Вкладыш трудовая книжка – Вкладыш в трудовую книжку — зачем нужен, образец как оформить и вшить, где взять и кто должен покупать, где регистрируются, цена вкладышей Комус и где можно купить в Москве и СПб

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку — кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

За чей счет приобретается бланк?

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

За чей счет приобретается бланк?

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает…

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

1. Если бланк испорчен самим работодателем (п. 48 Правил). Если записи в книжке или вкладыше были сделаны с самого начала неправильно или бланк документа был необратимо испорчен и порча эта произошла по любой причине, кроме непосредственной вины работника, работодатель выдает новый бланк документа, при этом работник эти расходы не оплачивает.
2. Если в результате чрезвычайной ситуации произошла массовая утрата трудовых книжек (п. 34 Правил). Поскольку вкладыш вшивается в книжку и отдельно от нее не заполняется (п. 38 Правил), при утрате книжек, разумеется, утрачиваются и вкладыши. В этой ситуации работнику выдается дубликат документа, а расходы за такую выдачу ложатся на работодателя.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша, так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

nsovetnik.ru

Нумерация во вкладыше в трудовую книжку

Главная » Кадры » Как заполнить и подшить вкладыш в трудовую книжку

Ситуация, когда трудовая книжка оказывается полностью заполненной, не так уж распространена в повседневной жизни, поэтому иногда даже опытные сотрудники отдела кадров не всегда осведомлены, как осуществляется ведение вкладыша в трудовую книжку, оформляемого после того, как в основном документе не осталось свободных граф.

Как оформить

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку обозначен в Постановлении Правительства № 225 от 16.04.03.

В этом правовом акте поясняется, что если хотя бы один из разделов трудовой книжки заполнен полностью, то к основному документу подшивается вкладыш, ведение которого аналогично ведению самой книжки. Также в данном Постановлении указывается, что вкладыш не действителен без основного документа, подтверждающего трудовой стаж.

Обратите внимание! При оформлении вкладыша в трудовой книжке проставляется штамп с надписью о том, что была произведена выдача соответствующего документа с указанием его серийного номера. Так как документ имеет строго унифицированную форму, идентичную самой трудовой книжке, его оформление осуществляется по тем же принципам.

Несмотря на то, что принцип оформления вкладыша идентичен тому, что применяется при оформлении самой трудовой книжки. существуют некоторые нюансы. Так, если на момент заведения этого документа у работника произошли существенные изменения личных данных или сведений об образовании, в оформляемый вкладыш вносится информация, которая является актуальной на момент заведения документа. Например, если работник, имевший среднее профессиональное образование на момент начала трудовой деятельности, окончил ВУЗ, при необходимости заведения вкладыша в соответствующем разделе указывается наличие высшего образования.

Нумерация во вкладыше

Сам по себе вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому нумерация в нем не начинается с начала, а продолжается с учетом уже имеющихся записей в самой книжке. Возможны даже ситуации, когда запись о приеме служащего на работу была произведена в основном документе, а сведения об увольнении обозначены в прикрепленном вкладыше ввиду отсутствия места. Таким образом, при нумерации записей следует отталкиваться от уже имеющихся в самой трудовой книжке, продолжая порядок с учетом последней сделанной отметки.

Образец записи

Как пояснялось выше, заполняется вкладыш идентично трудовой книжке. То есть, на титульном листе вносятся основные сведения о работнике, согласно указанным строкам:

• Фамилия работника;
• Имя сотрудника;
• Отчество;
• Полная дата рождения;
• Имеющееся образование;
• Профессия или специальность;
• Проставляется дата заполнения документа;
• Ставятся подписи владельца и лица, несущего ответственность за ведение данной документации.

Вот так выглядит образец записи на развороте документа:

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 455 09 86 (Москва)

+7 (812) 332 53 16 (СПБ)

Это быстро и бесплатно!

В самом бланке буквенные обозначения соответствуют:

Обратите внимание! Произведенная запись заверяется печатью учреждения и подписью руководителя. Идентично приведенному примеру происходит заполнение раздела о награждениях.

Как вшить вкладыш

В законодательстве не определено, каким именно образом надлежит подшивать вкладыш непосредственно к трудовой. Обычно оба документа скрепляются обыкновенной скрепкой для удобства, а уже после заполнения сшиваются. Так как каких-либо предписаний с точки зрения закона по этому поводу нет, чаще всего вкладыш помещают на развороте последней страницы книги, прокалывают при помощи шила оба документа в нескольких местах, после чего прошивают двойной нитью, сделав несколько стежков. Таким же образом подшивается дополнительный вкладыш при необходимости, если нужно завести его взамен на полностью заполненный текущий бланк.

Кто должен покупать вкладыш

Как правило, приобретается данный бланк за счет организации, но, в отличие от самой трудовой книги, стоимость вкладыша может быть удержана с работника. Предполагается, что предприятие может приобрести данную документацию по заказу в специализированной типографии, но в то же время закон не запрещает гражданам приобрести этот документ самостоятельно – его можно найти в любом магазине канцелярских товаров.

Обратите внимание! Приобретение в магазине может оказаться значительно дешевле, чем выплата стоимости учетного документа в бухгалтерию организации, ведь при заказе из типографии компания понесет дополнительные расходы, например, связанные с доставкой.

Где в трудовой книжке пишется о выдаче вкладыша

В законе не регламентировано, где именно следует проставлять штамп о выдаче вкладыша, поэтому он может быть проставлен либо непосредственно на титульной странице, либо на листе, примыкающем к самой обложке. И тот и другой вариант допустимы. При выборе места проставления штампа кадровый работник должен ориентироваться на то, чтобы печать со штампом не перекрывала иную имеющуюся запись. При отсутствии специального штампа кадровик делает обычную запись от руки, в которой значится, что был выдан вкладыш, и указывается его серия и номер.

Дубликат вкладыша

Любая документация может быть утеряна или испорчена. Например, если произведена ошибочная запись во внутренних разделах, достаточно проставить отметку об ее недействительности и внести актуальные сведения. Но, если ошибка допущена при оформлении титульной страницы, бланк подлежит изъятию с последующим списыванием, а вместо него выдается дубликат.В дубликат вносится информация об общем трудовом стаже. Однако если у сотрудника имеется возможность посетить всех прошлых работодателей для внесения сведений об имевших место приемах на работу и увольнениях в хронологическом порядке, то дубликат может быть заполнен идентично утерянному или испорченному бланку.

Поделитесь с коллегами:

Вкладыш в трудовую книжку — правила оформления

Если в один из разделов трудовой книжки больше нет возможности вписывать сведения о сотруднике, в таком случае необходимо использовать так называемые вкладыши. Дополнительные страницы стали отличной альтернативой для того, чтобы каждый раз не заводить новое рабочее удостоверение. Они являются актуальными для тех, кто ведет деятельность активно и достаточно часто меняет рабочие места. И хотя основные принципы заполнения дополнительных страниц являются аналогичными с теми, которые применяются для основных листов, но определенные нюансы присутствуют, и их следует учитывать.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Вопрос оформления регламентируется Постановлением Минтруда и другими нормами от Правительства. За заполнение вкладыша в трудовую книжку отвечает именно тот работодатель, у которого в данный момент работает человек. Особенностью оформления титульного листа является тот факт, что проставлять нужно фактическую дату внесения данных, а не дату, когда была заведена книга. В данной ситуации кадровые работники вписывают актуальные сведения о сотруднике, поскольку нередко фамилия и другая информация может меняться с течением времени. Под каждой записью также проставляется подпись и печать.

Нумерация во вкладыше в трудовую книжку должна продолжать установленный в книге порядок. Поэтому если последняя страница в книге – 16-я, то первый дополнительный лист будет – 17-й.

Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку

Дополнительные страницы применяются, когда закончились основные. Даже если на основных страницах не хватило места для последней записи, то ее можно перенести на дополнительные.

Многих интересует, кто покупает вкладыш в трудовую книжку работник или работодатель. Сама функция оформления соответствующего процесса относится к обязательным действиям нанимателя. Если в момент, когда нужно внести новые данные, основные страницы в книге работника заканчиваются, то кадровые сотрудники обязаны позаботиться о новых вкладываемых листах. Однако за оплату этих листов отвечает именно работник. Он должен возместить полную стоимость этих бланков. Оплата выполняется одним из следующих способов:

• Перечисление на банковский счет;
• Перечисление средств через кассу;
• Удержание нужной суммы с зарплаты.

