Запись о вкладыше в трудовую книжку образец заполнения – Вкладыш в трудовую книжку | Образец, учет, запись в вкладыш, бланк, как оформить правильно

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки. Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия. Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее. Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.

Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

• заполнение вкладыша}
• выполнение регистрационных записей}
• вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:

• ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения)}
• дата рождения}
• текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша}
• подпись работника}
• подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя. Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер. В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш. По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

Как должен выглядеть штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.

Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.

Если запись о выдаче вкладыша осуществлена неверно

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи. Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную. Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена. В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки. Из утилизируемой книжки или вкладыша в этом случае вырезается серийный номер для документального подтверждения утилизации. Также необходимо произвести соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.

Что еще необходимо знать о ведении трудовых книжек

• Трудовые книжки должны закупаться и храниться предприятием для своевременной выдачи устраиваемым на рабочие места сотрудникам (не позже пяти суток с момента трудоустройства).
• Материальные расходы за приобретение предприятием трудовых книжек взимаются с принятых на рабочие места сотрудников, кроме следующих случаев:

1. в случае повреждения или уничтожения трудовых книжек по причинам, не связанным с владельцем книжки (к примеру, ЧП на предприятии)}
2. неправильно заполненная первая страница в трудовой книжке.

• Кроме ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника предприятия, производить записи в трудовых книжках имеет право только работодатель.
• Обо всех изменениях в записях в трудовой книжке сотрудник оповещается письменно и под подпись.
• Записи в трудовой книжке производятся исключительно ручкой с черной, фиолетовой или синей пастой. Исключаются исправления.
• В трудовую книжку не вносятся записи дисциплинарного характера и штрафов.
• Запрещено вносить сокращенные записи и инициалы.
• Записи о вознаграждениях носят общий характер (без уточнения сумм и качеств вознаграждений) и всегда пронумерованы. Нумерация не зависит от работодателя и носит порядковый характер.

hr-portal.ru

образец и порядок заполнения, зачем он нужен

Если человек часто меняет работу, быстро поднимается по карьерной лестнице или имеет много поощрений, то процессе длительной деятельности возможно заполнение всех страниц трудовой книжки.

В таком случае в документ надлежит вшить специальный вкладыш. Правила его заполнения не отличаются от требований к ведению трудовых, однако при оформлении порой возникают вопросы.

Для чего он нужен?

Неправильное заполнение книжек может повлечь за собой проблемы при выходе на пенсию. Именно поэтому нельзя совершать следующие действия:

• изменять название раздела «Сведения о награждении» на «Сведения о работе»;
• вклеивать, вшивать чистые листы;
• вшивать пустые бланки трудовых для последующего заполнения;
• оформлять работнику новую трудовую и вести её после окончания предыдущей.

Чтобы продолжать вносить записи в книжку, следует оформить специальный документ — вкладыш.

Это особый бланк строгой отчётности, который выдается в случае, если один или несколько разделов трудовой полностью заполнен, то есть отсутствуют свободные поля для внесения новых записей.

Он имеет законодательно установленную форму и состоит из нескольких разворотов:

• 9 для сведений о работе;
• 8 для информации о награждениях.

Порядок оформления и заполнения

Оформление вкладыша состоит из нескольких этапов:

• Выдача бланка. Документ приобретает работодатель, в штате которого человек вёл трудовую деятельность на момент окончания свободных полей в книжке. Каждый вкладыш имеет особую защиту от подделки, серийный номер. Работодатель должен купить бланк у специализированной типографии. Предприятие заключает контракт с учреждением, после чего приобретённые документы регистрируются в приходно-расходной книге. Не допускается самостоятельная покупка сотрудниками, однако возмещение средств, потраченных на приобретение, разрешается.
• Первичное оформление. На первой странице бланка указываются сведения о работнике:
  • полные ФИО согласно паспорту;
  • дата рождения;
  • образование — информация заполняется на основании диплома, аттестата или других документов;
  • профессия, при этом вносятся данные из документа об образовании;
  • дата заполнения, ей считается момент внесения первой записи;
  • фамилия кадрового работника.

  Как и в трудовой, подлинность сведений титульного листа заверяется собственноручной подписью сотрудника и ответственного лица. Данные титульного листа могут отличаться от информации в книжке. Такое случается, если работник сменил фамилию, получил ещё одно образование и т. д.

