Как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку образец 2018 – Вкладыш в трудовую книжку — бланк и образец, как вшить и оформить записи, правила заполнения

Поэтому вполне целесообразно предложить владельцу трудовой написать заявление о выдаче вкладыша. Также уместно предложить ему заполнить анкету. Это позволит вам определить, какие изменения произошли, и понять, как наиболее грамотно и адекватно можно заполнить вкладыш.

Если работник закончил вуз, что не отражалось на титульном листе трудовой, во вкладыше в строке «образование» вы пишете «высшее». Если изменилась специальность, по которой работает гражданин, то вы имеете право указать ту специальность, по которой принимаете его на работу, при предоставлении необходимых документов.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

На первой странице проставляется штамп «Выдан вкладыш». Указываются реквизиты вставного листа. Штамп можно заменить рукописной записью.
Место штампа не оговорено правилами, но он должен ставиться так, чтобы записи были понятны и информация с оттиска была читаема. «Выдан вкладыш в трудовую книжку» — запись, образец-картинка: Если свободное для записей место закончилось, и необходим вкладыш в трудовую книжку — кто должен покупать его? Бланк покупает и учитывает у себя работодатель. Стоимость бланка вычитается из зарплаты работника (о чем его нужно предварительно предупредить).
Как вшить вставной лист в бланк? Вшить такой вставной лист правильнее всего в конце под обложку, хотя это и не оговорено регламентом. Он вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

• «Сведения о ­работе» – насчитывает 9 ­разворотов,
• «Сведения о награждениях» – насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распрастраняются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен. Прежде чем вносить первые данные в это дополнение работодатель должен поставить в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш».
Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки.

Вкладыш в трудовую книжку (тк): заполняем правильно

• Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
• Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено.
• После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия). Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш.

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)

• Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16».

  Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».

• Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
• Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
• Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т.

  е. к предыдущему).

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Каждый работодатель несет ответственность за обеспечение правильного ведения и хранения на территории своего предприятия трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого он может назначить ответственное лицо. Обычно ответственность по этими вопросами возлагается на специалиста кадровой службы.

Когда данный специалист по кадрам замечает, что все страницы какого-то раздела трудовой книжки любого сотрудника этой организации полностью заполнены, ему необходимо будет приступить к оформлению вкладыша. Что для этого надо знать и как сделать вкладыш в трудовую книжку? Обеспечение бланками Обязанность каждого работодателя иметь определенный запас бланков вкладышей в трудовую, п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правил). Бланки должны быть со степенью защиты образца, определенного в Приложении к Приказу Минфина РФ от 22.12.2003 г. N 117н.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Также в нашей статье вы найдете вкладыш в трудовую книжку (как оформить, образец заполнения). Правила заполнения Форма этого документа утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г.

1. Документ заполняется работодателем, который должен внести запись в ТК.
2. На титульнике указывается дата заполнения.
3. Вносятся актуальные данные о работнике.
4. Под записями ставится подпись кадровика и печать компании.
5. Предельное количество таких вставных страниц Правилами не оговорено.

Затем его подшивают к ТК.
Имейте в виду, что это один и тот же документ. Вкладыш без трудовой является недействительным. Поэтому главное правило и цель заполнения вкладыша – это перенесение в него сведений из трудовой. Для этого записи титульного листа вкладыша должны полностью соответствовать сведениям на титульном листе книжки. Все сведения должны вноситься корректно, в соответствии с Правилами, Инструкциями и номенклатурными документами, определяющими общие правила для ведения ТК. Нужно ориентироваться на то, что к ведению вкладышей в полной мере применимы все требования, установленные для ведения книжек. Ниже вы можете увидеть пример. Вкладыш в трудовую книжку, как оформить — образец. Пустой бланк. Нумерация или порядковый номер Важную роль играет нумерация. Обратите внимание на то, чтобы порядковый номер первой записи во вкладыше был на единицу больше, чем последний порядковый номер в книжке.

Заводим вкладыш в трудовую книжку образец

Для записей о месте работы вкладыш имеет 9 разворотов, о награждениях – 8 разворотов. Вкладыш вшивается в трудовую и заполняется согласно регламентированным правилам (постановление Министерства труда РФ № 69 от 10 октября 2003 года).

Приобретение вкладыша Где берётся бланк? Вкладыш в трудовую книжку, впрочем, как и сами книжки, должен приобретать непосредственно работодатель у унитарного предприятия «Гознак». Работодатель не может:

• принимать чистый вкладыш от сотрудника;
• требовать принести вкладыш самостоятельно.

Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую – это отчетный документ.

Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.
Бумажные трудовые книжки, о возможной отмене которых вновь заговорили чиновники, имеют свойство заканчиваться. Причем последняя запись в этом главном документе работника может быть сделана задолго до его выхода на пенсию. Что должен сделать работодатель в этом случае? Конечно же, завести вкладыш и продолжить ведение записей уже в нем. Это действие, как и весь кадровый учет, требует определенных знаний, поэтому мы готовы помочь справиться с этой задачей без ошибок. Работники, ведущие активную деятельность, как положительную, так и отрицательную, а также их работодатели часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Два документа о стаже одновременно работник иметь не может, поэтому в случае утери ему выдается дубликат, а завести вторую трудовую, даже если закончилась первая, — нельзя.

viz-net.ru

Какую дату заполнения ставить во вкладыше в трудовую книжку

Поэтому рекомендуется сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку. Иначе данные в трудовой придется исправлять, ставить новый штамп и реквизиты вкладыша (как известно, трудовая книжка имеет маленький размер, и на титульном развороте и так мало места). Кроме того, категорически запрещается:

• вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
• подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
• вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку Рассмотрим важные основы заполнения вкладыша трудовой книжки.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? правила заполнения вкладыша

При этом на испорченный вкладыш составляется специальный акт по факту его уничтожения.

• Отрывание обложки от вкладыша. Это является не просто ошибкой, а грубым нарушением.
  Бланк является утвержденным в законодательстве документом, и любое его видоизменение, помимо штрафов для работодателя, влечет за собой отказ в оформлении пенсии для сотрудника, который предоставит такую трудовую с испорченным вкладышем.
• За новый бланк вкладыша, как говорилось выше, руководитель должен взимать плату с сотрудника. Но если вкладыш испорчен по вине отдела кадров, повторный бланк предоставляется бесплатно.
  Алгоритм заполнения Опытные кадровики знают, что вкладыши заполняются аналогично трудовой книжке. Тем не менее можно держать перед глазами образцы записей в трудовую книжку, чтобы лишний раз не делать исправлений.

Дата заполнения вкладыша в трудовую книжку

Заявление пишется в произвольной форме на имя руководителя, но может быть передано главному бухгалтеру, бухгалтеру или работнику кадрового отдела. В заявлении высказывается просьба:

1. О выдаче бланка вкладыша для заполнения сведений о работе.
2. О вычете суммы оплаты за бланк из заработка.

Если предложение написать заявление со стороны работодателя или уполномоченного лица не поступило, работнику выступать с инициативой написания заявления не следует.

Но при условии, что он на этом настаивает – отказ со стороны работодателя окажется неправомерным. В таком случае вкладыш нужно выдать по заявлению, а заявление подшить в личное дело.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

Пример (образец заполнения): образец заполнения вкладыша Дата заполнения После заполнения выше оговоренных граф указывается уже дата заполнения вкладыша, которая соответственно тоже указывается настоящая, а не та, которая указана в трудовой книжке. То есть дата заведения вкладыша будет соответствовать дате записи, впервые внесенной именно во вкладыш.

Нужны ли печати? Соответственно после внесения даты кадровый работник, который заполняет вкладыш, должен проставить свою подпись, а также поставить печать предприятия, по аналогии с заполнением основного документа – трудовой книжки, то есть в данном аспекте отличительных особенностей нет.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

В этой ситуации недопустимо:

1. Зачёркивать наименование графы «Сведения о поощрениях (награждениях)», переименовывать её в сведения о работе и продолжать вносить записи.
2. Вклеивать чистые листы из бланков трудовых и продолжать вносить записи.
3. Заводить новую трудовую и продолжать вносить записи. Прочитайте статью о том, почему не может быть 2 трудовые книжки.

Недопустимы также аналогичные варианты продолжения внесения сведений о трудовой деятельности работника.

Единственно верным, правомочным вариантом действий в такой ситуации является подшивка вкладыша в ТК. Иные действия кадровика могут поставить под сомнение подлинность трудовой книжки в целом, с вытекающими из этого правовыми последствиями.

Нумерация записей После заполнения титульного листа вносится уже запись, нумерация которой не будет соответствовать цифре 1, учитывая начало нового документа, а как раз наоборот, ведь вкладыш является продолжением трудовой книжки, соответственно и нумерация продолжается со следующего номера, который был указан в книге о труде. Как вшить? Как правило, вкладыш присоединяется к трудовой книжке несколькими способами, так как не все знают нужно ли вшивать его, учитывая, что данное правило на законодательном уровне не установлено.

Вкладыш в трудовую книжку (тк): заполняем правильно

• Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
• Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
• Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16».
  Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
• Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет.

Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ То есть вкладыш, точно так же, как и основной документ, имеет установленную форму, и ведется в соответствии с оговоренным нормативным актом по аналогии. Зачем нужен? Конечно, в большинстве случаев книги о труде хватает для внесения записей на протяжении всей трудовой деятельности, ведь для подобных записей предусмотрено 20 разворотов, предназначенных только для внесения сведений о работе, но ведь жизненные обстоятельства бывают разные.

Какую дату заполнения ставить во вкладыше в трудовую книжку

Правила изменения персональных данных обычно хранятся в бухгалтерских и кадровых бумагах. Работник, у которого изменилась фамилия, может прийти к директору с написанным заявлением и документами, которые указывают на смену фамилии (паспорт, свидетельство о разводе или заключении брака или свидетельство о смене фамилии).
Далее, должны быть сделаны следующие шаги:

• Когда руководитель получил от работника все что нужно для этой процедуры, он должен на самом заявлении поставить резолюцию.
• Потом сотрудник из отдела кадров внесет запись уже в трудовой книге при смене фамилии.
• Затем руководитель издает приказ о процедуре смены фамилии.
• После этих действий человек, который ответственен за внесение изменений в документации может приступить к работе.

