Выдача трудовой – образец написания и как получить ТК на руки, как начальство должно правильно выдать ее, нужна ли расписка о получении от работника?

Сроки и порядок выдачи трудовой книжки работнику

Трудовая книжка является в нашей стране главным документом гражданина, который позволяет получить сведения о его трудовом стаже.

Документ имеет утвержденную единую форму и заводится в начале профессиональной деятельности гражданина.

Правила выдачи, оформления и возврата трудовых книжек регламентируются положениями Трудового Кодекса РФ.

По ряду причин может потребоваться повторная выдача новой книжки или дубликата документа. Задержка выдачи может произойти как по вине работодателя, так и по вине сотрудника.

Общая информация

Что нужно для получения трудовой на руки?

Трудовая книжка – это документ, который подтверждает факт профессиональной деятельности работника. В трудовой книжке отражается информация о местах работы, занимаемых должностях, стаже гражданина. Документ оформляется на бланке унифицированной формы

.

Трудовым Кодексом регламентируются процедуры выдачи, учета, хранения и возврата трудовых книжек. В связи с особой важностью данных документов кадровые службы предприятий должны уделять особое внимание организации работы с трудовыми книжками сотрудников.

Существует три способа получения документа:

1. Выдача трудовой книжки работодателем при первом устройстве на работу. Гражданин, у которого отсутствует опыт работы, получает документ при оформлении трудового договора на своей первой работе. Данный способ первичного получения документа является основным. Неверное заполнение документа или использование недействительного бланка может привести к возникновению у гражданина проблем при дальнейшем предъявлении документа на новых местах работы.
2. Выдача документа выпускникам ВУЗов. Данный способ встречается достаточно редко, поскольку учебные заведения по ТК РФ не обязаны выдавать выпускникам трудовые книжки. Подобная процедура является добровольной. При наличии у выпускника ВУЗа готовой трудовой книжки при трудоустройстве ему следует оповестить об этом работодателя.
3. Покупка чистой трудовой книжки. При желании гражданин может купить стандартный бланк. Подобный вариант часто используют те, у кого старая трудовая книжка имеет нежелательные записи (например, об увольнении по статье). По закону работодатель не должен использовать подобную трудовую и применять собственные бланки, закупленные у лицензированных поставщиков. Самостоятельное заполнение и подделка данных может привести к нежелательным последствиям, включая административную ответственность.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки.

Новый документ

Необходимость оформления новой книжки возникает при трудоустройстве человека без данного документа, который может отсутствовать по следующим причинам:

1. Первичное трудоустройство.
2. Утеря прошлого документа.
3. Порча прошлого документа.

При приеме на работу гражданина, не имеющего опыта работы, работодатель

обязан в течение недели оформить для него трудовую. Данная процедура не представляет сложности для работников кадровой службы предприятия, поскольку подробно прописана в законодательстве.

Сложности могут возникнуть при необходимости выдачи новой трудовой книжки сотруднику, который уже ее имел, но она была утеряна или испорчена. При желании сотрудник имеет право обратиться к прошлому работодателю с целью получения дубликата, с которым он затем приходит по новому месту работы.

Но часто возникает ситуация, когда сотрудник по различным причинам не желает или не может получить дубликат.

В подобном случае по закону работодатель должен получить от нового сотрудника письменное заявление, в котором работник просит выдать новый документ, указывая причину отсутствия старой трудовой книжки (утеря, порча).

Наличие заявления, подписанного лично сотрудником, будет являться доказательством выдачи нового документа по инициативе самого работника.

В этом случае дальнейшие претензии работника при нахождении им старой трудовой и желании объединить данные о прошлом и текущем трудовом стаже в одном документе могут быть отражены работодателем путем предъявления работнику его собственного заявления. По закону выдача по подобному заявлению новой трудовой книжки

автоматически аннулирует старую книжку.

Никаких последствий для работника обладание несколькими трудовыми не несет, поскольку при расчете пенсии все данные будут суммироваться. В данном случае работодателю достаточно выдать сотруднику копию его заявления, которую можно будет предъявить в будущем для обоснования наличия нескольких трудовых книжек.

Дубликат

Выдача дубликата возможна в двух случаях:

1. Внесение ошибочных записей.
2. Утеря документа.

По закону кадровики могут исправить ошибки, допущенные при заполнении книжки сотрудника. Для этого достаточно признать ошибочные сведения недействительными.

Но работник может при желании потребовать замены документа с ошибочными записями. Для этого он пишет заявление с просьбой о

замене документа, содержащего в себе признанные недействительными записи.

Стоимость нового бланка работник не оплачивает. Все сведения из старой трудовой книжки должны быть досконально перенесены в новый документ с учетом исправления недействительных записей в старом документе.

В случае утери документа после увольнения со старого места работы и до устройства на новое место работник имеет возможность направить предыдущему работодателю заявление с просьбой о выдаче дубликата утерянного документа.

