Вкладыш в трудовую – Заполнение вкладыша в трудовую книжку. Тонкости оформления и образец. Правильно заполняем вкладыш в трудовую книжку. Рассмотрим, что такое вкладыш в трудовую книжку и как он правильно заполняется.

заполнить и вшить, образец записи, кто должен покупать его

Прошли те времена, когда человек начинал трудиться на одном предприятии подмастерьем в возрасте 18 лет и уходил с него на пенсию в должности мастера или начальника производства. Сейчас за трудовую деятельность, в поиске более «теплого» местечка сотрудник может сменить десяток организаций. Трудовая книжка не бесконечна и нужные страницы могут просто закончиться. Как справится с этой проблемой, рассмотрим подробно в данной статье.

Содержание статьи

Что это за приложение и в чем его важность

Потребность в дополнительной вставке возникает, когда нет чистых страниц формуляра, необходимых для внесения новых записей.

Ранее кадровики особо не утруждали себя приобретением новых бланков, а просто перечеркивали сведения о награждениях и делали необходимые записи. Сейчас такое ведение документации недопустимо.

Также запрещены следующие действия:

• вклеивание в книжку чистых страничек с отметкой отдела кадров о подобной модификации документа;
• оформление второго формуляра в продолжение первоначального.

При отсутствии чистых страниц для внесения сведений о перемещение с одного места работы на другое необходимо оформлять вкладыш. Данный документ соответствует правилам ведения кадровой документации.

Наличие квалифицированных сотрудников, ответственных за правильное ведение кадровой документации – это «головная боль» руководителя. Отсутствие квалифицированных менеджеров по персоналу приводит к большим проблемам, как для предприятия, так и для его сотрудников. Менеджер должен не только уметь правильно заполнить и выписать формуляры, но и соблюдать сроки оформления бланков и следить за их наличием.

Наличие вкладыша обязательно, так как если в организацию оформляется сотрудник, у которого нет свободного места в трудовой книжке (ТК), запись о приеме на работу необходимо сделать в течение 5 рабочих дней. Если не выполнить данное требование в установленные сроки, возникает нарушение.

Приложение – это важный, хотя не всегда необходимый формуляр. Он имеет те же данные и размер что и трудовая книжка.

Работодатель не имеет права требовать приобретение вставки у сотрудника. Также запрещено принятие отделом кадром чистого документа от служащего. Приобретение бланков разрешено только у определенных лицензированных организаций

, поэтому предприятие должно это делать самостоятельно.

Вкладыши относятся к бланкам строгой отчетности.

Правила и пример оформления вкладыша

Все правила оформления вклейки четко регламентируются российским трудовым законодательством. Для опытного кадровика это не составит особого труда. Следует выполнять следующие правила:

• бланк заполняется с первого листка. Информация не берется из трудовой книжки. Все данные берутся исключительно из паспорта, диплома и других официальных документов;
• исправления на титульном листе приложения недопустимы;
• первый лист документа заверяется печатью предприятия, открывающего формуляр и подписью сотрудника, ответственного за его заполнение. Фамилия и инициалы должностного лица должны четко читаться. Печать может быть двух видов – предназначенная для ведения кадровой документации или общая для всего предприятия;
• на первом листе ставится дата выписки вкладыша, а не трудовой книжки.
• нумерация записей сквозная.

Запись о выписке вставки на трудовой книжке может производиться вручную или при помощи специального штампа. При ручном заполнении все цифры и буквы обязаны четко читаться и не перекрывать другие сведения.

Не существует строго регламента о количестве возможных вклеек в трудовую книжку. Следовательно, их может быть от одной и более. Главное чтобы запись о них присутствовала на основном документе.

Пример оформления вкладыша и соответствующей записи можно увидеть на фотографии приведенной ниже.

Документы для скачивания (бесплатно)

Как корректно вшить вставку в трудовую

Правильная вшивка приложение – задача ответственного сотрудника. Сделать это необходимо безупречно, так как неверное оформление приведет к необходимости замены бланка. Выписка документа проходит в несколько основных этапов:

1. На странице под номером один ТК либо внутренней стороне корочки необходимо сделать запись о передаче вкладыша. Обязательна пометка о номере и серии бланка;
2. Оформление первого листа производится на основании предъявленных работником оригиналов документов;
3. Непосредственное подшивание бланка. Делается это в рекомендованные законодательством сроки.

В трудовом законодательстве не прописана сама процедура вшивания. Само слово «вшивание» предусматривает плотное скрепление обоих документов при помощи нитей. То есть обычное склеивание в данном случае не подойдет.

Специалисты рекомендуют произвести соединение бланков следующим образом:

1. Трудовая книжка раскрывается в месте стыка заключительной страницы и обложки;
2. Вкладыш разворачивается ровно посередине;
3. Документы стыкуются друг с другом. При помощи острого шила или толстой иглы подделывается два отверстия;
4. В отверстия просовываются прочная нить белого цвета. Документы прочно скрепляются друг с другом. При этом концы нити не должны остаться снаружи.

В данном случае не требуется скрепление концов при помощи клея, бумаги, сургуча и удостоверения печатью.

Как сделать правильную запись о вклейке

Для регистрации движения бланков строгой отчетности на предприятиях существуют специальные книги учета. Наличие такого учета обязательно для отдела кадров. Все формуляры находятся в подотчете у ответственного сотрудника, поэтому должны строго регистрироваться. Учетный формуляр имеет определенные графы:

• Порядковый номер записи. Регистрация идет сквозная;
• Дата выписки кадрового документа;
• Ф.И.О. владельца;
• Номер и серия бланка строгой отчетности;
• Должность владельца документа;
• Подразделение, цех или участок, на который оформляется сотрудник;
• Подпись должностного лица, ответственного за выписку документа;
• Подпись сотрудника, на которого оформляется бланк.

Самые распространенные ошибки и способы их устранения

Оформление или заполнение вкладыша не требует особых знаний и узкой специализации. Тем не менее, вклейку вкладыша делают очень редко, поэтому ну удивительно, что сталкиваясь с этой задачей впервые, сотрудник может совершить множество неправильных действий. Самые распространенные ошибки:

1. Соединение с трудовой книжкой чистого бланка вклейки. В результате заполнения могут отличаться данные на титульных листах документов. В итоге вкладыш придется отделить и подкреплять новый бланк. Списание испорченного документа довольно хлопотная процедура, так как необходимо будет составить акт об его уничтожении с указанием причины такого действия.
2. Удаление обложки с вкладыша. Сшивание двух довольно толстых документов с корочками трудное занятие для хрупкого сотрудника кадрового отдела. Для облегчения задачи изымается твердая обложка. Это является нарушением законодательства о кадровом делопроизводстве. В результате работодатель может получить ощутимые штрафы при проверке соответствующими органами. Такая трудовая книжка будет признана недействительной, что приведет к необходимости ее переоформления.

