Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек – Книга учета трудовых книжек - образец документа, правила заполнения и образец, движение, вкладыши в журнал, бланк для скачивания, сроки хранения, нумерация страниц, оформление документа, электронная версия, выписка, опломбирование

Содержание

Книга учета движения трудовых книжек: образец и правила оформления

Любой компании с нанятыми сотрудниками требуется журнал по учету трудовых ресурсов. Документ имеет свои особенности оформления, о которых нужно знать работодателю и специалисту, занятому кадровыми вопросами. Отсутствие книги учета движения трудовых книжек или наличие погрешностей в ее ведении грозят штрафными санкциями предприятию.

Кто занимается оформлением книги?

Каждое предприятие обязано вести документацию, учитывающую трудовые книжки. Эту обязанность, а также стандарты оформления, регламентируют Трудовой Кодекс РФ, Правила Ведения данной книги и другие нормативные документы.

При приеме на работу трудовая книжка нового сотрудника передается на хранение ответственному лицу. Увольнение является поводом для возврата ее владельцу. Эти факты фиксируются в журнале учета и служат подтверждением подлинности записей в трудовой, а также помогают восстановить его стаж и опыт в случае потери документа.

Заполнением документа занимается должностное лицо, которое назначает работодатель соответствующим приказом. Ответственность за ведение книги разделяется между кадровым служащим и предпринимателем.

Правила ведения документации

Перед использованием книгу нужно оформить по установленным стандартам. Требования к ведению данного документа таковы:

Желательно, чтобы журнал был в твердом переплете, поскольку им пользуются в течение долгих лет, а затем еще хранят в архиве.
Все страницы нужно предварительно пронумеровать.
Книгу надо прошнуровать, концы шнура закрепляют клеем и маленьким листком бумаги внутри обложки.
Журнал опечатывают пломбой либо печатью из сургуча. Пломба обязана находиться на кончиках шнура, а печать ставят так, чтобы захватить обложку, кончики шнура и лист.

В книге должно указываться буквами и цифрами число пронумерованных страниц.
Заполнением титульного листа занимается ответственное лицо, на которое приказом работодателя была возложена обязанность оформления подобной документации. Указывают такие сведения: полное наименование предприятия согласно его правоустанавливающим документам, форма и тип собственности.

Если оформлением занимается индивидуальный предприниматель, ему нужно записать на титульном листе следующие данные:

форма собственности ИП;
наименованием предприятия в такой ситуации являются личные данные предпринимателя согласно информации в паспорте и сведениям, которые использовали во время регистрации ИП.

Документ заверяет своей подписью руководитель предприятия. Оформленная таким образом книга поступает в эксплуатацию.

Записи ведут с помощью шариковой ручки. Цвет чернил может быть фиолетовым, синим или черным.

Заполнение граф книги учета движения трудовых книжек

Существуют определенные нормы заполнения граф учетного журнала. Данные, которые следует заносить:

1 графа – сюда записывают регистрационный номер каждой трудовой книжки или ее вкладыша по мере найма сотрудников.

2, 3 и 4 графы для указания полной даты (число, месяц, год) приема сотрудника на должность. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, пункт 1.1 «Инструкция по заполнению трудовых книжек» месяц и число пишутся двумя, год – четырьмя арабскими цифрами (например, 10.11.2017). Статья 66 Трудового Кодекса РФ предупреждает, что на сотрудника, проработавшего дольше 5 суток в организации, необходимо заводить бланк трудовой книжки. Пункт 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек предписывает оформлять данный документ впервые принятому сотруднику в его присутствии. Делает это руководитель в течение 7 дней от даты начала трудовой деятельности. Исходя из этого, целесообразным считается внесение в книгу даты, когда работник приступил к выполнению обязанностей, а не когда ему оформили трудовую.

5 графа – необходима для фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки.
6 графа – сюда записывают серию и номер документа. В зависимости от года выпуска, эти сведения могут отличаться. В образцах 1938 г. серии и номера нет, поэтому должностному лицу следует в данной графе поставить прочерк. Иначе пустота в этом месте будет воспринята как ошибка в заполнении журнала учета. Трудовые книжки и вкладыши, выданные после 1974 и 2003 г., имеют свои особенности номеров и серий.

В случае, когда трудовая оформляется в первый раз, то ее бланк должен состоять на счету в бухгалтерском отделе компании. Для этого согласно пункту 42 «Правил хранения и ведения трудовых книжек» номер и серия документа записываются в книгу приходов и расходов по учету данных бумаг. Незарегистрированные бланки использовать нельзя.

