Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – Книга учета трудовых книжек — образец документа, правила заполнения и образец, движение, вкладыши в журнал, бланк для скачивания, сроки хранения, нумерация страниц, оформление документа, электронная версия, выписка, опломбирование

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.

Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.

Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.

В данную книгу записывают:

• трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
• книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
• вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.

Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.

Эти две даты редко совпадают, поскольку:

• согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}
• согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.

В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.

При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.

Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.

В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.

В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.

В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.

Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.

Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:

• дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}
• дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.

Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.

Требования, предъявляемые к книге учета

Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.

Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.

Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.

В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.

Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.

Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.

Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.

Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально. В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и  сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.

Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.

hr-portal.ru

Журнал учета трудовых книжек — инструкция и образец

В соответствии с Трудовым Кодексом, журнал учета трудовых книжек хранится на предприятии 50 лет. Нарушение правил его ведения наказывается штрафом. Давайте ознакомимся с тем, что представляет собой этот ответственный документ.

Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек и правила его ведения

Зачем существуют нормы заполнения документации, в том числе, учет трудовых книжек на предприятии? Как сказано выше, журналы, регистрирующие документы сотрудников, в полном виде хранятся 50 лет, в течение которых возможно восстановить, или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление). И уже это само по себе налагает строгие правила хранения книг учета.

Вторая причина стандартизированного ведения документации – чтобы при смене ответственного за делопроизводство, вновь назначенный на эту должность смог легко разобраться в делах предшественника, а не строить догадки, что обозначает та или иная закорючка или сокращение.

Порядок ведения журнала учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.

При официальном заключении договора, если работник проработал на предприятии более пяти дней и это место работы для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку работника, которая передается на хранение работодателю. Естественно, что передача для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая книжка, должно сопровождаться определенной процедурой по обеспечению сохранности и учету движения документов.

Каждый работодатель, будь то организация, или индивидуальный предприниматель, должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых книжек. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.

В случае смены ответственного за ведение журнала учета, производится операция передачи документации с составлением акта приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся в делопроизводстве предприятия бланков трудовых книжек, вписанных в журнал учета трудовых книжек. После этой процедуры издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового ответственного.

Образец ведения журнала трудовых книжек

Журнал ведения трудовых книжек образец

Для ведения учета используется типовой бланк журнала учета, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.

Желательно использовать книги учета в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго. В отличие от других форм регистрационного учета, журнал учета трудовых книжек ведется до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.

Страницы книги имеют нумерацию и сшиваются определенным образом: концы сшивающего шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки книги. На бумажной полосе, фиксирующей концы нитки, указывается числом и прописью количество пронумерованных и сшитых страниц. Информацию о количестве страниц нужно заверить подписью руководителя. Полную нумерацию страниц следует произвести сразу в момент заведения – именно факт количества страниц и заверяется сшиванием, оклеиванием бумажной полосой и пломбированием.

С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы шнура, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.

Учет трудовых книжек на предприятии — инструкция

Регистрационная книга учета перемещения документов на предприятиях имеет тринадцать граф. Рассмотрим, какая информация, и в какой форме вносится в эти графы.

• графа 1 – в ней ставится порядковый номер записи, трудовые книжки регистрируются отдельно от вкладышей, трудовая и вкладыш к ней регистрируются последовательно;
• графы 2, 3 и 4 предназначаются для записи даты арабскими цифрами;
• фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
• шестая графа отводится для записи серийного номера трудовой книжки;

Здесь есть небольшие нюансы: бланки старого образца, до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 70-х годов, не имели серийного номера. Поэтому, при регистрации бланка такого образца в этой графе ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серийный номер, состоящий из римских цифр и двух букв и семизначный номер. Бланки трудовых книжек также имеют серию, обозначенную буквами ТК (трудовая книжка) или ВК (вкладыш) и номер из семи цифр.