На титульном листе нужно изменить информацию о фамилии сотрудника.
А если вы без всяких оснований откажете работнику в приёме, то могут возникнуть иные нелицеприятные результаты:

1. Вы потеряете хорошего специалиста из-за собственной непредусмотрительности.
2. Отказав работнику, вы можете наткнуться на рассмотрение ситуации неправомерного отказа в трудовой инспекции, в прокуратуре или суде.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что вкладыш – это далеко не мелочь в кадровом делопроизводстве. Его наличие может восприниматься как должное, которому не придаётся серьёзного значения. А его отсутствие может привести к неприятным последствиям.
Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке.

А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать вкладыш. Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье.

Форма документа Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются. И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую.

Для таких целей была разработана специальная форма – вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж. Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке.
Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д.

Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы. Пожалуйста, будьте взаимовежливы Мы в соцсетях: Подпишитесь бесплатно: Электронная газета по кадровому делопроизводству Новости трудового законодательства Уведомления о скидках и акциях Новости сайта КадроVIP (для профессионалов) Руководителю.

advokat55.com

Пошаговая инструкция по заполнению вкладыша в трудовую книжку образец

При этом, вносить такие изменения может непосредственно как сам начальник компании, так и специализированные работники, например, сотрудники отдела кадров. Важной составляющей такого процесса стает закрепление информации о внесении вкладыша. Так, сегодня предусмотрено правило, которое гласит, что каждый дополнительный бланк должен быть отмечен на титульном листе самой трудовой книжки. Такая отметка тоже имеет определенную характеристику. Прежде всего, стоит заметить, что она имеет форму печати. Такой знак содержит в себе надпись «Выдан вкладыш». Кроме того, помимо это нужно еще и обозначить дату внесения такого дополнения. В такой ситуации все довольно просто. Обозначается день фактического прикрепления вкладыша к трудовой книжке. Кроме того, в обязательном порядке такая надпись должна содержать номер и серию самого дополнения.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? правила заполнения вкладыша

При этом на испорченный вкладыш составляется специальный акт по факту его уничтожения.

• Отрывание обложки от вкладыша. Это является не просто ошибкой, а грубым нарушением. Бланк является утвержденным в законодательстве документом, и любое его видоизменение, помимо штрафов для работодателя, влечет за собой отказ в оформлении пенсии для сотрудника, который предоставит такую трудовую с испорченным вкладышем.
• За новый бланк вкладыша, как говорилось выше, руководитель должен взимать плату с сотрудника.

  Но если вкладыш испорчен по вине отдела кадров, повторный бланк предоставляется бесплатно. Алгоритм заполнения Опытные кадровики знают, что вкладыши заполняются аналогично трудовой книжке. Тем не менее можно держать перед глазами образцы записей в трудовую книжку, чтобы лишний раз не делать исправлений.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

При совершении ошибки в написании серии или номера вкладыша в трудовой книжке, необходимо сделать пометку о внесении ошибочной записи и внести данные снова. Если ошибка была совершена при заполнении полей о месте работы, то исправления вносятся аналогично трудовой. Запись не зачеркивается и не исправляется. Под ней делается пометка о недействительности записи, ставится порядковый номер и вносится новая запись.

В любом случае это не означает, что в документах можно делать ошибки. Чтобы лишний раз подстраховаться, можно держать перед собой образцы записей в трудовую книжку. Чего делать нельзя? Как оформлять вкладыш в трудовую книжку и как вести записи, понятно.

Вкладыш в трудовую книжку (тк): заполняем правильно

Вкладыш в трудовую книжку Учитывая особое значение трудовой книжки, законодатель разработал Правила их ведения и хранения, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225. Каждая трудовая книжка и любая запись, вносимая в нее, должны соответствовать вышеназванному нормативному документу. В соответствии с пунктом 38 указанных Правил если в трудовой книжке заполнены все страницы, то возникает необходимость оформления вкладыша в неё.
Форма такого документа разработана и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225. Следует учесть, что оформить вкладыш в трудовую книжку как самостоятельный документ нельзя. Данное предписание прямо следует из абзаца 2 пункта 38 Правил.
Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)

Для этого нужно просто внимательно читать напечатанные сведения, которые обуславливают размещение информации в документе. Прикрепление вкладышей в трудовую книжку Еще одним особо важным нюансом становится прикрепление дополнительных страниц. Стоит заметить, что они в обязательном порядке должны составлять единое целое с самой трудовой книжкой.

Наиболее распространенным вопросом является размещение вкладышей. Некоторые рассуждают, что они должны быть в конце документе, некоторые настаивают на том, что прикреплять дополнения необходимо исключительно после того раздела, к которому они относятся. В такой ситуации стоит отметить, что в нормативно – правовых актах нет прямого указания на то, где именно должны размещаться такие дополнения.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

И штамп, и запись ставятся на одном и том же месте: в правом верхнем углу на титульном листе трудовой. В целом оформление выглядит следующим образом:

1. Ставится штамп или делается запись «выдан вкладыш».
2. Ниже указывается серия и номер вкладыша.
3. В конце трудовой – между последней страницей и обложкой вшивается вкладыш.

