Как правильно заверить копии документов и прошить – как правильно сшивать ниткой, фото пошагово, как прошить в 2 и 3 дырки схема, как прошивать по госту и пронумеровать, образец, как пользоваться скоросшивателем в делопроизводстве

Содержание

Как правильно прошить копию договора


Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта. Подготовка документов для регистрации ИП Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты. Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов.

Как правильно прошивать и заверять документы

Внимание

Предприниматели и сотрудники офисов в работе сталкиваются с необходимостью правильного оформления многостраничных документов. Контролирующие органы и вышестоящие организации, как известно, придирчиво относятся к оформлению деловых бумаг, а потому иногда возникают сложности. Давайте разберемся, как правильно прошить и пронумеровать документы, чтобы при их подаче не возникало ненужных вопросов.

Кто занимается оформлением документов? Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет. Но на самом деле не все так просто. Есть определенные правила, по которым это делается. Если вы хотите сделать подшивку газет или журналов для пользования внутри организации, то это одно.

А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно.

Руководство как прошивать и заверять документы

Таким образом, один край уже готов.

  • Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
  • Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
  • Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Инфо

Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу. На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

В три дырки Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

Как правильно сшить документы

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

  • Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
  • приказы личного и общего состава,
  • а также штатное расписание.
  • Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
  • авансовыми отчетами,
  • накладными,
  • счетами-фактурами,
  • путевыми листами,
  • кассовыми книгами,
  • оборотными ведомостями,
  • актами выполнения работ,
  • а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам). Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять. В две дырки

  • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

Как правильно сшивать документы

Какую выбрать обложку? Говоря о том, как прошить документы, нужно вспомнить о таком нюансе, как оформление обложки. Безусловно, в типографии вам предложат красивые варианты, но они не всегда нужны, если речь идет не о дипломной работе. Для небольшой подшивки вполне хватит бумажной обложки.


Если предполагается длительное использование подшивки (например, хранение в архиве свыше 25 лет), то используют плотный картон. Обложка может быть стандартного размера (формат А4) и нестандартного. Это уже зависит от формата подшиваемых листов. Обложка должна соответствовать по размерам документу.
Нумерация страниц Во время подготовки бумаг к прошиванию необходимо обязательно пронумеровать страницы. Наличие нумерации является обязательным условием оформления. «Для чего это нужно?» — спросите вы. Для того, чтобы невозможно было незаметно вырвать, убрать часть листов.
Этот момент очень важен.

Как правильно прошить копию договора

Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.

    Важно
    Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

    На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

    • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
    • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.

    Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

Как прошить копию договора

Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком. Не стоит забывать и о наклеивании на узелок прямоугольника с необходимой информацией. Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило.

Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат. 4 дырки Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см. Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа.

Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху.
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять. В 2 прокола Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом. Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице. Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы. После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.
Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально. Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве. Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.
(21 голос., средний: 4,00 из 5) Загрузка…

Как правильно прошить договор

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись. Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

2440453.ru

Как правильно прошить пронумеровать и заверить документы

Ее вправе ставить только директор или иное лицо, имеющее на это полномочия. Все это заверяется печатью. Оттиск ее должен лечь так, чтобы захватить часть листа и записки. По сути, все эти рекомендации повторяют изложенную нами выше информацию. Мы посчитали нужным привести их, дабы вы смогли убедиться, что все делаете верно, в соответствии с указаниями вышестоящих инстанций. Налоговая предъявляет однозначное требование к целостности и сохранности не только самих документов, но и копий. Причем ксерокопии тоже подшиваются в отдельную пачку. Вместо послесловия Мы поговорили в статье о том, как правильно прошить документы нитками для подачи в архив и контролирующие органы. Возникают иногда споры относительно оформления подшивок, ведь нет документа, который давал бы точные разъяснения по этому вопросу, да еще и с комментариями.

Руководство как прошивать и заверять документы

Какую выбрать обложку? Говоря о том, как прошить документы, нужно вспомнить о таком нюансе, как оформление обложки. Безусловно, в типографии вам предложат красивые варианты, но они не всегда нужны, если речь идет не о дипломной работе.
Для небольшой подшивки вполне хватит бумажной обложки. Если предполагается длительное использование подшивки (например, хранение в архиве свыше 25 лет), то используют плотный картон.

Обложка может быть стандартного размера (формат А4) и нестандартного. Это уже зависит от формата подшиваемых листов. Обложка должна соответствовать по размерам документу.

