Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек – Книга учета трудовых книжек — образец документа, правила заполнения и образец, движение, вкладыши в журнал, бланк для скачивания, сроки хранения, нумерация страниц, оформление документа, электронная версия, выписка, опломбирование

Книга учета движения трудовых книжек: образец и правила оформления

Любой компании с нанятыми сотрудниками требуется журнал по учету трудовых ресурсов. Документ имеет свои особенности оформления, о которых нужно знать работодателю и специалисту, занятому кадровыми вопросами. Отсутствие книги учета движения трудовых книжек или наличие погрешностей в ее ведении грозят штрафными санкциями предприятию.

Кто занимается оформлением книги?

Каждое предприятие обязано вести документацию, учитывающую трудовые книжки. Эту обязанность, а также стандарты оформления, регламентируют Трудовой Кодекс РФ, Правила Ведения данной книги и другие нормативные документы.

При приеме на работу трудовая книжка нового сотрудника передается на хранение ответственному лицу. Увольнение является поводом для возврата ее владельцу. Эти факты фиксируются в журнале учета и служат подтверждением подлинности записей в трудовой, а также помогают восстановить его стаж и опыт в случае потери документа.

Заполнением документа занимается должностное лицо, которое назначает работодатель соответствующим приказом. Ответственность за ведение книги разделяется между кадровым служащим и предпринимателем.

Правила ведения документации

Перед использованием книгу нужно оформить по установленным стандартам. Требования к ведению данного документа таковы:

• Желательно, чтобы журнал был в твердом переплете, поскольку им пользуются в течение долгих лет, а затем еще хранят в архиве.
• Все страницы нужно предварительно пронумеровать.
• Книгу надо прошнуровать, концы шнура закрепляют клеем и маленьким листком бумаги внутри обложки.
• Журнал опечатывают пломбой либо печатью из сургуча. Пломба обязана находиться на кончиках шнура, а печать ставят так, чтобы захватить обложку, кончики шнура и лист.
• В книге должно указываться буквами и цифрами число пронумерованных страниц.
• Заполнением титульного листа занимается ответственное лицо, на которое приказом работодателя была возложена обязанность оформления подобной документации. Указывают такие сведения: полное наименование предприятия согласно его правоустанавливающим документам, форма и тип собственности.

Если оформлением занимается индивидуальный предприниматель, ему нужно записать на титульном листе следующие данные:

• форма собственности ИП;
• наименованием предприятия в такой ситуации являются личные данные предпринимателя согласно информации в паспорте и сведениям, которые использовали во время регистрации ИП.

Документ заверяет своей подписью руководитель предприятия. Оформленная таким образом книга поступает в эксплуатацию.

Записи ведут с помощью шариковой ручки. Цвет чернил может быть фиолетовым, синим или черным.

Заполнение граф книги учета движения трудовых книжек

Существуют определенные нормы заполнения граф учетного журнала. Данные, которые следует заносить:

• 1 графа – сюда записывают регистрационный номер каждой трудовой книжки или ее вкладыша по мере найма сотрудников.
• 2, 3 и 4 графы для указания полной даты (число, месяц, год) приема сотрудника на должность. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, пункт 1.1 «Инструкция по заполнению трудовых книжек» месяц и число пишутся двумя, год – четырьмя арабскими цифрами (например, 10.11.2017). Статья 66 Трудового Кодекса РФ предупреждает, что на сотрудника, проработавшего дольше 5 суток в организации, необходимо заводить бланк трудовой книжки. Пункт 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек предписывает оформлять данный документ впервые принятому сотруднику в его присутствии. Делает это руководитель в течение 7 дней от даты начала трудовой деятельности. Исходя из этого, целесообразным считается внесение в книгу даты, когда работник приступил к выполнению обязанностей, а не когда ему оформили трудовую.
• 5 графа – необходима для фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки.
• 6 графа – сюда записывают серию и номер документа. В зависимости от года выпуска, эти сведения могут отличаться. В образцах 1938 г. серии и номера нет, поэтому должностному лицу следует в данной графе поставить прочерк. Иначе пустота в этом месте будет воспринята как ошибка в заполнении журнала учета. Трудовые книжки и вкладыши, выданные после 1974 и 2003 г., имеют свои особенности номеров и серий.