Бывший работодатель в течение 15 дней обязан удовлетворить данную просьбу.

Дубликат должен соответствовать утерянному документу, никаких дополнений и исправлений не допускается.

При получении дубликата из-за утери документа работник лично оплачивает новый бланк.

В обоих случаях необходимо получить подтверждение о получении сотрудником дубликата, заверенное его подписью. Сделать подобную запись можно непосредственно на заявлении с просьбой о выдаче дубликата (внизу, на оборотной стороне).

При выдаче дубликата вместо документа с ошибочными записями гражданину отдается не только дубликат, но и старая трудовая книжка

. Данный момент, также, фиксируется в письменной форме и подтверждается подписью работника.

Образец заполнения заявления на выдачу дубликата трудовой.

Сроки оформления

Трудовая книжка должна выдаваться непосредственно в день увольнения. При приеме сотрудника без опыта трудовой деятельности, кадровые работники предприятия обязаны в течение недели оформить для него новый документ.

Выдача дубликата документа должна быть произведена в течение 15 дней (после получения заявления с данной просьбой).

Задержка выдачи

Как забрать документ при увольнении? Трудовая книжка может быть не выдана в положенный срок по следующим причинам:

1. Сотрудник отсутствует.
2. Сотрудник отказывается от возврата документа (например, из-за несогласия с указанной в документе причиной увольнения).
3. Работодатель намеренно не выдает документ (например, стремясь принудить его к выполнению оставшейся работы уже после оформления увольнения).

Если выдача документа затягивается из-за отсутствия сотрудника или его нежелания получать документ на руки, то работодателю необходимо отправить письменное уведомление. В данном письме следует изложить просьбу к сотруднику о явке в организацию для получения своей трудовой книжки, либо попросить его согласия на получение документа по почте.

Работник может обратиться с письменным запросом на получение трудовой.

По запросу документ должен быть выдан в течение трех рабочих дней.

Если трудовая не выдается вовремя по вине организации, работодатель может понести материальную ответственность.

При наличии доказательств того, что сотрудник из-за отсутствия документа не смог устроиться на другую работу или был уволен по ошибочной статье, работодатель по закону обязан возместить работнику потерянный заработок за прошедший после увольнения период.

Выпуск приказа

Выдача трудовой книжки становится возможна после прекращения трудового договора. Основание для его расторжения —

соответствующий приказ (или распоряжение) руководителя организации. Сотрудник обязан поставить подпись в расписке об ознакомлении с внесением записей в трудовую.

Составление акта об отказе

Если сотрудник отказывается поставить свою подпись, возникает необходимость составления соответствующего акта. В акте указывается, что при свидетелях работник кадровой службы предложил увольняющемуся сотруднику поставить подпись и объяснил необходимость этого действия, указанного в законе, но получил отказ.

В акте указывается дата и ставятся подписи сотрудника кадров и свидетелей (например, менеджера по персоналу и руководителя организации).

Образец акта об отказе работника получить трудовую книжку.

Порядок получения в другом городе

Если сотрудник находится в другом месте, работодатель должен отправить ему уведомление и изложить в нем просьбу о явке по месту выдачи трудовой.

При невозможности личной явки работодатель должен в письме попросить согласия работника на отправку трудовой по почте.

Подобная ситуация возможна при постоянном проживании и работе сотрудника в другом городе, где находится представительство компании, в то время как оригиналы документов хранятся по юридическому адресу в основном офисе.

Таким образом, трудовая книжка – это документ, подтверждающий профессиональную деятельность работника. Трудовым Кодексом регламентируются процедуры выдачи, учета, и возврата документа. По ряду причин у гражданина может возникнуть необходимость в повторном получении новой трудовой, либо дубликата старого документа.

Трудовая книжка может не выдаваться работнику в день увольнения по его вине, либо по вине работодателя.

Если сотрудник отказывается при увольнении получать книжку на руки, возникает необходимость составления соответствующего акта.

При невозможности личной явки работодатель должен отправить сотруднику уведомление с предложением получения документа по почте.

Образец уведомления о необходимости получения трудовой книжки либо дачи согласия на ее отправку по почте.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

101million.com

Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?

Выдать трудовую книжку на руки сотруднику при увольнении — непреложная обязанность работодателя. Но разрешается ли отдавать на время книжку владельцу в других ситуациях? Ответ — в этой статье.

 

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

 

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

• Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

• По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления страховой пенсии по старости). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую ПФР вернет ее сотруднику.

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Кадровый документооборот ждут серьезные перемены. Введут ли электронные трудовые в ближайшее время, расскажет эта публикация.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №  225, письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.

Формулировка может быть такой:

Скачать образец расписки

Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.

В книге допущена ошибка? Вот что в этом случае советует Минтруд.

Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.

ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.

Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.

nalog-nalog.ru

Выдача оригинала трудовой книжки на руки

Правила обращения за страховой пенсией утверждены приказом Минтруда России от 17 ноября 2014 № 884н. А перечень документов, которые нужны для установления страховой пенсии, утвержден приказом Минтруда России от 28 ноября 2014 № 958н.

