо?

В связи с тем, что гарантии в письменной форме содержат в себе определенные обязательства, то отправителем и составителем его должна быть сторона, которая является плательщиком или должником. Требования к документу зависят от составителя:

• юридического лица;
• физического лица;
• индивидуального предпринимателя.

Письмо должен подписать руководитель предприятия, если оно исходит от юридического лица или индивидуального предпринимателя, скрепляет документ печать компании. Кроме этого, оно должно быть зарегистрировано, как исходящий документ в реестре документации предприятия. Если письмо составляет физическое лицо, то достаточно его подписи, но в тексте должны быть указаны его персональные данные.

Как правильно составить?

Несмотря на то, что гарантия в письменной форме не упоминается в законодательстве как юридический документ, при возникновении разногласий между сторонами о невыполнении каких-либо обязательств, он должен сыграть роль доказательной базы для его получателя в том, что должник давал обязательство о выполнении условий договора, но не выполнил их. В связи с этим необходимо выполнять некоторые требования, касающиеся правильного составления документа и включения всех необходимых пунктов в его содержание.

Основное требование к тексту гарантийного письма: он должен быть лаконичным, без ненужных отступлений и включать в себя конкретную информацию о составителе, сути обязательства и сроках его исполнения. Письмо должно содержать только те позиции, которые требуются адресату для того, чтобы он был уверен в надежности партнера и его обещаний.

Форма, структура, содержание гарантийного письма

Форма гарантийного письма не имеет строгий стандартный вид, ведь он зависит от содержания, цели написания и требований адресата, но некоторые пункты необходимо включать, чтобы документ соответствовал деловому стилю:

1. Наименование получателя – юридического лица, Ф.И.О. руководителя, адрес места нахождения.
2. Сведения об отправителе.
3. Содержание: суть обязательства с указанием даты исполнения, суммы, если речь идет о выплатах средств, каким образом деньги будут перечислены или переданы адресату.
4. Дата составления документа, подпись составителя, печать учреждения, если таковая имеется.

К письму можно приложить дополнительные документы, если они каким-то образом могут стать подтверждением данных обязательств.

Особенности составления гарантийного письма

Особенности гарантийных писем заключаются в их содержании, в том пункте, в котором описывается суть обязательств составителя и его обещания относительно их исполнения. В каждом конкретном случае этот пункт будет иметь свои особенности, так как это зависит от условий взаимоотношений между сторонами.

Общие требования сводятся к оформлению:

1. Сугубо деловой стиль оформления, отсутствие фраз описательного характера, длинных предложений.
2. Четкие и конкретные формулировки.
3. Лаконичное изложение процедуры выполнения обязательств.
4. Составление гарантийного обязательства в письменной форме на фирменном бланке организации.
5. Скрепление документа подписью ответственного лица и печатью компании, если она имеется. Если речь идет о переводе средств со счетов компании в счет погашения долга, то целесообразна подпись главного бухгалтера предприятия.
6. Недопустимость безграмотного написания документа.

Виды гарантийных писем

Гарантийное письмо относится к одной из разновидностей деловой переписки. Отправляющая документ сторона дает в нем обещание или предоставляет гарантию того, что ее обязательства будут выполнены в определенный срок. Оформление гарантийных писем производится между физическими и юридическими лицами. В содержании письма должны содержаться намерения стороны о дальнейших действиях в отношении взаимных договоренностей.

Виды гарантийных обязательств в письменной форме:

1. О современной оплате долга за приобретенный товар.
2. О выполнении работ.
3. О гарантии предоставления объекта в аренду.
4. На поставку продукции.
5. О трудоустройстве или приеме на работу.
6. О приглашении на работу гражданина другой страны.

В письме, независимо от намерения адресата, должны присутствовать конкретные даты исполнения обязательств. Если речь идет о людях, то сведения о них, персональные данные, то есть гарантийное письмо должно отличаться конкретностью содержания.

