Как правильно вести и нумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек
В законодательстве Российской Федерации есть постановление о правилах ведения, хранения и изготовления бланков трудовых книжек и книг учета движения трудовых книжек. Эта работа должна вестись строго по инструкциям заполнения трудовых книжек. Также законом РФ предусмотрены и правила хранения книг учета и движения трудовых книжек. Если старая книга учета закончилась, необходимо начать новую. Как это правильно сделать? Как пронумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек?
Новая книга считается продолжением той, которая была перед ней. Поэтому заполняться она должна в соответствии с предыдущей книгой. Аналогичным образом необходимо заполнить вкладыши в новой книге. Ведение нового журнала осуществляется таким же образом, как и старого.
Основные требования
Согласно законам, все записи в трудовых книжках в разделе должны иметь собственный порядковый номер. Следовательно, нумерация книги учета должна продолжаться при внесении в нее записей в аналогичный раздел самого вкладыша.
Если следовать вышеуказанным правилам ведения вкладыша книги учета, то необходимо указать, что он является продолжением старой книги. Ведение записей необходимо начинать с очередного порядкового номера. То есть надо указать порядковый номер, который следует за тем, которым была закончена нумерация записей в предыдущей книге учета.
Следует отметить, что никаким правовым актом не предусмотрено, как необходимо осуществлять нумерацию новой книги учета в случае полного завершения предыдущей книги.
Что должен знать каждый работодатель
Работодатель должен хранить и учитывать трудовые книжки своих работников, а также вкладыши в трудовые книжки и чистые бланки. Для этого работодателю необходимо вести:
- приходно-расходный журнал (книгу) для учета бланков книжек и вкладышей}
- книгу движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Такой учет должны вести как работодатели различных организаций, так и частные предприниматели. В первом журнале должны регистрироваться трудовые книжки всех работников, которые были приняты на работу официально, а также должны быть записаны номера и серии выданных трудовых книжек.
Если человек увольняется и забирает свою трудовую, он должен оставить подпись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
Какие основные требования к книге движения трудовых книжек?
Она обязательно должна быть:
- пронумерована}
- прошита или прошнурована}
- заверена подписью начальника данной организации}
- скреплена печатью или опломбирована.
Это основные требования по ведению и хранению трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Кабмина РФ.
Если в организации будет проведен аудит Гострудинспекцией, то все вышеперечисленные нормы обязательно будут проверяться. В первую очередь инспекторы должны проверить наличие этой книги и ее утверждение. Также они обязаны проверить, как ведется книга, ее нумерацию, прошивку, наличие подписи и печати руководителя и порядок ее ведения. Если обнаружатся нарушения, работодатель может быть привлечен к административному наказанию. Поэтому не следует ждать визита инспектора, чтобы он обязал вас вести данную книгу как положено. Лучше делать это своевременно, а именно: пронумеровать, прошить, подписать и опломбировать печатью.
Замена старых книг
Если в предыдущей книге учета движения трудовых книжек закончилось место для записей, то старую книгу необходимо заменить новой. При этой замене следует учитывать правила заполнения книг учета движения трудовых книжек. При помощи нумерации страниц в книге можно определить количество в ней страниц. Благодаря этому обеспечивается сохранность книги и ее вложений.
Как правильно нумеровать книгу учета движения трудовых книжек? Нумерация страниц в книге учета должна начинаться сначала. То есть в каждой новой книге будет своя нумерация страниц.
Если в предыдущей книге было 50 страниц, то следующая книга начнется не с 51-й страницы, а с самого начала, то есть с 1-й страницы.
Где можно приобрести данную книгу?
Эту книгу можно как изготовить самостоятельно, так и купить уже готовую. Как она должна выглядеть? Желательно, чтобы ее обложка была твердая. При покупке книги обратите на это внимание. Если книга изготавливается самостоятельно, то в качестве обложки подойдет картон или плотная бумага формата А4. На обложку данной книги необходимо наклеить этикетку, на которой будет написано название организации. Обязательно напишите на обложке дату начала и окончания книги.