Номер вкладыша является его идентификатором, то есть он непременно должен совпадать с тем, который вписан на титульном листе ТК. Так что переносить его нужно очень внимательно, тщательно выверяя каждую букву и цифру.
Количество вкладышей, которые могут выдаваться работнику – не ограничено. Соответственно, если в обозначенном месте уже существует отметка о выдаче вкладыша, делайте новую отметку чуть ниже.

Оформление и нумерация записей во вкладыше в трудовой книжке

Что это такое? Вкладыш в трудовую – это документ, в котором продолжает учитываться стаж работника после того как его трудовая завершена, то есть в графе внесения сведений о работе сделана очередная запись, после которой места для внесения следующей – не осталось. В этой ситуации недопустимо:

1. Зачёркивать наименование графы «Сведения о поощрениях (награждениях)», переименовывать её в сведения о работе и продолжать вносить записи.
2. Вклеивать чистые листы из бланков трудовых и продолжать вносить записи.
3. Заводить новую трудовую и продолжать вносить записи. Прочитайте статью о том, почему не может быть 2 трудовые книжки.

Недопустимы также аналогичные варианты продолжения внесения сведений о трудовой деятельности работника.
Единственно верным, правомочным вариантом действий в такой ситуации является подшивка вкладыша в ТК.

Как правильно оформить вкладыш в трудовой книжке работника

То есть очерёдность порядковых номеров продолжает соблюдаться, а вносимые сведения продолжают те, которые внесены в трудовую. В комплексе должно создаваться смысловое единство всех внесённых в документ данных. Зачастую возникают ситуации, в которых последней записью в ТК является запись о приёме на работу, а запись об увольнении уже вписана во вкладыш.

Это нормальная ситуация, которая достаточно распространена. Оформление Кроме этого ассоциативное и правовое единство документа создаётся особым способом, при оформлении вкладыша в трудовой книжке. Без регистрирующей записи вшитый вкладыш (см. тут как вшить вкладыш) является недействительным. Производится оформление двумя способами:

1. Проставлением штампа: «выдан вкладыш».
2. Внесением записи о том, что вкладыш выдан.

Оба способа идентичны. Работодатель при отсутствии возможности поставить штамп, делает запись вручную.

Индивидуальное предпринимательство

Иные действия кадровика могут поставить под сомнение подлинность трудовой книжки в целом, с вытекающими из этого правовыми последствиями. Соответственно, если вы индивидуальный предприниматель, руководитель организации, главный бухгалтер, руководитель (сотрудник) отдела кадров или уполномоченное приказом руководителя лицо (см. тут), ответственное за ведение трудовых – контролируйте наличие вкладышей. Имейте в виду, что чистые бланки вкладышей должны быть в наличии всегда, также как и бланки ТК.

Зачем и для чего он нужен? Наличие вкладыша является необходимостью, ведь если к вам поступит на работу сотрудник, у которого не осталось места для внесения очередной записи – вы не сможете её внести. Но в соответствии с Правилами (№ 225), внести запись работодатель обязан не позднее 5 дней с момента вступления работника в должность. Естественно, возникнет нарушение, которого вы не сможете избежать.

Алгоритм заполнения заключается в следующем:

1. Вкладыш начинает заполнять та организация, во время работы в которой закончились поля для записей в трудовой книжке.
2. Дата на вкладыше ставится по факту заполнения, а не по дате начала трудового стажа.
3. Во вкладыше должны прописываться только те данные, которые актуальны на данный момент.
4. На титульном листе должна стоять подпись того, кто оформил вкладыш, и печать организации.
5. Бланков вкладыша в трудовой может быть сколько угодно, законодательство не ограничивает их количество.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку далее? Когда все данные внесены, вкладыш вшивается в трудовую, и на первом листе проставляется штамп «Выдан вкладыш».

vip-real-estate.ru

Образец заполнения трудовой книжки в 2018 году

Когда человек поступает на официальную работу, все отметки касательно его приема и увольнения отражаются в основном документе — трудовой книжке.

Там можно узнать о том, какой имеется стаж, по каким причинам происходили увольнения, и прояснить информацию по поводу повышения квалификации, что также является вносимой в книжку информацией.

Сейчас в Российской Федерации котируются как старые, так и новые документы, но в любом случае нужно знать, как правильно производить их заполнение и избежать ошибок.

Когда открывается

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, который проработал более пяти дней, но при условии, что работа является основной.

Данное требование действует в отношении юридических лиц и для ИП, но исключением являются физлица, нанимающие на работу лиц.

Последние не имеют права ни вносить записи в трудовые книжки, ни заводить новые, если речь идет о людях, которые работают первый раз в жизни.

Кто в ответе за грамотность оформления

По Трудовому кодексу Российской Федерации и его статье 66, трудовая книжка составляется по специальной форме, и любые нарушения являются недопустимыми.