Если ошибка сотрудника вовремя замечена, достаточно произвести замену испорченного бланка. Его стоимость может быть вычтена и заработка виновного сотрудника. Работнику, которому оформляется документ, он предоставляется бесплатно, так как замещение произошло по вине администрации.

При оформлении данного документа не допускаются помарки и исправления. В случае внесения неверной информации или допущения ошибки формуляр нельзя вшивать в трудовую книжку. Форма подлежит списанию при помощи специального бланка.

Возможно, что сотрудник отдела кадров уже успел сделать запись о серии и номере испорченного вкладыша на титульном листе трудовой книжки. Понятно, что из-за невнимательного работника никто не будет менять основной документ, необходимо делать исправления.

Поэтому сотруднику отдела кадров необходимо помнить о следующем:

• Не вносить записи на титульный лист ТК до момента полного оформления вкладыша и его тщательной проверки;
• Если запись сделана, а приложение подлежит списанию, на титульном листе придется делать пометку о внесении ошибочной информации. Ниже записать правильные данные.

Если бланк подшит, его лицевая сторона оформлена правильно, и делается неверная запись о приемке или увольнении с работы, то исправления производятся в соответствии с Инструкцией об оформлении трудовых книжек

: ошибочные сведения не перечеркиваются и не штрихуются. Сотрудник на той же странице делает запись о том, что запись под определенным номером является недействительной. Ниже, производится верная запись.

На сотруднике отдела кадров лежит большая ответственность. От правильного заполнения трудовой книжки и ее дополнений зависит нормальное оформление пенсии или без проблемный переход специалиста на другую работу. Люди могут ошибаться, но подобные упущения следует свести к минимуму. Для обучения сотрудников необходимо иметь образцы правильно оформления титульных листов и записей в трудовой книжке и вкладыше.

Основные нюансы заполнения

К основным нюансам внесения информации в бланк приложения можно отнести следующие моменты:

• вставка является дополнением ТК, без нее она не имеет юридической силы;
• нумерация записей не начинается с единицы, а является продолжением уже ранее существующей информации о смене мест работы;
• если запись в полном объеме не поместилась на последней странице основного формуляра, ее логично продолжают на первой странице приложения;
• данные об изменении фамилии вносятся в каждый документ одновременно;
• на бланке должна присутствовать печать организации, которая произвела ее вклейку. Если печать ставит последующее предприятие, приложение будет считаться недействительным.

Если по каким-то причинам произошла порча или потеря вкладыша, то предприятие обязано выдать его дубликат по требованию сотрудника.

Сотрудники отдела кадров не могут принимать вкладыш без трудовой книжки, а тем более делать в нем какие-либо записи. Согласно российскому законодательству трудовая книжка и ее дополнение должны быть предоставлены одновременно в сшитом виде. Без соблюдения данного регламента сотрудник может получить отказ в оформлении на работу.

Видео содержит дополнительную информацию о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую.

znaybiz.ru

Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно

Согласно Постановлению Правительства РФ №225 от 16.04.2003, в случае возникновения недостатка места в основном документе, ответственный специалист отдела кадров обязан вшить в трудовую специальное дополнение — вкладыш.

Он представляет собой документ строго определенной законодательством формы, который обязан соответствовать стандартам, регламентируемым Правилами ведения и оформления трудовых книжек.

Что при этом категорически запрещено:

• внесение данных, не поместившихся в базовых полях трудовой книжки на смежные поля, которые предназначены для иной информации;
• вклеивание вкладышей произвольной формы или вкладышей, неподходящих под стандарты;
• использование обычных чистых листов в качестве вкладышей;
• использование вкладышей с ошибками или помарками и зачеркиваниями: они обязаны быть уничтожены по акту.

Таким образом, при необходимости, к примеру, продолжить ведение раздела, в котором содержатся сведения о работе, и который в основной трудовой полностью заполнен, кадровый специалист обязан приобрести в магазине канцелярии отпечатанный по стандартам трудового законодательства РФ вкладыш, а затем закрепить его нитками между задней частью обложки трудовой и последним листом.

Впоследствии, по регламенту кадровый работник может взыскать с персонала стоимость вшитого вкладыша.

Установлен четкий стандарт выпуска подобных вкладышей: он обязан иметь 46 страниц внутреннего содержания, иметь переплет в виде картонной обложки с элементами защиты. Регламентированный размер вкладыша для трудовой — 88х125 миллиметров. Приобрести подобный стандартный документ можно в любой точке продажи печатной продукции и канцелярских товаров.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно

Даже у самых опытных работников кадровой службы могут возникнуть вопросы по поводу ведения вкладышей для трудовой книги. Чтобы минимизировать количество ошибок при заполнении основных граф вкладыша, необходимо изучить инструкции, представленные в Правилах ведения и заполнения трудовых книжек, и в точности руководствоваться их рекомендациями.

Что следует помнить во время процедуры оформлении вкладыша:

1. Заполнение всех граф дополнения к трудовой книжке производится исключительно по факту предоставления работником необходимых для этого документов — паспорта гражданина РФ (вида на жительство) а также диплома или аттестата, подтверждающего уровень образования и квалификацию работника.
2. После окончательного оформления и проверки, на первом листе трудовой следует указать, что дополнение существует в формате записи «Выдан вкладыш». Здесь же стоит указать его серию и номер. Также вместо этого допускается постановка штампа с нужной информацией размером 10х25 мм либо же выполнение и ручной записи, и постановка штампа одновременно.
3. Фактическая дата заполнения вкладыша является в то же время официальной датой начала его действия.
4. Первая страница вкладыша также содержит данные об ответственном сотруднике, заполнившем его.
5. Вкладыш обязан быть подписан владельцем трудовой лично.
6. После полного отражения данных о сотруднике, их следует перепроверить, а затем подшить вкладыш к трудовой книжке.
7. Если же в трудовой один вкладыш уже есть, не беда: их количество не регламентировано, достаточно просто подшивать их в нужном порядке.

Изменение фамилии работника

Одна из самых частых процедур, с которыми сталкиваются кадровые работники — это внесение правок в трудовую книжку касательно личной информации о сотруднике. Основные правки такого рода касаются смены фамилии в результате заключения брака или же напротив — прохождения бракоразводной процедуры.

В основной трудовой этот вопрос решается достаточно просто: согласно постановлению №69 Министерства труда РФ, для корректировки ФИО сотрудника, необходимо перечеркнуть его тонкой чертой, после чего поверх вписать обновленную информацию.

Для вкладыша трудовой книжки алгоритм действий кадрового специалиста следующий:

1. Изучить предоставленные сотрудником документы, призванные подтвердить изменения личных данных.
2. На основании подобных свидетельств и вносятся корректировки одновременно на первый лист трудовой книжки и на аналогичный лист каждого дополнения к ней.
3. На обратной стороне этого листа перечисляются все предоставленные документы, ставшие причиной для корректировки личных данных, проставляется их номер и дата выдачи, после чего запись заверяется при помощи официальной печати фирмы визируется ее директором или ответственным руководителем.