• Внесение записей. Информация вносится так же, как и в трудовую:
  • нумерация записей сквозная, то есть продолжает сделанную в книжке;
  • во втором столбце пишется дата записи;
  • третий столбец отражает сведения о приёме на работу, увольнении, при этом нельзя делать сокращения в словах;
  • в четвертый столбец вносится название, дата и номер документа, служащего основанием для записи.

Информация о выдаче фиксируется в трудовой. При этом на титульном листе книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». Он должен быть легко читаемым, чётким, при этом не перекрывать другие записи. Также указывается серия и номер документа. Законодательно не установлено точное положение информации о выдаче бланка, однако его ставят, как правило, в верхнем правом углу.

Рекомендуется ставить штамп только после окончательного оформления документа. В случае ошибок или неправильного заполнения его нельзя продолжать заполнять. Бланк уничтожается по соответствующему акту. При этом, если его серия и номер уже внесены в трудовую, придётся ставить другой штамп на титульную страницу, на которой не слишком много места.

Количество вкладышей законодательством не ограничено. У человека может быть вшито и два, и три бланка. Все их номера должны быть зарегистрированы в книжке.

Сам документ без трудовой не предоставляется и недействителен.

Нужно ли вшивать?

После заполнения титульной страницы вкладыша и регистрации его выдачи кадровый работник должен вшить оформленный надлежащим образом бланк в трудовую. Рекомендуется проводить эту процедуру с уже полностью готовым документом, так как в случае ошибок придётся извлекать форму, составлять акт порчи.

Законодательством не установлено конкретное место, где именно должен быть вшит вкладыш. То есть прикреплять его можно в начале, в середине или в конце. Это не принципиально для проверяющих органов, однако чаще всего форму вшивают именно как продолжение книжки — между последней страницей и задней обложкой.

Удобнее всего было бы закрепить документ в середине. Для этого не нужно делать дополнительных отверстий, соблюдать соответствие проколов. Но данный способ затруднит последующее чтение, так как вкладыш будет прерывать старые записи.

Документ должен исключительно вшиваться. Не допускается приклеивание скотчем, скрепление скобами, также его нельзя просто вложить в трудовую. Эти способы не обеспечивают достаточную сохранность.

Процедура вшивания несложная, она состоит из нескольких действий:

1. Острым шилом делают четыре или более отверстия по линии сгиба. Расстояние между ними должно быть одинаковым.
2. Аналогичные проколы делают и на задней обложке трудовой. При этом количество отверстий и расстояние должны быть одинаковыми.
3. Нить вводится в проколы. Лучше всего использовать хлопковую №10. Концы нити должны выходить из одного отверстия.
4. Завязывается узел.

Такой способ обеспечит надёжную сохранность от потери.

Наглядно данный процесс можно посмотреть на следующем видео:

Распространённые ошибки

Требования к оформлению и ведению вкладыша не отличаются от правил заполнения трудовых. Однако кадровые сотрудники на практике иногда допускают ошибки при работе с такими документами.

Эти недочёты можно отнести к двум видам:

• Допущенные при оформлении. Наиболее распространённой ошибкой при первичном заполнении является внесение неправильных сведений об образовании, фамилии сотрудника. Ситуация возникает, если кадровый работник оформляет соответствующие строки со слов лица, а не на основании правильным образом составленных документов. В случае такой ошибки следует уничтожить бланк и воспользоваться другим.
• Сделанные в процессе ведения. Большое количество ошибок совершается именно в процессе внесения сведений о работе. К ним относятся:
  • неправильная дата приёма на работу;
  • не указано наименование организации;
  • отсутствует наименование должности, структурного подразделения;
  • сокращение слов в любых полях;
  • заверение подписью руководителя и печатью записи о переводе работника, исправить такой недочёт нельзя;
  • внесение информации о работе в графы сведений о поощрениях.

Эти ошибки можно откорректировать только в том месте работы, где была внесена неправильная запись. Допускается исправление новым работодателем на основании официального документа от организации, кадровый работник которой допустил неточность. При этом нельзя зачёркивать запись.

Внесение дополнений и исправлений осуществляется только другой строкой, в которой указывается недействительность сведений, а также записывается правильная информация.