Ведь ошибки могут стать причиной проблем с трудоустройством человека в будущем, и исправление полностью будет обязанностью допустившего ошибки работодателя.

Чтобы избежать такого, нужно сразу сделать все качественно, и следить за отсутствием ошибок, в частности грамматических.

Процедура ведения и сохранения этих документов находится полностью в сфере ответственности работодателя, который к тому же обязан сам завести книжку при первом трудоустройстве человека.

Руководитель может заниматься заполнением самостоятельно, либо же передать такие полномочия кадровикам, а также секретарям.

Какой ручкой можно записывать

Касательно ручки, которой вносится информация, можно отметить, что особой разницы нет, ведь подойдет как перьевая, так и шариковая либо гелиевая разновидности этого инструмента.

Цвет текста может быть черным, синим или фиолетовым, но кроме этих нюансов есть и другие правила.

В частности, записи нельзя сокращать, а при необходимости исправлений строки не зачеркиваются, следует просто указать ниже об их недействительности и добавить правильную запись.

Любое внесение информации должно быть подтверждено документально, к примеру при повышении квалификации указываются реквизиты документа, подтверждающего обучение, а когда прием на работу или увольнение происходят по приказу руководства, то вводится номер и дата распоряжения.

Внести все записи при приеме на работу нужно в течение недели, а вот при увольнении вписать всю информацию обязательно следует в тот же день.

Инструкция с комментариями по заполнению (пример)

Трудовая книжка — это тот документ, в котором сохраняется вся информация о стаже человека и его навыках, а также профессиональной квалификации, на основании чего может производиться и дальнейшая трудовая деятельность.

Поэтому допускать неточностей и ошибок там ни в коем случае нельзя, но если это все же произошло, то следует знать и о том, как исправить такую неловкую ситуацию.

Титульного листа

Главный лист данной книжки заполняет та организация, на которой человек начал работать впервые в жизни, ей же делается и первая запись.

На основной странице вписываются:

• ФИО сотрудника;
• дата рождения;
• полученный уровень образования;
• профессия;
• дата заполнения документа;
• подпись работника и ответственного на предприятии человека.

Если необходимо внести исправление, причем оно не обязательно будет производиться по причине ранее допущенной помарки, следует зачеркнуть неактуальную информацию и вписать рядом необходимые данные.

Слева будет чистый лист на обложке, там следует внести причину изменений на титульной странице, поставить должность, ФИО и подпись человека, вносившего коррективы в текст.

О приеме на работу

При приеме на работу информацию тоже нужно отразить правильно, для этого в левой графе ставится номер записи по порядку и дату ее осуществления.

В строке “Сведения о приеме на работу” нужно вписать название организации и ИП, причем как полное, так и сокращенное.

Далее пишется информация, касающаяся того, в какой отдел принят сотрудник, и на какую должность, теперь остается только поставить справа дату и номер приказа.

Сведения об образовании

Информация о том, какой уровень образования имеет человек, отражается прямо на титульной странице, и берется только из официальных документов, которые вместе с удостоверением личности являются основаниями для заполнения бумаг.

А вот повышения квалификации или прохождение курсов отражаются прямо в разделе сведений о работе, только в наименовании документа отражаются реквизиты свидетельства, а в самих сведениях говорится о сути изменений.

Перевод

Перевод на иную должность оформляется в виде приказа, в самой книжке следует отразить только ту должность, на которую состоялся перевод, а также на основании какого внутреннего распоряжения это происходит.

Больше никаких записей не делается, поскольку это исчерпывающая информация и именно с той даты человек начнет трудиться на другой должности.

Награждения

Для того, чтобы отражать поощрения сотрудников и присвоение им почетных званий, есть специальный раздел под номером 7, в котором есть строки для названия награды в соответствии с приказом.

Уточнений не нужно, достаточно того, что будет указан тип поощрения, к примеру премия или отпуск, основание, на котором это было предоставлено, и реквизиты документа, который был выпущен начальством для легализации похвалы.

При увольнении

Увольнение может быть по собственному желанию, сокращению штата, нарушению дисциплины или некоторым иным причинам, и это тоже отражается в трудовой.

Меняются только статьи ТК РФ, которые позволяют оформить освобождение от должностных обязанностей.

Формулировать текст нужно так, что трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с соответствующей статьей ТК РФ, справа как обычно ставится номер и дата внутреннего приказа, а вот ФИО кадровиков и самого сотрудника вместе с их подписями ставятся в графе сведений о работе ниже статьи Кодекса.

В случае с другими поводами меняется только начальная формулировка и статья ТК РФ, согласно которой действует работодатель.

Вкладыша

Вкладыши оформляются в тех случаях, когда основная трудовая книжка заканчивается, и в ней больше нет места для новых записей.

Ведь продолжать делать записи в разделе для поощрений нельзя, как и не допускается заводить вторую основную трудовую.

В ней ставится штамп “Выдан вкладыш” с указанием его серии и номера, либо же данная запись вносится черной или синей шариковой ручкой.

Информация, которая находится в основном и дополнительном документе, является одинаковой, но переносить ее не нужно, следует просто продолжать вести записи во вкладыше.

