Как сшивать документы | Переплет, опись, нумерация, архивация
Подготовка бумаг, имеющих юридическую силу, – это ответственный процесс, осуществление которого не допускает вероятность каких-либо ошибок. Здесь важна правильность выполнения процедуры прошивки. Отсутствие качественного скрепления бумаг может обернуться против вас: возникает возможность изъятия или замены некоторых листов со стороны заинтересованных в этом лиц.
Основные моменты
Прошивки подлежат документы, если на их основе будет формироваться пачка от 2 листов.
Также обязательно осуществление нумерации с помощью арабских цифр, которые должны быть проставлены на всех листах в части их верхнего угла с правой стороны.
Чтобы непосредственно произвести процедуру прошивки документов, следует воспользоваться толстой иглой (шилом) и исключительно натуральными нитями на основе льна, хлопка или шелка, что может быть заменено тесьмой из такого же сырья.
Переплет
Если предполагается, что документы будут храниться от 20 лет и выше, то формируемые на их основе пачки должны дополняться обложкой, выполненной из твердого картона. В противном случае можно использовать папки, при производстве которых используется бескислотный картон.
Обычный размер переплета соотносится с прошивкой документов, имеющих формат А4. Для листов, размер которых превышает данный формат, предназначены папки, характеризуемые как нестандартные.
Опись
Составление описи гарантирует сохранность документов. Данного вида список должен включать в себя:
- название;
- заголовок и краткое содержание, дающее понимание того, зачем была произведена сшивка;
- перечень прошитых документов, включая пометку относительно количества их листов;
- дата составления описи;
- указание Ф. И. О. того, кто составил опись.
Внимание! Лист с описью не нумеруется.
Специфичность нумерации
Процесс нумерации предполагает обязательность соблюдения определенных правил:
- нумерация распространяется только на листы, исключая страницы;
- номер прописывается таким образом, чтобы он находился в верхнем углу страницы (справа) без захода на текст листа;
- при нумерации писем первый элемент учета – конверт, а затем все находящиеся в нем листы;
- при оформлении приложения в виде отдельной пачки учет содержащихся в ней листов ведется отдельно от главного документа;
- если какие-то листы уже имеют свою нумерацию, то это не исключает обязательность нумерации на общих основаниях;
- в случае с картами, размещенными на нескольких склеенных листах (от двух), учет организуется с позиции того, что это один лист, с соблюдением обязательности указания в примечании количества используемых листов;
- нумерация диаграмм, чертежей и других подобных документов производится с их оборотной стороны в левом верхнем углу;
- подшивка большеформатных листов производится за одну сторону, а номер проставляется таким образом, чтобы он находился в правом углу применительно к верхней части документа в развернутом виде;
- фотографии, справки и чеки являются самостоятельными документами, если их крепление к листу осуществляется лишь с одной стороны;
- на одном листе может быть наклеено несколько документов (от двух), если это так, то следует его учитывать как один, отражая информацию об этом в примечании и на обороте такого листа;
- нумерация производится посредством арабских цифр;
- в отношении листа с описью нумерация не применяется.
Документы в архив
Прошивка документов в архив осуществляется с соблюдением следующей последовательности:
- удаляются крепежи, например, в виде скобок;
- проверяется правильный порядок листов;
- формируется стопка с соблюдением того, чтобы она образовывала ровную по краям форму;
- производятся три прокола за счет использования иглы или шила, где один делается посередине левого края листа, а два других – с двух сторон от сделанного прокола на расстоянии 3 см от него;
- непосредственное сшивание документов осуществляется по левому краю с соблюдением 1,5-сантиметрового отступа от текста;
- для прошивки используется нить длиной порядка 70 см;
- игла с нитью вводится в центральное отверстие, начиная с оборотной стороны прошиваемой пачки;
- нить протягивается до того момента, пока не останется хвост около 15 см;
- после этого игла вводится в верхнее отверстие;
- выход на оборотной стороне предполагает дальнейшее протягивание нити через нижнее отверстие;
- с наружной стороны игла протаскивается через отверстие посередине;
- на обороте формируется узел с двумя хвостами от 6 до 8 см;
- узел закрывается с помощью заверительной наклейки 2 на 5 см с захватом хвостов нити;
- заканчивается прошивка заверительной надписью на наклейке.
Заверительная надпись
Наклейка необходима для записи по поводу пачки в плане количества содержащихся в ней листов. Делать это следует как прописью, так и посредством цифр. Еще здесь необходима дата прошивки, а также подпись руководителя и печать, проставленные таким образом, чтобы они захватывали не только наклейку, но и часть листа.
Документы в налоговую
Предназначенные для сдачи в налоговую документы сшиваются в соответствии с правилами, применяемыми при подготовке документов в архив.
Корректировка ошибок нумерации ручным способом
Если при нумерации пропущен лист, то можно добавлять буквы для учета такого листа, например, 4 и 4а.
Если оказались неучтенными документы, приклеенные лишь с одной стороны, то процесс нумерации выполняется снова. Это предполагает зачеркивание уже имеющихся номеров с помощью одной косой черты, вместо которых рядом прописывают новые номера. Проставленная ранее заверительная надпись зачеркивается и дополняется новой.
Советы
Книги учета, скрепленные промышленным способом, можно сшивать посредством двух проколов.
Если подготавливаемые документы будут прошиваться, то следует при их печати оставлять по левому краю свободное пространство шириной 3,5 см.
Для удобства скрепления многостраничных документов:
- пачка переворачивается лицевой стороной вниз;
- нить протягивается сразу в два отверстия (верхнее и нижнее),
- пачка возвращается в исходное положение;
- хвосты нити заводятся в отверстие посередине.
Приклеивание заверительной наклейки не допускается за счет использования подобной продукции из серии «самоклеящаяся», а также должна быть исключена вероятность применения для этой цели клея в виде карандаша или силикатного клея.
Сшивание бухгалтерских документов, ориентированных на долгое хранение (от 10 лет), производится с помощью 5 проколов, а заверительная надпись проставляется на папиросной бумаге.
Видео “Как правильно прошить и опечатать документ”
Похожие записи
dedadi.ru
инструкция, образец, фото :: SYL.ru
Предприниматели и сотрудники офисов в работе сталкиваются с необходимостью правильного оформления многостраничных документов. Контролирующие органы и вышестоящие организации, как известно, придирчиво относятся к оформлению деловых бумаг, а потому иногда возникают сложности. Давайте разберемся, как правильно прошить и пронумеровать документы, чтобы при их подаче не возникало ненужных вопросов.
Кто занимается оформлением документов?
Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет. Но на самом деле не все так просто. Есть определенные правила, по которым это делается. Если вы хотите сделать подшивку газет или журналов для пользования внутри организации, то это одно. А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно. Причиной отказа может послужить неверное оформление.
Таких случаев очень много. А все из-за того, что не знаем, как правильно прошить и пронумеровать документы. Образец оформления вряд ли предоставят в налоговой или архиве.
Сейчас работает достаточное количество фирм, занимающихся прошивкой документов. Вы можете прибегнуть к их услугам. У них, безусловно, большой опыт работы. Они предложат большой ассортимент обложек. Но это не всегда удобно. Дело в том, что типографии бывают переполнены заказами. А вам, предположим, нужно срочно сделать эту работу. Как тогда быть? Остается только самому заняться этим вопросом.
Кроме того, в условиях экономии руководство не всегда готово оплачивать лишние расходы, а потому такой вид работы ложится на плечи секретарей, бухгалтеров. Значит, лучше один раз разобраться самому, как прошить документы, чтобы в дальнейшем не было проблем. Эти знания могут пригодиться.
В помощь начинающим
Хотим отметить, что нет единых стандартов относительно того, как прошить документы. Кстати, государственные структуры тоже не дают никаких разъяснений на этот счет. А значит, придется самим во всем разобраться. В этом нам помогут методические рекомендации делопроизводства (приказ Росархива от 23.12.09).
Что нужно для того, чтобы прошить документы?
Перед тем как начать саму работу, нужно подготовиться. Вам понадобятся следующие материалы:
- Сами документы.
- Клей.
- Бумага.
- Игла.
- Шило.
- Дырокол.
- Специальные нитки.
- Печать фирмы.
Вообще весь процесс можно условно разбить на три этапа. Первый – подготовка, второй – непосредственно сама прошивка, третий – заверение готового документа.
Какую выбрать обложку?
Говоря о том, как прошить документы, нужно вспомнить о таком нюансе, как оформление обложки. Безусловно, в типографии вам предложат красивые варианты, но они не всегда нужны, если речь идет не о дипломной работе.
Для небольшой подшивки вполне хватит бумажной обложки. Если предполагается длительное использование подшивки (например, хранение в архиве свыше 25 лет), то используют плотный картон.
Обложка может быть стандартного размера (формат А4) и нестандартного. Это уже зависит от формата подшиваемых листов. Обложка должна соответствовать по размерам документу.
Нумерация страниц
Во время подготовки бумаг к прошиванию необходимо обязательно пронумеровать страницы. Наличие нумерации является обязательным условием оформления. «Для чего это нужно?» — спросите вы. Для того, чтобы невозможно было незаметно вырвать, убрать часть листов. Этот момент очень важен. Поэтому давайте поговорим о том, как прошить и пронумеровать документы. Тут есть свои нюансы.
При проставлении нумерации нужно помнить правила:
- Нумеруются листы, а не страницы.
- Пользуются только арабскими цифрами.
- Сама опись документов не имеет номера.
- Если нужно пронумеровать письмо, то вначале присваивается порядковый номер конверту, а уж потом и каждому листочку.
- Если Дело очень большое (как правило, такие сдают в архив), то оно может состоять из томов, каждый из которых будет иметь свою нумерацию.
- При наличии внутри подшивки бумаг, на которых уже проставлены цифры, следует их повторно пронумеровать в едином формате.
- Если есть вложенные листы больших размеров (А3), их необходимо развернуть и поставить цифру в верхнем правом уголке. Затем вновь сложить. Подшиваться он будет только за один край.
- Бывает, что на листы наклеивают мелкие документы (чеки, справки и т. д.). В этом случае листу дается один номер, но внизу него перечисляется список приклеенных бумаг.
- Когда небольшие документы приклеены только за уголок, то можно каждому из них дать свой номер.
- Чертежи, схемы, фотографии, планы также нумеруются.
Чтобы понимать, как правильно прошить и пронумеровать документы (образец приведен в статье), нужно пошагово рассмотреть последовательность действий.
Что делать, если в нумерации допущены ошибки?
Перед тем как прошить документы, следует удостовериться в правильности оформления подшивки. Особенно тщательно просмотрите номера страниц. Если оказалось, что некоторые из них пропущены, то можно ввести дополнительную буквенную нумерацию. Все листочки останутся под своими номерами, а на пропущенных следует написать цифру с предыдущего листа и букву.
При грубейших ошибках имеет смысл аккуратно зачеркнуть написанное и рядом сделать верную запись. Все произведенные изменения должны быть отражены в заверительной записке.
Описание документа
Перед тем как прошить документы нитками, лучше проверить правильность оформления всего Дела. Ведь не хотелось бы его потом расшивать. Как правило, внутри него находится несколько пакетов бумаг. Абсолютно весь перечень должен быть перечислен в описи. Ее составляет ответственное лицо, указывая дату. Опись не нумеруется.
Как прошить документы нитками в три дырки?
Если все документы подготовлены, то можно приступать к прошиванию. Для этого понадобятся специальные нитки или же можно воспользоваться шпагатом. Безусловно, несколько листочков не имеет смысла шить суровой нитью, можно взять обычную, сложенную вдвое.
Итак, переходим непосредственно к вопросу о том, как прошить документы нитками. Фотографии с подробным описанием послужат наглядным дополнением к алгоритму действий. Начнем с того, что скрепить листы надо так, чтобы потом можно было с легкостью прочитать изложенную на них информацию. Для этого прокалывают отверстия с левого края, примерно на расстоянии полутора сантиметров. Дырочек должно быть три. Располагаются они друг над другом. Проколы можно сделать дыроколом, когда пачка листов небольшая. Для толстых томов понадобится шило. Приготовьте нить, но не делайте ее слишком длинной, достаточно будет семидесяти сантиметров.
Как правильно прошить документы? Образец выполнения работы приведен ниже. Для удобства объяснения присвоим номера отверстиям: верхнее – 1, среднее – 2, нижнее – 3.
Шить нужно начинать с тыльной стороны Дела, продев иголку сквозь отверстие 2 на переднюю сторону. При этом один кончик нити останется сзади. Затем через 1 дырочку иглу вновь выводят на тыльную сторону. В тот момент, когда иголочка и свободный кончик нити окажется сзади документа, нужно опять переместиться на лицевую сторону, а потом снова на обратную.
Как прошить документы, мы практически разобрались. Осталось дело за малым. Раз все листы скреплены, можно смело завязать нити на узел с тыльной стороны Дела.
Он должен быть сильно затянут, чтобы потом его можно было заклеить заверительной запиской. Концы нитей нужно оставить свободно свисающими из-под наклейки.
Каким образом заверяются документы?