В случае, когда трудовая оформляется в первый раз, то ее бланк должен состоять на счету в бухгалтерском отделе компании. Для этого согласно пункту 42 «Правил хранения и ведения трудовых книжек» номер и серия документа записываются в книгу приходов и расходов по учету данных бумаг. Незарегистрированные бланки использовать нельзя.

• 7 графа необходима для отметки о должности либо конкретной трудовой функции работника, согласно ст. 57 Трудового Кодекса РФ. Эти данные также заносят в трудовой договор, книжку и все документы, касающиеся учета труда сотрудника и его оплаты.
• 8 графа содержит данные о структурном подразделении организации, куда приняли работника. Если предприятие имеет сложную разветвленную структуру с множеством подразделений, нужно указать не только сектор, в котором работает сотрудник, но и отдел, куда он входит.
• 9 графа нужна для записи даты и номера приказа, согласно которому сотрудника оформляют на работу. Заполнение требуется только во время регистрирования трудовой книжки, для вкладышей ставится прочерк.
• 10 графа – здесь должен расписаться кадровый специалист, занимающийся оформлением документации.
• 11 графа предназначена для указания суммы в рублях, уплаченной сотрудником за трудовую книжку, если она впервые оформлена данной организацией. Если документ был оформлен ранее или организация решила выдавать своим сотрудникам их безвозмездно, то в графе ставится прочерк.
• Заполнение 12 и 13 граф происходит, когда сотрудник увольняется. В 12-й графе он самостоятельно записывает дату, когда его уволили и выдали трудовую книжку, а в 13-й ставит подпись.

Статьей 62 Трудового Кодекса РФ предусмотрена ситуация, при которой работник не может или не хочет забирать свою трудовую. Ему отправляется уведомление от работодателя, информирующее о необходимости забрать документ или разрешить отправить его почтой. Тогда в 12 и 13 графы записывается такая информация: номер уведомления и дата отправки письма уволенному, дата, когда ему посылали трудовую.

Если за время трудовой деятельности в организации сотруднику оформляли вкладыш, то во время увольнения ему необходимо расписаться и за него.

Образец заполнения документа можно скачать здесь.

Как исправить ошибку в книге?

Книгу учета движения трудовых книжек следует вести аккуратно, избегая помарок. Однако любой человек может ошибиться, и иногда возникает необходимость в исправлении неточной записи. Для этого запрещается пользоваться ластиком, лезвием, нельзя покрывать запись штриховкой.

Существует следующий алгоритм внесения поправки:

• неправильная строка перечеркивается линией;
• на следующей ответственное лицо записывает: «Исправленному верить», пишет свою должность, фамилию и инициалы;
• далее в журнал заносятся правильные сведения.

Также можно под строкой с погрешностью пометить, что данная запись под указанным номером считается недействительной и ниже внести правильную информацию.

Работодателю желательно выбрать единый метод исправления ошибок и утвердить его приказом, чтобы новый кадровик не начал вносить правки по-своему.

Сколько необходимо хранить книгу?

Срок хранения журнала устанавливается приказом и должен быть прописан на титульном листе. Он составляет 50-75 лет. Точкой отсчета срока считается дата, когда книгу начали вести.

Если книга учета движения трудовых книжек закончилась, необходимо завести новую. Определенных правил, утвержденных законодательством, не существуют. Возможны два варианта замены:

• новая книга является продолжением старой;
• новая не связана с предыдущей.

Оба варианта одинаково верны, следует лишь придерживаться установленных норм ведения журнала учета. После заведения новой, старую книгу еще несколько лет не сдают в архив, поскольку она нужна кадровику для увольнения отмеченных в ней работников.

Какие штрафы бывают из-за отсутствия книги или нарушения в ее ведении?

Проверкой книг учета движения трудовых книжек занимаются трудовые инспекторы. Индивидуальным предпринимателям, которым только недавно законодательно разрешили заводить этот документ, следует обеспокоиться его заведением, иначе придется платить штраф.