Дубликата

Заполнение дубликата не отличается от норм, которые предъявляются к трудовой документации основного характера, и различия состоят только в надписи или штампе “Дубликат” над названием документа на титульной странице, что обозначает копию.

В остальном заполнение и распоряжение книжкой не имеют каких-то особых нюансов.

Ответственность кадровых работников

За то, что в документе будут допущены ошибки, либо же в дальнейшем из-за нарушений владелец книжки получит проблемы с трудоустройством, будут нести ответ те специалисты, которые производили ее заполнение.

Не первая или особо серьезная ошибка может не только лишить их полномочий, но и привести к увольнению, но можно и наказать кадровика материально, если владелец книжки понес ущерб по его вине, конкретные меры зависят от тех норм, которые прописаны во внутренних нормативах работодателя.

Часто задаваемые вопросы

В процессе эксплуатации трудовых книжек возникает масса вопросов по методам их заполнения и особенностям работы с подобными документами. Поэтому некоторые особенности следует прояснить заранее, дабы они не стали неожиданностью.

Видео: оформление документа

Можно ли писать печатными буквами

Графы с информацией должны заполняться прописью, поскольку того требуют установленные нормы, но на титульной странице можно немного нарушить данное условие.

При подписи сотрудника на этом листе есть возможность указать полную фамилию кадровика с помощью печатных букв, чтобы разграничить данные владельца и специалиста.

Тут же действует и норма, согласно с которой все данные должны быть разборчивыми и понятными.

Какие данные вносятся госслужащими

Когда человек приходит на государственную службу, его трудовая заполняется так же, как и иным категориям людей, но вместо названия организации в графе сведений о приеме на работу следует отразить структурное подразделение органа госвласти.

Должность сотрудника оговаривается по реестру должностей гражданской службы госсектора, и в прочих деталях ничего не различается.

Возможно ли внесение данных без печати

Информация должна вноситься с добавлением печати, которая подтвердит правильность и легальность внесенных данных, и в идеале это должна быть отметка кадрового отдела, но ведь случается, что таких специалистов на предприятии попросту нет.

И в такой ситуации следует использовать личную печать директора, либо же общую отметку организации в целом.

Для трудовых книжек, которые используются в качестве рабочих документов, в которых отражается стаж и квалификация работника, существуют особые правила заполнения, в случае несоблюдения которых книжка будет неправильная.

За это отвечают кадровые специалисты или непосредственные руководители предприятия, и знать нюансы ведения такой документации нужно особенно тщательно и подробно.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
3. Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
4. Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
5. Регионы — 8 (800) 333-88-93

juristhere.ru

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку образец 2017

Трудовая книжка служит главным документом, который может подтвердить трудовую деятельность и стаж гражданина. В настоящее время, в Российской Федерации считаются действительными трудовые книжки: 1938 года выпуска, 1973 года и 2003 года выпуска. Все образцы являются действительными и не требуют замены на новые. В начале 2004 года выпускается российская книжка. Изменился цвет документа, с зеленого на серый и герб СССР был изменен на герб России. Также был уменьшен размер формы, а количество страниц достигло сорока четырех. Трудовая книжка обзавелась системой защиты: особый вид бумаги с нанесением водяных знаков, строка «Трудовая книжка» светящаяся при излучении ультрафиолета и уникальная прошивка, скрепляющая документ. Данный вид документа выдается тем гражданам, которые проработают в компании более пяти дней, и настоящая трудовая деятельность будет являться основной. Если человек принимается на работу в первый раз, то трудовую книжку обязан предоставить работодатель. Зачастую на новое место для работы приходят сотрудники со стажем, имеющие на руках данный вид документа. Исходя из этого может возникнуть ситуация что все листы бланка заполнены, и внести запись о принятии на работу не является возможным. Для такого случая существует вкладыш в трудовую книжку. Но как правильно оформляется вкладыш по правилам 2018 года? Давайте разбираться.

Вкладыш в трудовую книжку: если места не хватает

Граждане, ведущие активную трудовую деятельность, в связи с частой сменой рабочего места, внутренними или внешними переводами в организации или стремительным продвижением по карьерной лестнице могут столкнуться с проблемой нехватки страниц в трудовой книжке. Данная проблема не является сигналом к замене документа на новый. Достаточно всего лишь вшить в трудовую книжку специальный вкладыш утвержденной формы.

Как выглядит вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это официальный документ, в котором кадровый специалист продолжает вести записи о трудовой деятельности работника. На данный вид документа распространяются такие же правила по его ведению, как и на трудовую книжку. Без книжки, вкладыш является недействительным документом. Нумерация страниц не начинается с начала, а имеет продолжение уже начатой нумерации в трудовой книжке. Вкладыш в трудовую книжку имеет 36 страниц и выполнен в формате 88 на 125 мм. Обложка изготовлена из картона. Титульный лист практически не отличим от титульного трудовой, а графы с точностью повторяют основную трудовую книжку.