Книга учета движения трудовых книжек образец

• в графу 7 вносится запись о должности, согласно существующему штатному расписанию, на которую был принят сотрудник;
• в следующей, 8-й графе, указывается наименование отдела организации, или ее подразделения, в которое принят на работу сотрудник;
• 9-я графа содержит информацию об основании принятия работника на указанную должность: номер и дата приказа о зачислении в штат;
• в десятой графе расписывается ответственный сотрудник, принявший документ на регистрацию;
• в следующей, одиннадцатой, графе указывается сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый ему предприятием, в случае, если оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению бланков, в этой графе ставится прочерк. Помимо ведения журнала регистрации трудовых книжек, имеется журнал выдачи трудовых книжек. Это отдельная приходно-расходная книга, в которой вносится информация о приобретении чистых бланков книжек и вкладышей.
• последние две колонки – 12-я и 13-я, предназначены для внесения даты выдачи документа сотруднику при увольнении и его подписи, подтверждающей, что документ он получил.

Журнал регистрации трудовых книжек — исправление ошибок

Образец исправление ошибок

При ведении записей в журнале следует проявлять внимательность и аккуратность. Однако люди не машины – случаются ошибки или описки. Специальных рекомендаций относительно исправлений ошибок именно в журнале учета трудовых книжек нет. Здесь действуют общие правила, принятые для таких случаев в делопроизводстве.

Ошибку в записях можно исправить двумя способами, главное, не использовать при исправлении корректор, полностью закрывающий ошибочный текст:

• Зачеркивание неправильно произведенной записи. Ошибочная информация зачеркивается одной линией, напротив нее ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить». Произведенные исправления обязательно заверяются подписью лица, произведшего исправление и датой.
• «Запись не действительна». В этом случае зачеркивание неверной информации не производится. В графе, где требуется произвести исправления, пишется фраза: «запись не действительна» и следом пишется нужная информация. Такое исправление дополнительно не заверяется.

Ответственное лицо за журнал учета движения трудовых книжек

Для ведения журнала учета движения трудовых книжек назначается ответственное лицо. Если на предприятии имеется отдел кадров, то, как правило, таким ответственным лицом назначается начальник отдела кадров. В небольших организациях ответственность за ведение журнала движения трудовых книжек специальным приказом возлагается на любого сотрудника, например, секретаря или работника бухгалтерии.

 

ktovdele.ru

Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек

Существуют Правила по ведению и хранению трудовых книжек, изготовлению бланков для них и обеспечению ими работодателей. Они предусматривают, что все трудовые документы работников, вкладыши, находящиеся в них, а также запасные их бланки должны фиксироваться в специальном журнале, а именно в книге учета движения трудовых книжек. Чтобы документ содержал достоверную информацию, нужно знать, как правильно заполнить книгу движения трудовых книжек.

Регистрационная форма трудовой книжки

Учет документации осуществляется благодаря регистрации в определенной форме. Регистрация представляет собой занесение записи учетных данных о документе строго по установленному образцу, где должны быть указаны факты о создании трудовой книжки, ее отправлении или же получении. Регистрации подвергается вся документация, которая связана с исполнением, учетом и использованием в справочных целях. При регистрации документа происходит включение его в информационно-поисковую систему фирмы по присвоенному ему регистрационному номеру.

Понятие о регистрации документов, значение этой процедуры с юридической стороны и значимость процесса в делопроизводстве показывают, что кадровой службе любой организации приходится работать с большим числом регистрационных журналов и книг, которые в большинстве случаев не имеют строгой формы. Исключением является журнал, регистрирующий трудовые книжки. Приходно-расходная книга, предусмотренная в бухгалтерии, содержит информацию о вкладышах и бланках книжки, тогда как в книге учета движения хранятся данные о заполненных бланках книжек и их вкладышей. Вся эта работа ведется людьми из кадровой службы или теми, кто является ответственным за кадровое делопроизводство.