Работодателям, не имеющим книги, нужно подготовить и оформить журнал согласно всем правилам и внести своих сотрудников в хронологическом порядке. Нарушение Трудового Кодекса влечет за собой следующие санкции (согласно ст. 5.27 КоАП РФ):

• на должностное лицо накладывается штраф в размере от 1000 до 5000 р.;
• предприниматель, который осуществляет свою деятельность, не образовывая юридическое лицо, будет оштрафован на сумму от 1000 до 5000 р. либо деятельность придется приостановить на срок до 90 дней;
• юридические лица выплачивают штраф в размере от 30000 до 50000 р. или приостанавливают деятельность до 90 дней;
• если должностное лицо во второй раз замечено нарушающим Трудовой Кодекс, его лишают квалификации сроком от 1 до 3 лет.

Книга учета движения трудовых книжек – это документ, необходимость и порядок ведения которого утверждены Трудовым Кодексом РФ. Работодателю следует собственноручно заняться его оформлением, либо назначить приказом ответственного сотрудника для выполнения данной деятельности.

Получите ответ юриста за 5 минут

consultbook.ru

Основные правила внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек

Трудовые книжки на предприятии регистрируют в специальной форме. Поэтому кадровику нужно знать, как внести правильно изменения в книгу учета движения трудовых книжек. Учет подразумевает регистрацию документа в порядке, который регламентирован законодательной документацией.

Необходимо фиксировать создание, отправление и получение трудовых книжек. Документу при регистрации присваивают регистрационный номер и таким образом включают его в информационно-поисковую систему. Регистрироваться должны все документы, которые нуждаются в учете и могут быть затребованы.

Учет документов подразумевает, что служба по кадрам должна вести определенные регистрационные журналы и книги. Как правило, учетные книги могут быть в свободной форме, обязательным условием является лишь наличие полной информации о регистрируемом документе. Но исключение составляет процедура регистрации трудовых книжек. В приходно-расходной книге ведется учет бланков трудовых книг и вкладышей, а в книге учета движения – заполненные трудовые книжки и вкладыши. Оформляет это движение кадровая служба или уполномоченный сотрудник.

В 2003 году была утверждена новая форма этого документа. Ее отличие от старой заключается в том, что в новой книге объединили две графы в одну.

Но эта учетная книга имеет отличия от других. Она заполняется до окончания всех страниц, а не за один календарный год, как многие другие. Заменяется старая книга новой тоже по определенным правилам. Книгу закрывают с объяснением причин, по которым прекращают ее ведение, и указывают общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек. Старая книга ни в коем случае не ликвидируется, она хранится по общепринятым правилам.

В книгу учета движения необходимо вносить:

• переданные работником трудовые книжки при оформлении на работу}
• трудовые книжки, которые впервые оформлены этой организацией}
• вкладыши, которые выданы в период работы на этом предприятии.

Если при приеме на работу человек принес трудовую книжку с вкладышем, его не регистрируют. Учету подлежит только трудовая книжка.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек?

Существуют основные правила, которые следует соблюдать при заполнении всех книг учета движения. В первую колонку вносят номера, под которыми регистрируют трудовую книжку. Во втором, третьем и четвертом столбцах ставятся число, месяц и год первого дня на работе. Даты приема на работу и заполнения трудовой книжки могут не совпадать. Это обусловлено ТК Российской Федерации: впервые трудовая книжка оформляется в присутствии работника не позднее семи дней с первого рабочего дня, а также согласно правилам ведения трудовых книжек работнику, который проработал больше пяти дней.

В случае, когда даты не совпадают, будет целесообразнее вписать дату приема на работу, а не дату внесения записей. Все даты должны быть выполнены арабскими цифрами, сокращения запрещены.

В пятую графу вписывают полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращать или писать инициалы также запрещено.

В книге учета движения трудовых книжек заносятся данные о трудовой книжке: серия и номер вписываются в шестой столбец. При этом обязательно нужно учитывать особенности бланков. В старых образцах может не быть серии и номера. В таком случае лучше поставить прочерк, чтобы через несколько лет при необходимости каждый мог правильно воспринять эту запись, а не посчитать пустую строку просто халатным отношением к оформлению книги учета движения.

