Как прошивать журнал – Как правильно прошнуровать журнал учета трудовых книжек фото

Содержание

Как правильно прошить журнал?

 

 

Прошивка журналов, официальных документов и любых деловых бумаг – это ответственное дело, которое не терпит дилетантства и требует особенной аккуратности. Совершить ошибку здесь недопустимо, поскольку она может повлечь за собой серьезные проблемы: повышается риск расформирования документа и подмены страниц. Поэтому очень важно знать, как правильно прошить журнал или любой другой документ, чтобы ни у проверяющих органов, ни у партнеров не возникло никаких вопросов.

 

Какие журналы и документы нужно прошивать?

Прошивка журналов и документации осуществляется для того, чтобы исключить потери или подмену важных документов. Эта проблема особенно остро стоит в компаниях с большим объемом документации, где запутаться в бумагах проще простого.

Обязательной прошивке подлежат документы, которые в последствии архивируются, отдаются на проверку или являются особенно ценными для владельца:

  • Для архива
  • Журналы отдела кадров
  • Документация бухгалтерии
  • Документы для органов аудита

 

Документы, предназначенные для проверки в налоговой службе, не сшиваются, поскольку работники налоговой их постоянно сканируют и перегруппировывают.

 

Есть ли правила сшивания журналов?

 

 

Строгого регламента по прошивке документов нет, однако действуют рекомендации, которые были официально утверждены Росархивом. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ, а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу.

Жёстких стандартов не существует, поэтому разобраться в том, как правильно прошить журнал очень сложно, ведь каждый проверяющий орган требует соблюдать свои рекомендации и правила.

 

Готовим документы и журналы к прошиванию

  1. Оформляем обложку. Она может быть стандартных размеров (для листов А4 чаще всего), нестандартных из-за формата документации, а также для долгого хранения. Последние обложки производятся из плотного износоустойчивого материала.

  2. Составляем комплект листов для журнала. Их не должно быть больше 250, а папка не должна превышать 4 см в толщину. Обязательно добавляем пустой листок.

  3. Нумеруем страницы. Все номера проставляются карандашом в правом углу страницы, вверху. Цифры не должны попадать на текст. Нумерация начинается со второго листа и цифры «2».

  4. Делаем опись. В ней указывается: организация и название самого документа, дата сшивания и срок хранения журнала, число страниц и документов.

 

Выбираем способ прошивания журнала

 

Прошивать документацию можно несколькими способами – выбор зависит от установленных норм на предприятии и тех приспособлений, которые есть в наличии.

  • Игла и нитки – это классический вариант, самый доступный и простой. Он подходит для сшивания небольшого количества документов. Необходимо сделать три прокола иглой на расстоянии 3 см друг от друга и таким образом прошить несколько раз все листы. Затем концы нитки завязываются на узел и заклеиваются заверительным листком 4х6 см. После ставится подпись и печать таким образом, чтобы часть была на документе, а часть на наклейке.

  • Шуруповерт и плотная веревка. Этот вариант больше подойдет для толстых журналов и большого объема бумаг. С помощью шуруповерта сверлятся отверстия, в которые продевается веревка и прошивает все листы. После завязывания концов наклеивается заверительный листок, как в примере, описанном выше.

  • Дырокол. Этот способ более удобный, однако он редко подходит для сшивания журналов, так как запрещается многими контролирующими органами.

  • Переплетный станок. Способ архивного переплета или брошюровки доступен только в профессиональных типографиях. Он гарантирует качественную и долговечную прошивку журналов любого объема.

 

Ознакомиться с ценами на распечатку журналов на глянцевой и матовой бумаге вы можете здесь.

printside.ru

Как прошить журналы для кадрового учета

Для систематизации кадрового делопроизводства необходимо прошивать документы, состоящие из двух и более страниц. Качество выполнения прошивки чаще всего проверяется инспекторами. Мы подробно описали как прошить журналы для кадрового учета, это универсальный алгоритм, подходящий для всех подобных случаев

Читайте в нашей статье:

Прошивка журнала: пошаговая процедура

Журналы кадрового учета в обязательном порядке прошиваются до начала заполнения. Прошивка — это защита от внесения незаконных изменений, оформить процедуру нужно по всем правилам, иначе при первой же проверке у компании возникнут проблемы.