Что ж, как видите, нет ничего сложного в решении вопроса, как прошить документы нитками. Фото, представленные вашему вниманию, — прямое тому подтверждение. Нам же остается только заверить оформленные листы.
Называется это «заверительной подписью». Чтобы ее сделать, нужно взять небольшой кусочек бумаги размером 5 х 6 сантиметров и приклеить его на тыльной стороне так, чтобы он закрыл узел. Кончики нити должны выходить из-под него и свободно свисать.
На этой записке нужно указать, сколько страниц было прошито. Потом на ней ставится подпись директора, дата и печать организации. Вообще заверительная подпись делается либо директором фирмы, либо одним из замов. Сама печать ставится так, чтоб одна часть ее приходилась на последний лист пачки, а другая – на записку.
Для чего прошивают документы?
Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов. Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет. Пользоваться степлером не разрешается. Это считается грубым нарушением.
Вообще Минфин даже дает собственные рекомендации, как прошить документы. Так, подшивка не может быть очень объемной. Оптимальный размер – до пятидесяти страниц. Если документов много, то лучше разбить их на несколько Дел. Обязательно должна быть сплошная нумерация арабскими цифрами. Прошиваются листочки грубой нитью, которая обязательно завязывается на тыльной стороне готового документа. Сверху узел заклеивается заверительной запиской, которая должна быть оформлена по всем правилам. Не забывайте, что на ней проставляется количество листов Дела. Для контролирующих органов очень важна подпись в заверительной записке. Ее вправе ставить только директор или иное лицо, имеющее на это полномочия. Все это заверяется печатью. Оттиск ее должен лечь так, чтобы захватить часть листа и записки. По сути, все эти рекомендации повторяют изложенную нами выше информацию. Мы посчитали нужным привести их, дабы вы смогли убедиться, что все делаете верно, в соответствии с указаниями вышестоящих инстанций.
Налоговая предъявляет однозначное требование к целостности и сохранности не только самих документов, но и копий. Причем ксерокопии тоже подшиваются в отдельную пачку.
Вместо послесловия
Мы поговорили в статье о том, как правильно прошить документы нитками для подачи в архив и контролирующие органы. Возникают иногда споры относительно оформления подшивок, ведь нет документа, который давал бы точные разъяснения по этому вопросу, да еще и с комментариями. Поэтому ориентироваться приходится на стандарты, принятые в делопроизводстве. Нужно помнить о том, что в госструктурах, куда вы подаете бумаги, могут предъявляться свои требования к их оформлению. А потому лучше всегда заранее уточнять такую информацию, чтобы избежать ошибок и возврата документации на доработку. Ведь везде могут быть свои нюансы.
www.syl.ru
Как сшивать документы ниткой: правила прошивки документов
Чтобы не запутаться в бумажном потоке при делопроизводстве, специалисты государственных органов предписывают сшивать многостраничные документы. Впервые столкнувшись с необходимостью выполнить процесс, предприниматель понимает, что не все так просто, как кажется на первый взгляд. Прошивка документации осуществляется по строгим правилам, закрепленным в действующем законодательстве. Чтобы не допустить ошибку, владелец бизнеса должен знать, как правильно нумеровать страницы документа и сшивать их.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону
+7 (499) 500-96-41
Это быстро и бесплатно!
Законодательная основа
Столкнувшись с проблемой, как правильно сшивать документы ниткой, фото пошагово поможет выполнить процесс. Если владелец бизнеса не может ознакомиться с картинками, он должен знать, что существует перечень официальных инструкций, описывающих выполнение операции и нюансы ее проведения.
К ним относятся:
- Приказ Министерства Культуры РФ об утверждении типовой инструкции делопроизводства;
- ГОСТ Р 51141;
- Инструкция ЦБ РФ;
- Методические рекомендации по делопроизводству.
Главная трудность, с которой сталкивается предприниматель во время выполнения процесса — отсутствие единого стандарта. Каждый орган, требующий сшивать документы перед подачей, имеет свою инструкцию по выполнению процесса и предъявляет свои требования.
Чтобы не допустить ошибку, владельцу бизнеса потребуется ознакомиться с рекомендациями перед началом выполнения процесса и использовать образец прошивки документов ниткой.
Требования к обложке
Документы могут храниться в архиве до 10 лет. По этой причине необходимо позаботиться об обложке для бумаг. Она поможет лучше сохранить важные бумаги и не допустит их преждевременную утрату или повреждение.
Выделяют два вида обложек — обычные и для длительного хранения. 1 вид изготавливают из картона. Он стоит недорого, однако быстро изнашивается и теряет защитные свойства. Если бумага передается в хранилище на длительный промежуток времени, лучше выбрать обложки для длительного хранения. Их изготавливают из твердого материала.
Обложка должна быть чуть больше листа формата А4. Обычно сотрудники государственных органов требуют предоставлять бумаги в папке, имеющей размер 22.9 х 32.4 см.
Документация нестандартного размера тоже нуждается в защите. Обложка должна полностью закрывать выступающие из общего объема листы. Для большей прочности разрешается пришить картонные вставки. Если предприниматель планирует использовать клей для выполнения процесса, он должен учесть существующие предписания. Клейстеры использовать запрещается. Дозволяется применять обычную канцелярскую или силикатную массу.
Если документация будет сдана на государственное хранение, обложка должна состоять из бескислотного картона.
Выполнение нумерации
Как правильно нумеровать страницы документа? Вопрос актуален для большинства предпринимателей. Сшивать необходимо все документы, которые имеют в составе больше 1 страницы. Чтобы листы не перепутались, их необходимо пронумеровать.
К выполнению процедуры тоже предъявляются особые правила:
- Перед началом нумерации требуется убрать все чистые листы из дела. Опись тоже должна быть отложена в сторону. Она не нумеруется. Оставшиеся листы должны быть отсортированы по 1 или нескольким критериям. Можно разложить бумаги по алфавиту или странам. Предприниматель может самостоятельно выбрать критерий. Тендеры являются исключением. Фирмы самостоятельно определяют их положение в деле.
- Нумерация осуществляется простым карандашом. В обычных листах цифры ставятся в верхнем правом углу, а в приложенных картах, фотографиях и прочем – в левом верхнем. Если в состав карты входит несколько страниц, при нумерации ей присваивается 1 цифра. Однако на обороте бумаги необходимо указать, сколько листов имеет карта.
- Если в состав документа входит лист большого формата, его необходимо свернуть до общих его размеров.
- Бумаги, имеющие собственную нумерацию, подлежат изменению и подведению под общий формат. Оставить цифры на местах можно только в том случае, если они совпадают с общей нумерацией документа.