Внимание

Нумерация страниц Во время подготовки бумаг к прошиванию необходимо обязательно пронумеровать страницы. Наличие нумерации является обязательным условием оформления.

«Для чего это нужно?» — спросите вы. Для того, чтобы невозможно было незаметно вырвать, убрать часть листов. Этот момент очень важен.

Как правильно прошивать и заверять документы

Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.


Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см.

В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа. Видео: как прошить документы в большой папке для архива Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок Видео: как можно прошивать документы с помощью станка Как заверить прошитые документы Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей).

Как правильно сшить документы

Важно

В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется. Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию.

Инфо

При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица. Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать.

В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

Как правильно прошивать документы?

  • на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
  • цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
  • в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
  • когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

Обратите внимание, подпись и печать обязательно ставиться так, чтобы часть ее располагалась на листике-заверителе, а часть непосредственно на заверяемом деле. Согласно заведенного порядка, это считается гарантией подлинности и неприкосновенности.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

  • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

Какой нитью сшивать документы

  • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
  • 2-3 листа сшиваются обычной нитью.

    Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

  • Иглу вводят сначала в среднее отверстие.

    Лучше использовать двойную прошивку.

Как правильно сшивать документы

Данный способ прошивания является самым простым. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом. Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания.

Стоит придерживаться такой схемы:

  1. Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
  2. После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия.

    Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.

  3. Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги.

Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. И соединяем концы нитки
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ( ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта. Подготовка документов для регистрации ИП Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А.
Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты. Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов.
Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.Важно помнить, что в ситуации, когда документ будет храниться более 10 лет, то прямоугольник лучше сделать из папируса. На этом прямоугольнике нужно указать, сколько листов содержится в документе, данные специалиста, занимавшегося заверением документа. 3 дырки Важно понимать, что перед началом процедуры сшивания, бумагу также необходимо проколоть, и здесь нужно просто рассчитать расстояние для трех дырок. После проколов нужно вдеть нитку в среднюю дырку. При этом нужно оставить кусок нитки с тыльной стороны длиной не меньше 7 см. После этого с лицевой стороны бумаги нужно протыкать верхнее отверстие и просовывать нить с иглой снизу в прокол. Затем нитку снова нужно направить в середину листа, чтобы она опять появилась с тыльной стороны.

Как правильно прошить пронумеровать и заверить документы

Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально. Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве. Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки. (21 голос., средний: 4,00 из 5) Загрузка…

vip-real-estate.ru

Как правильно сшить документы и заверить копии

Существует несколько способов:

  • лично, представителем;
  • заказным письмом;
  • в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.

Заверенные копии сшивают определенным образом.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки.

Как правильно сшить и заверить копии документов

Как сшивать документы

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Как сшивать документы правильно

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Как сшивать документы на фирме

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол.

Как правильно сшивать и заверять копии документов

Каким именно образом (в том числе – прошивкой или переплетом) должна быть обеспечена сохранность документов в архивах организаций – об этом Закон не говорит.

Однако он определяет, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении упорядоченных документов (статья 23), а упорядочение архивных документов – это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (статья 3).

Как известно, такие Правила утверждены в 2009 г.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

  1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
  4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки.
    Только после этого можно достать бумаги из пресса.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком.

Как правильно сшить документы и заверить копии документов

Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

  • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.

  • Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок.

Оформление в архив

Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

  1. наименование документа;
  2. дату составления описи;
  3. небольшую аннотацию;
  4. опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
  5. количество листов прописью и цифрами;
  6. подпись делопроизводителя.

Составление документа будет поэтапное:

  • Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой.

На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___».

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге.

То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала.

В любой организации, работающей с большим количеством документов, порядок ценится превыше всего. Прошивка документов на первый взгляд не кажется слишком сложным процессом.
Тем не менее, многие люди не могут правильно прошить документ без определенной сноровки. В данной статье рассматриваются способы прошивки документов с использованием фотографий с пошаговой инструкцией, а так же специфика заверки документов в специально предназначенных для этого организациях.
Обзор какие выплаты положены при сокращении работника здесь: http://biz-faq.ru/organizaciya-biznesa/kadrovyj-vopros/uvolnenie/obzor-kakie-vyplaty-polozheny-pri-sokrashhenii-rabotnika.html.

Как правильно прошивать нитками?

Прошивка документов иголкой и капроновыми нитками – немного устаревший, но все же действенный способ привести документы в надлежащий вид.

Внимание
Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.

