Вкладыш трудовой книжки – Вкладыш в трудовую книжку — зачем нужен, образец как оформить и вшить, где взять и кто должен покупать, где регистрируются, цена вкладышей Комус и где можно купить в Москве и СПб

Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку

На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

Вкладыш в трудовую книжку принято считать отдельным документом, но без самой трудовой книжки он не является действительным. При оформлении вкладыша многие работодатели допускают огромное количество грубейших ошибок.

Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений. Что же происходит на практике? Когда в бланке трудовой заканчивается пустое место в разделе «Сведения о работе» и просто некуда вносить новую информацию, кадровики делают следующее: в разделе «Сведения о награждениях» перечеркивают слово «награждениях» и пишут «работе». Такие действия являются ярким примером безответственного, некорректного ведения бланков трудовых книжек со стороны работодателей. Проблемы, которые в будущем, скорее всего, появятся у сотрудника:

1. Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
2. Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.

Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

• Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
• Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:

1. фамилию, имя и отчество}
2. дату рождения}
3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).

• Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
• Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

1. На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
2. Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
3. Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу

Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ.  Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.

По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

• Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

Сотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме. Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может. Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш. После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства. Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.

• На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

• Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Дополнительная информация

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные. От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей. Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

hr-portal.ru

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее. В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш. Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить. Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек. Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

• зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности}
• вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку}
• применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

Вшивание вкладыша

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа. Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша. Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

• трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой}
• вкладыш разворачивается посредине}
• шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке}
• при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)}
• нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки. Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа. Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя. Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу. Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись. Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке. Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании. После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.

hr-portal.ru

Как сделать вкладыш в трудовую книжку?

Каждый работодатель несет ответственность за обеспечение правильного ведения и хранения на территории своего предприятия трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого он может назначить ответственное лицо. Обычно ответственность по этими вопросами возлагается на специалиста кадровой службы. Когда данный специалист по кадрам замечает, что все страницы какого-то раздела трудовой книжки любого сотрудника этой организации полностью заполнены, ему необходимо будет приступить к оформлению вкладыша. Что для этого надо знать и как сделать вкладыш в трудовую книжку?

Обеспечение бланками

Обязанность каждого работодателя  иметь определенный запас бланков вкладышей в трудовую, п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правил).

Бланки должны быть со степенью защиты образца, определенного в Приложении к Приказу Минфина РФ от 22.12.2003 г. N 117н. Изготовлять эти бланки имеет право Объединение «}ГОЗНАК»} Минфина РФ.

Работодатель может заключать договор на приобретение этих бланков с юридическим лицом, а также ИП (распространителем).

Как правильно оформлять вкладыш в трудовую книжку?

Возмещение стоимости бланков работниками

Если  специалист кадровой службы заметил, что в трудовой книжке работника закончились листы для записей, то он должен вызвать сотрудника, чья книжка закончилась и принять от него заявление о выдаче ему бланка вкладыша.

Здесь нужно учесть один нюанс. Работники организации обязаны оплатить стоимость оформляемых им бланков. Сумма возмещения стоимости бланков устанавливается в размере затрат на их приобретение (п.47 Правил).

Каким способом возможно произвести эту оплату? Работодатель может предложить своим сотрудникам несколько вариантов возмещения стоимости бланков вкладышей, например:

1. Перечислить указанную ему сумму за оформление соответствующего бланка на банковский счет данной организации.
2. Внести в кассу организации наличные деньги. При этом способе оплаты бухгалтерия должна будет воспользоваться кассовым аппаратом.
3. Оговорить удержание стоимости этого бланка из его заработной платы, прописав это в своем заявлении с просьбой об оформлении соответствующего бланка.

Составление заявления

Заявление можно оформить по следующему примеру:

&nbsp}

Генеральному директору
ОДО «}Омега»}
Соколу  Е.И.

инженера

Петренко Лилии Петровны

&nbsp}

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оформить вкладыш в мою трудовую книжку. Стоимость бланка вкладыша в размере 94 ( девяносто четыре ) рубля 00 копеек прошу удержать  из моей заработной платы за февраль 2014г.

&nbsp}

«}___»}______ 2014г.              ______________________               Петренко Л.П.

(Подпись)

Некоторые организации, придерживаясь ч.2 ст.5, ч.1 ст.8 ТК РФ, в своих нормативных актах (обычно в Коллективном договоре) предусматривают бесплатную выдачу таких бланков своим работникам. И тогда вопрос о способах возмещения стоимости этих бланков сотрудниками данной организации становится неактуальным.