Документы для назначения пенсии может подать не только работник, но и его работодатель при наличии письменного согласия такого сотрудника. По общему правилу для установления пенсии необходимы:

• заявление об установлении пенсии;
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность и местожительство сотрудника;
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, документы, подтверждающие его регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования;
• документы, подтверждающие периоды работы или иной деятельности, включаемые в страховой стаж;
• выписка из индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования, содержащая данные об индивидуальном пенсионном коэффициенте сотрудника;
• документы, подтверждающие периоды работы, для досрочного назначения пенсии.

Если документы в ПФР подает представитель сотрудника, то вместе с общим пакетом документов дополнительно представляют соответствующую доверенность и паспорт представителя. Когда же документы в ПФР подает работодатель, то дополнительно к общему пакету документов он представляет:

• письменное согласие сотрудника на представление его заявления работодателем;
• документ, который подтверждает, что гражданин состоит в трудовых отношениях с работодателем. Это может быть трудовой договор, копия трудовой книжки сотрудника или справка от работодателя;
• документы, удостоверяющие личность руководителя организации и назначение его на соответствующую должность, например, копия приказа о приеме на работу.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 2, 4–5, 6, 12, 53–68 перечня, утвержденного приказом Минтруда России от 28 ноября 2014 № 958н.

blogkadrovika.ru

Выдача трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

В соответствии нормативно правовыми актами, которые регулируют порядок ведения и хранения трудовых книг, выдача трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать, не запрещена. Однако указанные документы также не предусматривают и обязанности работодателя по выдаче трудовой до наступления момента увольнения.

Выдача копий документов

Законодатель предусмотрел обязанность выдачи копий необходимых документов в статье 62 ТК РФ и пункте 7 Правил, регламентирующих порядок ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 N 225. В соответствии с указанными нормами, если работник подает письменное заявление с соответствующей просьбой, работодатель обязан на протяжении трех дней выдать надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки или выписку.  Указанные документы должны быть выданы безвозмездно.

Оформление пенсии

Очень часто возникает ситуация, когда работающий сотрудник приобретает право на пенсию в связи с достижением определенного возраста, но не планирует увольняться. Как правило при оформлении данного вида выплат, органы Пенсионного фонда РФ требуют у будущих пенсионеров предоставить оригинал документа, подтверждающего стаж или нотариально заверенную копию. По этой причине сотрудники обращаются с аналогичным требованием к работодателю.

Здесь следует отметить, что согласно п.13 Перечня (от 27.02.2002 N 16/19па), в подтверждение права на назначение пенсии принимаются только оригиналы документов, которые подтверждают стаж. Относительно предъявления оригинала трудовой книги, указанный пункт, предусматривает исключение из общего правила, и не содержит условия об обязательном ее предоставлении.

Разъяснение

В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0, для подтверждения наличия необходимого стажа, допускается предоставление в территориальные органы Пенсионного фонда РФ заверенной нотариально копии трудовой книги. В соответствии с данным разъяснением, выдача трудовой книжки сотруднику на руки для подтверждения наличия необходимого стажа, не является обязательной.

Таким образом, законодательство о пенсионном обеспечении не возлагает на граждан обязанности представить в Пенсионный фонд РФ оригинал трудовой книжки.

В случаях когда, невзирая на предъявленные аргументы, должностные лица Пенсионного фонда РФ продолжают настаивать на предоставлении оригинала (нотариально удостоверенной копии), возможны следующие варианты поведения:

1. Направится в органы Пенсионного фонда РФ вместе с сотрудником, и на месте самостоятельно предъявить оригинал трудовой книжки.
2. Выдать заверенную нотариально копию документа.
3. Выдать сотруднику оригинал.

Первый из предложенных вариантов поведения, по мнению многих специалистов, является самым оптимальным. Действуя подобным образом, лицо, назначенное ответственным за сохранность трудовых книг, обезопасит себя от ответственности при возможной утере данного документа. В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо работодателя.

Таким образом, учитывая приведенные выше разъяснения, даже в случаях, когда трудовая книжка выдается работнику на руки под расписку и на короткий срок, ответственность за ее сохранность несёт должностное лицо.

Нотариальное заверение

В случае возникновения обоснованной необходимости, сотрудник кадровой службы предприятия может самостоятельно обратится к нотариусу для того, что бы он заверил копии необходимых документов. Следует обратить внимание на то, что в соответствии с действующим законодательством, уплаченная за данную услугу сумма не подлежит взысканию с работника.

Выдача оригинала

Учитывая вышеизложенное, напрашивается вывод, что однозначного ответа на вопрос о том, в каких случаях выдается на руки работнику трудовая книжка, не существует. Работодатель обязан выдать работнику книгу на руки только при увольнении последнего.