Форма, предусмотренная для книги учета

Ранее, до 1974 года, форма книги о движении трудовой документации имела 14 граф, но после постановления Минтруда России был введен новый образец, включающий в себя на одну графу меньше. Вследствие этого было внесено незначительное изменение: две графы, которые до этого момента отражали информацию о том, сколько в рублях и копейках было получено с претендента за бланк трудовой книжки при ее первоначальном оформлении или за бланк вкладыша, были объединены в общую графу с записью о сумме в рублях. При всем этом книга отличается от прочих учетных форм существенной особенностью.

Книга движения трудовых книжек заполняется не на протяжении всего календарного года, как многие формы по учету документации, а до того момента, как все ее страницы будут использованы по назначению, поэтому  ведется несколько лет.

Как правильно завершить книгу

Проблема решается иным способом, если в организации велся учет в книге по произвольной форме. В таком случае книгу, которая не соответствует официально установленной, нужно закрыть, при этом дается пояснение о причине прекращения ее ведения и делается пометка об общем количестве зарегистрированных в документе трудовых книжек всех работающих в организации. После проведения этой процедуры начинается учет по строго установленной форме.

Стоит принять к сведению, что та книга, которая оказалась «неправильной», ни в коем случае не должна быть уничтожена. Это связано с тем, что в ней содержится информация не только о работниках, принятых ранее, но и отметки о получении трудовых книжек увольняемых сотрудников.

В журнал по учету движения трудовых книжек должна быть занесена следующая информация:

• о трудовых книжках, отданных в кадровую службу сотрудниками при устройстве на работу}
• о трудовых книжках и их вкладышах при трудоустройстве в первый раз в данную организацию, а также пометки о вкладышах, которые выдаются на протяжении работы в этой компании.

Если работником были предоставлены вкладыши с предыдущего места работы, то вносятся данные только о трудовой книжке.

Как заполнять графы в книге учета движения трудовых книжек

Графы в книге по учету документации заполняются в соответствии с установленными правилами.

1. В первой графе должны находиться данные о регистрационных номерах как книжки, так и ее вкладышей. Обычно они регистрируются по очереди.
2. Во второй, а также третьей и четвертой должны быть пометки о дате приема на работу, а также дата заполнения бланков вкладыша и самой трудовой книжки. Прописываются и год, и число, и месяц.

Нужно заметить, что зачастую эти даты не совпадают по следующим причинам:

• если работник проработал в компании больше 5 лет}
• если работник оформляется в первый раз, и дата о приеме на работу вносится позднее.

Итак, прием на работу и дата, когда была заполнена трудовая книжка, могут не совпадать. Если произошла подобная ситуация, то рекомендуется записывать в журнал учета данные о дне приема на работу. Дата вносится так же, как и в другие регистрационные формы и служебные документы: число и месяц прописываются арабскими цифрами, а год состоит из четырех.

1. Пятая графа содержит информацию о фамилии владельца трудовой книжки, его полном имени и отчестве. Не допускается запись инициалов.
2. В шестой графе делаются пометки о номере и серии трудовой книжки и, соответственно, ее вкладыша. Стоит заметить, что нужно внимательно отнестись к тому, как правильно заполнять книгу учета движения трудовых книжек в таких случаях:

• работник оформляется впервые}
• работник сам предоставил документ.

Работники в возрасте могут предъявить документ старого образца, в котором отсутствуют серия и номер. Чтобы пустая графа не была воспринята как небрежность и невнимательность при заполнении журнала, в ней ставится прочерк.

Бланки и вкладыши трудовых книжек 1974 года содержали буквы АТ и римские цифры, номер же был семизначным. Современные бланки также содержат буквы, но цифр нет, они имеются в номере, который так и остался семизначным. На бланках трудовых документов колхозников также имеют место и номер, и серия.

Нужно быть внимательным при оформлении книжки впервые, так как она должна быть зарегистрирована в соответствующей книге по приходу и расходу. Использование неоприходованного бланка трудового документа недопустимо, ведь их серия и номер должны быть занесены в специальную книгу.

