Правила сшивания документов – как правильно сшивать ниткой, фото пошагово, как прошить в 2 и 3 дырки схема, как прошивать по госту и пронумеровать, образец, как пользоваться скоросшивателем в делопроизводстве

rushbiz.ru

Как правильно прошить документы нитками: фото-инструкция

Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага. Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др. Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их. Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков. Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.

Прошивка ниткой

На самом деле никаких строгих правил и требований к сшивке документов не существует. Тем не менее существует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и приказ от Росархива 23.12.2009 №76, который дает рекомендации по прошивке многостраничных документов.

Правильная прошивка документов защитит их от подмены

Как сделать все правильно? Вам понадобится шило, цыганская игла, прочная черная нить, лист бумаги и клей. Обычно бумаги сшиваются через три отверстия — одно делается по центру листа примерно 1,5-2 см от края, второе и третье — по бокам от имеющегося на расстоянии в 3-5 см. Проколы делаются шилом — если у вас не хватает силы проколоть сразу всю пачку, то можете разделить ее на несколько частей. Ниже мы приведем пример, как правильно прошить документы нитками и фото процесса.

Обратите внимание: при наличии дрели или шуруповерта и сверла можно просто просверлить пачку бумаги. Диаметр сверла должен быть около 6-8 мм.

Прошивка пачки начинается с тыльной стороны. Проденьте в иголку нить и протащите ее через центральное отверстие, оставив “хвост” в 7-10 мм. Затем вставляете иглу в верхнее отверстие уже с лицевой стороны и протягиваете нитку на тыльную.

Начинаем с центрального отверстия, протягиваем через верхнее и опускаемся к нижнему

Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”. Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги. Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.

Узелок после прошивки документов заклеивается бумажным квадратиком

Допускается прошивка документов ниткой и в два отверстия. Обычно такой способ практикуется при наличии дырокола. Схема немного меняется — иголка заводится в нижнее отверстие с тыльной стороны, оставляется “хвост” длинной не менее 7 см. Затем через верхнее отверстие игла с ниткой возвращается назад. Далее обрежьте нитку так, чтобы у вас получился второй хвост длинной 7-10 сантиметров и свяжите его с первым. Концы нити опускаются вниз, а на узел наклеивается прямоугольный кусочек бумаги размерами 2 на 7-8 см.

Чтобы надежно зафиксировать пачку можно сшивать и через 4 прокола. В этом случае иглу продевают со второго отверстия, заводят в верхнее, протаскивают еще раз через второе и подают на третье и четвертое. Сшивка производится на третьем отверстии, а бумагой заклеивается вся полоска нити.

Обратите внимание: для сшивания документов не рекомендуется использовать обычную нить, поскольку она достаточно непрочная. Нужно либо сложить ее в несколько раз, либо использовать специальный капроновый шпагат.

Иногда документы сшивают прозрачной леской, но по своим характеристикам она хуже нити. Главное, чтобы все три (четыре) отверстия были сделаны вертикально по одной линии. От широкого края листа отступают обычно 1,5 см. прошивку всегда начинают с тыла, чтобы узлы были сзади и не портили внешний вид.

Обязательно указывайте количество страниц и ставьте подпись

Заверение документов

После того как мы научились правильно прошивать документы, давайте научимся их заверять. Для этого проводится нумерация листов. Хвосты заклеиваются небольшим бумажным прямоугольником, на котором пишут ручкой: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». Далее указывается количество листов в цифровом и буквенном виде, ставится печать, роспись и инициалы. Необходимо сделать это так, чтобы часть подписи и печати была и на наклеенном прямоугольнике, и на последнем листе. Это делается для того, чтобы если кто-то разрезал нить, то это было бы сразу видно. Также обычно указывается дата прошивки и заверения в цифровом виде.

Обратите внимание: заверять документ может только ответственное лицо или человек, работающий по доверенности. Поэтому вместе с подписью ставится ФИО подписанта.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

101biznesplan.ru

Как правильно прошивать документы и нумеровать

Для систематизации документооборота принято сшивать более чем один лист документации. Документы сшивают перед отправкой в архив или при подачах в инспектирующие органы. Прошивка бумаг сводит к минимуму возможность утери или подмены какого-либо документа. Как правило, прошивание документации не регулируется какими-то специальными нормативными актами.