Гарантийное письмо о трудоустройстве

Гарантия в письменном формате о приеме на работу – документ, в котором работодатель прописывает намерение трудоустроить гражданина на свое предприятие. В нем руководитель обязуется принять гражданина с определенной даты, заключив с ним трудовой договор. Данное обязательство может быть направлено в официальные органы, которые рекомендовали работника для получения рабочего места в этой организации:

• иностранцев в РФ или при отправке россиян для работы в другую страну;
• граждан, принимающих участие в программах по переселению;
• бывших заключенных, освободившихся условно-досрочно;
• молодых специалистов или студентов.

Формат документа:

1. Номер исходящего документа и дата составления.
2. Наименование и данные получателя.
3. Заголовок.
4. Перечень гарантий: должность, социальные гарантии, оклад, длительность действия трудового соглашения, условия труда.
5. Упоминание о типе предполагаемого трудового договора.
6. Сведения о работодателе: реквизиты предприятия, адрес, контакты.

Письмо оформляется на фирменном бланке организации, его подписывает руководитель и скрепляет печатью предприятия. В конце документа прописывается фамилия и должность лица, которое составило письмо. Образец данного письма можно скачать здесь.

Гарантийное письмо о выполнении работ

Этот вид гарантии предназначается для того, чтобы подтвердить, что работы по договору между сторонами будут выполнены. Такое письмо исполнитель составляет и предоставляет заказчику при подписании договора. Форма письма отличается от аналогичных гарантийных документов содержанием. Именно в нем излагается суть обязательств, и они должны соответствовать положениям договора:

1. Номер исходящего документа и дата составления.
2. Наименование получателя.
3. Заголовок.
4. Содержание: перечень работ, которые исполнитель обязуется выполнить, сроки, ссылка на договор между сторонами.
5. Сведения о работодателе: реквизиты предприятия, адрес, контакты.

В гарантийном письме рекомендуется сделать пометку о качестве выполнения предстоящих работ, они должны основываться на ГОСТах. Это упоминание будет свидетельствовать о добросовестности подрядчика.

Здесь Вы можете скачать образец гарантийного письма о выполнении работ.

Гарантийное письмо об оплате

Оформление гарантийного обязательства об оплате в письменной форме под силу составить не только юридически подкованному специалисту, но и любому юридическому или физическому лицу, если воспользоваться образцом документа, приведенным ниже. Так как в этом случае речь идет о деньгах, то важно отрегулировать вопрос выплат, в результате чего сохранить отношения с партнером и не доводить дело до судебного разбирательства.

Получение в руки гарантийного письма не означает, что долг будет стопроцентно возвращен, так как этот документ служит лишь косвенным подтверждением, что взятые обязательства будут выполнены. Но для сохранения репутации компании письмо является важным документом.

В содержании плательщику необходимо сослаться на договор, на основании которого возникла необходимость уплаты определенной суммы, если кредитор уже предъявил сумму выплаты с начислением процентов, то необходимо гарантировать, что не только основная сумма, но и причитающиеся проценты будут выплачены. Обязательно упоминание срока, когда долг будет возвращен.

Гарантийные письма о выплате денежных средств можно оформить на имя физических или юридических лиц. Но ни один банк не примет документ подобного рода.

Скачать образец гарантийного письма такого характера можно здесь.

В случае если обязательства, данные одной из сторон, не будут выполнены, и вторая сторона обратится с иском в суд, то гарантийное письмо также будет рассматриваться как косвенное доказательство факта наличия невыполненных обязательств.

Получите ответ юриста за 5 минут

consultbook.ru

Гарантийное письмо – свидетельство заключения договора

Гарантийное письмо – один из наиболее распространенных деловых документов, которые позволяют самостоятельно осуществлять регулирование отношений между сторонами. В законодательной базе РФ не предусмотрен инструмент, который устанавливает какие-либо требования к гарантийным письмам, но при этом они должны составляться в соответствии с деловыми стандартами.

Что это за документ?