В любом случае работодатель с работником должны заранее договориться о том способе, при помощи которого будет осуществлена оплата.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

В правилах заполнения и учета рабочих удостоверений каждого гражданина указано, что при необходимости имеется возможность вшить новые страницы в этот документ. Других сведений об этом в установленном порядке нет. Поэтому качество применяемых ниток и точное место для вшивания выбирается непосредственно работодателем, занимающимся оформлением книги. На практике кадровые сотрудники для вшивания выбирают место сразу за последней страницей и непосредственно перед задней обложкой. При этом использовать степлер вместо ниток запрещено, потому что со временем металл окисляется, и соответственно страницы с внесенными записями могут быть испорчены.

Заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку – образец

Перед оформлением нового бланка подчиненный должен составить надлежащее заявление на имя руководителя организации. После указания в верхней части обращения ФИО и должности заявителя в тексте приводится просьба о выдаче нового листа. По существующим правилам упоминается стоимость бланка и согласие с тем, что деньги будут удержаны с заработной платы за следующий период. В завершении обращения требуется поставить подпись и датировать документ.

Скачать образец заявления на выдачу вкладыша в трудовую книжку

Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку – образец

Наиболее стандартный вид данной записи представляет собой проставление специальной печати, которая служит подтверждением выдачи дополнительного листа для рабочего удостоверения. В содержании представленного документа отмечается, что был выдан дополнительный бланк, а также упоминается серия с номером этой страницы. На этом же листе традиционно вносятся и другие данные – об образовании, специальности, изменениях и прочее.

Скачать образец записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку

Книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них — образец

Основной документ, при помощи которого осуществляется контроль за рабочими удостоверениями трудящихся — журнал учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них. Поэтому именно в журнал учета и движения в обязательном порядке вносится информация о дополнительных бланках. От работника при увольнении могут затребовать подпись в этом журнале, которая подтвердит получение на руки книги. В соответствующий акт последовательно вносятся данные о документах работника и о самом работнике.

Скачать образец книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них

Важным условием при оформлении рабочих отношений является следование установленным законом нормам. Это касается в особенности тех случае, когда речь идет о внесении данных в рабочий документ трудящегося. Корректное заполнения представленного акта имеет важное значение, в частности, при выходе на заслуженных отдых.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Иногда в оформлении трудовой деятельности сотрудника возникает ситуация, что раздел сведений о работе заполнен до конца, и вносить новые записи некуда. В этом случае заводится вкладыш к трудовой книжке утвержденной формы. Кратко требования к его ведению можно сформулировать так:

1. Оформляется вкладыш, если в трудовой книжке все страницы раздела заполнены.
2. Заполнение и ведение его осуществляется работодателем по тем же принципам, что и сама книжка.
3. Вкладыш крепится к ней посредством вшивания и отдельно, без трудовой книжки, не является действительным документом.
4. При выдаче вкладыша в верхней части титульного листа трудовой книжки проставляется отметка с номером и серией заведенного вкладыша.

Несмотря на то, что правила оформления вкладыша в трудовой книжке широко известны и закреплены нормативными документами, существует ряд нюансов в его оформлении. У работников, занятых ведением трудовых книжек, периодически возникают вопросы, на которых стоит остановиться поподробнее.

Как вставить вкладыш в трудовую книжку?

Работник, которому предстоит оформление вкладыша в трудовую книжку, предъявляет паспорт с документами об образовании. На их основании будут заполнены сведения титульного листа вкладыша. Его датой заведения будет фактическая дата, когда были внесены первые записи.

Бланки вкладышей в трудовую книжку изготавливаются специализированными организациями. Они имеют соответствующую степень защиты от подделок. Работодатели обеспечиваются ими на платной основе по договору с распространителями или изготовителями. Работник возмещает работодателю средства, затраченные им на приобретение бланка вкладыша. Но если он был неправильно заполнен или испорчен в процессе первичного заполнения не по вине работника, то стоимость нового бланка оплачивается работодателем.

Уже заполненный вкладыш подшивается в трудовую книжку. У некоторых работников таких дополнений может быть несколько. Все они должны быть подшиты в порядке заведения под обложкой трудовой книжки и отражены в отметках на ее титульном листе.

Правила заполнения вкладыша к трудовой книжке строго не предписывают места, куда он должен быть вшит. Также не регламентируется качество используемых для этого ниток. Обычно его подшивают в самом конце трудовой книжки, между обложкой и последней из страниц. Хотя многие считают более удобным с технической точки зрения пришивание вкладыша к середине документа.

Первый лист вкладыша в трудовую книжку обязательно должен быть заверен разборчивой подписью лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, и печатью организации или кадровой службы. Это нужно сделать сразу при оформлении вкладыша. Ведь печати имеют обыкновение периодически меняться из-за реорганизаций, изменения названия или ведомственной принадлежности организации.

Как внести запись в трудовую книжку о вкладыше?

Во избежание ошибок, нужно сначала завести вкладыш, и только потом внести соответствующую отметку в штампе на трудовой книжке. Ведь в случае неправильного заполнения испорченный вкладыш подлежит уничтожению, а в трудовой книжке останутся его номер и серия. При этом придется ставить новый штамп, места для которого на титульном листе книжки не так уж много.

Запись в трудовой книжке о вкладыше, как правило, представляет собой специальный штамп с оттиском «Выдан вкладыш…» размером 10х25 мм, проставляемый в книжке. В нем указываются данные документа, его серия и номер. Причем правила заполнения вкладыша в трудовую книжку говорят именно о штампе, а это значит, что будет не очень корректной запись этих данных от руки. Хотя если трудовая книжка уже имеет рукописную запись таких сведений, то это еще не является основанием признать такой вкладыш недействительным.

Также правила не регламентируют, где именно в трудовой книжке должен стоять такой штамп. Обычно он ставится в правом верхнем углу первой страницы (титульного листа) трудовой книжки. Причем делается это так, чтобы он не закрывал собой других записей, содержащих сведения о работнике.

Отметка проставляется при выдаче первого вкладыша и всех последующих. Сколько их будет, столько и штампов должно быть в трудовой книжке. Поэтому работодателю все же лучше иметь соответствующий требованиям штамп для этих целей.

Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку?

Нумерация записей вкладыша начинается не с начала, а является продолжением нумерации каждого из разделов книжки. То есть порядковый номер внесения записи во вкладыш трудовой книжки будет следующим после того, которым закончились записи по данному разделу в книжке. Нумерация сквозная, как и в трудовой книжке. В ней исключены номера с дробными, литерными и другими индексами.

Но в практике заполнения вкладыша в трудовую книжку номер записи может быть тем же, что и в книжке. Это возможно в случае, если текст ее, начатый в одном из разделов трудовой книжки, продолжается в соответствующей части вкладыша.

К примеру, запись под номером 28, начатая в разделе сведений о работе трудовой книжки, вместила в себя только сведения о приеме работника с указанием профессии (должности), а все остальное уже не поместилось. Тогда оставшиеся данные о структурном подразделении (месте работы) будут занесены уже в соответствующий раздел вкладыша. И номер записи будет тот же – 28.

Заполняем вкладыш в трудовую книжку без ошибок

Во избежание возможных проблем с трудовой книжкой в будущем, например, при оформлении пенсии, стоит знать, что в оформлении вкладышей категорически запрещено. К таким серьезным нарушениям относятся:

1. использование вместо вкладышей новых бланков трудовых книжек>
2. зачеркивание слов «о награждении» в наименовании соответствующего раздела и последующая их замена словами «о работе» с занесением в сведений о работе в полученный путем переименования раздел>
3. вшивание или вклеивание в качестве вкладышей чистых листов>
4. зачеркивание неточных или неверных записей.

Если в разделах вкладыша в трудовую книжку о работе или о награждениях обнаружена ошибка, ни в коем случае нельзя зачеркивать ранее внесенные сведения. Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку предписывает другой способ исправления ошибок. Он заключается в изменении записей путем признания неверных сведений недействительными с последующим внесением точных записей.

Так, к примеру, если допущена ошибка в графе 3 записи раздела сведений о работе, то она остается без изменения. А записью под следующим номером будет текст: «Запись за номером (указывается номер предыдущей записи)… недействительна». И здесь же должна быть занесена правильная формулировка графы 3 записи. В графе 4 все верные данные ранее сделанной записи повторяются. Таким способом нужно исправлять любую имеющуюся в трудовой книжке или вкладыше неточность. Даже если это будет всего лишь ошибочный номер записи во вкладыше в трудовую книжку.