1. Седьмая графа несет в себе информацию о должности, на которую заступает работник. Пометка делается с учетом штатного расписания организации. Сначала указывается при заключении договора, а затем во всех документах по учету труда и его оплаты:

• приказ о приеме на работу}
• документ учета рабочего времени}
• личная карточка сотрудника}
• трудовая книжка.

Также вместо профессии может быть записана конкретная рабочая функция.

1. В восьмой графе принято записывать подразделение компании, куда принят на работу сотрудник. В случае, если организация сложно структурирована, то во избежание путаницы и ошибок записывается не только подразделение, где будет выполнять свои функции работник, но и вышестоящий орган, в составе которого находится предыдущий.
2. Девятая графа содержит записи о дате и номере документа, на основании которого был принят работник. К примеру, протокол совещания участников общества с ограниченной ответственностью, распоряжение или же приказ о приеме на работу. Запись имеет место лишь при регистрации трудовых книжек (как предъявляемых сотрудником, так и при оформлении первый раз). Информация о регистрации вкладыша неприемлема в данной графе, поэтому никаких ссылок на приказ не должно быть, ставится прочерк.
3. В десятой графе должна быть поставлена подпись лица, которое приняло у работника трудовой документ или оформило его впервые. Подпись собственноручная и обычно принадлежит сотрудникам кадрового отдела организации.
4. В содержание одиннадцатой графы должны быть внесены пометки о сумме, которую отдал работник за бланк трудовой книжки или вкладыша. Правила хранения и ведения трудовых книжек не прописывают конкретную цифру, но указывают, что при осуществлении выдачи трудового документа или вкладыша работодатель берет с работника определенную плату, которая рассчитывается с учетом расходов на ее приобретение. Данный столбец заполняется тогда, когда работник устраивается впервые. В остальных вариантах принято ставить прочерк, показывая таким образом, что деньги с сотрудника не были приняты.

Также, если организация имеет возможность выдавать трудовые книжки и их вкладыши бесплатно, и это зафиксировано в правилах внутреннего распорядка, то в одиннадцатой графе ставится прочерк, который будет свидетельствовать о том, что в данной компании эта информация не вносится.

1.  Как двенадцатая, так и тринадцатая графа заполняется при увольнении работника. В двенадцатой указывается дата, когда сотруднику возвращается трудовая книжка, а в тринадцатой он оставляет свою подпись.

Если же в день увольнения работник не смог по каким-либо причинам забрать документ, то работодатель должен отправить работнику уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку или дать разрешение на то, чтобы она была отправлена по почте. В таком случае в графах указывается:

• номер уведомления и дата}
• дата, когда была отправлена почтой трудовая книжка. Дополнительно нужно указать номера квитанций с почты, которые подшиваются в дело так же, как и копии отправленного уведомления.

Если за период работы сотруднику был выдан вкладыш, то он расписывается за него отдельно, ведь регистрация этого документа выделена отдельной строкой.

Исправление записей

Если учитывать тот факт, что записи в книгу учета заносятся от руки, то кадровик может допустить ошибку, которая непременно должна быть исправлена. Однако нет конкретных правил о том, как именно должны исправляться такие записи. Поэтому одним из вариантов по исправлению ошибок в рукописных документах и формах регистрации является зачеркивание одной чертой. При этом написанное закрепляется пометкой об исправлении и подписью сотрудника кадровой службы, который внес изменения в документ. Единственный минус данного метода – это отсутствие места для пояснения и подписи.

В связи с наличием такой проблемы, можно применить один из способов исправления ошибок в трудовой книжке, а именно под неверной записью делается пометка о том, что она недействительна, и ниже вносятся новые данные. Никакие зачеркивания не потребуются.