Гарантийное письмо – это деловой документ некоммерческого характера, который юридически несет в себе подтверждение каких-либо действий или согласие на выполнение определенных условий, например, оплата товара в установленный срок, гарантия качества передаваемой продукции и т. д. Если говорить проще, то гарантийное письмо является способом обеспечения выполнения каких-либо требований одной из сторон сделки.

Гарантийное письмо всегда заверяется подписью руководителя предприятия. В некоторых случаях позволяется использование подписи доверенного лица, если оно имеет юридически установленные на это полномочия. Также в таком случае к самому документу прикрепляется копия доверенности.

Какие виды гарантийного письма существуют?

Гарантийные письма классифицируются в зависимости от их наполнения. По данному критерию можно выделить следующие виды документа:

• На погашение задолженности или совершение оплаты. Такие письма являются наиболее распространенными в современной практике. Они используются для подтверждения готовности отправителя погасить долг или осуществить оплату в конкретно определенные сроки.
• На выполнение работ. Документ такого типа наиболее часто используется компаниями, исполняющими обязательства по предоставлению услуг вне официального договора. В гарантийном письме указывается, что все работы будут выполнены в определенный срок.
• На предоставление юр. адреса. Наиболее часто такие документы используются при оформлении юридического лица, ведь при регистрации необходимо обязательно указывать, где будет базироваться предприятие, но можно использовать и арендованный объект. В таком случае арендодатель составляет гарантийное письмо, где указывает, что объект находится под арендой регистрирующегося лица.
• О приеме на работу. Как правило, такие документы составляются для студентов, бывших заключенных и иностранных граждан для последующей подачи в университеты, социальные службы и миграционные комиссии соответственно. Основная цель – подтверждение будущего места работы.

По существу, состав гарантийного письма никак не регламентируется федеральными законами, а ограничивается лишь правилами и требованиями деловой переписки. Соответственно, разновидностей данного типа документов может быть бесчисленное количество.

Стоит отметить, что гарантийное письмо не имеет юридической силы, а является лишь подтверждением серьезных намерений отправителя.

Как заполнять гарантийное письмо?

Для начала следует рассмотреть общие требования и правила, которые установлены для гарантийных писем:

• Само гарантийное письмо может составляться как в печатном, так и рукописном виде с росписями и печатями.
• Гарантийное письмо должно составляться на фирменном бланке компании-отправителя. Оно утверждается подписью руководителя и печатью предприятия.
• В случае составления письма физическим лицом позволяется использовать обычную канцелярскую бумагу без специальных форм.
• Содержание письма должно быть раскрыто максимально полно. То есть, если это обязательства по оплате накладной, необходимо указать ее номер, сумму оплаты, дату, когда она будет произведена, на какой счет и т. д.
• При возможности письмо необходимо дополнительно заверять бухгалтерской подписью, но она будет иметь вес только в том случае, если сотрудник является юридическим лицом.
• В приложении к гарантийному письму необходимо прикреплять максимально полный пакет документов: справки о получении кредита, накладные, чеки, доверенности и т. д. Перечень может варьироваться в зависимости от типа самого документа.

Теперь более подробно остановимся на составе самого документа. В общем виде он имеет следующую структуру:

1. Данные отправителя и получателя. Первым делом указываются данные того, кому направляется документ. Необходимо прописать наименование компании и ФИО руководителя. Со стороны отправителя также указываются его личные данные: ФИО, должность, место проживания или регистрации компании, номер телефона, данные юридического лица.
2. Название. По центру бланка указывается наименование самого документа, то есть – «Гарантийное письмо».
3. Основной текст. В данном пункте максимально детально прописываются все обязательства, условия, требования и т. д. Кроме того, указывается срок выполнения, сумма выплаты (если это долг либо оплата товара).
4. Дата и подпись. Завершается документ подписью отправителя и ее расшифровкой, а также датой составления документа.

Помните, что каких-либо требований по основному тексту гарантийного письма не существует, поэтому вы всегда можете дополнять его в зависимости от конкретных условий вашего договора.

