Способы прошивки документов – как правильно сшивать ниткой, фото пошагово, как прошить в 2 и 3 дырки схема, как прошивать по госту и пронумеровать, образец, как пользоваться скоросшивателем в делопроизводстве

Содержание

Как прошивать и проверять документы правильно: нормативы и порядок действий

Бумажный способ ведения документооборота используется практически во всех отраслях предпринимательской деятельности и часто требует особой прошивки документов. Эта процедура необходима как для обеспечения соответствия документации единым стандартам, так и для её дополнительной защиты от возможных подделок или просто от утери и для упрощения каталогизации и архивирования бумаг. Узнайте, как правильно прошивать документы и какие нормативные акты регламентируют этот вопрос.


Оглавление: 
1. Как прошивать документы: основные нюансы и нормативные акты
2. Способы прошивки документов:  основные виды
3. Как заверяется прошитый документ: порядок действий

Как прошивать документы: основные нюансы и нормативные акты

Действующее российское законодательство в целом на федеральном уровне никак не регламентирует обязательность прошивания документов или наоборот – отсутствие таковой необходимости. Одним из немногих нормативов, в соответствии с которым на территории Российской Федерации ведётся документооборот и прошивка документов в целом, является ГОСТ Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Но этот стандарт не является общепринятым в целом и применяется сугубо добровольно.

Обратите внимание

Большинство государственных структур и органов устанавливают свои собственные нормативы делопроизводства, касающиеся подачи необходимых документов. Поэтому прежде чем подшивать документы для подачи в какое-либо учреждение, следует уточнить в его канцелярии правила, по которым таковые документы должны сшиваться. В отношении внутреннего документооборота таковые правила могут быть утверждены как отдельным приказом руководства, так и непосредственно фигурировать в правилах внутреннего распорядка или должностных инструкциях ответственных лиц.

В целом, прошивка документов традиционно проводится при помощи иглы и нитки. Для прокола бумаги, особенно при большой толщине документа может использоваться шило либо дырокол. Нить обычно используется белого цвета, капроновая либо специальный шпагат. Кроме этого, прошив документов может производиться при помощи специальных технических приспособлений, в частности – пресса для фиксации большого количества бумаг, специальных швейных машинок для документов, а также даже дрели и сверла – в случае необходимости прошивки документов объемом, одновременно превосходящим 300 страниц.

Способы прошивки документов:  основные виды

Существует множество видов и способов прошивки документов. При этом отдельными учреждениями могут утверждаться весьма специфические индивидуальные варианты проведения прошивки, что может в итоге значительно обезопасить её документооборот, как от утери нужных бумаг, так и от возможных подделок.

Однако в целом большинство предприятий и организаций предпочитают использовать один из традиционных способов, список которых выглядит следующим образом:

  • Прошивка в две дырки. Это – самый простой способ прошивки, так как прошить документы таким образом можно просто при помощи дырокола и ниток, без использования шила или иглы. В таком случае оба конца нити пропускаются через сделанные в листах документа отверстия сверху вниз и связываются с задней стороны.
  • Прошивка в три дырки. Прошивка в три дырки выполняется чаще всего уже с использованием иглы, однако можно использовать и дырокол. Основное правило – все отверстия должны располагаться строго на одной линии, поэтому лучше всего предварительно разметить их. Расстояния между отверстиями должны быть равны и не превышать 3,5 сантиметра. Сшить документы в три дырки можно следующим образом – сначала игла продевается с тыльной стороны в среднее отверстие в документах, после чего продевается через верхнее отверстие с передней стороны и снова вдевается с тыльной стороны уже в нижнее отверстие. После этого иголка снова вдевается с передней стороны в среднее отверстие документа, нитки обрезается и связывается с торчащим из средней дырки концом.
  • Прошивка в четыре дырки. Этот метод позволяет сшить документы в четыре дырки, однако на практике такая прошивка применяется относительно редко. Прошивается такой документ, начиная с тыльной стороны со второй дырки сверху. После неё нить заводится в верхнее отверстие и снова выводится через второе на переднюю сторону. Потом прошивается третье отверстие, нить выводится через четвертое и снов проводится в третье, после чего завязывается узлом.
  • Прошивка в пять дырок. В целом, такой способ сшить документы позволяет обеспечить максимальную надежность прошивки при относительной возможности выполнить данную процедуру вручную. Он подразумевает прошивку в пять дырок. Она проводится аналогичным способом, как в случае с тремя или четырьмя дырками. Прошивают, начиная от средней дырки с тыльной стороны, двигаясь в любую сторону. Точно таким же образом, как и в предыдущих вариантах сшивания, необходимо возвращаться по верхней стороне в те же самые отверстия. Для такого метода сшивания также применяют и специальные машинки.