Требования для книги учета

Кроме знаний о том, как заполнить документ, в котором будет зафиксировано движение трудовых книжек, нужно следить за тем, чтобы книга соответствовала следующим требованиям:

• Желательно переплет книги прошить нитками или подобрать твердую оболочку, так как данный журнал ведется достаточно долго, а потом длительное время находится в архиве организации.
• До того момента, как книгу начнут заполнять, нужно проследить, чтобы каждая ее страница была пронумерована.
• Книга должна быть опломбирована или иметь сургучную печать, которая захватывает часть листа бумаги, концы шнура, выступающие из-под него, и обложку. Если же вместо печати из сургуча использована пломба, то она может быть поставлена на концы шнура. По правилам ведения и хранения книг по учету движения трудовых книжек не предполагается ставить оттиски печатей при заполнении документа.
• В книге должна присутствовать заверительная надпись с пометкой цифрами и прописью о количестве пронумерованных прошнурованных страниц. По правилам ведения и хранения учетной книги заверяется она подписью руководителя компании, а не кем-то из работников кадрового отдела.

После того, как книга была заполнена от первого до последнего листа, начинается ведение нового документа по учету движения трудовых книжек. Заполненная книга не сдается в архив, а остается на рабочем месте одного из работников кадрового состава организации, так как она понадобится при увольнении работника, которому нужно будет расписаться в журнале.

В последующем книга учета трудовых книжек и их вкладышей сдается по описи в архив организации. Хранение данного документа происходит до определенного срока, а именно 50 лет.

hr-portal.ru

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму. В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы. Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

&nbsp}

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Форма книги

Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Замена регистрационного журнала

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.

Заполнение

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

• трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
• впервые оформленных документах,
• вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки. В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой. В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Требования к регистрационным журналам

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

hr-portal.ru

Заполняем книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек должна быть у каждого работодателя. В статье мы рассмотрим правила, по которым мы заполняем книгу учета движения трудовых книжек, а также расскажем, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, как вносить записи в книгу учета трудовых книжек, а также как оформить запись при направлении трудовой книжки работнику по почте.

Из этой статьи вы узнаете:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек «под ключ» от Системы Кадры.

Узнать все ответы

• как оформить книгу учета движения трудовых книжек;
• как вносить записи в книгу учета трудовых книжек;
• как оформить запись при направлении трудовой книжки работнику по почте.

Ведение книги учета трудовых книжек

Каждый работодатель в целях учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек обязан вести:

• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Читайте по теме в электронном журнале

---

Читайте об учете трудовых книжек больше информации в статье по ссылке.

---

В данной статье рассмотрим порядок ведения книги учета движения трудовых книжек.

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Эта форма содержит 13 граф, которые должен заполнять работник, ответственный за ведение этой книги.

Изготовить Книгу работодатель может самостоятельно. Возможно, например, использовать тетрадь и внести в нее все предусмотренные 13 граф. Можно распечатать книгу на специальных листах, а затем прошить их.

Обратите внимание! Все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п.41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225).

Инспекторы ГИТ при проведении проверок очень часто обращают внимание на порядок оформления Книги учета движения трудовых книжек и проверяют наличие сургучной печати или пломбы. Пломбу для скрепления Книги можно приобрести в канцелярском магазине, это может быть, например, голографическая пломба.

Книгу учета и движения трудовых книжек, как правило, ведет сотрудник кадровой службы. В данной форме надо зарегистрировать все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу. В этой книге также регистрируются трудовые книжки, которые работодатель самостоятельно оформляет при приеме на работу сотрудника.

---

Читайте в электронном журнале статью «Выдача трудовой книжки работнику на время».

---

Заполнение книги учета движения трудовых книжек

Работник, ответственный за ведение Книги учета движения трудовых книжек, после получения трудовой книжки от работника, должен внести соответствующие записи в Книгу учета.

Скачать книгу учета >>>

Подпись работника в книге учета трудовых книжек

При увольнении работнику выдается его трудовая книжка. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в Книге учета трудовых книжек. Именно эта подпись работника и будет свидетельствовать о том, что трудовая книжка была выдана на руки сотруднику. Поэтому при увольнении и выдаче трудовой книжке не забывайте попросить работника поставить свою подпись в Книге учета трудовых книжек. В противном случае, работодателю доказать факт выдачи трудовой книжки будет весьма проблематично.

