Что должны знать кадровики о внесении записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку?
Не все трудовые, находящиеся сегодня в отделах кадров российских предприятий, имеют достаточное количество страниц. Это связано с тем, что многие рабочие и служащие неоднократно меняют место жительства и род занятий. Когда в книжке заканчиваются страницы в одном из разделов, в нее вшивается вкладыш. Как внести запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку и сделать это грамотно с юридической точки зрения?
Вкладыш в трудовой книжке
Если работодатель выдает сотруднику вкладыш в книжку, ему необходимо соблюдать все Правила ведения трудовых. Каждый типовый вкладыш, вшиваемый в книжку, имеет девять стандартных разворотов для раздела «Сведения о работе» и восемь разворотов для «Сведений о награждениях».
Снабдив документ дополнительными страницами, кадровики обязаны сделать запись в трудовой о выдаче вкладыша. На титульной странице книжки необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер.
Отметка о выдаче вкладыша
В Правилах говорится о штампе. Однако если запись о такой выдаче сделана от руки, что некоторые специалисты могут посчитать некорректным, она не будет признана недействительной, так как не каждый работодатель на момент выдачи вкладыша мог иметь этот вид штампа. Но во избежание разных бюрократических неувязок, в каждом отделе кадров данный штамп должен быть. Так гласят утвержденные правительством РФ Правила.
В них не говорится точно, с какой стороны вшивается вкладыш, и какие нитки для этого необходимо использовать. Практический опыт показывает, что кадровые работники вшивают их между последней страницей и обложкой самой книжки.
Правильное оформление
В работе со вкладышем надо быть достаточно внимательным, чтобы не допустить в нем ошибок. Его титульная страница должна дублировать следующие пункты трудовой:
- фамилия, имя, отчество сотрудника}
- дата рождения}
- степень образования}
- профессия служащего согласно данных его диплома (при отсутствии дипломных данных – профессии, специализации – строка остается незаполненной)}
- дата заполнения.
На первой странице каждого вкладыша, по образцу трудовой книжки, должна стоять фамилия кадрового сотрудника, ответственного за заполнение этих документов, и его подпись. Личная подпись сотрудника, которому вшивается вкладыш, также необходима.
Порядок внесения записей
Вкладыш – это продолжение книжки, соответственно, записи в нем осуществляются в порядке возрастания.
- В первой графе – порядковый номер, продолжающий нумерацию последней страницы трудовой книжки.
- В графе № 2 отмечается дата сделанной записи.
- Графа № 3 предназначена для сведений о зачислении на работу, увольнении с нее или о переходе на другое место. Никакие сокращения в третьей графе недопустимы. Все слова должны быть написаны прописью.
- В последней, четвертой графе, делается ссылка на документ, обосновывающий правомочность данной записи. Как правило, это приказы организаций с их номерами и датой подписания руководителями. Использование сокращенных слов в этом разделе тоже запрещено. Приказы касаются как принятия на работу, так и перевода на другую должность, и увольнения.
Когда вкладыш уже выдан, на внутренней стороне обложки самой книжки делается запись с указанием его номера и серии. Эти записи должны постоянно фиксироваться, так как вкладыши могут выдаваться неоднократно.
Заранее делать подобные записи не рекомендуется, поскольку в самом вкладыше может быть допущена ошибка при заполнении, и тогда его придется уничтожать. А вот места для нового штампа на обложке трудовой книжки может не хватить.
Вшивание документа
После оформления вкладыша нужно незамедлительно сделать запись в журнал выдачи трудовых с указанием его номера и серии. Инструкция по заполнению трудовых книжек гласит, что вкладыши должны быть вшитыми, но ни один документ не дает советов, как это сделать. Поэтому кадровики на предприятиях делают все по собственному усмотрению.
Особые указания
При работе со вкладышами надо быть предельно внимательным, так как страницы со сведениями о работе плавно переходят в раздел о награждениях.
Правила по ведению трудовых запрещают всякие зачеркивания в них. При обнаружении неверной записи, в следующей чистой строке под соответствующим порядковым номером, необходимо сделать пометку, что запись ошибочна.