При регистрации трудовой книжки, которая выдана впервые, необходимо проверить, чтобы бланк обязательно был зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков с указанием серии и номера. Те бланки, которые не оприходованы в бухгалтерии, запрещено использовать.

В седьмой столбец необходимо внести полное название должности работника точно так же, как значится в штатном расписании и трудовом договоре. Иногда (ст. 57 ТК Российской Федерации) может быть указана конкретная трудовая обязанность.

В восьмую графу необходимо внести полное название структурного подразделения, куда принят работник. Если организация очень большая, то, помимо названия подразделения, нужно указать, куда именно принят работник.

Название, дата и номер документа, который подтверждает прием на работу, вносятся в девятый столбец. Это может быть приказ, распоряжение или другой документ.

Заполнение девятой графы актуально только для ведения учета трудовых книжек. Если происходит регистрация вкладышей, то достаточно поставить прочерк, так как ссылки на приказ или распоряжение быть не может.

Десятая графа предназначена для визы уполномоченного сотрудника, который ведет книгу учета движения трудовых книжек. Личная подпись является подтверждением того, что работник передал трудовую книжку в службу по кадрам. Если трудовая книжка оформляется впервые, то подпись будет служить доказательством того, что документ был выписан по всем правилам в присутствии работника.

Одиннадцатая графа предназначена для того, чтобы можно было зафиксировать сумму, внесенную работником за бланки. В законе указано, что организация имеет право требовать возмещение расходов, которые она понесла при приобретении бланков трудовой книжки или вкладыша. Этот столбец используется только при регистрации трудовых книжек, выданных впервые. В остальных случаях целесообразнее ставить прочерк, чтобы было четко видно, что деньги с данного работника не взимались.

Если организация приняла решение заводить трудовые книжки за свой счет и не требовать компенсации у сотрудников, то необходимо сделать об этом отметку в книге учета движения, чтобы в дальнейшем не возникали необоснованные претензии.

Столбцы под номерами двенадцать и тринадцать нужно заполнять при увольнении работника. В двенадцатом необходимо указать дату увольнения и выдачи трудовой книжки на руки работнику, а в тринадцатом уволенный сотрудник ставит личную подпись, которая свидетельствует о получении трудовой книжки. В тех случаях, когда у работника нет возможности забрать документ в день увольнения, служба по кадрам обязана выслать ему уведомление о необходимости явиться или сообщить о своем согласии, чтобы трудовая книжка была выслана по почте.

Тогда эти графы будут выглядеть так:

1. Дата и номер, когда было выслано уведомление работнику.
2. Если сотрудник даст согласие на отправку документа по почте, то необходимо указать дату, когда трудовая книжка была отправлена. В целях подстраховки можно указать номер квитанции об оплате.

В случае, когда во время работы в организации работнику выдавался вкладыш, поставить подпись он должен не только за полученную трудовую книжку, но и за вкладыш. Это необходимо потому, что вкладыш регистрируется отдельной строкой.

Порядок внесения изменений в книгу учета

В связи с тем, что книга учета движения трудовых книжек ведется вручную, то человеческий фактор может сыграть свою роль. Никто не застрахован от ошибок, поэтому такое может случиться и с сотрудником кадровой службы, который уполномочен вести данную книгу.

Порядок исправления ошибок не является строго регламентированным. Есть общепринятые негласные правила, которых старается придерживаться каждая организация.

Как внести изменения в книгу учета движения трудовых книжек? Ошибки можно исправить следующим способом. Аккуратной ровной линией зачеркнуть неправильные данные и внести новую информацию. Необходимо сделать пометку «Исправленному верить», поставить подпись уполномоченного работника, который ведет книгу учета, и поставить дату, когда были внесены исправления.

Единственным нюансом является тот факт, что эта книга не предназначена для такого рода исправлений, и может просто не оказаться места для новой записи.

Можно использовать и такой способ исправлений: не зачеркивать неправильные данные, а ниже сделать пометку «Запись недействительна» и внести новую информацию.