Если по каким-либо причинам все-таки принято решение о выдаче оригинала данного документа на руки работающему сотруднику, необходимо  постараться правильно оформить сопутствующие документы.

Организация работы

Поскольку вопрос надлежащей организации работы по обращению трудовых книг прямо не регламентирован действующими нормативными актами, работодателю следует позаботиться об этом самостоятельно.  По мнению многих специалистов целесообразно утвердить локальные нормативные акты, которые будут регламентировать данную область, и определять в том числе:

• Порядок организации кадровой работы.
• Порядок, в соответствии с которым может осуществляться временная выдача трудовых книжек на руки.
• Полномочия должностных лиц работодателя.

Регламентирование временной выдачи

В качестве подобных локальных нормативных актов могут выступать:

• Должностная инструкция работника, который назначен ответственным за обращение с книжками, приказом руководителя.
• Инструкция о порядке временной выдачи трудовых книжек работникам организации.
• Правила внутреннего распорядка, в которые включены пункты о дисциплинарной ответственности.
• Другие, утвержденные руководителем, распоряжения.

Инструкция о порядке временной выдачи

В подобную инструкцию рекомендуется включить пункт, который обязывает сотрудника, получившего временно трудовую книжку на руки для каких-либо целей, вернуть ее не позднее установленного срока. Не лишним будет внесение указания на то обстоятельство, что книжка должна быть возвращена в том же состоянии, в каком была получена.

Ознакомление

После утверждения данного локального акта надлежащим образом и вступления его в силу, следует в обязательном порядке ознакомить с его содержанием следующих сотрудников предприятия:

• Лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за работу с трудовыми книжками}
• Сотрудников, которые заявили о необходимости временно получить оригинал документа на руки для различных целей. Среди причин может быть названа, в том числе и предоставление в Пенсионный фонд РФ, при оформлении пенсии.

Дисциплинарная ответственность

Для обеспечения выполнения норм указанной инструкции, целесообразно включить в подобную инструкцию и правила внутреннего распорядка, отдельные нормы, которые будут устанавливать дисциплинарную ответственность. Например, дисциплинарное взыскание может быть предусмотрено в случае нарушения требований локальных нормативных актов, в том числе актов, о порядке выдачи трудовых книг на кратковременный период.

Подобным образом также можно предусмотреть ответственность за несвоевременное возвращение или возвращение в ненадлежащем состоянии книжки, которая временно была выдана на руки работнику, и испорчена по его вине.

Образец заявления и расписки

Выдаче оригинала, в обязательном порядке должна предшествовать подача заявления на имя руководителя. Например:

Заявление ___________ № _____ Прошу Вас выдать мне трудовую книжку (подлинник, оригинал) для предоставления в … . Должность, ФИО.

&nbsp}

Трудовая книжка мною получена (дата). Обязуюсь вернуть трудовую книжку по  окончании …. до (дата) без повреждений и исправлений.ФИО       Дата

В случае положительного рассмотрения вопроса о выдаче, также должна быть оформлена соответствующая расписка. Например:

Расписка Трудовая книжка № __________________ Вкладыш № _________________________ получен(-ны) на руки ____________________________________________ «___» ____________20___года. Срок возврата __________________________________________. (дата)          подпись

Договоренность с органами Пенсионного фонда РФ

Некоторые практики рекомендуют согласовать с органами Пенсионного фонда РФ возможность предоставления оригиналов документов по письменному запросу Пенсионного фонда РФ в адрес предприятия.

После обоюдного согласования порядка предоставления и возвращения трудовых книг, основанием для их выдачи сотруднику организации может быть соответствующий запрос органов Пенсионного фонда РФ. Персональную дисциплинарную ответственность за обеспечение сохранности трудовой книжки с момента получения на руки и до момента ее возвращения в кадровую службу, должен нести её владелец.

hr-portal.ru

Выдача трудовой книжки на руки работнику

Трудовая книжка – это основной документ трудящегося гражданина, являющийся подтверждением трудового стажа. Все книжки хранятся в кадровой службе предприятия, в котором занят человек в конкретный период. Ответственность за сохранность и достоверность информации переходит на специалиста, утвержденного приказом руководства. Документ не может быть передан в руки ее владельцу или постороннему человеку, если на то нет причины, соответствующей российскому законодательству. В каком случае выдача трудовой книжки на руки работнику не является нарушением регламента, рассмотрим в статье.

Нововведения

До недавнего времени выдача трудовой книжки на руки была возможна лишь в двух случаях:

При появлении иных причин, требующих подтверждения трудового стажа гражданина или его занятости, на руки выдавалась копия оригинала, заверенная надлежащим образом.

Сегодня ПФР имеет право затребовать оригинал трудовой книжки для подсчета пенсионных выплат в случае приближения пенсионного стажа, даже если сотрудник не собирается увольняться.

В 2015 году в Трудовой кодекс (ТК РФ) были внесены поправки, позволяющие выдавать оригинал трудовой книжки работнику, подошедшему к пенсионному возрасту (на основании ФЗ № 216). Пенсионный фонд может запросить трудовую книжку у гражданина при оформлении пенсии, чтобы подтвердить трудовой стаж.