Правилами предусмотрено исправление выявленных неточностей там, где неправильные записи были внесены, либо на новом месте работы при предъявлении работником официального документа с предыдущего места за подписью работодателя о допущенной ошибке. Вносимые изменения должны соответствовать подлиннику или заверенной копии приказа (распоряжения). В случае, если он не сохранился или содержит ошибку, то правильная запись делается на основании других подтверждающих сведения о работе документов. Показания свидетелей не могут служить таким основанием, за исключением случаев, в отношении которых имеется решение суда.

Как правильно заполнить трудовую книжку со вкладышем при изменении фамилии работника?

Если сотрудница, уже имеющая вкладыш в трудовой книжке, сменила фамилию в связи с замужеством, то соответствующие изменения необходимо внести не только в трудовую книжку, но и одновременно во вкладыш. Это касается любых сведений титульного листа: имени с отчеством, даты рождения и образования. Все изменения вносятся на основании соответствующих документов со ссылкой на их реквизиты. Для этого на титульных листах и вкладыша, и трудовой книжки одной линией перечеркиваются старые сведения, после чего рядом или выше (где есть место) вносятся новые. Ссылки на подтверждающие изменения документы наносятся на внутреннюю сторону обложки, заверяются подписью ответственного лица и печатью.

Нужно не забывать при оформлении вкладыша делать соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек, указав его серию и номер. Ведь вкладыш, хоть и является дополнением трудовой книжки, все же – отдельный документ.

Оформление и нумерация записей во вкладыше в трудовой книжке

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Официальное трудоустройство предполагает обязательное оформление записей в трудовой книжке. Это регламентировано Трудовым Кодексом (ТК) РФ. Трудовая – главный документ работающего человека, отражающая все этапы трудовой деятельности: от первого трудоустройства и до пенсии. Поэтому она является основанием для оформления пенсионного обеспечения в РФ.

Про заполнение трудовой книжки при смене фамилии читайте в этой статье .

Случается, что работник часто меняет место работы или же активно продвигается по служебной лестнице. Поэтому трудовая такого гражданина содержит огромное количество записей. Ведь все события в трудовой жизни человека находят свое отражение в этом документе: прием на работу, назначение на новую должность, увольнение, получение дополнительного образования, поощрения, увольнение и т. д.

Трудовая книжка имеет определенное количество листов, и, если записей много, она заканчивается. Согласно трудовому законодательству, данный документ у гражданина может быть только один. Поэтому, для возможности внесения новых записей существует специальный вкладыш (Постановление Правительства №225 от 16.04.2003 года ). Рассмотрим, как заполнить, и как вшить вкладыш в трудовую книжку в соответствии с законодательством.

Куда клеить голограмму в трудовой книжке можно узнать здесь .

Вкладыш для трудовой

Вкладыш представляет собой дополнительные листы для трудовой книжки, отпечатанные, как и сама трудовая, в объединении «ГОЗНАК» Министерства финансов РФ. Вкладыш – унифицированный документ установленного образца. Он является продолжением основной трудовой книжки, поэтому отдельно от нее вкладыш не действителен.

Вкладыши должны храниться в бухгалтерии и выдаваться отделу кадров по требованию. Вкладыши также можно приобрести в магазине, где продаются различные бланки документов.

Пошаговая инструкция оформления

Оформлением вкладыша, как и основной трудовой книжки, занимается уполномоченный на это сотрудник. В крупной организации это начальник отдела кадров, в небольшой – главный бухгалтер или руководитель организации.

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:
1) штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем; 2) вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп; 3) подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Рассмотрим, что должен сделать сотрудник кадровой службы при оформлении вкладыша:

• шаг 1 – получить документ в бухгалтерии или приобрести его в специальном магазине;
• шаг 2 – зарегистрировать вкладыш в специальной учетной книге (реестре) движения трудовых книжек и вложений к ним;
• шаг 3 – вшить вкладыш в основную трудовую книжку;
• шаг 4 – в полностью заполненную трудовую поставить оттиск штампа «Выдан вкладыш» и вписать его номер. Выбор места для данного штампа законодательно не регламентируется. Оптимальный вариант – поставить его на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу;
• шаг 5 – заполнить титульный лист вкладыша и поставить на нем печать организации. Следует учесть, что все данные о владельце документа в трудовой и во вкладыше должны быть идентичными, иначе документ не будет являться действительным;
• шаг 6 – занесение необходимых сведений во вкладыш трудовой. Стоит отметить, что во вкладыше в трудовую книжку нумерация продолжается. Пример: последняя запись в трудовой была за номером 55, следовательно, первая запись во вкладыше будет за номером 56.

Для минимизации действий в случае допущения ошибки при заполнении бланка документа, целесообразно шаги 5 и 6 выполнить после шага 2.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку смотрите в видео

Способы крепления вкладыша

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому он должен быть вшит в данный документ. Законодательство не регламентирует четких правил по способу крепления вложения в документ. На практике чаще всего скрепление производят путем вшивания вкладыша в трудовую крепкими нитями толстой иглой между последней страницей и обложкой.

Рассмотрим немного подробней, как прошить вкладыш в трудовую книжку:

• нужно развернуть вкладыш посередине и проколоть отверстия для нескольких стежков. Как правило, достаточно трех-четырех дырочек;
• вдеть толстую крепкую нить в иглу с большим ушком и пришить вкладыш по проделанным отверстиям к обложке трудовой;
• в завершении необходимо тщательно закрепить нить, чтобы она впоследствии не развязалась.

• вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
• подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
• вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Исправление ошибок во вкладыше

Исправление ошибок во вкладыше методом зачеркивания, как и в основной трудовой, не допускается. Исключение составляет корректировка сведений на титульном листе при изменении личных данных, например, при смене фамилии. Данный случай предполагает зачеркивание неактуальных сведений и вписывание новых. Стоит обратить особое внимание, что корректировка титульного листа вкладыша производится в точном соответствии с корректировкой заглавной страницы основной трудовой.

Если же допущена ошибка при начальном заполнении вкладыша, то порядок исправления допущенного промаха выглядит следующим образом:

• сотрудник отдела кадров должен вынуть и уничтожить вшитый вкладыш и составить об этом специальный акт;
• сделать запись в основной трудовой, что оттиск штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами вкладыша является недействительным;
• внести в журнал движения трудовых книжек запись о недействительности ранее сделанной записи.

Затем лицо, ответственное за оформление трудовых, должно оформить и вшить новый вкладыш.

Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ эксперта

Как вести нумерацию записей во вкладыше в трудовую книжку?

Главная / Кадры / Как вести нумерацию записей во вкладыше в трудовую книжку?

Нумерация во вкладыше в трудовую книжкудолжна вестись таким образом, чтобы новый номер был больше, чем предшествующий, то есть система номеров должна быть нарастающей на протяжении всего документа. Однако есть некоторые нюансы, которые нужно учитывать работникам кадровой службы. Разберемся, какие сложности могут тут возникнуть.

Как присваивается номер записи во вкладыше в трудовую книжку

Вкладыш должен использоваться в тех случаях, когда в каком-то из разделов больше не осталось места. Если это произошло, работодатель обязан не заводить новый документ, а оформить именно вкладыш. Более того, использование нового бланка самой книжки является неправомерным.

Порядок оформления и заполнения вкладышей установлен тем же нормативным актом, что и заполнение самой трудовой книжки, — постановлением № 225, которое было утверждено Правительством РФ 16.04.2003. Раздел V этого нормативного акта как раз и касается вкладышей, устанавливая следующее:

1. Порядок ведения вкладыша — тот же самый, что и для книжки, оформленной на имя работника.
2. Вкладыш как таковой не значит ничего и не может быть использован самостоятельно — он должен быть вшит в основной документ, вместе с которым используется. При этом требуется именно вшивание — просто вкладывать, вклеивать или прикреплять степлером вкладыш нельзя, поскольку в таком случае он может выпасть или оторваться.
3. Вкладышей может быть несколько, при этом выдачу каждого должен подтверждать штамп с отметкой о серии и номере выданного документа.

Кроме правил ведения постановление № 225 устанавливает форму бланка для вкладыша и его объем (9 разворотов — для сведений о работе, 8 — для сведений о награждении).

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку ведется по правилам, которые устанавливает уже другой акт — Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). Согласно п. 3.1 этого документа, в трудовой книжке ведется последовательная нумерация записей, касающихся сведений о работе; согласно п. 4, точно так же должны нумероваться и сведения о награждениях.

Поскольку вкладыш заполняется так же, как книжка, и является ее непосредственным продолжением, эти правила касаются и его. Таким образом, первая запись во вкладыше должна иметь номер, следующий за тем, который имела последняя запись в трудовой книжке.