Документы, которые требуют подобного оформления

В каждом учреждении и предприятии документация прошивается по каждому из подразделений. Персонал отдела кадров систематизирует и архивирует документы по итогам прошедшего года.

Архивации подлежат такие документы, как:

• приказы по предприятию;
• штатное расписание.

Читайте также: Документы для увольнения в связи с призывом в армию

Работники бухгалтерского отдела архивируют следующие:

• авансовые отчеты;
• кассовые книги;
• товарно-транспортные накладные;
• путевые листы;
• акты выполненных работ;
• расчетно-зарплатные ведомости.

Для сшивания документации существуют различные приспособления, такие как:

• степлер;
• дырокол;
• шило;
• нитки;
• клей канцелярский.

Они прошиваются либо вручную либо специальными приспособлениями.

Общие правила оформления

Бумаги, которые подлежат архивации, первым делом раскладывают по датам (аккуратно и ровно: листик к листику). Затем пронумеровывают все листы. Нумерация начинается с цифры «1», расположенной в правом верхнем углу. Для каждого прошитого документа составляется опись. В ней надо обязательно указать название документа, дату составления, аннотацию, то есть описание сшиваемых бумаг, реестр, фамилию, имя, отчество, должность человека, составившего опись (ее нумеровать не надо). Опись составляется для того, чтобы по ней можно было контролировать наличие имеющихся документов, вкладывается перед первым листом.

Как сшивать документы

Правильное сшивание документов выполняется следующим образом:

1. Перед тем как начать сшивать бумаги, обязательно следует убрать все скобы, скрепки от степлера.
2. Сложить ровно и аккуратно все листы.
3. Затем взять шило или большую иглу и проделать не менее трех сквозных дырок. Одно отверстие должно быть посередине, другие два сделайте на расстоянии трех сантиметров вверх и вниз друг от друга.
4. Взять канат или бечевку примерно 80 сантиметров. Если нить, то берите капроновую – она не будет перетираться через время.
5. Вдеть нить снизу в отверстие посередине.
6. Затем вдеть нить чрез лицевую сторону документа в верхнее отверстие.
7. Опять продеть нить в центр.
8. Завязать узелок на обратной стороне документа. Хвостики должны быть примерно по 8 сантиметров.
9. На узелок наклеивается прямоугольный кусочек бумаги.

Читайте также: Сколько в организации хранятся документы

На нем заранее должно быть написано «Прошито и пронумеровано», указано количество прошитых листов, фамилия, инициалы директора, дата и подпись, также поставлена печать предприятия. Стоит заметить, что дата и печать должны попадать как на сам документ, так и на кусочек приклеенной бумаги.

Существует еще один способ прошивки документации. По нему скрепляются бумаги через левый верхний угол. Все этапы аналогичны манипуляциям при стандартном сшивании, только проделывается не три, а два отверстия. Лист бумаги приклеивается таким же образом, чтобы виднелись кончики шнуровки, потом ставится печать и подпись. Данным способом сшиваются некоторые бухгалтерские бумаги.

Сшивание документов при помощи машинки

Если вы не знаете, как правильно прошивается и архивируется документация или, не хотите долго возиться с этим делом, может быть, вам надо сшить очень большое количество бумаг за короткое время, то существует специальное приспособление. Это нечто среднее между электродрелью и швейной машиной.

Такой аппарат компактен, бывает полуавтоматическим или электрическим. Он способен прошивать сто листов за одну минуту. Как эта машина работает? На полотно укладываются все бумаги, затем делаются дырки при помощи сверла или иглы, через которые машина продевает нить.

Существует еще одно очень удобное и полезное приспособление для скрепления разного рода бумаг – биндер. Главное отличие биндера от машинки для сшивания документов заключается в том, что он делает отверстия сразу по всей длине листа и скрепляет их при помощи пружин.