Шаг 1. Отверстия. Большинство кадровиков используют стандартные журналы учета фабричного производства с картонной обложкой на 48 или 64 листа. Некоторые книги продаются уже с подготовленными отверстиями для сшивания, если же они отсутствуют, первое, что нужно сделать перед прошивкой – пробить отверстия у корешка журнала. В тонком журнале дырки делаются шилом или дыроколом, для толстого экземпляра используют даже дрель.

Отверстия проделываются максимально близко к переплету, с тем, чтобы они не занимали много пространства внутри журнала. Для прошивки журнала кадрового учета в 2018 году вполне достаточно двух дырок. Если они проделываются вручную, то между ними следует оставить расстояние 6-10 см. Располагаются отверстия примерно посередине книги. В некоторых случаях прошивают журнал в 3,4 или 5 дырок.

Читайте по теме в электронном журнале

Шаг 2. Прошивка. Для прошивки лучше всего использовать специальную полиамидную прошивную нить, которую можно купить в магазине канцтоваров. Если такой возможности нет, можно применить суровую нитку или банковский шпагат. Для начала нужно прикинуть длину нити, она будет зависеть от толщины журнала, количества дырок, формата прошивки (одинарная или двойная), также следует прибавить длину концов – не менее 7 см каждый. Нить продевается в подготовленные отверстия таким образом, чтобы ее концы оказались на оборотной стороне журнала и связывается в узел. Не стоит затягивать слишком туго, иначе нить порвет страницы, либо будет затруднять не только заполнение журнала, но даже его открытие.

Шаг 3. Контрольный лист. Нужен для фиксации количества листов во избежание их вырывания. Это небольшой кусок бумаги (например, 10 на 10 см), на котором напечатано или написано от руки «Пронумеровано и прошнуровано «количество» страниц». Лист наклеивается на узел и часть нитей с помощью клея ПВА или клея-карандаша, после чего на нем проставляется подпись начальника, дата фиксации и печать предприятия (захватывая и сам лист, и часть обложки).

Шаг 4. Пломбирование. Наиболее серьезные документы, такие, как, например, книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них, помимо всех вышеуказанных действий, еще опломбируются. Для этого используют обычно сургучную печать, но в 2018 году при необходимости опломбировать книгу регистрации лучше пользоваться голографической пломбой.

Как правильно нумеровать страницы в журнале

Если книга не имеет заводской нумерации, ее необходимо пронумеровать вручную. Обратите внимание, что нумеруются листы, а не страницы, за исключением обложки, разумеется. Используются арабские цифры, они проставляются в правом нижнем углу. Если при ручной нумерации была допущена ошибка, ее можно исправить, зачеркнув неверную цифру и проставив рядом новую. Исправления в обязательном порядке заверяются подписью ответственного лица.

Как правильно подшивать документы в архив

Документ хранится в активном делопроизводстве в течение года после его завершения, затем сдается в архив предприятия. Срок хранения документации в организации зависит от ее типа, но рано или поздно она переезжает в госархив. К этой отправке ее нужно грамотно подготовить, в частности, подшить в архивные папки.

Не существует законодательных актов, содержащих детальную инструкцию по прошивке документов в архив в 2018 году. Приведенный ниже алгоритм основывается на рекомендациях Росархива и инструкции Центрального банка по документоведению, которые регулируют правила хранения документов.

Шаг 1. Проверить каждый документ на наличие металлических деталей и изъять их.

Шаг 2. Если у документа нет достаточно широкого поля для пробивания отверстия, нужно нарастить его с помощью полоски бумаги.

Шаг 3. Сложить документы в хронологическом порядке, самые старые подложить вниз.

Шаг 4. Пронумеровать каждую бумагу арабскими цифрами в правом верхнем углу. Если есть конверты с вложенными документами, то надо пронумеровать конверт, а потом каждый документ в нем. Допустимо использование литерной нумерации (например: 16, 16а, 16б, 17…). Мелкие документы вложить в прозрачный файл.

Шаг 5. Составить опись документов на отдельном листке.

Шаг 6. Комплект документов вложить в плотную картонную обложку, на которой указать дату подшивки, срок хранения, ФИО составителя. Чем больше срок хранения документов, тем толще должна быть обложка папки. Опись приклеивается на внешнюю или внутреннюю сторону обложки.