Всегда ли продолжается нумерация?

При этом важно понимать, что бывают и случаи, когда нумерацию во вкладыше в трудовую книжку необходимо вести с отступлениями от общих правил. Такая ситуация возникает, когда места в трудовой книжке не хватило и текст записи продолжается в соответствующем разделе вкладыша. В этом случае, согласно п. 3.1 или 4 Инструкции, в графе 1 вкладыша должен быть поставлен тот же номер, который имеет продолжаемая запись. Новый номер будет иметь уже следующая запись.

В том случае, когда в трудовой книжке или уже во вкладыше запись была сделана с ошибками, исправляющая запись во вкладыше должна быть пронумерована уже следующим номером, а не тем, который имеет исправляемая запись.

Исправление нумерации, образец записи во вкладыше

К сожалению, иногда возникают и ситуации, когда кадровики, заполняя вкладыш, по ошибке начинают нумеровать записи заново — причем нередко такая ошибка обнаруживается лишь после того, как состоялось увольнение и работник устроился на новом предприятии. Что делать в этом случае — продолжать ошибочную нумерацию или вносить исправления, признавая ошибочные записи недействительными?

Согласно позиции, изложенной в январе 2015 года заместителем руководителя Роструда в одном из интервью (официальные разъяснения Минтруда по этому вопросу отсутствуют), в этом случае кадровик по новому месту работы должен действовать следующим образом:

1. Внести во вкладыш к трудовой книжке запись о том, что предыдущая запись с неправильным номером недействительна.
2. Скопировать текст неверно пронумерованной записи с теми же реквизитами.
3. Присвоить номер, следующий за последней правильной записью в трудовой книжке .

Исправляющие записи при этом должны быть сделаны для всех предыдущих записей, нумерация которых была проставлена неправильно. После того как процесс исправления завершен, дальнейшие сведения во вкладыш вносятся под последующими номерами.

Приведем пример того, как примерно должна выглядеть исправляющая запись при ошибке нумерации во вкладыше. Допустим, у работника записи в трудовой книжке заканчивались на № 35, а во вкладыше кадровик по ошибке запись об увольнении из ООО «Пример» внес под № 1, а не № 36, как полагалось. Книжка при трудоустройстве досталась кадровику ООО «Образец», который должен исправить записи. Как он будет это делать?

В этом случае образец записи во вкладыше будут выглядеть примерно так:

pravostoriya.ru

Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно

Трудовая книжка – основной и практически единственный документ, который позволяет проследить трудовой стаж сотрудника на протяжении всей его трудовой деятельности. Впрочем, бывают случаи, когда приходится принимать срочные меры по дополнению трудовой. Это обычно случается тогда, когда заканчиваются листы для записи сведений о работе или наградах. Здесь возникает необходимость дополнить книжку. Законодательно предусмотрено, что работодатель при возникновении необходимости дополняет трудовую книжку вкладышем, как правило, эту функцию выполняет работник отдела кадров.

Вкладыш и его особенности

Вкладыш – это дополнение к существующему документу, его продолжение. Он нужен тогда, когда закончилось свободное место в графе, где надо сделать следующую запись. Чаще всего это происходит в графах разделов сведений о работе либо сведений о награждениях.

Полагается заполнить и приобщить его к основному документу при строгом соблюдении определённых норм,предписанных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225.

Регистрация и заполнение дополнительных бланков проводится работодателем, у которого возникла необходимость внести запись при неимении свободных строк в нужном разделе.

На практике это означает только одно, вкладыш является документом строгой отчётности, он вносится в журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, но статусом самостоятельного не наделен. Более того, без основного документа, который он дополняет, вкладыш недействителен.

Место для вкладыша

Действующие Правила ведения и хранения трудовых книжек, на основании которых и производиться заполнение книжки и дополнений к ней, не указывают, куда необходимо вшивать вкладыш. Чаще всего, его помещают после последней страницы перед обложкой, прикрепляя при этом к обложке.

Но закрепление его, скажем, в средину документа тоже не будет нарушением. Здесь действует правило целесообразности. Дополнение лучше вложить туда, где оно будет более надёжно закреплено.

Нюансы оформления

В случае возникновения необходимости заполнения вложения нелишне акцентировать внимание на следующих нюансах:

1. Внесение данных и регистрация вложения производится тем работодателем, у которого возникла необходимость в занесении записи при неимении свободных строк в разделе,где должна быть сделана необходимая запись.
2. Работнику кадрового подразделения, заполняя титульный лист, полагается проставить фактическую дату заполнения. Это означает, что она будет отличаться от даты выдачи книжки и является более поздней.
3. Производя заполнение титульного листа приложения, необходимо вносить записи актуальные на момент регистрации данного вложения. Для этого работником предоставляется паспорт и документ об образовании или, в случае наличия, о повышении квалификации. Все данные должны соответствовать фактическому положению дел на момент заполнения. Например, работник получил высшее образование уже после получения трудовой. Во вкладыше будет занесена его специальность согласно нового документа-диплома о высшем образовании.
4. Произведённые записи обязательно проверяются владельцем книжки, он ставить подпись. Вноситься также информация о лице, производящем заполнение документа, кроме того,правильность записей визируется подписью и печатью работодателя, оформившего вкладыш. Здесь, необходимо обратить внимание, стоит ли печать на титульном листе самой книжки, в которую будет вложено дополнение, если печать не проставлена следует обязать работника поставить её у того работодателя, который оформлял документ.
5. В книжку может быть внесено такое количество вкладышей, какое потребуется для занесения всех необходимых записей, отображающих трудовую деятельность работника. Регламентации их количества нет и регистрируется столько, сколько потребуется для внесения всех записей в трудовую.

Вложенный документ в обязательном порядке вшивается в книжку. Он не может быть прикреплён степлером либо вклеен также, нельзя хранить его отдельно от основного.

Рекомендация: Сначала желательно заполнить титульный лист и внести требуемую запись, а уже затем прикреплять к основному документу. Неправильное заполнение первого листа исправлять запрещено. Необходимо:

• Изъять ошибочно заполненное приложение.
• Составить акт об испорченном бланке, и уничтожить сам неверно заполненный бланк.
• Зарегистрировать факт испорченного бланка в Книге регистрации движения трудовых и вкладышей к ним.
• Дальше следует получить и выписать без исправлений и ошибок следующий вкладыш.
• Заполненный бланк прикрепить к трудовой.

Только произведя предписанные в этом случае действия, внеся все нужные записи и проверив их, следует подшивать правильно заполненное новые вложение к основной книжке.

Правила постановки штампа

При дополнении трудовой книжки приложением на ней делается пометка о новом дополнении. Обычно — это постановка штампа о наличии дополнения на титульном листе книжки. Здесь проводятся такие действия:

• На титульном листе основного документа проставляется штамп «Вкладыш выдан» с указанием необходимых реквизитов: серии и номера нового вложенного документа.
• Оформляя несколько вкладышей, штампы проставляются каждый раз, при регистрации нового.
• При отсутствии у работодателя штампа можно отметку о приложении сделать от руки.
• Обязательно нужно проследить, чтобы новые отметки не закрывали другие, уже существующие надписи на основном документе и не мешали чтению ранее сделанных записей.
• В случае, если при заполнении вложения допущена оплошность и документ необходимо уничтожить, а штамп уже проставлен, потребуется сделать запись о недействительности отметки.

Ключевые моменты заполнения

Нередко при оформлении приложения возникает ряд вопросов по его заполнении. Среди них наиболее часто встречающиеся касаются заполнения граф.

Заполняя, следует помнить о некоторых следующих моментах:

1. Нумеруя записи во вкладыше, продолжают нумерацию трудовой, например, в книжке последний номер 15, значит, во вкладыше будет – 16.
2. В случае недостатка необходимого места для окончания начатой записи в трудовой, продолжение её переносится в приложение. Запись во вложенном документе начинается с того места, где обрывается в основном, например, в книжке: «Назначить заведующим отделом снабжения» — во вкладыше «с 1 сентября 2010 года».
3. В некоторых случаях происходят изменения личных данных владельца книжки, например, фамилии, уже после вшивания приложения – они вносятся в титульный лист и всех наличных приложений в ней, здесь также указывается, на основании какого документа было внесено изменения.
4. Записи во вкладыше делаются на основании тех же правил и в таком же порядке, как и в книжке. Порядок занесения информации ничем не отличается от занесения записей в основной документ. Например, нельзя делать сокращения «ст.» вместо слова «статья», сокращать слова приказ, распоряжение.