Листы книги необходимо пронумеровать, прошить, разграфить согласно форме и скрепить сургучной печатью. Далее книга заверяется руководством. При заверке книги обязательно указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц. В ней также должна присутствовать подпись кадрового работника. Эту подпись можно поставить на обложке книги, на ее лицевой или оборотной странице, или же на последней странице. Как правило, большинство кадровых работников предпочитают именно последний вариант.
Эта книга ведется в течение нескольких лет. Следовательно, за это время может поменяться не один кадровый работник. Каждый новый работник лично отвечает за все внесенные им поправки и записи в книгу учета.
Как заполняется книга?
Заполняется книга учета движения трудовой книжки по тем же правилам, что и трудовая книжка. То есть заполнять ее необходимо простой шариковой ручкой. Цвет ручки может быть как синим, так и черным или фиолетовым. Особых требований к цвету заполнения книги учета не существует. В ней ни в коем случае не должно быть никаких зачеркиваний, исправлений, а тем более подчисток. Также в данной книге запрещается что-либо исправлять корректором.
Если вдруг в книге учета трудовых книжек была допущена ошибка, то эту запись следует признать недействительной, а нужная запись пишется ниже.
В эту книгу вносятся все сведения о трудовых книжках и их вкладышей каждого работника. На какой срок принят работник, значения не имеет. Она ведется до полного окончания, а после окончания передается в архив, где хранится в течение следующих пятидесяти лет. Только после этого ее можно уничтожить.
Хранится книга учета в строгой отчетности и выдается человеку, который отвечает за ведение трудовых книжек. У работодателя обязательно должны иметься трудовые книжки всех работников, которых он принял на работу. Сами книжки должны быть записаны в книге учета трудовых книжек.
hr-portal.ru
Как правильно завести новую книгу учета движения трудовых книжек? | Вопросы подписчиков
Здравствуйте! В организации решили завести новую книгу учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В старой книге записи вели не по мере трудоустройства а по алфавиту фамилии. Как организовать хранение старой книги ведь в ней записи о трудовых книжках работников хранящихся в организации? Как прошить новую книгу? В организации сургучной печати нет.
Ответ на вопрос:
Прежнюю книгу ни в коем случае не уничтожайте, поскольку в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых сотрудников, но и отметки о получении книжек уволившимися сотрудниками. Кроме того, такую книгу необходимо вести и далее для сбора подписей тех сотрудников, трудовые книжки которых зарегистрированы именно в ней.
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Как заполнять книгу учета трудовых книжек: пошаговая инструкция.
Читать статью
Хранить книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, следует в течение 75 лет. Это следует из п. 695 Перечня, утверждённого Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
Новую книгу учета движения трудовых книжек оформите в общем порядке.
Требования к оформлению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них определены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») (далее — Правила). В соответствии с п. 41 Правил книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.
Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Интересная информация о
Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, при опломбировании книг учета необходимо использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004.
Среди видов пломбировочных устройств, перечисленных в ГОСТ 31282-2004, для применения в нашем случае наиболее подходят пленочные пломбы. Часто их именуют пломбами-наклейками или индикаторными пломбами. Их используют на стеклянных, деревянных, пластмассовых, металлических поверхностях, а также там, где по техническим причинам невозможно применение иных типов опечатывающих устройств.
Рассмотрим особенности данного вида пломб:
— она может быть выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем;
— как правило, такие пломбы имеют индивидуальный, неповторяющийся номер;
— о вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить;
— по желанию работодателя на нее может быть нанесен логотип компании, предусмотрена графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего.
Но главное преимущество данного вида пломб состоит в том, что она плоская и не будет создавать помех при заполнении книг учета. При этом пленочная пломба более устойчива к повреждениям, в отличие от сургучной печати или свинцовой пломбы.