Получение бланков трудовых и (или) вкладышей ответственным лицом

По собранным от работников заявлениям сотрудник кадровой службы составляет заявку на получение бланков трудовых и (или) вкладышей, подписывает ее у работодателя и передает в бухгалтерию вместе с заявлениями работников. По этой заявке соответствующий работник бухгалтерии выдает ответственному лицу кадровой службы запрашиваемые для оформления бланки под роспись.

Учет бланков

Ответственный за учет бланков этих документов работник бухгалтерии должен вести специальную приходно-расходную книгу. Он заполняет все данные, связанные с получением и выдачей данных бланков, указывает их номера и серии (п.41 Правил).

В конце месяца специалист по кадрам передает в бухгалтерию отчет по наличию у него полученных бланков трудовых и (или) вкладышей. А бухгалтерия по заявлениям сотрудников должна будет удержать стоимость этих бланков из их зарплаты.

Если в заявлении работника не было оговорено удержание из его зарплаты стоимости бланка, то в данном отчете работник кадровой службы должен будет указать все суммы, полученные за оформление этих бланков и приложить соответствующий приходный кассовый ордер (п.42 Правил).

Как завести вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш —} это документ, который не является действительным без самой трудовой книжки. Поэтому оформляя вкладыш, ответственный работник кадровой службы обязан будет его вшить в закончившуюся трудовую книжку (п.38 Правил).

Прежде, чем вшивать вкладыш, рекомендуем ответственному специалисту по кадрам сперва произвести его заполнение. Поскольку в случае ошибочно внесенных записей в новый бланк вкладыш может быть испорчен, и потребуется его замена на другой чистый бланк, а тогда придется заниматься еще и процедурой изъятия бланка вкладыша из трудовой книжки и повторным вшиванием другого вкладыша. Следует отметить, что в такой ситуации оплата стоимости испорченного бланка возлагается на работодателя (п.48 Правил), а сами бланки подлежат уничтожению, но предварительно следует составить акт об этих испорченных бланках.

Правилами не установлено в каком именно месте трудовой книжки вшивается вкладыш. Обычно его принято вшивать в конце трудовой книжки плотными нитками и толстой иглой, либо помогать себе прокалывать дырки шилом. Когда вкладыш хорошо вшит, нитку следует закрепить, чтобы она со временем не ослабла и не распустилась, и чтобы вкладыш не мог случайно выскользнуть из трудовой книжки и потеряться.

Прикалывать вкладыш металлическими скобами при помощи степлера, либо прикреплять его скрепками к трудовой книжке нельзя, так как это скрепление не является надежным. Поскольку металл может окисляться и ломаться, есть немалая вероятность утери вкладыша. То есть это будет означать, что работодателем не соблюдаются установленные Правила, за что ст.5.27 КоАП РФ предусмотрены соответствующие виды административной ответственности.

Делается ли запись в трудовую книжку о вкладыше?

При оформлении вкладыша согласно п.39 Правил в трудовой книжке соответствующего работника необходимо проставить штамп следующего содержания, например:

Также в данном штампе ответственный специалист по кадрам должен будет указать серию и номер оформленного им вкладыша.

К сожалению, Правилами не установлено, в каком месте трудовой книжки необходимо проставлять оттиск данного штампа. На практике обычно штамп «Выдан вкладыш» ставится на титульном листе трудовой книжки. Разместить оттиск штампа необходимо  таким образом, чтобы он не перекрывал ранее сделанных записей на этом листе.

Если вместо указанного штампа в трудовой книжке будет произведена запись такого же содержания от руки, то, скорее всего, это не будет являться основанием для того, чтобы вкладыш был признан недействительным. Однако Правилами определено, что работодатель должен иметь подобный штамп и проставлять его оттиск в каждом случае выдачи вкладыша своим сотрудникам.

Учет оформленных вкладышей

Когда вкладыш оформлен, и специалист по кадрам вшил его в трудовую книжку, наступает момент регистрации данного вкладыша в еще один учетный документ, который имеет название  «}Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»} (п.41 Правил).

При увольнении работника, которому был оформлен вкладыш в данной организации, он должен будет расписаться в разных строках этой учетной книги:

— за получен­ную им трудовую книжку,

— за оформленный ему вкладыш.

При этом свои подписи он должен также проставить в личной карточке и в приказе об увольнении.

hr-portal.ru

Правильно прикрепляем вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка гражданина Российской Федерации – важнейший документ, который фиксирует в себе основные трудовые события своего владельца. Как и любой другой учетный регистр, трудовая книжка также не безразмерна. Иногда происходит так, что раздел, содержащий сведения о работе, заканчивается раньше, чем сама трудовая деятельность работника. В таком случае имеет место оформление дополнительного регистра – вкладыша в трудовую книжку. Что это за документ и как прикрепить вкладыш в трудовую книжку?