Алгоритм внесения дополнений

В целом процедура вшивания будет выглядеть следующим образом:

• Получить бланк нового приложения.
• Заполнить титульный лист согласно с паспортными данными и данными документа об образовании.
• Получить подпись владельца
• Завизировать подписью и печатью работодателя.
• Перенести необходимые данные в положенные графы согласно трудовой.
• Проставить штамп на титульной странице.
• Подшить приложение.
• Занести данные о вложенном документе в Книгу учёта.

Вшивание: поэтапный процесс

Нередко возникает вопрос, как правильно закрепить дополнение. Здесь уже упоминалось о запрете его вклеивать либо скреплять степлером. Предполагается, что каждое новое вложение будет вшито в основной документ с помощью ниток и иголки либо на специальном станке. При проведении процедуры можно использовать белые либо чёрные нитки.

Дальше приведено пошаговое руководство для вшивания дополнения с помощью иглы и ниток:

1. Развернуть её на последней странице перед обложкой.
2. Открыть вкладыш посередине, так чтобы можно было протянуть иглу.
3. Сделать шилом нужное количество отверстий, и протянуть в них иглу с нитками.
4. Через проделанные отверстия пришить с помощью иголки с нитками новый документ к обложке уже имеющегося.Стежком необходимо сделать столько, чтобы он крепко держался.
5. Вывести нитки в середину вкладыша, крепко их завязать и отрезать лишнее.

Внимание! Отделять вкладыш от обложки категорически запрещается. Он должен быть подшит вместе с обложкой. Её отсутствие может служить причиной признания недействительности приложения.

Что нельзя делать?

Законодатель запрещает некоторые действия, которые могут повлечь за собой признания недействительным не только дополнение, но и трудовой в целом, а это, в свою очередь, повлияет на зачисления трудового стажа при расчёте пенсионных выплат владельцу.

Итак, нельзя следующее:

1. Для вписывания новых данных оформлять ещё одну, новую трудовую книжку, заменяя ею вкладыш.
2. Даже при наличии свободного места в других разделах, заносить в них сведения, не относящиеся к ним и касающиеся других граф, запрещено. Например, нельзя зачёркивать в разделе «Сведения о награждениях» слово «награждениях» и вписывать «работе» с фиксированием в дальнейшем там данных о работе.
3. Добавлять отдельные листы соответствующего формата в раздел, где уже нет места для записей.

homeurist.com

Вкладыш в трудовую книжку — как оформить, кто должен покупать

Во многих ситуациях при длительной работе или частой смене мест ведения деятельности может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку и далеко не все работодатели или сами сотрудники знают, для чего нужен данный документ, по какой форме он оформляется и кто должен его покупать. При этом следует помнить, что данный вопрос имеет строгое законодательное регулирование и нарушение его порядка может привести к ущемлению прав трудящегося или к привлечению работодателя к ответственности. О том, что такое вкладыш в трудовую книжку, как оформляется он в книге учета движения документов предприятия и о других нюансах, связанных с его ведением и заполнением следует знать каждому кадровому специалисту.

Вкладыш в трудовую книжку – что это такое, законодательное регулирование

Вкладышем в трудовую книжку называется отдельный документ, дублирующий поля, предусмотренные в самой книжке. Соответственно, ответить на вопрос, для чего нужен вкладыш в трудовую книжку можно даже исходя из его содержания – он используется, когда в трудовой или её отдельной части нет свободных страниц для новых записей. Это значит, что трудящийся не имеет необходимости заводить новую трудовую книжку, если в старой заканчиваются страницы. Вкладыш является целиком официальным документом, имеющим определенный уровень защищенности от подделок и предоставляемый соответственно установленной законодательно форме.

Непосредственно вопросы регулирования использования вкладышей закреплены в различных нормативных документах РФ, к которым можно отнести:

• Постановление Правительства №225 от 16.04.2003. Этот нормативный документ является основным, согласно которому реализуются все иные нормативные акты и принципы правового регулирования применения трудовых и вкладышей. Именно в нем закреплены правила хранения и ведения означенной документации, а также необходимые формы документов.
• Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003. Данное постановление устанавливает общие правила, соответственно каковым заполняются и используются как сами трудовые книжки, так и вкладыши в них.
• Приказ Минфина №117н от 22.12.2003. Данный приказ утверждает действующий порядок, в соответствии с которыми российские работодатели обеспечиваются бланками самих трудовых книжек и вкладышей, так как именно на эту сторону трудовых взаимоотношений накладывается обязанность по ведению и оформлению означенной документации.

Вкладыш является официальным документом, однако юридическую силу он обретает и имеет только при предъявлении вместе с трудовой книжкой. Сам же по себе этот документ не может быть принят или рассмотрен ни работодателями, ни иными организациями.

Как оформляется вкладыш в трудовую книжку

В целом внесение отметок во вкладыш должно производиться аналогичным образом, как и непосредственное заполнение трудовой книжки. Данные действия осуществляются непосредственно работодателем сотрудника – лишь это лицо обладает правом для внесения каких-либо записей либо передачи таковых полномочий отдельным работникам, в том числе и служащим кадрового отдела. Так, при заполнении его следует учитывать следующий порядок действий:

1. Титульный лист вкладыша заполняется с учетом фактической даты оформления документа. При этом проставляется именно дата заполнения вкладыша, а не оформления трудовой книжки.
2. На вкладыше проставляются фактические данные сотрудника на момент его заполнения. Это важно для случаев, если работник изменял свою имя и фамилию, у него менялась должность или иные особенности установочных данных.
3. На титульном листе проставляется печать работодателя и подпись ответственного лица. Если же печать в организации не используется, то тогда её проставление не является необходимым.
4. Производится заполнение самого вкладыша. Порядок его заполнения является идентичным внесению записей в трудовую книжку. Так, нумерация записей на вкладыше должна продолжать имеющуюся в трудовой книжке нумерацию. Если же запись была начата в трудовой книжке, но не закончена – она продолжается во вкладыше с момента разрыва.
5. Вкладыш подшивается в книжку сотрудника.
6. На первом листе трудовой проставляется штамп о выдаче вкладыша в который вносится установочная информация вносимого документа, а если такового штампа нет – просто осуществляется аналогичная запись от руки.
7. Отметка о выдаче проставляется в книге учета движения трудовых книжек.

Вкладыши в трудовую книжку оформляются аналогичным образом как и сами книжки. То есть – они выполняются только в виде одобренных государством бланков, производимых компанией ГОЗНАК.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку – работник или работодатель

Так как рассматриваемые документы имеют определенную степень защиты и выполняются по строгой форме, их производство действующими федеральными нормативами целиком и полностью возлагается на ГОЗНАК. Работодатели обладают возможностью неограниченно приобретать как сами трудовые, так и вкладыши в виде бланков для хранения их в организации.

Таким образом, непосредственная покупка трудовых книжек и вкладышей в них обеспечивается именно работодателем. В его обязанности входит оформление самого заказа необходимой документации, оплата и доставка данного товара. При этом покупка данных документов у сторонних лиц является недопустимой, а таковая документация может считаться недействительной – на рынке существует достаточно большое количество подделок, использование которых впоследствии может обернуться проблемами как для работников, так и для самих работодателей.

Однако работодатель не обязан тратить свои собственные средства на проведение покупки бланков вкладышей – законодательство прямо разрешает работодателям возмещать означенные затраты на оформление трудовых и вкладышей за счет сотрудников. Таковое возмещение может быть произведено как в денежной форме непосредственным требованием работнику предоставить средства для оплаты оформления вкладыша в трудовую, так и простым вычетом затраченных сумм из заработной платы.

Но следует учитывать, что в данном вопросе имеется ряд ограничений, используемых для защиты прав трудящихся. К ним относятся следующие особенности:

• Работодатель вправе требовать оплаты вкладыша от работника в размере не выше фактической стоимости одного закупленного бланка. То есть – работодатель не может обязать сотрудника оплачивать покупку партии бланков вкладышей, даже если таковая была произведена.
• В случае, если порча документации произошла по вине работодателя, замену данных документов он осуществляет только за свой счет и не может требовать повторного возмещения потраченных средств от работника.
• Если же бланк вкладыша был испорчен самим работником, то работодатель вправе потребовать новой компенсации стоимости бланков от сотрудника.