По виду переплета биндеры бывают на пластиковых пружинах, металлические, комбинированные и термопереплетчики. В отличие от документов, прошитых при помощи ниток, биндер имеет переплет с рядом преимуществ: он хорошо разворачивается, можно также добить или удалить листы вуже прошитый документ. Переплет при помощи пластиковых пружин является самым распространенным из-за, невысокой стоимости расходного материала. Такой способ удобен для прошивки документов, имеют не более 500 страниц. Переплет металлическими пружинами является надежным прочным профессиональным.

Большим минусом является невозможность повторного использования расходного материала. Количество прошиваемых бумаг таким способом не превышает отметку в 150 страниц.

Термопереплетные биндеры работают определенным образом. Так, бумага складывается в специальную термопапку и при нагревании корешок папки, который пропитан клеем, становится мягким, тем самым соединяет листы между собой. Максимальный объем термопереплета может достигать до 700 страниц.

Для чего необходимо знать и уметь сшивать документы

Необходимость прошивать документы возникает на каждом предприятии, фирм, учреждении. Бумаги сшиваются по разным причинам для открытия предприятия, участия в тендерах, для их подачи в налоговые и другие инстанции. При этом сшиваются не только оригиналы, но и копии наиболее важных документов, такие как устав предприятия, протоколы собрания акционеров и т. д.

Читайте также: Порядок заключения трудового договора

Некоторые документы имеют свои правила прошивки. Например, бухгалтерские сшиваются через пять отверстий, налоговые и архивные дела – через три, кассовые книги прошиваются только через левый верхний угол. Главное – знать, что сшивать документы имеет право только тот человек на фирме, который наделен данными полномочиями.

ofice-life.ru

Правила сшивки документов | law-uradres.ru

Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.

• Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
• И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.

Посмотреть правила и образец заполнения расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 можно в этой статье. Если вас интересует, что такое ОКАТО — ознакомьтесь с этим материалом.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

• вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
• выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
• вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
• при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
• концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
• клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
• указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец Видео: Как ИП прошить документы? Прошивка документов для архива Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141.

Как правильно прошивать и заверять документы

А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России. Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.
Подготовка документов к сшиванию Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов: 1. Оформление обложки.

Обложки для документации бывают трех видов:

2. Комплектация.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа.

Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

• Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
• В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
• В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.

Как правильно сшивать документы

На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть. Опись на документ Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись.

• название данного документа;
• дата составления описи;
• аннотация;
• непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
• в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО. Процесс сшивания Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой.

Инструкция по сшиванию документов

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

• Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
• приказы личного и общего состава,
• а также штатное расписание.

• Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
• авансовыми отчетами,
• накладными,
• счетами-фактурами,
• путевыми листами,
• кассовыми книгами,
• оборотными ведомостями,
• актами выполнения работ,
• а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Как правильно сшить документы

Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве. Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы.
Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки.

Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов. Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см.

Среднее отверстие должно быть на середине листа.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью. Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам.
Пошаговая инструкция по закрытию ИП. Решили открыть кафе, но не знаете, какие для этого нужны документы? Полный перечень необходимой документации здесь! Как правильно сшивать документы нитками? Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:

• собственно документы;
• суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;
• иголку;
• дырокол;
• лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
• канцелярский клей;
• если требуется – печать.

Итак, как правильно прошить документы нитками? 1.

Правила сшивки документов

Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу. На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись).

Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже. В три дырки Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

Правила сшивания документов

Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

• иглы с нитью подходящей толщины
• документов, которые необходимо прошить
• шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
• печати организации
• клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

• Готовим бумаги для прошивки.

Правила сшивания документов фото

Таким образом, один край уже готов.

• Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.

• Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.

• Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей.

law-uradres.ru

Особенности сшивания документации: основные требования

Для того, чтобы обеспечить полноценное ведение дел в организации, необходимо правильно производить процедуру сшивания деловых бумаг. Это позволит не только найти быстро документ при возникновении необходимости, но и обеспечить порядок в делопроизводстве предприятия.

Правильная процедура сшивания документации

Как правильно сшивать документы?