Запись о работе попала не в тот радел

Нередко кадровые специалисты допускают следующую ошибку: они продолжают вести записи, касающиеся работы в соседних полях, предназначенных для другой информации, например, данных о награждении. Исправить подобную ошибку можно, но сделать это необходимо, руководствуясь Правилами ведения и заполнения трудовых книжек (пункт 30).

Это значит, что обычное зачеркивание в некорректном разделе недопустимо. Вместо этого, следует произвести следующие манипуляции:

1. Внесенной не в то поле записи присваивается порядковый номер, вне зависимости от того, цельной ли она является, или же просто продолжением ранее начатой записи в разделе о работе.
2. В трудовой делается соответствующая пометка под некорректной записью о признании ее недействительной, завизированная личной подписью директора и скрепленная официальной печатью.
3. Оформляется новый вкладыш, после чего в нужный раздел дополнения переносится некорректная часть записи.

Образец оформления

Процедура заполнения граф дополнения для трудовой не так сложна и страшна, как может показаться на неискушенный взгляд. Она начинается с изучения документов владельца трудовой, информация из которых постепенно переписывается вручную в соответствующие разделы дополнительного вкладыша. В готовом виде заполненный вкладыш выглядит так:

Как вставить вкладыш в трудовую книжку

Чтобы подшить вкладыш-дополнение к трудовой книжке, необходимо первоначально заполнить его, согласно требованиям законодательства РФ, после чего при помощи ниток подшить к основному документу.

Четких рекомендаций или обязательных требований к месту подшивки, цвету или типу ниток для подшивания в Правилах заполнения и ведения трудовых книжек не существует, но следуя логике и удобству, преимущественно работники отделов кадров подшивают этот документ, в промежуток между задней обложкой и последним листом основной трудовой.

Последующие вкладыши, соответственно, подшиваются сразу за последним листом предыдущего вкладыша.

 Скачать форму вкладыша в формате MS Word.

Как внести запись в трудовую книжку о вкладыше

После заполнения всех полей и подшивания вкладыша, на титульном листе (а чаще, как показывает практика, на первой странице) предоставляются данные о нем.

Конкретно на деле это выглядит так:

• Верхний правый угол титульного листа отводится под надпись «Выдан вкладыш, серия, номер».
• По нормам, там же проставляется штамп о выдаче, указывается дата начала действия дополнения.
• Согласно Правилам, без штампа запись, сделанная в ручном режиме, может быть сочтена недействительной, хотя на практике такое случается, когда фирма не имеет подобного штампа в принципе.
• Штамп поставить можно не только на титульном листе. Практика показывает, что целесообразнее его проставлять на странице под номером 1 в трудовой.

Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку

Все внесенные данные в трудовой нумеруются по порядку, причем нумерация ведется параллельно в каждом разделе. Если возникла необходимость продолжать их ведение в дополнении к трудовой, нумерацию не следует начинать сначала: первая же отметка в «Сведениях о работе» будет иметь порядковый номер, следующий за последней записью того же раздела в основном документе. Аналогичная ситуация с разделом «Сведения о наградах».

Вкладыш в трудовую книжку имеет важное значение для любого работника, и подходить к его заполнению следует со всей ответственностью. Впрочем, не стоит забывать и о том, что сам по себе он не имеет никакой ценности, и только при наличии трудовой, к которой он подшит, приобретает юридическую силу.

consultwork.ru

Как оформить вкладыш в трудовую книжку в 2018 году

Что делать, когда окончатся строки для внесения записей в трудовую книжку? Оформить и вшить вкладыш. Разберемся, что это за документ, как его правильно заполнять в 2018 году.

Любой человек может столкнуться с такой проблемой, когда в трудовой книжке уже не будет места для внесения записей. Такая ситуация возникает, если гражданин часто меняет работу.

Куда же вписать информацию новому работодателю? Для этого существует специальный документ – вкладыш.

Основные сведения

Знания о том, что это и где его взять, пригодятся не только специалистам кадровой службы, но и самим работникам.

Ведь трудовая книжка отражает их стаж и нельзя допустить, чтобы при наступлении пенсионного возраста определенное время работы не учитывалось.

Да и заполнять вкладыши в трудовую книжку необходимо правильно. Иначе не избежать волокиты по оформлению документов и восстановлению стажа.

Что это такое

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, с помощью которого и далее возможно ведение стажа работника (когда листы в трудовой окончатся).

В данном случае не допустимо:

Зачеркивание граф для сведений о поощрении	Переименование ее в сведения о работе
Вписывание данных о стаже	—
Вклеивание чистых листов	Из бланка трудовой книжки для продолжения внесения записей
Оформление новых трудовых книжек	Для дополнительных записей

Единственное правильное решение в данной ситуации – подшить вкладыш в трудовую книжку.

В противном случае специалист отдела кадров нарушит требования законодательства.  В результате книжка может считаться недействительной.

Поэтому ИП, руководство юридических лиц, главбухи, руководство отдела кадров или иные уполномоченные лица обязаны следить за тем, чтобы вкладыши были в наличии на предприятии.

Назначение документа

Как только в вашу организацию устраивается новый сотрудник, у которого не осталось места для записей в трудовой книжке, понадобится вкладыш.

Ведь без него отразить принятие человека на работу в его трудовой невозможно. Запись же должна вноситься в течение 5 дней после трудоустройства гражданина, после того, как он вступит в должность (Правила № 225).

Отказать же в приеме лица на работу также нельзя, иначе работодатель должен будет понести ответственность согласно нормам законодательства.

Трудовая инспекция может рассмотреть неправомерный отказ в оформлении и наказать за это. Итак, вкладыш – важный документ в кадровом делопроизводстве.

Правовая база

Правила заполнения вкладышей в трудовую книжку прописываются в Постановлении Министерства труда России № 69 от 10 октября 2003.

Обязательно делают запись в трудовой «Выдан вкладыш». Выглядит она так:

Фото: обязательная запись в трудовой книжке о кладыше

Применяют также правила №225 от 16 апреля 2003. Условия предоставления вкладыша сотруднику:

• его выдают бесплатно согласно п. 44, 48 Правил;
• выдают при уплате соразмерной компенсации, что не превысит цену бланка – п. 47;

Взимается плата, что равна цене при покупке документа работодателем.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку, главбух и руководитель предприятия просто обязан знать. Рассмотрим все важные нюансы.

Внешне бланк вкладыша отличается от трудовой книжки:

• Он содержит 36 страниц.
• Его обложка картонная.
• Формат документа – 88*125мм.
• Есть несколько защитных элементов.
• Титульная страничка схожа с титульным листом трудовой книжки.
• Поля вкладыш имеет такие же, как и трудовая.

Как его заполнить?