Особенности и нюансы, связанные с вкладышами в трудовую книжку

При оформлении вкладыша запрещено:

• Вместо оформления вкладыша заводить новую трудовую. Обязывать работников заводить вторую трудовую книжку работодатель не может – он должен использовать исключительно вкладыши, если в документе закончилось свободное место.
• Использовать не предназначенные для вносимых записей разделы. Так, некоторые работодатели практикуют продолжение ведения записей в разделе, предназначенном для отметок о награждениях, самостоятельно исправляя его наименование. Эти действия являются целиком незаконными, а таковые записи впоследствии могут не быть приняты контролирующими органами. Вместо таковых действий следует вносить вкладыш.
• Вместо вкладыша нельзя использовать чистые простые листы бумаги или вырванные из других книжек. Они не могут вклеиваться или подшиваться в документ – использовать разрешается исключительно вкладыши на соответствующих изготовленных ГОЗНАКом бланках.

Важный факт – при необходимости внесения информации во вкладыш, таковую информацию должен вносить исключительно работодатель, выдававший вкладыш.

Также, следует обратить внимание работодателя на тот факт, что действующие нормативные акты не указывают конкретно, где должен вшиваться вкладыш. Поэтому для разрешения данного вопроса можно обратиться к судебной практике. Чаще всего суды и контролирующие органы не обращают внимания на то, где именно был подшит вкладыш, однако имеют место отдельные решения, признающие недействительными случаи подшивания вкладышей в соответствующие разделы книжек или по центру (месту прошивки) самой книжки.

Если же вкладыш подшивается в конце документа, перед обложкой, то это будет законным действием и в судебной практике нет случаев оспаривания таковой методики подшивки вкладыша в трудовую.

delatdelo.com

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Иногда в оформлении трудовой деятельности сотрудника возникает ситуация, что раздел сведений о работе заполнен до конца, и вносить новые записи некуда. В этом случае заводится вкладыш к трудовой книжке утвержденной формы. Кратко требования к его ведению можно сформулировать так:

1. Оформляется вкладыш, если в трудовой книжке все страницы раздела заполнены.
2. Заполнение и ведение его осуществляется работодателем по тем же принципам, что и сама книжка.
3. Вкладыш крепится к ней посредством вшивания и отдельно, без трудовой книжки, не является действительным документом.
4. При выдаче вкладыша в верхней части титульного листа трудовой книжки проставляется отметка с номером и серией заведенного вкладыша.

Несмотря на то, что правила оформления вкладыша в трудовой книжке широко известны и закреплены нормативными документами, существует ряд нюансов в его оформлении. У работников, занятых ведением трудовых книжек, периодически возникают вопросы, на которых стоит остановиться поподробнее.

Как вставить вкладыш в трудовую книжку?

Работник, которому предстоит оформление вкладыша в трудовую книжку, предъявляет паспорт с документами об образовании. На их основании будут заполнены сведения титульного листа вкладыша. Его датой заведения будет фактическая дата, когда были внесены первые записи.

Бланки вкладышей в трудовую книжку изготавливаются специализированными организациями. Они имеют соответствующую степень защиты от подделок. Работодатели обеспечиваются ими на платной основе по договору с распространителями или изготовителями. Работник возмещает работодателю средства, затраченные им на приобретение бланка вкладыша. Но если он был неправильно заполнен или испорчен в процессе первичного заполнения не по вине работника, то стоимость нового бланка оплачивается работодателем.

Уже заполненный вкладыш подшивается в трудовую книжку. У некоторых работников таких дополнений может быть несколько. Все они должны быть подшиты в порядке заведения под обложкой трудовой книжки и отражены в отметках на ее титульном листе.

Правила заполнения вкладыша к трудовой книжке строго не предписывают места, куда он должен быть вшит. Также не регламентируется качество используемых для этого ниток. Обычно его подшивают в самом конце трудовой книжки, между обложкой и последней из страниц. Хотя многие считают более удобным с технической точки зрения пришивание вкладыша к середине документа.

Первый лист вкладыша в трудовую книжку обязательно должен быть заверен разборчивой подписью лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, и печатью организации или кадровой службы. Это нужно сделать сразу при оформлении вкладыша. Ведь печати имеют обыкновение периодически меняться из-за реорганизаций, изменения названия или ведомственной принадлежности организации.

Как внести запись в трудовую книжку о вкладыше?

Во избежание ошибок, нужно сначала завести вкладыш, и только потом внести соответствующую отметку в штампе на трудовой книжке. Ведь в случае неправильного заполнения испорченный вкладыш подлежит уничтожению, а в трудовой книжке останутся его номер и серия. При этом придется ставить новый штамп, места для которого на титульном листе книжки не так уж много.

Запись в трудовой книжке о вкладыше, как правило, представляет собой специальный штамп с оттиском «Выдан вкладыш…» размером 10х25 мм, проставляемый в книжке. В нем указываются данные документа, его серия и номер. Причем правила заполнения вкладыша в трудовую книжку говорят именно о штампе, а это значит, что будет не очень корректной запись этих данных от руки. Хотя если трудовая книжка уже имеет рукописную запись таких сведений, то это еще не является основанием признать такой вкладыш недействительным.

Также правила не регламентируют, где именно в трудовой книжке должен стоять такой штамп. Обычно он ставится в правом верхнем углу первой страницы (титульного листа) трудовой книжки. Причем делается это так, чтобы он не закрывал собой других записей, содержащих сведения о работнике.

Отметка проставляется при выдаче первого вкладыша и всех последующих. Сколько их будет, столько и штампов должно быть в трудовой книжке. Поэтому работодателю все же лучше иметь соответствующий требованиям штамп для этих целей.

Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку?

Нумерация записей вкладыша начинается не с начала, а является продолжением нумерации каждого из разделов книжки. То есть порядковый номер внесения записи во вкладыш трудовой книжки будет следующим после того, которым закончились записи по данному разделу в книжке. Нумерация сквозная, как и в трудовой книжке. В ней исключены номера с дробными, литерными и другими индексами.

Но в практике заполнения вкладыша в трудовую книжку номер записи может быть тем же, что и в книжке. Это возможно в случае, если текст ее, начатый в одном из разделов трудовой книжки, продолжается в соответствующей части вкладыша.

К примеру, запись под номером 28, начатая в разделе сведений о работе трудовой книжки, вместила в себя только сведения о приеме работника с указанием профессии (должности), а все остальное уже не поместилось. Тогда оставшиеся данные о структурном подразделении (месте работы) будут занесены уже в соответствующий раздел вкладыша. И номер записи будет тот же – 28.

Заполняем вкладыш в трудовую книжку без ошибок

Во избежание возможных проблем с трудовой книжкой в будущем, например, при оформлении пенсии, стоит знать, что в оформлении вкладышей категорически запрещено. К таким серьезным нарушениям относятся:

1. использование вместо вкладышей новых бланков трудовых книжек}
2. зачеркивание слов «о награждении» в наименовании соответствующего раздела и последующая их замена словами «о работе» с занесением в сведений о работе в полученный путем переименования раздел}
3. вшивание или вклеивание в качестве вкладышей чистых листов}
4. зачеркивание неточных или неверных записей.

Если в разделах вкладыша в трудовую книжку о работе или о награждениях обнаружена ошибка, ни в коем случае нельзя зачеркивать ранее внесенные сведения. Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку предписывает другой способ исправления ошибок. Он заключается в изменении записей путем признания неверных сведений недействительными с последующим внесением точных записей.

Так, к примеру, если допущена ошибка в графе 3 записи раздела сведений о работе, то она остается без изменения. А записью под следующим номером будет текст: «Запись за номером (указывается номер предыдущей записи)… недействительна». И здесь же должна быть занесена правильная формулировка графы 3 записи. В графе 4 все верные данные ранее сделанной записи повторяются. Таким способом нужно исправлять любую имеющуюся в трудовой книжке или вкладыше неточность. Даже если это будет всего лишь ошибочный номер записи во вкладыше в трудовую книжку.

Правилами предусмотрено исправление выявленных неточностей там, где неправильные записи были внесены, либо на новом месте работы при предъявлении работником официального документа с предыдущего места за подписью работодателя о допущенной ошибке. Вносимые изменения должны соответствовать подлиннику или заверенной копии приказа (распоряжения). В случае, если он не сохранился или содержит ошибку, то правильная запись делается на основании других подтверждающих сведения о работе документов. Показания свидетелей не могут служить таким основанием, за исключением случаев, в отношении которых имеется решение суда.

Как правильно заполнить трудовую книжку со вкладышем при изменении фамилии работника?