Наиболее часто деловые бумаги, которые оформляются на формате А4, сшиваются с применением трех отверстий. Для проведения этой процедуры, нужно использовать:

• Иголку,
• Нитки,
• Клей,
• Шило,
• Бумагу.

В документах с левого края нужно сделать проколы с помощью шила. Расстояние между ними должно составлять от 3 до 5 см. Сшивание с использованием иголки должно начинаться с тыльной стороны. При этом необходимо оставить часть нитки, длина которой составляет не менее семи сантиметров. Далее с лицевой стороны протыкается верхняя дырка документов, а с тыльной – нижняя. С лицевой стороны нужно снова проткнуть нижнее отверстие и оставить нить такой же длины, как и предыдущая нитка. Далее необходимо связать две нитки в узел и наклеить на него прямоугольник бумаги.

Для сшивания документации можно использовать специальный канцелярский дырокол. В данном случае получится две дырочки. Для того, чтобы увеличить надежность процедуры в документах можно сделать четыре дырочки. Начинать процесс нужно со второго отверстия, которое находится вверху документа.

После этого иглой необходимо продеть верхнее отверстие и снова второе сверху. После этого направляем иглу в третье отверстие сверху и в четвертое отверстие.

Для того, чтобы нить удерживала сшитые документы длительное время, нужно отдавать предпочтение капроновому изделию. В некоторых случаях сшивание документов производится с помощью специального шпагата. Для выполнения данной процедуры можно использовать обыкновенную нитку, которая предварительно складывается в несколько раз. Иногда сшив документов производится с применением тонкой лавсановой ленты.

При сшивании документов нужно придерживаться симметричности и вертикальности. Проколы должны быть с левой стороны документов. При этом отступать от края нужно от 0,5 до 2 см. Если сшиваемые деловые бумаги очень важные, тогда в них делают пять проколов. При этом деловые бумаги сшивается с тыльной стороны.

Особенности заверения деловых бумаг

Заверение деловых бумаг

После того, как деловые бумаги будут сшиты, их необходимо заверить. Предварительно нужно взять небольшой квадратный листок бумаги и написать или напечатать на нем: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». На листке необходимо соответственно действующему законодательству расписаться и поставить печать.

При сшивании документов их листы должны в обязательном порядке нумероваться. О количестве листов нужно написать не только цифрами, но и буквами. Подписывать заверенные документы и оригиналы должны только уполномоченные люди, которые имеют доверенность на проведение данной процедурой. Лучше всего, чтобы на документах ставили подписи сами руководители предприятий.

Подписываться необходимо таким образом, чтобы половина подписи располагалась на наклеенном листке, а вторая половина – на самих документах. Точно также нужно ставить и печать. Соответственно действующему законодательству необходимо поставить дату, когда был заверен или подписан документ.

Заверять документы можно только ответственному лицу, которое подписывало оригинал. Если основой работы лица, которым осуществляется заверение документации, является доверенность, то рядом при этом нужно написать ее дату и время возле фамилии, имени и отчества подписанта.

Сшивание документации в соответствии с нормами

Правовые нормы при формировании сшива документов

Сшивать деловые бумаги необходимо в соответствии с нормами действующего законодательства. Данная процедура должна производиться в соответствии с Методическими рекомендациями по делопроизводству, которые утвердил Росархив соответствующим приказом в 2009 году.

Также при проведении данной процедуры нужно руководствоваться соответствующим ГОСТом Р 51141-98.

Регулировка процесса сшивания документации производится целым рядом правовых норм. Прежде всего, необходимо руководствоваться инструкцией Центрального Банка Российской Федерации, с помощью которой производится определение основных норм в ведении делопроизводства.

Также нужно пользоваться методическими разъяснениями в порядке заполнения отдельных форм документации, которые утвердил приказ Министерства по налогам и сборам. В период сшивания документов рекомендуется руководствоваться приказом Министерства культуры Российской Федерации, который утвердила типовая инструкция делопроизводства.

Если руководствоваться всеми вышеперечисленными нормами и правилами во время сшивания документов, то это обеспечит порядок в делопроизводстве организации.