  • На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий.

Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Кто и как заверяет

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов.

  • Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
  • Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.

В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре.

pravogarant23.ru

Как правильно сшить документы и заверить

Все листочки останутся под своими номерами, а на пропущенных следует написать цифру с предыдущего листа и букву. При грубейших ошибках имеет смысл аккуратно зачеркнуть написанное и рядом сделать верную запись. Все произведенные изменения должны быть отражены в заверительной записке. Описание документа Перед тем как прошить документы нитками, лучше проверить правильность оформления всего Дела. Ведь не хотелось бы его потом расшивать. Как правило, внутри него находится несколько пакетов бумаг. Абсолютно весь перечень должен быть перечислен в описи. Ее составляет ответственное лицо, указывая дату. Опись не нумеруется. Как прошить документы нитками в три дырки? Если все документы подготовлены, то можно приступать к прошиванию. Для этого понадобятся специальные нитки или же можно воспользоваться шпагатом.

Как правильно прошивать и заверять документы

В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки. Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7.

Важно

Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги. Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху.

Внимание

Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны. Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Инфо

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию. Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации.

Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков. Как правильно cшить документы нитками Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

Ее вправе ставить только директор или иное лицо, имеющее на это полномочия. Все это заверяется печатью. Оттиск ее должен лечь так, чтобы захватить часть листа и записки. По сути, все эти рекомендации повторяют изложенную нами выше информацию. Мы посчитали нужным привести их, дабы вы смогли убедиться, что все делаете верно, в соответствии с указаниями вышестоящих инстанций. Налоговая предъявляет однозначное требование к целостности и сохранности не только самих документов, но и копий. Причем ксерокопии тоже подшиваются в отдельную пачку. Вместо послесловия Мы поговорили в статье о том, как правильно прошить документы нитками для подачи в архив и контролирующие органы. Возникают иногда споры относительно оформления подшивок, ведь нет документа, который давал бы точные разъяснения по этому вопросу, да еще и с комментариями.

Как правильно сшивать документы

Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта. Подготовка документов для регистрации ИП Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов.

Как правильно сшить документы и заверить

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации. Брошюровочная машина Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  • документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
  • бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

  • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
  • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам.
    Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.Какие документы прошиваются?

  • Кадровая документация по итогам текущего года
  • Документация бухгалтерии
  • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  • Документы для налоговой
  • документы для сдачи отчетности в ПФР
  • документы в различные отделы банка
  • документы на тендер
  • копии уставных документов
  • документы при заключении особо важных соглашений
  • книги учета прибыли
  • нотариально удостоверенные копии и переводы
  • при подготовке документации к сдаче в архив

Какие документы подшиваются

  • Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

Контур.эльба

  • вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
  • выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
  • вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
  • при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
  • концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
  • клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
  • указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец Видео: Как ИП прошить документы? Прошивка документов для архива Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Как правильно сшить документы

А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России. Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил. Подготовка документов к сшиванию Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить.
Процесс подготовки проходит в несколько этапов: 1. Оформление обложки. Обложки для документации бывают трех видов:

  • Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
  • Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
  • Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

2. Комплектация.

Как правильно сшить и заверить документы

Какую выбрать обложку? Говоря о том, как прошить документы, нужно вспомнить о таком нюансе, как оформление обложки. Безусловно, в типографии вам предложат красивые варианты, но они не всегда нужны, если речь идет не о дипломной работе. Для небольшой подшивки вполне хватит бумажной обложки.

Если предполагается длительное использование подшивки (например, хранение в архиве свыше 25 лет), то используют плотный картон. Обложка может быть стандартного размера (формат А4) и нестандартного. Это уже зависит от формата подшиваемых листов. Обложка должна соответствовать по размерам документу.

Нумерация страниц Во время подготовки бумаг к прошиванию необходимо обязательно пронумеровать страницы. Наличие нумерации является обязательным условием оформления. «Для чего это нужно?» — спросите вы. Для того, чтобы невозможно было незаметно вырвать, убрать часть листов. Этот момент очень важен.

Как правильно прошить и заверить документы

Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца. Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  • архивные;
  • бухгалтерские;
  • кадровые;
  • на проверку.

Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.

Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи. Основные регламенты Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует.

Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

prodhelp.ru

Как правильно сшить документы и заверить. Как правильно прошить и заверить копии документов

Как правильно прошить и заверить копии документов

Обычная копия с документа – это простая бумажка. Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу. Оригинал и заверенная копия: в чем разница? Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре. Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи. Последних может быть сколько угодно. При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы. Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий. Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней.