Данные ошибки могут повлечь за собой проблемы у человека, связанные:

• с дальнейшим трудоустройством, например, если он не может подтвердить свою должность, причину увольнения;
• с невозможностью доказать свой реальный трудовой стаж — это происходит в случае, если сведения не соответствуют паспортным данным.

znaydelo.ru

Перенос записи в вкладыш трудовой книжки

Перенос записи в вкладыш трудовой книжки прямо не урегулирован нормативными актами, в связи с чем у кадровых работников возникает множество вопросов о том, как осуществить данное действие. Подробнее о процедуре переноса записей из трудовой книжки во вкладыш расскажем в статье.

СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:

Законодательство, регламентирующее порядок заполнения вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это кадровый документ, необходимый в случае, когда место в книжке закончилось, а внести записи в нее требуется. Порядок заполнения вкладыша регламентирован следующими нормативными актами:

1. ТК РФ. В нем прямо не урегулирован порядок использования вкладыша, однако он содержит сведения, касающиеся, в частности, порядка внесения записей об увольнении сотрудника.
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Данный документ раскрывает вопросы о том, в каких случаях вкладыш применяется и описывает общие принципы его заполнения.
3. Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В документе раскрывается порядок заполнения трудовых книжек, который по аналогии применим и к вкладышам.

Основная проблема при заполнении вкладышей – отсутствие четкого и детального регулирования процедуры. В связи с этим, кадровые работники при возникновении спорных вопросов вынуждены обращаться к разъяснением Минтруда РФ, а также применять сложившуюся практику кадрового документооборота.

Можно ли полностью или частично внести в раздел «сведения о награждениях» запись, относящуюся к «сведениям о работе»?

Разделы о работе и награждениях должны включать в себя только относимые к каждому из них записи. Это значит, что в раздел «сведения о награждениях» не допускается внесение записей, подлежащих внесению в раздел «сведения о работе», и наоборот.

Если запись начата в одном разделе, но полностью в нем не помещается, переносить ее полностью или частично в другой раздел нельзя.

Многие кадровые сотрудники задаются двумя вопросами:

1. Что делать, если по недосмотру запись начата, например, в разделе «сведения о работе», но не влезла в нее полностью? Самая распространенная ошибка – продолжать запись на неразмеченной области. Вторая распространенная ошибка – продолжать запись в другом разделе трудовой книжки. Допускать данные ошибки категорически нельзя в силу требований п. 11 Правил № 225. Согласно п. 38 Правил № 225, если книжка закончилась, в нее вшивается вкладыш, а его ведение и заполнение производится таким же образом, как ведение и заполнение книжки. Вкладыш – это часть книжки, без нее он недействителен. Запись, которая не влезла в книжку продолжается в соответствующем разделе вкладыша.
2. Что делать, если в книжке заполнены страницы какого-либо из разделов, но осталось несколько строк, позволяющих внести часть записи, но не полную запись. В этом случае рекомендуется пустые поля перечеркнуть зигзагом «Z». Это связано с тем, что наличие пустых полей в книжке недопустимо, поскольку в них может быть внесена ложная информация злоумышленниками. Запись после перечеркивания пустых полей начинается во вкладыше. Второй вариант – начать запись в книжке и закончить ее во вкладыше. Поскольку оба варианта не противоречат ни одному нормативному акту, они имеют право на существование и активно применяются на практике.

Порядок переноса во вкладыш записи, полностью внести которую в трудовую книжку не удалось, ввиду ее значительного объема

Итак, запись полностью не влезла в трудовую книжку и ее требуется частично перенести во вкладыш. Для этого, необходимо:

1. Заполнить титульный лист вкладыша. В нем указывается Ф.И.О. сотрудника; данные о его образовании; профессия или специальность; дата внесения сведений во вкладыш; подпись сотрудника; подпись кадрового работника.
2. Поставить в трудовой книжке штамп «Выдан вкладыш», где указать его номер и серию. Штамп допускается проставить на титульном листе книжки.
3. Подшить вкладыш в книжку. Рекомендуется подшивать его в конце документа. Вклеивать, закреплять на степлер, иным образом прикреплять вкладыш нельзя.
4. Продолжить запись, которая не влезла в книжку во вкладыше. После внесения записи нумерация, применяемая в книжке продолжится (например, если последний номер был 12, следующий, вписываемый во вкладыш – 13, а не 1).

***

Таким образом у кадровых сотрудников возникает много проблем, связанных с тем, что порядок переноса записей во вкладыш трудовой книжки четко не регламентирован. Эти проблемы призвана разрешить практика кадрового документооборота и здравый смысл.

zakoved.ru

Как оформить вкладыш в трудовую книжку: образец

Вкладыш в трудовую книжку – это документ установленной формы, который идет дополнением к основному бланку. Как оформить вкладыш в трудовую книжку так, чтобы он соответствовал законодательству?