Распространенные ошибки

Безусловно, трудовое законодательство РФ обязует каждого сотрудника отдела кадров изучать специальные правила и инструкции, которые дают исчерпывающий перечень норм и рекомендаций по поводу заполнения и хранения бланков трудовых книжек на предприятии. Эти правила не обошли стороной также и особую процедуру – оформление и заверение вкладышей в трудовые книги. К сожалению, некоторые кадровики пренебрегают этими правилами, тем самым нанося значительный вред трудовым документам сотрудников. Перечислим основные «погрешности» кадровых сотрудников, связанные с вкладышами в трудовые книжки работников предприятия:

• вместо законного оформления вкладышей в трудовые книжки работники отдела кадров продолжают вносить основные сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях»}
• вклеивают в конце трудовой книжки чистые белые листы, имитируя продолжение трудовой книжки}
• незаполненные листки из старых бланков трудовых книжек оформляют как вкладыши.

Все вышеперечисленные действия не являются законными. Информация, которая вносится в такие псевдо-вкладыши, теряет свою юридическую значимость. Важно, что кадровые сотрудники должны знать не только как оформить, но и как следует прикрепить вкладыш к трудовой книжке.

Оформление и заверка

Законом четко установлен порядок оформления вкладышей в трудовые книги. На эти вкладыши распространяются абсолютно все требования, применяемые к трудовой книжке. Основные этапы формирования дополнительного трудового документа – вкладыша в бланк трудовой книги:

1. В случае окончания пустых строк в разделе «Сведения о работе» или в разделе «Сведения о награждениях» кадровый работник обязан продолжить заполнение трудовой книжки. Это осуществляется посредством вшивания вкладышей.
2. На титульной странице трудовой книги в верхнем правом углу ставится отметка и штамп с указанием на то, что был выписан вкладыш.
3. Также в трудовой книжке должны стоять номер и серия выданного вкладыша.
4. Руководитель обязан обеспечить каждого своего работника трудовыми книжками и вкладышами, а каждый кадровик обязан знать, как пришивать вкладыш в трудовую книжку, чтобы в будущем не возникли проблемы по поводу расчета страхового и трудового стажа владельца бланка трудовой.
5. Вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому по закону считается, что вкладыш без трудовой признается недействительным.
6. Если штамп отсутствует, то можно написать от руки фразу «выдан вкладыш». Такие действия не считаются незаконными, однако работодателю со временем все-таки придется приобрести необходимый штамп.
7. Правила заполнения титульной страницы вкладыша такие же, как при заполнении титульного листа трудовой книжки.

Как прикреплять вкладыш в трудовую книжку

После грамотного оформления и заверения вкладыши должны быть закреплены в трудовой книжке. Если пренебречь этим правилом, то появляется потенциальная угроза утери вкладыша.

Законодатель не дает четких указаний на то, где именно закреплять вкладыши: в конце трудовой книжки, в начале или посередине. Решение этого вопроса полностью зависит от предпочтений работодателя. Тем не менее, для удобства принято закреплять вкладыш в конце трудовой. Такое расположение не только поспособствует сохранности вкладыша, но и не нарушит хронологию и порядок вносимых данных.

Немаловажным вопросом остается и следующий: нужно ли пришивать вкладыш в трудовую книжку? Согласно ныне действующим актам трудового законодательства, все оформленные вкладыши должны быть именно вшиты. Не допускается вклеивание вкладышей, присоединение скобами степлера, вклеивание при помощи скотча. Только вшивание считается наиболее надежным способом присоединения вкладыша в трудовую к своему «сородичу». Вшивание используется повсеместно в случае присоединения определенных важнейших документов. Примером может стать документооборот в бухгалтерском учете.

Как правильно пришить вкладыш в трудовую книжку

Вшивание исключает не только утерю вкладыша, но и его замену и другие неправомерные действия. Нормативные акты не содержат в себе и отдельные положения, посвященные тому, какой именно ниткой вшивать вкладыш и сколько делать проколов. Эти вопросы не столь важны, поэтому выбор остается за непосредственным руководителем.

На практике принято пришивать вкладыш в трудовую книжку суровой ниткой, обычно на 4 или 5 проколов. Напомним, что данное требование не является обязательным. Никто не взыщет с «правонарушителя» за не тот цвет нити или за лишний прокол в бланке трудовой или в ее вкладыше.

Обратите внимание на то, что нумерация во вкладыше не начинается с начала, а продолжается дальше. Плата за бланк вкладыша может быть внесена работником несколькими способами:

• внести деньги в кассу предприятия}
• перечислить деньги на расчетный счет}
• средства могут быть удержаны из заработной платы (обязательно наличие письменного согласия работника).

