Как прошить дело – как правильно сшивать ниткой, фото пошагово, как прошить в 2 и 3 дырки схема, как прошивать по госту и пронумеровать, образец, как пользоваться скоросшивателем в делопроизводстве

Содержание

Как прошивать дела

Во многих организациях существуют строгие требования к систематизации документов и созданию архивов. Необходимо обеспечить сохранность дел и изолировать их от посторонних взглядов. Любой делопроизводитель компании обязан уметь прошивать дела, и делать это кропотливо и чрезвычайно аккуратно.

Вам понадобится

— Должностная инструкция
— Канцелярское шило или переплетный станок
— Шпагат или прочная нить
— Прошивочная игла
— Канцелярский клей
— Белая бумага
— Ножницы
— Линейка
— Ручка
— Печать (при необходимости сургуч)

Спонсор размещения P&G
Статьи по теме «Как прошивать дела»
Как оформить личное дело на работника
Как оформлять личное дело для архива
Как оформить увольнение директора компании

Инструкция

1

Прошивать дела нужно в соответствии со своей должностной инструкцией. В любом случае, эта работа во всех компаниях проводится по общим принципам. Сначала вам нужно пронумеровать каждый документ по порядку. Не забудьте удалить с бумаг все скрепки, металлические скобки и булавки.

2

Начните шить дело так, чтобы листы потом можно было свободно прочитывать. Для этого проделайте канцелярским шилом четыре отверстия по вертикали в центре левого поля документов. Расстояние между дырками должны быть не меньше трех сантиметров. Удобно использовать специальный настольный станок для прошивки и переплета документов формата А-4. С его помощью сформировать нужные папки не составит труда – он может сразу просверлить стопку бумаги толщиной до 10 см.

3

Используйте для шнурования документов специальную прошивочную иглу, а также банковский шпагат или же прочные капроновые нити. В крайнем случае, можно в несколько раз сложить обычные нитки. Обычно документы прошивают два раза подряд, чтобы листы надежнее крепились. Это особенно важно, если дело готовится к вечному архиву.

4

Оставьте свободные концы у нити или шпагата около 6 см. Их нужно будет протащить через центральное отверстие на изнанке последнего документа и крепко завязать узлом.

5

Заклейте канцелярским клеем узелок и кончики ниток кружком (диаметром около 4 см) или же квадратом (размером 4 на 5 см). Фигуру необходимо вырезать из плотной бумаги белого цвета.

6

Поставьте печать таким образом, чтобы она частично зашла на бумажную наклейку, а одним краем — на последний лист сшитого дела. Можно также залить это место сургучом.

7

Дождитесь полного высыхания клея. Потом непосредственно под поставленной печатью укажите количество подшитых листов в деле и поставьте подпись должностного лица. Добавьте заверительную надпись и укажите дату заверения. Так же подшиваются копии документов из несколько листов, при этом необходимо поставить печать с подписью, датой и надписью «Копия верна».

8

Переплетите дело, предназначенное для временного хранения, в мягкую обложку, а документы для долговечного архива – в твердую. Укажите на сшитом деле крайние даты.

Как просто

masterotvetov.com

Правила прошивки уголовных дел | Законники


Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза. 2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие. 3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие. 4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки. 6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров. 7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток. Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.

Как правильно сшивать документы

Внимание
Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. И соединяем концы нитки
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ( ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Как правильно сшивать документы?

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.
Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству.
В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.
Какие документы необходимо сшивать? В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.

Инфо

Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС.

Важно

Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

  • вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
  • выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
  • вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
  • при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
  • концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
  • клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
  • указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец Видео: Как ИП прошить документы? Прошивка документов для архива Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

Сверления осуществляется при помощи обычной электродрели или специализированного прошивочного оборудования.
Отдельные прошивочные модели оснащены механизмом, который обеспечивает автоматическое продевание нитки через проделанные отверстия.
На тот случай, если сверление происходит с помощью дрели, не стоит торопиться изымать документы из струбцины, чтобы не сместились отверстия.
Вручную нитками Фото: Как правильно сшить документы нитками На вопрос, как правильно сшивать документы ниткой, необходимо сказать, что для этого нужно взять обычную иглу, нить и прошить листы, у которых всего 2 прокола.
После того как документ прошит, нужно связать концы нитки на обратной стороне документа и приклеить на образовавшийся узелок небольшой бумажный отрезок. После чего делается заверительная надпись о том, сколько в документе содержится листов, кем он удостоверен.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