- Если при нумерации была допущена ошибка, неверную цифру следует зачеркнуть косой линией, а рядом поставить правильную. Если ошибок слишком много, дело потребуется перенумеровать.
Важно не забыть поставить подпись, расшифровать ее и указать должность подписавшего человека.
Правила нумерации страниц в документах одинаковы для всех видов документов. Когда номера будут находиться на своем месте, необходимо составить заверительную надпись. В ней должна присутствовать информация о количестве листов в деле, в каком они состоянии и когда была начата нумерация.
Какую нить выбрать
Перед тем, как приступать к процессу, следует подобрать подходящий материал. Нитки для сшивания документов бывают разных видов.
Различают:
- обычные швейные нитки;
- прошивные нитки;
- капроновые нитки;
- банковский шпагат.
Обложка должна быть чуть больше листа формата А4. Обычно сотрудники государственных органов требуют предоставлять бумаги в папке, имеющей размер 22.9 х 32.4 см.
Если предпринимателю требуется сшить пакет документов, который будет сдан в архив, лучше использовать прошивную или капроновую нить. Банковский шпагат используется для большого количества бумаг.
Пошаговая инструкция по процессу сшивания в 2 дырки
Сшивание дела в 2 дырки – самый простой способ скрепить документ. Он применяется для бумаг, которые не имеют особой важности. Облегчить процесс поможет схема: как прошить документы в 2 дырки.
Чтобы начать сшивание, необходимо:
- Положить документы в дырокол и выполнить 2 прокола. Операция может быть выполнена с помощью иглы или шила. Однако при совершении действия следует проявить повышенную аккуратность, чтобы не повредить бумагу.
- Нить следует пропустить через оба прокола. Ее концы должны оказаться с тыльной стороны дела.
- Концы нити следует связать друг с другом.
- С тыльной стороны на концы нити следует наклеить прямоугольник, заранее вырезанный из плотной белой бумаги. Он должен прятать узел, но не закрывать его полностью. Если срок хранения документа превышает 10 лет, прямоугольник нужно вырезать из папирусной бумаги.
Для заверения бумаги владелец организации должен написать фамилию и инициалы на наклеенном куске бумаги, а затем поставить подпись и печать.
Пошаговая инструкция по процессу сшивания в 3 дырки
Задавшись вопросом, как правильно прошить документы нитками в три дырки, фото упростит выполнение процесса. Чтобы начать осуществление процедуры, человек, на которого возложено ее выполнение, должен обзавестись дыроколом или толстой иглой.
Выполнять проколы следует с левой стороны листа. Дырки должны находиться на расстоянии 1,5-2 см от края.
Лучше не полениться и отмерить расстояние. На положенном месте можно нанести точку карандашом. Это облегчит процедуру сшивания.
Отмерив расстояние, предприниматель может начинать выполнять проколы.
Для этого необходимо:
- Выполнить 3 прокола, расположив их на расстоянии 3 см друг от друга.
- Начинать сшивание документа следует с середины. Нить нужно продевать с тыльной стороны и вывести сверху.
- Вышедшую сверху нить следует пропустить в первую дырку. Она должна вновь оказаться с тыльной стороны.
- Продеть нить в последнюю оставшуюся дырку. Когда она окажется сверху, ее требуется вновь пропустить через середину, добившись выхода с тыльной стороны.
- Концы нити следует завязать на узел и заклеить сверху прямоугольником, вырезанном из бумаги.
Сшитый документ нуждается в заверении. Для этого требуется нанести на бумажный прямоугольник фамилию и инициалы предпринимателя.
Решая проблему, как сшить документы на 3 дырки, представленная схема поможет быстро выполнить процесс. В завершение процесса требуется поставить печать. Если владелец бизнеса не может совершить процедуру самостоятельно, подшивка документов в бухгалтерии может быть выполнена.
Какие документы нужно сшивать
Перед тем, как сшить документы на уголок, необходимо сначала определиться с перечнем бумаг, для которых требуется выполнение процедуры. Операции необходимо выполнить для дел, которые:
- сдаются в архив;
- участвуют в бухгалтерском делопроизводстве;
- участвуют в кадровом делопроизводстве;
- сдаются для проверки в государственные органы.
Документы, подаваемые в налоговую, тоже должны быть сшиты. Однако в 2013 году государственный орган смягчил правила. Он разрешил сдавать учредительные и заявительные бумаги без сшивания.
Если документ будет склеен или сшит с помощью степлера, специалисты проверяющих органов откажутся принять бумагу. Наличие неправильно прошитых дел – повод для наложения штрафа или других взысканий. Проверяющий обязательно обратит внимание на допущенные ошибки при выполнении процесса.
Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 500-96-41
Это быстро и бесплатно!
vashbiznesplan.ru
Как прошивать документы правильно?
Некоторые виды деловых документов требуют обязательной прошивки. Вопрос может показаться несложным, но молодые специалисты часто сталкиваются с подобной задачей и не знают, как правильно прошить документы, чтобы они соответствовали общим требованиям. Главная цель прошивки – защита и учет документации. Кроме того, прошитые документы удобнее транспортировать, ничего не растеряв по пути, во время переезда например. Утерянные документы сложно, а в некоторых случаях вообще невозможно восстановить. Поэтому обращаться с ними нужно аккуратно.
О требованиях, предъявляемых к прошивке важных бумаг
Как прошивать документы? Единого стандарта по прошивке документации, имеющего официальное утверждение, на сегодняшний день не существует. Каждая инстанция может предъявить свои требования. Однако в любом случае нужно знать общепринятые принципы и правила, как правильно прошивать документы. Это позволит избежать многих неприятных моментов в документообороте. Ниже приведем список основных моментов, которые нужно знать и всегда помнить для того, чтобы ответить на вопрос о том, как прошивать документы.
Основные правила, которые следует учитывать при прошивке важной документации
Каждый лист должен быть пронумерован (карты, схемы и прочие документы, имеющие несколько страниц, но склеенные между собой, нумеруются как один лист). Номера прописываются с правой стороны в верхнем углу. После нумерации на обороте всей прошивки записывается общее количество листов. Из документов удаляются все скрепки, скобы и булавки. Пронумерованные листы складываются по порядку. После этого на левом широком поле делается от 3-х до 5-ти проколов. Расстояние между проколами чаще всего равняется трем см. В редких случаях вместо этих проколов с помощью канцелярского шила или дыроколом делается два отверстия. Не знаете, как прошивать документы?
Стоит понять, что лучше всего это делать с помощью иголки и крепкой нитки (чаще всего капроновой) или банковским шпагатом. Существуют также и специальные прошивочные нитки. Нить нужно пропускать через отверстия дважды (для надежности). После того как пакет документов прошит, нить, которой сшивались бумаги, необходимо вывести на оборотную сторону последнего листа и связать узлом, оставив конец в 6 см.