Существуют основные требования, которым должна соответствовать любая книга учета трудовых книжек и вкладышей:

1. Желательно, чтобы книга имела твердую обложку, и страницы были прошиты нитками. Это обусловлено тем, что ведется книга учета несколько лет, поэтому необходимо позаботиться о сохранности ее внешнего вида.
2. Каждая страница должна быть пронумерована по порядку.
3. Книгу нужно прошнуровать, а концы шнура приклеить к обложке с внутренней стороны с помощью небольшого листа.
4. Необходимо опечатать книгу или опломбировать. Сургучная печать должна быть поставлена так, чтобы захватить часть листа, обложку и концы шнура, которые немного выступают. Пломбу нужно поставить на концы шнура. Печати организации не ставятся при ведении данного документа.
5. Обязательно должна быть запись, которая будет нести информацию о количестве страниц в книге. Это число должно быть написано и цифрой, и прописью. Заверить эту информацию должен руководитель организации собственной подписью.
6. Новая книга учета начинается с очередного порядкового номера. Старую книгу не нужно сдавать в архив, так как она еще будет использоваться при увольнении сотрудников, запись о трудовых книжках которых находится там. В ней будут ставиться подписи работников.

Когда книга учета движения трудовых книжек будет полностью заполнена, ее необходимо передать в архив. Там она будет храниться 50 лет.

hr-portal.ru

Журнал учета трудовых книжек — правила заполнения и ведения

Все трудовые книжки работников, вместе с вкладышами и бланками, в обязательном порядке хранятся у работодателя. Помимо хранения, требуется вести учет этих документов, для чего предназначен специальный журнал, или книга учета.

Необходимо ведение журнала учета трудовых книжек, как работодателями – организациями, так и работодателями – индивидуальными предпринимателями. Заполнение этого документа имеет определенные правила, исключающие произвольную форму.

Что такое журнал по учету трудовых книжек?

Трудовые книжки учитываются в журнале, который представлен в виде книги с множеством страниц. Он имеет 13 граф и утвержден Министерством труда России. Формат журнала – А4.

Эта книга имеет производственный выпуск, ее можно приобрести. Так же допускается изготовление этого документа в учреждении при условии соблюдения специальных требований.

Учет документов производится сотрудником кадровой службы. В него заносятся данные принятых книжек сотрудников, которых оформляют на рабочее место. Так же в него записываются сведения из впервые созданных книжек, и тех, которые выдаются работникам.

Вкладыш тоже регистрируется, если он присутствует в книжке. В ситуации, когда вкладыш был получен работником в другом учреждении, требуется внести лишь сведения, которые есть в его трудовой книжке. Данные из вкладыша записываются в следующую строку журнала.

Заполнение

Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:

• 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
• 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
• в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
• 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
• в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
• 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
• 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
• 10-я графа – для подписи кадровика, которому передавалась трудовая книжка;
• в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней. Эту графу заполняют в случае, когда книжка заводится вновь. В остальных случаях в ней просто ставится пометка в виде прочерка;
• в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.

При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.

В связи с этим, в 12-ю и 13-ю графу журнала пишут дату и номер уведомления, которое отправлено сотруднику, а так же дату отправления почтой (если сотрудник дал согласие).

В том случае, если на предприятии сотруднику оформляли вкладыш, увольняясь, ему необходимо поставить подпись не только за то, что он получил трудовую книжку, но и за получение вкладыша, так как он был зарегистрирован отдельно.

Опломбирование

Журнал необходимо опломбировать или опечатать сургучом, захватывая частично бумажный лист, кончики шнуровки и часть обложки. Когда книга пломбируется, пломбу ставят на кончики шнуровки, которые выступают.

Пломба для опломбирования – номерная, индикаторная. Она сделана в виде уникального индикаторного устройства с однократным применением. С помощью нее можно обнаружить незаконный доступ к журналу. Требуется фиксирование номера пломбы на титульном листе. Без наличия этой записи опломбирование журнала считается недействительным.

Как заверить журнал учета движения трудовых книжек? Об этом рассказывается в видеоролике.