Обстоятельство возникает в том случае, если человек продолжает трудовую деятельность и увольняться не собирается, но подошел период начисления пенсионных выплат. Сотрудникам ПФР может быть недостаточно копий документов, подтверждающих общий стаж. Они дают предписание о представлении оригинала. Как поступить в таких обстоятельствах сотруднику, оформляющему пенсию, и кадровику, расскажем подробнее.

Выдаем документ без нарушений

Трудовым кодексом определены правила хранения и перемещения трудовых книжек работников (Постановление Правительства № 225). Любые процедуры с документом должны сопровождаться письменным подтверждением. Для этого предусмотрена книга учета и определен порядок, которому должен следовать кадровик. Рассмотрим все варианты выдачи трудовой книжки на руки работнику.

При увольнении

Если сотрудник увольняется по собственному желанию или по другим причинам, то для получения трудовой нужно написать заявление в соответствующей форме. В последний рабочий день кадровик, имея на руках приказ об увольнении, обязан передать увольняющемуся все документы, включая трудовую книжку. Задержка выдачи даже на один день подлежит наложению штрафов.

Запись о выдаче трудовой заносится в журнал, где сотрудник собственноручно подтверждает этот факт подписью и датой.

Трудовая должна быть оформлена в соответствии с трудовым законодательством. Если работник желает получить справки о доходах, выплатах в фонды и другую информацию, он должен написать заявление.

Иногда возникают обстоятельства, когда работник не приходит за документами в отдел кадров. Чтобы работодатель не нарушил сроков выдачи трудовой на руки при увольнении, необходимо оформить запись об информировании сотрудника. Должен быть составлен бланк письменного уведомления с просьбой о явке гражданина в офис или разрешении выслать документы по почте. В таком случае на работодателя не будут наложены санкции за задержку выдачи документов при увольнении.

В отпуск с последующим увольнением

Иная ситуация складывается, когда сотрудник собирается уволиться, но отпуск не был использован. Согласно ТК РФ, датой увольнения считается последний день отпуска. Но трудовая книжка может быть выдана на руки раньше, в последний рабочий день перед выходом в отпуск. Все бы хорошо, но при неправильном оформлении факта выдачи документа кадровику может грозить штраф. В такой ситуации с увольняемого нужно взять расписку о получении трудовой книжки и взятии ответственности по ее сохранности на себя.

Соответствующая информация вносится в журнал учета движения и хранения трудовых.

Пенсионный возраст

Для подтверждения трудового стажа при оформлении пенсии гражданину, желающему продолжить трудовую деятельность, в органы Пенсионного фонда могут потребоваться оригинал трудовой книжки и копия, заверенная у нотариуса.

В любом случае работнику придется обращаться к работодателю, чтобы получить запрашиваемый бланк. Возможны следующие действия со стороны организации:

• Предоставление оригинала сотрудником, ответственным за сохранность трудовой. Работник, претендующий на начисление пенсии, отправляется в ПФР вместе с кадровым специалистом. Тогда вся ответственность остается на кадровике и специальных расписок составлять не нужно.
• Ответственный сотрудник самостоятельно обращается к нотариусу и оформляет копию трудовой, не выдавая документ на руки работнику.
• Оригинал временно передается работнику для предоставления по месту требования. В этом случае требуется соблюдение определенного порядка передачи оригинала.

О временной передаче оригинала на руки поговорим подробнее.

Составляем локальный акт

Если в организации предусмотрен факт выдачи на короткое время трудовой книжки работнику для предоставления по требованию в социальные службы, то должен быть составлен регламент данной процедуры. Он утверждается руководством. В локальном акте должна быть предусмотрена инструкция временной выдачи трудового бланка на руки работнику:

1. Работник должен написать заявление на имя директора с просьбой о выдаче оригинала на руки для предоставления в социальные службы.
2. Положительный или отрицательный ответ должен быть дан не позднее 3 дней после обращения.
3. Если решение положительное, то сотрудник обязан заполнить бланк расписки, где указываются сроки, на которые книжка выдается на руки.
4. Соответствующая запись вносится в Книгу учета трудовых книжек, что снимает ответственность с кадровика и организации в целом.
5. Инструкция должна содержать информацию об ответственности работника, который обратился за оригиналом. Сроки возврата и требования к внешнему состоянию, внутреннему содержанию документа (ни один бланк не должен быть испорчен).
6. Определена ответственность за неисполнение требований по временной выдаче оригинала книжки на руки.

С инструкцией должны быть ознакомлены все участники процедуры: ответственный кадровик и сотрудник, обратившийся с подобной просьбой.