Место для записи о выдаче вкладыша
Многих начальников отделов кадров интересует вопрос, где в книжке ставится запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку? Конкретного ответа ни в одном государственном документе на этот вопрос нет. Но кадровики, постоянно контактирующие между собой, ставят необходимые штампы в правом верхнем углу на титульном листе трудовых.
В 2004 году изменились бланки книжек. Однако люди, чей трудовой стаж начался задолго до этой даты, продолжают пользоваться старыми образцами, которые по сегодняшний день считаются действительными.
Дубликат трудовой книжки – когда он нужен?
В жизни бывают различные ситуации. Никто не застрахован от потери или кражи своей трудовой. В таком случае рабочий или служащий должен написать заявление на получение дубликата. Дубликаты выдаются гражданам на основании представленных справок с прежних мест работы. Но на титульном листе новой книжки в верхнем углу, справа, должно быть написано слово «дубликат».
Правила оформления дубликатов остаются теми же, что и при заполнении основных трудовых книжек, однако в графе № 4 информация о приказах никакими подписями или печатями не заверяется. Со справок с предыдущих мест работы, предоставленных человеком, утратившим свою трудовую, снимаются копии, остающиеся в ОК, а оригиналы возвращаются владельцу.
Подсчет непрерывного трудового стажа производится согласно соответствующим Правилам, которые были утверждены еще Советом Министров СССР в 1973 году.
Почему важно самому проверять правильность записи
Работа в отделах кадрах, которая со стороны кажется не столь важной и существенной, на самом деле очень ответственный участок. Каждый инспектор, занимающийся внесением данных в трудовые книжки, должен быть буквоедом и бюрократом, так как от всякой его записи зависит стаж каждого работника. Никому не будет приятно, если из-за ротозейства или неправильной записи невнимательного кадровика будет потеряно несколько месяцев или лет трудовой деятельности. И человеку придется впоследствии писать запрос за запросом, обивать пороги различных учреждений, где ему когда-либо довелось работать, чтоб получить подтверждения о своем не прерывавшемся стаже.
Оформление пенсии – это очень долгий и трудоемкий процесс. Но, чтобы ее сумма оказалось чуть-чуть больше, все записи в трудовых должны соответствовать тому, что было на самом деле. Поэтому каждому владельцу книжки в его трудоспособные годы нельзя безразлично относиться к этому наиважнейшему документу, где фиксируется трудовая деятельность.
При увольнениях, при переходе на новые места работы надо самому внимательно просматривать уже имеющиеся записи в своих трудовых книжках. Если что-то вызывает сомнение, следует незамедлительно обращаться к специалистам: юристам или опытным кадровикам, чтобы сразу, по горячим следам, устранить какие-либо недочеты с неточностями.
: Видео
hr-portal.ru
Что делать с вкладышем в трудовую книжку | Статьи
Если все страницы одного из разделов трудовой книжки, надо оформить вкладыш в трудовую книжку. О порядке оформления документа, а также о том, как вести учет вкладышей в трудовую книжку, как вшить вкладыш в трудовую книжку и как вести нумерацию записей во вкладыше в трудовую книжку, читайте в статье.
Из этой статьи вы узнаете:
- как вести учет вкладышей в трудовую книжку;
- как вшить вкладыш в трудовую книжку;
- как вести нумерацию записей во вкладыше в трудовую книжку.
Итак, если все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, работодатель должен оформить вкладыш в трудовую книжку.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек «под ключ» от Системы Кадры.
Узнать все ответы
Читайте по теме в электронном журнале
Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка (раздел 5 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением правительства России от 16 апреля 2003 г. № 69)
Особое внимание надо обратить на то, что вкладыш надо не просто вложить в трудовую книжку, а вшить в нее.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку
Трудовое законодательство не определяет как именно надо вшить вкладыш в трудовую книжку. Специалисты Минтруда России, в свою очередь, разъясняют, что вкладыш надо вшить в конце трудовой книжки — между обложкой и последней страницей.