Отметим, что в том случае, если трудовая книжка выдается работнику на руки на время для оформления пенсии, запись в Книгу учета трудовых книжек не вносится.

---

Читайте в электронном журнале статью «Опломбируем кадровые документы».

---

Чаще всего вопросы возникают в том случае, когда трудовая книжка направляется работнику по почте. Напоминаем, что в том случае, если сотрудник в последний день работы не получил трудовую книжку работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку либо дать согласие на отправление ее по почте (ч.6 ст.84.1 ТК РФ). Получив согласие работника, работодатель может направить ему трудовую книжку по почте.

Совет. Просите работника предоставить согласие на отправление трудовой книжки по почте в письменной форме.

Согласие сотрудника, а также почтовые квитанции, подтверждающие отправку и получение письма, храните вместе с книгой учета 75 лет (ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

И если трудовую книжку направляется сотруднику с его согласия по почте, то в книге учета движения трудовых книжек надо сделать об этом отметку. Как именно сделать такую запись правила не устанавливают. Рекомендуем в такой ситуации в графе 13 написать, что трудовая книжка отправлена по почте, а в графе 12 указать дату получения документа работником (ее узнают из уведомления о вручении, когда оно возвращается работодателю).

www.kdelo.ru

Книга учета движения трудовых книжек

Ведение трудовых книжек является прямой обязанностью, возложенной на работодателей положениями действующего законодательства, и одним из документов, используемых в данном процессе является книга учета движения трудовых книжек или соответствующий журнал. Его ведение строго регламентировано наличествующими нормативными актами с юридической точки зрения, а нарушение установленного порядка действий может повлечь за собой привлечение работодателя к ответственности, если трудовая инспекция, прокуратура или иные контролирующие органы будут проводить проверку. Поэтому о том, как заполнять и вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо знать всем кадровым специалистам и работодателям.

Что такое книга учета движения трудовых книжек – законы и правовое регулирование

С точки зрения действующего законодательства, работодатель обязан обеспечивать хранение, учет, внесение записей и выдачу трудовых книжек работникам в определенных ситуациях. При этом порядок действий и принципы их исполнения строго регламентированы отдельными нормативными актами, наиболее важными из которых являются:

• Постановление правительства №225 от 16.04.2003. Это постановление устанавливает основные принципы работы с трудовыми книжками, обязанности работодателя по их ведению, хранению и заполнению.
• Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003. В данном документе устанавливаются используемые формы и бланки документации – как непосредственно самих трудовых книжек, так и подшиваемых в них вкладышей, а также журналов учета трудовых книжек.

Учет трудовых книжек и записи в журнале проводятся непосредственно работодателем. Однако он имеет право назначать сотрудников, ответственных за ведение подобной документации. В частности, наиболее часто ответственность за ведение книги учета трудовых книжек возлагается на сотрудников  кадрового отдела организации, а на небольших предприятиях, где отсутствуют таковые специалисты – на бухгалтерию.

Зачем нужен журнал учета трудовых книжек

В первую очередь, в книге учета производится фиксация всех документов на предприятии, касающихся рассматриваемого вопроса, а именно:

За счет использования книг учета движения трудовых книжек на предприятии обеспечивается контроль наличия, выдачи, оформления данной документации и установление факта трудоустройства работника в случае возникновения спорных вопросов. Книгу учета трудовых книжек работодатель вести обязан в любом случае, вне зависимости от организационно-правовой формы предприятия, а её отсутствие в организации считается нарушением и может повлечь за собой привлечение предпринимателя к ответственности.

Лицо, ответственное за ведение книги учета, должно иметь соответствующие полномочия, подтвержденные должностными инструкциями и приказом работодателя. Оформлять доверенность в данном случае не требуется.