Разновидности документации

В современном делопроизводстве может производиться сшивание разнообразных документов. Наиболее часто в организациях сшиваются журналы учета. Для выполнения процедуры можно использовать иглу или дырокол. В большинстве случаев в журналах производится прошивание только внутреннего блока.

Журналы имеют большое количество листов, и поэтому для проделывания отверстий в их внутреннем блоке может использоваться дрель или шуруповерт. Также существует еще один способ проделывания отверстий – вместе с обложками. При использовании данного метода в большинстве случаев осуществляется применение специальных станков для отверстий.

Деловые бумаги, которые подлежат длительному хранению в архивах, должны иметь твердую обложку.

Папка, которая получится из данных документов, должна быть толщиной не более четырех сантиметров. С целью упрощения процесса прошивки документации в большинстве случаев производится применение брошюровочно-переплетных станков или готовых архивных папок. Кассовые документы могут прошиваться в специальных банках. При этом их толщина может составлять не более десяти сантиметров.

Для того, чтобы просверлить бумажный блок применяется высокопроизводительная бумагосверлильная машина.

Разновидности документации

При прошивке документов в органах суда и полиции необходимо руководствоваться определенными правилами. Некоторые структуры запрещают проводить сшивание документов с применением белых ниток. В судопроизводстве сшивание документации должно производиться только через пять отверстий.

Судебные инстанции при проведении данной процедуры требуют использования обложек, материалом производства которых является тонкий мелованный картон. Обложка при этом должна перегибаться пополам и накрывать документацию только с одной стороны.

Для сшивания важных юридически значимых документов очень часто применяются специальные металлические колечки. Сквозь них продевается тонкая лента из атласа, которая имеет фигурную наклейку.

Очень часто для прошивки документов применяются папки с гребнями. Данное занятие является достаточно трудоемким. Это объясняется нужностью совмещения отверстий в гребнях и документах. При правильном выполнении папок их дырочки будут совпадать с отверстиями в документах, которые проделываются с помощью дырокола.

Прошивка документов может осуществляться разнообразными способами. Выбор определенного метода прошивки напрямую зависит от разновидности документации и организации, которой проводится данная процедура.

Особенности оформления обложки

Для того, чтобы процесс сшивания документации был правильным, необходимо произвести выбор обложки. В большинстве случаев отдают предпочтения изделиям, которые выполняются из картона.

Обложки могут предназначаться для долговечного хранения документации, а также быть стандартными или нестандартными.

Наиболее часто для сшивания документов осуществляется применение стандартных обложек. Они используются при обычном типовом размере документации. Нестандартные обложки применяются при неспецифическом, не шаблонном размере документов.

Если хранение документов должно производиться в архивах более 25 лет, тогда осуществляется применение третьего вида обложек. Материалом их производства в обязательном порядке должен выступать твердый картон. Для того, чтобы деловые бумаги могли храниться в архивах достаточно длительное время, производится использование обложек, материалом изготовления которых выступает бескислотный картон.

Титульная сторона должна включать в себя информацию о названии организации и группе документов. С целью упрощения объяснений производится нумерация отверстий с тыльной стороны. Обложка документов соответственно действующему законодательству должна иметь заверительную подшивку с титульной стороны. Ее нужно сделать на небольшом листке, который приклеивается к обложке. В записке в обязательном порядке необходимо указать информацию о количестве прошитых бумаг.

Если в документах имеются чертежи, фотографии или рисунки, то об этом нужно указать в заверительной записке. Опись папки с документами может производиться любым человеком. Но подпись на заверительной записке соответственно действующему законодательству должен ставить директор учреждения после предварительной оценки.

Прошивка документов может производиться различными способами. Выбор определенного из них напрямую зависит от особенностей деятельности организации. При прошивке документации необходимо в обязательном порядке руководствоваться действующим законодательством Российской Федерации.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net

Как прошивать документы в 2017 году

На любом предприятии принято издавать документы и содержать огромное количество бумаг, которые связаны с осуществляемой деятельностью. Все эти документы нуждаются в строгой систематизации, иначе все документы перепутаются, и на предприятии наступит путаница.