Обратите внимание

Общие правила прошивки подразумевают в обязательном порядке выведение обоих концов нити на тыльную сторону документов, их связывание узлом и заклейку данного узла одним бумажным прямоугольным лоскутом. На этом лоскуте и с его помощью будет проводиться дальнейшее заверение всего документа. При необходимости после сшивания может использоваться дополнительная обложка или элемент картона, или плотной бумаги для защиты корешков в случае с объемными документами.

Как заверяется прошитый документ: порядок действий

Прошитые документы нуждаются в обязательном заверении. При этом совсем не обязательно в таковом случае обращаться к нотариусу – заверение производится самим лицом, ответственным за составление такового документа. Заключается оно в уже упомянутом выше скреплении концов нити прошивки бумагой. Эта бумага приклеивается на задний лист документа или на обложку, на ней наносится количество листов и информация о прошивке, а также подпись ответственного лица.

После этого, на листочке с информацией о прошивке и количестве страниц, ставится печать таким образом, чтобы она частично выходила за его край и приходилась на обложку или последний лист документа. При отсутствии печати – ответственное лицо должно нанести подпись таким образом, чтобы её часть выходила за границы самого бумажного лоскута, закрывающего узел.

Таковой подход позволяет обеспечить надежную защиту от несанкционированного изменения или подделки документа и гарантирует его последующую целостность.

Важный факт

Для заверения документов, срок хранения которых должен превышать десять лет, рекомендуется применять папирусную бумагу. Обычная бумага может за такой срок отклеиться, что в итоге приведет к возможности подделки документа или признания информации в нем недействительной.

Загрузка…

pravo.moe

Современные способы сшивания документов | dolgoteh.ru

  • Темы:
  • Документооборот
  • Документы делопроизводства
  • Оформление документов

Хотите упорядочить большой объем документации? Узнайте, каким правила прошивки документов нужно следовать при использовании официальных бумаг в делопроизводстве или передаче на архивное хранение. Из статьи вы узнаете:

  • обязательно ли прошивать официальные бумаги, передавая их на хранение;
  • существует ли ГОСТ, регламентирующий прошивку документов;
  • какие материалы могут понадобиться для прошивки документов;
  • как правильно нумеровать листы в сшитой документации;
  • схемы прошивки документов

Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в архивном хранении.

Как правильно сшивать документы в папки в организациях: правила и советы

Если руководствоваться всеми вышеперечисленными нормами и правилами во время сшивания документов, то это обеспечит порядок в делопроизводстве организации. Разновидности документации В современном делопроизводстве может производиться сшивание разнообразных документов.
Наиболее часто в организациях сшиваются журналы учета. Для выполнения процедуры можно использовать иглу или дырокол.

Инфо

В большинстве случаев в журналах производится прошивание только внутреннего блока. Журналы имеют большое количество листов, и поэтому для проделывания отверстий в их внутреннем блоке может использоваться дрель или шуруповерт.

Также существует еще один способ проделывания отверстий – вместе с обложками. При использовании данного метода в большинстве случаев осуществляется применение специальных станков для отверстий.
Деловые бумаги, которые подлежат длительному хранению в архивах, должны иметь твердую обложку.

Как правильно сшивать документы

  • вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
  • выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
  • вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
  • при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
  • концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
  • клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
  • указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец Видео: Как ИП прошить документы? Прошивка документов для архива Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Как правильно сшить документы

  • Классическим способом считается скрепление листов с помощью нити. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки документов используют иглу или дырокол.

    После сшивания нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.

  • Для скрепления объемных папок применяется шуруповерт и плотная веревка.
  • В некоторых случаях можно воспользоваться специальным оборудованием — станком для прошивки документов или переплетной машиной. Такой вид сшивания чаще всего используется в типографиях.
  • Аппарат для прошивки документов Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации.

    Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта. Подготовка документов для регистрации ИП Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А.

Внимание

Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты. Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Прошивка документов: нормы гост и практические советы

Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

Важно

Особенности прошивки документов: дельные советы Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов. Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки.

Как правильно прошивать и заверять документы

  • Видео: Как прошивать документы?
  • Как сшить документы на уголок: схема
  • Видео: Как сшить документы?
  • Сшивание документов скрепкой степлера
  • Видео: Как правильно прошивать документы?
  • Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
  • Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
  • Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
  • Как прошить тетрадь учета: образец
  • Видео: Как ИП прошить документы?
  • Прошивка документов для архива
  • Видео: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание
  • Как прошить папку с документами?
  • Видео: Подшивка дела
  • Как сшить дело?
  • Видео: Подшивка дела (1-й вариант).
  • Видео: Подшивка дела (2-й вариант)

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

ГОСТ

  • Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер.
    Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.

Современные способы прошивки документов

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации. Брошюровочная машина Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  • документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
  • бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

  • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку.

    Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.

  • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

Современные способы сшивания документов

Алгоритм действий следующий:

  1. Сделать четыре отверстия, соблюдая стандартные требования.
  2. Начать прошивку со второго верхнего прокола.
  3. Нить вводится в самый верхний прокол.
  4. Затем пропускается нить через второе отверстие, а затем сквозь третье.
  5. Нитка через четвертое отверстие направляется на тыльную сторону подшиваемой пачки.
  6. Напоследок игла вводится в третий прокол с лицевой стороны.

Как выглядит на практике сшивание документов в четыре отверстия можно просмотреть на ниже приведенных фото. Завершение прошивки Завершает процесс прошивки опечатывание узла и заверение. Для этого используется прямоугольник из папирусной бумаги (простой белой бумаги для документов с малым сроком сохранения).
Но самым надежным продолжает оставаться скрепление нитками, поскольку подменить отдельные листы в этом случае не удастся. Но прошивая документы, нужно делать это правильно. Ненадлежащее скрепленная документация не будет принята госорганами. Отдельные фирмы специализируются на том, что предлагают услугу прошивки документов по всем правилам. Но, по сути, дело это несложное. Если знать, как правильно сшивать листы, можно выполнить такую работу самостоятельно.

С какой целью это делается Сам смысл процедуры прошивки заключен в надежном закреплении бумаг. Документы защищены от случайной утраты, и нельзя неприметно извлечь из стопки пронумерованных бумаг отдельный лист.

Преимущество прошивки и в удобстве сохранения. Прошитые дела довольно компактны, они занимают немного места, и их легче систематизировать. Некоторые документы имеют весьма длительный срок архивного хранения.

dolgoteh.ru

Как прошивать документы в 3 или 4 дырки :: SYL.ru

В процессе деятельности любой организации появляется большое количество деловых бумаг, которые нуждаются в систематизации и подшивке. А вот как правильно прошить документы, знают далеко не все. Существуют определенные правила, которым необходимо следовать, чтобы бумаги были правильно оформлены.

Почему необходимо прошивать бумаги?

Интересуясь тем, как правильно прошить документы, можно задуматься, а нужно ли это вообще делать? Конечно, многим может показаться, что прошивка — это старый и несовременный способ обработки бумаг. И тем не менее на сегодняшний день это действенный вариант приведения документов в надлежащий вид. К самому процессу необходимо относиться очень ответственно и скрупулезно. Одно дело, если бумаги будут использоваться только вашей фирмой, и совсем иной вопрос, если они будут подаваться в какую-нибудь инстанцию. Многие структуры очень придирчиво относятся к оформлению документов, поэтому неправильно подшитые бумаги могут стать поводом для отказа в их приеме.

Кроме того, плохо оформленные дела попросту могут рассыпаться, а это может привести к потере важной информации на бумажном носителе. По этой причине документы, которые состоят из двух и большего количества листов, должны быть обязательно прошиты. Давайте рассмотрим более подробно, как прошивать документы правильно?

Инструменты для работы

Для того чтобы правильно и красиво выполнить работу, нам понадобятся инструменты: иголка, нить, шило, чистая белая бумага и канцелярский клей.