Если сотрудница, уже имеющая вкладыш в трудовой книжке, сменила фамилию в связи с замужеством, то соответствующие изменения необходимо внести не только в трудовую книжку, но и одновременно во вкладыш. Это касается любых сведений титульного листа: имени с отчеством, даты рождения и образования. Все изменения вносятся на основании соответствующих документов со ссылкой на их реквизиты. Для этого на титульных листах и вкладыша, и трудовой книжки одной линией перечеркиваются старые сведения, после чего рядом или выше (где есть место) вносятся новые. Ссылки на подтверждающие изменения документы наносятся на внутреннюю сторону обложки, заверяются подписью ответственного лица и печатью.

Нужно не забывать при оформлении вкладыша делать соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек, указав его серию и номер. Ведь вкладыш, хоть и является дополнением трудовой книжки, все же – отдельный документ.

hr-portal.ru

Вкладыш в трудовой книжке: образец, заполнение

Стоит понимать, что трудовая книжка при большом рабочем стаже может также закончиться, так как данный документ не безграничен. Бывают такие случаи, что трудовая книжка уже подходит к финалу, а до пенсии еще очень далеко и тогда возникает вопрос, а что теперь делать? В этой ситуации все решается за счет вкладыша. Его необходимо вшить в трудовую книжку, которая заканчивается, что будет свидетельствовать о ее продолжении.

Что такое «вкладыш» в трудовую книжку?

Вкладыш трудовой книжки – это официальный документ, которые обладает такими характеристиками:

1. Параметры 8,8-12,5 см.
2. Обложка должна быть в обязательном порядке картонного образца.
3. Должен содержать не менее 46 страниц.
4. Обладает элементами защиты.

По содержанию вкладыш напоминает трудовую книжку, то есть с такими же графами и иной структурой. Также стоит обратить внимание, что вкладыш имеет свои идентификационные номера, которые проставляются на каждой страничке в правом углу, как в трудовой книжке. Данные ИИН в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в книжке, и в таком случае получается, что эти два официальных документа неразрывно связаны между собой.

С какой целью используется и зачем нужен вкладыш?

Если получилось так, что трудовая книжка сотрудника закончилась, и нет места для новой необходимой записи, то запрещается делать такие вещи, как:

1. Вычеркивать информацию о награждениях и поощрениях, а на их место вносить записи о работе.
2. Вкладывать или вклеивать бланки с других трудовых книжек, чтобы внести дополнительную информацию.
3. Начинать новую книжку.

Если закончилось место в трудовой книжке необходимо завести вкладыш, который будет служить, как продолжение данного официального документа. Вкладыш считается единственным законодательно обоснованным документом для продолжения внесения записей в трудовую книжку. Данное утверждение прописано в Правилах, которые были утверждены в 2003 году под номером 225.

Записи во вкладыш вносятся в таком же порядке, как и в трудовую книжку. Нумерация записей продолжается. Соответственно вкладыш становится законодательно обоснованным документом, который позволяет и дальше оформлять трудовую книжку, заносить трудовой стаж и в итоге подсчитать общий рабочий, чтобы начислить пенсионные выплаты.

Где можно получить вкладыш?

Что касается получения вкладыша, то этим занимается сотрудник кадровой службы, но никак не работник и владелец трудовой книжки. Как вкладыш, так и трудовая книжка должны храниться в отделе кадров или в бухгалтерии в случае, если бухгалтерия выполняет обязанности кадровой службы. Если в организации данных отделов нет, то за хранение и заполнение данных официальных документов должно отвечать уполномоченное лицо.

Если вы работаете на частного предпринимателя, то необходимыми бланками он обеспечивает лично каждого работника при необходимости. Следовательно, все бланки находятся и всегда должны быть лично у работодателя. Закупка таких бланков осуществляется в специальных торговых организациях. Хранятся такие документы вне доступа посторонних лиц. Обязательно необходимо их регистрировать в приходно-расходном журнале.

Если трудовая книжка сотрудника подходит к концу, то уполномоченное лицо за заполнение данного документа должно получить необходимый вкладыш и с соблюдением всех правил и норм приступить к продолжению заполнения. Заполняется вкладыш таким же аккуратным и понятным почерком, ни в коем случае нельзя допускать грамматические или орфографические ошибки. Покупкой таких вкладышей занимается либо непосредственно предприятие, либо директор, который считается юридическим лицом.

Как уже говорилось ранее, данные бланки имеют свою определенную степень защиты и покупка должна осуществляться в порядке, установленном законодательно и одобренном Минфином Российской Федерации.

Правильно будет, если предприятие заключит договор о поставке всей необходимой дополнительной  документации и бланках, так как доставкой не должен заниматься один из сотрудников предприятия – это неправомерно. Также сотрудник при покупке вкладыша или бланка, может приобрести документ, который будет иметь сомнительное происхождение, что недопустимо. В обязательном порядке работодатель должен заключать договора о поставке только с теми предприятиями, которые имеют определенную лицензию на реализацию полиграфической продукции.

Предприятие имеет право по усмотрению директора:

• выдать вкладыш сотруднику безвозмездно.
• выдать вкладыш за определенную плату.

Данные условия предусмотрены законодательно. Также работник должен знать, что стоимость такого вкладыша не должна превышать закупочную стоимость. Если бланки были закуплены по одной цене, а впоследствии цена выросла, то это не должно отразиться на стоимости при продаже сотруднику.

Заявление, необходимое для получения вкладыша

Если работодателем было решено взимать плату за вкладыш с сотрудника предприятия, то он может использовать два способа получения оплаты:

1. Получить деньги на руки, через бухгалтерию.
2. Произвести вычисления из заработной платы работника.

Выбор способа оплаты зависит исключительно от директора предприятия, и он не имеет права предоставлять выбор сотруднику. Также необходимо запомнить, что директору, что работнику, с которого будет взиматься плата в счет заработной платы, средства, вычисляемые из зарплаты, должны быть подтверждены разрешением работника в письменном виде, то есть в виде заявления. Данное разрешение пишется бухгалтеру, главному бухгалтеру или сотруднику кадровой службы. Это будет зависеть от принятого порядка на предприятии. Если данным вопросом на предприятии занимается уполномоченное лицо, то заявление пишется ему. Но необходимо помнить, что данный тип заявления оформляется на имя директора организации. Перед тем как пустить заявление в делопроизводство, его необходимо одобрить подписью директора, но этим занимаются либо кадровики, либо уполномоченное лицо.

Если заявление будет оформлено правильно и подписано директором предприятия, то производится отчисление средств с заработной платы работника. Если просьба о вычислениях не будет указана в заявлении, то их не имеют права осуществить. Данное заявление пишется в свободной форме, но в нем обязательном  в правом углу указываются данные о директоре и заявителе.

Само заявление должно иметь логически построенную информацию:

1. Просьба о предоставлении вкладыша в трудовую книжку, с указанием причин.
2. Просьба о выдаче правильно оформленного вкладыша.
3. Просьба об отчислении из заработной платы за текущий месяц стоимости вкладыша. В обязательном порядке необходимо указать реальную стоимость вкладыша. Информацию о стоимости можно получить либо у сотрудника кадровой службы, либо у уполномоченного лица, либо у бухгалтера.
4. Обязательно в конце заявление заверяется подписью и датой.

Как происходит выдача вкладыша?

Выдача вкладыша в трудовую книжку происходит лично на руки сотрудника. Также его может получить и уполномоченное лицо, обязательно под роспись. Если бланки хранятся у уполномоченного лица, то ему всего лишь необходимо взять вкладыш и приступить к заполнению документа. Заполнение вкладыша считается его официальной выдачей. Поэтому необходимо разобраться в одном моменте. Если директор предприятия требует плату за вкладыш с работника, то ему необходимо расписаться в приходно-расходном журнале самому либо написать прошение.

Информация о том, что вкладыш для трудовой книжки был выдан, указывается на внутренней стороне титульной странички трудовой книжки. В обязательном порядке сотрудник кадровой службы или уполномоченное лицо ставит печать и номер вкладыша. Номер указан типографическим способом на всех страничках документа. Это означает, что каждый экземпляр вкладыша уникальный, а запись о том, что вкладыш был выдан работнику, говорит о юридической силе документа.

Что касается записи, которая оставляется на титульной страничке трудовой книжки, то она оформляется таким образом: «Вкладыш выдан (и обязательно его ИИН)». Больше никакой другой информации не предоставляется.

Где регистрируется вкладыш для трудовой книжки?

Все документы, бланки и вкладыши, которые покупаются предприятием для внутренних нужд, должны проводиться соответствующим актом приемки. Также после покупки они оформляются в приходно-расходном журнале, где происходит регистрация их прихода и расхода.