Что такое – вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выписывается после того, как в основном бланке не осталось места для внесения сведений в любом разделе. Это значит, что вкладыш нужно выписать даже после того, когда полностью заполнено место, куда вписывают награды и поощрения, а в разделе для записей о работе еще остается место.

Когда вкладыш оформлен и вшит в основной документ нужно все последующие записи вести в нем.

Правила оформления:

• в трудовую нужно нанести отметку о том, что в дополнение к ней выдан вкладыш;
• сам вкладыш, отдельно от трудовой, не имеет юридической силы, он действителен только, как приложение к основному бланку;
• на одного человека может быть заведено любое количество вкладышей, нормативные акты этот вопрос не регулируют;
• вкладыш нужно вшить в бланк трудовой книжки, а не просто вложить.

Порядок выдачи и правила оформления вкладыша в трудовую книжку регулируются:

• постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.03 г.
• правилами ведения трудовых книжек, которые утверждены вышеуказанным Постановлением.

Поскольку вкладыш также относится к основным документам, подтверждающим стаж гражданина, то он должен оформляться строго в соответствии с требованиями законодательства.

Как правильно оформить вкладыш

Вышеуказанные нормативные акты в части ведения вкладышей регулируют следующие вопросы:

• как оформить;
• образец вкладыша;
• порядок заполнения, оформления и ведения.

Образец титульной страницы вкладыша утвержден в Постановлении «О трудовых книжках». Он практически идентичен аналогичной странице трудовой книжки, за исключением названия.

Внутренняя часть вкладыша выглядит также, как и в трудовой книжке, разница состоит лишь в количестве разворотов:

• для записей данных о стаже – 9;
• для заполнения сведений о наградах – 8.

Порядок оформления и ведения вкладыша полностью идентичен тому, что разработан для трудовой книжки.

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку: образец

Вкладыш выписывается только после того, как возникнет необходимость внести новую запись. В первую очередь заполняется титульный лист.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку: образец титульного листа

Как уже было указано выше, первый лист вкладыша аналогичен тому, что в трудовой книжке, соответственно и правила внесения данных будут аналогичными:

• ФИО работника заносится полностью. Фамилия заносится действующая, без отражения произведенных изменений;
• дата рождения;
• образование на момент оформления вкладыша;
• профессия или специальность;
• дата заполнения – проставляется фактическое число оформления вкладыша;
• подпись работника;
• подписи должностного лица, которое заполняет вкладыш;
• печать организации. На бланке отведено под нее место, отмечено соответствующими буквами (МП). Но в связи с тем, что в данный момент наличие гербовой печати не является обязательным, ставится она только при наличии. Это отмечено в разъяснениях к Правилам ведения книжек от 31.10.16 за № 589н. Если печать есть, то ее простановка обязательна.

Если при заполнении первой страницы допускается ошибка, то бланк уничтожают и выписывают новый вкладыш. Образец заполнения можно посмотреть здесь.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку по разделам

Все разделы этого документа полностью аналогичны трудовой, и при внесении в них информации нужно следовать Инструкции по заполнению трудовых книжек:

• наименование организации пишется полностью;
• указывается дата записи;
• вписывается информация о трудоустройстве либо награждении.

Обратите внимание! Заполнение разделов во вкладыше не обязательно будет начинаться с наименование организации. Например, запись о приеме и переводах сделана в самой трудовой книжке, а для внесения записи об увольнении сводных строк не остается. Она вносится уже во вкладыш, безо всяких пояснений, то есть записи просто продолжаются.

spmag.ru

Выдан вкладыш в трудовую книжку (запись) — образец

Оформление вкладыша в трудовой книжке работника – не такая уж редкая операция для кадровика. Однако она не ограничивается простым вклеиванием в документ дополнительных листов, а предполагает соблюдение определенной процедуры. Теме «Выдача вкладыша в трудовую книжку — образец заполнения» уже посвящалась отдельная статья. В данной заметке внимание, в основном, будет сконцентрировано на процедурных вопросах, то есть на том, как он выдается.

Приобретение вкладыша

Прежде, чем перейти к процедуре выдачи этого кадрового документа, несколько слов следует сказать о его значимости и способе приобретения.

Зачем вкладыш в трудовую книжку нужен?