Образцы гарантийных писем

Для лучшего понимания того, как составляется гарантийное письмо, предлагаем вам ознакомиться с некоторыми примерами их составления.

Об оплате задолженности

По своей структуре гарантийное письмо об оплате задолженности не имеет каких-либо существенных отличий в сравнении с документом общего образца. Основная его суть вкладывается именно в основную часть письма. Рассмотрим два основных отличия письма об оплате задолженности:

• Название документа. В шапке документа, как правило, указывается не просто «Гарантийное письмо», а именно – «Гарантийное письмо об оплате задолженности».
• Текст документа. В данном пункте должны быть максимально детально описаны условия, на которых будет осуществляться возврат денежных средств и уплата задолженности. То есть, документ, на основании которого будет проводиться выплата, сумма долга, расчетный счет, с которого будет производиться оплата, дата перевода средств и т. д.

Скачать образец гарантийного письма об уплате задолженности можно здесь.

Об оплате за товар

Гарантийное письмо об оплате – это документ, который выступает в качестве письменной гарантии того, что его отправитель обязуется выплатить деньги за товар или услугу в определенные сроки. На практике такие бумаги часто используются на рынке недвижимости при выплате залога. Приобретатель оставляет часть денег, которая описывается в договоре, а оставшуюся часть обязуется выплатить после заключения сделки. Именно здесь и вступает силу гарантийное письмо.

По своей структуре оно полностью соответствует общей форме документа, которая была описана выше. Главное отличие заключается, опять же, в основном тексте документа. Составитель письма указывает наименование товара или услуг, их объем, дату получения, а также сроки их оплаты, расчетный счет, с которого будет осуществляться перевод и т. д. Ознакомиться с примерным текстом гарантийного письма на оплату услуг можно, скачав следующий образец.

Другие примеры

Пример 1. Гарантийное письмо на предоставление юридического адреса:

Пример 2. Гарантийное письмо о принятии иностранного гражданина в ВУЗе:

Пример 3. Гарантийное письмо о приеме на работу:

Гарантийное письмо во многих случаях выступает основным документом, позволяющим сторонам самостоятельно урегулировать отношения между собой. Он может составляться в свободной форме и основываться на любых видах отношений как между юридическими, так и между физическими лицами.

Получите ответ юриста за 5 минут

consultbook.ru

Гарантийное письмо как часть документаоборота организации

При создании организации любого вида и любой формы собственности в местный орган самоуправления, производящий регистрацию юридического лица, необходимо предоставить некоторые документы, одним из которых является гарантийное письмо от арендодателей. Это общая и повсеместная практика. Основной причиной наличия таких документов является то, что регистрируемая организация до получения соответствующего сертификата не имеет права вести какую-либо деятельность и подписывать договоры. Поэтому для подтверждения того, что активность данного предприятия будет носить исключительно указанный в уставе характер, предоставляется гарантийное письмо от будущих поставщиков, клиентов или арендаторов.

Кроме того, что данный документ широко используется при регистрации юридического лица, его применяют и в других сферах деятельности. Конечно же, общий смысл, который несет в себе гарантийное письмо – это предоставление письменных обещаний (гарантий), описание намерений, условий или действий, которые будут выполнены отправителем в определенный срок, при этом они затрагивают интересы организации-получателя.

Эти документы могут адресоваться как организации, так и должностному лицу. При этом само письмо может даже и не содержать слово «гарантия» – его смысл и название от этого останутся неизменными. Как и было, этот документ будет обещать выполнение каких-либо условий.

Оплата поступивших товаров, сроки поставки продукции, качество товара или выполненных работ, сроки предоставления услуги или выполнения работы – все это также может обещать гарантийное письмо. Перечисленные параметры могут присутствовать в качестве небольшой части тела документа или составлять его полностью. Данные бланки носят строго деловой характер и относятся к юридическим документам договорного типа. Гарантийное письмо на оплату – самый распространенный вид данной бумаги.