7 графа необходима для отметки о должности либо конкретной трудовой функции работника, согласно ст. 57 Трудового Кодекса РФ. Эти данные также заносят в трудовой договор, книжку и все документы, касающиеся учета труда сотрудника и его оплаты.
8 графа содержит данные о структурном подразделении организации, куда приняли работника. Если предприятие имеет сложную разветвленную структуру с множеством подразделений, нужно указать не только сектор, в котором работает сотрудник, но и отдел, куда он входит.

9 графа нужна для записи даты и номера приказа, согласно которому сотрудника оформляют на работу. Заполнение требуется только во время регистрирования трудовой книжки, для вкладышей ставится прочерк.
10 графа – здесь должен расписаться кадровый специалист, занимающийся оформлением документации.
11 графа предназначена для указания суммы в рублях, уплаченной сотрудником за трудовую книжку, если она впервые оформлена данной организацией. Если документ был оформлен ранее или организация решила выдавать своим сотрудникам их безвозмездно, то в графе ставится прочерк.
Заполнение 12 и 13 граф происходит, когда сотрудник увольняется. В 12-й графе он самостоятельно записывает дату, когда его уволили и выдали трудовую книжку, а в 13-й ставит подпись.

Статьей 62 Трудового Кодекса РФ предусмотрена ситуация, при которой работник не может или не хочет забирать свою трудовую. Ему отправляется уведомление от работодателя, информирующее о необходимости забрать документ или разрешить отправить его почтой. Тогда в 12 и 13 графы записывается такая информация: номер уведомления и дата отправки письма уволенному, дата, когда ему посылали трудовую.

Если за время трудовой деятельности в организации сотруднику оформляли вкладыш, то во время увольнения ему необходимо расписаться и за него.

Образец заполнения документа можно скачать здесь.

Как исправить ошибку в книге?

Книгу учета движения трудовых книжек следует вести аккуратно, избегая помарок. Однако любой человек может ошибиться, и иногда возникает необходимость в исправлении неточной записи. Для этого запрещается пользоваться ластиком, лезвием, нельзя покрывать запись штриховкой.

Существует следующий алгоритм внесения поправки:

неправильная строка перечеркивается линией;
на следующей ответственное лицо записывает: «Исправленному верить», пишет свою должность, фамилию и инициалы;
далее в журнал заносятся правильные сведения.

Также можно под строкой с погрешностью пометить, что данная запись под указанным номером считается недействительной и ниже внести правильную информацию.

Работодателю желательно выбрать единый метод исправления ошибок и утвердить его приказом, чтобы новый кадровик не начал вносить правки по-своему.

Сколько необходимо хранить книгу?

Срок хранения журнала устанавливается приказом и должен быть прописан на титульном листе. Он составляет 50-75 лет. Точкой отсчета срока считается дата, когда книгу начали вести.

Если книга учета движения трудовых книжек закончилась, необходимо завести новую. Определенных правил, утвержденных законодательством, не существуют. Возможны два варианта замены:

новая книга является продолжением старой;

новая не связана с предыдущей.

Оба варианта одинаково верны, следует лишь придерживаться установленных норм ведения журнала учета. После заведения новой, старую книгу еще несколько лет не сдают в архив, поскольку она нужна кадровику для увольнения отмеченных в ней работников.

Какие штрафы бывают из-за отсутствия книги или нарушения в ее ведении?

Проверкой книг учета движения трудовых книжек занимаются трудовые инспекторы. Индивидуальным предпринимателям, которым только недавно законодательно разрешили заводить этот документ, следует обеспокоиться его заведением, иначе придется платить штраф.

Работодателям, не имеющим книги, нужно подготовить и оформить журнал согласно всем правилам и внести своих сотрудников в хронологическом порядке. Нарушение Трудового Кодекса влечет за собой следующие санкции (согласно ст. 5.27 КоАП РФ):

на должностное лицо накладывается штраф в размере от 1000 до 5000 р.;
предприниматель, который осуществляет свою деятельность, не образовывая юридическое лицо, будет оштрафован на сумму от 1000 до 5000 р. либо деятельность придется приостановить на срок до 90 дней;
юридические лица выплачивают штраф в размере от 30000 до 50000 р. или приостанавливают деятельность до 90 дней;
если должностное лицо во второй раз замечено нарушающим Трудовой Кодекс, его лишают квалификации сроком от 1 до 3 лет.

Книга учета движения трудовых книжек – это документ, необходимость и порядок ведения которого утверждены Трудовым Кодексом РФ. Работодателю следует собственноручно заняться его оформлением, либо назначить приказом ответственного сотрудника для выполнения данной деятельности.

Получите ответ юриста за 5 минут