Обычно кадровые специалисты сшивают документы, чтобы листы точно не потеряли, и документ был единым целым. Вариантов прошивки документов имеется много, а также существует определенный порядок прошивки, который обязательно должен знать каждый делопроизводитель.

Как прошивать документы правильно, что для этого потребуется и чем нужно руководствоваться при этом? Рассмотрим эти вопросы ниже.

Подлежат прошивке

Далеко не все документы должны подлежать прошивке, и по этой причине очень важно понять, какие именно из них подойдут для такой процедуры. Понятно, что документ, который состоит из одного листа, не подлежит прошивке.

В целом, кадровые специалисты должны заниматься сшивкой следующих документов:

1. Штатное расписание.
2. Приказы для общего состава.
3. Приказы для личного состава.

Что касается бухгалтерских служб, то их сотрудники должны сшивать:

1. Накладные.
2. Авансовые отчеты.
3. Путевые листы.
4. Счета-фактуры.
5. Акты выполненных работ.
6. Кассовые книги.
7. Ведомости о зарплате.
8. Оборотные ведомости.

Также информация о сшивании нитками потребуется и в тех ситуациях, когда сотрудникам приходится работать с копиями документов, принятых от юридических лиц.

Иными словами, данная процедура будет касаться документов для почти всех структурных подразделений организаций, и при этом разница в проведении данного процесса будет заключаться только в способе его выполнения.

Законодательство

Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов.

К ним нужно отнести:

1. Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «О делопроизводстве и архивном деле».
2. Приказ Минкультуры РФ № 536 (утверждение типовой инструкции по делопроизводству).
3. Инструкция ЦБ РФ.
4. Приказ Министерства по налогам и сборам (2003 г.)
5. ГОСТ Р 51141.

Правила прошивки документов

На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

2 дырки

Данный способ прошивания является самым простым. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом. Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания.

Стоит придерживаться такой схемы:

1. Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
2. После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия. Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.
3. Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги. Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.

Важно помнить, что в ситуации, когда документ будет храниться более 10 лет, то прямоугольник лучше сделать из папируса.

На этом прямоугольнике нужно указать, сколько листов содержится в документе, данные специалиста, занимавшегося заверением документа.

3 дырки

Важно понимать, что перед началом процедуры сшивания, бумагу также необходимо проколоть, и здесь нужно просто рассчитать расстояние для трех дырок.

После проколов нужно вдеть нитку в среднюю дырку. При этом нужно оставить кусок нитки с тыльной стороны длиной не меньше 7 см.

После этого с лицевой стороны бумаги нужно протыкать верхнее отверстие и просовывать нить с иглой снизу в прокол. Затем нитку снова нужно направить в середину листа, чтобы она опять появилась с тыльной стороны.

Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком.

Не стоит забывать и о наклеивании на узелок прямоугольника с необходимой информацией.

Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило. Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат.

4 дырки

Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см.

Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа. Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху.

По такому же алгоритму нить потом заводят в третье и последнее отверстия (с тыльных сторон).

По завершении процедуры игла должна быть продета с лицевой стороны в дырку № 3 и затем быть связанной в узелок. И в завершение процесса, сверху должен быть наклеен прямоугольник.

5 дырок

Данный способ является самым сложным и в то же время самым надежным. Обычно используется работниками бухгалтерских служб, поскольку именно в ней документы бывают самыми увесистыми и объемными. Отверстия рассредотачиваются по краю листа с шагом в 5 см.

После проведения сортировки листов, нужно их аккуратно сложить в стопку и проделать отверстия с помощью дрели специального пресса.

После того, как отверстия будут сделаны, останется только прошить всю стопку.

Делать это нужно согласно следующему алгоритму:

1. Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
2. Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
3. Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
4. Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
5. Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
6. Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.

Потом получившийся документ нужно извлечь из пресса. Затем обычно намечают линии загиба, которая сможет закрыть остатки ниток. Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером.

Стоит отметить, что образцы для обложек можно найти в любом магазине канцтоваров.