Инструкции по кадровой работе
Отметим, что просто вклеить вкладыш в трудовую книжку, нельзя. В противном случае организация может быть привлечена к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.
Читайте в электронном журнале статью «Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек»
Вшить вкладыш надо для того, чтобы не вкладыш не был потерян. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Запись в трудовую книжку о вкладыше
При выдаче каждого вкладыша в самой трудовой книжке надо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш». Поставить штамп надо на первой странице обложки с внутренней стороны. Рядом от руки необходимо написать серию и номер вкладыша. Ставить штамп надо аккуратно, чтобы он не вытеснял другие записи и был читаем.
В настоящее время Правила ведения трудовых книжек требуют обязательное проставление штампа «Выдан вкладыш». Не предусматривается возможность внесения записи в трудовой книжке от руки о том, что вкладыш выдан.
Читайте в электронном журнале статью «Трудовые книжки: как исправить ошибки прежних работодателей?»
Между тем и сам Минтруд считает это требование избыточным. Ведомство разработало проект постановления Правительства, которым предлагается разрешить организациям, не ставить штамп о выдаче вкладыша, а делать в трудовой книжке соответствующую запись.
Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку
По правилам, установленным п.3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, при внесении записи в раздел «Сведения о работе» надо проставлять порядковый номер вносимой записи.
Рекомендуем почитать: Трудовые книжки: скрытые ловушки оформления.
Инструкция не конкретизирует порядок нумерации записей при оформлении вкладыша в трудовую книжку. Между тем нумерация в трудовой книжке работника является нарастающей в течение всего периода его трудовой деятельности (разд. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Поэтому при оформлении вкладыша и внесении в него записи о работе надо продолжать нумерацию, которая начинается непосредственно в трудовой книжке. Начинать нумерацию записей во вкладыше трудовой книжке с цифры 1 неправомерно.
Учет вкладышей в трудовую книжку
При оформлении вкладыша его бланк обязательно надо зарегистрировать в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Форма книги утверждена постановлением Минтруда России № 69. Приходно-расходную книгу ведет бухгалтерия организации. В ней фиксируются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Читайте в электронном журнале статью «Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников»
Кроме того факт оформления сотруднику выдачи вкладыша надо зарегистрировать в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
В графе 11 надо отразить сумму, полученную от сотрудника за новый бланк вкладыша. Если работодатель выдает сотрудникам бланки безвозмездно, то в графе 11 ставят прочерк.
Что делать с испорченным вкладышем трудовой книжки
Возможна такая ситуация. При заполнении вкладыша допущена ошибка на его титульном листе. А с трудовой книжке уже поставлен штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Перед кадровым работником встает вопрос: как поступить в этой ситуации?
Узнайте подробнее, какие проблемы могут возникнуть при оформлении трудовой книжки.
В данном случае надо заменить испорченный вкладыш. При этом порядок исправления записи о выдаче вкладыша в трудовой книжке не регламентирован.
Действовать надо следующим образом. Оформите новый вкладыш, а затем внесите соответствующие сведения в титульный лист трудовой книжки. Зачеркнуть ранее внесенную запись вы не сможете, поскольку такой способ исправления допускается только в отношении имени, фамилии, отчества или даты рождения. Надо признать штамп «Выдан вкладыш» недействительным, а затем проставить новый с серией и номером правильно оформленного вкладыша.
www.kdelo.ru
Порядок переноса записи из трудовой книжки во вкладыш
Перенос записи из трудовой книжки во вкладыш — один из самых спорных вопросов при ведении трудовой книжки. О регулировании и некоторых нюансах данной процедуры расскажем в нашей статье.
Нормы, регулирующие перенос записи во вкладыш
Общий порядок подготовки вкладыша к использованию
Некоторые ситуации, возникающие при переносе записи во вкладыш
Читайте нас в Яндекс.Дзен
Яндекс.ДзенНормы, регулирующие перенос записи во вкладыш
В связи с тем, что вкладыш — это продолжение трудовой книжки, все нормы, относящиеся к ней, действуют и при его заполнении. В перечень нормативно-правовых актов, которые применяются при использовании вкладышей, можно включить следующие:
- Трудовой кодекс РФ в части правильной формулировки оснований увольнения, а также общих правил по трудовым книжкам и вкладышам.