Методика обработки документов имеет давнюю историю и менялась на протяжении веков. Но и в настоящее время этот вопрос актуален даже в условиях современных технологий. Для прошивки можно использовать тонкий шпагат или капроновую нить. Существует несколько вариантов скрепления бумаг. Можно прошить документы в 3 дырки или в 4. В нашей статье мы рассмотрим оба способа.

Подготовка документов

Перед тем как прошивать документы, их необходимо подготовить надлежащим образом. Листы необходимо освободить от всех скрепляющих материалов (скоб, скрепок), после чего необходимо позаботиться о том, чтобы все они были правильно пронумерованы.

Справедливости ради стоит отметить, что нумерация является очень важным элементом любого документа. Дело в том, что при заверении бумаг необходимо указывать количество страниц. Как правило, нумерация ставится в верхнем правом углу листа арабскими цифрами. Всегда нужно помнить основное правило оформления, которое гласит, что нумеровать необходимо не странички, а листы документов. А вот опись не входит в нумерацию.

Теперь, когда все бумаги подготовлены, необходимо сложить их стопкой в нужном порядке.

Составление описи

Говоря о том, как прошивать документы, необходимо вспомнить о том, что любое дело должно иметь опись, в которой содержится следующая информация:

  1. Название.
  2. Дата составления данной описи.
  3. Краткая аннотация.
  4. Сама опись. Как правило, это таблица с указанием порядкового номера, названия документа и даты, количества бумаг.
  5. В конце ставится подпись и Ф.И.О. того человека, который оформлял документы.

Прошивка бумаг в 3 дырки

Когда все подготовительные этапы пройдены, можно переходить непосредственно к самому процессу. Давайте пошагово разберем, как прошивать документы в три дырки.

Бумаги необходимо сложить в виде ровной стопки. С левой стороны на полях следует проколоть три отверстия. Сделать это можно при помощи шила или же при помощи дырокола. Отверстие лучше всего делать, отступив на 1,5 сантиметра от левого края. Отступ делается для того, чтобы документ можно было читать после прошивки. Чтобы отверстия получились ровными, удобно пользоваться дыроколом.

Все три дырочки должны находиться на одной линии, расстояние между ними не должно превышать трех сантиметров. Среднее отверстие должно располагаться на середине листа.

Приводим пошаговую инструкцию, как прошивать документы (фото приведено в статье):

  1. Иглу пропускаем через среднее отверстие, а конец нити оставляем на обратной стороне.
  2. Далее продеваем иглу в верхнюю дырочку. Оба кончика нити очутились на одной стороне.
  3. Продеваем иголку в нижнее отверстие, чтобы она вышла на лицевую сторону.
  4. Вновь опускаем в среднее отверстие. Теперь, когда нить прошла все дырочки, ее необходимо завязать на тыльной стороне документов на узелок. При этом нужно оставить кончики длиной пять сантиметров. На узелок сверху необходимо наклеить заверительную записку.

Второй способ прошивки

Можно прошить документы в 4 дырки. Делается это достаточно просто. Необходимо пробить четыре отверстия по одной прямой.

А далее прошить стежками бумаги, начиная от первого отверстия, оставив при этом кусок нити на тыльной стороне. Как и в первом случае, узел заклеивается. Рекомендуется прошивать документы дважды, чтобы обеспечить большую прочность.

Как прошить документы для налоговой?

Очень часто организации предъявляют свои требования относительно оформления документов. В этом отношении налоговая не является исключением. Бумаги должны быть оформлены таким образом, чтобы не было причин отказать в их приеме.

Бумаги скрепляются в три прокола. Расстояние между отверстиями должно составлять три сантиметра. Сшивают документы капроновой нитью или шпагатом. Дело опечатывается: наклеивается бумага 3 х 5 см, при этом кончики нитки должны остаться свободными, а на ней ставится заверительная подпись и печать. А вот бухгалтерскую отчетность следует сшивать в 5 отверстий, а узелок заклеивать папиросной бумагой.