Существуют также локальные акты предприятий, в которых уже оговорены способы выдачи вкладышей в трудовые книжки, а также способы их оплаты. Например, положения о внутреннем трудовом распорядке на предприятии могут содержать пункты, связанные с бесплатным или льготным оформлением вкладышей в трудовую книжку.

Иной раз происходят случаи, когда сотрудник не оплачивает стоимость вкладыша в трудовую вообще. Такая ситуация может возникнуть, если происходит повторное оформление вкладыша в трудовую после того, как предыдущий вариант был испорчен не по вине владельца, а по вине ответственного сотрудника отдела кадров, заполнившего первоначальный вариант.

hr-portal.ru

Вкладыш в трудовую книжку как оформить? Вкладыш в трудовую книжку: образец

Трудовая книжка – это самый важный документ для расчета трудового стажа. В некоторых случаях из-за частой смены рабочих мест основные страницы данного документа могут закончиться. Поэтому для продолжения учета трудового стажа вшивается вкладыш в трудовую книжку. Как оформить данный документ? Где его взять и каковы основные принципы ведения бланков вкладышей?

Что говорит закон

Оформление и ведение бланка вкладыша в трудовую регламентируется разделом V постановления № 255 Правительства РФ. В этом документе установлен общий порядок ведения, заполнения, хранения вкладышей, который в принципе ничем не отличается от оформления и ведения самих трудовых книжек.

Другими словами, вкладыш в трудовую является точно таким же документом, как и трудовая, и ведется по всем законодательным нормам. Но вкладыш – это продолжение трудовой, и данный фактор нужно учитывать.

Для чего нужен вкладыш

В основе своей гражданам хватает за весь рабочий период и одной трудовой книжки. Ведь для информации о работе выделено аж двадцать разворотов документа. Но случаи бывают разные, и трудовая деятельность у всех разная.

К примеру, можно работать всю жизнь на одном предприятии, но при этом трудовая будет исписана полностью. А связано это с многочисленными переводами между должностями, между подразделениями, карьерным ростом, возможным совмещением и т. п. И все эти факты должны быть отражены в документе.

В соответствии с законодательными нормами, трудовая книжка может быть только в одном экземпляре, либо в случае порчи или утери может быть дубликат. Но при окончании раздела, связанного со сведениями о работе, необходимо заводить не новую трудовую, а вкладыш, который продолжит исчисление трудового стажа сотрудника.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, будет рассмотрено далее.

Описание

Форма документа утверждена ФЗ № 225 и имеет свои особенности относительно самой трудовой книжки.

Вкладыш также имеет титульный лист, где должна быть отражена информация о сотруднике, развороты для записи информации о работе (9 разворотов) и для внесения сведений о награждениях (8 разворотов).

Согласно приказу Минфина № 117н, вкладыш и трудовая должны иметь голограмму, указывающую на высокую степень защиты документа. Но пока что голограмма не является обязательным моментом, поэтому ее нанесение – это решение исключительно самого работодателя.

Ниже представлен вкладыш в трудовую книжку (образец официального документа).

Действует ли без трудовой

Трудовое право четко оговаривает использование трудовых и вкладышей к ним. И если трудовая действительна сама по себе, то как быть с вкладышами?

Согласно основных правил и инструкции по заполнению и ведению бланков трудовых и вкладышей, последний не имеет никакой юридической силы без самой трудовой книжки, и уж тем более предъявлять его вместо трудовой сотрудник не имеет права.

Учитывая трудовое право, работодатель или лицо уполномоченное не имеют права совершать следующие действия, если сотрудник предъявляет им только вкладыш:

1. Оформлять гражданина на работу.
2. Увольнять сотрудника с работы.
3. Делать записи в предъявленном документе.
4. Совершать иные действия.

Оформить вкладыш в трудовую книжку, а также принять документ во внимание можно только в том случае, когда он вшит в бланк трудовой, а на самом документе стоит запись, говорящая о его регистрации.

Приобретение

Бланк вкладыша, как и трудовая, должен приобретаться непосредственно руководителем организации. Работодатель не может:

• брать от сотрудника чистый вкладыш;
• требовать купить документ самостоятельно.

Каждый руководитель знает, что вкладыш – это документ строгой отчетности. Следовательно, и покупать его можно только у тех компаний, которые имеют разрешение на продажу вкладышей и трудовых. Организация, которая занимается реализацией бланков вкладышей и трудовых, должна иметь лицензию и документы, подтверждающие полномочия на данные действия.

После приобретения вкладыши сдаются на хранение в бухгалтерию, где данные о каждом бланке вносятся в приходно-расходную книгу, и далее они отдаются под расписку в отдел кадров. Выдача вкладышей производится в соответствии с правилами. Работодатель имеет право выдавать бланк вкладыша:

• бесплатно, приняв при этом расходы за покупку под свою ответственность;
• взяв плату, соразмерно той, которая была потрачена на данный документ.