Как правильно прошивать и заверять документы

Содержание

  • 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
    • 1.1 Документы, подлежащие прошивке
    • 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
  • 2 Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
    • 2.1 В две дырки
    • 2.2 В три дырки
    • 2.3 В четыре дырки
    • 2.4 В пять дырок
  • 3 Особенности прошивки документов: дельные советы
  • 4 Как заверить прошитые документы
    • 4.1 Кто может заверить прошитые документы
    • 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.

Заверяем документы правильно!

Важно

Налоговым кодексом не предусмотрено представление в налоговый орган копий документов в подшивки, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Собственно, всем известно правило «что не разрешено, то можно», в данном случае Минфин придерживается правила «что не прописано в НК, будут прописано нами».

То есть пока не было прописано, можно было «додумывать», но с выпуском соответствующего письма уже появляется новое правило. Аргументы в Минфине приводят следующие: было принято постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г.

№ КА-А41/11390-09, в котором сказано, что под словами «заверенных проверяемым лицом копий», указанными в пункте 2 статьи 93 НК РФ, следует понимать удостоверение должностным лицом организации копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, придающих им юридическую силу.

Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой

Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также – страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Копию можно сделать на листе с двух сторон, при этом заверить надо каждую из страниц, либо сшить и на обороте последнего листа сделать запись: «прошито и пронумеровано 3 листа», поставить оттиск, подпись, дату.

Инфо

А поскольку копия с паспорта делается обычно нотариусом, он знает все эти тонкости. Как правильно заверить копию трудовой книжки, наверное, лучше всех знают специалисты отдела кадров, поскольку практически каждый день сталкиваются с этим.

Итак, данный документ можно скопировать целиком или сделать только необходимые страницы, например, первый лист с ФИО владельца и разворот 4-5 стр.

Руководство как прошивать и заверять документы

Кто может заверить прошитые документы Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции. Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе. Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

Контур.бухгалтерия

Внимание

Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги. По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок.

Кончики нити оставить торчать из-под наклейки. Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета. Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать. Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Как правильно сшивать документы

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей).

Как правильно сшить документы

Чтобы этот загиб лучше держался, его не только про

legion-development.ru

Как правильно заверять документы?

Работа с документами часто связана с необходимостью их заверения. Какие есть механизмы для этого? Как правильно заверять документы и их копии в соответствии с требованиями законодательства РФ?

Данный вопрос мы можем рассмотреть в следующих аспектах:

Изучим указанные пункты подобнее.

Законные способы заверения документов в РФ

Документы и их копии, используемые российскими гражданами и организациями, можно заверять следующими основными способами:

  • нотариально;
  • самостоятельно посредством личных и корпоративных реквизитов;
  • с помощью апостиля и легализации (для документов, сформированных за рубежом либо предназначенных для использования за границей).

Изучим особенности задействования каждого из них.

к содержанию ↑

Нотариальное заверение документов и их копий

Соответствующий способ заверения документов может осуществляться исключительно лицами, имеющими официальный статус государственного или частного нотариуса. Граждане или организации, обращающиеся к ним, принимают достаточно ограниченное участие в процедурах, связанных с приданием документам (или их копиям) необходимой юридической силы. Чаще всего оно сводится к личному присутствию человека на приеме у нотариуса с целью подтверждения своего согласия с положениями заверяемых документов.

Вместе с тем полезно ознакомиться с некоторыми критериями, которыми должны руководствоваться специалисты соответствующего профиля в процессе придания тем или иным источникам необходимой юридической силы. Так, нотариус не вправе заверять копии:

  • на которых указано, что они не должны копироваться;
  • на которых стоит гриф секретности;
  • документов медицинского характера, содержащих сведения о заболеваниях гражданина, которые в силу закона недопустимо разглашать;
  • договоров, составленных в письменной форме и не заверенных до этого нотариально;
  • дипломов без регистрационного номера и не удостоверенных учебным заведением должным образом;
  • выписок с оценками из зачетной ведомости без прилагающегося диплома;
  • не легализованных в установленном порядке источников иностранного происхождения.

Изучим теперь то, как правильно заверять документы с помощью личных или корпоративных реквизитов.