К сведению. Ранее действовал ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры», утвержденный Постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 N 1115. Им устанавливалось 7 типов пломб, один из которых — пломбы бумажные. Именно от этого документа пошло применение бумажных наклеек в виде пломбы. Однако ГОСТ уже не действует! Поэтому одной бумажной наклейки для подтверждения выполнения требований по оформлению книг учета недостаточно.
Подробнее о том, как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них см. п. 2 Подборки в конце ответа.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ответ: Как правильно завести новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, если текущая форма не соответствует установленным требованиям
Если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, заведенная в организации, не соответствует установленным требованиям, то ее следует по возможности привести в корректное состояние (дополнить графы, внести необходимые сведения и т. п.). Если это невозможно, то заведенную книгу закройте, пояснив после последней записи причину прекращения регистрации сведений о принимаемых книжках, а также укажите общее количество зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Затем начните учет трудовых книжек по установленной (корректной) форме. Переписывать в новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сведения из прежней книги не нужно. Такой вывод следует из пунктов 40, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Внимание: прежнюю книгу некорректной формы ни в коем случае не уничтожайте, поскольку в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых сотрудников, но и отметки о получении книжек уволившимися сотрудниками. Кроме того, такую книгу необходимо вести и далее для сбора подписей тех сотрудников, трудовые книжки которых зарегистрированы именно в ней.
Из ответа «Как учитывать и хранить трудовые книжки»
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
2.Ответ: Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Книга учета движения трудовых книжек является обязательным для заполнения документом. Если книга ранее в организации не велась, то ее необходимо оформить. Форма книги приведена в приложении 3, утвержденном постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. В первую очередь оформите титульный лист книги. Для этого укажите наименование организации, дату начала ведения книги. Затем пронумеруйте, прошнуруйте, заверьте подписью руководителя организации, а также скрепите сургучной печатью или опломбируйте.
Далее заполните графы в самой книге. При этом необходимо соблюдать следующие правила.
В первой графе книги указывайте порядковые номера вносимых записей о движении трудовых книжек и вкладышей. Нумерацию записей ведите в сквозном порядке.
Во второй, третьей и четвертой графах поставьте дату (число, месяц, год) приема сотрудника на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Следует отметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:
Популярные вопросы
- в статье 66 Трудового кодекса РФ говорится о ведении трудовых книжек на сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней;
- в пункте 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, указано, что оформление трудовой книжки сотруднику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии сотрудника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Поскольку в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка предъявляется сотрудником при трудоустройстве, в данной графе укажите дату получения книжки от сотрудника или дату ее оформления, если сотрудник трудоустраивается впервые.
В пятую графу книги впишите фамилию владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество.
Серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее занесите в шестую графу.
В седьмой графе отразите должность (профессию, специальность) сотрудника, указанную в трудовом договоре. Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст. 57 ТК РФ).
Наименование структурного подразделения организации, в которое принят сотрудник, внесите в восьмую графу, если оно указано в трудовом договоре. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят сотрудник, но и вышестоящее отделение, в состав которого оно входит, например: «отдел маркетинга, сектор рекламы».
В девятую графу впишите дату и номер документа (приказа, распоряжения, протокола), на основании которого сотрудник принят на работу. Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при приеме на работу. При регистрации вкладышей в трудовые книжки уже работающему в организации сотруднику никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, в этом случае в девятой графе можно поставить прочерк.
В десятой графе книги ответственный за ведение трудовых книжек должен поставить личную подпись.
Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в рублях) была уплачена сотрудником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, эта сумма прямо не установлена. Однако в пункте 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, указано, что при выдаче сотруднику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных сотрудникам вкладышей. В остальных случаях, то есть при регистрации предъявляемых сотрудниками трудовых книжек, работодатель будет ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких сотрудников не взимались. Если организация считает возможным выдавать своим сотрудникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также будет стоять прочерк.
Двенадцатую и тринадцатую графы заполняйте при увольнении сотрудника. В графе 12 сотрудник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, по общему правилу она должна совпадать с датой увольнения, а в графе 13 он расписывается в получении книжки.