Если ко времени заполнения вкладыша цена на него возросла, работодатель не имеет права брать с сотрудника стоимость выше той, что он уплатил конкретно за этот бланк.

Далее рассмотрим, как вшивается вкладыш в трудовую книжку, как оформить этот документ по правилам и как избежать основных ошибок.

Правила вшивания

Тем, кто ни разу не сталкивался с продолжением трудовой, может быть интересно, что значит «вшить вкладыш в трудовую книжку»? Как оформить данный процесс правильно, чтобы в дальнейшем не было проблем и не пришлось исправлять?

Сотрудник кадрового отдела или непосредственно работодатель должны самостоятельно позаботиться о том, чтобы вкладыш был вшит в трудовую. Вшивание бланка происходит в несколько этапов:

1. Сотрудник отдела кадров должен сделать отметку на первом листе бланка трудовой о том, что выдан вкладыш. Около этой отметки следует прописать серию и номер вкладыша, совпадающие с теми отметками, которые указаны на самом вкладыше.
2. Заполнить титульный лист следует исключительно по тем документам, которые обязан предоставить работник организации. Дата внесения информации во вкладыш может совпадать с датой устройства в компанию. Оформление вкладыша в трудовую книжку при приеме на работу должно соответствовать общему алгоритму заполнения данного документа.
3. Непосредственное вшивание вкладыша. Это должно быть сделано своевременно, во избежание различных штрафов.

Фиксированных правил того, как вшить вкладыш в трудовую, нет, но на практике опытных сотрудников отдела кадров доказано, что следующий алгоритм наиболее приемлем:

• трудовую следует открыть между последней страницей и обложкой;
• вкладыш нужно открыть посредине;
• шилом работник делает несколько отверстий: во вкладыше и в трудовой книжке;
• при помощи иглы и светлых ниток документы сшиваются, при этом нитки должны остаться во вкладыше.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку? Фото наглядного примера можно увидеть ниже.

Главные ошибки

Как оформить вкладыш в трудовую книжку без ошибок? Не совершать их. А для этого нужно знать несколько важных нюансов работы с вкладышем:

1. Нельзя вшивать бланк до его заполнения. Последствием этого может стать то, что сведения на титульных листах документов будут отличаться. Если это произойдет, то сотрудник обязан будет открепить бланк и внести исправления. При этом если бланк испорчен, необходимо составить акт по данному факту и уничтожить его.
2. Недопустимо отрывать обложку от бланка. Данный факт считается грубым нарушением. Вкладыш является утвержденным документом на законодательном уровне, следовательно, любое его видоизменение может повлечь за собой не только штрафы для работодателя, но и отказ в оформлении сотруднику пенсии, предоставившему такой документ.

За новый бланк, как уже говорилось, организация может взимать плату с работника. Но если бланк был испорчен по вине уполномоченного сотрудника, то он выдается бесплатно.

Мы разобрали, что собой представляет вкладыш в трудовую книжку. Как оформить данный документ, рассмотрим далее.

Заполнение

Сотрудники отдела кадров знают, что бланк вкладыша заполняется аналогично самой трудовой книжке. Алгоритм заполнения вкладыша заключается в следующем:

1. Заполняет документ тот работодатель, во время работы у которого закончился раздел в трудовой, и необходимо начать оформление вкладыша в трудовую книжку. Нумерация при этом сохраняется. То есть первая запись в разделе вкладыша должна иметь порядковый номер на единицу больше, чем в предыдущей записи трудовой. Это сохраняет очередность и смысловое значение записей.
2. Дата должна ставиться по факту занесения данных. Нельзя ставить дату начала трудового стажа.
3. Данные, которые проставляются в бланке, должны быть актуальными на момент, когда происходит оформление вкладыша в трудовую книжку. Образование, реквизиты, профессия или специальность должны соответствовать тем документам, которые предоставил сотрудник.
4. На первом листе должна стоять подпись уполномоченного лица и печать организации.

Также законодательство не ограничивает количество вкладышей, которое может быть подшито к трудовой книжке.

После того как все данные внесены, бланк вкладыша подшивается к трудовой, а на титульном листе последнего документа проставляется штамп «Выдан вкладыш».

Далее представлен вкладыш в трудовую книжку. Как оформить, образец документа демонстрирует наглядно.

Исправления

Уполномоченное лицо может по невнимательности совершить ошибку при заполнении вкладыша. Если это произошло, его необходимо будет списать, составив акт, и уничтожить.