Стоит придерживаться следующего порядка:

Сначала выдают бланки	Которые приобретаются руководством фирмы, где на момент окончания полей в трудовой книжке работал гражданин. Кадровый работник обязан знать, как оформить выдачу вкладыша в трудовую книжку
Далее оформляют вкладыши	На первом листе отражают данные о сотруднике: его ФИО согласно паспортным данным; дату рождения; образование согласно записям диплома или аттестата; профессию – согласно документации об образовании; дату оформления; ФИО специалиста, который вносит запись; печать и подпись уполномоченного лица. Сведения во вкладыше могут отличаться от тех, что прописаны в трудовой книжке. Это может быть при смене фамилии, получении дополнительного образования и т. п.
Вносятся записи по тем же правилам, что и в трудовой	Нумерация сведений должна быть сквозной – продолжать те, что вписаны в трудовую книжку. То есть, нумерация не начинается с начала, а продолжается. Второй столбик имеет дату внесения записи. Следующий – данные о трудоустройстве человека, увольнении. Сокращения слов не допустимы. В четвертом пишут название, дату и номер документы, на основании которого прописывают сведения
Информацию о том, что вкладыш был выдан, прописывают в трудовой книжке	Пишут номер и серию бланка. В законодательстве нет точного описания, как должна располагаться информация о выдаче вкладышей. Обычно она отражается вверху справа
Штамп	Лучше ставить тогда, когда документ уже оформлен
Далее перепроверяют записи	Не должно быть ошибок
Вкладыш прошивается	—

Фото: титул трудовой книжки

Если будет допущено ошибки или имеет место неправильное заполнение документа, продолжать делать записи нельзя.

Бланки в таком случае подлежат уничтожению согласно специально составленным актам. Если серия и номер уже отражены в трудовой, нужно проставить другой штамп на титульном листе.

Исправлять ошибки стоит, придерживаясь таких правил:

При наличии записи с помарками или опиской	Нельзя допускать зачеркивания или стирания. Запись оставляется так, как есть
Далее ставится следующий номер	Пишут «запись такую-то считать недействительной»
Без порядкового номера	Пишут правильные сведения

Самые частые ошибки, которые допускаются при заполнении вкладыша:

Не правильно вносятся данные об образовании, ФИО	Возникновение такой ситуации имеет место при оформлении документа со слов сотрудника, а не при переписывании данных из документов. Выход один – уничтожение вкладыша и оформление нового
Не правильно отражаются данные о работе	Неверно указывают дату приема на фирму, не прописывают название компании, нет должности, структурных подразделений, сокращаются слова. Такие ошибки исправляются только по тому месту работы, где запись делали. Новый работодатель может вносить исправления только на основании официальной документации, выданной на предприятии, где была допущена неточность. Делают новую запись на новой строчке с оговоркой о недействительности предыдущей записи
При не поставленном штампе «Выдан вкладыш» документ считается недействительным	При отсутствии штампа в компании запись пишется от руки

Законодательством не ограничивается количество использования бланков вкладышей. Можно вшивать и 2 и три бланка.

Но все номера регистрируют в книжке. Вкладыш является недействительным, если предоставляется без трудовой книжки.

Обратите внимание, если работодатель требует от вас написать заявление на выдачу вкладыша, значит, придется за него заплатить. Бланк документа можно скачать здесь.

При отсутствии заявления руководство фирмы не может вычесть стоимость бланка из зарплаты. Заявление может иметь произвольную форму и адресуется руководству.

Хотя его могут передать и главбуху или иному уполномоченному работнику. В заявлении выражают просьбу о выдаче бланков вкладышей, а также о вычете их стоимости из заработка.

Видео: оформление трудовой книжки, лекция для кадровиков

Данный документ подшивают в личное дело сотрудника. Отражение любых сведений во вкладыше должно быть корректным и соответствовать требованиям Правил, Инструкций и номенклатурной документации.

Можно применять все требования по ведению трудовых книжек. Оговоримся, что данные на титульных листах трудовой и вкладыша должны совпадать.

Если же они отличаются, необходимо представлять все документы, на основании которых записи делали. Подается свидетельство о браке (если сменено фамилию), дипломы (если вписано другое образование) и т. д.

Быть уверенным в том, что при отражении данных все изменения учтено, позволит заполненная работником анкета.

Кем должен формироваться?

Приобретают бланки вкладышей только компании. Работодатель не может:

• принять от сотрудника чистый вкладыш;
• представлять требование предоставить бланки от работников.

Вкладыши являются бланком строгой отчетности. Их покупают у посредника, что специализируется на продаже подобного товара, что имеет Госзнак Министерства финансов России.

У такого лица должна быть доверенность на ведения подобного рода деятельность. Обязательно наличие лицензии и сертификата.

Если купить бланки в другом месте, может подняться вопрос о том, что трудовые книжки подделываются. Приобретение осуществляется фирмой в соответствии с договором с распространителем.

Купленные вкладыши должны храниться у бухгалтера или у иного сотрудника, что уполномочен вести трудовые книжки.

Данные о покупке документов вносят в реестр приходно-расходных книг. Далее они передаются под расписку лиц, что ведут записи.

Оформлением и подшивкой вкладышей должны заниматься работники отдела кадров или руководство фирмы.

Как правильно вшить (инструкция)

Когда титульная страница будет заполнена, и вкладыш зарегистрирован, кадровым специалистом документ вшивается в трудовую книжку.

Желательно проведение такой процедуры с готовым вкладышем, иначе придется готовить акты порчи.

В законодательных нормах не прописывается, в каком именно месте вшивается документ. А значит, вы вправе прикрепить его в начале трудовой книжки, в ее средине или в конце.

Проверяющие органы не будут предъявлять претензии по этому поводу. Обычно вкладыши вшивают в конце трудовой – между последним листом и обложкой.

Но удобнее прикреплять бланки в средине, так как в таком случае не понадобятся дополнительные отверстия.

В данном варианте есть такой недостаток – в трудовой книжке будут прерваны старые записи более новыми. Обязательно вшивать документ. Нельзя прикреплять его с помощью скотча, скоб.

Не допустимо также просто вкладывать бланки в трудовую книжку. Выполнение данного требования обеспечит сохранность документа.

Что нужно для прошивания документа:

1. Трудовая книжка.
2. Бланки вкладыша.
3. Иголка с ниткой.
4. Шило и ножницы.
5. Штамп «Вкладыш выдан».

Как вшить бланки: 

При помощи острого шила проколите 4 или больше отверстия по линиям сгиба	Придерживайтесь одинакового расстояния между проколами
Введите нитку (желательно использование хлопковой № 10)	В отверстия так, чтобы концы выходили с одного отверстия
Завяжите узел	—

Вкладыш становится действительным после того, как его будет вшито, а титульную страничку заполнено. Второй вкладыш вшивается так же, только ставят еще один штамп.

Вкладыш – такой же важный документ, как и трудовая книжка. Поэтому нельзя допускать, чтобы данный документ был оформлен некорректно.

Ведь в дальнейшем у человека могут возникнуть сложности с трудоустройством, а также учетом стажа при оформлении пенсии.