Такие выводы следуют из пунктов 41, 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Из ответа «Как учитывать и хранить трудовые книжки»
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
01.08.2016
С уважением и пожеланием комфортной работы, Алла Хрипушина,
эксперт Системы Кадры
www.kdelo.ru
Оформление книги учета движения трудовых книжек
Вопрос
Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек? Следует ли производить нумерацию листов или страниц? Какую при этом следует проставить печать (круглую печать организации либо печать отдела кадров)? Кто должен заверить ее своей подписью (директор или заместитель директора по кадрам)?
Ответ
В книге учета движения трудовых книжек могут быть пронумерованы как листы, так и страницы. Книга учета движения трудовых книжек должна содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия книги, количества прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала, а также должна быть удостоверена сургучной печатью организации.
При отсутствии круглой печати организация вправе использовать любую другую печать, содержащую все необходимые сведения об организации и ее месте нахождения.
Обоснование: В соответствии с ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила N 225).
В соответствии с п. 40 Правил N 225 с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Требования по оформлению приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них изложены в п. 41 Правил N 225, где говорится, что вышеперечисленные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Порядок ведения книг Правилами N 225 не установлен, что дает право работодателю выбрать удобный для себя порядок.
По нашему мнению, вопрос о том, следует ли нумеровать страницы или листы книги учета движения трудовых книжек, каждый работодатель решает исходя из сложившейся практики и оба варианта будут верны. Любая выбранная работодателем нумерация должна быть направлена на исключение любой возможности вложения каких-либо дополнительных листов либо изъятия из книги.
Исходя из ст. ст. 2 и 6 Федерального закона от 06.04.2015 N 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (далее — Закон N 82-ФЗ) организации вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества, что дает право организации отказаться от использования круглых печатей.
Обязанность по заверению книги учета движения трудовых книжек предусмотрена только подзаконными актами, хотя и принятыми во исполнение норм трудового законодательства РФ. Однако организации независимо от форм собственности должны использовать печати только в случаях, установленных федеральным законом, и в случае отказа организации от использования печати предполагаем, что можно заверить книгу учета круглой печатью отдела кадров либо любой другой печатью, которая будет содержать все необходимые сведения об организации. Данное мнение отражается и в Письме Роструда от 20.01.2014 N ПГ/13282-6-1, согласно которому можно использовать печати кадровой службы, другую печать работодателя, содержащие информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения.
В другом Письме Роструда от 15.05.2015 N 1168-6-1 высказано мнение, что в связи с изменениями, внесенными Законом N 82-ФЗ, общества с ограниченной ответственностью вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать. Обязанность указанных обществ использовать печать может устанавливаться только федеральным законом. Это следует из положений абз. 2 ст. 2, абз. 2 ст. 6, ч. 1 ст. 16 Закона N 82-ФЗ.
Обязанность заверять печатью записи в трудовой книжке предусмотрена подзаконными актами, которые приняты во исполнение требований федерального закона (ч. 2 ст. 66 ТК РФ). Таким образом, по мнению Роструда, требование заверять печатью записи в трудовой книжке следует считать обязательным.
В соответствии с абз. 4 п. 41 Правил N 225 книга заверяется руководителем организации, соответственно, заместитель директора по кадрам неправомочен заверять данную книгу.
Судебные органы также придерживаются мнения, что, если книга учета движения трудовых книжек ведется по неустановленной форме, не пронумерована, не прошнурована, не заверена подписью руководителя организации и не скреплена сургучной печатью или не опломбирована, это нарушает требования ст. 66 ТК РФ, а также не соответствует нормам п. п. 40, 41 Правил N 225. Таким образом, подобное ведение книги учета движения трудовых книжек образует объективную сторону состава административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (Постановление Московского городского суда от 20.02.2015 N 4а-4207/14, Решение Московского городского суда от 14.11.2014 по делу N 7-4890).