При совершении ошибки в номере или серии бланка следует сделать пометку о внесении неверной записи и записать ее правильно. При этом на обложке нужно указать документ-основание и поставить печать.

Мы рассказали, как происходит оформление вкладыша в трудовую книжку. Печать организации при исправлениях обязательно должна присутствовать.

Если ошибка была совершена в написании фамилии или имени (или работник сменил фамилию), нужно аккуратно зачеркнуть неправильную запись и сверху написать правильную информацию. На обложке указать документ, удостоверяющий исправленную запись.

Ниже представлено оформление вкладыша в трудовую книжку (образец), смена фамилии если произошла у сотрудника.

Если ошибка совершена при заполнении раздела о работе, то поправки вносятся аналогично, как и в трудовой.

В любом случае возможность внести изменения не означает, что в документе можно делать ошибки.

Что нельзя писать

Чего категорически нельзя делать при оформлении вкладыша:

• использовать чистый бланк трудовой вместо вкладыша;
• подшивать или вклеивать в трудовую обычные чистые листы;
• исправлять раздел «Сведения о награждениях» на «… о работе».

За такие действия организация может получить штраф.

fb.ru

Является ли вкладыш к трудовой книжке работника бланком строгой отчетности?

Трудовая книжка является официальным документом, который подтверждает все факты о трудовой деятельности гражданина РФ. Именно в ней содержится вся информация, которая необходима будет при выходе на пенсионное обеспечение для начисления средств. Очень часто как работников, так и работодателей интересует вопрос, является ли вкладыш к трудовой книжке бланком строгой отчетности.

Можно сказать с уверенностью, что вкладыш к трудовой – это бланк строгой отчетности, который является частью официального документа.

Что делать, если некуда продолжать делать записи «сведения о работе»?

В этом случае запрещается производить следующие операции для устранения проблемы отсутствия строк для записей:

• продолжать делать записи в строках «сведения о награждениях», исправив при этом слово «награждения» на «работе»}
• вставлять или вклеивать чистые листы в трудовую книжку}
• использовать чистые листы из незаполненной трудовой книжки.

Если возникает ситуация подобного рода, на помощь придет именно вкладыш. Но его оформление должно производиться в строго определенном порядке. Независимо от того, какой именно раздел в трудовой книжке закончился, его необходимо дополнить исключительно вкладышем, форма которого утверждена в Правилах ведения и хранения трудовой книжки.

При заполнении документа необходимо руководствоваться Инструкцией заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Производить подобного рода действия с трудовыми книжками имеет право только работодатель по месту работы гражданина РФ в данный момент или уполномоченное им лицо (чаще всего это работники отдела кадров). Профессиональный кадровик всегда в курсе, как это правильно сделать.

Так что на вопрос, являются ли вкладыши в трудовую книжку бланками строгой отчетности, можно ответить положительно. Все действия, производимые с данным документом, должны выполняться только в определенном законодательством порядке.

Правила заполнения вкладышей к трудовым книжкам

Существуют строго определенные законодательством правила, в соответствии с которыми производится заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним. Ниже рассмотрим некоторые из них.

1. Титульный лист вкладыша заполняется при наличии документов, удостоверяющих личность работника, а также документов об образовании.
2. Заполнив титульный лист вкладыша и произведя необходимую запись в нем, на титульном листе в трудовой книжке делают запись о том, что выдан дополнительный вкладыш и указывается его серия и номер. Вместо записи можно ставить штамп специального образца, но при этом также обязательно пишется вручную его серия и номер.
3. После того как заполнен вкладыш и произведена запись на титульном листе трудовой книжки, данный вкладыш подшивается в конце книжки к обложке. В каждой трудовой книжке может быть неограниченное число вкладышей. При этом сам вкладыш или вкладыши без наличия трудовой книжки недействительны.
4. Нумерация во вкладыше продолжается в соответствии с записями в трудовой книжке.
5. Перечеркивания в трудовой книжке или во вкладыше не допускаются.
6. Внесение изменений во вкладыше производится в порядке определенном законодательством, делается это только после того как неправильная запись признана таковой в официальном порядке. Неправильную запись исправляет работодатель, который ее допустил, или же работодатель по месту работы, но это осуществляется только при наличии официального документа от прежнего работодателя.

Внешний вид вкладыша к трудовой книжке

Бланк вкладыша к трудовой книжке имеет формат 88*125 мм, обложка его выполнена из картона. Внутри есть 46 страниц для записей, также имеются элементы защиты вкладыша от подделок.

Во вкладыше имеются строки для заполнения сведений о работе и о награждениях также.

Хранятся обычно вкладыши с трудовыми книжками в специальных лотках, который вмещает в себя примерно 70 трудовых книжек. Размер такого лотка составляет примерно 177*360*140 мм.