  • С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
  • Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие.

advokat55.com

Как сшить материалы дела | 1privilege.ru

На этом этапе документы необходимо разложить в правильном порядке, пронумеровать их карандашом в правом верхнем углу и сделать отверстия (дырки). Отверстия можно делать дыроколом или шилом. Если документ состоит из нескольких листов, можно просто прокалывать иголкой с ниткой. В случае, когда пачка документов для прошивки настолько толстая, что дыроколом воспользоваться затруднительно, можно воспользоваться шилом или даже острым гвоздем с молотком. Чаще всего используют вариант с тремя проколами, реже — с двумя. Для особо важных документов, с целью защиты их от подмены, можно использовать прошивку через пять отверстий — самый надежный вариант. Располагаться отверстия должны слева, в середине свободного поля. Расстояние от одного отверстия до другого, как правило, составляет 3 см.

  • Сшивание документов.

Как правильно сшивать документы?

Инфо

Кто может заверить прошитые документы Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции. Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи.

Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе. Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Внимание

Зачем подшивают документы? Существуют ли нормативы, согласно которым данная процедура регулируется? Да, и их немало. Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива. Во вторую очередь — о ГОСТе Р 51141, посвящённом архивному делу и делопроизводству и содержащему все нужные определения и термины.

Помимо того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация. Начнем с обложки Если театр начинается с вешалки, то наша процедура — не иначе как с обложки. И выбор картонной «корочки» — одна из первых задач при процессе «упаковки» документа.
На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.

Как правильно сшить документы

Важно

Как прошивают на 3 дырки Приведем содержание алгоритма такой подшивки документов. Сначала игла пропускается сквозь среднее из отверстий, причём на обратной стороне остаётся конец нитки. Затем следует вдеть ее в верхнюю из дырок. В результате оба ее конца выведены на оборот стопки прошиваемых листов.

Иглу протягиваем сквозь нижнее из отверстий и проводим нитку на лицевую сторону. Затем вновь опускаем иголку в среднее отверстие. Таким образом наша нить оказалась проведенной через все необходимые дырки, после чего оба ее конца завязываются на обороте документа крепким узлом. Оставляются кончики длиной около 5 см. Непосредственно на узел клеится кусочек бумаги с заверительной надписью.

Ниже мы рассмотрим технологию ее изготовления. Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок. Как это сделать? Процедура совсем не сложная.

Подшивка документов. как правильно подшить документы?

В случае прошивания конвертов, которые сопровождаются вложения, такие документы подлежат самостоятельной нумерации. Вложения же нумеруются цифрой, которая идет за той, что на конверте. Если нужно разделить дело на отдельные тома, тогда каждое из них нумеруется по отдельности.


Оформлением обложки происходит еще на стадии заведения дела. Здесь нужно руководствоваться рекомендациями ГОСТ 17914-72. «Обложки дел продолжительного хранения…». Поэтому на этапе заведения отдельного дела, отдельные сведения выносятся на переплет, в частности:

  • Название предприятия;
  • Наименование обособленного подразделения;
  • Индекс делопроизводства;
  • Название дела;
  • Период хранения.

Дела, которые должны перейти на бессрочное хранение в обязательном порядке прошиваются в прочную картонную обложку, на которой крепится корешок.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

Кроме того, здесь также задействуются секретари обособленных подразделений. Естественно, передача дел происходит исключительно после их окончательного оформления. Эта процедура включает в себя несколько этапов:

  • Дела проходят проверку на правильность распределение документов по группам;
  • Совершается подшивка;
  • Проверяется нумерация страниц;
  • Оформляется сопроводительная надпись;
  • Совершается внутренняя опись;
  • Производится коррекция реквизитов на переплете. Имеется в виду, возможное изменение наименования предприятия, регистрационного индекса, а также коррекция сроков передачи и заголовков;
  • Осуществляется опись оформляемого дела.