Если гражданин часто менял работу или активно продвигался по карьерной лестнице, занимая все более высокую должность, его трудовая книжка закончится прежде, чем его трудовой путь. В ней просто не останется места для новых записей. Для этого случая и предусмотрено ведение вкладыша в трудовую книжку. Это дополнительные листы, подшиваемые к основному документу, и являющиеся его равноценным продолжением. Все последующие записи о работе гражданина вносятся уже на них.

Вкладыш в трудовую книжку: кто должен покупать?

По общей схеме, о которой сообщается в п. 47 Правил ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), вкладыш, как и трудовая книжка, приобретается работодателем, а расходы на ее покупку компенсирует сам работник. Но есть несколько исключений, когда плата за бланк документа с него взиматься не будет – если приобретение вкладыша потребовалось:

• из-за порчи документа по вине работодателя;
• из-за его неправильного оформления кадровой службой;
• из-за его утери/порчи вследствие чрезвычайной ситуации (наводнения, пожара, теракта и т.п.).

Как выглядит вкладыш в трудовую книжку, можно посмотреть по ссылке выше.

Как выдается вкладыш

Увидев, что в данном документе есть необходимость, представитель работодателя просит сотрудника написать заявление на вкладыш в трудовую книжку. Оно визируется руководителем, и на основании бумаги, полученной от подчиненного, им же издается соответствующий приказ – о выдаче вкладыша в ТК.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку – образец:

Поскольку бланк вкладыша – документ строгой отчетности, работодатель покупает его самостоятельно в специализированной организации. В приказе обычно указывается сотрудник компании, ответственный за приобретение и оформление этой кадровой документации. От имени фирмы он действует по доверенности.

Штамп «выдан вкладыш в трудовую книжку», образец которого предложен для ознакомления ниже, ставится на основном документе. Законодательство не регламентирует, где его следует проставлять, но на практике это делают либо на внутренней стороне «корочки», либо на титульном листе ТК. Перед этим листы вкладыша аккуратно вшиваются в документ.

Как выглядит штамп о выдаче вкладыша, можно увидеть на нашем примере:

 

Обращаем внимание: когда выдан вкладыш в трудовую книжку, запись, образец которой можно обнаружить на старых документах, больше не делается. Закон требует, чтобы это был именно штамп (п. 39 Правил ведения трудовых книжек). В нем указываются номер вкладыша и его серия.

На вопрос, действителен ли вкладыш без трудовой книжки, отвечает п.38 вышеупомянутых Правил. И отвечает отрицательно. Без основного документа он не может быть предъявлен, так как отдельно не имеет юридической силы, а является продолжением трудовой книжки. Нумерация записей во вкладыше не прерывается завершением основной части трудовой – им присваиваются последующие порядковые номера.

 

spmag.ru

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Не каждому из нас доводится иметь дело с таким документом, как вкладыш в трудовую книжку. Но если все-таки дело дошло до этого, то необходимо знать о том, что это такое, и как им пользоваться. Для того чтобы оградить себя проблем при выходе на пенсию или переходе на другую работу, эта информация также будет нужна.

Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выполняет роль дополнения к документу, когда все страницы уже исписанны. Всю книжку можно исписать не только переходя с одного рабочего места на другое, но и при карьерном росте в границах одной организации. Поощрения также занимают много места в трудовой.

Окончание трудовой книжки не является поводом для прекращения трудовой деятельности или покупки нового документа. Для того чтобы сделать вкладыш, необходимо обратиться в отдел кадров, сотрудники которого подошьют к документу бланк.

Обычно он имеет вид напечатанного шаблона, который не очень то и отличается от формата самой книжки, но имеет свои отличительные черты. Запись во вкладыш вносятся в соответствии с общими правилами заполнения трудовых книжек. Вопросы возникают только при первичном прикреплении и оформлении дополнительного листа.

Следует иметь в виду, что вкладыш должен быть выполнен на специальном бланке, который защищен он подделок. Он должен иметь свой номер, который впоследствии будет внесен в местный реестр перемещения документации (обычно это журнал учета).

Министерство труда РФ выпустило постановление от 10.10.2003 года, которое регламентирует правила заполнения и прикрепления вкладыша. Любые отклонения от нормы делают вкладыш нелегитимным, что приводит к массе неприятностей.

Исправление ошибок – это самая сложная часть работы с трудовыми, так как многие разделы исключают возможность корректировки как таковой.