Немного в заключение
Вы получили ответ на вопрос «как прошивать документы». Теперь документацию можно опечатать. Для этого на конец нити нужно приклеить наклейку из бумаги (примерный размер 5х4 см). На наклейку уже ставится печать и подпись, а при желании можно опечатать сургучной печатью.
Прошивка документации чаще всего поручается сотрудникам тех отделов, к которым данные документы относятся. Теперь вы знаете, что надо сделать для прошивки документов и сможете произвести данную процедуру. Успехов вам в этом деле! Главное, помните, что весь процесс необходимо проделать с большой долей аккуратности. В противном случае вас попросят все переделать или сделают выговор за неправильный подход к рабочему процессу.
fb.ru
Как сшивать документы нитками: пошаговая инструкция
«Прошнуровано и пронумеровано в количестве энного количества листов», пожалуй, только это приходит в голову, когда речь идет о необходимости сшить документы. Как сшивать документы? Новичок сразу же представляет кипы бумаг, туго скрепленных банковским шпагатом, покрытых едкой пылью, где-нибудь в углу кабинета сотрудника бухгалтерии или отдела кадров.
Однако не все так просто и поверхностно, как кажется на первый взгляд. Что нужно знать, чтобы не допустить ошибок в этом непростом деле? Как правильно сшить документы нитками по фото? Эти вопросы подробно рассмотрим в пошаговой инструкции.
Зачем сшивать бумаги «по старинке»?
Есть немало государственных структур, куда могут потребоваться документы, сшитые не фабричным способом, а вручную, с помощью ниток. Это, прежде всего, налоговая инспекция, архив, сшивать документы нитками просят во время приема бумаг для регистрации индивидуальных предпринимателей, постановке юридического лица на учет или оформлении бумаг на тендер. Как правильно сшивать документы, на фото номер 2 показано. Обычно используется плотная нитка и толстая игла.
Считается, что ценные бумаги, подшитые таким образом, сложнее потерять, подделать или заменить листы. Некоторые организации именно из-за этого используют такую «дедовскую» форму скрепления важных документов. Есть еще один довод – иногда бумаги имеют строго конфиденциальный характер, и руководители, боясь огласки или влияния конкурентов, доверяют такую работу только проверенному лицу, соответственно, отказываются от помощи специализированных фирм.
Важно!
Неправильное сшитые документы могут стать причиной отказа в регистрации или перерегистрации предприятия, приемки бумаг в архив, привести к снятию организации с конкурса на получение тендера, повлиять на решение контролирующего органа в случае проверки организации.
Есть ли единые нормы?
На сегодняшний момент нет четких норм, как сшивать документы нитками по единому шаблону. Есть только рекомендации и инструкции. В основном на предприятиях пользуются методическими разработками Росархива, которые были утверждены приказом за номером 76 в 2009 году, требованиями ГОСТа «Делопроизводство и архивное дело», а также инструкциями Центробанка России.
Подготовительный этап
Все документы, подлежащие сшиванию, необходимо предварительно просмотреть, если есть карандашные пометки, их стереть. Важно внимательно отнестись к каждой странице, исключить их склеивание друг с другом, обеспечить логичную и правильную последовательность документов в стопке. Необходимо избавиться от острых элементов, булавок, скоб или скрепок, они могут повредить скрепляющую нить и привести к потере документа. Нумеровать страницы необходимо простым черным карандашом, в правом углу, не допускается использование чернил, в том числе и цветных. Нельзя нумеровать слишком близко к тексту документа, тем более перекрывать его. Нумеруется только лицевая сторона листа. Общий объем скрепленного документа не должен превышать 250 листов, а высота сшитого и пронумерованного документа – 4 сантиметров. Пример того, как сшить документы нитками, на фото продемонстрирован.
Следующий этап подготовки – подбор инструментов. Чтобы правильно сшить документы нитками, потребуются: шило, специальные нитки, картонная обложка, как на фото. В некоторых случаях используют дырокол. Как и чем сшивать документы, каждый специалист решает сам. Удобнее всего пользоваться суровыми нитками или банковским шпагатом, в некоторых случаях используют шерстяные нитки или шнурки. Чаще всего они несут функцию украшения. Обычно в серьезных отчетах используют более строгий стиль. Подготовьте сами документы и бланк для описи.
Некоторые тонкости
- Листы большого формата, к примеру, А3 или А2, также необходимо пронумеровать. Для этого его полностью разворачивают и нумеруют по общим правилам. Потом сворачивают и аккуратно подклеивают за угол.
- Если необходимо подшить письмо, его вскрывают, сначала нумеруют сам конверт, потом по очереди страницы письма.
- Обложка документа не нумеруется. Также не нумеруется и титульный лист, если нет обложки. Однако второй лист нумеруется уже цифрой «2».
- Если число листов больше 250, то они делятся на тома. Такая практика часто встречается в судах. Каждый том необходимо пронумеровать отдельно.
- Как сшивать документы, если нет возможности указать номер листа справа сверху или весь лист занят? Такое часто встречается, к примеру, при нумерации фотографии, в этом случае допускается нумерация с обратной стороны.
- При ошибочной нумерации можно цифру зачеркнуть. Однако исправление нужно подтвердить заверительной подписью.
- Если пропущено не более двух листов, то допускается использование буквенного обозначения для пропущенных страниц. Цифровая нумерация основного документа при этом не меняется, однако число листов увеличивается. В этом случае необходимо предупредить об этом человека, который будет принимать документы.
- Если необходимо пронумеровать документ, который уже пронумерован, или имеет нумерацию, то его нумеруют заново.
- Если в документации листы невозможно отделить или они склеены, их нумеруют как один лист. Такое бывает, если на документе, к примеру, приклеен чек, фотография или газетная вырезка. Но при этом необходимо составить опись, а в графе «Примечание» или в заверительной надписи обязательно нужно уточнить, какие документы были наклеены, на какой именно странице и что в них содержалось.
Какие документы чаще всего сшиваются ниткой? Прежде всего, учредительные и установочные документы. Они чаще всего имеют небольшой объем, их легче проткнуть шилом, а сшивать легко. Технологий для сшивания несколько, можно делать два прокола, три или пять. Три отверстия – самый распространенный вариант. Пять проколов пригодятся тогда, когда некоторые документы имеют меньший формат, чем остальные, соединение в пять проколов поможет лучше их зафиксировать. Сшивание в пять отверстий используется, если документы имеют высокую ценность, это снизит риск их подмены.
Как правильно сшить документы нитками: пошаговая инструкция
- Сложить листы в стопку, выровнять по краям.