Как пронумеровать

Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами.

Нужно учитывать следующие нюансы:

1. Ставится номер в правом верхнем углу.
2. Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
3. При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
4. Тома дела нумеруются по отдельности.
5. При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.

Оформление обложки

Данная часть документа представляется в следующих форматах:

1. Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
2. Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
3. Для долгого хранения. Делаются в произвольном формате, изготавливаются из картона с повышенной твердостью.

На обложке должна отражаться следующая информация:

1. Название предприятия.
2. Название подразделения.
3. Индекс.
4. Заголовок.
5. Срок хранения.
6. Номер тома.
7. Дата изготовления прошивки.
8. Количество листов.

Вся информация по требованию высших инстанций, должна быть и в описи.

Заверение сшитой документации

Данный этап является последним перед тем, как проверить документ, а также для сдачи на хранение. Если процедура выполняется неправильно, у специалиста могут появиться неприятные проблемы. Важно понимать, что процесс заверения сотрудник должен знать отлично. Поэтому, на предприятии должен быть уполномоченный сотрудник для этого.

Кто имеет право

Заверять документы может руководитель предприятия, а также строго уполномоченный им составитель. Для этого данным лицам нужно ставить подпись, при этом как на листе документа, так и на стикере.

Важно понимать, что при подписании документа, управленец берет ответственность на себя за сведения, содержащиеся в нем, либо назначает ответственность для сотрудника, уполномоченного за ведение данной деятельности.

Условия

Для заверения обязательно стоит подготовить специальный стикер – примерно 5х6 см. Обязательно должна прописана на нем информация:

1. Количество листов.
2. Особенности вложенных документов.
3. ФИО специалиста, занимающегося прошивкой.

Стикером фиксируется узел последнего листа, затем нужно ставить печать компании.

Исправление ошибок

Самое главное требование, которое при делопроизводстве применяется ко всем документам – сохранение их неприкосновенности. При допущении любого рода неточности, нужно ее моментально исправить. К примеру, если в основном деле отсутствует один лист от документа, то нужно подшить его в виде отдельного тома, или же разбирать дело и заняться перепрошивкой.

Если были допущены ошибки при нумеровании листов, то можно использовать литерную нумерацию. При допущении более серьезных ошибок нумерации придется переделывать дело заново.

autoexpertnost.ru

Правила сшивания документов нитками | vash-yurist102.ru

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Какими законами регулируется лизинговая деятельность в России? Ответ содержится в этой статье.

Как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Как правильно сшивать документы ниткой: фото пошагово Шаг 1. Комплектация Убедитесь, что в получившейся пачке не больше 250 листов, а ее толщина меньше четырех сантиметров.

Добавьте к блоку чистый лист для сопроводительной надписи.

Как правильно сшить документы

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

Как нужно правильно прошить документы нитками (фото) в 2018 году

То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления. Определения Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности. Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов.

В подобной ситуации доказать, что были в порядке, практически не реально.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

Делается она простым карандашом .

Основное правило – нумеруются не страницы, а листы . Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста.

При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации: При наличии грубых ошибок подлежит перенумерации.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

1. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).

Делопроизводители : входящую и исходящую документацию. Прошивать можно используя следующие инструменты: Но, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности. Общие правила оформления Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело».

Она бывает разных размеров и качества.

Правильная прошивка защитит их от подмены

Обратите внимание: при наличии дрели или шуруповерта и сверла можно просто просверлить пачку бумаги.

Диаметр сверла должен быть около 6-8 мм.

Прошивка пачки начинается с тыльной стороны.

Проденьте в иголку нить и протащите ее через центральное отверстие, оставив “хвост” в 7-10 мм.

Затем вставляете иглу в верхнее отверстие уже с лицевой стороны и протягиваете нитку на тыльную.

Начинаем с центрального отверстия, протягиваем через верхнее и опускаемся к нижнему

Узелок после прошивки документов заклеивается бумажным квадратиком

Обратите внимание: для сшивания документов не рекомендуется использовать обычную нить, поскольку она достаточно непрочная.

vash-yurist102.ru