Как прошивают документы – как правильно сшивать ниткой, фото пошагово, как прошить в 2 и 3 дырки схема, как прошивать по госту и пронумеровать, образец, как пользоваться скоросшивателем в делопроизводстве

Как прошивать документы на станке

Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены. 3. Нумерация. Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа. Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2». Основные инструкции:

  • Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  • В документах письма хранятся в конвертах.

Инструкция по сшиванию документов

Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально. Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки. (21 голос., средний: 4,00 из 5) Загрузка…

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Инфо Подходит для объемных материалов.
  • С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
  • При помощи переплетного станка.

Используют такой вид сшивания только в типографии.

Необходимые материалы для сшивания документов нитками Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:

  • иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;
  • обложку;
  • заверительный лист;
  • ножницы и клей;
  • дырокол (при необходимости).

Процесс сшивания документов Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать: 1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом).


Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.

Как правильно прошивать и заверять документы

Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу. На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись).


Внимание

Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже. В три дырки Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

Сшиваем документы правильно!

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

  • Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
  • приказы личного и общего состава,
  • а также штатное расписание.
  • Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
  • авансовыми отчетами,
  • накладными,
  • счетами-фактурами,
  • путевыми листами,
  • кассовыми книгами,
  • оборотными ведомостями,
  • актами выполнения работ,
  • а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Как правильно сшить документы

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141.

Как правильно сшивать документы

Таким образом, один край уже готов.

  • Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
  • Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
  • Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей.

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

Важно

Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.


2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие. 3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие. 4.
После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.

Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки. 6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.

7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток. Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Заверьте подшитые документы. Для этого нужно создать в MS Word таблицу, заполнить ее, распечатать, вырезать и наклеить на обратную сторону сшитой папки бумаг в месте фиксирования ниток. Образец примерно следующий: Прошито, пронумеровано, скреплено подписьюи печатью ( ) лист Генеральный директорЗАО «ЗАО» И.А. Петров Не забудьте, бумага должна быть папиросной, чтобы отчетливо просвечивался узелок. Концы нитей должны остаться свободными – это очень важно. Клей допустимо использовать только канцелярский. После полного его высыхания ставится печать и подпись уполномоченного лица. Обратите внимание: ни печать, ни подпись не могут выходить за края листа папиросной бумаги, иначе заверение не будет считаться действительным. В завершение подпись и печать заливаются клеем, но требуют это не всегда — в зависимости от важности документов. Уточняйте этот вопрос.

Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью. Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам. Пошаговая инструкция по закрытию ИП. Решили открыть кафе, но не знаете, какие для этого нужны документы? Полный перечень необходимой документации здесь! Как правильно сшивать документы нитками? Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:

  • собственно документы;
  • суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;
  • иголку;
  • дырокол;
  • лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
  • канцелярский клей;
  • если требуется – печать.

Итак, как правильно прошить документы нитками? 1.

Как прошивать документы на станке

Кто может заверить прошитые документы Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции. Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе. Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

plusbuh.ru

Как правильно прошить документы нитками

Одно из самых важных средств защиты от мошенничества для документов – это использование прошивки с помощью ленты или нити для скрепления и запечатывания официального документа. Как только документ прошили и запечатали, становится почти невозможно скопировать его, не нарушив и не сделав повреждений, известных любому человеку, вступившему во владение документом.

Этот метод применялся с древних времен и стал основой для происхождения личных и государственных восковых печатей, так как оттиск на печати указывал на то, что создатель документа присутствовал во время прошивания и запечатывания бумаг.

Чтобы прошить официальный документ, надо иметь сами бумаги, титульный лист/обложку, нить или ленту толщиной 3-6 мм и длиной, в два раза превышающую длину одной из страниц и в два раза – ее ширину, печать. Также нужны дырокол или шило и лезвие бритвы или скальпель. Существуют также вариации этого метода. В бывшем СССР большинство нотариусов использовали иголку и нитку для прошивки документа вместе с почтовыми марками или юридическими штампами. Лента, кроме того, может располагаться сбоку документа; возможны варианты с использованием только двух дырочек или даже одной при применении люверса.