Несмотря на то, что стала возможна выдача трудовой книжки на руки сотруднику вне процесса увольнения, ответственность работодателя за хранение и оформление этого документа остается на прежнем уровне. Все факты передачи документа должны быть подтверждены. Чтобы не возникло непредвиденных обстоятельств, стоит позаботиться о налаживании сотрудничества с Пенсионным фондом (это актуально при большом штате). Возможен и такой вариант: ПФР отправляет запрос на предоставление оригинала трудовой книжки напрямую работодателю. Тогда руководство на основании официального запроса может предоставить документы без передачи их работнику.

zhazhda.biz

Выдача трудовой книжки работнику

Своевременная выдача трудовой книжки работнику на руки является важным требованием, соблюдение которого актуально не только для ее владельца, но и для работодателя. Этот документ представляет собой своеобразный «паспорт», только удостоверяет он не личность владельца, а его трудовой стаж и стаж для пенсии.

Как и все другие личные документы, трудовая книжка работника имеет свои требования по  форме ведения, заполнения и хранения. На протяжении всего срока трудовой деятельности гражданина она хранится в отделе кадров предприятия или организации. На руки работнику трудовая книжка может быть выдана только в исключительных случаях. Обо всех этих случаях и пойдет разговор в предлагаемой статье.

Выдача трудовой книжки при увольнении работника

Трудовым кодексом Российской Федерации регламентируются основные права и обязанности всех субъектов правоотношений. Здесь же содержатся наиболее важные положения по вопросам ведения, хранения и выдачи трудовых книжек. В том числе при увольнении по собственному желанию, по соглашению сторон и др.

При прекращении действия трудового договора по любым причинам с работником должен быть произведен окончательный расчет в день увольнения и выдана трудовая книжка. В документе должна быть произведена отметка об увольнении со ссылкой на основание (статья ТК РФ).

Согласно статье 62 Трудового кодекса России по письменному заявлению гражданина о документах, связанных с работой, работодатель в течение 3 дней после поступления письменного ходатайства выдает и надлежащим образом (печать, подпись, дата) заверенные копии или оригиналы документов:

• выписка из приказа о приеме работника на работу;
• распоряжение о переводе на другую должность или в иное структурное подразделение данной организации;
• выписка о внесении всех страховых взносов;
• справка о фактической начисленной заработной плате;
• выписка из приказа об увольнении работника и др.

Такие документы буду особенно актуальными при намерении работника обратиться в суд за защитой трудовых прав. Ведь они станут доказательствами по гражданскому делу, что минимизирует временные затраты на их истребование.

Необходимость документа при оформлении пенсии

Трудовая книжка работнику выдается при прекращении работы по случаю выхода на пенсию. Это общий случай, как и при увольнении. Однако достаточно часто бывает, что гражданин оформляет пенсию по старости, а увольняться с места работы пока не собирается.

Пенсионный фонд в любом случае для оформления пенсии потребует предоставить оригинал трудовой книжки. В таких случаях сотрудники кадровой службы истребуют от работника заявление на выдачу трудовой книжки, где в качестве уважительной причины получения на руки документа станет обращение в ПФР. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, это единственный случай, когда при продолжении работы в данной организации разрешается нарушать установленный порядок хранения рассматриваемого документа. После его получения на руки за сохранность трудовой книжки будет отвечать ее владелец.

Выдача копии трудовой книжки

Законодателем предусмотрена обязанность выдавать копии необходимых документов по требованию работников (статья 62 ТК РФ). Согласно указанной норме, если работник обратился с письменным заявлением о выдаче копии документа, работодатель должен в течение трех дней выдать ему должным образом заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее. Указанные копии документов выдаются бесплатно.

Исключительные случаи выдачи трудовой книжки

Если у работника есть неиспользованные за время работы очередные отпуска, то он имеет право в заявлении на увольнение просить об их предоставлении. В таком случае днем увольнения считается заключительный день отпуска работника, а значит, трудовую книжку он должен получить перед уходом в отпуск. Поэтому отдел кадров выдает на руки работнику трудовую книжку только при получении от него соответствующей расписки. Эта расписка вносится в книгу учета движения трудовых книжек работников предприятия, а также о ней делается отметка в личной карточке работника.

Иногда бывают случаи, когда в день увольнения работник по уважительным причинам отсутствует на работе или не хочет получать трудовую книжку. Тогда работодателем заказным письмом направляется работнику уведомление, предлагающее явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие отправить ее почтой. В такой ситуации работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу трудовой книжки уволенному работнику со дня отправки уведомления.

Таким образом, случаи, когда производится выдача трудовой книжки работнику на руки, связаны с подготовкой заявления работодателю и регламентируются Трудовым кодексом РФ.

iskiplus.ru

Выдача трудовой книжки при увольнении работника – ТК РФ

Выдача трудовой книжки при увольнении является одним из условий, которое обязан выполнить руководитель в процессе увольнения работающего.

Обязательство по выдаче трудовой книжки при увольнении работника закреплено в статье 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Но независимо от стороны инициатора разрыва трудовых отношений и поводов для их прекращения, когда реализуется увольнение, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику.