Допускает частичное оформление дел, у которых срок хранения не превышает 10 лет.

Как правильно сшивать документы

На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть. Опись на документ Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:

  • название данного документа;
  • дата составления описи;
  • аннотация;
  • непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
  • в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО.
Процесс сшивания Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту. Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично.

Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа. Видео: как прошить документы в большой папке для архива Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок Видео: как можно прошивать документы с помощью станка Как заверить прошитые документы Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей).

Как правильно прошивать и заверять документы

Содержание

  • 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
    • 1.1 Документы, подлежащие прошивке
    • 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
  • 2 Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
    • 2.1 В две дырки
    • 2.2 В три дырки
    • 2.3 В четыре дырки
    • 2.4 В пять дырок
  • 3 Особенности прошивки документов: дельные советы
  • 4 Как заверить прошитые документы
    • 4.1 Кто может заверить прошитые документы
    • 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Кроме того, документы по персоналу организации также подлежат передаче. В случае с негосударственными организациями необходимо отметить, что для них предусмотрен особый режим взаимоотношений. В частности, закон обязывает их заключать отдельное соглашение с Федеральной архивной службой.

Если договор будет заключен с опозданием, тогда архив будет обязан принять только те документы, которые связаны с персоналом предприятия. Судьбу остальной документации, т. е. место ее хранения, будет определять глава ликвидационной комиссии. Подлежащие прошивке документы Согласно букве закона, необходимо прошивать все документы, состоящие более чем из двух листов.

Это касается и копий уставных документов. Однако документы, не подлежащие последующей передаче в архив, могут не прошиваться.
Подпись и печать нужно ставить так, чтобы края их выходили за границы наклейки.Патент ИП в 2013 году — как оформляем, сколько стоит и к какой деятельности наиболее подходит. Узнайте, как продавать в социальных сетях, создав интернет-магазин прямо Вконтакте, — в нашем материале. Ведите все свои личные и рабочие финансы в интернете.
О том, какой бывает онлайн-банкинг: http://bsnss.net/internet-biznes/elektronnaya-kommertsiya/internet-bank-dlya-biznesa.html Как сшивать документы для налоговой Конечно, прежде чем оформлять документ к сдаче, лучше всего уточнять у контролирующих органов, как правильно сшивать кассовые документы. К примеру, при сдаче документов на проверку в налоговую, инспектор может потребовать заверить каждый отдельный документ, а прошивание и заверение всего прошитого дела может не подойти.

Как сшить материалы дела

Затем документы подлежат освобождению от скоросшивателя. Если документы укомплектованы, нужно добавить чистый лист для сопроводительной надписи. Кроме того, в начале дела можно дополнительно вложить листы для проведения внутренней описи.

Но, если уже имеются напечатанные бланки, то можно добавить их. Нормативными актами установлены ограничения, относительно количества страниц в каждом деле. Поэтому допускается укомплектовывать дела до 250 листов.

На тот случай, если в течение года собралось больше документов, их нужно разделить на отдельные тома. По стандартной процедуре подшивка документов производится в твердой обложке. Если материалы дела содержат документы разного формата, нужно подшивку осуществлять на 4 прокола.

Это делается с той целью, чтобы надежно скрепить документы.

1privilege.ru

ᐉ Как прошить дело в 4 прокола схема. mainurist.ru

Как правильно сшить документы

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

Как правильно сшивать документы

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

  1. Удалить скрепки, скобы из документа.
  2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
  3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
  4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
  5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
  6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
  7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
  8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
  9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
  10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
  11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
  12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Как прошить дело в 4 прокола схема

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке то есть на самой надписи , и на листе. Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений. Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки.

После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях — бухгалтер. Если где-то допущена неточность — например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой.

Как оформить архивный переплет дела

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (брошюровке, переплету) все металлические скрепления документов (скрепки, скобы степлеров) должны быть удалены.