В отдельных случаях ситуация рассматривается и в трудовой инспекции, судебном органе или прокуратуре.

jurist-protect.ru

Как получить, оформить и вшить вкладыш в трудовую книжку?

В трудовой книжке фиксируется хронология всей трудовой деятельности. При окончании чистых страниц, необходимо завести вкладыш, который является официальным документом, поэтому к его оформлению предъявляется ряд требований. На них стоит обратить внимание не только работодателю, но и работнику, так как в случае ошибок в заполнении вкладыш признается недействительным.

Когда оформляют?

При окончании трудовой строго запрещено:

1. Заводить еще одну трудовую как продолжение старой.
2. Вклеивать в книгу дополнительные листы.
3. Менять название раздела «Сведения о наградах» на «Сведения о работе».
4. Нарушать правила оформления трудовой книжки.

Что же делать работнику, в случае если в трудовой книжке заканчиваются свободные графы в одном из разделов? Вне зависимости от того, раздел это сведений о работе или о наградах и поощрениях, он должен оформить вкладыш. Он состоит из 36 страниц и картонной обложки, имеет формат 88 на 125 мм и содержит голографический защитный элемент. Титульный лист похож на титульный лист трудовой, а сами графы полностью совпадают с основным документом. Каждый вкладыш имеет свой номер и серию. Бланк документа можно скачать тут.

Бланк впоследствии вшивается в трудовую и является ее продолжением. В случае если он не вшит в документ, то предприятию может грозить штраф. В трудовую можно вшивать неограниченное число вкладышей.

Кто выдает?

Вкладыш должен предоставляться непосредственно самим работодателем. Законом запрещено требовать от работников самостоятельно приобретать вкладыши или же принимать книжку от них. В то же время, данное правило часто нарушается. Руководителю стоит помнить о том, что принимая бланк от работника, он может получить поддельный вкладыш.

Бланк должен приобретаться работодателем за счет предприятия в типографии или другом предприятии, имеющим специальную лицензию на продажу вкладышей, так как выпуск документа осуществляется Госзнаком Минфина РФ.

В последующем руководитель может:

1. Выдать документы безвозмездно.
2. Удержать с заработной платы работника стоимость вкладыша, при наличии соответствующего заявления.
3. Изъять частичную компенсацию стоимости вкладыша с работника при наличии особого приказа.

Стоимость бланков отмечается в специальных бухгалтерских приходно-расходных книгах. Если бланк был испорчен при заполнении кадровым работником, плата за новый вкладыш не с сотрудника не берется.

Заявление на выдачу вкладыша

В некоторых случаях может потребоваться написание специального заявления. Оно пишется либо в произвольной форме, либо по установленному в предприятии образцу.

• В правом верхнем углу указывается, на чье имя пишется заявление. Это может быть руководитель предприятия или структурного подразделения.
• Далее указываются данные составителя:

— Ф.И.О.

— должность

— структурное подразделение

• Ниже по центру пишется слово «Заявление».
• Излагается текст заявления, в котором указывается просьба о выдаче и оформлении вкладыша с указанием причины. Также в заявлении излагается просьба удержать стоимость вкладыша с указанием суммы. Узнать стоимость вкладыша можно в бухгалтерии. Она может существенно отличаться от рыночной стоимости, так как обычно вкладыши закупают заранее и в самой типографии, что может существенно снизить стоимость.
• Ниже ставится подпись и дата.

Образец такого заявления можно скачать здесь.

Как правило, заявление нужно в таких целях:

• Вычета стоимости документа из зарплаты сотрудника. В противном случае, бухгалтерия не имеет права удерживать какие-либо суммы.
• Подтверждения выдачи и использования бланка.

Стоит обратить внимание, что далеко не все организации требуют от своих сотрудников написания такого заявления. Это зависит, прежде всего, от руководства. Если от вас не требуют заявления – не стоит спешить его писать. Руководителю же, в случае, если работник сам изъявит желание написать заявление, также не стоит отказывать ему.

Как оформляется?

Порядок оформления и ведения вкладыша регламентируется 5 разделом Постановлением Правительства РФ № 255, в котором отражен единый порядок ведения документа:

• Кадровый работник должен проверить, что полученный вкладыш совпадает с утвержденной Трудовым кодексом формой.
• Затем необходимо проверить данные сотрудника – не получал ли он дополнительного образования, не менял ли фамилию, паспорт. Это связано с тем, что на титульную страницу вкладыша необходимо написать актуальные на момент заполнения данные. Для этого можно попросить, чтобы сотрудник заполнил анкету, в которой необходимо будет указать семейное положение, данные паспорта, сведения об образовании.
• Заполнить титульный лист, внеся:

— Ф.И.О. работника на момент заполнения вкладыша;

— дату его рождения;

— образование;

— специальность.

— дату заполнения вкладыша (обратите внимание, именно вкладыша, а не трудовой).

• Поставить свою подпись, подтверждая правильность заполнения и печать предприятия, аналогично заполнению трудовой.
• Пронумеровать страницы, продолжая нумерацию трудовой.
• Вшить в трудовую.
• Поставить на титульной странице в верхней части над записями штамп «Выдан вкладыш» и в соответствующих полях вписать серию бланка и его номер. При внесении этих данных стоит проявить максимальное внимание, чтобы не допустить ошибки. Если на предприятии отсутствует нужный штамп, надпись может быть внесена от руки.
• Зафиксировать изменение в специальной книге учета по движению трудовых и вкладышей к ним.

Вот образец документа:

Действителен ли документ без трудовой?

Законом четко оговорено, что вкладыш без трудовой не имеет юридической силы. На самом вкладыше написано, что без трудовой книжки он признается недействительным. Таким образом, при наличии одного лишь вкладыша, ответственное лицо не может:

• принять предъявителя на работу;
• уволить его;
• делать какие-либо записи в бланке;
• выполнять какие-либо действия с вкладышем.

Более того даже если сам вкладыш вшит в трудовую, но при этом на самой обложке или титульном листе основного документа не сделана запись о выдаче вкладыша, он также может быть признан недействительным. В таком случае владельцу книжки следует обратиться на прежнее место работы с просьбой проставить все необходимые печати.

Если по какой-то причине вкладыш не был подшит к трудовой, и он был утерян, отдел кадров обязан выдать дубликат вкладыша. Оформляется и выдается он аналогично дубликату трудовой. Во вкладыш может быть внесен как общий стаж, так и записи, перенесенные на основании приказов о приеме на работу и увольнении. Дубликат также подшивается к трудовой.

Инструкция к вшиванию (видео)

Документ вшивается в книжку, поскольку нельзя приклеивать или скреплять степлером, скрепками. Лучше всего прошить его нитками вручную или при помощи специальной швейной машинки. Для того чтобы вшить вкладыш, необходимо:

1. Открыть бланк посередине и сделать проколы во вкладыше шилом. Это позволит не повредить книжку при прошивании. Лучше всего сделать около 4 – 5 проколов для надежности скрепления. Первый прокол делается посередине, остальные на равном расстоянии друг от друга.
2. Поместить вкладыш между последней страницей трудовой и обложкой. Вкладывая бланк, обратите внимание, что после прошивки все записи должны быть целы и читаемы. Проколы должны находиться у самого переплета книги.
3. Вшить бланк специальной машинкой или иглой. При сшивании следует использовать толстые нитки, сложенные вдвое.
4. После того как вкладыш пришит, нитка обрезается, а концы привязываются. Кончик нитки обрезается.