Первый способ

 

  1. Необходимо сделать пять дырочек примерно в двух сантиметрах от левого края документа, сохраняя одинаковое расстояние между ними. Верхнее и нижнее отверстия также должны быть приблизительно в трех сантиметрах от верха/низа страницы, а одна дыра должна находиться посередине вертикали. Можно использовать дырокол или шило, предварительно разметив лист самостоятельно. Шило похоже на отвертку, но имеет острый, игольчатый кончик и протыкает документы быстро и аккуратно.
  2. Теперь можно начать прошивку документа. Чтобы сделать это, надо использовать правильную швейную нить и большую иглу.
  3. Начать нужно с вдевания нити в среднее отверстие с лицевой стороны документа к задней стороне. Убедитесь, что вы оставили достаточное количество нити, чтобы завязать бантик, когда прошивка будет закончена (около 5 см).
  4. Игла теперь должна быть в задней части документа. Следует сделать петлю на нити вокруг дырочки, продолжая шить от лицевой части к задней. В конце концов, игла должна оказаться сзади документа.
  5. Затем стоит продеть нить через следующую дырку от задней части к передней и повторить обвязывание. Теперь игла будет с лицевой стороны документа.
  6. Продеть иглу с переда к заду сквозь верхнее отверстие и повторить обвязывание. Игла окажется сзади документа в верхней дырочке.
  7. Продеть иглу сквозь вторую дырку сверху, потом сквозь среднюю, не создавая больше петель.
  8. Следующий шаг заключается в том, чтобы продеть иглу сквозь четвертое отверстие (следующее вниз от среднего) от задней стороны к лицевой и повторить обвязывание. Игла будет находиться спереди документа.
  9. Продеть иглу сквозь пятую (нижнюю) дырочку от передней части документа к задней и повторить обвязывание. Игла должна быть сзади.
  10. Продеть иглу сквозь четвертую дырку с задней стороны, в результате чего игла расположится в лицевой стороне документа. Теперь необходимо завязать два конца нити вместе в бантик.

Второй способ

 

  1. Решите, где вы собираетесь разместить печать и нить (которая будет находиться под листиком с печатью и указанием прошитых страниц). Нужно сделать три неглубоких разреза с помощью лезвия бритвы или острого ножа в этом пустом пространстве. Прорези должны быть диагональными (от направления, по которому будет проходить нить из-за страницы), длиной примерно 1,3 см, лежать на расстоянии 3 мм друг от друга и быть параллельными.
  2. Скрепить все страницы вместе на расстоянии приблизительно 3 мм от верха бумаги (без титульного листа или обложки) двумя скобами так, чтобы верх страницы был разделен на три секции (по одной дырке будет сделано в каждой из них).
  3. Завернуть клапан размером 1,3х2,5 см на обложке и вставить страницы документа под него.
  4. Сделать три отверстия вверху сквозь все бумаги и обложку: одно посередине, а второе и третье на расстоянии около 2,5 см от края документов.
  5. Взять нить, и продеть каждый ее конец (можно воспользоваться иглой) с задней части страниц в две наружные дырочки, и завязать двойной узел непосредственно над центральной дыркой.
  6. Протянуть одну сторону нити через центральное отверстие к задней стороне бумаг. Обвязать эту нить вокруг той нити, что проходит по задней части документа, и затем продеть ее назад через среднюю дырочку и провести к задней стороне предварительно обрезанной последней страницы с подписями. Протянуть другой конец нити через центральную дырку, чтобы он встретился с первым концом, находящимся между последней страницей и обложкой. Теперь оба конца должны оказаться за страницей с подписями.
  7. Держа оба конца нити за их края (их также можно завернуть в маленький кусочек ленты скотча), продеть их в верхний разрез на последней странице, затем обратно в средний разрез и, наконец, в нижний разрез так, чтобы оба конца появились на поверхности страницы с подписями.
  8. На обложку, сверху нити, наклеить небольшой кусочек бумаги с записью количества прошитых страниц и собственной подписью. По желанию поставить печать. Сделать это следует так, чтобы одна половина ее находилась на этом кусочке, а вторая – на титульной странице.

vremya-sovetov.ru

Как правильно прошить документы нитками и в каких случаях это нужно

Содержание: 

  1. Зачем нужно прошивать документы? 
  2. Как правильно прошивать документы нитками
  3. Образец того, как надо сшивать документы с фото
  4. Всегда-ли нужно сшивать документы?