Таким образом, по нашему мнению, учитывая длительный срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (75 лет) (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558), следует предусмотреть при ее оформлении твердую обложку, листы (страницы) должны быть пронумерованы от начала до конца, прошиты, содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия книги, количества прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала, а также она должна быть скреплена сургучной печатью организации при ее наличии.
При отсутствии круглой печати организация вправе использовать любую другую печать, содержащую все необходимые сведения об организации и ее месте нахождения.
Просмотров: 736
nalog-expert.ru
Журнал учета трудовых книжек: образец 2018
Как заполнить журнал учета трудовых книжек и как его вести? Читайте в нашей стате, скачайте готовый образец документа.
Читайте в нашей статье:
Требования к учету трудовых книжек
Трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Все книжки действующего основного персонала хранятся у нанимателя, и он полностью ответственен за них.
Для четкого отслеживания движения документов закон обязывает предприятия вести «Журнал учета трудовых книжек и вкладышей в них» (пост. Правительства №225 от 16.04.2003). В нем делаются отметки о создании новой книжки или вкладыша, принятии на сохранение документа от нового служащего, окончательной выдаче при расчете.
Учёт кадровой документации обязателен для всех без исключения работодателей.
Порядок заполнения журнала учета трудовых книжек
Лучше всего приобрести готовый журнал унифицированного образца, с ним будет удобно работать, он долговечен и практичен. Все реже возникает вопрос о форме книги, но, тем не менее, кое-где он встречается и нужно его прояснить. В настоящее время действительна форма Минтруда от 10.10.2003, содержащая 13 граф.
Читайте по теме в электронном журнале
Однако, в некоторых компаниях продолжают действовать реестры от 1974 г с 14-ю графами, и они имеют право на существование до тех пор, пока страницы в них не закончатся. После этого нужно будет перейти на формуляр нового образца.
За ведение журнала старого образца грозит штраф. Его нужно закрыть, письменно пояснив причину закрытия, и завести новый. При этом старый документ недопустимо уничтожать, ведь он содержит важные сведения. Следует также учесть, что преждевременная утилизация ведомости будет большей ошибкой, нежели ведение ее не по форме.
Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в 2018 году не представляет особой сложности, поскольку структура ее довольно проста и понятна. Достаточно лишь придерживаться общих правил.
Графа 1. Нумерация событий сквозная, в хронологическом порядке и не обновляется по окончании календарного года.
Графы 2, 3, 4. Дата (день-месяц-год, только цифрами). Во избежание недоразумений при проверке, здесь правильнее вписывать дату по приказу.
► Когда сомневаетесь, что дальше делать с трудовой книжкой: пять ситуаций с готовыми решениями
Графа 5. ФИО сотрудника – полностью, разборчиво
Графа 6. Реквизиты документа, в отношении которого произошло событие. Если происходит выдача нового документа, предварительно нужно проверить, зафиксирован ли он в приходно-расходной книге.
При приеме от сотрудника уже заполненного на другом месте трудоустройства бланка с вкладышем, регистрируется только трудовая книжка.
Графа 7. Вакансия сотрудника по штатному расписанию.
Графа 8. Наименование подразделения, куда зачисляется владелец книжки. Нет подразделения – ставим прочерк, не оставляем ячейку пустой.
Графа 9. Реквизиты распоряжения, являющегося основанием события.
Графа 10. Подпись лица, осуществившего прием/выдачу и внесшего в ведомость запись.
Графа 11. Взнос, уплаченный служащим за бланк документа. Если оплата имела место, ее размер прописан в документе-основании. При бесплатном предоставлении — прочерк.
Графа 12. Дата выдачи на руки — совпадает с датой увольнения. Если выдача лично в руки невозможна, документ отправляется почтой с отметкой о реквизитах уведомления.
Графа 13. Роспись служащего в получении.
Книга ведется до полного окончания места для записей.