к содержанию ↑

Самостоятельное заверение документов

Основным источником права, регулирующим самостоятельное заверение документов гражданами и организациями, является, что интересно, Указ Президиума СССР № 9779-Х, принятый 4 августа 1983 года. Данный источник права до сих пор действует. Можно отметить также, что его дополняет более новый ГОСТ Р 6.30-2003. В тех случаях, когда в нормативных актах, регулирующих ту или иную сферу документооборота, прямо не указано, что граждане или организации обязаны заверять документы нотариально, можно задействовать механизм самостоятельного удостоверения их юридической силы — в соответствии с критериями, прописанными в указанных источниках права, советском и российском.

Человеку в статусе физлица для заверения копии документа нужно:

  • написать на листе «Верно»;
  • ниже поставить подпись, расшифровку, а также дату.

Рекомендуется размещать соответствующие реквизиты под текстом.

Если документ — от организации, то самостоятельное заверение его копии (руководителем или иным уполномоченным сотрудником) осуществляется в целом по тем же правилам, что и для физлиц. Но в этом случае необходимо еще и указать должность человека, удостоверяющего юридическую силу источника, а также поставить печать фирмы (при ее наличии — ИП, например, ее иметь необязательно).

Как быть, если документ — многостраничный? Как правильно заверить прошитые документы самостоятельно? Отметим, что на уровне федерального законодательства данный вопрос не регулируется. Есть только ряд рекомендаций, зафиксированных в Приказе Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года и ГОСТ Р 51141-98, которых советуют придерживаться юристы.

Оптимальный алгоритм заверения многостраничных документов может выглядеть так:

  1. Необходимо пронумеровать листы.
  2. После — скрепить их ниткой (рекомендуется) или степлером.
  3. Затем на месте, где страницы прошиты или проколоты металлической скобкой, наклеить небольшой бумажный квадрат.
  4. На соответствующей наклейке сделать надпись «Всего в копии столько-то листов» либо «Прошито и пронумеровано столько-то листов».
  5. Ниже — поставить подпись, а также печать организации (если она есть).

Существует менее удобный, но также допустимый вариант придания юридической силы многостраничному источнику — на каждом листе проставить надпись «Верно» и добавить все те реквизиты, что мы рассмотрели выше, — подпись, расшифровку, дату, печать и должность заверяющего сотрудника (для юрлиц).

к содержанию ↑

Заверение иностранных документов (тех, что нужно отправлять за рубеж)

Документы, формируемые на территории РФ, по умолчанию имеют юридическую силу только внутри страны. Для того чтобы наделить их соответствующим статусом за рубежом, необходимо их легализовать. Аналогично — те источники, что созданы за границей, также недействительны в РФ, пока отмеченная процедура не будет осуществлена в отношении них.

Есть стандартный механизм легализации, а есть тот, что предполагает использование апостиля (особого реквизита, проставляемого на страницах). Юридическая сила заверяемых документов при задействовании первого способа равна той, которой наделяются источники в рамках второй процедуры.

По возможности российские граждане и организации применяют апостиль — его признание за рубежом осуществляется легче в силу того, что соответствующий реквизит принят очень многими государствами — теми, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года. Но есть страны, не являющиеся участниками данного соглашения. В числе таковых — Канада, Китай, Бразилия. В случае если предполагается отправлять документы туда или принимать оттуда — необходимо задействовать стандартный механизм легализации. Изучим его специфику.

к содержанию ↑

Легализация

Если речь идет о российских документах, которые нужно заверять для использования за границей, то данная процедура осуществляется в рамках такого алгоритма:

  1. Сначала происходит заверение копии документа и перевода его на иностранный язык — у нотариуса.
  2. После нужно получить подтверждение подлинности реквизитов нотариуса в Минюсте.
  3. Следующий этап — заверение печати Минюста в МИДе.
  4. Завершает процесс легализация документа, подтвержденного МИДом, в консульстве страны, в которой предполагается его использование.

Если необходимо заверить источник зарубежного происхождения, то соответствующая процедура осуществляется в консульстве РФ, работающем в той стране, где он сформирован. Этому, как правило, предшествует стадия легализации документа в МИДе данного государства либо ином учреждении — в соответствии с национальным законодательством.

к содержанию ↑

Апостиль

Апостиль — более простой в сравнении с легализацией инструмент заверения российских документов — для использования за рубежом, иностранных — для придания им юридической силы в РФ. Представляет собой специальный реквизит (как правило, наносимый на лист стандартизованный штамп с пунктами, которые заполняет уполномоченное государственное учреждение).