Основные особенности ведения книги учета трудовых книжек

В первую очередь следует помнить, что ведение книги учета трудовых книжек требует соблюдения от работодателя и ответственных лиц ряда нормативов и правил. В частности, ключевыми положениями и особенностями такой документации можно считать следующие требования:

• Хранение книги возлагается на ответственное за ее ведение лицо соответственно внутренним нормативным актам предприятия.
• В организации должна вестись только одна книга учета, используемая вплоть до полного заполнения её страниц. В случае крупных предприятий допускается ведение отдельных книг учета для отдельных филиалов или отделений.
• В процессе использования книги не допускается удаление из неё листов или их замена.
• Электронное ведение книги учета трудовых книжек на предприятии не допускается – законодательство хоть и не содержит прямого запрета на ведение таковой документации в электронном виде, однако требует наличия в ней подписей ответственного лица и работодателя в письменном виде, что невозможно реализовать в формате электронной документации.
• Форма журнала учета закреплена законодательно, однако в отличие от самих трудовых книжек или вкладышей, она не выполняется на защищенном от подделок бланке и может быть приобретена работодателем у типографий или распечатана в должном виде самостоятельно.
• Работодателю следует вести журнал учета движения трудовых книжек вплоть до полного заполнения документа и по исчерпанию свободных страниц в нем – обеспечивать хранение документа в архиве в течение 75 лет с момента его закрытия.
• Нумерация в журнале проводится в последовательном порядке без пропусков. При этом наличие пропусков строк в журнале допускается, если при этом не имеют место нарушения нумерации записей.
• Не допускается использование в книге учета трудовых книжек сокращений, нарушение норм делового письма.
• Ведение книги должно предполагать использование темных чернил, но не обязательно черных.
• Нумерация книги может проводиться как постранично, так и по листам. При этом пронумерована книга должна быть до момента прошивки, а сами номера страниц и листов проставляются в крайнем правом (и левом в случае со страницами) нижнем углу листа.

Как заполнять книгу учета трудовых книжек – основные принципы

Сама по себе книга учета трудовых, выполненная по закрепленной законодательно форме, должна иметь 13 граф, предназначение которых определяется следующим образом:

1. Графа 1 служит для фиксации номера записи в книге.
2. В графах 2-4 указываются сведения о моменте внесения отметок в трудовые книжки или дате трудоустройства. Заполняются данные графы после пяти календарных дней с момента трудоустройства.
3. Графа 5 используется для фиксации в ней полного ФИО сотрудника.
4. В графе 6 устанавливаются серия и номер трудовых книжек, дубликатов или вкладышей, а при использовании документов советского образца, не имеющих серии и номера – в данной графе проставляется прочерк.
5. Графа 7 фиксирует должность сотрудника, каковая должна соответствовать оформленной в трудовой книжке записи, расписанию и трудовому договору либо соглашению к нему.
6. Графа 8 используется для указания подразделения, в котором трудоустроен работник. При этом она не является обязательной к заполнению, например, в случаях когда отдельных подразделений на предприятии не предусмотрено.
7. Графа 9 применяется для указания отсылки на номер приказа, в соответствии с которым принимается на работу сотрудник, при этом её можно не заполнять, если выдается дубликат или вкладыш.
8. Графа 10 предназначается для проставления в ней подписи ответственного за ведение документа лица.
9. Графа 11 используется для фиксации факта оплаты сотрудником выдачи трудовой книжки или вкладыша, а если таковая с него не взымалась, то в данной графе проставляется прочерк.
10. Графы 12 и 13 служат для внесения записей об увольнении сотрудника и выдачи ему документации. В них также проставляется дата расторжения договора и подпись работодателя, а если трудовая книжка отправляется по почте – в данных графах фиксируются сведения об отправлении и дата его совершения.

delatdelo.com

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

У каждого работника на предприятии, принятого по основному месту работы, должна существовать трудовая книжка, которая считается бланком строгой отчетности. Поэтому независимо от того выдала ли организация ее самостоятельно, либо сотрудник передал во время устройства на работу, трудовая должна быть отражена в специальном регистре, который называется книга учета движения трудовых книжек.