Вопрос из практики

Как хранить и когда уничтожать документы?

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Справочник кадровика»

Валентина Андреева,
канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия

Вы не обязаны хранить кадровые документы вечно, но и уничтожить их раньше времени нельзя. Даже если документы больше не нужны вам, они могут понадобиться бывшим сотрудникам, проверяющим или суду. Не сможете предъявить по их требованию — будете отвечать за нарушение правил хранения архивных документов, ст. 13.20 КоАП….

Читать полный ответ эксперта

Шаг 7. Дальнейшие действия аналогичны прошивке журнала. Проделываются отверстия для прошивки иглой или шилом – для малой толщины, дыроколом – для средней, дрелью – для толстых папок. Если документов много и часто приходится архивировать их, целесообразно приобрести специальный станок для прошивки документации (УПД), он прост в использовании и пробивает папки толщиной 10 см.

Шаг 8. Комплект скрепляется с помощью нити, желательно в два раза — для большей прочности, концы нитки завязываются с тыльной стороны.

Шаг 9. На узел клеится контрольный листок, заверяется подписью руководителя и печатью.

www.pro-personal.ru

Как прошить книгу?

Прошивка документов используется для того, чтобы важные бумаги хранились в правильно оформленном виде. Кроме того, прошнурованный документ не требует подписания каждого листка. Также данная процедура защищает от изъятия части документа или замены листов.

В статье мы рассмотрим технологию прошивки.

Как самостоятельно прошить документ

Вне зависимости от того, какой документ требуется прошнуровать (книга учета доходов и расходов, кассовая книга, журнал проверок и т. п.), процедура шнуровки производится в стандартной форме.

  1. Первым делом требуется сделать три сквозных отверстия по левой стороне книги. Для этого необходимо сделать отступ от левого края примерно на полтора сантиметра вправо. Обычно проколы делают в центральной части документа (на полях книги). Расстояние между отверстиями должно составлять примерно три сантиметра. Также необходимо следить, чтобы отверстия располагались строго по вертикали. При помощи простого карандаша сделайте три метки.
  2. Затем по намеченным местам для прокола требуется сделать три дырочки шилом или степлером.
  3. Далее требуется отмерить примерно семьдесят сантиметров капроновой нити (можно взять обычную нить, но тогда ее стоит сложить несколько раз).

Техника прошивки

Для простоты объяснения мы в нашей инструкции пронумеруем отверстия — «один», «два», «три» (сверху вниз).

  1. Проденьте нить с помощью прошивочной иглы через отверстие «два» (начиная с тыльной стороны книги) и оставьте небольшой хвостик (примерно шесть сантиметров).
  2. Затем пропустите иголку через отверстие «один».
  3. Когда игла оказалась снова с задней стороны, пропустите нить через третье отверстие.
  4. С лицевой стороны пропустите иглу через отверстие «два».
  5. Отрежьте лишнюю нить и завяжите узелок с тыльной стороны документа.
  6. Для более прочной шнуровки книги допускается прошивать документ несколько раз.

После того, как был сделан узелок, необходимо приклеить концы нити небольшим кусочком бумаги, на который в последующем будет нанесена заверительная информация.

  1. Вырежьте наклейку из обычной белой бумагой размером четыре на пять сантиметров и приклейте листок канцелярским клеем к тыльной стороне книги (он должен

elhow.ru

Как прошить журнал учета | Адвокат

Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

  • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
  • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
  • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Как прошивать журнал учета?

Инфо Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:
  • пронумерован;
  • прошит;
  • подписанным руководителем организации.

Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек» После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

  • Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
  • Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
  • Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

  • количество листов в одной прошивке — не более 150
  • прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
  • инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
  • все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
  • Документы сшиваются способом в 2-4 прокола.

Как прошить журнал?

Важно Вам понадобится
  • — игла;
  • — шило;
  • — толстая белая нить;
  • — бумага;
  • — клей;
  • — ножницы;
  • — авторучка.

Инструкция 1 Начните прошивание журнала с прокалывания двух отверстий шилом вблизи шва. Отверстия должны находиться настолько близко к шву, чтобы нить не мешала открывать журнал.