Ошибки в трудовых книжках и вкладышах к ним

Бывают такие ситуации, когда вкладыш заполнен, запись на титульном листе произведена, но внезапно обнаруживается ошибка. Что же делать в данном случае?

Испорченный вкладыш подлежит уничтожению, но делать это также необходимо в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Тогда на титульном листе трудовой книжки ставится новый штамп и заполняется новый вкладыш. Испорченный вкладыш уничтожается по акту и делается соответствующая запись в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Запись в данной книге является неопровержимым доказательством осуществления данного действия.

При оформлении вкладыша в трудовую книжку с работника берется плата в размере затрат на ее приобретение. Если же случается так, что бланк испорчен, то плата за него берется, но расходы ложатся на работодателя.

Так как вкладыш к трудовой книжке – это бланк строгой отчетности, то вести его необходимо со всей ответственностью и вниманием, чтобы не возникало дополнительных проблем у работника и работодателя.

Иногда работники отдела кадров могут не заметить, что графа «сведения о работе» уже закончилась, и они продолжают делать записи в графе «сведения о награждениях». Это действие незаконно. При его выявлении необходимо признать запись в графе «сведения о награждениях» недействительной в строго определенном порядке, затем оформляется вкладыш в трудовую книжку в определенном порядке, который предусмотрен законодательством.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Чтобы на предприятии учитывалось движение трудовых книжек и вкладышей к ним обязательно ведение книги специального образца. Для нее существуют строго определенные сроки хранения, которые приблизительно составляют около 75 лет.

Какие же записи производятся в книге? Этот журнал хранит в себе всю информацию о поступающих на предприятие трудовых книжках. Вкладыши отдельно не регистрируются, однако если выдается вкладыш, то в книге учета обязательно делается запись об этом.

Книга данного типа ведется до тех пор, пока в ней не закончатся страницы. Тогда она сдается в архив и выдается новая, в которой все записи продолжаются.

В книгу учета вносятся следующие записи о трудовых книжках:

• Записываются трудовые книжки, которые только поступили в кадровый отдел при поступлении нового работника на предприятие.
• Трудовые книжки, которые выдаются работнику первый раз в жизни при первом поступлении на работу.
• Вкладыши в трудовую книжку, которые выдаются работникам именно на данном предприятии. Те вкладыши, которые уже имеются в трудовой книжке работника, не учитываются, записывается информация только о трудовой книжке, вся остальная информация уже содержится в ней.

Работа с трудовой книжкой работника начинается только после того, как новый работник оформлен на данном предприятии. Все правила ведения и заполнения вкладышей трудовых книжек такие же, как и для самой трудовой книжки. Титульный лист заполняется только при наличии документов, подтверждающих личность работника и документов об образовании.

В случае увольнения работника с предприятия для подтверждения всех записей, произведенных в данной трудовой книжке, работодатель ставит свою подпись и печать организации, после чего ставится подпись работника.

Трудовая книжка со всеми вкладышами выдается работнику в последний день его работы на данном предприятии. Также производится окончательный расчет с работником.

Выписки из трудовых книжек и вкладышей

Иногда работник приходит в отдел кадров с просьбой выдать ему трудовую книжку на руки на определенный срок. Но в соответствии с законодательством, трудовая книжка выдается на руки работнику исключительно в случае его увольнения с данного предприятия. Как же поступить в подобном случае? Если возникает ситуация подобного рода, то можно сделать выписку из трудовой книжки. Это обязанность работника отдела кадров.

Тогда делается копия трудовой книжки, и каждая страница заверяется печатью и подписью кадровика, также делается запись «с оригиналом сверено». На титульном листе делается надпись «Выписка».

hr-portal.ru

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и образец

Ситуация, когда трудовая книжка оказывается полностью заполненной, не так уж распространена в повседневной жизни, поэтому иногда даже опытные сотрудники отдела кадров не всегда осведомлены, как осуществляется ведение вкладыша в трудовую книжку, оформляемого после того, как в основном документе не осталось свободных граф.

Содержание статьи

Как оформить

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку обозначен в Постановлении Правительства № 225 от 16.04.03. В этом правовом акте поясняется, что если хотя бы один из разделов трудовой книжки заполнен полностью, то к основному документу подшивается вкладыш, ведение которого аналогично ведению самой книжки. Также в данном Постановлении указывается, что вкладыш не действителен без основного документа, подтверждающего трудовой стаж.

Обратите внимание! При оформлении вкладыша в трудовой книжке проставляется штамп с надписью о том, что была произведена выдача соответствующего документа с указанием его серийного номера. Так как документ имеет строго унифицированную форму, идентичную самой трудовой книжке, его оформление осуществляется по тем же принципам.