«Архивный переплет дела», т.е. дело со сформированными архивными документами, является результатом выполнения работ по оформлению дел в процессе подготовки их к последующему хранению и использованию в архиве организации (или просто к архивному хранению, если архива в организации нет).

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

Как прошивать дела

Следует пронумеровать страницы дела. Нумерация производится в верхнем правом углу страницы, лучше делать это шариковой ручкой, чтобы в дальнейшем ни у кого не было возможности изъять или подменить лист дела. В начале тома должна содержаться опись документов — это что-то вроде оглавления, куда вносится краткое название документа и номер страницы в томе.

Документы с листами формата А4 подкалываются на обложку, которая позже заполняется соответствующим образом, в четыре прокола. Их нужно делать аккуратно, не задевая текст документа, по левую сторону вертикально. Проколы можно сделать шилом, большим дыроколом или использовать для этой цели специальный переплетный станок. При подготовке документов к сшиванию следует удалить с них все металлические скрепления — скобы, скрепки, булавки.

Прошивка документов

Для этих целей используется специальный станок. Если его нет, документы можно прошить вручную. Для этого стопку помещают под пресс, оставив свободным левый край. Затем при помощи шила или дрели делают четыре прокола на расстоянии трех сантиметров друг от друга. Далее документы скрепляют, используя для этих целей толстую иглу и прочную нить. Работу начинают с верхнего отверстия. При этом на лицевой стороне оставляют свободный край нити. Игла последовательно вставляется в каждое отверстие, двигаясь с обратной стороны стопки, захватывает свободную нить лицевой стороны и возвращается назад. Таким образом, в каждом отверстии образуется узелок. В последнем проколе обе нити соединяются и выводятся на заднюю стенку стопки. Они тщательно натягиваются, завязывается последний узелок, свободные края нити крепят к последнему листу. В результате получается дело, готовое для сдачи в архив.

Предварительно подготовленные материалы складывают стопкой. При этом удаляются все скрепки, проверяется каждый лист. Полученная стопка документов выравнивается по левому краю. Все работы проводят с особой тщательностью. В подавляющем большинстве случаев в архив сдаются бумаги формата А-4. Если в стопке есть листы большего размера, их необходимо свернуть, оставив свободным левое поле. Первым листом в папке должна быть опись подготовленных документов. С верхней и нижней стороны стопки прокладываются листы картона или плотной бумаги.

Как правильно прошивать документы нитками

Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага. Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др. Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их. Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков. Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.

Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”. Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги. Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

  • Название документа.
  • Дата подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
  • Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  • Данные ответственного лица – составителя подшивки.

Как прошить документы в 3 или 4 дырки

Для налоговых органов нужно прошить документы в 3 дырки, не больше и не меньше. Расстояние между проколами должно быть более трех сантиметров. Расположить их нужно на полях с левой стороны. Отверстия делаются с помощью шила или толстой иголки. Проколы должны быть в середине поля, чтобы текст хорошо просматривался. Все дырки нужно сделать так, чтобы они были строго друг под другом.

  • Подготовка документов. Все бумаги необходимо разложить в нужном порядке и пронумеровать их карандашом в уголочке листа. Отверстия можно делать шилом или использовать дырокол. В том случае, когда бумаг очень много и проткнуть их дыроколом невозможно, стоит воспользоваться острым гвоздем и молотком. Количество отверстий зависит от важности и назначения документа. Особо секретные документы сшиваются в пять дырочек, чтобы избежать подмены листков. Отверстия нужно расположить слева, по центру свободного поля. Расстояние должно составлять примерно три сантиметра от одного прокола до другого.
  • Списание. Разбираясь, как прошить документы нитками, нужно знать важные нюансы. В большинстве случаев принято использовать шпагат или нить ЛШ-210. Допускается применение и других прочных ниток. Начинать процесс необходимо с тыльной части того отверстия, которое расположено посередине. Принято сшивать документы дважды, чтобы придать нужную прочность. Нитка выводится на тыльную сторону из центрального прокола и завязывается узелком. Если нужно скрепить бумаги, которые не несут особой ценности, можно использовать обычную нитку.
  • Заверение документа. Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см. Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны. На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица. После этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.