Какие страницы прошивать, зависит от того, находится ли на последней странице самого журнала (не обложки) форма для внесения информации. Если она есть, прокалывайте все страницы, кроме последней страницы обложки.
Если же ее нет, прокалывайте весь журнал, включая последнюю страницу обложки. Первую страницу обложки необходимо проколоть в любом случае.


Расстояние между отверстиями должно быть около двух сантиметров.

Как прошить журнал в 2018 году

Когда печать готова, издается второй приказ — о введении в действие сургучной печати, в котором нужно установить место ее хранения, сотрудников, имеющих право пользоваться печатью, порядок использования, а также перечень документов, подлежащих опечатыванию сургучом. Чтобы книгу учета опечатать сургучом, необходимо:

  1. Расплавить сургуч.
    Делается это в жестяной емкости на газовой/электрической плите или спиртовке.

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?

После того как бланк журнала приведён в порядок, заполняем титульный лист по всем правилам и нумеруем страницы. Нумерация страниц должна быть сквозная – каждая следующая страница будет иметь номер на единицу больше, чем на предыдущей странице.
После проведённой нумерации, проверьте все порядковые номера на страницах журнала. Их правильность очень важна. Ведь если на определённом этапе обнаружится недостаток страниц или иной сбой в нумерации – у работодателя будут проблемы, как минимум – в виде штрафов.
Поэтому, если вы или работодатель при проверке бланка перед подписью, обнаружили ошибку в нумерации, бланк придётся заменить. Из этих же соображений рекомендуется вначале заполнять титульную страницу и проводить нумерацию, а затем прошивать и опломбировать журнал, чтобы не выполнять сложную работу напрасно.

Как правильно сшивать документы

Внимание

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Правила сшивания документов ГОСТ

  • Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя.

Вход на сайт

Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.Где купить журналы? Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.
Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет — все эти документы шнуруются по одному принципу.

Как прошить журнал учета

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов.

Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места.

О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации. Ответственность Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению.

Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

Как прошить журнал учета проверок

В делопроизводстве необходимо постоянно работать с кучей документации, являющейся доказательством хозяйственной деятельности предприятия. И любой делопроизводитель обязан знать, как правильно прошить журнал для учёта документооборота.
И главное в ведении журналов — это непрерывное фиксирование документов, с обязательной регистрацией в журналах входящих и исходящих бумаг предприятия. Как правильно прошить журнал Журнал прошивается по левому полю так, чтобы нитки не мешали работать с документом.

Для этого слева, симметрично по всей высоте листов, по вертикали, шилом пробивается 3 отверстия. Затем нитками или банковским шпагатом прошиваются все листы журналы, желательно 2 раза.

Кончики ниток, не менее 6-7 см, выпускаются на обороте журнала или на последнем листе, если обложка слишком толстая и не пробивается шилом.

Как прошить журнал учета огнетушителей

Идеальным вариантом станет суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она достаточно мягкая и прочная, а в прошивке документов на практике зарекомендовала себя в качестве самого эффективного материала.

Кроме этого многие используют шпагат или обычные хлопчатобумажные нити № 10. Это две крайности, которым следуют некомпетентные и неинформированные кадровики или лица, у которых нет возможности приобрести качественный материал для прошивки. Шпагат хорош для прошивки толстых пачек документов, которые практически не используются. Но в журнале, которым будете пользоваться, узлы шпагата «встанут колом», что будет создавать помехи при внесении записей и, вполне возможно, приведёт к помаркам в записях и к сделанным, в связи с этим, замечаниям. Нитки будут слишком тонкими. Они могут рваться сами, а также разрывать листы бумаги в местах скрепления их нитью.

advokat-dtp.com

Как прошивать журнал учета?

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Ответственность

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.

Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

Нумерация

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие.

Нить для прошивки

Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.

Чаще всего у делопроизводителя в арсенале имеется капроновая нить, которая настолько прочна, что голыми руками её порвать просто невозможно, она точно сохранит все листы вместе, даже если журнал нечаянно упадет.

Чем делать дырки?

В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы. А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер. И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.

После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

Длина нити

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Контрольный лист

Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Полезные советы

  • Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
  • Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.
  • А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
  • Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
  • Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.
  • Где купить журналы?

    Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

    Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет — все эти документы шнуруются по одному принципу. Кстати, журнал по охране труда — это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с правилами техники безопасности.

    hochyvseznat.ru

    Как прошивать журнал учета?