Для чего требуется прошивать документы

Как правило, прошивать документы требуется в тех случаях, когда вы готовитесь сдавать отчеты в налоговую. Иногда сшить документы нужно для внутренних нужд компании, когда требуется зафиксировать какие-то результаты или отчеты. В этом случае предполагается, что документы пойдут либо руководству фирмы, либо отправятся в архивы, откуда будут извлечены в случае необходимости. Подобная практика имеет место быть в крупных корпорациях, где возможны свои внутренние расследования (как вариант примера) или другие юридические процессы, которые требуют подобного подхода. 

Если же касаться малого бизнеса, то прошивать документы требуется в основном для сдачи отчетности в ИФНС и другие органы государственной власти. В некоторых случаях это делают нотариусы, в некоторых, процедуру нужно осуществить самим сотрудникам (хотя обычно этим занимается бухгалтерия). 

Помимо налоговой инспекции и внутренних нужно, сшивать документы может понадобиться к примеру для ПФР или других фондов. Плюс, когда вы сдаете какие-то важные документы, то иногда для надёжности, совсем не будет лишним их прошить. 

Как правильно прошивать документы нитками? 

Если вы этим занимаетесь в первый раз, то можете расслабиться — на самом деле тут нет ничего сложного. Вам понадобится: 

  • Банковский шпагат или какие-то аналоги;
  • Собственно сами документы, которые требуется сшить;
  • Специальная игла для документов;
  • Шило или дырокол.

Помимо этого вам потребуется ещё печать компании, которую будет нужно поставить на документы, небольшой листок бумаги и клей. Если рассмотреть процесс сшивания документов поэтапно, то получится где-то такой набор различных этапов: 

  • Прокалываем документы;
  • Аккуратно сшиваем их шпагатом или нитками;
  • На концы ниток наклеиваем кусок бумаги так, чтобы нитки оказались приклеены к документы;
  • Ставим на этот кусок бумаги печать таким образом, чтобы она выходила за его края. 

После окончания процедуры, документы можно считать прошитыми и пригодными для сдачи. Не бойтесь прокалывать документы шилом, если их не берет степлер. Говорят, что самые суровые бухгалтеры используют для особо толстых пачек документов молоток и гвозди. Так что шило — это достаточно гуманный вариант. 

Образец того, как нужно прошивать документы — несколько фото

Ниже, вы сможете посмотреть на фото образцов того, каким образом надо сшивать документы нитками. 

Сначала делается прокол.

Потом ещё один. 

Дальше всё это несколько раз сшивается и нитки выводятся на заднюю часть прошиваемого документа. 

Наклеивается кусок бумаги.

Он заполняется и сверху ставится печать организации. 

Всегда-ли нужно сшивать документы? 

Если речь идёт об отчетах — нужно ориентироваться на принятые стандарты. То есть, если от вам не требуется в обязательном порядке прошивать всю сдаваемую документацию, то этого делать не нужно. Особенно, если учесть, что в некоторых государственных структурах наоборот, не очень-то жалуют сшитые документы, с которых сложно снять копии. А в некоторых более жёсткие требования и требуется заверять на всю пачку прошитых нитками документов, а каждую их страницу. То есть, вам могут заставить формировать отчетность заново, когда вы уже всё сделали, потратив на это уйму своего времени. 

Когда вы сшиваете документы, предназначенные для внутренного пользования, то тут всё зависит от стандартов, принятых в вашей компании. Если речь идёт о каких-то крупных компаниях — они обычно там присутствуют на официальном уровне. В случае с малым бизнесом, всё зависит от решений руководителя. Обычно сшиваются какие-то действительно важные документы, которые предполагается хранить и которым могут пригодиться впоследствии. 

В любом случае — практически в каждом индивидуально случае, вы можете получить точную информацию — требуется вам сшивать документы или нет. 

small-biznes.com

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.