Кто должен вести и заполнять
Согласно закону, ведет и заполняет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в 2018 году назначенный служащий кадрового отдела. Если такового не имеется, обычно эта функция передается другой службе, чаще всего, бухгалтерии. В небольших фирмах ведением занимается лично директор.
► Как внести в книгу учета запись о вкладыше в трудовую книжку
Как правильно оформить
Два главных правила оформления журнала регистрации трудовых книжек:
- нумерация страниц;
- прошивка.
Оба действия выполняются до начала заполнения книги. Начать стоит с оформления титульного листа, но здесь все предельно просто – вписывается номер тома и дата начала. Остальные данные вносятся тогда, когда журнал будет окончен.
В готовом журнале странички уже пронумерованы, если же используется самодельный (соблюдающий установленную форму), то нумеруется каждая страница. В следующем томе будет продолжаться нумерация из предыдущего.
► Как скорректировать обложку книги учета трудовых книжек, если компания изменила организационно-правовую форму
По окончании книги она продолжает храниться у кадровика, поскольку многие сведения должны быть под рукой. За ненадобностью передается в архив, где хранится 75 лет (согласно п. 695 Перечня, утверждённого Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Как прошить и опломбировать
Прошивается журнал при помощи полиамидной нити, банковского шпагата через предварительно сделанные отверстия. Концы выводятся на обороте обложки и заклеиваются контрольным листком с указанием количества листов и визой руководителя. Подробнее о прошивке читайте здесь.
Опломбировать контрольный листок надо сургучной печатью, голограммой или пломбой.
Как исправить ошибки
Ошибки в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей в них крайне нежелательны, тем более, что в законодательных актах нет пояснений по их исправлению. Основываясь на практике кадровиков, можно сказать, что оптимальным способом будет внесение ниже ошибочной записи в этой же графе отметки о том, что запись недействительна и текста правильной записи.
Никаких зачеркиваний делать не нужно. Каждое исправление заверяется автографом сотрудника, который его сделал, проставляется дата.
► Семь грубых ошибок в работе с трудовыми книжками, которые не пропустит инспектор
Ответственность за отсутствие
Ответственность за неведение книги учета трудовых книжек предусматривается ст.5.27 КоАП. Штрафы могут быть весьма существенными:
|
Первичное нарушение, руб |
Повторное нарушение, руб |
|
|
ИП и должностные лица |
1000-5000 |
10000-20000 |
|
Организации |
30000-50000 |
50000-70000 |
www.pro-personal.ru
Учет трудовых книжек | Статьи
Трудовые книжки хранит работодатель по основному месту работы. При этом необходимо вести учет принятых от работников трудовых книжек. О том, в каком порядке надо вести учет трудовых книжек, как заполнять и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, читайте в статье.
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Как заполнять книгу учета трудовых книжек: пошаговая инструкция.
Читать статью
Из этой статьи вы узнаете:
- как вести учет трудовых книжек;
- как заполнять Книгу учета движения трудовых книжек;
- как опломбировать Книгу учета движения трудовых книжек.
Все работодатели в обязательном порядке должны вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма Книги утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69. Отметим, что при проверках трудовые инспекторы очень часто запрашивают Книгу учета движения трудовых книжек. При этом проверяется не только наличие документа, но и порядок его оформления.
Читайте по теме в электронном журнале
Оформление Книги учета движения трудовых книжек
Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225, устанавливают специальный порядок ведения и оформления Книги учета движения трудовых книжек.
Читайте подробнее о трудовых книжках в статье >>>
При оформлении этого документа следует обращать внимание на следующие моменты:
- Работодатель может приобрести уже готовую Книгу учета движения трудовых книжек или же распечатать этот документ.
- Книгу надо пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации. Обратите внимание, что кадровый работник не может заверить документ.
- Книга обязательно должна быть скреплена сургучной печатью или опломбирована. Специальные требования к пломбе не предъявляются. Поэтому организация может приобрести пломбы-наклейки в канцелярском магазине.
Обращаем внимание!