Заверительная надпись

После того как документы полностью подготовлены и прошиты, нужно оформить заверительную надпись. Для этого нужно взять лист бумаги, размером 4 сантиметра на 6. На нем пишется фраза: «Прошнуровано и пронумеровано… (указывается количество) листов». Количество листов указывается прописью и цифрами. Далее обязательно указывается должность того человека, который оформлял дело, ставится его подпись и дата. Такую этикетку наклеивают поверх узелка, а концы нитки оставляют свободными. Сверху ставится печать, которая должна частично располагаться на записке, а частично на самом деле.

Заверительная надпись должна быть оформлена надлежащим образом, поскольку именно она говорит о том, что бумаги неприкосновенны. В том случае, если нарушается целостность дела, видно, что надпись повреждена.

Способы прошивки

Прошить документы можно несколькими способами:

  1. Нитью и иглой можно воспользоваться в том случае, когда документ имеет небольшой объем.
  2. При помощи дырокола и нити. Такой способ подходит для более объемных дел.
  3. С помощью дрели и шуруповерта. Такой вариант подходит только для очень большого объема документов.
  4. В типографиях используют автонумератор и переплетный станок. Услугами профессионалов можно воспользоваться в том случае, если необходимо обработать большое количество бумаг в сжатые сроки. Архивы и типографии прекрасно справляются с подобными заданиями, оформляя все быстро и правильно.

Вместо послесловия

В нашей статье мы рассмотрели основные принципы сшивания документов. Однако стоит помнить о том, что каждая инстанция имеет свои взгляды на правила обработки бумаг. Нюансы могут возникнуть относительно нумерации страниц или заверительной записи. Поэтому рекомендуется предварительно уточнить требования той организации, в которую вы планируете подавать бумаги. Особенно стоит обращать внимание на пожелания налоговой. Иногда ее сотрудники требуют присутствия описи документов в виде отдельного листа. А готовые бумаги рекомендуют подавать в папке. Знание таких небольших нюансов позволит избежать проволочек.

www.syl.ru

Как прошить документы: несколько советов

Многие в нашей жизни сталкиваются с документооборотом и делопроизводством. Это достаточно сложные для освоения сферы. В связи с этим многие и начинают задаваться вопросом о том, как прошить документы. Довольно часто бумаги просто возвращаются из-за того, что они прошиты неправильно. Но как следовать этим правилам? В этом мы и постараемся разобраться.

О правилах в законе

Конечно, многие люди задаются вопросом: «Как прошить документы?» Но иные вообще не понимают, зачем это нужно. А ведь существует немало организаций, где бумаги принимают только правильно прошитыми. Например, при подаче документов на тендер или в архив. Даже регистрация физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей требует этого.

Дополнительная информация о ведении документации

Следует сказать, что нормативов единого характера о том, как прошить документы правильно, практически не существует. Но зато можно найти достаточно много документов, регламентирующих вообще ведение подобных бумаг. При этом требования о прошивке предъявляются даже к копиям. Разница между ними и оригиналами состоит лишь в том, что на копиях печати не ставятся. Помимо всего прочего, обязательно нужно указывать нумерацию страниц. В правом верхнем углу каждого листа для этого необходимо проставлять арабские цифры.

Процесс прошивки

Шило, прошивочная игла и нитки – вот инструменты, которые пригодятся любому, кто задумался о том, как прошить документы правильно. Заверительная наклейка с указанием прошитых страниц ставится на обороте последней страницы. Там же руководитель ставит свою подпись и печать организации.

Правила прошивания

Только уполномоченные сотрудники должны заниматься таким делом, как прошивание документов. Сначала необходимо сделать три отверстия на левом поле одно над другим при помощи шила. Строго посередине должно находиться центральное отверстие. В три сантиметра следует оставлять расстояние между центральным проколом и теми, что расположены сверху и снизу. Главное – чтобы они не мешали читать сам документ. Дырокол подойдёт для более тонких страниц, шило будет более подходящим для толстых документов. В месте прошивания можно подклеить тонкие полоски картона. Через них провести нить. Нитка длиной до семидесяти сантиметров понадобится для сшивания.