Правила оформления вкладыша

В первую очередь следует знать о том, какие органы имеют право на совершение акта заполнения вкладыша. Нынешнее законодательство поручило эту функцию работодателю (в основном, в лице уполномоченного лица из отдела кадров).

При заполнении листа-вкладыша нужно внимательно следить за тем, правильно ли заполнен бланк, и внесена ли информация о нем в отчетную документацию. Фиксировать акт прикрепления вкладыша нужно для того, чтобы доказать легитимность сего действия.

Отмечать бланк нужно также и на титульной странице самой трудовой:

• В качестве отметки служит штамп, на котором помещена надпись «выдан вкладыш». Под печатью нужно в обязательном порядке указать дату фактического прикрепления вкладыша.
• Еще одной обязательной отметкой на обложке является указание номера и серии документа. Будьте внимательны, переписывая эти данные, так как «черкать» обложку трудовой не разрешается. Если же ошибка все-таки произошла, это повлечет за собой новую лавину изменений и записей, которые придется внести в трудовую, вкладыш, и учетный журнал.
• Нужно обязательно соблюдать очередность процедуры: сперва заполнить бланк вкладыша, и только после этого делать отметку на лицевой стороне трудовой книжки. Этот порядок нужно изначально взять за правило, чтобы в дальнейшем не путаться, работая с несколькими документами одновременно.

Если же кадровый сотрудник или руководитель допустил ошибку при заполнении самой ведомости или при указании ее серии и номера, ему придется пройти через ряд процедур, среди которых:

• Аннуляция вкладыша.
• Составление акта о его недействительности.
• Изъятие вкладыша.
• Заполнение и прикрепление нового вкладыша.
• Отметка и печать о новом дополнении.

Что делать если у работника изменилась фамилия

В случаях, где имеет место изменение фамилии сотрудника, в трудовой книжке которого уже есть вкладыш, необходимо соблюсти процедуру изменения данных, как в самом вкладыше, так и в трудовой.

При этом неважно, изменил ли работник только фамилию, или же решил полностью переделать свою личность.

При изменении даты рождения и данных об образовании, процедура не будет отличаться от той, которую необходимо совершить при изменении фамилии:

• Прежде всего, необходимо четко перечеркнуть устаревшие данные на обложке трудовой и во вкладыше.
• Над старыми данными (или рядом с ними) надписываются новые.
• На внутренней стороне трудовой делается отметки со ссылками на изменения.
• Ссылки заверяются печатью и подписью руководителя или кадрового сотрудника.

Важным моментом для работника, вносящего изменения является внесение данных об этом в реестр внутренней документации. Это важно, потому что вкладыш – это не просто составная часть трудовой книжки, а полноценный документ.

Что делать, если запись попала не в тот раздел

Поскольку человеческий фактор еще никто не отменял, ошибки в документации случаются весьма часто. Невнимательность кадровых сотрудников часто проявляется при внесении записей в реестр.

На самом деле запись о вкладыше должна быть занесена в раздел «Сведения о работе», но ее часто записывают в тот, который называется «Сведения о награждениях».

Такую путаницу можно объяснить тем фактом, что лист для сведений о работе часто бывает, переполнен, и сотрудники отдела кадров могут ошибочно перелистнуть страницу и начать писать там, где этого делать уже не стоит.

Сложность такой ошибки в том, что согласно 30-му пункту нормативного акта о заполнении рабочей документации, ошибки в данных разделах нельзя просто зачеркнуть, заменив их новыми сведениями, как это было с фамилией.

Для того чтобы внести изменения в графы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях», нужно официально признать все написанное там недействительным и только потом вносить новую информацию.

Запись о признании записи недействительной лучше пронумеровать для того, чтобы ее проще было найти в случае необходимости.

Нумерацию записи присваивает сотрудник отдела кадров, секретарь, или сам руководитель, основываясь на порядковом номере записи в журнале, отведенном для регистрации подобных случаев.

Что делать если на вкладыше отсутствует печать

Бывает так, что руководитель забывает поставить печать во вкладыше. Чаще всего такой недочет обнаруживается при поступлении на работу в новой организации.

Что делать сотруднику в такой ситуации?

• Обратиться по месту бывшей работы и попросить поставить соответствующую отметку.
• В случае возникновения проблем, напомнить сотрудником отдела кадров о том, что они совершили ошибку, нарушив пункт 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
• Если даже после этого сотрудники отказываются исправлять ошибку, смело обращаетесь в суд. Но как правило, дело не заходит так далеко.