Оформление

Журнал учета движения трудовых книжек образец заполнения скачать вы можете, если перейдете по ссылке.
Ввиду того, что книга учета движения трудовых книжек используется в течение долгого периода, предпочтительнее, чтобы она была в твердой и плотной обложке. Страницы прошиваются с помощью ниток. Требуется обозначение нумерации страниц. Журнал необходимо прошнуровать, кончики шнуровки закрепить на обложке внутри. Для этого на них нужно приклеить небольшой бумажный листок.

На лицевую обложку книги учета приклеивается этикетка, на которой пишется название учреждения, название самого журнала (книги), и даты, когда он начат, и когда закончен. Так же на нее ставится роспись работника — кадровика. Подпись может ставиться и на оборотную сторону. Записи в книге учета производятся шариковыми, гелевыми или чернильными ручками. Цвет чернил – синий, фиолетовый, черный.

Недопустимо делать зачеркивания и исправления. Также запрещается прибегать к помощи корректирующей жидкости. При допущении кадровиком ошибки, он должен написать, что она недействительна. Можно предварительно сделать графу для примечаний перед началом ведения журнала, куда будут вноситься сведения о сделанных ошибках.

Книга, отвечающая за учет трудовых книжек, должна быть заверена подписью руководства учреждения. Необходимо поставить количество страниц и дату. Все эти данные записываются на бумажном листке, который приклеен на обложку внутри. Журнал ведут до тех пор, пока он полностью не будет заполнен. Достигнув последней страницы, в нем ставят число и передают на архивное хранение. Храниться в архиве он должен 75 лет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

101million.com

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек

Для всех компаний, где ведутся книги учёта, предусмотрена специальная форма заполнения. В ней ведётся регистрация, когда была создана или получена трудовая книжка. В обязанности работодателя входит регистрирование трудовых книжек. Принимаются в учёт все книжки и уже наёмных работников и тех, кто только начинает трудоустраиваться. В журнале записываются трудовые книжки, которые поступили, а также их последующее перемещение.

Расходы компании, которые предполагают покупку чистых бланков или вкладышей трудовых книжек документируются в специально прикреплённой книге. Хранение такого журнала составляет 75 лет.

Ответственное лицо

Работодателем или по приказу назначается ответственный по ведению журнала учёта трудовых книжек.

Перед назначением обязательное прохождение следующих пунктов:

1. Краткое ознакомление с правовыми нормами.
2. Составление приказа о назначении ответственного со следующим заполнением:
   • Фамилия, имя и отчество того, кто назначает ответственного.
   • Какие следует соблюдать обязанности к журналу.
   • Данные назначенного сотрудника на определённую должность.
3. В журнале делается регистрация о приказе.
4. Работник должен ознакомиться с приказом.
5. Составления акта о передаче учёта ведения трудовых книжек от сдавшего обязанности к принявшему обязанности.

Довольно большие кампании могут позволить держать сотрудника по кадровому производству, который и отвечает за ведение книги учёта движения трудовых книжек. В любых других случаях этим лицом является бухгалтер или секретарь.

Требования к книге учёта

Оформление журнала иметь несколько требований, которые выполняются в независимости от величины компании:

• Ввиду того что журнал хранится долгое время, его переплёт должен быть твёрдым, страницы прошиваются нитками.
• Все листы пронумерованы. Прошитые страницы закрепляются на последнем листе. Листком бумаги заклеиваются концы шнура.
• Наличие пломбы или сургучной печати. Концы шнура, обложка, край листа бумаги фиксируются печатью. Концы шнура, которые выступают пломбируются.
• Обязательное наличие подписи лица, которое ответственное за журнал, с указанным количеством пронумерованных и прошнурованных страниц.

Правила отражения сведений в книге учёта

Заполняя регистрационные записи в книгу учёта, ответственный по учёту обязан хорошо знать и делать правильное заполнение.

Книга учёта содержит 13 граф, заполняя её следует придерживаться порядка заполнения.