Дополнительная информация

Можно привести правила прошивки документов. Мы берём нить и продеваем её через центральное отверстие. Один конец нити должен остаться с обратной стороны прошивки. Далее игла запускается с лицевой стороны в верхний прокол. Через нижний прокол выводим иглу на лицевую сторону, как только конец нити и игла оказались на обороте дела. После этого через верхний прокол снова выводим всё на оборотную сторону. После этого на обороте можно завязывать узел. Завязывать надо как можно ближе к последнему листу и как можно туже. Заверительная наклейка и клей обычный используются для фиксации. Видными и свободными должны остаться концы этой нити. На обороте последнего листа отдельно выполняется заверительная надпись.

fb.ru

крафт бумага и упаковка, оборудование»

Сшивание листов бумаги нитью является самым старым из всех известных способов переплета документов. В случае, если документы необходимо защитить от изъятия или подмены листов – они должны быть подшиты нитками, пронумерованы и опечатаны. Это могут быть документы, сдаваемые в архив, бухгалтерские и кадровые документы, книги учета доходов и расходов , нотариально заверяемые копии или их переводы, важные договоры и пр.

 

Виды прошивок документации.

 

Первый и самый простой способ взять иглу и нитку по прошить листы в два прокола, затем связать концы нити на обороте и наклеить на узел отрезок бумаги, далее сделать заверительную надпись сколько листов содержит документ, и кто заверил документ, таким образом, чтобы надпись и печать выходили за края наклейки. Важно не забыть, что все листы в прошиваемых документах должны быть пронумерованы начиная с первого листа. С одной стороны, данный способ кажется универсальным, однако он имеет ряд ограничений, так, например, толщина документов которые можно легко проколоть иглой за один раз ограничена 3-5 листами. Кроме того, прошитые таки образом документы выглядят неказисто, выходя из бюро перевода с прошитым таким образом документом, невольно задаешься вопросом о соответствии цены и качества полученных услуг, ведь многие бюро переводов даже не удосуживаются наклеить конгривку (звездочку для опечатывания документов), а ограничиваются только наклейкой из прямоугольного отрезка бумаги. К слову отверстия в таких документах можно проделать обычном дыроколом, например, одно отверстие в углу или два отверстия вдоль корешка и затем пропустить сквозь них нитку или атласную лету.

 

Как прошивают журналы учета.

 

Журналы по кадровому делопроизводству и учету трудовых книжек, технике безопасности, учету противопожарных средств, журналы приказов и регистрации, так же должны быть защищены от подмены и изъятия листов с помощью прошивки и нумерации листов. Каким способом прошиваются журналы? Обычно в журнале прошивают только внутренний блок листов, не затрагивая обложки, делают два отверстия, затем пропускают сквозь них нить и опечатывают узел наклейкой на последней странице журнала. При этом способе отверстия можно сделать просверлив бумажный блок дрелью или шуруповертом вручную, так же листы можно проколоть шилом поочередно. Кроме того, журналы учета трудовых книжек должны быть опечатаны сургучной печатью или пломбой. Другой способ прошивки журнала – это прошивка всего журнала вместе с обложкой, при этом способе можно использовать специальные станки для сверления документов или брошюровочно-переплетные станки. В этом случае узел так же можно завести на последнюю страницу журнала и опечатать. Все листы журнала должны быть пронумерованы – так как их обычно довольно много, то нумеровать листы удобнее всего автонумератором.

 

Как прошить широкие пачки документов.

 