- Раздел V Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). В нем указываются условия и общее руководство по использованию вкладыша.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). Так же как и Правила, положения Инструкции о заполнении трудовой книжки применяются по аналогии и к вкладышам.
Все, что не урегулировано законодательно, осуществляется на основании нормативного описания аналогичных ситуаций или сложившейся кадровой практики.
Общий порядок подготовки вкладыша к использованию
Вкладыш используется только в одном случае: если закончилось место в каком-то разделе трудовой книжки. При этом запрещается заводить новую трудовую книжку или вклеивать дополнительные страницы.
Рассмотрим общие правила подготовки к применению вкладыша:
- Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы. Вкладышей может быть сколько угодно. К старому образцу книжки выдаются вкладыши нового образца. Прежде чем вшивать и вписывать вкладыш в книжку, лучше его заполнить. Если сотрудник вдруг допустит ошибку, можно будет просто взять новый документ.
- Чтобы было понятно, какой именно вкладыш относится к конкретной трудовой книжке, ставится штамп «Выдан вкладыш», где указывается его индивидуальный номер и серия. Штамп ставят на титульный лист трудовой книжки. Иной способ, например надпись от руки, законодательством не предусмотрен.
- Вкладыш крепится к книжке не клеем, скрепками или иным способом, а только вшивается нитками. Пришивать его можно в начало, середину или конец.
- Оформление титульного листа вкладыша осуществляется на основании документов работника. Сведения из этой части вкладыша более актуальны, чем в самой трудовой книжке. Переносить старые записи не нужно. Дата на титульном листе ставится та, когда вкладыш заполняется и вшивается.
- Порядок записей во вкладыше начинается с номера, следующего за последним номером в трудовой книжке.
Некоторые ситуации, возникающие при переносе записи во вкладыш
Как осуществляется перенос записи из трудовой книжки во вкладыш? Инструкции по этому вопросу нет, и законодательно он не урегулирован. При переносе необходимо руководствоваться общими правилами кадрового документооборота.
Перед тем как делать запись в конце какого-либо из разделов трудовой книжки, необходимо убедиться, что для этого достаточно места. Что делать в случае, когда строчек точно не хватит для записи? Есть 2 варианта:
- Пропустить эти строки и начать запись уже во вкладыше. Нигде в правилах не указано, что нельзя оставлять пустые строки между записями.
- Начать запись в трудовой книжке (например, номер, дату и начало записи о переводе на другую должность), а закончить (указание структурного подразделения и должности) уже во вкладыше.
Однако иногда кадровый работник, не проследив, начинает запись, а места не хватает. Тогда он продолжает писать в разделе «Сведения о награждениях». Так поступать нельзя. В данном случае уже во вкладыше ошибочная запись признается недействительной и в установленном порядке делается новая в разделе «Сведения о работе».
Что делать, когда не осталось места на титульном листе? Например, часто меняется фамилия или получено несколько образований и специальностей. В Инструкции никакой информации на этот счет нет. Однако если руководствоваться общими положениями, то Инструкция предписывает следующее: при нехватке места в одном из разделов трудовой книжки необходимо заводить вкладыш. Следовательно, для заполнения сведений, которые содержатся на титульном листе трудовой книжки, тоже возможно использовать вкладыш.
Если меняются данные на титульном листе и есть вкладыш, сведения обновляются в обоих разделах, но документы-основания можно указывать только на обложке трудовой книжки.
Таким образом, порядок переноса записи во вкладыш практически не регламентирован законодательно. В связи с этим логично осуществлять его как обычный перенос на другую страницу трудовой книжки. Разница лишь в том, что вкладыш перед заполнением нужно подготовить к применению в соответствии с нормами.
nsovetnik.ru