Минтруд России разработал законопроект, которым предлагается несколько упростить кадровый документооборот. Поправки. В частности затрагивают порядок ведения Книги учета трудовых книжек. Предлагается отказаться от обязанности работодателя по скреплению форм сургучной печатью или их опломбированию. Надо будет только прошить данные книги и заверить подписью руководителя.
Читайте в электронном журнале статью «Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек».
Образец оформления последней станицы Книги учета движения трудовых книжек
Заполнения Книги учета движения трудовых книжек
В Книге учета движения трудовых книжек необходимо зарегистрировать:
- все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу;
- трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
Заполняется Книга учета движения трудовых книжек следующим образом:
- В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
- В соответствующую графу вносится дата приема сотрудника на работу.
- В графу 5 вписываются фамилия, имя и отчества работника.
- В графе 6 отражается серия и номер трудовой книжки.
- В графе 7 надо указать должность работника, сдавшего трудовую книжку работодателю, или на кого оформляется новая трудовая книжка (вкладыш к ней).
Читайте в электронном журнале статью «Выдача трудовой книжки работнику на время».
Далее в соответствующих графах указывается место работы и номер приказа о приеме на работу. В 10 графе ставит свою подпись кадровый работник, принявший или заполнивший трудовую книжку.
Читайте подробнее о трудовых книжках в статье >>>
При увольнении, трудовая книжка возвращается работнику. Не забудьте попросить сотрудника расписаться в графе 13. Именно эта подпись работника и будет подтверждением того, что трудовая книжка выдана ему на руки.
Чаще всего на практике проблемы с заполнением Книги учета трудовых книжек возникают в ситуации, когда трудовая книжка отправляется работнику по почте. Дело в том, что правила не устанавливают в подобной ситуации порядок внесения записи в Книгу.
Рекомендуем в этом случае в графе 13 написать о том, что трудовая книжка направлена работнику по почте. В графе 12 следуем отразить дату получения трудовой книжки работником. Эту дату можно узнать из уведомления о вручении, когда оно будет получено работодателем.
Не забудьте, что отправить трудовую книжку по почте можно только с согласия работника (ч.6 ст.84.1 ТК РФ). Рекомендуем это согласие оформлять в письменном виде, это поможет избежать возможных споров.
Читайте в электронном журнале статью «Трудовые книжки: как проверить, все ли делаем правильно?».
Образец заполнения Книги учета трудовых книжек
www.kdelo.ru
Книга учёта движения трудовых книжек: образец заполнения
После принятия работодателем решения о приеме на работу сотрудника на вакантную должность, между сторонами оформляется трудовой договор. Новый работник передаёт руководителю субъекта хозяйствования или его представителю из кадровой службы свою трудовую книжку. В неё вносится запись о принятии на работу. Обязательно указание должности и номера приказа о зачислении. Факт передачи документации фиксируется на специальном бланке трудовой книжки и в журнале учёта.
Ответственным за ведение книги обычно назначают кадрового работника
Для чего нужна книга учёта движения трудовых книжек
Ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них регламентировано на законодательном уровне.
Процедура необходима для обеспечения проведения обязательной регистрации документов, целью которой является фиксирование факта их передачи на хранение. В журнале регистрируют все переданные книжки. В случае если работник был переведён на другую должность или в другое подразделение, необходимо отразить эту информацию в соответствующей документации. Одновременно с книгой учёта ведётся расходно-приходная книга, в которую вносятся записи о приобретённой за счёт компании документации.
Форма приходно-расходной книги по учёту бланков
Назначение ответственного лица за ведение документации
Сотрудник, ответственный за заполнение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, назначается приказом руководителя. Обычно такие функции возлагаются на работника по кадрам, который занимается ведением и хранением документации строгой отчётности. Законодательные нормы не предъявляют особых требований к форме распорядительной документации. Однако в ней обязательно должна присутствовать информация, идентифицирующая личность ответственного работника с указанием перечня обязанностей в сфере кадрового делопроизводства.