Оглавление статьи

Порядок применения журнала

Учет трудовых книжек в компании возлагается на кадровую службу или иное ответственное должностное лицо.

При работе с ними необходимо пользоваться утвержденными Правилами хранения и ведения трудовых книжек, согласно нормам которых данные документы должны находиться в сейфах или других аналогичных местах с соответствующей защитой.

При приеме от работника трудовой книжки или ее выписке, инспектор по кадрам принимает ответственность за ее сохранность. В случае утери этого документа, компания и ее должностные лица могут быть наказаны мерами административного воздействия.

На фирму также могут быть наложены штрафы за отсутствие или неправильное ведение самой книги учета.

Журнал учета движения трудовых книжек помимо записей о приеме и выдаче трудовых, также должен содержать номера выписанных к ним вкладышей. Обязательное его ведение должно производится как в компании, так и у индивидуального предпринимателя, выступающего работодателем.

Форма этого регистра должна соответствовать ряду требований, установленных законодательством. Типографии печатают журнал учета трудовых книжек, утвержденный постановлением Минтруда №69 от 10.03.2003 г.

Он должен быть пронумерован, прошнурован, и скреплен подписью руководителя с указанием его должности и личных данных. Книга учета должна быть скреплена индикаторной пломбой, которая имеет уникальный номер. Он вносится в соответствующую графу, предусмотренную в конце журнала.

В хронологическом порядке в нее вносятся записи о каждой поступающей или выбывающей книжке (вкладыше).

В приеме расписывается ответственное за ведение учета этих документов лицо, а при увольнении, когда работнику производится возврат трудовой, сам сотрудник.

При поступлении на работу лиц, ранее нигде не занятых, организация им обязана завести данный документ, при этом стоимость бланка компенсируется работником. Эти суммы инспектор по кадрам также отражает в данном регистре.

Книга учета трудовых книжек рассчитана на значительный временной период, и если она заканчивается, то открывается новая. При этом предыдущий журнал находится в кадровой службе, пока на предприятии хранится хотя бы одна книжка, отмеченная в нем. После этого он передается в архив, где должен содержаться не менее 75 лет.

Как правильно заполнить журнал учета движения трудовых книжек

Сама книга является таблицей, имеющей 13 столбцов.

В первой графе отражается порядковый номер сделанной записи. В следующих столбцах проставляется число, месяц и год оформления на работу, заполнения трудовой или выдачи вкладыша к ней.

В графу 5 полностью заносятся фамилия, имя, отчество оформляющегося на работу сотрудника. В следующем столбце записывается серия, а также номер трудовой работника. Далее необходимо указать должность нового сотрудника.

В графу 8 заносится информация о месте работы с расшифровкой наименования структурного подразделения. Затем указываются номер и дата распоряжения о приеме на работу.

В столбце 10 ответственное за ведение учета и осуществление хранения трудовых должностное лицо ставит свою подпись в подтверждении приема этого документа.

Если работнику на предприятии выписывается новая трудовая книжка или вкладыш, и он компенсирует затраты компании на их приобретение, то в графе 11 проставляется соответствующая денежная сумма, выраженная в рублях.

Во время увольнения трудовая с записью передается работнику, при этом менеджер по кадрам заносит в нее дату выдачи, а увольняющийся человек подтверждает данный факт своей росписью в столбце 13.

Нюансы

При заполнении журнала учета трудовых могут быть допущены ошибки. Законодательство разрешает их исправлять. Если есть место, неправильная запись перечеркивается одной чертой, делается правильная и ставится надпись «Исправленному верить». Тем не менее желательно использовать порядок внесения исправления, предусмотренный для самих трудовых. То есть отдельной строкой делается отметка «Запись №… недействительна», а ниже записывается правильная информация. При этом первоначальная запись остается не зачеркнутой.

Бланк и образец книги учета

Скачать бланк книги учета движения трудовых книжек.

Скачать образец заполнения книги учета движения трудовых книжек.

blankionline.ru