Знайте, что даже в случае неприятного расставания с работодателем, ни он, ни его сотрудники, не имеют право отказать вам в редактировании трудовой.

Образцы заполнения вкладыша

Так как вкладыш является официальным документом, его заполнение требует соблюдения определенных правил, нарушение которых может стать причиной привлечения к ответственности руководителя или другого сотрудника, заполнявшего документ.

Владельцу, в свою очередь, также не стоит пассивно наблюдать за происходящим, если он обнаружил ошибку в любой документации. Необходимо четко знать свои права и обязанности и не стесняться поправить тех, кто допустил погрешность, заполняя ваш документ.

Станислав Матвеев

Автор бестселлера «Феноменальная память». Рекордсмен Книги Рекордов России. Создатель тренингового центра «ЗапомниВсе». Владелец интернет-порталов в юридической, бизнес и рыболовной тематиках. В прошлом владелец франшизы и интернет-магазина.

Если у Вас есть вопросы,
получите бесплатную консультацию прямо сейчас

rushbiz.ru

Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку образец

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки. Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия. Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее. Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.

Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

• заполнение вкладыша>
• выполнение регистрационных записей>
• вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:

• ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения)>
• дата рождения>
• текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша>
• подпись работника>
• подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя. Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер. В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш. По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

Как должен выглядеть штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.

Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.

Если запись о выдаче вкладыша осуществлена неверно

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи. Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную. Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена. В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки. Из утилизируемой книжки или вкладыша в этом случае вырезается серийный номер для документального подтверждения утилизации. Также необходимо произвести соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.

Что еще необходимо знать о ведении трудовых книжек

• Трудовые книжки должны закупаться и храниться предприятием для своевременной выдачи устраиваемым на рабочие места сотрудникам (не позже пяти суток с момента трудоустройства).
• Материальные расходы за приобретение предприятием трудовых книжек взимаются с принятых на рабочие места сотрудников, кроме следующих случаев:

1. в случае повреждения или уничтожения трудовых книжек по причинам, не связанным с владельцем книжки (к примеру, ЧП на предприятии)>
2. неправильно заполненная первая страница в трудовой книжке.

• Кроме ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника предприятия, производить записи в трудовых книжках имеет право только работодатель.
• Обо всех изменениях в записях в трудовой книжке сотрудник оповещается письменно и под подпись.
• Записи в трудовой книжке производятся исключительно ручкой с черной, фиолетовой или синей пастой. Исключаются исправления.
• В трудовую книжку не вносятся записи дисциплинарного характера и штрафов.
• Запрещено вносить сокращенные записи и инициалы.
• Записи о вознаграждениях носят общий характер (без уточнения сумм и качеств вознаграждений) и всегда пронумерованы. Нумерация не зависит от работодателя и носит порядковый характер.

Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.

Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

© 2004-2017 HR-Portal: Сообщество HR-Менеджеров

«Образец записи — выдан вкладыш в трудовую книжку» — такой запрос часто вводят в строки поисковиков кадровики, которые не знают, каким образом и куда ставится отметка о выдаче вкладыша. Между тем такая отметка необходима, когда кончается свободное место в графах книжки. Разберемся, как именно и в каком месте она должна проставляться.

Когда требуется запись о вкладыше в трудовую книжку?

Обязанность работодателя заполнять трудовые книжки работников, которые трудятся у него дольше 5 дней, установлена ст. 66 ТК РФ. В книжке указываются следующие основные данные работника:

• его место работы и должность;
• дата приема на работу;
• дата перевода на другое место;
• дата и причина увольнения;
• сведения о поощрениях, которые получал работник, и таком виде взыскания, как увольнение.

Таким образом, в книжке накапливается значительный объем информации. Поскольку сведения, согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее для простоты — Инструкция), записываются только полностью, без каких-либо сокращений (даже общеупотребительных), за исключением сокращенных наименований юридических лиц, указанных при регистрации, может наступить момент, когда места в соответствующем разделе книжки больше не останется. Именно для этого и существует такой документ, как вкладыш к книжке.

Форма вкладыша и порядок, в котором он должен вестись, установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила), утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В п. 39 этих Правил сказано, что в ситуациях, когда к книжке выдается вкладыш, полагается делать соответствующую отметку об этом в самой трудовой.