Требования, предъявляемые к оформлению кадровой документации
Книга учёта и движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть в твёрдом переплёте. Это обеспечит сохранность журнала в презентабельном виде на длительный период. Все страницы документа должны быть пронумерованы. Он должен быть прошит таким образом, чтобы концы шнура можно было заклеить бумагой с внутренней стороны книги. На бумаге необходимо описать, сколько листов пронумеровано и прошито, а также указать дату проведения мероприятия. Руководитель субъекта хозяйствования заверяет документ своей подписью и печатью. Её оттиск должен попадать на наклеенную бумагу, шнур и журнал.
Правила заполнения
Бланк книги учёта движения трудовых книжек
В журнале тринадцать разделов, каждый из которых оформляется в соответствии с определёнными правилами. Образец заполнения книги учёта движения трудовых книжек поможет компетентно оформить документацию, учитывая действующие правовые нормы.
В журнале необходимо отобразить информацию:
- Порядковый номер записи, являющийся регистрационным для конкретного документа. Трудовые книжки и вкладыши к ним регистрируются отдельно. При этом каждому документу присваивается свой номер.
- Дата заключения трудового договора. Числа должны быть указаны арабскими цифрами.
- Информация, идентифицирующая личность устроившегося на работу сотрудника, включающая инициалы и данные трудовой книжки.
- Должность владельца книжки и структурное подразделение, на которое он принят для выполнения производственных задач, указанные в соответствии со штатным расписанием.
- Номер приказа о зачислении на работу и дата его регистрации.
- Подпись специалиста, уполномоченного оформлять журнал и принимать на хранение трудовые книжки.
- Для работника, оформляющего новую трудовую книжку, следует указать размер денежной суммы, оплаченной на приобретение бланка. Эти средства подлежат взысканию с работника. Они также могут быть выделены ему на безвозмездной основе, в случае, если это предусмотрено нормами внутренней документацией.
- Информация о возврате трудовой документации заполняется при увольнении его владельца.
Смена ответственного лица
В случае увольнения ответственного лица или снятия с него соответствующих полномочий, необходимо правильно оформить процедуру передачи дел, которая заключается в составлении Акта приёма-передачи документации с возложением обязанности на другого работника. В Акте должно быть отражено фактическое количество передаваемых бланков.
Как исправить допущенную ошибку
Порядок исправления ошибок в книге учёта трудовых книжек
Книга учёта трудовых книжек, скачать образец которой можно для предварительного изучения с целью обеспечения компетентного оформления журнала, хранится в архиве субъекта хозяйствования на протяжении 50 лет. В связи с тем, что она заполняется вручную, нередки случаи ошибочного внесения данных. Поскольку в законодательных нормах, регламентирующих ведение журнала, не упоминается о порядке исправления ошибок, рекомендовано ориентироваться на общепринятые правила реализации процедуры. Они определяют необходимость зачёркивания ошибочной записи с припиской «исправленному верить». Обязательно указание должности ответственного сотрудника, а также его подписи. Допустимо не зачёркивать ошибки, а строкой ниже делать надпись о том, что запись недействительна.
Вконтакте
Одноклассники
Google+
101biznesplan.ru
Книга учета движения трудовых книжек
>>>>Книга учета движения трудовых книжек
Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» № 69. Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, то есть обычно ведется на протяжении нескольких лет.
Как вести книгу учета движения трудовых книжек: образец
В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей вносятся:
- трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу;
- книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши, выданные работникам в период работы в данной организации.
При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка.
Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, так как он регистрируется в книге учета отдельной строкой в момент его заведения. В соответствии с п. 41 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» книга заверяется подписью руководителя организации.
После заполнения всех бланков книги учета движения трудовых книжек начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, так как используется при увольнении работников. В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации.
Срок хранения книги учета движения трудовых книжек составляет 75 лет (ст. 695 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.).
На этой странице вы можете заполнить и скачать книгу учета движения трудовых книжек. Приведенный шаблон полностью отвечает нормам трудового законодательства РФ.
www.freshdoc.ru