Данный учетный журнал ведется бухгалтером или главным бухгалтером, и хранятся соответственно у него. Но бывают такие случаи, что бухгалтер занимается только приемкой, а за хранение отвечает сотрудник кадровой службы либо уполномоченное лицо. Если бланк все-таки хранится в бухгалтерии, то сотруднику кадровой службы необходимо подать заявку для получения вкладыша и затем отчитаться за его использование.

Если получилось так, что вкладыш был испорчен при заполнении титульного листа или при внесении первой записи, то необходимо его списать специальным актом, а затем уничтожить. Ни в коем случае нельзя использовать испорченный бланк или вкладыш. Если сотрудник устраивается на новое место работы, то вкладыш трудовой книжки и сама книжка регистрируются под одним номером в «Книге учета движения трудовых книжек». Регистрация проходит на основании данных, которые предоставлены в книжке.

Правила и инструкция ведения и заполнения вкладыша

Ведение данного официального документа должно основываться на таких важных документах, как:

1. Правила, которые были утверждены уполномоченными законодательными органами в 2013 году под номером 225.
2. Постановление Министерства труда и социального развития от 2003 года под номером 69 – «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек и вкладышей к ним».

Заполнение вкладыша должно осуществляться в обязательном порядке в соответствии с вышеперечисленными документами. Вкладыш для трудовой книжки должен заполняться аккуратно, без ошибок и зачеркиваний. Заполнение происходит до внесения номера в трудовую книжку и до подшивки, так как может быть допущена ошибка или помарка. Если такое случилось, то придется вносить изменения на титульную страничку и менять бланк. Если допущена ошибка при заполнении вкладыша, то необходимо его заменить, а испорченный списать.

Дата записи должна соответствовать времени внесения изменений:

1. Информация, связанная с увольнением или принятием на работу.
2. Информация, связанная с переименованием отдела или предприятия.
3. Информация, связанная с изменением формы собственности.

Письменную запись во вкладыше можно заменить печатью предприятия. Печать также ставится в правом верхнем углу титульной странички трудовой книжки. Печать должна иметь форму прямоугольника не более 1*2,5 см, которая включает такую формулировку: «Выдан вкладыш». Номер вкладыша вписывается вручную уполномоченным лицом за выдачу данного документа.

Также происходит непосредственное перенесение информации из трудовой книжки во вкладыш. Определение места для последней записи определяется визуально сотрудником кадровой службы или уполномоченным лицом. Запись вносится, и таким образом заполняется оставшееся место. Последующие записи вносятся уже во вкладыш.

Нумерация записей во вкладыше продолжается. Например, в трудовой книжке последняя запись была под номером 20, следовательно, во вкладыше первая запись будет под номером 21. Если у сотрудника закончился один вкладыш и начался другой, то нумерация во втором продолжается в соответствии с первым.

Поэтапное оформление вкладыша

Вкладыш оформляется по аналогии с трудовой книжкой. Если изменения, касающиеся личных данных, были не указаны в трудовой книжке, то они недопустимы и во вкладыше. После того, как вкладыш заполнен, необходимо:

1. Сравнить всю внесенную информацию.
2. Поставить печать или сделать собственноручную запись.
3. Внести уникальный ИИН.
4. Подшить вкладыш.

Подшитый вкладыш прикрепляется к трудовой книжке согласно инструкции. Подшив данного документа осуществляется при помощи обыкновенных ниток. При подшивке также необходимо придерживаться определенной последовательности действий.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Необходимо запомнить, что вкладыш не считается действительным без наличия трудовой книжки. Данное правило закреплено в трудовом законодательном акте —  «Правила и Инструкции». Без трудовой книжки по вкладышу нельзя:

1. Устраивать сотрудника на работу.
2. Увольнять сотрудника с занимаемой должности.
3. Осуществлять запись учетной записи.
4. Осуществлять иные процедуры.

Данный документ считается действительным, если он подшит к трудовой книжке и его номер указан на титульной страничке.

Вкладыш является обязательным документов в случае, если трудовая книжка заканчивается. Также он должен оформляться в соответствии с правилами и инструкциями. Ни в коем случае при заполнении не допускаются ошибки или помарки. Также вкладыш не имеет статуса самостоятельного документа и будет действителен только вместе с трудовой книжкой. Обязательно его необходимо регистрировать, чем занимаются сотрудники кадровой службы, бухгалтеры или уполномоченные лица. 

 

Эта статья была вам полезна? Поделитесь с друзьями!

xn—-8sbeh0ahhpccbdsxemcdk5p.xn--p1ai

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – это основной документ, который содержит информацию о всей трудовой деятельности, стаже работника. Обязанность ведения книжек  возложена на работодателя – в трудовую книжку должна быть внесена вся информация о трудовой деятельности работника: награждения за достижения в работе, переводы на другую должность и т.д.

Иногда при внесении информации работодатели сталкиваются с тем, что в книжке уже не хватает свободного места для записей. Что делать в таком случае, необходимо ли заводить работнику другую трудовую книжку? Если в трудовой книжке работника заполнены все странички раздела, то к трудовой книжке стоит пришить вкладыш и продолжить вносить информацию в нем. Кроме того, вкладыш в трудовую книжку стоит оформлять в случае, когда на титульном листе и внутренней обложке документа уже не хватает места для внесения информации об изменении персональных данных работника. Такая ситуация может случиться, например, если работница несколько раз выходила замуж и меняла фамилию.

Когда оформляется вкладыш в трудовую книжку?

Кроме того, вкладыш оформляется также в следующих случаях:

• раздел еще не закончился, но при заполнении трудовой книжки работодатель понимает, что на последнем развороте слишком мало места, чтобы поместить необходимую запись. В таком случае возможно оставить одну-две строки пустыми и новую запись оформлять уже во вкладыше;
• работодатель начал вносить запись, однако уже в процессе понял, что полностью она не помещается. Не возбраняется продолжить запись во вкладыше.

Работодателям необходимо помнить, что все записи в трудовой книжке производятся полностью, без каких-либо сокращений и вносятся в разделе под порядковыми номерами. Кроме того, если в трудовой книжке закончился раздел «Сведения о работе» нельзя залазить при заполнении в раздел «Сведения о награждении». Каждый раздел предназначен для отражения определенного типа сведений.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Оформить вкладыш в трудовую книжку необходимо в том же порядке, что и в трудовую книжку. Его форма утверждена постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. При оформлении каждого вкладыша в трудовой книжке нужно поставить специальный штамп с информацией «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша. Штамп стоит ставить на титульном листе трудовой книжки в месте, где указаны идентификационная информация – серия и номер, ФИО работника, и постараться сделать это так, чтобы штамп не мешал чтению других записей, которые содержат сведения о работнике. Если у работодателя нет в наличии штампа, можно сделать запись от руки – однако штамп понадобится заказать.

Куда вшивается вкладыш в трудовую книжку? Вкладыш нельзя просто приложить к трудовой книжке — его нужно вшить, чтобы книжка и вкладыш образовали единое целое. Стоит иметь ввиду, что без трудовой книжки, отдельно, вкладыш недействителен. Подшить вкладыш в трудовую книжку необходимо в конце – между последней страницей и задней обложкой. Титульный лист вшитого вкладыша необходимо заполнить в том же порядке, как заполнен титульный лист самой трудовой книжки. Порядковые номера записей в прикрепленном вкладыше по каждому разделу не начинаются заново, а продолжают порядковую нумерацию в соответствующих разделах трудовой книжки.

Если изменяются личные данные работника, то изменения должны быть внесены и в трудовую книжку, и во вкладыш.

Работодатели часто ищут, как пришить вкладыш в трудовую книжку. На самом деле в правилах ведения трудовых книжек нет строгих указаний, как вшивать вкладыш. Обычно с помощью шила в трудовой книжке и вкладыше в одинаковых местах делаются проколы посередине. Затем с помощью суровой нити и иглы вкладыш и книжка скрепляются между собой. Отдельных указаний о том, какого цвета и качества должны быть нити, нет.

Не разобравшись, как подшить вкладыш в трудовую книжку, работодатель может сделать это неправильно. Это может грозить утерей вкладыша в дальнейшем. Так как речь идет именно о вкладыше, то подразумевается, что трудовая книжка уже была полностью заполнена и работник получил больший стаж. Вопрос оформления дубликата вкладыша трудовой книжки в случае его утраты или порчи законодательством не урегулирован, поэтому целесообразно сделать это по аналогии с порядком выдачи дубликата книжки.  При утере вкладыша, необходимо будет оформить работнику дубликат при условии, что он предоставит документы о работе, записи о которой содержались во вкладыше трудовой книжки.

spmag.ru