Практически все обязательства по документальному оформлению ухода работника возложены на компанию, в частности, на кадровую службу. Не исключение здесь и возврат личной рабочей книжки сотруднику.

В такой ситуации необходимо детально и скрупулезно разбираться в следующих моментах:

• когда должны отдать трудовую книжку при увольнении;
• срок выдачи трудовой книжки при увольнении;
• порядок выдачи трудовой книжки при увольнении.

Все указанные моменты крайне важны, прежде всего, для руководителя. Как показывает практика, значительное количество обращений в надзорные и судебные инстанции связано с нарушением норм ТК РФ по выдаче трудовой книжки при увольнении.

Действия работодателя при увольнении работника

Помимо выдачи трудовой книжки, при увольнении статья 84.1 ТК РФ обязывает работодателя выполнить еще ряд очень важных действий. Получение трудовой книжки увольняющимся — это только одна из составляющих частей всей процедуры ухода.

Прежде всего, необходимо определиться с поводом, который послужил причиной прекращения делового взаимодействия. Если имели место нарушения со стороны работающего, то нужно будет провести внутреннюю проверку и собрать материалы соответствующего характера. Когда такое случается в силу других обстоятельств, например, обоюдное согласие, либо намерение человека, проверку проводить не нужно.

В любом случае руководитель должен принять решение и осуществить его оформление в виде письменного распоряжения.

В таком документе нужно отразить данные увольняющегося специалиста – как зовут, какую должность занимает. А также указать дату, начиная с которой отношения будут прекращены. Если уволиться намерены несколько человек, то отражаются сведения и о каждом из них. С содержанием бумаги необходимо под роспись ознакомить каждого человека. Нелишним будет и письменное уведомление человека. В случае отказа индивидуума составляется акт.

Затем необходимо определить объем обязательных перечислений денежных средств увольняемым.

Обязательно нужно проинформировать бюджетную инстанцию, которая занимается вопросам занятости людей по труду, и направить данные в организацию, ведущую воинский учет.

Если человек выплачивает средства на обеспечение отпрысков, нужно сообщить об уходе судебному исполнителю и получающей стороне.

После этого делается отметка в личную рабочую книжку человека и его учетную карточку. В окончательный трудовой день нужно передать трудовую книжку уволенному и перечислить денежные средства. Такие сроки выдачи определены ТК РФ.

Если человек не явился лично за документами, трудовая выдается посредством почтового направления, а финансы зачисляются на его банковский счет.

Внесение записи в трудовую книжку

Статья 66 ТК РФ определяет, что рабочая книжка по сути своей представляет систематизированные данные, которые отражают всю трудовую биографию человека. Однако ТК РФ не конкретизирует порядок заполнения таких документов. Такие условия определены в Постановлении Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Указанными правилами определено, что в документ вносятся данные о приеме в штат компании, обо всех переводах и перемещениях на другие должности, а также о прекращении отношений.

В документ, помимо сведений о профессиональной деятельности, вносятся личные данные: как зовут владельца документа, когда родился. Если в ходе жизни такая информация претерпевала изменения, это тоже отмечается, со ссылкой на основание изменений.

Имя, фамилия и отчество указываются на государственном языке. Дата появления на свет пишется арабскими цифрами. День и месяц должны быть указаны двузначными цифрами, а год четырехзначными. Под такими данными человек ставит свою личную роспись.

Что касается сведений об исполнении рабочих функций, то здесь отражается более полная информация. Должно быть указано следующее:

• дата начала взаимодействия;
• полное название организации;
• точное обозначение занимаемой должности;
• дата и номер распоряжения главы о принятии в компанию;
• сведения о переводах на другие должности и места;
• момент прекращения взаимодействия;
• причины, послужившие этому;
• ссылка на статьи ТК РФ;
• приказ об окончании отношений.

В личном рабочем документе еще имеется раздел о поощрительных мерах, которые применялись к человеку. В таких строках указывают:

• дату применения поощрения;
• основания для этого, то есть приурочено поощрение к памятной дате или профессиональному празднику;
• распоряжение работодателя – номер и дата вынесения.

Содержание любой пометки должно соответствовать формулировке приказа руководителя, который был основанием для ее внесения.

Все отметки в книжку уволившегося производятся с использованием канцелярской ручки. Для этого могут применяться чернила или паста черного, фиолетового или синего цветов. Другие цвета не разрешаются. В записи не допускаются сокращения, исключение слов или фраз. Все названия должны быть полными.

Каждая отметка имеет свой номер. Нумерация распределяется по мере внесения данных.

Выдача трудовой книжки

Как было указано, по правилам статьи 84.1 ТК РФ в день ухода уволившемуся выдаётся на руки личная рабочая книжка, оформленная надлежащим образом, которая содержит в себе отметку соответствующего содержания. Выдают такой документ, как правило, лично владельцу, под роспись.