Схема того, как вшивается вкладыш, изображен на следующем фото:

Вшивать вкладыш можно и в другом месте, к примеру, на развороте книжки или же между двумя разделами. Но лучше всего вшить его в конец документа, так как в таком случае сохраняется нумерация страниц и логика ведения записей.

Более детально о том, как правильно прикрепить вкладыш к трудовой книжке, вы узнаете из короткого видеоролика, в котором подробно рассказывается и показывается, куда именно и как лучше всего будет вшить бланк:

Ошибки при заполнении и их исправление

Внесение ошибок в бланк может привести к штрафу, а сам вкладыш будет признан недействительным. Поэтому сначала рекомендуется заполнить сам вкладыш, а затем уже вшить его. Если же бланк был вшит ранее и при заполнении будут ошибки, необходимо выполнить следующее:

1. Извлечь вкладыш из трудовой книжки. Делать это следует осторожно, чтобы не повредить трудовую.
2. Внести в трудовую запись о том, что штамп признан недействительным.
3. Составить акт о порче вкладыша. Его образец предлагается скачать здесь.
4. Зафиксировать изменение в книге учета и вклеить под записью вырезанный номер вкладыша. Так вы подтверждаете, что бланк действительно будет уничтожен.
5. Уничтожить испорченный бланк.
6. Оформить новый вкладыш.

Если ошибки при заполнении вкладыша допускаются в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о наградах и поощрениях», то исправление ошибок допускается. Делается оно аналогично исправлению ошибок в трудовой:

1. Под ошибочной записью делается пометка о недействительности записи.
2. Ниже вносится верный вариант записи. Сама запись не зачеркивается.

Что делать с вкладышем при смене фамилии?

Если работник по каким-либо причинам после вклейки вкладыша изменил фамилию, эти данные должны быть исправлены как в трудовой книжке, так и во вкладыше:

1. Для начала кадровик должен получить документ, в котором указывается причина смены фамилии. Например, свидетельство о заключении брака или о разводе. Затем подшить копию документа в личное дело сотрудника.
2. Сверяясь с паспортом, внести на титульные листы обоих документов исправления, аккуратно зачеркнув старую фамилию. Ниже вписать актуальные данные.
3. Внутри книги на обложке делается запись о внесении изменений. Формулировка следующая: «Фамилия изменена на … на основании (паспорта серия номер)».

Частые ошибки

При заполнении вкладыша стоит быть внимательными и не допустить следующих распространенных ошибок:

1. Внесение неактуальных данных на титульную страницу.
2. Неразборчивая подпись ответственного лица.
3. Ошибки при переносе данных о вкладыше на титульный лист трудовой.
4. Наложение печати на подпись сотрудника. Для нее отведено отдельное место на бланках.
5. Указание даты открытия трудовой книжки вместо даты заполнения вкладыша.

Оформление вкладыша в трудовую книжку требует особого внимания. Любая ошибка, допущенная во время оформления, приводит к тому, что документ признается недействительным. Вкладыш обязательно должен соответствовать установленной законодательством форме, данные в нем должны быть актуальны, а сам бланк после заполнения подшиваться к трудовой.

Получите ответ юриста за 5 минут

consultbook.ru

Оформление вкладыша в трудовую книжку — образец заполнения

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку и как без ошибок его заполнить? Одна из тонкостей, связанных с оформлением документов для кадровиков связана с операцией заполнения и вшивания вкладыша в существующую трудовую книжку. Рассмотрим этот вопрос ниже.

Про трудовую книжку

Говорят, что к 2017 году Министерство труда планирует отменить трудовые книжки. Однако сегодня это пока еще основной документ, учитывающий стаж работы гражданина. При официальном оформлении сотрудника на работу и заключении с ним трудового договора, если он проработал у данного работодателя более пяти дней и это место работы является основным, наличие трудовой книжки и ее оформление в соответствии с установленными требованиями, необходимо.

Немного истории. Для многих людей трудовые книжки ассоциируются с советским прошлым. Но документы такого типа характерны не только для Советского Союза и России, как его правопреемника. Во Франции аналогичные документы существовали с 1781 года, придя на смену одноразовым справкам, выдаваемым работнику предыдущим работодателем. Существовали трудовые книжки и в Германии, Италии, Дании и в других странах. В Советском Союзе трудовые книжки были введены в 1918 году, и существуют и поныне, претерпев некоторые изменения в форме бланка и правилах его заполнения.

Законотворцы выступали с инициативой отмены бумажных носителей информации о трудовом стаже и квалификации, переведя учет трудовых достижений граждан в более современный вид, еще в 2012 году. Отмена планировалась постепенно, в течение десяти лет. Информация об этом вызвала противоречивые настроения у граждан.

Не принимая во внимание идеологическую сторону вопроса, типа, трудовая книжка – наследие «совка»: с одной стороны, в век IT технологий бумажные варианты документов учета действительно устарели, а с другой стороны, есть опыт Аргентины, с многотысячными очередями людей, информация о трудовом стаже которых была утрачена в процессе оцифровки документов. Эта история длилась в течение нескольких лет, пока Верховный суд Аргентины не обязал Собес принимать устные заявления граждан и выдавать им сертификат государственного образца о трудовом стаже, начиная аж с 1977 года. Поэтому, на фоне перманентных пенсионных нововведений в России, законодательная инициатива по ликвидации трудовых книжек может действительно восприниматься как ущемление социальных прав граждан.

На этом закончим лирическое отступление, пока что это официальный документ, имеющий юридическую силу, и требующий правильного оформления.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку

образец вкладыша

В официальном бланке существует определенное число страниц, отведенных для записей о приеме на работу, увольнении, квалификации сотрудника и занимаемых им должностях, о наградах и порицаниях.

В пресловутое советское время частая смена места работы не приветствовалась и свидетельствовала о том, что гражданин с большим послужным списком – не ахти какой хороший работник. Таких называли «летунами». И люди гордились документом, в графе о приеме и увольнении которого было всего две записи: о приеме на работу и выходе на пенсию.

Мир изменился, и сегодня частой сменой места трудовой деятельности никого не удивишь. Работники ищут более выгодные вакансии, предприятия и организации – и частные и государственные, перестают существовать. Существует даже мнение, что для успешной реализации своего потенциала человеку необходимо раз в пять лет менять место работы – чтобы трудовая деятельность не превращалась в рутину.