    При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

    Ответственность

    Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

    В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

    Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.

    Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

    Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

    На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

    Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

    Нумерация

    Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

    Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

    Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие.

    Нить для прошивки

    Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.

    Чаще всего у делопроизводителя в арсенале имеется капроновая нить, которая настолько прочна, что голыми руками её порвать просто невозможно, она точно сохранит все листы вместе, даже если журнал нечаянно упадет.

    Чем делать дырки?

    В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы. А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер. И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

    Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

    Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.

    После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

    Длина нити

    Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

    Контрольный лист

    Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

    Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

    Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

    Полезные советы

    1. Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
    2. Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.
    3. А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
    4. Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
    5. Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

    Где купить журналы?

    Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

    Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет — все эти документы шнуруются по одному принципу. Кстати, журнал по охране труда — это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с правилами техники безопасности.

    Информация кадровику

    А вот книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них должна быть не просто прошита, а скреплена сургучной печатью либо опломбирована. Стандартная схема, как прошивать журнал для внесения сведений о трудовых книжках, здесь не подойдёт.

    Некоторые итоги

    Повторим основные правила, озвученные выше:

    • Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
    • Определиться с «колющим» инструментом.
    • Не прокалывать обложку (только сами листы).
    • Не делать отверстия далеко от обложки — журнал будет неудобно открывать.
    • Нить должна быть прочной.
    • Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
    • Журнал пронумеровать.
    • Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.
    • Скрепить печатью.

    Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.

    autogear.ru

    Как прошить журнал с твердой обложкой. lawyertop.ru

    Как прошивать журнал учета

    Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

    При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

    Как правильно сшивать документы

    Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

    Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
    В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

    Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

    Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

    Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала. Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.

    Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

    1. На книге с левой стороны шилом или другим инструментом делаются проколы. Расстояние между проколами должно быть не меньше 3 см, и располагаться они должны строго по вертикали для того, чтобы не повредить читабельность книги при перелистывании.
    2. Капроновая нить либо иная другая, сложенная в несколько раз, продевается в отверстия. Для прочности сшивания необходимо сделать это несколько раз.
    3. Концы нитки должны быть выведены на оборотную сторону книги и завязаны в узел. При этом необходимо оставить 6–7 см нитки.

    Согласно п. 695 списка, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, срок хранения книги учета составляет 75 лет. При этом компания должна придерживаться правил организации и хранения в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013, а также правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

    Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы

    Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить.

    • Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм.
    • При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.
    • Обязательна надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____ листов», где вместо прочерка ставят количество листов.

    Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

    Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК. Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение. Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.

    Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

    Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

    1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
    2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
    3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
    4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
    5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
    6. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

    На практике в такой ситуации в графе 13 пишут, что трудовая книжка отправлена по почте, а в графе 12 указывают дату получения документа работником (ее узнают из уведомления о вручении, когда оно возвращается работодателю) (образец ниже) (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ ). Согласие сотрудника, а также почтовые квитанции, подтверждающие отправку и получение письма, хранят вместе с книгой учета 75 лет (ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 ).

    Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (ТК)

    В первую очередь к ним относятся Правила, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года, за № 225. Этот документ практически полностью регламентирует установленные формы организации работы с журналом, согласовывая требования с Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 за № 132, а также — от 25.03.2013 за № 257.

    Нужно учитывать, что опечатка может быть произведена неаккуратно из-за отсутствия опыта и сноровки. Поэтому вначале попробуйте потренироваться на пустом листе. К тому же, сургучная печать может рассыпаться до завершения пользования журналом, что приведёт его в ненадлежащий вид.

    Как правильно сшить документы

    Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

    В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

    Как правильно прошить и заполнить книгу учета трудовых книжек

    Оформление делается после наклеивания на обложку. Печать и узел нити, залитый клеем, являются дополнительным средством индикации неприкосновенности данного документа. Все вышеперечисленные действия дают исчерпывающий ответ на вопрос о том, как прошить журнал движения трудовых книжек и при соблюдении их поэтапности в процессе прошивки проблем не возникнет.

    • трудовые книжки, предоставленные в кадровый отдел сотрудниками при оформлении на работу (оформленные в другой организации)>
    • трудовые книжки, выданные сотруднику в период работы в организации>
    • вкладыши для трудовых книжек, полученные сотрудниками за период работы в организации.