Документы, сдаваемые на постоянное хранение в архив должны быть прошиты в твердую обложку с корешком из коленкора, т.е. пачку документов нужно проложить картоном с обеих сторон сшить и наклеить коленкоровый корешок, при этом получившаяся папка не должна превышать 4 см. в толщину. Стандартный размер такой архивной книги 230 х 320 мм. Для того чтобы упростить прошивку документов, сдаваемых в архив можно использовать готовые архивные папки и брошюровочно-переплетные станки. Другим примером прошивки больших объемов документов является подшивка кассовых документов в банках. В этом случае толщина прошиваемого блока документов может превышать 10 см. Практика показывает, что в процессе архивной обработки дел самым трудоемким процессом является сверление бумажного блока. В этом случает обойтись без высокопроизводительной бумагосверлильной машины практически невозможно. 
Как сшить документы нитками? Прежде всего необходимо выровнять стопу бумаги, в случае если в пачке бумаги есть большое количество маленьких листов (чеков, бланков и т.п.) нужно проложить пачку бумаги таким образом, чтобы она могла быть равномерно зажата струбциной. Для выравнивания большого количества стоп бумаги по 500-1000 листов целесообразно использовать электрический сталкиватель бумаги.  Далее необходимо прочно зажать документы в специальную струбцину для бумаги. Затем просверлить весь бумажный блок на нужное количество отверстий (обычно от 2 до 5). Сверление пачки бумаги можно производить как обычной электродрелью, так и используя специализированное оборудование для прошивки бумаг, при этом некоторые виды оборудования, например, Yunger m168 и Yunger m268позволяют автоматически продевать нитки сквозь проделываемые отверстия. Если вы сверлите обычной дрелью или бумагосверлильной машиной, то не спешите вынимать документы из струбцины, иначе отверстия собьются и сквозь них будет невозможно протянуть нить. Итак, пока документы находятся в струбцине расположите ее удобно и с помощьюцыганской иглы прошейте документ и свяжите концы нити узлом и опечатайте наклейкой. 
Еще несколько слов о сверлении бумаги – бумага с точки зрения обработки является плотным и вязким материалом, сверление толстой пачки бумаги необходимо производить поступательно, т.е. просверлив 1-2 см пачки необходимо вынуть сверло для его очистки от бумажной стружки, исключение составляет тот случай, когда сверление бумаги осуществляется специальным полым сверлом, применяемым в полиграфии (трубкой с острой кромкой), в этом случае в процессе работы не образуется вредной стружки и бумажной пыли, а так же нет запаха гари.

 

Прошивка судебных и уголовных дел.

 

Прошивка дел в судах и следственных органах, в целом ничем не отличается от прошивки иных документов, но имеет несколько нюансов. Так, например, в некоторых структурах считается, что дела не должны шиться белыми нитками. В судебной системе есть инструкции, которые указывают, на то что документы должны быть прошиты на 5 отверстий. Кроме того, в судах дела сшивают в обложи (скоросшиватели) из тонкого мелованного картона таким образом, чтобы обложка перегибалась пополам и подкладывалась только с одной стороны дела. В судебные дела часто приходится подшивать новые документы. Высказывание «попасть в переплет» — буквально означает попасть в переплет судебного дела. В целом для подшивки судебных дел толщиной до 150 листов рекомендуется использовать переплетчик Лотос-2 и нитки ЛЛ-200, если дела свыше 200 листов – то электрические машинки для прошивки Юнгер М168 или Юнгер М268, 368 либо устройства серии УПД-1, УПД-2В или УПД-Д.

Важные юридически значимые документы.

Важные и юридически значимые многостраничные документы часто прошивают чтобы придать им значимость и солидность. Это могут быть договора купли/продажи недвижимости, крупные контракты и иностранными партнерами, иные важные и значимые документы. Для прошивки таких документов часто прибегают к скреплению с помощью специальных металлических колечек (люверсов) которые обрамляют края отверстия, затем сквозь это колечко пропускают петлю из тонкой атласной ленточки и опечатывают фигурной звездочкой наклейкой. Если документ требует двусторонней подписи, то на наклейке нужно проставить оттиски печатей и подписи обеих сторон. Для заверения таких документов на фигурную наклейку можно проставить оттиск выжимной (сухой) печати. Сшивание договоров видео (образец прошивания договоров).

 

Как подшить документы в папку с гребнями.

 

Подшивка документов в папки с гребнями довольно трудоемкое занятие. Основная трудность заключается в том, что необходимо совместить имеющиеся отверстия в гребнях с отверстиями, которые необходимо проделать в документах. Если папки изготовлены по грамотному техническому заданию – то отверстий в гребнях должно быть 4 и находиться они должны на расстоянии 80 мм. от друг друга, что будет соответствовать отверстиям, проделываемым с помощью дырокола на 4 дырки. В том случае ваша задача упрощается так как с помощью того же дырокола на 4 отверстия можно поочередно продырявить толстый документ, а затем поочередно прошнуровать документы уже в папку с гребнями. Если совместить таким образом документы не представляется возможным, то предварительно необходимо отметить в каких местах нужно просверлить документы, и только затем подшить документы в папку.

ppdelovod.prom.ua

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о