Основными характеристиками, присущими каждому документу подобного типа, являются точность, четкость, лаконичность и, самое главное, однозначность написанного. Последний пункт имеет первостепенное значение, так как в письме идет речь о предоставлении организации-получателю каких-либо гарантий от должностного лица по поручению другой организации. В документе необходимо упоминание вида планируемой операции.

Существует два основных вида предоставления гарантийных писем. В первом организация предоставляет список причин, сподвигших ее на написание такого документа. Например, предприятие нуждается в зерноуборочном комбайне. Конечно, быстрее и легче попросить эту машину у соседнего сельскохозяйственного кооператива. При этом в гарантийном письме сначала излагаются причины, по которым организации срочно нужен комбайн, а в конце добавляется предложение следующего характера: «Оплату гарантируем» или «Произвести арендную плату гарантируем полностью в срок до …» и т.д.

Второй тип писем может непосредственно начинаться с гарантий: «Данным документом гарантирую произвести оплату/предоставить оборудование/оказать услуги и т.д….». Кроме того, многие документы подобного рода имеют, наряду с печатями и подписями, реквизиты организации-плательщика. Наличие таких данных обязательно для такого бланка, как гарантийное письмо об оплате.

fb.ru

Гарантийное письмо — часть деловой переписки :: SYL.ru

Наиболее часто применяемым средством передачи информации является письмо. Особое место занимает деловая переписка, как правило, она применяется для более тесного информативного контакта между сторонами.

Значение деловой переписки

Коммерческие предприятия в процессе осуществления производственной, хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли, достаточно тесно общаются с организациями-контрагентами. Это необходимо для достижения оптимального результата в сотрудничестве. Чем точнее оговариваются условия контрактов, тем выше результат совместной работы. Организации, которые в течение нескольких лет активно взаимодействуют в сфере деловых отношений, ведут постоянную переписку, имеют более высокий коэффициент партнерского доверия. При этом возникновение дружеских отношений между организациями приветствуется, но этика деловой переписки не должна быть нарушена.

Виды писем

Вся деловая переписка может быть разделена на группы по нескольким признакам. Например, по форме отправления письма бывают электронные, факсимильные и письма, отправляемые в конвертах. Основным, наиболее важным, считается тематический признак письма, в этом случае деление происходит на две большие группы:

1. Некоммерческие. К ним относят:

• Информационное письмо.
• Поздравительное.
• Пригласительное.
• Сопроводительное.
• Гарантийное письмо.
• Письмо-благодарность.
• Письмо-рекомендацию и т. д.

Данный вид переписки применяется в случаях существующих договорных обязательств и содержит информацию организационного характера либо дополнений и пожеланий к существующим документам.

2. Коммерческие письма подразделяются на:

• Предложение (оферта).
• Письмо-напоминание.
• Письмо-ответ.
• Письмо-запрос и т. д.

Коммерческие письма содержат предложения по заключению контрактов, также данный вид применяется после подписания договоров для оперативной работы и в качестве дополнительных соглашений.

Письмо — гарантия платежа

Гарантийное письмо служит для адресата документальным подтверждением действий, намерений, которые затрагивают интересы обеих сторон. Чаще всего оно предоставляется организации-поставщику и подтверждает факт внесения денежных средств на его расчетный счет за поставку продукции, видов работ, услуг. Гарантийное письмо об оплате может применяться в случае возникновения непредвиденных, форс-мажорных обстоятельств как в рамках договора, так и в непредусмотренных им. Покупатель может задерживать оплату в результате временной нехватки оборотных средств, при получении дополнительного количества поставляемых товаров, при возвратах и заменах полученных товаров и т. д. В любом случае гарантийное письмо содержит обязательства, которые не всегда являются обоснованными с юридической точки зрения.

Виды писем, содержащих гарантийные обязательства

Организация может предоставлять гарантийное письмо не только контрагентам (юридическим лицам), но и гражданам (физическим лицам) в зависимости от обязательств, прописанных в нем. При этом слово «гарантия» может не упоминаться в тексте письма, важно, чтобы оно содержало подтверждение намерений организации, его выдающей. Существуют следующие виды гарантийного делового письма.