Для многих развитие потенциала личности в сфере трудовой занятости весьма активный процесс. И отведенного места для записей в трудовой не хватает. Для соответствия современным реалиям, в начале 2004 года, (правительственное постановление Российской Федерации за номером 255 от апреля месяца 2003 года), был введен новый образец бланка, где количество страниц было увеличено. С тех пор существует законодательно установленное дополнение к стандартному бланку – специально оформленный вкладыш.

Оформление вкладыша в трудовую книжку регламентируется соответствующими инструкциями (инструкция за номером шестьдесят девять от октября 2003 года).

Как правильно оформить вкладыш

Заведение вкладыша обязательно при полном заполнении любого раздела в трудовой книжке. Совершенно недопустимо перечеркнуть, к примеру, графу «о поощрениях и награждениях», и вносить на свободное место записи, не соответствующие разделу.

Ведение записей во вкладыше в общих чертах, аналогично правилам для заполнения трудовой книжки, но вкладыш не является самостоятельным документом – без трудовой книжки, в которой проставлена отметка о получении вкладыша, он не действителен.

Существует ряд нюансов, на которые следует обратить внимание при заполнении.

• дата выдачи — на титульной странице вкладыша указывается дата заведения вкладыша, а не дата оформления трудовой книжки;
• фактические данные – при записи информации в титульном листе вкладыша вписываются действительные на момент оформления документа личные данные – у владельца трудовой книжки за время ее существования могло измениться образование, фамилия и даже имя;
• нумерация во вкладыше в трудовую книжку должна продолжать нумерацию записей в основной книжке;
• если свободные строки в трудовой закончились «на полуслове», то продолжение записи во вкладыше начинается с того места, где прервалось;
• недопустимо использование в качестве вкладыша чистого бланка трудовой книжки или подшивание или подклеивание отдельных листов – следующие записи должны оформляться только на бланке установленного образца;
• при записях в титульном листе вкладыша не приемлемы исправления: если допущена ошибка, бланк надлежит утилизировать с оформлением соответствующей записи;

Вкладыш в трудовую оформляется в отделе кадров того предприятия, во время работы в котором у сотрудника в документе о трудовом стаже закончились строки для внесения новых записей. Как правильно осуществить оформление вкладыша в трудовую книжку – образец смотрите ниже.

Как подшить вкладыш в трудовую книжку

Кроме внесения записей при оформлении вкладыша, работник отдела кадров обязан знать, как подшить вкладыш в трудовую книжку. Строгих предписаний на этот счет нет: логичнее всего подшить вкладыш перед разделом «Данные награждениях и поощрениях», либо после определенного раздела, который полностью заполнен. Более удобно вшить вкладыш в разворот трудовой книжки, чаще всего его пришивают в самом конце, перед обложкой. Нет четких рекомендаций и о вариантах шва и нитках: можете подшивать вручную или на швейной машинке, главное, чтобы вкладыш прочно держался, и исключалась возможность его потери.

ktovdele.ru

Выдан вкладыш в трудовую книжку — образец записи

«Образец записи — выдан вкладыш в трудовую книжку» — такой запрос часто вводят в строки поисковиков кадровики, которые не знают, каким образом и куда ставится отметка о выдаче вкладыша. Между тем такая отметка необходима, когда кончается свободное место в графах книжки. Разберемся, как именно и в каком месте она должна проставляться. 

Когда требуется запись о вкладыше в трудовую книжку?

Где ставится отметка о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку» — установлен ли законом его образец, где можно получить штамп?

Штамп или запись — что правильно?

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Когда требуется запись о вкладыше в трудовую книжку?

Обязанность работодателя заполнять трудовые книжки работников, которые трудятся у него дольше 5 дней, установлена ст. 66 ТК РФ. В книжке указываются следующие основные данные работника:

• его место работы и должность;
• дата приема на работу;
• дата перевода на другое место;
• дата и причина увольнения;
• сведения о поощрениях, которые получал работник, и таком виде взыскания, как увольнение.

Таким образом, в книжке накапливается значительный объем информации. Поскольку сведения, согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее для простоты — Инструкция), записываются только полностью, без каких-либо сокращений (даже общеупотребительных), за исключением сокращенных наименований юридических лиц, указанных при регистрации, может наступить момент, когда места в соответствующем разделе книжки больше не останется. Именно для этого и существует такой документ, как вкладыш к книжке.

Форма вкладыша и порядок, в котором он должен вестись, установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила), утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В п. 39 этих Правил сказано, что в ситуациях, когда к книжке выдается вкладыш, полагается делать соответствующую отметку об этом в самой трудовой.

Где ставится отметка о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Согласно п. 40 Правил, ведение книжек подразумевает и их обязательный учет. Работодатель обязан вести приходно-расходную книгу (ведется бухгалтерией), а также книгу учета движения самих книжек и вкладышей к ним (ведется кадровым подразделением предприятия).

Таким образом, можно сделать следующий вывод: о том, что к трудовой выдан дополнительный документ — вкладыш, должны свидетельствовать минимум 3 записи:

1. В трудовой книжке (ставится штамп с надписью, говорящей о выдаче, и пустыми полями, в которые затем вписываются реквизиты). При этом ни Правилами, ни Инструкцией не установлено, где конкретно он проставляется. На практике он ставится либо на титульном листе (так, чтобы не закрывал собой сведения, касающиеся работника), либо на внутренней стороне обложки (этот вариант используется реже).
2. В приходно-расходной книге.
3. В книге учета движения.

Штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку» — установлен ли законом его образец, где можно получить штамп?

Согласно п. 39 Правил, при выдаче вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку». Образец штампа при этом нормативными актами не установлен, поэтому он может быть изготовлен по произвольному шаблону. Необходимо лишь, чтобы сам штамп имел для заполнения пустые строки, в которых затем указываются реквизиты вкладыша (его серия и номер). Как и сама трудовая книжка, вкладыш является номерным документом, изготавливается централизованно на Гознаке и имеет защиту от подделки.

В Правилах указано, что вкладыш должен вшиваться в трудовую, при этом без нее, т. е. как самостоятельный документ, рассматриваться не может. Именно из-за требований п. 38 Правил не допускается ни вклеивание, ни скрепление степлером, т. к. оба способа соединения вкладыша с книжкой не обеспечивают достаточной надежности.

Получить штамп организация может одним из следующих способов:

1. Заказать его изготовление. Такие услуги могут предоставляться, к примеру, фирмами, занимающимися оперативной полиграфией, или рекламными агентствами. Сейчас даже в райцентрах можно найти компанию, изготавливающую штампы и печати, а в крупных городах их и вовсе десятки. Плюс этого способа состоит в том, что можно самостоятельно разработать эскиз для штампа (поскольку он официально не утверждался, допускается некоторый творческий подход) и выбрать любую оснастку (от старомодной ручной до современной автоматической). Минус — это достаточно дорогое удовольствие.
2. Купить готовый. В отличие от печати организации или ИП штамп о выдаче не содержит индивидуальных данных работодателя, поэтому некоторые крупные магазины канцтоваров предлагают своим покупателям готовые штампы. Обычно это обходится дешевле, чем заказывать изготовление. Минусом данного способа является то, что штампы продаются не в каждом магазине.
3. Использовать самонаборный штамп, где можно выложить буквами необходимый текст и сделать графы для заполнения.