- Проверить порядок листов.
- Наметить карандашом места будущих проколов симметрично по центру с левой стороны листа. Это можно сделать как на одном листе, так и на всех.
- Необходимо отступить от текста минимум 1,5 сантиметра.
- Метки должны находиться строго вертикально, допускается расстояние до трех сантиметров друг от друга.
Если документ достаточно объемный, то прокалывать его удобнее шилом. Обычно начинают с верхнего отверстия.
Если нет возможности использовать фабричную обложку, как на картинке, то первый и последний лист можно проклеить тонкой полосой картона, чтобы не допустить порчу страниц. Важно выбрать правильную длину нити, обычно это от 50 до 80 см.
Классический вариант сшивания ниткой – в три отверстия
Разберем вариант, как сшить документы пошагово в три отверстия. Это классический и самый распространенный вариант оформления бумаг в архив или на проверку. Как в этом случае правильно сшить документы нитками, лучше видно на фото.
Иголку с ниткой заводим вниз под стопку документов, выводим через отверстие под номером два. Нельзя забывать о небольшом «хвостике» длиной 7-8 см, он еще пригодится. По лицевой стороне направляем иголку в верхнее отверстие, далее возвращаем иглу в самое нижнее отверстие № 3. Далее игла «ныряет» в центральную лунку, в итоге обе нити остаются снизу. Теперь их можно скрепить узлом.
Далее документ обязательно заверяется, приклеивается лист бумаги, сверху ставится печать и подпись ответственного лица. Как правильно сшить документы и закрепить узел нитками, видно на фото.
Кроме этого, на тыльной стороне последнего листа приклеивается опись. Надпись допускается делать от руки или использовать готовые шаблоны, как на фото.
Как сшить документы в четыре отверстия?
Технология прошивки в четыре отверстия практически идентична. Отличие лишь в том, что сшивать документ начинают сверху вниз. Это похоже на наметку при шитье. Только в этом случае она повторяется и в обратном порядке, сначала сверху вниз, потом снизу вверх. Таким образом стяжки получаются однородные без пробелов, как будто прошитые на гигантской швейной машинке.
Особые случаи
Иногда допускается соединение документов не вертикально, а на уголок. В основном это бумаги финансовой отчетности, предполагающие крепление кассовых лент, чеков с правой стороны. Такие документы сшивают на уголок. Этапы такие же, как при стандартной сборке документов, только отверстия прокалываются на углу. Обычно их два. Лист приклеивается точно на уголок. Далее процедура аналогична – ее заверяют, ставится печать.
Заключение
В процессе подготовки и сшивания документа важно заранее продумать, как сшивать документы, чтобы избежать разного рода форс-мажоров. К примеру, иногда с уже сшитых и сданных в архив документов требуется сделать копию. О таких моментах стоит побеспокоиться заранее. Обычно специалисты отдела кадров или бухгалтерии заранее могут предположить, какой документ предварительно необходимо прогнать через копир. Это существенно упрощает работу и экономит время.
fb.ru
Как прошить документы в 3 или 4 дырки. Как прошить документы для налоговой :: BusinessMan.ru
Ситуация, когда предприниматели сталкиваются с необходимостью прошить документы, далеко не редкость. Бумаги могут понадобиться для налоговой инспекции, пенсионного фонда или для хранения в архиве.
Склеивать документы или скреплять с помощью степлера категорически запрещено. Чтобы избежать проблем и не заслужить репутацию безграмотного человека, необходимо знать, как прошить документы согласно всем требованиям.
Общие правила
На первый взгляд может показаться, что никаких сложностей в скреплении документов возникнуть не должно, но это не совсем так. К процессу нужно подойти ответственно, чтобы бумаги были в надлежащем виде. Многие типографические конторы могут выполнить эту работу за установленную плату и в короткие сроки, но не каждый предприниматель рискнет доверить важные бумаги посторонним людям. Чтобы не пользоваться каждый раз услугами профессионалов, стоит разобраться, как правильно прошить документы.
Контролирующие структуры не предоставляют предпринимателям конкретные указания по этому вопросу, поэтому придется разбираться самостоятельно. Информацию можно почерпнуть из Методических рекомендаций в сфере делопроизводства.
Сшиваем бумаги с помощью ниток
Как прошить документы таким способом? Для этого необходимо подготовить принадлежности. Нужно иметь нитки, иголки и клей. Процесс состоит из трех этапов:
- Подготовка документов. Все бумаги необходимо разложить в нужном порядке и пронумеровать их карандашом в уголочке листа. Отверстия можно делать шилом или использовать дырокол. В том случае, когда бумаг очень много и проткнуть их дыроколом невозможно, стоит воспользоваться острым гвоздем и молотком. Количество отверстий зависит от важности и назначения документа. Особо секретные документы сшиваются в пять дырочек, чтобы избежать подмены листков. Отверстия нужно расположить слева, по центру свободного поля. Расстояние должно составлять примерно три сантиметра от одного прокола до другого.
- Списание. Разбираясь, как прошить документы нитками, нужно знать важные нюансы. В большинстве случаев принято использовать шпагат или нить ЛШ-210. Допускается применение и других прочных ниток. Начинать процесс необходимо с тыльной части того отверстия, которое расположено посередине. Принято сшивать документы дважды, чтобы придать нужную прочность. Нитка выводится на тыльную сторону из центрального прокола и завязывается узелком. Если нужно скрепить бумаги, которые не несут особой ценности, можно использовать обычную нитку.
- Заверение документа. Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см. Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны. На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица. После этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.
Как подготовить бумаги для налоговой инспекции?
Любой предприниматель обязан предоставлять различные отчеты о своей деятельности, поэтому знания о том, как прошить документы для налоговой службы, являются необходимыми. Чтобы избежать несогласованностей, желательно уточнить у ответственного лица о правилах скрепления документов.
К готовому документу следует составить перечень всех прилагающихся бумаг. Опись нужно вложить в самом начале дела и пронумеровать отдельно. Также необходимо указать даты документов и количество листов. Нужно помнить, что номер ставится именно на листах, а не на страницах. Если документ многотомный, листы каждого тома нумеруются отдельно.
Для налоговых органов нужно прошить документы в 3 дырки, не больше и не меньше. Расстояние между проколами должно быть более трех сантиметров. Расположить их нужно на полях с левой стороны. Отверстия делаются с помощью шила или толстой иголки. Проколы должны быть в середине поля, чтобы текст хорошо просматривался. Все дырки нужно сделать так, чтобы они были строго друг под другом.
Какой нитью шить?