Каждая рабочая книжка внесена в специальный учетный перечень в соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках». Соответственно, когда владелец забирает свою книжку, он ставит подпись в отдельной графе указанного перечня о том, что книжка возвращена. Уволившийся расписывается в учетной карточке.

Способы выдачи трудовой книжки

Способы, которыми книжка может выдаваться, определены в статье 84.1 ТК РФ. К таковым относятся:

• личное получение;
• пересылка по почте.

Однако на практике применяется еще передача документа человеку, который официально представляет интересы владельца.

Чаще всего владелец забирает все бумаги сам. Он приходит лично в кадровую службу организации, где под роспись и получает все необходимое.

Однако иногда складываются обстоятельства, при наличии которых человек, которого уволили, не имеет возможности книжку забрать сам. Такие ситуации носят в основном личный характер и могут быть связаны как с отдаленностью места фактического нахождения главного офиса компании, так и плохим самочувствием владельца или его преклонным возрастом. Об этом следует проинформировать работодателя предварительно.

Но даже если индивидуум не явился лично и о причинах неявки не сообщил, передать книжку человеку обязаны.

Прежде всего, руководитель может воспользоваться услугами почтовой связи. Такую пересылку рекомендуется осуществлять заказным отправлением с уведомлением. Это делается для того, чтобы организация имела документальное подтверждение факта, что владелец документа его получил. В случае неполучения в организацию будет направлена соответствующая информация. Документ направляется по последнему известному адресу.

На практике довольно часто распространены ситуации, когда интересы индивидуума представляет другой человек. Такой представитель может получить рабочую книжку вместо владельца. Такой вариант возможен даже в случае ухода из жизни человека. Для этого он обязан явиться лично в компанию. При себе он должен иметь личный документ, а также бумагу, которая подтверждает его полномочия. Последний документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями статей 185, 185.1, 186 ГК РФ.

Главным условием для оформления доверенности на получение трудовой является её заверение частным или государственным нотариусом.

Также в содержании должно быть указано:

• дата и место составления бумаги;
• сведения о заверяющем специалисте;
• кто и от чьего имени действует;
• полные данные сторон договоренности – как зовут, где живут, сведения о личных документах;
• рамки полномочий представителя;
• подписи сторон;
• заверяющая подпись и печать профессионала.

Кадровый специалист, который будет осуществлять передачу, обязан проверить все данные представленной документации. После этого документ передается в руки прибывшего. Последний ставит личную подпись в учетном перечне.

Судебная практика

В судебную инстанцию обратился человек с требованием компенсировать несвоевременную выплату работодателем полагающихся при увольнении денежных сумм, выплатить деньги за несоблюдение сроков выдачи рабочей книжки и возместить моральный ущерб, а также компенсировать неиспользованный временной период для отдыха и восстановления.

В содержании обращения было указано, что инициатор был принят на работу в компанию на основании достигнутого рабочего соглашения. В определенный период его деятельности организация испытывала определенные трудности с реализацией своей продукции. В связи с этим стороны пришли к договоренности, что инициатор будет выходить на работу после телефонного звонка, как во время простоя и соответственно будет получать меньший доход. Несмотря на то что человек выполнял свои обязательства, руководство расценило его отсутствие как прогул и требовало пояснений.

Однако инициатор работу не прогуливал, так как производство фактически не функционировало. К тому же человек по причинам плохого самочувствия находился на лечении. В таких обстоятельствах инициатор принял решение уйти из компании по личной инициативе. В день ухода рабочую книжку ему не выдали и окончательный расчет не выплатили. По этой причине он не смог найти себе нового места труда. Спустя несколько дней, он по почте получил свои документы и уведомление о том, что все было выслано ему по причине его неявки.

Представитель компании с доводами инициатора согласился частично и пояснил, что на рабочем месте человек отсутствовал по неизвестным причинам, о чем были составлены акты. За весь период пропуска индивидуум приходил на работу только три раза. Начисленные доходы превысили фактическое время труда. В день ухода инициатор отказался получать документы. По этой причине они были высланы почтой. В свою очередь организация готова компенсировать неиспользованные дни отдыха.

В ходе изучения представленных материалов было установлено, что инициатор действительно состоял в рабочих отношениях с компанией. Впоследствии человек был уволен по личному желанию, о чем свидетельствует распоряжение руководителя. Также имеются подтверждающее заключение медицинской инстанции о том, что человек действительно находился на излечении.

В день ухода трудовая книжка была выслана почтой, так как инициатор отказался от получения. Окончательная выплата была произведена частично. Период лечения оплачен не был. Факт простоя документами подтвержден не был.

Изучив все представленное и выслушав стороны, суд вынес свое заключение. Требования истца были удовлетворены частично, а именно в его пользу были взысканы средства за неоплату периода лечения, за задержку расчета при уходе и за моральный ущерб.

С компании также взыскали средства за рассмотрение обращения.

Решение от 14 июля 2017 г. по делу № 2-2346/2017

znatoktruda.ru