Для того чтобы штамп был действительным, он должен быть заполнен. Заполнение его производится посредством указания реквизитов вкладыша, которые включают индивидуальный номер и серию выпуска. Номер имеет 7 цифр, серии же различаются в зависимости от времени, когда был изготовлен бланк. Так, все вкладыши, изготовленные после 2010 года, имеют серию «ВТ-I», ранее была серия «ВТ», до 2003 года — серии «АТ» с римскими цифрами от I до IV. Самая старая из них, серия «АТ-I», была начата еще при СССР в 1974 году. Таким образом, штамп с заполненными графами будет выглядеть примерно следующим образом: «ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия ВТ-I № 8124855».

Штамп или запись — что правильно?

Можно ли штамп, свидетельствующий о выдаче вкладыша, заменить записью об этом? Например, если организация создана недавно, до сих пор никому из работников еще не выдавались вкладыши, поэтому руководство упустило это обстоятельство из виду и до сих пор не заказало штамп. Что делать в таком случае?

Ответ на вопрос о том, допустимо ли вместо штампа делать в трудовой книжке запись о выдаче вкладыша, содержится в п. 39 Правил, который четко определяет, что в книжке ставится именно штамп. Это означает, что ситуация, когда работники кадровой службы делают запись о выдаче и заверяют ее печатью предприятия, нормам законодательства не соответствует (говоря проще, такая запись ничего не значит). При обнаружении этого (например, при увольнении), работнику следует немедленно потребовать от кадровиков поставить именно штамп — в противном случае при устройстве на новое место могут возникнуть проблемы.

nsovetnik.ru

Вкладыш в трудовую книжку — образец оформления

Что такое вкладыш

Как внести запись о том, что выдан вкладыш

Оформление вкладыша: правила заполнения

Как заполнить вкладыш без ошибок

Что такое вкладыш 

В соответствии с п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), при недостаточности места на одной из страниц раздела книжки требуется оформление вкладыша, который впоследствии вшивается в нее. Делает это предприятие, в период работы на котором было обнаружено, что места для следующей отметки недостаточно.

Недопустимо совершать следующие действия, избегая выдачи вкладыша:

• оформлять работнику новую трудовую книжку;
• продолжать и дальше вести трудовую, внося при этом сведения в не подходящие для этого графы;
• дополнять книжку пустыми листами и продолжать ее вести. 

Внешний вид вкладыша отличается от трудовой книжки.

Его бланк выглядит следующим образом:

• обложка документа картонная, не содержит герб РФ;
• общее количество страниц — 46;
• документ также оснащен элементами защиты;
• титульный лист аналогичен титульному листу трудовой книжки;
• графы и разделы полностью совпадают с графами трудовой. 

Как внести запись о том, что выдан вкладыш 

В соответствии с п. 44 Правил администрация предприятия должна иметь необходимое количество трудовых книжек, а также вкладышей к ним.

Приобретаются они работодателем. При этом он вправе требовать с работника сумму, затраченную на их покупку (п. 47 Правил). Исключением в этом случае будет массовая утрата администрацией документов, неправильное заполнение или порча не по вине работника (пп. 34, 48 Правил).

Для того чтобы начать делать записи во вкладыше, необходимо внести соответствующие отметки об этом в трудовую книжку, а именно:

• проставить штамп с информацией о том, что имеется вкладыш;
• при отсутствии штампа вписать указанные сведения вручную. 

Эта информация указывается на титульном листе трудовой книжки, в правом верхнем углу.

Оформление вкладыша состоит из следующих шагов:

• ставится штамп или делается отметка о его выдаче на трудовой;
• прописывается его серия и номер;
• приложение вшивается в трудовую книжку. 

Число вкладышей, которые могут быть оформлены 1 работнику, никак не ограничено. Если на титульном листе уже есть отметка об этом, ниже следует сделать новую запись, указав соответствующую информацию. 

Оформление вкладыша: правила заполнения 

Порядок заполнения вкладыша и самой книжки аналогичен, а значит, при его оформлении следует руководствоваться Инструкцией по ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

По своей сути этот документ является продолжением трудовой. Ответ на вопрос, как оформить вкладыш в трудовую книжку, следующий: данные, указанные на титульном листе книжки, необходимо перенести на вкладыш, заверить подписью лица, ответственного за работу с ними, и печатью предприятия (при наличии).

Но нередко за период работы гражданина его персональные данные значительно меняются. Во избежание внесения ошибочных сведений для оформления вкладыша работнику необходимо предъявить следующие документы:

• паспорт;
•  документ, подтверждающий уровень образования;
• в случае перемены фамилии или иных данных — подтверждающие бумаги. 

При оформлении следующей записи во вкладыше требуется продолжить нумерацию записей в соответствующем разделе трудовой. То есть первая запись во вкладыше не должна иметь номер 1.

В Правилах не поясняется порядок вшивания вкладыша, поэтому сотрудники кадровых служб обычно вшивают его между последней страницей и обложкой книжки.

На основании абз. 2 п. 38 Правил вкладыш без трудовой книжки недействителен. 

Как заполнить вкладыш без ошибок 

При необходимости оформить вкладыш следует вначале заполнить его и только после этого переносить сведения о нем в трудовую книжку. Нередко при заполнении делаются ошибки, из-за чего бланк подлежит устранению на основании акта (п. 42 Правил) и в дальнейшем непригоден для использования.

При выявлении неточностей или неправильных записей еще в трудовой или уже во вкладыше не допускается их зачеркивание или исправление (п. 30 Правил). В этом случае внести поправки нужно на предприятии, где была сделана ошибочная запись, или по новому месту работы с приложением подтверждающих документов (п. 27 Правил). При этом уже во вкладыше фиксируется, что данные под таким-то номером признаются недействительными, а следом вносятся верные сведения. 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если уже после заведения вкладыша у сотрудника меняются персональные данные, такие как фамилия или имя, вносить изменения требуется согласно требованиям п. 26 Правил. Предыдущие сведения зачеркиваются аккуратной чертой как на титульном листе трудовой книжки, так и на вкладыше, далее указываются новые данные. Информация о подтверждающих документах приводится на обратной стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью и печатью (при ее наличии). 

При оформлении вкладыша необходимо зафиксировать его в журнале учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил) с указанием номера и серии.

В соответствии с п. 42 Правил вкладыш является документом строгой отчетности и хранится на предприятии.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку можно скачать здесь: Образец оформления вкладыша в трудовую книжку.

Вкладыш — это продолжение трудовой книжки. Необходимость в его оформлении возникает при недостаточности места для внесения записей в одном из разделов книжки. Оформляется и ведется этот документ по тем же правилам, что и сама трудовая книжка.

rusjurist.ru