Правила приобретения вкладыша в трудовую книжку

Приобретение вкладыша, как и трудовой книжки, осуществляется работодателем. Организации предоставляющей работу непозволительно принимать или требовать от сотрудника бланк чистого вкладыша. Данный вид документа, имеет вид строгой отчетности. Приобретается данный документ только у лицензированных фирм. Цена вкладыша в трудовую книжку у различных представителей своя. После осуществления покупки, бланки хранятся у бухгалтера или лица ответственного за кадровую политику. После регистрации в приходно-кассовой книге вкладыши передаются под расписку работнику, ответственному за внесение записей в трудовые книжки и вкладыши.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку

Не прекращаются споры о том, кто должен приобретать вкладыш в трудовую книжку. Приобретение вкладыша в трудовую книжку входит в обязанности работодателя, однако организация должна взыскать полню стоимость бланка с работника (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225). Размер суммы возмещения не должен превышать полной стоимости вкладыша, использованного сотрудником. Существуют также случаи, при которых данный бланк оплачивает организация работодателя:

• порча документа работодателем. Вкладыш может быть необратимо испорчен посредством физического воздействия человека. В случае непосредственной вины работодателя оплата нового бланка ложится на плечи организации.
• утрата документации. Данной причиной могут послужить чрезвычайные ситуации. Такие, как: пожар, наводнение, землетрясение. Также в данную категорию можно отнести данный вид утраты бланков строгой отчетности по причине кражи. В данной ситуации работнику выдают копию трудовой книжки с вкладышем, и все расходы по возмещению ущерба работодатель берет на себя.

Данным вопросом часто задаются работники ответственные за ведение кадровых вопросов. Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку. В первую очередь на книжке (и на вкладыше) должен присутствовать штамп работодателя (если он есть у работодателя). Четких правил по его размещению нет. Но, как правило, штамп располагают вверху правого угла титульного листа. Рядом необходимо указать серийный номер документа. Записи в бланке вкладыша осуществляются в хронологическом порядке. Приведем образец оформления вкладыша в трудовую книжку:

Вкладыш, как правило, оформляется работодателем, за время работы у которого закончились листы в бланке вкладыша. При этом:

• на титульном листе располагается дата заведения вкладыша;
• в бланк вносятся персональные данные сотрудника, действительные на данный промежуток времени;
• под официальными записями на титульном листе ставится печать и подпись работодателя выдавшего данный документ;
• количество вкладышей разрешенных для подшивки в трудовую книжку, не ограничено.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Считается недопустимым простое нахождение вкладыша в трудовой книжке. Только став единым целым с трудовой, бланк становится действительным. Чаще всего вкладыш вшивают за последней страницей трудовой книжки. Приступая к данной работе необходимо помнить, что для надежного скрепления документов следует совершить пять проколов. По завершению работы, концы ниток, завязанные на несколько крепких узлов, должны располагаться внутри документа. Главные ошибки при вшивании бланка вкладыша:

• вшивать вкладыш следует после заполнения титульного листа документа и внесения серии и номера в трудовую книжку. Если факт нарушения данного порядка произошел и работник кадровой службы совершил ошибку, неверно указав серийный номер в трудовой, предпринимаются следующие действия. Необходимо расшить документы. К трудовой книжке вновь пришить правильно заполненный вкладыш. Испорченный документ необходимо уничтожить, составив акт установленной формы.
• некомпетентные работники кадровой службы, часто отрывают обложку вкладыша. Это делать категорически запрещено. Так как форма документа утверждена, и любые видоизменения могут послужить отказом в оформлении будущей пенсии работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку: образец

Вкладыш в трудовую книжку – это документ установленной формы, который идет дополнением к основному бланку. Как оформить вкладыш в трудовую книжку так, чтобы он соответствовал законодательству?

Что такое – вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выписывается после того, как в основном бланке не осталось места для внесения сведений в любом разделе. Это значит, что вкладыш нужно выписать даже после того, когда полностью заполнено место, куда вписывают награды и поощрения, а в разделе для записей о работе еще остается место.

Когда вкладыш оформлен и вшит в основной документ нужно все последующие записи вести в нем.

• в трудовую нужно нанести отметку о том, что в дополнение к ней выдан вкладыш;
• сам вкладыш, отдельно от трудовой, не имеет юридической силы, он действителен только, как приложение к основному бланку;
• на одного человека может быть заведено любое количество вкладышей, нормативные акты этот вопрос не регулируют;
• вкладыш нужно вшить в бланк трудовой книжки, а не просто вложить.

Порядок выдачи и правила оформления вкладыша в трудовую книжку регулируются:

• постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.03 г.
• правилами ведения трудовых книжек, которые утверждены вышеуказанным Постановлением.

Поскольку вкладыш также относится к основным документам, подтверждающим стаж гражданина, то он должен оформляться строго в соответствии с требованиями законодательства.

Как правильно оформить вкладыш

Вышеуказанные нормативные акты в части ведения вкладышей регулируют следующие вопросы:

• как оформить;
• образец вкладыша;
• порядок заполнения, оформления и ведения.

Образец титульной страницы вкладыша утвержден в Постановлении «О трудовых книжках». Он практически идентичен аналогичной странице трудовой книжки, за исключением названия.