Документы для налоговой нужно сшивать только прошивной иглой, используя шпагат или нитку ЛШ-210. В крайнем случае допускается прошивка капроновой нитью, сложенной в несколько раз.
Нить выводится на обороте последнего листа. Концы, длина которых не может быть больше 6 см, нужно завязать. Наклейка делается по общепринятым правилам и заверяется подписью и печатью. Концы нити должны быть свободными.
Если документ будет храниться более десяти лет, необходимо сделать пять проколов. В этом случае наклейка должна быть из папиросной бумаги.
Обложка документа
Необходимо знать не только то, как прошить документы, но и как подобрать к ним обложку. Они могут быть трех типов: стандартные, нестандартные и те, которые используются для длительного хранения бумаг. Как правило, чаще всего габариты обложки составляют 229 на 324 мм, их применяют для листов формата А4.
Если документ большего размера, нужно изготовить нестандартную обложку. Для этого можно обратиться в типографию или сделать ее самостоятельно. Те бумаги, которые необходимо хранить больше 25 лет, должны быть оформлены в прочную обложку из плотного картона. Если подразумевается передача документа в государственный архив, материл для обложки должен быть бескислотный.
Прошивка в 4 отверстия
В зависимости от того, какие сроки хранения документов, оформление может быть двух видов:
- Частичное, при котором листы могут быть не пронумерованы. В этом случае опись и листок-заверитель составлять не нужно. Такое оформление допускается к документам, которые хранятся не более десяти лет.
- Полное оформление необходимо в том случае, когда бумаги лежат в архиве больше десяти лет. При этом нужно прошить документы в 4 дырки.
Обложка должна быть твердой, из плотного картона, толщина которого составляет 0,35-1,5 мм. Элементы описания необходимо расположить в соответствии с ГОСТом 17914-72. Подшивая бумаги, нужно помнить о том, что текст должен хорошо читаться. Все металлические элементы, такие как скрепки и скобы, необходимо удалить.
Для прошивки в 4 отверстия нужно приготовить шило, приспособление для зажима, большие иголки и нитки. Если листов очень много, целесообразнее взять дрель.
Тонкости «архивного сшива»
Перед тем как прошить документы, нужно проверить все бумаги и разложить в правильном порядке. Листы описи должны быть пронумерованы отдельно. В конце необходим заверитель дела.
Если дело оформляется частично, сверху и снизу нужно наложить картон. В случае полного оформления необходимо сшить и сделать переплет, применяя клей ПВА.
Чтобы зажать пачку, следует использовать гнет или специальное устройство. Нижний и верхний прокол нужно расположить на расстоянии 30 мм от границ полей. Остальные два отверстия находятся на расстоянии где-то 80 мм от крайних проколов.
Концы нити необходимо продеть в разные иглы и провести в средние проколы с лицевой стороны. Выводится нить с тыльной стороны через крайние проколы на лицевую сторону. Далее продевается в соседние отверстия. Концы нужно связать с тыльной стороны.
Заключение
Правильное оформление отчетности и ведение документооборота – один из обязательных аспектов успешной деятельности. Поэтому руководители должны подходить к этому делу со всей ответственностью и знать, как правильно прошить документы.
businessman.ru
пошагово для налоговой и архив, требования
Документы это бумаги, которые имеют информацию, зарегистрированную должным образом и несущую определенную ценность для конкретных предприятий или учреждений. Для того что бы ваши бумаги были корректно оформлены необходимо много чего знать в том числе о такой процедуре, как сшивание документов. В статье мы рассмотрим как правильно сшивать документы нитками для налоговой или в архив, какие требования предъявляются к этой процедуре.
Зачем необходимо сшивать документы?
Точных требований и инструкций, относительно сшивания бумаг не существует, но при оформлении разных документов в определенные учреждения существуют нормы, в которых говориться о том, что подача документов допускается только в сшитом виде, например:
- в архив, при подаче любых документов;
- в налоговую инспекцию, при сдаче отчетов;
- в суды, при передаче дел;
- для участия в тендере при оформлении и подачи бумаг;
- при исполнении государственной регистрации предприятий;
- в банк, при передаче заверенных копий документов и т.д.
Процесс сшивания может проходить с помощью следующих инструментов:
- нитей, шила и иголок;
- скоб и степлера;
- особых механических устройств.
Важно! Сшивать необходимо документы, которые в своем объеме составлены из более чем одной страницы.
При большом разнообразии выбора вариантов сшивания документов, в некоторые места требуется непосредственно сшитые бумаги ниткой, это сделано в целях безопасности, так как заменить листы прошитые нитью и закрепленные мокрой печатью практически невозможно, в отличие от других вариантов.
Правила и требования к сшиванию документов
Сегодня не существует одной универсальный и единственной инструкции по сшиванию документов, но среди нормативных документов есть документы, которые помогут узнать, какой вид оформления документов необходим для учреждения.
Нормативные документы | Краткое описание |
| Приказ Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года | Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных |
| ГОСТ Р51141-98 о делопроизводстве и архивном деле | Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных |
| Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» от 26 февраля 2004 года под N-110 | Нормы, которые требуют при регистрации предприятий |
| Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица | В третьем абзаце первой статьи, говориться о нормах, которые требуют при регистрации предприятий |
| Типовая инструкция делопроизводства | Нормы и правила по оформлению бумаг |
| Инструкция Центрального Банка России | Определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке |
| Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов | Нормы, которые требуют при регистрации предприятий |
Оформление документов для сшивания в архив
При подготовке сшивания документации в архив необходимо подготовить опись документа, которая состоит из следующих частей:
- наименование документа;
- дата, когда опись составили;
- короткая аннотация;
- опись, которая представляет собой таблицу с данными о порядковом номере, дате и названии, примечания;
- количество листов, цифры указываются как числами, так и буквами;
- подпись делопроизводителя.
Для того что бы документ был готов необходимо совершить следующие операции.
| Этапы сшивания | Короткое описание |
| Подготовка | Подготовка состоит в складывании листочков в правильном порядке и ровной стопкой, создании обложки и нумерации |
| Сшивание | Выбрать метод сшивание и сделать данную процедуру. Прошивать необходимо дважды. Крепким узлом завязываются ниточки. |
| Заверение | После сшивания документ требует заверки его подлинности, что делает как делопроизводитель, так и руководитель |
Какие особенности при сшивании документов для налоговой службы
Налоговая служба – серьезный орган, который требует регулярные отчеты и может самостоятельно проверять документацию на ее оригинальность и правильность оформления. При проверке, налоговый инспектор зачастую требует заверенные документы. Все копии должны полностью дублировать оригинал и заверяется. Для заверки необходимо на документ поместить реквизиты, которые предоставляют силу бумаг в юридическом аспекте. Также копии документов должны прошиваться, как и оригиналы.