Несмотря на то, что принцип оформления вкладыша идентичен тому, что применяется при оформлении самой трудовой книжки, существуют некоторые нюансы. Так, если на момент заведения этого документа у работника произошли существенные изменения личных данных или сведений об образовании, в оформляемый вкладыш вносится информация, которая является актуальной на момент заведения документа. Например, если работник, имевший среднее профессиональное образование на момент начала трудовой деятельности, окончил ВУЗ, при необходимости заведения вкладыша в соответствующем разделе указывается наличие высшего образования.

Нумерация во вкладыше

Сам по себе вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому нумерация в нем не начинается с начала, а продолжается с учетом уже имеющихся записей в самой книжке. Возможны даже ситуации, когда запись о приеме служащего на работу была произведена в основном документе, а сведения об увольнении обозначены в прикрепленном вкладыше ввиду отсутствия места. Таким образом, при нумерации записей следует отталкиваться от уже имеющихся в самой трудовой книжке, продолжая порядок с учетом последней сделанной отметки.

Образец записи

Как пояснялось выше, заполняется вкладыш идентично трудовой книжке. То есть, на титульном листе вносятся основные сведения о работнике, согласно указанным строкам:

• Фамилия работника;
• Имя сотрудника;
• Отчество;
• Полная дата рождения;
• Имеющееся образование;
• Профессия или специальность;
• Проставляется дата заполнения документа;
• Ставятся подписи владельца и лица, несущего ответственность за ведение данной документации.

Вот так выглядит образец записи на развороте документа:

№ записи	Дата					Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении	Наименование и № документа, на основании которого внесена запись
	а	б			в
1	2					3	4
21	11		08	2016		Принята в ООО «Успех» на должность юрисконсульта.	Приказ № 15 от 11.08.2016 г.
22	09		03	2017		Уволена по собственному желанию, п. 3 статьи 77 ТК РФ.	Приказ № 2-К от 09.03.2017 г.

В самом бланке буквенные обозначения соответствуют:

• а – числу;
• б – месяцу;
• в – году.

Обратите внимание! Произведенная запись заверяется печатью учреждения и подписью руководителя. Идентично приведенному примеру происходит заполнение раздела о награждениях.

Как вшить вкладыш

В законодательстве не определено, каким именно образом надлежит подшивать вкладыш непосредственно к трудовой. Обычно оба документа скрепляются обыкновенной скрепкой для удобства, а уже после заполнения сшиваются. Так как каких-либо предписаний с точки зрения закона по этому поводу нет, чаще всего вкладыш помещают на развороте последней страницы книги, прокалывают при помощи шила оба документа в нескольких местах, после чего прошивают двойной нитью, сделав несколько стежков. Таким же образом подшивается дополнительный вкладыш при необходимости, если нужно завести его взамен на полностью заполненный текущий бланк.

Кто должен покупать вкладыш

Как правило, приобретается данный бланк за счет организации, но, в отличие от самой трудовой книги, стоимость вкладыша может быть удержана с работника. Предполагается, что предприятие может приобрести данную документацию по заказу в специализированной типографии, но в то же время закон не запрещает гражданам приобрести этот документ самостоятельно – его можно найти в любом магазине канцелярских товаров.

Обратите внимание! Приобретение в магазине может оказаться значительно дешевле, чем выплата стоимости учетного документа в бухгалтерию организации, ведь при заказе из типографии компания понесет дополнительные расходы, например, связанные с доставкой.

Где в трудовой книжке пишется о выдаче вкладыша

В законе не регламентировано, где именно следует проставлять штамп о выдаче вкладыша, поэтому он может быть проставлен либо непосредственно на титульной странице, либо на листе, примыкающем к самой обложке. И тот и другой вариант допустимы. При выборе места проставления штампа кадровый работник должен ориентироваться на то, чтобы печать со штампом не перекрывала иную имеющуюся запись. При отсутствии специального штампа кадровик делает обычную запись от руки, в которой значится, что был выдан вкладыш, и указывается его серия и номер.

Дубликат вкладыша

Любая документация может быть утеряна или испорчена. Например, если произведена ошибочная запись во внутренних разделах, достаточно проставить отметку об ее недействительности и внести актуальные сведения. Но, если ошибка допущена при оформлении титульной страницы, бланк подлежит изъятию с последующим списыванием, а вместо него выдается дубликат.В дубликат вносится информация об общем трудовом стаже. Однако если у сотрудника имеется возможность посетить всех прошлых работодателей для внесения сведений об имевших место приемах на работу и увольнениях в хронологическом порядке, то дубликат может быть заполнен идентично утерянному или испорченному бланку.

mirblankov.ru