Внутренняя часть вкладыша выглядит также, как и в трудовой книжке, разница состоит лишь в количестве разворотов:

• для записей данных о стаже – 9;
• для заполнения сведений о наградах – 8.

Порядок оформления и ведения вкладыша полностью идентичен тому, что разработан для трудовой книжки.

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку: образец

Вкладыш выписывается только после того, как возникнет необходимость внести новую запись. В первую очередь заполняется титульный лист.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку: образец титульного листа

Как уже было указано выше, первый лист вкладыша аналогичен тому, что в трудовой книжке, соответственно и правила внесения данных будут аналогичными:

• ФИО работника заносится полностью. Фамилия заносится действующая, без отражения произведенных изменений;
• дата рождения;
• образование на момент оформления вкладыша;
• профессия или специальность;
• дата заполнения – проставляется фактическое число оформления вкладыша;
• подпись работника;
• подписи должностного лица, которое заполняет вкладыш;
• печать организации. На бланке отведено под нее место, отмечено соответствующими буквами (МП). Но в связи с тем, что в данный момент наличие гербовой печати не является обязательным, ставится она только при наличии. Это отмечено в разъяснениях к Правилам ведения книжек от 31.10.16 за № 589н. Если печать есть, то ее простановка обязательна.

Если при заполнении первой страницы допускается ошибка, то бланк уничтожают и выписывают новый вкладыш. Образец заполнения можно посмотреть здесь.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку по разделам

Все разделы этого документа полностью аналогичны трудовой, и при внесении в них информации нужно следовать Инструкции по заполнению трудовых книжек:

• наименование организации пишется полностью;
• указывается дата записи;
• вписывается информация о трудоустройстве либо награждении.

Обратите внимание! Заполнение разделов во вкладыше не обязательно будет начинаться с наименование организации. Например, запись о приеме и переводах сделана в самой трудовой книжке, а для внесения записи об увольнении сводных строк не остается. Она вносится уже во вкладыш, безо всяких пояснений, то есть записи просто продолжаются.

Обновление: 19 декабря 2016 г.

Трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения и определения стажа граждан Российской Федерации. Она используется при расчете и назначении пенсий в России. Указанный формуляр оформляется при первом трудоустройстве физического лица и сопровождает его при всех последующих перемещениях по должностям или местам работы. В результате может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку.

Положениями ТК РФ особая роль в отношениях между работодателем и физическим лицом отведена трудовой книжке. Указанный документ заводится по факту первого трудоустройства работника.

При всех последующих оформлениях данный формуляр предоставляется по новому месту работы и хранится там вплоть до увольнения.

Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.

На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж. Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.

С учетом всего сказанного может возникнуть ситуация, когда вышеназванный формуляр будет заполнен и у работодателя появится вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.

Учитывая особое значение трудовой книжки, законодатель разработал Правила их ведения и хранения, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Каждая трудовая книжка и любая запись, вносимая в нее, должны соответствовать вышеназванному нормативному документу.

В соответствии с пунктом 38 указанных Правил если в трудовой книжке заполнены все страницы, то возникает необходимость оформления вкладыша в неё. Форма такого документа разработана и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Следует учесть, что оформить вкладыш в трудовую книжку как самостоятельный документ нельзя. Данное предписание прямо следует из абзаца 2 пункта 38 Правил.

Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.

Несоблюдение данного предписания, равно как и его игнорирование, может явиться основанием для привлечения соответствующей организации или предпринимателя к ответственности в виде штрафа, размеры которого установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Правительство Российской Федерации, утвердив своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 Правила ведения трудовых книжек, не разработало детального описания действий по заполнению вкладышей в них.

Отсутствует такой алгоритм и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Не разработан указанными ведомствами и официальный образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Единственное, что прямо установлено Правительством Российской Федерации в Правилах, это необходимость проставления в трудовой книжке штампа «Выдан вкладыш». Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа.

Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.

Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. Данное предписание следует из пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя. Также обязательным является наличие оттиска печати предприятия или индивидуального предпринимателя.

В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.

Важно помнить, что если при оформлении вкладыша допущены ошибки, то следует обеспечить оформление вкладыша в трудовую книжку по образцу, указанному выше.

Каждый вкладыш в трудовую книжку должен быть вшит в нее. Без исполнения указанного требования такое вложение не может считаться действительным.

Действующее законодательство Российской Федерации не определяет порядок и способы вшивания вкладыша в основной документ.

Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.

Вшивание следует осуществить путем использования иглы или швейной машинки. Требования к качеству и цвету ниток, а также к ширине стежков акты нормотворчества Российской Федерации не содержат.

Вклеивание или прикрепление вкладыша иным способом противоречит закону, нарушает правила заполнения вкладыша в трудовую книжку и влечет необходимость оформления нового вложения в основной документ.

Сшивку следует осуществлять по развороту вкладыша. Данный способ позволит обеспечить максимальную прочность его скрепления с трудовой книжкой.

Вместо заключения необходимо отметить, что игнорирование процедуры оформления и сшивания вкладыша повлечет за собой признание его недействительным. В результате этого у работника могут возникнуть определенные сложности в будущем.

amvtrade.ru