• I графа – запись трудовой книжки под порядковым.
• II, III, IV графы – содержат информацию о дате, месяце и годе, когда был оформлен сотрудник на работу.
• V графа – без сокращений пишется фамилия, имя и отчество работника.
• VI графа – информация о серии и номере трудовой книжки.
• VII графа – должность или какие функции будет исполнять работник.
• VIII графа – название подразделения, куда устраивается сотрудник.
• IX графа – указывается документ с датой и номером на основе которого работник оформляется.
• X графа – роспись от работника отдела кадров, который принимает книжку от сотрудника, устраивающегося на работу.
• XI графа – если компания выделяет сотруднику бланк, тогда сотрудник должен возместить сумму, которая была потрачена на покупку. В этой графе указывается сумма средств, которую оплатил работник.
• XII графа – если увольняется сотрудник, указывается дата выдачи трудовой книжки.
• XIII графа – работник, который увольняется подписью подтверждает факт о том, что ему была выдана трудовая книжка.

Как подписывать книгу учёта движения трудовых книжек

Примерное заполнение книги учёта с примером, когда трудовая книжка выдаётся на руки.

Порядок исправления ошибок в книге учёта трудовых книжек

Случаются неприятные моменты, когда в каких-либо документах допускаются ошибки. Во избежание подобных ситуаций следует знать, как исправлять ошибки, которые также случаются в книге учёта трудовых книжек.

Распространённые ошибки в книге учёта и их исправление.

1. Неправильное написание личных данных. К примеру, фамилия Друщенко была записана как Трущенко. Вместо даты, которая указана по паспорту 7 октября 1987 г., запись 7 ноября 1987г. Если были сделаны ошибки на первой странице, такой бланк считается испорченным и заполняется новый.
2. Когда данные о работнике пишутся на слух, а не с документа. Кадровый сотрудник обязан заполнять главную страницу книжки сотрудника, который только устраивается с паспорта.
3. Случаи, когда на главной странице стоит неразборчивая подпись. Ставится не личная подпись, а фамилия с разборчивым почерком.
4. На первом листе отсутствует печать. Обнаруживши такую нелепость, человеку следует обратиться на предприятие, где он получил данный документ.
5. Во вкладыш не внесли какие-либо изменения. Если трудовая книжка имеет вкладыш, тогда изменения переносятся и на первую страницу вкладыша.
6. Сделаны записи ручками цветного цвета. Любые цвета кроме черного, синего и фиолетового цвета недопустимы при заполнении книжки.
7. Организация написана с ошибкой. Тогда пишется, что была допущена ошибка и пишется правильное название.
8. Неверно указаны даты приёма на работу. Шесть арабских цифр 21.03.09. или римскими. Записи дат ведутся только арабскими цифрами. Например, зачислен на работу 13 декабря 2012 года, а записать надо 13.12.12.
9. Слово было написано сокращено. В трудовых книжках неприемлемы сокращения.
10. Внесены не во время записи о приёме или переводе на другую работу. В недельный срок выполняется запись о приёме или переводе. Увольнение записывается в тот же день.
11. Книжка хранится у работодателя, который является физ. лицом. Если работа связана с предоставлением услуг, таких как повар, няня, водитель, тогда трудовая книжка хранится только у работника.
12. Физ. лицо заполняет первый раз титульный лист, новую книжку. Этот документ вправе заполнять только кадровый специалист, который имеет право выдавать трудовые книжки.
13. Трудовые книжки с чистыми бланками хранятся в сейфах кадровых работников. Бухгалтерия вправе сохранять эти документы. Выдаются после подачи заявки лицом, которое несёт ответственность за трудовые книжки.

Любое предприятие, компания обязана вести книгу, в которой регистрируются трудовые книжки.

Всегда назначается человек, который отвечает за этот документ.

Если работодатель выдаёт устраивающемуся трудовую книжку, тогда с работника взимается сумма денег, которая была потрачена на закупку чистого бланка. Этот факт документируется и регистрируется в книге учёта.

Выполнять записи, следует внимательно, чтобы не допускать ошибок и опечаток.

При допущении ошибок трудовая книжка аннулируется или же возможны варианты исправления ошибок.

Трудовые книжки хранятся в компании, если её представляет юридическое лицо. Во всех остальных случаях документ находится у работника.

При повреждении записей или утере трудовой книжки, следует обращаться на то предприятие, где регистрировалась трудовая книжка и с книги учёта будут возобновлены записи и трудовой стаж не прервётся.

consultwork.ru