Заверение российских документов с помощью апостиля чаще всего осуществляют следующие органы:

  • учреждения Минюста;
  • органы ЗАГС;
  • Росархив;
  • Генеральная прокуратура.

В общем случае рекомендуется обращаться с целью заверения документов именно в территориальные органы Минюста РФ. Если тот или иной источник — вне компетенции ведомства, работающие в нем специалисты подскажут, где его следует апостилировать в соответствии с законодательством.

thedifference.ru

Как правильно прошить и заверить копии документов

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги. Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см. В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см). С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны. С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см. Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия. На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек. Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два.

Как правильно прошивать и заверять документы

Внимание

ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержит следующие определения: Копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п.

25
Важно

ГОСТ Р 7.0.8-2013). Между тем ни положения ГОСТ Р 6.30-2003, ни ГОСТ Р 7.0.8-2013 не дают ответа на вопрос, можно ли заверить несколько прошитых документов одновременно. В связи с этим стоит рассмотреть судебную практику и действующую практику государственных органов.

Заверяем документы правильно!

Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат. Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

В четыре дырки Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху.

Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой

Данный способ прошивания является самым простым. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом. Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания.
Стоит придерживаться такой схемы:

  1. Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
  2. После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия.
    Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.
  3. Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги.

Руководство как прошивать и заверять документы

Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.

  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 – вступает с 01.07.2018 на замену вышеуказанному. Будет распространяться на все локальные акты предприятия (договоры, уставы, положения, инструкции, регламенты и пр.), а также на электронные документы.

Нововведение: на отметке о заверении копии нужно указать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.

  • ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) — содержит понятийный блок.
  • Основы законодательства Российской Федерации о нотариате. О том, какой порядок царит в данной сфере и сколько стоит заверить копию у нотариуса, поговорим далее.
  • Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X.

Контур.бухгалтерия

Работает по настоящее время. Копия верна. Руководитель ОК. Подпись. Расшифровка. Дата». Ставится также печать работодателя, если она имеется.
Если страниц много… Понятно, что, когда одна страница, вопросов о правильном заверении обычно не возникает. А если в документе их много? При этом наглядный образец, как заверять документы «копия верна», когда они многостраничные, найти в источниках информации достаточно сложно.


Можно выделить 2 варианта действий:

  • на каждой странице нужно ставить надпись о верности копии целиком;
  • сшить документ скобой или нитками, пронумеровать, сверху первой страницы поставить «копия», на обратной стороне завершающего листа в точке соединения обозначить: «прошито, пронумеровано 50 листов», печать, оттиск штампа, дату, подпись и расшифровку уполномоченного лица.

Как правильно сшивать документы

Инфо

Если организация когда-нибудь получала из контролирующих органов требование о представлении документов, то, скорее всего, как сшивать документы представление имеет. Для тех, кого эта участь постигла в первый раз — этот материал.

Внимание, если вы пользуетесь программой для бухгалтерии «Контур бухгалтерия», то документы, подписанные цифровыми подписями, и не продублированные на бумаге, можно распечатать, если потребовалось представление документов по запросу, например, налоговой. Пользователям программы также доступна возможность загрузить в Контур Бухгалтерию сканированные товарные накладные формата ТОРГ-12 (в том числе на нескольких листах!), и система сама распознает документы и вы увидите их в программе.
Но если нужна не ретроконверсия, а сшивание документов ниткой, то данная статья для вас.

Как правильно сшить документы

Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам). Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять. В две дырки

  • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

Как правильно прошить и заверить копии документов

Позиция Министерства финансов Российской Федерации Как следует из писем Минфина России от 11.05.12 № 03-02-07/1-122, от 24.10.11 № 03-02-07/1-374, от 30.11.10 № 03-02-07/1-549, ФНС России от 02.10.12 № АС-4-2/16459, исходя из положений статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Причем даже при очень большом документообороте (копии документов представлялись в инспекцию в объеме не менее 2500 листов ежеквартально) финансисты настаивают на заверении каждого документа в отдельности.

Судебная практика Следует отметить, что суды не всегда согласны с вышеописанным мнением. Есть несколько примеров судебных решений, когда суды вставали на сторону компаний.

Как прошить и заверить копии документов

Делать это нужно согласно следующему алгоритму:

  1. Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
  2. Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
  3. Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
  4. Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
  5. Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
  6. Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.

Потом получившийся документ нужно извлечь из пресса. Затем обычно намечают линии загиба, которая сможет закрыть остатки ниток.

dtpstory.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о