Где ставится отметка о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Согласно п. 40 Правил, ведение книжек подразумевает и их обязательный учет. Работодатель обязан вести приходно-расходную книгу (ведется бухгалтерией), а также книгу учета движения самих книжек и вкладышей к ним (ведется кадровым подразделением предприятия).

Таким образом, можно сделать следующий вывод: о том, что к трудовой выдан дополнительный документ — вкладыш, должны свидетельствовать минимум 3 записи:

1. В трудовой книжке (ставится штамп с надписью, говорящей о выдаче, и пустыми полями, в которые затем вписываются реквизиты). При этом ни Правилами, ни Инструкцией не установлено, где конкретно он проставляется. На практике он ставится либо на титульном листе (так, чтобы не закрывал собой сведения, касающиеся работника), либо на внутренней стороне обложки (этот вариант используется реже).
2. В приходно-расходной книге.
3. В книге учета движения.

Штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку» — установлен ли законом его образец, где можно получить штамп?

Согласно п. 39 Правил, при выдаче вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку». Образец штампа при этом нормативными актами не установлен, поэтому он может быть изготовлен по произвольному шаблону. Необходимо лишь, чтобы сам штамп имел для заполнения пустые строки, в которых затем указываются реквизиты вкладыша (его серия и номер). Как и сама трудовая книжка, вкладыш является номерным документом, изготавливается централизованно на Гознаке и имеет защиту от подделки.

В Правилах указано, что вкладыш должен вшиваться в трудовую, при этом без нее, т. е. как самостоятельный документ, рассматриваться не может. Именно из-за требований п. 38 Правил не допускается ни вклеивание, ни скрепление степлером, т. к. оба способа соединения вкладыша с книжкой не обеспечивают достаточной надежности.

Получить штамп организация может одним из следующих способов:

1. Заказать его изготовление. Такие услуги могут предоставляться, к примеру, фирмами, занимающимися оперативной полиграфией, или рекламными агентствами. Сейчас даже в райцентрах можно найти компанию, изготавливающую штампы и печати, а в крупных городах их и вовсе десятки. Плюс этого способа состоит в том, что можно самостоятельно разработать эскиз для штампа (поскольку он официально не утверждался, допускается некоторый творческий подход) и выбрать любую оснастку (от старомодной ручной до современной автоматической). Минус — это достаточно дорогое удовольствие.
2. Купить готовый. В отличие от печати организации или ИП штамп о выдаче не содержит индивидуальных данных работодателя, поэтому некоторые крупные магазины канцтоваров предлагают своим покупателям готовые штампы. Обычно это обходится дешевле, чем заказывать изготовление. Минусом данного способа является то, что штампы продаются не в каждом магазине.
3. Использовать самонаборный штамп, где можно выложить буквами необходимый текст и сделать графы для заполнения.

Для того чтобы штамп был действительным, он должен быть заполнен. Заполнение его производится посредством указания реквизитов вкладыша, которые включают индивидуальный номер и серию выпуска. Номер имеет 7 цифр, серии же различаются в зависимости от времени, когда был изготовлен бланк. Так, все вкладыши, изготовленные после 2010 года, имеют серию «ВТ-I9raquo;, ранее была серия «ВТ9raquo;, до 2003 года — серии «АТ9raquo; с римскими цифрами от I до IV. Самая старая из них, серия «АТ-I9raquo;, была начата еще при СССР в 1974 году. Таким образом, штамп с заполненными графами будет выглядеть примерно следующим образом: «ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия ВТ-I № 8124855».

Штамп или запись — что правильно?

Можно ли штамп, свидетельствующий о выдаче вкладыша, заменить записью об этом? Например, если организация создана недавно, до сих пор никому из работников еще не выдавались вкладыши, поэтому руководство упустило это обстоятельство из виду и до сих пор не заказало штамп. Что делать в таком случае?

Ответ на вопрос о том, допустимо ли вместо штампа делать в трудовой книжке запись о выдаче вкладыша, содержится в п. 39 Правил, который четко определяет, что в книжке ставится именно штамп. Это означает, что ситуация, когда работники кадровой службы делают запись о выдаче и заверяют ее печатью предприятия, нормам законодательства не соответствует (говоря проще, такая запись ничего не значит). При обнаружении этого (например, при увольнении), работнику следует немедленно потребовать от кадровиков поставить именно штамп — в противном случае при устройстве на новое место могут возникнуть проблемы.

lotos-n.ru