Письмо о предоставлении юридического адреса

Данный документ предназначен для регистрации юридического лица, которое не имеет на момент оформления собственного помещения, соответственно адреса, а арендует площади. Собственник, сдающий в аренду имущество, оформляет документ по запросу арендатора. Отсутствие данного документа не является поводом для отказа в регистрации, поскольку арендодатели весьма неохотно его дают.

Письмо поставки

Содержит подтверждение обязательств поставщика о сроках, количестве, качестве продаваемых товаров или оказываемых подрядных услуг, выполняемых работ. Оно может выдаваться при наличии действующего договора поставки или в качестве начала партнерских отношений между организациями.

Гарантийное письмо на оплату – наиболее востребованный документ. Юридической силы оно не имеет, но при его получении срок списания долга откладывает. По истечении 3 лет дебиторская и кредиторская задолженности списываются предприятием на собственные убытки или прибыль. При получении от контрагента гарантийного письма на оплату долга или соответственно отправки такого документа поставщику срок задолженности увеличивается на 3 года, в течение которых она может быть погашена.

Требования к деловым письмам

Любое письмо, отправленное в адрес контрагента, оформляется по стандартам деловой переписки. Прежде всего, в нем не должно содержаться лишней информации, только основная тема, которая коротко и доступно изложена в содержании. Приветствуется лаконичность фраз и здоровый формализм. Все предложения должны быть простыми и ясными без большого количества дополнений, причастных и деепричастных оборотов. Тон гарантийного письма носит официальный характер, в соответствии с ним употребляется обращение к должностным лицам предприятия. Обязательства формулируются однозначно, в качестве уточнения может быть прописана поэтапная процедура (например, гашение задолженности несколькими платежами).

Обязательные реквизиты письма

Большинство крупных компаний использует для деловой переписки фирменный бланк компании, иногда с логотипом и на специальной бумаге. В случае оформления гарантийного письма без его применения необходимо учесть, что, помимо информационного текста, письмо должно содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование компании, выдавшей письмо, ее юридический (фактический) адрес, телефоны для связи, регистрационные коды, полученные при постановке на учет в налоговой инспекции и регистрационной палате. ИНН предприятия, номер его расчетного счета, наименование банка, в котором он открыт, и корреспондентский код банка. Данный набор реквизитов стандартно содержится в шапке любого исходящего документа организации и на фирменном бланке.
2. Номер документа (порядковый) и дата его регистрации в качестве исходящего.
3. Адресат, название компании-партнера или фамилия, имя и отчество физического лица либо должностного лица предприятия-контрагента.
4. Заголовок для гарантийного письма не указывается, хотя общепринятой формы бланка не существует.
5. Содержание письма должно отражать его суть и подтверждать обязательства, взятые предприятием. При составлении гарантийного письма на оплату в тексте обязательно есть ссылка на номер и дату товарно-транспортных документов или договора, на основании которого произведена поставка. Если договорные отношения не заключены, то ссылаться необходимо на письма, дополнительные соглашения поставщика и подрядчика. Чаще всего данная часть письма начинается с фразы «Гарантируем, что…» или «Подтверждаем…» и др.
6. Обязательным условием при составлении гарантийного письма является порядок его подписания. Руководитель, лицо, уполномоченное приказом руководителя, обязательно подписывают данный документ. При гарантии оплаты в некоторых случаях подпись ставит главный бухгалтер организации или финансовый директор. В крупных компаниях практикуется подписание данной корреспонденции руководителем подразделения, которое курирует вопрос, только после этого письмо попадает на рассмотрение директора.
7. Заверяется гарантийное письмо гербовой печатью предприятия, оттиск должен быть читаемым.

При составлении гарантийного письма физическим лицом указываются его паспортные данные и прописка. Часто такого рода документ дополнительно заверяется нотариусом.

www.syl.ru