Сшиваются документы с числом страниц, не превышающих 150 штук. Нумерация происходит с первого листа арабскими цифрами. Прошивка происходит в два или в четыре слоя. Нити связанные должны быть прикреплены листиком на задней части стопочки, которая закрывает место прошивки и узел. Размер наклейки должен не превышать 5х5 сантиметров. На наклейке помещается заверительная подпись, количество страниц, а также инициалы и фамилия руководителя и печать.
При подаче документов в налоговую службу необходимо прикладывать сопроводительное письмо, в котором указывать, что именно и в каком объеме Вы предоставляете в соответственный орган.
Сшивание документов нитками
Для того что бы понять как сшивать документ ниже приведена пошаговая инструкция с фотографиями. Процесс сшивания важный так как во многом от него зависит корректность оформления документов. Дисциплина документоведение включает в себя знания связанные со всеми процесами происходящими с документами и бумагами. После курса данной дисциплины человек может считать себя ознакомленным с нюансами и смело заниматься всеми делопроизводительными процедурами. Обычный же предприниматель часто связывается впервые с особенностями ведения документов. Но самостоятельно вполне можно рвзобраться и научится всему необходимому.
Итак, рассмотрим как провести сшивание документа состоящего из нескольких листов. В первую очередь нам необходимо следующие инструменты:
- шило;
- игла;
- капроновая нить или шпагат;
- клей канцелярский;
- чистый листочек бумаги.
Прошивание на три отверстия — это один из самых распостраненных видов сшивки. Технология сшивания документов это не новинка, еще в древние времена именно с помощью иголки и ниток сшивали книги, работы и прочие бумаги. Сегодня прошивка значительно не изменилась, как ее сделать предоставлены фотографии пошаговго процесса сшивания.
Сперва, проделыванием отверстие. Иногда дырки проделывают с помощью дырокола. В нашем же случае воспользуемся помощью шила. Отверстия располагаются на расстоянии около 2 сантиметров от левого края. Как можем заметить игла не простая, а толстая и длинная, так званая «цыганская» иголка. В эту иглу заранее вдеваем нить длиной около 40 сантиметров, этого должно хватить для двух прошивов, специально что бы нити не перетерлись за время хранения. Игла вкалывается с задней стороны оставляя края, которые в дальнейшем будут связаны с встретившимся краем при завершении прошивки.
Прошиваем снизу документ в пробитое шилом посередине отверстие, оставляем конец ниточки свободным около 10 сантиметров.
Продев иглу выводим ее на лицевую часть документа и втыкаем в верхнее отверстие, продевая в него нить.
Проводим нить под низом документа мимо среднего отверстия и выкалываем иглу в нижнем отверстии, высовываем нить на лицевую сторону.
Аккуратно возвращаем иглу в среднее отверстие, с которого начинали совершать прошивку.
С тыльной стороны встречаются две нити, и завязывается двойной узелок.
Следующим моментом является наклеивание маленького листочка на узел и заверка документа.
3 ошибки при сшивании документов
Рассмотрим 3 основные ошибки, которые часто совершают при сшивании документов:
- зачастую узелок заклеивают обычной бумагой – это ошибка. Заклеивать узелок необходимо особой заверительной бумагой – папиросной, для того, что бы наличие узелка было видным;
- предоставляют оформление бумаг не профессионалу. Оформлять документы необходимо человеку, который обладает данными навыками, так как неправильно оформленная документация может стать причиной возврата бумаг;
- используют при приклеивании заверительного листа клей, который попался под руку. Ни в коем случае не используют клей не канцелярский, это условие обязательное к исполнению.
Виды сшивания документов
Документы сшиваются в нескольких вариантах, различаются которые количеством отверстий для скрепления страничек, рассмотрим особенности и виды ниже:
| Вид сшивания | Расстояние между дырочками | Описание процедуры | Для каких документов |
| На три дырки | 3 сантиметра | Пробивается для начала отверстие по середине и от него отмерив расстояние по обе стороны еще два отверстия. Далее переворачивается документ и нитка продевается сначала через среднее отверстие, оставив кончик ниточки на первой страничке, далее в верхнее отверстие в нижнее и ввести вновь и среднего, после чего кончики нитей связать и заклеить. | документы в архив и в налоговую службу. |
| На четыре дырки | 1,5 сантиметров | Пробив отверстия перевернуть документ, провести нить в нижнее отверстие, далее второе отверстие снизу, верхнее сверху и получите нитку на выходе во втором отверстии, с которого начали. Далее узелок и заклеить. | регистрация предприятий |
| На пять дырок | 1,5 сантиметров | Подобно методу на четыре отверстия пропуская ниточку змейкой. | бухгалтерская документация, которая хранить более 10 лет.
|
Также существует вариант сшивания документов с помощью одной иглы и с помощью двух. Детальная инструкция изображена ниже.
Прошивка совершается строго симметрично и вертикально. Все стежки делаются ровно, для этого отверстия необходимо делать ровно под линейку. Данная картинка демонстрирует, как сшить бумаги на четыре отверстия. На картинке выше изображено направление иглы с тыльной и лицевых сторон документов. Завершается в любом виде процесс тем, что нити связываются в один крепкий двойной узел, края остаются свободными и заклеиваются.
Где можно сшить документы?
Сшивание документов процедура важная и сложная. Если у Вас нету документоведа, который знает, как и что делать в этом вопросе, а сами Вы понимаете, что можете допустить большое число ошибок, всегда есть возможность обратится к специалистам. Специалисты, как правило, есть в любой ближайшей типографии или в архиве. Данная услуга потребует быть оплаченной, но работники этих учреждений точно качественно, профессионально и быстро сделают прошивку документации.
Ответы на актуальные вопросы по прошивке документов
Вопрос №1. Какие документы требуют прошивки?
Все документы, которые состоят из более чем двух листов требуют сшивания
Вопрос№2. Как быть с копиями и как разница между прошитыми оригиналами и копиями?
Копии также прошиваются, разница в том, что узелок не заклеивается и печать не ставится
Вопрос №3. Почему могут не принять документы?
Если Ваши документы будут прошиты не корректно, любая служба может отказать Вам в принятии бумаг
Вопрос№4. Зачем клеить наклейку и оставлять кончики нитей?
Данная процедура придумана для того, что бы было видно, что нити завязаны именно на узелок
Вопрос №5. Допускаются ли ошибки при нумерации листов?
Нумерация должна происходить внимательно, так как исправления не позволены. В случае пропуска страниц, с разрешения учреждения можно использовать цифры с буквами.
Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58
Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16
Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98
Звонок в один клик
online-buhuchet.ru